Curso de excel 2007

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ
INSTITUTO DE CIÊNCIAS EXATAS E NATURAIS
ESPECIALIZAÇÃO EM ESTATÍSTICAS EDUCACIONAIS

Manual Prático
Microsoft® Excel 2007
Prof. M.Sc. Fábio Hipólito
Julho / 2009

Visite o site: www.fabiohipolito.com.br

Manual Prático Microsoft® Excel 2007 Prof. M.Sc. Fábio Hipólito (www.fabiohipolito.com.br)

ÍNDICE

Visão geral do Microsoft Office Excel 2007 03
Analise as informações para tomas as melhores decisões 03

O Ambiente de trabalho 04
A folha de cálculo 04
O ambiente de trabalho do Excel 05
O que há na faixa de opções? 06
Mais comandos, mas apenas quando você precisa deles 06
Mais opções, se precisar delas 07

O Botão Office 08
Comandos do botão Office 08
Comando Novo 08
Comando Abrir 08
Comando Salvar 08
Comando Salvar Como 08
Comando Imprimir 08
Comando Preparar 09
Comando Enviar 09
Comando Publicar 09
Comando Fechar 09
Barra de ferramentas de acesso rápido 10
Barras de ferramentas flutuantes 10
O Comando Zoom 10
Barra de Status 11

Conceitos básicos 11
Trabalhar com planilhas 11
Colunas, linhas e células 12
Selecionar, cortar, copiar e colar 12
Inserir e apagar linhas e colunas 14

1


Introdução de dados 15
Tipos de dados 15
Numéricos 15
Texto 15
Datas e horas 15
Fórmulas 15
Introdução de dados 16
Introdução de dados num conjunto de células 16
Introdução de séries de dados – dados repetidos 17
Formatação de células – dimensões 17
Formatação de células – cores e bordas 18

Cálculos 19
Fazer contas 19
Fórmulas com operadores básicos 19
Fórmulas com funções 19
Funções mais usadas 20
Média 20
Mediana 20
Moda 21
Contar, Contar.Val e Contar.Vazio 21
Máximo e Mínimo 21
Correção de erros 22

O Excel como base de dados 22

Gráficos 24
Gráficos de barras 24
Gráficos circulares 26
Copiar um gráfico 26

Impressão 27
Imprimir 27
Impressão rápida 27

ANEXOS 28

2


Visão geral do Microsoft Office Excel 2007

O Office Excel 2007 oferece uma série de recursos para analisar, comunicar, compartilhar e
gerenciar informações, a fim de que sejam tomadas decisões mais bem informadas. Com uma
interface nova e orientada a resultados, você tem acesso a ferramentas importantes, quando
necessário. Com os modos de tabela dinâmica, muito mais fáceis de visualizar, o Office Excel 2007
fornece poderosas ferramentas para ajudá-lo a organizar e compreender os dados corporativos.
Você pode diferenciar as tendências principais com um piscar de olhos, aplicando a formatação
condicional, que o ajuda a visualizar o desempenho de seus negócios de forma gráfica. Resuma
suas análises em gráficos de qualidade profissional, usando as galerias intuitivas. Publique as
planilhas no Office SharePoint Server 2007 para compartilhar e gerenciar as informações
importantes com maior confiança e controle.

Analise as informações para tomar as melhores decisões

Organizar e analisar grande quantidade de dados pode ser uma tarefa desafiadora. Nas versões
anteriores do Excel, os limites de capacidade para linhas e colunas dificultavam a análise do grande
volume de dados. Algumas das ferramentas e recursos mais avançados estavam dentro de menus
e sub-menus, forçando os usuários a encontrar, por si mesmos, esses comandos. Criar tabelas e
trabalhar com elas é uma das razões mais básicas pelas quais as pessoas usam o Excel, embora
usar tabelas possa ser um desafio. Além de simplesmente criar ou formatar uma tabela, não havia
maneira de recorrer, de maneira inteligente, aos dados. Finalmente, os modos de Tabela Dinâmica
- uma ferramenta poderosa para redirecionar grande quantidade de dados para responder
diferentes perguntas - eram difíceis de criar, estando fora de alcance para todos, exceto aos
usuários mais avançados.

As melhorias no Office Excel 2007 amenizam esses desafios. O Office Excel 2007 oferece
ferramentas analíticas poderosas para ajudar você a diferenciar os dados mais simples e os mais
complexos. Analisando eficientemente as informações, você adquire idéias e toma decisões muito
melhores.

3


O Ambiente de trabalho
A folha de cálculo

O conceito original da folha de cálculo para computadores pessoais foi popularizado nos anos 80 do
século XX com programas como o Visicalc™ (apresentado originalmente em 1979) e, sobretudo,
pelo Lotus 1-2-3.

Mas devemos ao Excel o fato de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilização que
possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mínimo de conhecimentos
informáticos.

A metáfora da folha de cálculo eletrônica – do Excel ou de qualquer outro programa do mesmo
gênero – é a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial, pois não só
podemos nela introduzir valores como é possível, como veremos mais adiante, fazer automati-
camente cálculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou impraticáveis de realizar.

