Revisita e Análise dos Métodos para Captura de Lições Aprendidas: Uma Contribuição à Gestão de Projetos

Marcirio Chaves
mschaves@uninove.br
Giuliana Veronese
gveronese@stefanini.com

Agenda
Introdução
Motivação e as
principais contribuições
deste trabalho
Métodos
Compara
métodos para
Captura e
Análise de Lições
Aprendidas
Recomendações
Explora pontos
cruciais na
implantação da
gestão de lições
aprendidas
Conclusão
Revisa pontos
importantes da
apresentação
2

Motivação
 Cada projeto executado fornece uma base de conhecimento
importante que pode ser utilizada como diferencial competitivo
pela empresa.
 Métodos de captura e análise de lições aprendidas permitem a
gestão da informação e a transferência do conhecimento.
 Um dos principais desafios que as organizações enfrentam é o
pouco incentivo para implantação de um processo estruturado
de lições aprendidas.
 A gestão inadequada das lições aprendidas pode acarretar em
aumento dos custos dos projetos, horários estendidos, falta de
comunicação, retrabalho e repetição de erros.
4

Contribuição
 Revisita os métodos para captura de lições aprendidas
 Análise discutindo características de cada método baseado num
conjunto de critérios comuns.
 Recomendações para promover o aprendizado em projetos por
meio da gestão de lições aprendidas.
5

Métodos para Captura e
Análise de Lições
Aprendidas

Métodos Baseados em Documentação
 Baseados em narrativas de eventos ocorridos no projeto
 Registram o que foi realizado e o resultado
 Diferem na periodicidade do registro de eventos, nos
Journaling Histórias de Aprendizagem Micro Artigos
Documentação Leve de
Experiências
participantes e no formato
7

Métodos Baseados em Ação
 Definem workshops para compartilhamento das
lições aprendidas
 Diferem na periodicidade destes eventos e no
formato
 Avaliam o que foi realizado e qual o resultado
 Definem ações corretivas que devem ser executadas
 Fazem uso de facilitadores
Avaliação Após Ação Reuniões de Retrospectiva
Método Apreciativo de
Avaliação do Projeto Avaliação Pós-Projeto Lições Aprendidas
8

Métodos Baseados na Teoria Social de
Aprendizado e na Criação do Conhecimento
 Grupo de pessoas conectadas pelo interesse
comum no aprendizado teórico e prático de
determinado assunto
 Colmatam fronteiras organizacionais
aumentando o conhecimento coletivo
 Diferem quanto a estabilidade dos grupos, a
utilização de facilitadores e a revisão das
lições aprendidas
Comunidades de Prática Contexto Compartilhado
9

Análise dos Métodos para Aprendizado em Projetos
Critério Avaliação do
Projeto
Avaliação Pós-
Projeto
Apreciação Pós
Projeto
Comunidades de
Prática
Aplicabilidade Durante o projeto No fim do projeto 2 anos após o fim do
projeto
Durante o projeto
Participantes GP, equipe e
stakeholders
GP, equipe e
stakeholders
GP, equipe e
stakeholders
GP, facilitador, equipe e
stakeholders
Duração estimada Variável Variável 6 meses Variável
Exemplos de
organizações que
usam ou já usaram
Kennedy Space
Center
Hewlett-Packard,
DaimlerChrysler,
SAP e Unisys
BP e Boing Siemens, Oracle, IBM,
CERN e Pioneer
Tecnologia como
suporte
Blogue, VoIP e Wiki Blogue, VoIP e
Wiki
Blogue, VoIP e Wiki Wiki e Office
Data da 1ª publicação 1977 1977 1987 1991
Referência Faas (1977) Skeen (1977) Gulliver (1987) Lave e Wenger (1991)
10

Critério Análise Pós Projeto Reuniões de
Retrospectiva
Micro Artigos Histórias de
Aprendizagem
Aplicabilidade Durante o projeto No fim de cada sprint Durante o projeto Durante o projeto
Participantes GP, facilitador e
equipe
GP, facilitador e
equipe
GP e equipe GP e equipe
Duração estimada Entre 20 min. e 2
horas
3 horas Máximo 1 turno Vários dias
Exemplos de
organizações que
usam ou já
usaram
BP, Siemens e Forças
Armadas Americanas.
Google, Stefanini IT
Solutions, CI&T
Não encontrado na
literatura
Sloan School of
Management at MIT
Tecnologia como
suporte
Wiki, blogue e Office Wiki e Office Blogue ou Wiki Office
Data da 1ª
publicação
1993 1995 1998 1998
Referência Center (1993) Sutherland e
Schwaber (1995)
Willke (1998) Roth e Kleiner (1998)
11

