Manual excel 2007[1]

Manual Prático
Microsoft® Excel 2007
Pedro Filipe C. Jesus
Abril / 2008

Manual Prático Microsoft® Excel 2007

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INDICE
APRESENTAÇÃO ............................................................................................................................... 6
AMBIENTE DE TRABALHO ................................................................................................................ 7
A folha de cálculo ......................................................................................................................... 7
O ambiente de trabalho do Excel ................................................................................................. 8
Os frisos do Excel .......................................................................................................................... 9
- Separador Base....................................................................................................................... 9
- Separador Inserir .................................................................................................................... 9
- Separador Esquema de Página ............................................................................................. 10
- Separador Fórmulas ............................................................................................................. 10
- Separador Dados .................................................................................................................. 10
- Separador Rever ................................................................................................................... 10
- Separador Ver....................................................................................................................... 10
- Separador Programador ....................................................................................................... 11
Usar as funcionalidades do friso................................................................................................. 11
O BOTÃO DO OFFICE ...................................................................................................................... 12
Comando Novo ........................................................................................................................... 13
Comando Abrir ........................................................................................................................... 13
Comando Guardar ...................................................................................................................... 13
Comando Guardar Como ............................................................................................................ 14
Comando Imprimir ..................................................................................................................... 14
Comando Preparar ..................................................................................................................... 15
Comando Enviar ......................................................................................................................... 15
Comando Publicar ...................................................................................................................... 16
Comando Fechar......................................................................................................................... 16
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ................................................................................... 17
Barras de ferramentas flutuantes .............................................................................................. 17
OUTROS COMANDOS E OPÇÕES ................................................................................................... 18
Ajuda........................................................................................................................................... 18
Comando Zoom .......................................................................................................................... 19
Barra de Estado .......................................................................................................................... 20
PERSONALIZAÇÃO DO EXCEL ......................................................................................................... 20
Opções do Excel - Popular .......................................................................................................... 21
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Opções do Excel - Fórmulas ....................................................................................................... 22
Opções do Excel - Guardar ......................................................................................................... 22
Opções do Excel - Personalizar .................................................................................................. 23
OPERAÇÕES COM FOLHAS DE CÁLCULO ....................................................................................... 24
Criar um documento novo ......................................................................................................... 24
Abrir um documento preexistente ............................................................................................ 26
Abrir múltiplos documentos ...................................................................................................... 27
Guardar um documento ............................................................................................................ 28
Fechar o documento .................................................................................................................. 29
Visualização de documento ....................................................................................................... 29
CONCEITOS BÁSICOS ..................................................................................................................... 31
Trabalhar com folhas ................................................................................................................. 31
- Alterar o nome ..................................................................................................................... 31
- Inserir folha .......................................................................................................................... 32
- Mover ou Copiar .................................................................................................................. 33
Colunas, linhas e células ............................................................................................................ 34
Movimentação com o rato ........................................................................................................ 35
Seleccionar, cortar, copiar e colar ............................................................................................. 37
Inserir e apagar linhas e colunas ................................................................................................ 39
INTRODUÇÃO DE DADOS .............................................................................................................. 41
Tipos de dados ........................................................................................................................... 41
- Numéricos ............................................................................................................................ 41
- Texto .................................................................................................................................... 41
- Datas e horas ....................................................................................................................... 41
- Fórmulas .............................................................................................................................. 41
Introdução de dados .................................................................................................................. 41
Introdução de dados num conjunto de células ......................................................................... 42
Introdução de séries de dados – dados repetidos ..................................................................... 43
Introdução de séries de dados – sequências numéricas ........................................................... 44
Introdução de séries de dados – sequências de datas .............................................................. 45
Edição de dados numa célula..................................................................................................... 46
Formatação de células – Dimensões.......................................................................................... 47
Formatação de células – Cores e Limites ................................................................................... 49

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Formatação de células – Dados .................................................................................................. 50
CÁLCULOS ....................................................................................................................................... 53
Fazer contas ................................................................................................................................ 53
Fórmulas com operadores básicos ............................................................................................. 53
Fórmulas com funções ............................................................................................................... 54
Funções mais usadas .................................................................................................................. 58
Média.......................................................................................................................................... 58
Mediana (Med) ........................................................................................................................... 58
Moda .......................................................................................................................................... 59
Contar, Contar.Val e Contar.Vazio.............................................................................................. 59
Máximo e Mínimo ...................................................................................................................... 60
Correcção de erros ..................................................................................................................... 60
O EXCEL COMO BASE DE DADOS ................................................................................................... 61
GRÁFICOS ....................................................................................................................................... 63
Gráficos de Barras ...................................................................................................................... 63
Gráficos Circulares ...................................................................................................................... 64
Copiar um gráfico ....................................................................................................................... 65
IMPRESSÃO .................................................................................................................................... 67
Imprimir ...................................................................................................................................... 67
Impressão rápida ........................................................................................................................ 68
Pré-visualizar .............................................................................................................................. 68
Definir área de impressão .......................................................................................................... 69
NOTAS ............................................................................................................................................ 71

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APRESENTAÇÃO
O Excel® 2007 faz parte do pacote de produtividade Microsoft® Office System de 2007,
que sucede ao Office 2003.
Relativamente à versão anterior (Excel 203), o novo programa introduz inúmeras alterações, a maioria das quais são ao nível da facilidade de utilização. O produto é mais fácil
de usar, através de um novo paradigma de interface, que substitui os familiares menus
por um “friso” (ribbon, em inglês) que agrupa os comandos principais que são necessários de acordo com o que estejamos a fazer na altura.
Contudo, se esta nova interface é mais fácil de usar, sobretudo para quem não conhece
o Excel, ela requer alguma habituação para os utilizadores que já estavam familiarizados
com as versões anteriores.
Um dos principais objectivos deste manual consiste precisamente em facilitar a migração dos utilizadores de versões anteriores do Office – e neste caso concreto, do Excel –
para a versão 2007, bem como introduzir novos utilizadores ao novo paradigma.
Face ao manual da versão anterior do programa, são ainda abordadas novas facetas do
Excel, como é o caso da criação de listas de contactos ordenáveis. Além disso, é dedicada especial atenção à criação de vários tipos de gráficos, bem como a diferentes aspectos da impressão que, dadas as características específicas das folhas de cálculo, requer
algum cuidado.

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AMBIENTE DE TRABALHO
A folha de cálculo
O conceito original da folha de cálculo para computadores pessoais foi popularizado nos
anos 80 do século XX com programas como o Visicalc™ (apresentado originalmente em
1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3.
Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilização
que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mínimo de
conhecimentos informáticos.
A metáfora da folha de cálculo electrónica – do Excel ou de qualquer outro programa do
mesmo género – é a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial,
pois não só podemos nela introduzir valores como é possível, como veremos mais adiante, fazer automaticamente cálculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou
impraticáveis de realizar.