A quadrícula virtual da folha e cálculo eletrônica consiste numa série de células que são fruto do
cruzamento de linhas horizontais, numeradas de 1 até 1.048.576, e de colunas verticais, com
denominações de A até XFD, num total de 17.179.869.184 células, que podem conter números,
datas, texto e/ou fórmulas e funções. Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um
aumento de 1.500% no número de linhas e de 6.300% no número de colunas.

Além da realização de cálculos, as folhas de Excel podem também ser usadas como bases de dados
simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades.

Um poderoso módulo de geração de gráficos possibilita a apresentação e análise de dados de
forma visual. Os gráficos produzidos pelo Excel podem ser usados na própria folha de cálculo,
exportados para outras aplicações (como o Word) ou até gravados como imagens.

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O ambiente de trabalho do Excel

Um documento no Excel chama-se pasta; cada pasta pode ter uma ou mais planilhas. A predefi-
nição do programa é a de criar automaticamente três planilhas em branco por cada pasta nova.

3 4 1 5

2

7 8
19

6

9

10

17 18 11 14 16

19

12 13 15

1. Barra de título 11. Separador de planilhas
2. Faixa de opções 12. Botão de macros
3. Botão do Office 13. Modo de visualização normal
4. Barra de ferramentas de acesso rápido 14. Modo de esquema de página
5. Botão de acesso à Ajuda 15. Pré-visualização de quebras de páginas
6. Ponto de inserção 16. Cursor de ampliação/redução da página
7. Barra de fórmulas visível
8. Caixa de nome 17. Página anterior
9. Título de linhas (1, 2, 3, ...) e colunas 18. Página seguinte
(A, B, C, ...) 19. Comando de divisão do documento
10. Barra de deslocamento vertical

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O que há na faixa de opções?
Há três componentes básicos para a Faixa de Opções:

1 – Guias: Existem sete guias na parte superior. Cada
uma representa tarefas principais executadas no Excel.

2 – Grupos: Cada guia tem grupos que mostram itens
relacionados reunidos.

3 – Comandos: Um comando é um botão, uma caixa
para inserir informações ou um menu.

Os principais comandos do Excel estão na primeira guia, a guia Início. Os comandos dessa
guia são aqueles que a Microsoft identificou como os mais comumente usados quando as
pessoas realizam tarefas básicas com planilhas.

Por exemplo, os comandos Colar, Recortar e Copiar são organizados primeiramente na guia Início,
no grupo Área de Transferência. Os comandos de formatação de fonte estão próximos, no
grupo Fonte. Comandos para centralizar o texto ou alinhar texto à esquerda ou à direita estão no
grupo Alinhamento e comandos para inserir e excluir células, linhas, colunas e planilhas estão no
grupo Células.

Os grupos reúnem todos os comandos de que você pode precisar para um tipo específico de tarefa
e, durante toda a tarefa, eles permanecem em exibição e disponíveis, em vez de serem ocultados
em menus. Esses comandos vitais ficam visíveis acima do seu espaço de trabalho.

Mais comandos, mas apenas quando você precisa deles

Crie um gráfico clicando em um botão na guia Inserir no
grupo Gráficos. Em seguida, as guias Ferramentas de
Gráfico ficam disponíveis: Design, Layout e Formato.

Os comandos na Faixa de Opções são aqueles utilizados
com mais freqüência. Em vez de mostrar todos os coman-
dos a todo momento, o Excel 2007 mostra alguns comandos quando eles podem ser necessários,
em resposta a uma ação efetuada por você.

Por exemplo, se você não tem um gráfico em sua planilha, os comandos para trabalhar com
gráficos não são necessários.

6


Mas depois de criado um gráfico, as Ferramentas de Gráfico aparecem com três guias:
Design, Layout e Formato. Nessas guias, você encontrará os comandos necessários para
trabalhar com o gráfico. A Faixa de Opções responde à sua ação.

Use a guia Design para alterar o tipo de gráfico ou para mover o local do gráfico; a guia
Layout para alterar títulos de gráficos ou outros elementos gráficos; e a guia Formato para
adicionar cores de preenchimento ou para alterar estilos de linha. Quando concluir o gráfico, clique
fora da área do gráfico. As Ferramentas de Gráfico desaparecem. Para reexibi-las, clique dentro do
gráfico. As guias reaparecem.

Portanto, não se preocupe se não vir todos os comandos necessários em todos os momentos.
Execute as primeiras etapas. Em seguida, os comandos necessários estarão visíveis.

Mais opções, se precisar delas

Clique na seta na parte inferior de um grupo para obter mais opções se precisar delas.
1 – Clique na seta no grupo Fonte.

2 – A caixa de diálogo Formatar Células aparecerá.

Quando vir esta seta no canto inferior direito de um grupo, haverá mais opções disponíveis para
o grupo. Clique na seta e você verá uma caixa de diálogo ou um painel de tarefas.

Por exemplo, na guia Início, no grupo Fonte, você tem todos os comandos usados com mais
freqüência para fazer alterações de fonte: comandos para alterar a fonte, alterar o tamanho da
fonte e aplicar negrito, itálico ou sublinhado.

Se desejar mais opções, como sobrescrito, clique na seta à direita de Fonte e você verá a caixa
de diálogo Formatar Células, que tem sobrescrito e outras opções relacionadas a fontes.