Critério Documentação Leve
de Experiências
Contexto
Compartilhado
Journaling 4ALL
Aplicabilidade Após uma curta
atividade (de 1 a 3
meses)
Durante o projeto Duas vezes por
semana
Após a conclusão do
projeto
Participantes GP e equipe GP, facilitador e
equipe
GP e equipe GP, moderador, equipe
e stakeholders
Duração estimada Máximo 2 horas Variável Máximo 1 turno 1 ou 2 turnos
Exemplos de
DaimlerChrysler Não encontrado na
organizações que
literatura
usam ou já usaram
Universidade de
Lethbridge (alunos
de graduação em
Administração)
Ericsson
Tecnologia como
suporte
Wiki Wiki, blogue,
Office e VoIP
Wiki, blogue e
Office
Wiki
Data da 1ª
publicação
2000 2000 2002 2010
Referência Schneider (2000) Nonaka, et al.
(2000) Loo (2002) Baaz et al. (2010)
12

Recomendações
 Ambiente organizacional: considerar diferentes ambientes
organizacionais (projetizados, matriciais, mistos).
 Definição de objetivos tangíveis: acompanhamento de objetivos a fim
de avaliar benefícios e continuamente sensibilizar stackeholders e
diretores sobre a importância dos processos de transferência de
conhecimento.
 Análise do tempo médio de execução dos projetos:
 Para projetos curtos: Métodos dinâmicos como Micro Artigo e
Reuniões de Retrospectiva.
 Projetos de médio a largo prazo: Histórias de Aprendizagem e
Avaliação do Projeto.
 Revisão continua das lições aprendidas: evita perda de conhecimento e
promove equipes disciplinadas, análise de desempenho, reflexão de
ações exitosas, e definição de ações corretivas.
14

Recomendações
 Captura dinâmica: os métodos e formatos de captura devem ser
dinâmicos e de fácil acesso fazendo com que os participantes se sintam
motivados a compartilhar suas experiências.
 Reuniões de retrospectiva com facilitador: permite o direcionamento
dos participantes tornando as reuniões mais ágeis e assegurando um
ambiente colaborativo.
 Seguimento e controle das ações: apresentação dos resultados das
ações definidas nas reuniões de retrospectiva permitindo que cada
participante se sinta como um agente transformador.
 Métricas: com base na informação proveniente da captura das lições
aprendidas, transformar essa informação em indicadores de qualidade e
maturidade da gestão de projetos.
15

Conclusão
 A gestão de projetos apresenta inúmeros desafios que incluem:
 problemas contratuais, estimativas erradas, baixo desempenho da
equipe, falta de conhecimento dos provedores e substituição de
profissionais.
 Métodos que permitam documentar e distribuir o aprendizado obtido
em cada experiência são fundamentais a fim de reduzir custos, reduzir
riscos, aumentar produtividade e competividade.
 A gestão de lições aprendidas em projetos pode combinar o uso de
diversosmétodos de captura e análise.
17

Conclusão
 Características do ambiente organizacional e dos projetos
desenvolvidos devem ser considerados.
 Para que a gestão das lições aprendidas seja exitosa, a gestão de
conhecimento deve ser um aspecto cultural da organização.
 A aplicação de novas tecnologias para a gestão de lições aprendidas
pode motivar e tornar o processo dinâmico e iterativo.
18

Referências Bibliográficas
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19

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 Swan, J., Scarbrough, H., & Newell, S. (2010). Why don’t (or do) organizations learn from projects? Management Learning, 41(3), 325–344.Weber, R.,
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 Von Zedtwitz,M. (2002). Organizational learning through post–project reviews in R&D. R&D Management, 32(3), 255-268.
 Wenger, E., McDermott, R., & Snyder, W. M. (2002). Cultivating Communities of Practice: A Guide to Managing Knowledge (Boston: Harvard Business
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 Williams, T. (2008). How do organizations learn lessons from projects - And do they? EngineeringManagement, IEEE Transactions on, 55(2), 248–266.
 Willke, H. (1998). Systemisches Wissensmanagement. Stuttgart: Lucius & Lucius Verlagsgesellschaft.
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