A quadrícula virtual da folha e cálculo electrónica consiste numa série de células que
são fruto do cruzamento e linhas horizontais, numeradas de 1 até 1 048 576, e de colunas verticais, com denominações de A até XFD, num total de 17 179 869 184 células, que
podem conter números, datas, texto e/ou fórmulas e funções. Relativamente ao Excel
2003, estes valores representam um aumento de 1500% no número de linhas e de
6300% no número de colunas.
Além da realização de cálculos, as folhas de Excel podem também ser usadas como
bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades.
Um poderoso módulo de geração de gráficos possibilita a apresentação e análise de
dados de forma visual. Os gráficos produzidos pelo Excel podem ser usados na própria
folha de cálculo, exportados para outras aplicações (como o Word) ou até gravados
como imagens.
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O ambiente de trabalho do Excel
Um documento no Excel chama-se um livro; cada livro pode ter uma ou mais folhas (de
cálculo). A predefinição do programa é a de criar automaticamente três folhas em branco por cada livro novo.
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1. Barra de título
2. Friso (agrupa as antigas barras de
menus e barra de ferramentas)
3. Botão do Office
4. Barra de ferramentas de acesso rápido
5. Botão de acesso à Ajuda
6. Ponto de inserção
7. Barra de fórmulas
8. Caixa de nome
9. Título de linhas (1, 2, 3, …) e colunas
(A, B, C, …)
10. Barra de deslocação vertical

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Separadores de folhas
Botão de macros
Modo de visualização normal
Modo de esquema de página
Pré-visualização de quebras de páginas
Cursor de ampliação/redução da
página visível
Página anterior
Página seguinte
Comando de divisão do documento

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Os frisos do Excel
Nas principais aplicações do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo
paradigma de interface gráfica, reunindo numa só ferramenta, designada friso, o que
anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar,
etc.) e a barra de ferramentas (com ícones de acesso rápido a funções).
Além de reunir estas funcionalidades, o friso possui comandos e ícones de diferentes
tamanhos, de acordo com a sua importância. O programa detecta automaticamente o
que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano o friso respectivo.
Tal como o Word, há sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que
pode ser activado a partir das opções de personalização e que se destina a pessoas que
criem macros (conjunto de instruções complexas) com o Excel. Sempre que possível, os
frisos usados nas diversas aplicações do Office retêm os mesmos nomes e as mesmas
posições relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir e
Esquema de Página são os três primeiros da esquerda para a direita, e os frisos Rever,
Ver e Programador são os três últimos.
As alterações, necessárias para as funcionalidades específicas de cada programa, surgem
no friso Fórmulas (que substitui Referências no Word) e Dados (Mailings no Word).
A exibição de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre
o separador respectivo.

- Separador Base

Este é o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a
introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatação básica:
tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de números (data, divisa, …), etc.

- Separador Inserir

Separador referente aos comandos de inserção de tabelas, imagens, gráficos, hiperligações, etc.

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- Separador Esquema de Página

Contém comandos relacionados com a formatação do documento, incluindo margens,
dimensões da folha, espaçamento, etc.

- Separador Fórmulas

Este separador agrupa comandos e funções relativos às funções e às fórmulas do Excel.

- Separador Dados

Há um separador específico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa que é frequentemente descurada.

- Separador Rever

Para quem usa funções de revisão de documentos no Excel, existe um separador específico, onde estão também agrupados os comandos de correcção ortográfica e gestão de
comentários e alterações.

- Separador Ver

O último separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades relativas à
visualização do documento.

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- Separador Programador

Um separador adicional, pode ser activado a partir do menu de configuração, e agrupa
funcionalidades relacionadas com a criação e gestão de macros.

Usar as funcionalidades do friso
O friso, qualquer que seja o separador que esteja activo, está dividido em secções que
agrupam funcionalidades semelhantes de forma lógica, para facilitar o seu acesso.
Cada uma destas secções tem um nome, inscrito numa barra, na sua base. Nalguns
casos, do lado direito dessa barra existe uma pequena área que podes ser clicada de
forma a expandir a funcionalidade.

Se passar o cursor do rato por essa
área (sem clicar), surgirá um diálogo
que lhe mostra o que irá acontecer
ser caso clique.
Neste exemplo, se clicar na barra do
grupo Tipo de Letra, surgirá o diálogo (semelhante ao do Excel 2003)
que lhe permite formatar o tipo de
letra.

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O BOTÃO DO OFFICE
Do lado esquerdo do friso do Excel, está um botão de forma circular com o símbolo do
Office.
É neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do Word 2003, tais como Abrir, Guardar,
Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do rato sobre o botão,
mas em clicar.

Agora, clique no
botão para aceder
à funcionalidade.

As três primeiras opções (Novo, Abrir e Guardar) e a última (Fechar) são directas; as
restantes, que têm uma pequena seta (triângulo) à frente, têm subopções.

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Comando Novo

Comando Abrir

Comando Guardar

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Comando Guardar Como
O diálogo Guardar Como
exibe opções adicionais, do
lado direito. Pode clicar
directamente no botão
Guardar Como (ou a tecla
F12) para abrir o diálogo
standard de gravação.

Pode também escolher logo uma das opções do lado
direito, que são as mais usadas.

Comando Imprimir
O comando Imprimir pode
ser usado directamente ou
pressionando
simultaneamente em Ctrl+P, o que fará
surgir o diálogo standard de
impressão – o formato varia
ligeiramente consoante a
sua impressora.

Pode também escolher, do lado direito, uma das opções relacionadas com a impressão,
nomeadamente impressão rápida (ou seja, directa para a impressora, sem nenhum diálogo adicional) e pré-visualização da página a imprimir.

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Comando Preparar
O comando Preparar reúne
funcionalidades relacionadas com as propriedades
do documento (autor, título, etc.) e possibilidades de
protecção, entre outras.

Comando Enviar
O comando Enviar destinase a enviar o seu documento para outra pessoa através de correio electrónico
ou fax – neste caso, através
de um serviço de fax da
internet.

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Comando Publicar
Este comando é especialmente útil para utilizadores
empresariais que possuam
servidores ou outras áreas
partilhadas onde os seus
documentos possam ser
usados por mais do que
uma pessoa.

Comando Fechar
O comando Fechar mantém o Excel aberto, mas
fecha o documento activo.

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Barra de Ferramentas de Acesso Rápido
Ao lado do botão do Office e
por cima do friso, existe uma
área chamada Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, cuja
predefinição inclui três ícones
mas que pode ser personalizada com mais alguns.
Os ícones predefinidos (assinalados com “”
são três (Guardar, Anular e Refazer).
Se clicarmos na pequena seta do lado direito
desta barra, temos uma lista de outros comandos que podemos colocar nesse espaço. Aqui
vamos colocar a opção Pré-visualizar, que será
visualizada com o ícone de um documento com
uma lupa.

Barras de ferramentas flutuantes
O Excel 2007 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem no texto sempre que
necessitamos realizar determinadas funções, nomeadamente no âmbito da formatação.
Contudo, são pouco úteis no Excel, pois esta não é uma aplicação vocacionada para texto, mas sim para números.
Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre
uma palavra numa célula, surgirá imediatamente uma barra flutuante com comandos
básicos de formatação.

