Modulo2- Gestão de processos
- 1. Gestão de Processos Módulo 2 - Levantamento, mapeamento, definição, modelagem e especificação de processos
- 3. Objetivo e conteúdo Capacitar através de técnicas e ferramentas para levantar informações, definição do fluxo e elementos, modelagem visual e especificação de um processo. Os participantes deverão ao final estar aptos a conhecer as técnicas de levantamento, mapeamento e modelagem de processos e respectivas notações de processos. • Técnicas de levantamento de informações e planejamento de atividades. Ferramenta SIPOC, simbologia de processos e CBOK • Levantamento e mapeamento de processos (modelo AS IS) • Modelagem de fluxo de processos (modelo SHOULD BE) • Especificação de processos com BPMN (Business Process Model and Notation) • Representação de processos e ferramentas de modelagem PROGRAMA
- 5. Porque levantar e mapear • As Organizações desejam organizar seus processos, mas não têm conhecimento de como fazê-lo • O Mapeamento é uma técnica utilizada para a compreensão da forma como um trabalho flui dentro de uma organização. • O Uso de diagramas de fluxo do processo fornece detalhes sequenciais de como uma tarefa é executada, permitindo uma melhor compreensão sobre a forma de trabalho • Cria um vocabulário que permite um estudo de como o atual processo funciona, identificando problemas, limitações e oportunidades de melhoria através de diagramas de fluxo de processo • Fornece uma visão do negócio como um todo
- 6. Breve histórico • O conceito de redesenhar as atividades remete a técnica da Reengenharia de Processos que teve influência na década de 90 • Sugere o repensar fundamental de objetivos e os respectivos meios para alcançá-los • Almeja alcançar melhorias em indicadores de desempenho empresarial, entre eles qualidade, custo, agilidade, serviço ao cliente
- 7. Exemplo de um processo mapeado
- 8. Técnicas de Levantamento e Mapeamento Um processo de negócio definido de maneira abrangente abordará O QUE, ONDE, QUANDO, POR QUE e COMO o trabalho é feito e QUEM. • Quando o trabalho é feito? • Que insumos materiais ou informação são necessários? • Que entregáveis ou artefatos são produzidos? • Onde o trabalho é feito? • Onde as entregas de trabalho e os artefatos são armazenados? • Por que o trabalho é feito? • Quem é beneficiado com o resultado final?
- 9. Técnicas de Levantamento e Mapeamento • Contexto de negócio, incluindo como os processos operam e são suportados • Contexto (ou escopo) do processo, incluindo fornecedores e entradas, clientes e Saídas • Transições de estado, detalhando os vários estágios do desenvolvimento dos Produtos • Eventos de negócio, criados interna e externamente e que afetam o processo • Decomposição do processo: como o processo de negócio é subdividido em partes menores a partir do mais alto nível identificado até o mais baixo nível • Requisitos de cliente • Estrutura organizacional, funções e papéis • Funcionalidades dos sistemas de informação Artefatos a serem considerados:
- 10. Técnicas de Levantamento e Mapeamento Combinação de processos, pessoas, tecnologia e organização Fonte: ABPMO CBOK 3.0 Fonte: ABPMO CBOK 3.0
- 11. Técnicas de Levantamento e Mapeamento Diagrama de processo, mapa de processo e modelo de processos • DIAGRAMA retrata os principais elementos de um fluxo de processo, mas omite detalhes menores de entendimento dos fluxos de trabalho • MAPA fornece uma visão abrangente dos principais componentes do processo e apresenta maior precisão do que um diagrama • MODELO implica a representação de um determinado estado do negócio (atual ou futuro) e dos respectivos recursos envolvidos, tais como pessoas, informação, instalações, automação, finanças e insumos. Fonte: ABPMO CBOK 3.0