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O Botão Office

Do lado esquerdo do ambiente de trabalho do Excel, está um botão
de forma circular com o símbolo do Office. Nele, se agrupam muitas
funcionalidades que antes sem encontravam no menu Ficheiro do
Word 2003, tais como Abrir, Salvar, Imprimir, etc.

As três primeiras opções (Novo, Abrir e Guardar) e a última (Fechar) são diretas; as restantes, que
têm uma pequena seta (triângulo) à frente, têm sub-opções.

Comandos do botão Office:

Comando Novo: cria uma nova pasta de trabalho no Excel,
seja ela em branco ou baseada em algum modelo pré-
definido.

Comando Abrir: abre uma pasta de trabalho já salva
anteriormente.

Comando Salvar: salva a pasta ativa no momento.

Comando Salvar como: exibe opções adicionais, do lado
direito. Pode clicar diretamente no botão Salvar Como (ou a
tecla F12) para abrir o diálogo standard de gravação.

Comando Imprimir: pode ser usado diretamente ou
pressionando simultaneamente Ctrl+P, o que fará surgir o
diálogo standard de impressão – o formato varia ligeiramente
conforme a sua impressora.

Pode também escolher, do lado direito, uma das opções
relacionadas com a impressão, nomeadamente impressão
rápida (ou seja, direto para a impressora, sem nenhum
diálogo adicional) e pré-visualização da página a imprimir.

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Comando Preparar: reúne funcionalidades rela-
cionadas com as propriedades do documento
(autor, título, etc.) e possibilidades de proteção,
entre outras.

Comando Enviar: destina-se a enviar o seu
documento para outra pessoa através de correio
eletrônico ou fax – neste caso, através de um
serviço de fax da internet.

Comando Publicar: é especialmente útil para
utilizadores empresariais que possuam servidores
ou outras áreas partilhadas onde os seus
documentos possam ser usados por mais do que
uma pessoa.

Comando Fechar: fecha o documento ativo e mantém o Excel aberto.

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Barra de ferramentas de acesso rápido

Ao lado do botão Office e por cima das
guias, existe uma área chamada Barra
de Ferramentas de Acesso Rápido, cuja
predefinição inclui três ícones, mas que
pode ser personalizada com mais
alguns.

Os ícones predefinidos (assinalados com
são três (Salvar, Desfazer e Refazer).

Se clicarmos na pequena seta do lado direito desta barra, temos uma lista de
outros comandos que podemos colocar nesse espaço. Aqui vamos colocar a opção
visualização de impressão, que será visualizada com o ícone de um documento
com uma lupa.

Barras de ferramentas flutuantes

O Excel 2007 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem
no texto sempre que necessitamos realizar determinadas
funções, nomeadamente no âmbito da formatação.

Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre uma palavra numa célula, surgirá imediatamente uma
barra flutuante com comandos básicos de formatação.

O Comando Zoom

O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado,
permite ajustar o documento à janela do Excel. Pode clicar e
arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o
tamanho da página ou pode clicar nos sinais (+) e (–) de cada
um dos lados, de forma a aumentar ou diminuir o tamanho da página em incrementos de 10%.
Isto pode ser útil quando tiver uma folha de cálculo muito grande e necessitar de ter uma visão
geral do seu conteúdo.

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Barra de Status

A barra inferior da moldura da janela do Excel é conhecida como Barra de Status, uma vez que
exibe algumas informações sobre o estado do documento e do programa.

No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Além disso, é agora personalizável,
sendo possível colocar ou retirar informação e/ou funcionalidades.

Para alterar a Barra de Status, clique nela com o botão direito do mouse.

Conceitos básicos

Trabalhar com planilhas

Como já vimos anteriormente, cada arquivo é uma “Pasta” e cada “Pasta” tem várias “Planilhas”.
Estas “Planilhas” são a área de trabalho do Excel propriamente dita.

Na barra inferior da área de trabalho do Excel poderá verificar quais as planilhas que se encontram
na sua pasta. A predefinição é de três planilhas com os nomes Plan1, Plan2 e Plan3.

Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a colocá-las em primeiro plano.
Pode igualmente alterar a ordem da sua exibição, bastando para tal clicar num dos separadores e,
sem largar o botão esquerdo do mouse, arrastá-lo para outra posição.

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Colunas, linhas e células

Como já vimos, a área de trabalho de uma folha de cálculo (do Excel ou qualquer outra) é uma
quadrícula formada pela interseção de linhas com designações numéricas (do lado esquerdo) e de
colunas designadas por letras (no topo da folha).

A interseção de uma coluna com uma linha chama-se célula. As células são
designadas pela conjunção do nome da coluna com o nome da linha.

Numa planilha com milhares de células poderá ser difícil encontrar aquela que
pretende. Para isso o Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar
diretamente a célula para onde pretende ir (seguido de Enter)

Por exemplo, a célula fruto da interseção da coluna B com a linha 4 será
chamada “B4”.

Selecionar, cortar, copiar e colar

No Excel, as funções de seleção, corte, cópia e colagem de dados são bastante mais flexíveis do
que no Word, por exemplo.

Quando pretende copiar um determinado valor que se encontra numa célula, valor esse que foi
obtido de forma automática pelo Excel, através de uma fórmula, precisamos saber o que realmente
queremos copiar: apenas o valor ou a fórmula? E, como as células podem ter comentários
anexados, pretendemos também copiá-los? Ou, melhor ainda, pretendemos copiar uma linha
inteira, essa linha, ao ficar numa outra posição da folha, deve “empurrar” a linha de destino para
cima ou para baixo?