Se além disso, clicar na palavra com o botão
direito do rato, surgirá um segundo menu
flutuante, com opções adicionais em contexto.

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OUTROS COMANDOS E OPÇÕES
Há mais botões de acesso directo a comandos espalhados pela interface principal.

Ajuda
Clique no botão de ajuda no canto superior
direito da janela do Excel (ou na tecla F1)
para activar a ajuda.

O sistema de ajuda surge através de
uma caixa de diálogo.
Esta caixa surge por cima do documento
(em primeiro plano) que está a escrever
mas, logo que clique numa área qualquer do documento, ficará em segundo
plano, por baixo da janela do Excel.
Se quiser que fique sempre visível, clique no ícone do alfinete verde.

Se possuir acesso à Internet, o sistema de ajuda não apenas irá exibir os tópicos de ajuda que fazem parte do programa, como irá procurar informação adicional online, no site
da Microsoft.
Se não quiser
que o programa aceda à
Internet para este efeito, deverá clicar no
canto inferior direito do diálogo e configurar
a opção pretendida.

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O sistema de ajuda está também dependente do contexto.
Algumas caixas de diálogo, como esta, têm mesmo uma hiperligação para ajuda específica da unção escolhida (SOMA, neste caso).

Caso clique simplesmente em F1 quando está a realizar uma função qualquer ou quando
tem uma caixa de diálogo aberta, o texto exibido será relacionado com o que está a
fazer no momento – mas poderá ser menos específico do que quando existe uma hiperligação como no exemplo anterior (surgirá a ajuda relativa a Inserir função, neste caso).

Comando Zoom

O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento
à janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o
tamanho da página ou pode clicar nos sinais (+) e (-) de cada um dos lados, de forma a
aumentar ou diminuir o tamanho da página em incrementos de 10%. Isto pode ser útil
quando tiver uma folha de cálculo muito grande e necessitar de ter uma visão geral do
seu conteúdo.

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Barra de Estado
A barra inferior da moldura da janela do Excel é conhecida como Barra de Estado, uma
vez que exibe algumas informações sobre o estado do documento e do programa.

No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Além disso, é agora personalizável, sendo possível colocar ou retirar informação e/ou funcionalidades.

Se pretende alterar a Barra de Estado, clique nela com o botão direito do rato.

PERSONALIZAÇÃO DO EXCEL
Como não há duas pessoas que utilizem o Excel da mesma forma, deverá personalizar o
programa de acordo com a sua forma de trabalhar.
Neste capítulo vamos conhecer as opções de personalização mais importantes.
1. Clique no Botão do
Office
2. Escolha Opções do
Excel.

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Opções do Excel - Popular

O primeiro grupo de opções chama-se Popular e reúne as opções de personalização mais usadas.
Algumas das opções
úteis neste grupo
incluem a possibilidade de activar o
separador Programador do friso do
Excel.

Outra opção proporciona a possibilidade de alterar o esquema de cores do Excel, cuja
predefinição é azul, mas que poderá mudar para prateado ou preto.

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Opções do Excel - Fórmulas
As opções de Fórmulas são especialmente importantes porque afectam toda a forma
como o Excel realiza os cálculos. Contudo, a menos que saiba exactamente o que está a
fazer ou tenha alguma necessidade específica, deverá evitar alterar os valores predefinidos, os quais deverão ser os mais adequados à maioria das situações.

Para aceder às opções
deste grupo, escolha
Fórmulas do lado
esquerdo do diálogo

Opções do Excel - Guardar
Outro conjunto de opções importante é Guardar. Isto porque o Excel 2007 usa como
predefinição um formato de ficheiro novo, com extensão “.xlsx”. Se pretende que o
Excel 2007 continue a usar o formato “.xls” antigo (usado pelas várias versões até à
2003), deverá configurar essa opção neste grupo.

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Opções do Excel - Personalizar
Apesar do friso não poder ser personalizado, a barra de ferramentas de acesso rápido
pode. Escolha o grupo Personalizar nas opções do Excel.

Para adicionar comandos, basta clicar na opção pretendida do lado esquerdo e clicar em
Adicionar.

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OPERAÇÕES COM FOLHAS DE CÁLCULO
Criar um documento novo
Para criar uma nova folha de cálculo no Excel 2007, basta executar o programa, uma vez
que o Excel, ao iniciar, cria desde logo um documento novo, vazio.

No Excel, Livros e Folhas de cálculo não são a mesma coisa: um livro pode conter uma
ou mais folhas de cálculo.
A predefinição quando se cria um documento novo é de um Livro com três folhas de
cálculo – Folha1, Folha2 e Folha3.
Se já tem o Excel aberto e
pretende criar um novo
documento, quer já tenha
aberto um o não, clique
no botão do Office e
escolha Novo.

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Em seguida abre-se uma janela de diálogo que lhe permite escolher qual o tipo de
documento a criar.

A predefinição é um documento em branco, mas pode
escolher de entre dezenas
de modelos – alguns fora
instalados juntamente com
o Excel.

Pode encontrar documentos
adicionais online, no site da
Microsoft.

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Abrir um documento preexistente
Para abrir um documento
que já tenha sido criado,
clique no botão do Office.

Caso o documento já tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o mais certo é
que exista já um atalho para ele do lado direito, na lista de Documentos Recentes.
Escolha o que pretende e
clique com o botão
esquerdo do rato.
Caso o documento que
pretende não se encontre
na lista, clique em Abrir e
procure-o através da caixa
de diálogo standard.

Procure o documento
pretendido e faça duplo
clique sobre o ícone que
o representa.

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Abrir múltiplos documentos
Além de cada livro poder ter várias folhas, o Excel permite manter abertos mais do que
um livro – o total é teoricamente limitado apenas pela capacidade de memoria e de
processamento do seu computador.
Se quiser ter mais do que um livro aberto, só tem de repetir o processo descrito anteriormente. Para facilitar a visualização dos documentos abertos, deve seleccionar o
separador Ver do friso do Excel.

Depois, clique em Mudar de janela e seleccione o
documento pretendido da lista de documentos abertos.
Em vez de comutar o documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mesmo tempo.
Para isso clique em Dispor Todas.

Surgirá então uma pequena caixa de diálogo que
lhe permite decidir como pretende visualizar os
diferentes documentos. Escolha a opção pretendida e clique em OK.
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Guardar um documento
Quando é criado um documento novo, este fica na memória do seu computador até ser
gravado no disco rígido pela primeira vez. Só então é gerado um ficheiro que é gravado
no disco para que possa recuperá-lo mais tarde.
Para guardar um documento, clique no botão do Office e escolha Guardar ou pressione
simultaneamente as teclas Ctrl+G.
O Comando Guardar limita-se a gravar o
seu documento no disco, no formato e
com o nome que já lhe atribuiu. Contudo,
se é a primeira vez que vai gravar o ficheiro desde que o criou, surgirá um diálogo
de gravação mais completo, igual ao que
surgiria caso escolhesse a opção Guardar
Como e que lhe permite escolher o formato do ficheiro a gravar, bem como o
local no disco onde o pretende colocar.