- 12. Técnicas de Levantamento e Mapeamento • Entradas/saídas • Padrões de chegada/distribuições • Eventos/resultados • Custos (diretos e indiretos) • Valor agregado • Regras de entrada • Papéis/organizações • Regras de saída • Dados/informação o que pode ser captado no mapeamento: • Regras de decisão • Probabilidades • Regras de junção • Enfileiramento • Tempo de trabalho/manuseio • Tempo de transmissão • Agrupamento • Tempo de espera • Número de pessoas disponíveis para desempenhar tarefas Fonte: Imagem extraída do Google
- 13. Técnicas de Levantamento e Mapeamento A B E F C D Processo Uso do 6Ms no mapeamento Mão de Obra Medidas Meio Ambiente MétodosMateriais Máquinas Saídas FORNECEDOR ORGANIZAÇÃO CLIENTE
- 14. Técnicas de Levantamento e Mapeamento • Definir o Escopo do Mapeamento • Mapear de Cima para baixo Macroprocesso
- 15. Técnicas de Levantamento e Mapeamento Abordagens a serem usadas no mapeamento
- 16. Técnicas de Levantamento e Mapeamento A modelagem de processos requer um importante conjunto de habilidades e técnicas para permitir compreender, comunicar e gerenciar componentes de processos de negócio Técnicas de Mapeamento de Processos: • Entrevistas, questionários, reuniões e workshops; • Observação de campo; • Análise da documentação existente; • Análise de sistemas legados • Coleta de evidências. • Estudos de reclamações e consultas dos clientes
- 17. Técnicas de Levantamento e Mapeamento
- 18. Técnicas de Levantamento e Mapeamento • Utilizada para demonstrar um fluxo simples contínuo da esquerda para direita. • É tipicamente aplicado à modelagem corporativa em nível de planejamento. • Fácil de ler e interpretar • Pode ser incrementado com entradas adicionais e identificação de saída Tipo Cadeia de Valor
- 19. Técnicas de Levantamento e Mapeamento Tipo Cadeia de Valor Exemplo de Empresas Fonte: Apresentação Comitê de Processos FNQ Fonte: Apresentação Slideshare BPM Day/2014
- 20. SIPOC • É uma ferramenta que identifica os elementos relevantes de uma atividade antes do seu início. • Permite entender as inter-relações envolvidas • Desenvolver uma visão da organização voltada para o processo • É um estilo de documentação de processos utilizado em Lean Six Sigma. • Serve para obter consenso inicial sobre o escopo do projeto de modelagem de processo • Usado muitas vezes para analisar o volume de entradas no processo e os produtos que ele entrega; Fonte: extraído do google
- 21. Técnicas de Levantamento e Mapeamento Simbologia para Fluxograma
- 22. Técnicas de Levantamento e Mapeamento Modelos tradicionais
- 23. Técnicas de Levantamento e Mapeamento Modelos tradicionais
- 24. Técnicas de Levantamento e Mapeamento Ferramentas para modelagem Bizagi Modeler ARIS Express BPMN.io Draw.io HEFLO! Process Guide MS Visio
- 25. Exercício Mapear um Processo utilizando o SIPOC Orientação dada pelo Professor
- 26. Bibliografia • ABNT Séries ISO-9000 • ABPMP CBOK 3.0 • FNQ – Critérios de Excelência • FNQ – Caderno de Excelência – Processos • FNQ – Apresentação Comitê Gestão de Processos • COSTA, Lourenço – Dissertação: Formulação de uma metodologia de modelagem de processos de negócio para implementação de workflow – Universidade Tecnológica Federal do Paraná - Ponta Grossa - 2009 • HORBE, Tatiane de A. N.et al - Gestão por processos: uma proposta de melhoria aplicada a uma pequena empresa do ramo de alimentação - Sistemas & Gestão 10 (2015), pp 226-237 • SILVA, S.O. - Pensamento sistêmico e gestão por processos: uma revisão sistemática - 8º Congresso Brasileiro de Sistemas- Nov/2012 • BIAZZI, Monica Rottmann de; MUSCAT, Antonio Rafael Namur and BIAZZI, Jorge Luiz de.c Modelo de aperfeiçoamento de processos em instituições públicas de ensino superior
- 27. Tsiane Poppe tspoppe@yahoo.com.br Fim do Módulo 2