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Apesar de tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opções que nos permitem fazer as melhores
escolhas a cada momento.

A primeira coisa que tem de saber é que a cópia de elementos de
uma folha de cálculo funciona, à partida, como a cópia de quaisquer
outros elementos num documento de texto, por exemplo.

Isto é, tudo o que aprendeu sobre clicar, arrastar o mouse e soltar,
para selecionar uma área num texto, aplica-se igualmente numa folha
de cálculo: clique numa célula e, sem largar o mouse, arraste-o na
horizontal e na vertical, de forma a selecionar a área que pretende.

E o mesmo acontece quando pretendemos selecionar células que não são contínuas – basta, ao
realizarmos as seleções com o mouse, pressionar a tecla Ctrl do teclado.

Neste exemplo, selecionamos apenas as células de B5 até D5 e de B8
até D8. Note como nas réguas de designação das linhas e colunas há
uma mudança de cor para ajudar a visualizar as células selecionadas.

Depois de selecionadas as células pretendidas, podemos copiá-las
para qualquer outra zona da mesma planilha ou até para outra
planilha da mesma pasta ou noutro qualquer.

Pode usar as teclas convencionais para copiar (Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) e colar (Ctrl+V) ou recorrer
ao menu de contexto com o botão direito do mouse.

Este último é preferível no caso de pretender o comando Colar especial…

Ao selecionar um conjunto de células, e depois de escolher a
opção Copiar, surge de imediato um rebordo tracejado em
movimento que indica claramente qual a área a copiar.

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Para inserir os dados copiados, clique com o botão direito do mouse,
na célula de destino e escolha a opção Colar.

Uma vez que as células podem conter mais do que apenas dados
simples, o comando Colar Especial permite-nos escolher exatamente o
que pretendemos colar.

Neste caso, vamos copiar uma célula que contém uma
fórmula. Isto é, o valor que está exibido não foi
colocado manualmente, mas sim através de uma
fórmula (neste caso uma simples soma dos valores
das células imediatamente acima.

Clicando com o botão direito do mouse na célula de destino,
e escolhendo a opção Colar Especial… surge uma caixa de
diálogo que nos permite escolher o que queremos colar.

Inserir e apagar linhas e colunas

Pode ser necessário acrescentar linhas e colunas numa planilha onde já tenhamos introduzido
muitos dados e fórmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introdução de linhas e/ou
colunas suplementares no meio de outras já existentes – algo que não é fácil num papel
quadriculado, mas que é muito simples no Excel.

1. Para introduzir uma linha no meio de valores já
introduzidos, comece por clicar no número da linha, do
lado esquerdo da folha. A nova linha será inserida acima
da linha selecionada. Ou seja, a nova linha vai assumir a
mesma numeração da linha selecionada e todos os
valores descem uma posição

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2. Depois, clique com o botão direito do rato, e escolha a opção
Inserir.

O resultado é uma linha nova que, contudo, não altera os resultados
anteriores, como pode verificar pelos valores totais. Muito embora
estas células de totais tenham fórmulas com referências a determi-
nadas células, e estas tenham
mudado de posição, o Excel
muda as fórmulas automática-
mente, evitando assim uma
alteração dos resultados.

O mesmo processo é válido para as colunas...

Introdução de dados

Tipos de dados

Numa folha de Excel, os dados são introduzidos em cada uma das células. Há quatro tipos de
dados numa folha de Excel:

- Numéricos: valores numéricos exibidos pelas células, que podem ser introduzidos diretamente
pelo utilizador ou gerados automaticamente, através de fórmulas.

- Texto: valores não numéricos ou que, sendo numéricos, são formatados para que o Excel os
trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel não reconheça e trate como dados
numéricos é assumido como texto.

- Datas e horas: dados numéricos ou alfanuméricos (conjugação de algarismos e letras) que são
reconhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a serem
automaticamente atualizados de acordo com a data real.

- Fórmulas: as fórmulas são o aspecto mais importante do Excel, pois é através delas que
realizamos cálculos.

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Introdução de dados

Introduzir dados numa célula é simples: selecione a célula pré-
tendida com o mouse ou teclado e tecle os valores pretendidos.

Os valores introduzidos na célula surgem também na Barra de fórmulas e vice-versa, o que
permite introduzir os valores a partir de qualquer destes pontos.

Uma vez introduzido o valor pretendido, basta mudar o cursor para outro local, clicando noutra
célula ou “saltar” de célula usando as teclas direcionais do seu teclado.

Introdução de dados num conjunto de células

Pode também repetir a introdução de dados num conjunto mais alargado de células, sem ter de
repetir célula a célula. Para isso basta selecionar as células pretendidas, introduzir o valor numa
delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter.

Comece por selecionar as células com o mouse tendo em atenção
que a célula onde o valor irá ser introduzido é a que fica no canto
superior esquerdo da seleção.

Sem clicar em mais lado nenhum (casos contrário a seleção
deixa de estar ativa) introduza os valores numéricos
pretendidos.

Uma vez introduzidos os valores, carregue simultânea-
mente nas teclas Ctrl+Enter.