Escolha a localização.
Escolha o formato, (caso não queira guardar no formato
predefinido “.xlsx”).
Para finalizar, clique em OK.
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Fechar o documento
Se quiser fechar o documento activo, mas não o Excel, deverá clicar no botão do Office e
seleccionar Fechar.
Caso não tenha realizado
uma operação de Guardar,
depois das últimas alterações, terá a oportunidade de
o fazer antes de o documento
ser
definitivamente
fechado.

Visualização de documento
A forma simples de visualizar um documento de Excel é tanto mais importante quanto
ao contrário de um documento de texto, o mais provável é que exista uma grande quantidade de dados a exibir e que estes não estejam propriamente de acordo com o formato de uma página A4.
Isto coloca problemas quer na forma de visualizar os dados quer no momento de os
imprimir, como veremos mais adiante.
Uma forma simples de visualizar o que pretendemos passa por seleccionar conjuntos de
células e depois escolher a opção Zoom para selecção no friso Ver.
Esta opção pode ser usada quer para ampliar um pequeno conjunto de células como
para reduzir um grande conjunto de células.
Comece por seleccionar o conjunto de células pretendido com o rato, clicando no vértice do quadrado ou rectângulo imaginário que pretende visualizar e arrastando o rato,
sem o soltar, até ao ponto pretendido.
Assim:
As células seleccionadas ficam de uma
tonalidade diferente. Depois de largar
o botão esquerdo rato, pode aplicar
qualquer operação de formatação, ou
neste caso em especial de Zoom.
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Depois de largar o botão esquerdo do rato, clique em Zoom para Selecção.

O grupo de células seleccionado será ampliado a toda a largura da área de trabalho do
Excel.

Exactamente o mesmo pode ser feito para reduzir um determinado conjunto de células,
de forma a caberem, em altura ou em largura na nossa área de trabalho.

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CONCEITOS BÁSICOS
Trabalhar com folhas
Como já vimos anteriormente, cada ficheiro é um “Livro” e cada “Livro” tem várias
“Folhas”. Estas “Folhas” são a área de trabalho do Excel propriamente dita.

Na barra inferior da área de trabalho do Excel poderá verificar quais as folhas que se
encontram no seu livro. A predefinição é de três folhas com os nomes Folha1, Folha2 e
Folha3.
Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a colocá-las em primeiro
plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibição, bastando para tal clicar num
dos separadores e, sem largar o botão esquerdo do rato, arrastá-la para outra posição.

- Alterar o nome
Outras operações possíveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar
imediatamente perceptível o seu conteúdo.
Para isso basta clicar com o
botão direito do rato sobre o
separador que quer alterar o
nome e escolher a opção
Mudar o nome.

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- Inserir folha
Pode também inserir uma folha nova num livro preexistente
Para isso, clique com o botão direito do rato sobre os separadores das folhas (qualquer
separador) e escolha a opção Inserir…

Uma caixa de diálogo permite seleccionar o que pretende inserir.

Para inserir a nova folha, clique em OK.
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- Mover ou Copiar
Útil é também a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite, por exemplo,
copiar uma folha de um dado livro para um livro novo ou para um livro preexistente.
Assim, da mesma forma, clique com o botão direito do rato sobre a folha que pretende
mover ou copiar e escolha a opção Mover ou copiar…
Irá surgir uma caixa de diálogo que lhe permite decidir onde colocar a folha pretendida.

Se pretende copiar em vez de mover,
basta seleccionar a opção Criar uma
cópia.

Se pretender copiar ou mover a folha
para um novo ficheiro (ou seja, um novo
livro), deverá seleccionar essa opção no
menu deslizante e escolher a opção
(novo livro).

Clique em OK para terminar.

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Colunas, linhas e células
Como já vimos, a área de trabalho de uma folha de cálculo (do Excel ou qualquer outra)
é uma quadrícula formada pela intercepção de linhas com designações numéricas (do
lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha).

A intercepção de uma coluna com uma célula chama-se célula. As células são designadas pela conjugação do nome da coluna com o nome da célula.
Numa folha com milhares de células poderá ser
difícil encontrar aquela que pretende. Para isso o
Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar
directamente a célula para onde pretende ir (seguido de Enter)

Por exemplo, a célula fruto da intercepção da coluna B com a linha 3 será chamada “B3”.

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Movimentação com o rato
Se usar o rato, o ideal é um dos que tê uma rodinha no topo, que tanto
pode ser rodada como clicada (equivalente ao terceiro botão do rato).
Note que o deslocamento com o rato aplica-se normalmente à área de
trabalho e não ao ponto de inserção, que fica onde estava.
Todos os programas que fazem parte do Office suportam ratos de três
botões e com rodas. A roda pode ser usada para fazer correr o texto para cima e para
baixo na janela do documento.
Pode também ser usada da seguinte forma: clique na roda; espere que surja no ecrã o
símbolo de deslocamento
e, sem voltar a clicar, limite-se a movimentar o rato na
vertical sobre a superfície em que está assente, o que fará deslocar o texto a uma velocidade maior ou menor.

Este método funciona quer no deslocamento vertical, quer no deslocamento horizontal.

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O rato pode também ser usado para se deslocar dentro do documento usando a Barra de Deslocamento lateral direita.
Clique e arraste para cima e para baixo o marcador de posição para fazer
deslocar o texto na janela do ecrã de forma directamente proporcional ao
seu movimento.

Pode clicar também no espaço imediatamente acima
ou abaixo do marcador de posição, para deslocar o
texto para cima ou para baixo uma página de cada vez.

Pode escolher o avanço directo
para outras posições se clicar no
marcador com o botão direito do
rato e escolher uma das opções.

Depois de se deslocar para o ponto da folha de cálculo que pretende, basta clicar sobre
uma célula para que o ponto de inserção de dados passe a ser essa célula.
Note como ao introduzir dados
numa célula, eles surgem também na Caixa de fórmulas (uma
área situada entre o friso do
Excel e as colunas.

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Seleccionar, cortar, copiar e colar
No Excel, as funções de selecção, corte, cópia e colagem de dados são bastante mais
flexíveis do que no Word, por exemplo.
Quando pretende copiar um determinado valor que se encontra numa célula, valor esse
que foi obtido de forma automática pelo Excel, através de uma fórmula, precisamos
saber o que realmente queremos copiar: apenas o valor ou a fórmula? E, como as células podem ter comentários anexados, pretendemos também copiá-los? Ou, melhor ainda, pretendemos copiar uma linha inteira, essa linha, ao ficar numa outra posição da
folha, deve “empurrar” a linha de destino para cima ou para baixo?
Apesar de tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opções que nos permitem fazer
as melhores escolhas a cada momento.
A primeira coisa que tem de saber é que a cópia de elementos de uma folha de cálculo
funciona, à partida, como a cópia de quaisquer outros elementos num documento de
texto, por exemplo.
Isto é, tudo o que aprendeu sobre clicar, arrastar o
rato e soltar, para seleccionar uma área num texto,
aplica-se igualmente numa folha de cálculo: clique
numa célula e, sem largar o rato, arraste-o na horizontal e na vertical, de forma a seleccionar a área
que pretende.
E o mesmo acontece quando pretendemos seleccionar células que não são contíguas – basta, ao
realizarmos as selecções com o rato, clicar simultaneamente na tecla Ctrl do teclado.
Neste exemplo, seleccionámos apenas as células de
B5 até D5 e de B8 até D8. Note como nas réguas de
designação das linhas e colunas há uma mudança
de cor para ajudar a visualizar as células seleccionadas.
Depois de seleccionadas as células pretendidas,
podemos copiá-las para qualquer outra zona da
mesma folha de cálculo ou até para outra folha do
mesmo livro ou noutro qualquer.
Pode usar as teclas convencionais para copiar
(Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) e colar (Ctrl+V) ou recorrer
ao menu de contexto com o botão direito do rato.
Este último é preferível no caso de pretender o
comando Colar especial…
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Ao seleccionar um conjunto de células, e depois
de escolher a opção Copiar, surge de imediato
um rebordo tracejado em movimento que indica
claramente qual a área a copiar.

Para inserir os
dados copiados,
clique com o
botão direito do
rato, na célula de
destino e escolha
a opção Colar.
Uma vez que as células podem conter mais do que apenas dados simples, o comando Colar Especial permite-nos
escolher exactamente o que pretendemos colar.
Neste caso, vamos copiar uma célula que
contém uma fórmula. Isto é, o valor que
está exibido não foi colocado manualmente, mas sim através de uma fórmula (neste
caso uma simples soma dos valores das
células imediatamente acima.
Clicando com o botão direito do rato na
célula de destino, e escolhendo a opção
Colar Especial… surge uma caixa de diálogo
que nos permite escolher o que queremos
colar.

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Inserir e apagar linhas e colunas
Pode ser necessário acrescentar linhas e colunas numa folha onde já tenhamos introduzido muitos dados e fórmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introdução de
linhas e/ou colunas suplementares no meio de outras já existentes – algo que não é fácil
num papel quadriculado, mas que é muito simples no Excel.

1. Para introduzir uma linha no meio
de valores já introduzidos, comece
por clicar no número da linha, do
lado esquerdo da folha. A nova
linha será inserida acima da linha
seleccionada. Ou seja, a nova linha
vai assumir a mesma numeração da
linha seleccionada e todos os valores descem uma posição

2. Depois, clique com o botão direito do rato,
e escolha a opção Inserir.
O resultado é uma linha nova que, contudo, não altera os resultados anteriores,
como pode verificar pelos valores totais.
Muito embora estas células de totais
tenham fórmulas com referências a determinadas células, e estas tenham mudado
de posição, o Excel muda as fórmulas
automaticamente, evitando assim uma
alteração dos resultados.

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O mesmo processo é válido para as colunas:
1. Clique na letra correspondente à coluna,
seleccionando assim toda a coluna. A nova
coluna vai aparecer à esquerda da coluna
seleccionada.

2. Clique com o botão direito do rato e escolha
a opção Inserir.

Uma vez mais temos a
nova coluna entre duas,
sem que os valores préexistentes se tenham
alterado.

Para apagar linhas ou colunas o processo
é semelhante, apenas terá de escolher a
opção Eliminar.

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INTRODUÇÃO DE DADOS
Tipos de dados
Numa folha de Excel, os dados são introduzidos em cada uma das células. Há quatro
tipos de dados numa folha de Excel:

- Numéricos
Valores numéricos exibidos pelas células, que podem ser introduzidos directamente
pelo utilizador ou gerados automaticamente, através de fórmulas.

- Texto
Valores não numéricos ou que, sendo numéricos, são formatados para que o Excel os
trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel não reconheça e trate
como dados numéricos é assumido como texto.

- Datas e horas
Dados numéricos ou alfanuméricos (conjugação de algarismos e letras) que são reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a
serem automaticamente actualizados de acordo com a data real.

- Fórmulas
As fórmulas são o aspecto mais importante do Excel, pois é através delas que realizamos
cálculos.

Introdução de dados
Introduzir dados numa célula é simples: seleccione a célula pretendida com o rato ou
teclado e tecle os valores pretendidos.
Os valores introduzidos na célula
surgem também na Barra de fórmulas e vice-versa, o que permite
introduzir os valores a partir de
qualquer destes pontos.

Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para
outro local, clicando noutra célula
ou “saltar” de célula usando as
teclas direccionais do seu teclado.

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Introdução de dados num conjunto de células
Pode também repetir a introdução de dados num conjunto mais alargado de células,
sem ter de repetir célula a célula. Para isso basta seleccionar as células pretendidas,
introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter.
Comece por seleccionar as células com o rato,
tendo em atenção que a célula onde o valor irá
ser introduzido é a que fica no canto superior
esquerdo da selecção.

Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrário a selecção deixa de estar activa) introduza
os valores numéricos pretendidos.

Uma vez introduzidos os valores, carregue
simultaneamente nas teclas Ctrl+Enter.

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Introdução de séries de dados – dados repetidos
Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma célula contígua à célula
de partida – isto é, células que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos
lados da célula seleccionada
O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introdução dos dados.

Introduza o valor pretendido numa célula à sua
escolha.

Posicione o cursor no
canto inferior direito da
célula, de modo a que o
cursor se transforme
numa cruz.

Arraste o cursor para os lados, para cima ou
para baixo de forma preencher as células com o
mesmo valor.
Note como surge um filete cinzento em torno
das células afectadas pela sua selecção ou
mesmo tempo que uma pequena caixa indica
qual o valor que vai ser introduzido.

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Introdução de séries de dados – sequências numéricas
O método descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequências. Neste
caso, basta usar duas células de origem, de forma a determinar qual o intervalo numérico entre as duas células e aplicar essa sequência.
Introduza dados com a sequência pretendida em duas células contíguas (neste caso, 123
e 124).
Clique no canto inferior direito do limite das células seleccionadas e arraste até à posição pretendida.
Note como a pequena caixa indica
automaticamente o valor que vai ser
preenchido à medida que movimenta o
cursor (130 neste caso, visto que arrastou 6 células para um valor de origem
de 124).

Pode fazer variar o intervalo numérico entre as
duas primeiras células, deforma a que a
sequência a criar reflicta esses valores.
Por exemplo, se
houver um intervalo de dois valores entre a primeira e a segunda célula, a
sequência a criar será de dois em dois.