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Introdução de séries de dados – dados repetidos

Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma célula contígua à célula de partida –
isto é, células que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos lados da célula
selecionada

O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introdução dos dados.

Introduza o valor pretendido numa célula à sua escolha.

Posicione o cursor no canto inferior direito da
célula, de modo a que o cursor se transforme
numa cruz.

Arraste o cursor para os lados, para ci-
ma ou para baixo de forma preencher
as células com o mesmo valor.

Note como surge um filete cinzento em
torno das células afetadas pela sua
seleção ou mesmo tempo que uma
pequena caixa indica qual o valor que
vai ser introduzido.

Formatação de células – dimensões

Uma vez introduzidos novos valores nas células, estes poderão não caber no espaço predefinido.
Nas versões do Excel anteriores à de 2007, e quando se tratava de um valor numérico, o fato era
indicado através da exibição de sinais de cardinal “#”.

No Excel 2007 isto só acontece quando forçamos uma
formatação muito estreita de uma coluna, afetando
assim a célula correspondente.

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Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simplesmente com o
mouse.

(1) Posicione o mouse entre colunas até surgir o símbolo ;
(2) Clique e arraste até a largura pretendida;
(3) Largue o botão do mouse

O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na base da
linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha.

Formatação de células – Cores e Bordas

Para dar ênfase a determinados valores numa folha de cálculo, poderá ser interessante formatar
células ou conjuntos de células.

A forma mais simples de realizar isto é recorrer ao
grupo de comandos Fonte da Guia Início.

A atribuição de formatos é sempre feita após a seleção de
células ou de grupo de células a formatar.

Pode fazer várias formatações básicas de forma rápida
apenas com o mouse.

Pode atribuir bordas a grupos de células…

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Cálculos

Fazer contas

Depois de introduzidos os valores necessários na folha de cálculo, podemos realizar todo o tipo de
cálculos através de operadores aritméticos (soma, subtração, multiplicação, divisão…) e,
sobretudo, de fórmulas.

Fórmulas com operadores básicos

Para indicarmos que determinada célula vai servir para realizar um cálculo, devemos sempre por
começar por introduzir o sinal de igual “=”.

No caso de pretendermos apenas realizar cálculos simples, com poucas células, é possível realizar
operações básicas indicando simplesmente o nome das células e a operação a realizar.

Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, está efetivamente a
somar os valores das células E5 e E6; quando alterar os
valores nalgumas destas células, o resultado altera-se
automaticamente.

Pode introduzir o nome das células pretendido manual-
mente, através do teclado, ou clicando nelas com o rato.

Note como o Excel indica através de cores diferentes, quais as células selecionadas (aqui apenas
duas, a titulo de exemplo, apesar de ser lógico somar todas – mas já lá iremos).

Fórmulas com funções

Além dos operadores aritméticos simples, o Excel suporta fórmulas mais avançadas através de
funções. O Excel possui centenas de funções, mas iremos apenas usar uma como exemplo, a
função SOMA (se está habituado a usar o Excel em inglês, lembre-se que todos os nomes das
funções foram também trocados para português – por exemplo, a função SUM passa a SOMA em
português).

A função SOMA permite somar o conteúdo de duas ou mais células e é especialmente útil para
séries de células.

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Usa-se da seguinte forma: =SOMA()

em que podemos colocar entre os parênteses células
ou séries de células.

Funções mais usadas

Além da SOMA, cuja utilização é a mais freqüente no Excel, há outras funções muito usadas e que
passamos a descrever sucintamente:

Média

Note que esta função é escrita com acento no “e” (e, tal como todas as outras funções, pode ser
escrita com caracteres maiúsculos ou minúsculos). Esta função faz exatamente o que o seu nome
sugere, ou seja, uma média aritmética simples dos valores constantes nas células indicadas como
argumento (soma dos valores das células dividido pelo número de células com valores).

Mediana

Nem sempre a média é o que realmente pretendemos
obter de um conjunto de números. Por vezes, é mais útil
saber a mediana (o número do centro de um conjunto
numérico). A função mediana tem a sintaxe MED.

Tenha em atenção que esta função poderá não
apresentar qualquer valor no caso em que o intervalo de
valores seja muito pequeno.

Por outro lado se houver um número par de números no conjunto, a função MED calcula a média
dos dois números do meio.

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Moda

A moda é o valor que ocorre ou que se repete
com mais freqüência numa matriz ou intervalo de
dados. A sua sintaxe no Excel é MODA.

A função MODA mede a tendência central, que
corresponde à localização do centro de um grupo
de números numa distribuição estatística. Se o
conjunto de dados não contiver pontos de dados
duplicados, MODA devolve o valor de erro #N/D.

Note que, numa distribuição simétrica de um grupo de números, a média, mediana e moda têm o
mesmo valor. Contudo, numa distribuição assimétrica de um grupo de números, os valores podem
ser diferentes.

Contar, Contar.Val e Contar.Vazio

A função CONTAR é especialmente útil quando se
usa o Excel para criar listas, pois limita-se a contar
o número de células no intervalo indicado no
argumento – mas apenas células com números.

Se pretende contar células com quaisquer valores
(numéricos ou não), deverá usar a função
CONTAR.VAL; se pretender contar células vazias,
deverá usar a função CONTAR.VAZIO.