Note como a caixa indica que o valor final a introduzir será
de 137, em resultado de um arrastamento de 6 células
numa sequência de dois em dois.
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Introdução de séries de dados – sequências de datas
Podemos criar sequências de preenchimento automático também para outro tipo de
dados, como é o caso de datas.
Comece por introduzir uma data qualquer (10-12-2000, neste exemplo)

As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das vantagens é que
pode alterar o valor do dia (10, 11…), do mês (12) ou do ano (2000), e o Excel irá fazer
variar apenas esse valor na sequência.
No caso de uma variação do dia ou do mês, esta irá automaticamente alterar também o
mês ou o ano, caso necessário. Vejamos:
Houve uma variação do
mês que foi obrigar a
uma mudança de ano…
Aqui só houve uma variação do ano…

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Edição de dados numa célula
Depois de introduzir dados numa célula, pode ter a necessidade de os alterar.
Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta seleccionar a célula
com o cursor do rato e sobrepor os dados, introduzindo-os como se a célula se encontrasse vazia.
Carregar na Barra de espaços, na tecla
Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo
efeito.
Antes de introduzir o novo valor, pode carregar na tecla Esc para voltar ao valor anterior.

De qualquer forma, possível usar os comandos Anular/Refazer para voltar ao ponto de
partida.

Se o que pretende é apenas alterar um valor já introduzido, mas em apagar o que lá se
encontra, deverá clicar duas vezes sobre a célula que quer alterar ou, em alternativa,
pressionar a tecla F2 depois de seleccionada a célula,
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Formatação de células – Dimensões
Uma vez introduzidos novos valores nas células, estes poderão não caber no espaço
predefinido. Nas versões do Excel anteriores à de 2007, e quando se tratava de um valor
numérico, o facto era indicado através da exibição de sinais de cardinal “#”.
No Excel 2007 isto só acontece quando forçamos uma formatação muito estreita de uma
coluna, afectando assim a célula correspondente.
Ao contrário, o Excel altera automaticamente
a largura da coluna, de forma a poder exibir
correctamente os valores.

Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o rato.
(1) Posicione o rato entre colunas até surgir o símbolo ;
(2) Clique e arraste até à largura pretendida;
(3) Largue o botão do rato

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O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na
base da linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha.
Clique na linha que separa as
duas linhas de Excel e desloque o rato para cima ou para
baixo até obter o tamanho
desejado.

Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numéricos exactos.
Nas colunas:
Nas Linhas:

Clique com o botão direito na coluna e
escolha a opção Largura da Coluna…

Clique com o botão direito na linha e
escolha a opção Altura da Linha…

Insira os valores pretendidos e clique em OK.
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Formatação de células – Cores e Limites
Para dar ênfase a determinados valores numa folha de cálculo, poderá ser interessante
formatar células ou conjuntos de células.

A forma mais simples de realizar isto é
recorrer ao grupo de comandos Tipo de
Letra do friso Base.
A atribuição de formatos é sempre feita após a selecção de células ou de grupo de células a formatar.
Pode fazer várias formatações básicas de
forma rápida apenas com o rato.
Pode atribuir limites a grupos de células…

… ou colorir algumas células para dar melhor aspecto aos seus documentos…

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Formatação de células – Dados
Um tipo de formatação de células muito importante é o que determina qual o tipo de
dados a exibir. Isto permite, por exemplo, formatar determinadas células (ou colunas, ou
linhas) para que os resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa determinada divisa, como é o caso do Euro.
Ao mesmo tempo, podemos formatar células para apresentar apenas um determinado
número de casas decimais, o que poderá ser útil para fazer arredondamentos automáticos (neste caso, apenas a visualização será apresentada de forma arredondada, pois os
cálculos são sempre efectuados com valores reais).
A formatação do conteúdo das células é feita, como sempre, depois de seleccionar as
células respectivas. Pode seleccionar células individuais, grupos de células, linhas e colunas ou até toda a folha.

Aceda ao comando Formatar células…
a partir do menu de contexto com o
botão direito do rato ou através do
comando respectivo no friso Base.

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A caixa de diálogo referente à formatação das células dá-nos imensas possibilidades de
definição do conteúdo.
A predefinição do formato do conteúdo das células é Geral – algarismos se
qualquer formatação numérica em
especial.
Há vantagens em escolher a formatação Número, pois aqui temos a possibilidade de definir o número de casas
decimais, a forma de apresentação de
números negativos e até a separação
dos milhares, para facilitar a leitura.
Aumentar ou diminuir o número de
casas decimais (máximo de 30 casas
decimais).
Utilizar o separador de milhares (.)
Interessantes, são também as opções
Moeda e Contabilidade, pois podem
ser usadas para formatar os resultados
com símbolos de determinada divisa –
o Euro, mas também qualquer outra
que pretenda.
A diferença entra ambas é que a opção Contabilidade alinha os símbolos monetários e
virgulas decimais numa coluna.

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Pode também atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de ícones Número no
friso Base do Excel.

Neste exemplo, escolhemos formatar uma célula com atributo Moeda.

Note como a célula C9 passou a exibir o símbolo do
Euro e, ao mesmo tempo, a
apresenta o resultado com
separação de milhares.

Dica: Qualquer célula, mesmo que tenha introduzido um número ou uma data pode ser
formatado como texto. Pode formatar o conteúdo da célula como texto recorrendo ao
método anteriormente descrito, mas pode também, simplesmente, anteceder qualquer
valor com o apóstrofo – o sinal “ ’ “ que está por baixo do símbolo “?“ no seu teclado.

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CÁLCULOS
Fazer contas
Depois de introduzidos os valores necessários na folha de cálculo, podemos realizar todo
o tipo de cálculos através de operadores aritméticos (soma, subtracção, multiplicação,
divisão…) e, sobretudo, de fórmulas.

Fórmulas com operadores básicos
Para indicarmos que determinada célula vai servir para realizar um cálculo, devemos
sempre por começar por introduzir o sinal de igual “=”.
No caso de pretendermos apenas realizar cálculos simples, com poucas células, é possível realizar operações básicas indicando simplesmente o nome das células e a operação
a realizar.
Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, está efectivamente a somar os valores das células E5
e E6; quando alterar os valores nalgumas destas células, o resultado altera-se automaticamente.

Pode introduzir o nome das células pretendido manualmente, através do teclado, ou clicando nelas com o rato.
Note como o Excel indica através de
cores diferentes, quais as células seleccionadas (aqui apenas duas, a titulo de
exemplo, apesar de ser lógico somar
todas – mas já lá iremos).
Depois de terminar a introdução
da operação, basta pressionar
Enter para terminar.
Nesse momento, o resultado do
cálculo será imediatamente exibido.

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É também possível realizar operações com células que contenham já fórmulas.
Por exemplo, neste caso vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas células
C9 e E9, nas quais contêm já operadores aritméticos para obter a soma das células imediatamente acima.

Dica: Pode criar fórmulas com operações mais complexas, como, por exemplo
=(E5-E6)*10 – um exemplo que significa que haverá uma subtracção entre os valores
das células E5 e E6, seguido de uma multiplicação do resultado por 10. Note que os símbolos para a soma (+) e subtracção (-) são evidentes, já os símbolos para a multiplicação
(*) e divisão (/) são menos óbvios.
Lembre-se que o sinal de “:” (dois pontos) não serve para indicar divisão!

Fórmulas com funções
Além dos operadores aritméticos simples, o Excel suporta fórmulas mais avançadas
através de funções. O Excel possui centenas de funções, mas iremos apenas usar uma
como exemplo, a função SOMA (se está habituado a usar o Excel em inglês, lembre-se
que todos os nomes das funções foram também trocados para português – por exemplo, a função SUM passa a SOMA em português).
A função SOMA permite somar o conteúdo de duas ou mais células e é especialmente
útil para séries de células.

Usa-se da seguinte forma:
=SOMA()
em que podemos colocar entre
os parêntesis células ou series
de células.

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Para introduzir uma função, o mais prático, enquanto não se familiariza com esta funcionalidade, é seleccionar o friso Fórmulas.

Seleccione a célula onde pretende inserir
a fórmula e depois escolha o comando
Inserir Função.

Ao clicar em Inserir Função, surge uma caixa de diálogo que facilita a escolha da função
pretendida.
1. Primeiro introduza o(s) termo(s) que representa o que
pretende realizar – neste
caso, “adicionar”
2. Clique em Ir
3. Surgirá de imediato a lista de
funções disponíveis relativamente ao critério de busca
introduzido.
4. Escolha SOMA.
5. Clique em OK.

1

2

4

5

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Em seguida, surgirá um novo diálogo que ajuda a preencher os restantes atributos,
nomeadamente o grupo de células que pretende somar.

O Excel sugere que os valores a somar estão compreendidos entre as células E4 e E8,
mas na verdade pretendemos apenas somar os valores entre E5 e E8, pois a célula E4
tem o número que representa o ano.
Neste caso basta editarmos o valor sugerido.
Clique com o cursor do
rato sobre a linha com os
valores das células e altere
para E5.
Note que a sintaxe usada
pelo Excel para indicar uma
série de células contínuas é
a separação de dois nomes
de células (primeira e última) por “:” (dois pontos). Assim, para somar todas as células entre E5 e E8, inclusive, a
sintaxe é =SOMA(E5:E8).
Dica: Outra forma de introduzir uma função numa célula consiste em começar a escrever o nome da função e esperar que o Excel sugira de imediato fórmulas começadas por
essa letra – o número de sugestões irá sendo reduzido à medida que introduzimos mais
caracteres.

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Como a função SOMA é a mais usada no Excel, existem atalhos directos que permitem
automatizar ainda mais o processo de realização de somatórios.
1. Comece por seleccionar o friso Fórmulas.

2. Depois seleccione o grupo de células que pretende somar.

3. Agora clique em Soma Automática

4. O valor da soma é apresentado na
célula imediatamente abaixo do grupo
seleccionado.
O mesmo botão Soma Automática
pode ser usado para introduzir, da
mesma forma, outras funções mais
usadas, designadamente Média,
Contar, Máximo e Mínimo.
Dica: Quando estiver mais à vontade com estes procedimentos, poderá digitar os valores directamente
na célula. Este método através do
assistente é sobretudo útil ao procurarmos uma função que não
conhecemos ainda e não a sabemos
usar.
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Funções mais usadas
Além da SOMA, cuja utilização é a mais frequente no Excel, há outras funções muito
usadas e que passamos a descrever sucintamente:

Média

Note que esta função é escrita com acento no “e” (e, tal como todas as outras funções,
pode ser escrita com caracteres maiúsculos ou minúsculos). Esta função faz exactamente o que o seu nome sugere, ou seja, uma média aritmética simples dos valores constantes nas células indicadas como argumento (soma dos valores das células dividido pelo
número de células com valores).

Mediana (Med)
Nem sempre a média é o que realmente pretendemos obter de um conjunto de números. Por vezes, é mais útil saber a mediana (o número do centro de um conjunto numérico). A função mediana tem a sintaxe MED.
Tenha em atenção que esta função poderá não
apresentar qualquer valor no caso em que o
intervalo de valores seja muito pequeno.
Por outro lado se houver um número par de
números no conjunto, a função MED calcula a
média dos dois números do meio.

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Moda
A moda é o valor que ocorre ou que
se repete com ais frequência numa
matriz ou intervalo de dados. A sua
sintaxe no Excel é MODA.
A função MODA mede a tendência
central, que corresponde à localização do centro de um grupo de números numa distribuição estatística. Se o
conjunto de dados não contiver pontos de dados duplicados, MODA
devolve o valor de erro #N/D.
Note que, numa distribuição simétrica de um grupo de números, a
média, mediana e moda têm o mesmo valor. Contudo, numa distribuição assimétrica de um grupo de números, os valores
podem ser diferentes.

Contar, Contar.Val e Contar.Vazio
A função CONTAR é especialmente útil quando se usa
o Excel para criar listas, pois
limita-se a contar o número
de células no intervalo indicado no argumento – mas
apenas células com números.
Se pretende contar células
com
quaisquer
valores
(numéricos ou não), deverá
usar a função CONTAR.VAL;
se pretender contar células
vazias, deverá usar a função
CONTAR.VAZIO.

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Máximo e Mínimo
A função MÁXIMO (com acento no “a”)
devolve o valor mais alto de um grupo de
células seleccionado; a função MÍNIMO
(com acento no primeiro “i”) devolve o
valor mais baixo de um grupo de células
seleccionado.

Correcção de erros
O Excel possui um sistema de correcção de erros que nos avisa quando algo poderá
estar incorrecto.
Neste caso, o programa detectou que um valor de uma célula adjacente ao grupo a
somar ficou de fora (a célula com o número que designa o ano)
A chamada de atenção para um problema potencial é feita com um pequeno triângulo
verde no canto superior esquerdo da célula.
Clique no triângulo para fazer aparecer o diálogo de controlo de erros.
Depois clique no sinal amarelo e verifique qual o erro.
Neste caso não é propriamente um erro, mas sim a advertência para o facto de que a fórmula omite células adjacentes, o que poderá ter sido causado por uma distracção. Mas como vimos anteriormente, não foi, pelo que
podemos escolher a opção Ignorar erro, para que o Excel
não nos volte a chamar a atenção para este facto.

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O EXCEL COMO BASE DE DADOS
O Excel pode ser usado exclusivamente para dados não numéricos. Uma das possíveis
utilizações para esta capacidade é a criação de bases de dados simples, que facilitam a
listagem e ordenação dos dados introduzidos e que podem até ser depois usadas para
criar mailings através da importação de dados do Word.
Neste caso criámos o que poderia ser uma listagem de nomes e endereços para realizar
um mailing mais tarde.

Não é necessária qualquer preparação especial para criar uma listagem deste tipo.
Limitámo-nos a usar uma linha para colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1,
Morada2, Código Postal e Localidade, neste exemplo – mas podem ser quaisquer
outros) e por baixo, os elementos respectivos.