Máximo e Mínimo

A função MÁXIMO (com acento no “a”) devolve o
valor mais alto de um grupo de células selecionado;
a função MÍNIMO (com acento no primeiro “i”)
devolve o valor mais baixo de um grupo de
células selecionado.

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Correção de erros

O Excel possui um sistema de correção de erros que nos avisa quando algo poderá estar incorreto.

Neste caso, o programa detectou que um valor de uma célula adjacente ao grupo a somar ficou de
fora (a célula com o número que designa o ano)

A chamada de atenção para um problema potencial é feita com um pequeno triângulo verde no
canto superior esquerdo da célula.

Clique no triângulo para fazer aparecer o diálogo de
controle de erros.

Depois clique no sinal amarelo e verifique qual o erro. Neste
caso não é propriamente um erro, mas sim a advertência
para o fato de que a fórmula omite células adjacentes, o
que poderá ter sido causado por uma distração. Mas como
vimos anteriormente, não foi, pelo que podemos escolher a opção Ignorar erro, para que o Excel
não nos volte a chamar a atenção para este fato.

O Excel como base de dados

O Excel pode ser usado exclusivamente para dados não numéricos. Uma das possíveis utilizações
para esta capacidade é a criação de bases de dados simples, que facilitam a listagem e ordenação
dos dados introduzidos e que podem até ser depois usadas através da importação de dados do
Word.

Neste caso, criamos o que poderia ser uma listagem de nomes e endereços.

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Não é necessária qualquer preparação especial para criar uma listagem deste tipo. Limitamo-nos a
usar uma linha para colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1, Morada2, Código Postal e
Localidade, neste exemplo – mas podem ser quaisquer outros) e por baixo, os elementos
respectivos.

Em seguida escolha a guia Dados.

As funcionalidades possíveis são imensas, mas há pelo menos uma utilidade imediata e muito fácil
de obter – apenas com um clique do mouse – que é a ordenação alfabética.

Selecione o conjunto de células e clique no ícone da ordenação crescente, de A a Z.

Note como não só a ordenação dos nomes foi alterada, como os dados correspondentes foram
corretamente alterados em função do campo NOME. Ou seja, a ordenação dos restantes campos
acompanhou a do primeiro.

Contudo, dependendo do tipo de base de dados a criar, poderá pretender alterar mesmo só um
campo, deixando os restantes intocados (o que neste caso iria fazer com que os nomes deixassem
de corresponder às moradas corretas!).

23


Observação: note como no caso de tentar alterar
a ordenação de apenas uma coluna, o Excel
adverte para o fato e sugere expandir a seleção
de forma ordenar todos os dados em função da
primeira coluna.

Se de fato pretender apenas ordenar os dados da
primeira coluna, escolha Continuar com a seleção
atual. Caso contrário, pode clicar em Expandir a
seleção para que o Excel faça automaticamente
aquilo que não fez por lapso.

Gráficos

Uma das funções mais potentes do Excel desde as suas primeiras versões é a capacidade de gerar
gráficos a partir de valores introduzidos numa folha de cálculo. A versatilidade do programa é tão
grande que o software específico para criação de gráficos – uma categoria muito popular até ao
inicio dos anos 90 do século passado – simplesmente desapareceu.

Gráficos de barras

Para criar um gráfico a partir de valores introduzidos numa folha de cálculo, basta selecionar as
células com os valores pretendidos e clicar no ícone referente ao tipo de gráfico pretendido.

Comece por selecionar a guia Inserir.

Depois, selecione os valores que pretende exibir num gráfico e clique no tipo de gráfico escolhido.

Escolha a variação pretendida e clique na figura que a representa

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O gráfico surge de imediato, dentro da própria folha de cálculo que contém os valores que lhe

deram origem.

O Excel usou corretamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T…) e aos anos, colocando os

trimestres como séries de dados e dando aos anos colunas separadas, cada uma com uma

cor diferente.

25


Note que a guia se alterou, mostrando agora ferramentas específicas para formatação dos gráficos.

Na área esquemas de gráficos, pode alterar alguns dos elementos do gráfico, de forma a exibir
espaço para um título, por exemplo, ou até uma pequena tabela com os dados específicos que
deram origem ao gráfico.

Gráficos circulares

Os gráficos devem ser escolhidos de acor-
do com o tipo de valores que pretendemos
visualizar. Por exemplo, se o que temos é
apenas uma série de números que
contribuem para um valor total, o gráfico
mais adequado é do tipo circular.

O resultado, tal como no gráfico de barras, é dado na mesma folha de cálculo.

Como todos os elementos gráficos são editáveis, pode clicar numa das “fatias” e afastá-la do
centro, de forma a soltar cada uma delas e tornar o resultado mais atrativo.

Copiar um gráfico

Uma vez satisfeito com o resultado do seu gráfico, pode
movê-lo para uma folha de cálculo separada ou até
copiar o resultado para a área de transferência, o que
permite usá-lo em programas de edição de imagem ou
no Word, por exemplo.

Para isso, clique no gráfico com o botão direito do
mouse e escolha a opção pretendida.

Neste caso vamos copiar o gráfico como imagem para a área de transferência (clipboard) do
Windows. Isto permite copiar depois a imagem para qualquer aplicação que possa importar
ficheiros de imagens.

26


Impressão

Imprimir uma folha de cálculo é um pouco diferente do que imprimir qualquer outro tipo de
documento, especialmente devido às dimensões que um documento de Excel pode vir a ter.

Todas as opções de impressão encontram-se localizadas a partir do botão do Office, designada-
mente Imprimir, Impressão Rápida e Pré-visualizar.

Imprimir

A opção Imprimir é a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office.

Esta opção faz surgir um segundo diálogo,
cujo aspecto depende do tipo de impressora
que estiver a usar, e onde pode selecionar
quais as páginas a imprimir, o número de
páginas a imprimir, a ordem de impressão, a
qualidade, etc.

Impressão rápida

A função de Impressão Rápida do Excel imprime
diretamente o seu documento para a impressora
predefinida sem perguntar mais nada.

Evite usar esta opção, exceto para documentos
simples.

27


ANEXOS

Utilizar referências de célula
Referências de célula Consulte os valores em
A10 a célula na coluna A e na linha 10
A10,A20 célula A10 e célula A20
A10:A20 o intervalo de células na coluna A e entre as linhas 10 e 20
B15:E15 o intervalo de células na linha 15 e entre as colunas B e E
A10:E20 o intervalo de células entre as colunas A e E e entre as linhas 10 e 20

Referências de célula podem indicar células específicas ou intervalos de célula em colunas e linhas.

As referências de célula identificam células individuais de uma planilha. Elas informam ao Excel
onde procurar valores a serem usados em uma fórmula.

O Excel utiliza um estilo de referência chamado A1, no qual as letras referem-se a colunas e os
números referem-se a linhas. As letras e os números são chamados de títulos de linha e de coluna.
A tabela mostra como referenciar células utilizando a letra da coluna seguida do número da linha.

Tipos de referências

1 - As referências relativas são alteradas quando são copiadas.
2 - As referências absolutas permanecem iguais quando são copiadas.

Agora que você aprendeu mais a respeito do uso de referências de célula, é hora de conhecer
outros tipos de referências:

Relativa: Cada referência de célula relativa em uma fórmula é automaticamente alterada quando
essa fórmula é copiada verticalmente em uma coluna ou transversalmente em uma linha. Isso
explica por que, na primeira lição, foi possível copiar a fórmula do mês de janeiro para somar as
despesas do mês de fevereiro. Como mostra o exemplo nesta lição, quando a fórmula =C4*$D$9 é
copiada de uma linha na outra, as referências de célula relativas são alteradas de C4 para C5 e
para C6.

28


Absoluta: Uma referência de célula absoluta é fixa. As referências absolutas não são alteradas
quando é copiada uma fórmula de uma célula na outra. As referências absolutas apresentam
cifrões ($) como este: $D$9. Como mostra a imagem, quando a fórmula =C4*$D$9 é copiada de
uma linha para a outra, a referência de célula absoluta permanece como $D$9.

Mista: Uma referência de célula mista tem uma coluna absoluta e uma linha relativa ou uma linha
absoluta e uma coluna relativa. Por exemplo, $A1 é uma referência absoluta à coluna A e uma
referência relativa para a linha 1. Quando uma referência mista é copiada de uma célula em outra,
a referência absoluta permanece a mesma, mas a referência relativa é alterada.

A seguir, conheça os possíveis usos de uma referência absoluta.

Utilizando uma referência de célula absoluta

1 - As referências de célula relativas mudam de uma linha para a outra.
2 - A referência de célula absoluta sempre faz referência à célula D9.
3 - A célula D9 contém o valor para o desconto de 7%.

Utilize referências absolutas para fazer referência a células que não devem ser alteradas quando a
fórmula for copiada. Como as referências são relativas por padrão, é necessário digitar cifrões,
como mostra o item número 2 no exemplo, para alterar o tipo de referência para absoluta.

Imagine que você receba um pacote de cupons de desconto para entretenimento oferecendo um
desconto de 7% nas locações de vídeos, filmes e CDs. Você quer saber quanto conseguiria
economizar mensalmente com os cupons. Basta usar uma fórmula para multiplicar essas despesas
do mês de fevereiro por 7%.

29


Poderia ser digitada a taxa de desconto de 0,07 na célula vazia D9 e na célula D4 uma fórmula
começando com =C4*. Em seguida, poderia ser digitado um cifrão ($) e a letra D para criar uma
referência absoluta para a coluna D e $9 para criar uma referência absoluta à linha 9. A fórmula
resultante multiplicará o valor da célula C4 pelo valor da célula D9.

Em seguida, pode ser copiada a fórmula da célula D4 na célula D5 utilizando a alça de

preenchimento . Quando a fórmula for copiada, a referência de célula relativa será alterada
de C4 para C5, mas a referência absoluta para o desconto em D9 não será alterada, permanecendo
como $D$9 em todas as linhas nas quais for copiada.

Imprimir fórmulas

Fórmulas exibidas na planilha.

É possível imprimir fórmulas e colocá-las no seu quadro de avisos para lembrar-se de como foram
criadas.

Para imprimir fórmulas, é necessário exibi-las na planilha. Isso é feito clicando na guiaFórmulas e,

no grupo Auditoria de Fórmulas, clicando em Exibir Fórmulas . Veja como isso é feito na sessão
de prática, ao final desta lição. As etapas práticas exigem o Excel 2007.