Em seguida escolha o friso Dados.
As funcionalidades possíveis são imensas, mas há pelo menos uma utilidade imediata e
muito fácil de obter – apenas com um clique do rato – que é a ordenação alfabética.

Seleccione o conjunto de células e clique no ícone da ordenação crescente, de A a Z.

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Experimente fazer o mesmo clicando no ícone de Z a A, para inverter a ordenação.
Note como não só
a ordenação dos
nomes foi alterada, como os dados
correspondentes
foram
correctamente alterados
em função do campo NOME. Ou seja, a ordenação dos restantes campos acompanhou a
do primeiro.
Contudo, dependendo do tipo de base de dados a criar, poderá pretender alterar mesmo só um campo, deixando os restantes intocados (o que neste caso iria fazer com que
os nomes deixassem de corresponder às moradas correctas!).
Note como no caso de tentar
alterar a ordenação de apenas
uma coluna, o Excel adverte
para o facto e sugere expandir
a selecção de forma ordenar
todos os dados em função da
primeira coluna.
Se de facto pretender apenas
ordenar os dados da primeira
coluna, escolha Continuar com
a selecção actual.
Caso contrário, pode clicar em
Expandir a selecção para que o
Excel faça automaticamente aquilo que não fez por lapso.
Dica: A ordenação alfabética também funciona no caso de uma das colunas ter números. Neste caso, a ordenação de A a Z significa, em termos numéricos, uma ordenação
crescente; de Z a A significa uma ordenação decrescente.

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GRÁFICOS
Uma das funções mais potentes do Excel desde as suas primeiras versões é a capacidade
de gerar gráficos a partir de valores introduzidos numa folha de cálculo. A versatilidade
do programa é tão grande que o software específico para criação de gráficos – uma
categoria muito popular até ao inicio dos anos 90 do século passado – simplesmente
desapareceu.

Gráficos de Barras
Para criar um gráfico a partir de valores introduzidos numa folha de cálculo, basta seleccionar as células com os valores pretendidos e clicar no ícone referente ao tipo de gráfico pretendido.
Comece por seleccionar o friso Inserir.

Depois, seleccione os valores que
pretende exibir num gráfico e clique no tipo de gráfico escolhido.

Escolha a variação pretendida e
clique na figura que a representa

O gráfico surge de imediato,
dentro da própria folha de cálculo que contém os valores que
lhe deram origem.

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O Excel usou correctamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T…) e aos anos,
colocando os trimestres como séries de dados e dando aos anos colunas separadas,
cada uma com uma cor diferente.
Note que o friso se alterou, mostrando agora ferramentas específicas para a formatação
dos gráficos.

Na área esquemas de gráficos, pode alterar alguns dos elementos do gráfico, de forma a
exibir espaço para um título, por exemplo, ou até uma pequena tabela com os dados
específicos que deram origem ao gráfico.

Aqui seleccionámos um esquema que exibe
um título. Depois é só clicar no título e editálo à vontade.
Outros esquemas permitem, por exemplo, exibir os elementos numéricos que deram
origem ao gráfico e que foram automaticamente retirados da própria folha de cálculo.

Gráficos Circulares
Os gráficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos
visualizar. Por exemplo, se o que temos é apenas uma série de números que contribuem
para um valor total, o gráfico mais adequado é do tipo circular.

O resultado, tal como no gráfico de
barras, é dado na mesma folha de cálculo.
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Como todas os elementos gráficos são
editáveis, pode clicar numa das
“fatias” e afastá-la do centro, de forma
a soltar cada uma delas e tornar o
resultado mais atractivo.

Copiar um gráfico
Uma vez satisfeito com o resultado do seu gráfico, pode movê-lo para uma folha de cálculo separada ou até copiar o resultado para a área de transferência, o que permite usálo em programas de edição de imagem ou no Word, por exemplo.
Para isso, clique no gráfico com
o botão direito do rato e escolha a opção pretendida.
Neste caso vamos copiar o
gráfico como imagem para a
área
de
transferência
(clipboard) do Windows.

Isto permite copiar depois a
imagem para qualquer aplicação que possa importar ficheiros de imagens.
Neste caso, copiámos a imagem
do gráfico para um programa
de edição de imagem

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Mas podemos também transferir o gráfico para a folha de cálculo separada, que pode
ou não estar dentro do mesmo livro que já temos aberto.
Escolha a opção Mover Gráfico
a partir do menu de contexto
que obtém clicando com o
botão direito do rato sobre o
gráfico.

Se escolher Nova Folha, o gráfico ficará numa
folha separada.

Dica: Os gráficos (excepto no caso em que sejam exportados como uma imagem) mantêm a sua ligação aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterar os dados na
folha de Excel e ver o gráfico reflectir de imediato essas alterações.
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IMPRESSÃO
Imprimir uma folha de cálculo é um pouco diferente do que imprimir qualquer outro
tipo de documento, especialmente devido às dimensões que um documento de Excel
pode vir a ter.
Todas as opções de impressão encontram-se localizadas a partir do botão do Office,
designadamente Imprimir, Impressão Rápida e Pré-visualizar.

Imprimir
A opção Imprimir é a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office.
Esta opção faz surgir um
segundo diálogo, cujo aspecto depende do tipo de
impressora que estiver a
usar, e onde pode seleccionar quais as páginas a
imprimir, o número de páginas a imprimir, a ordem de
impressão, a qualidade, etc.

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Impressão rápida
A função de Impressão Rápida
do Excel imprime directamente o
seu documento para a impressora predefinida sem perguntar
mais nada.
Evite usar esta opção, excepto
para documentos simples.

Pré-visualizar
A opção Pré-visualizar é a preferível para um controlo máximo da impressão.
Antes de clicar nesta opção,
tenha a certeza que não deixou
o gráfico seleccionado, se assim
foi, na pré-visualização apenas
irá ver o gráfico e não todos os
outros dados da mesma folha.

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Definir área de impressão
Um comando essencial para imprimir no Excel é o que permite definir qual a área a
imprimir.
Antes de imprimir,
deverá escolher o friso
Esquema de Página.

Note como há um risco tracejado
vertical na sua folha de cálculo.

É este risco que indica a divisão da
página e como é que ela vai ser
impressa. O que significa que esta
folha vai ser impressa em duas
páginas, ficando na segunda nada
mais do que uma parte do gráfico.
Pode verificar isso, pré-visualizando o documento.

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Isto permite-lhe alterar a posição do gráfico mais para a esquerda de forma a caber tudo
na página.
Ou, através do comando Área de Impressão, poderá definir exactamente qual a área
que pretende imprimir e depois alterar a orientação da página.
1. Comece por seleccionar a área a imprimir.
2. Clique no botão Área de Impressão e
seleccione a opção Definir área de
impressão.

3. Clique no botão Orientação e escolha
a opção Horizontal.

4. Verifique novamente antes de imprimir através do comando de pré-visualização.

5. Imprima clicando no botão de
impressão.

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NOTAS

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