Em seguida, clique no Botão do Microsoft Office , na região superior esquerda, e depois clique
em Imprimir.

30


Dicas

 Para ocultar as fórmulas na planilha, repita a mesma etapa utilizada para exibí-las.

 Também é possível pressionar CTRL+` (a tecla ` fica ao lado da tecla 1 na maioria dos
teclados) para exibir e ocultar fórmulas.

 A exibição de fórmulas pode ajudar a detectar erros.

Conhecendo a Guia INÍCIO do Excel e suas funções

- Grupo Área de transferência

Função Sub-função Tecla de Descrição
Atalho
Colar Colar Ctrl + V Cola o conteúdo da área de transferência
Fórmula Cola a fórmula de uma célula do Excel
Colar Valores Cola apenas o conteúdo de uma célula do
Excel, ignorando fórmulas e formatações
Sem bordas Cola o conteúdo sem bordas, se houver
Transpor O conteúdo que estava na linha passa a
ficar em coluna e vice-versa
Colar vínculo O conteúdo colado na célula destino é
alterado a cada mudança em que a célula
origem sofrer
Colar Especial Exibe todas as opções para a função colar
existente no Excel, podendo-se utilizar de
mais de uma combinação de colagem
Recortar Ctrl + X Recorta a seleção do documento,
colocando-a na área de transferência
Copiar Ctrl + C
Formatar Ctrl + Shift + C Copia a formatação de um local e aplica-se
pincel a outro local. OBS: aceita clique duplo

- Grupo Fonte

31


Função Ícone Tecla de Atalho Descrição
Fonte Altera o tipo da fonte
Tamanho da fonte Altera o tamanho da fonte
Aumentar fonte Ctrl + ] Aumenta o tamanho da fonte
Reduzir fonte Ctrl + [ Diminui o tamanho da fonte
Negrito Ctrl + 2 ou Ctrl + N Aplica negrito ao texto selecionado
Itálico Ctrl + 3 ou Ctrl + I Aplica itálico ao texto selecionado
Sublinhado Ctrl + 4 ou Ctrl + S Aplica sublinhado ao texto selecionado
Bordas Desenha e aplica os mais diversos
tipos de bordas
Cor de Colori o plano de fundo das células
preenchimento selecionadas
Cor da fonte Altera a cor do texto

- Grupo Alinhamento

Função Ícone Tecla de Descrição
Atalho
Alinhar em cima Ctrl + a Alinha o texto a parte superior da célula
Alinhar no meio Alinha o texto de modo que fique entre a parte
superior e inferior da célula
Alinhar embaixo Alinha o texto a parte inferior da célula
Quebrar texto Torna o conteúdo visível em uma única célula,
automaticamente utilizando-se de várias linhas, se necessário
Mesclar e centralizar Une as células selecionadas, colocando o
conteúdo das mesmas em uma única célula
Alinhar texto à Alinha o texto à esquerda
esquerda
Centralizar Centraliza o texto
Alinhar texto à direita Alinha o texto à direita
Diminuir recuo Ctrl + Alt + Diminui a margem entre a borda e o texto da
Shift + Tab célula
Aumentar recuo Ctrl + Alt + Aumenta a margem entre a borda e o texto da
Tab célula

- Grupo Número

32


Função Ícone Tecla de Descrição
Atalho
Formato de Escolhe como os valores de uma célula serão
número exibidos: como percentual, moeda, data,
etc...
Formato de Escolhe um formato alternativo de unidade
número de monetária para a célula selecionada
contabilização
Estilo de Ctrl + Shift Exibe o valor da célula como percentual
porcentagem +%
Separador de Exibe o valor da célula com separador de
milhares milhar e no formato contábil
Aumentar casas Mostra valores mais precisos, exibindo mais
decimais casas decimais
Diminuir casas Mostra valores menos precisos, exibindo
decimais menos casas decimais

- Grupo Estilo

Função Descrição
(ícone)
Realça as células de seu interesse, enfatiza valores incomuns e visualizar os dados
usando barras de dados, escalas de cor e conjuntos de ícones baseados em critérios
específicos.

Formata rapidamente um intervalo de células e converte em tabela, escolhendo um
estilo predefinido

Formata rapidamente uma célula, escolhendo um dos estilos predefinido

- Grupo Células

(ícone)
Inserir células Insere células, linhas ou colunas nas planilha ou tabela, ou insere planilha na pasta de trabalho

Excluir células Exclui linhas ou coluna da tabela ou planilha

Formatar Altera a altura da linha ou a largura da coluna, organiza planilha ou protege/oculta célula

33


- Grupo Edição

(ícone)
Realiza a soma automática dos valores numéricos das linhas ou colunas, imediatamente anterior
à célula (tecla de atalho: Ctrl + =).
Obs: podem ser utilizadas outras funções também como média, contagem, etc...
Continua um padrão em uma ou mais células adjacentes
Exclui todos os elementos da célula ou remove seletivamente a formatação, o conteúdo ou os
comentários
Organiza os dados para que sejam mais facilmente analisados

Localiza e seleciona um texto para ser específico, uma formatação ou um tipo de informação na
pasta de trabalho, podendo também substituir as informações por um novo texto ou formatação

Conhecendo a Guia INSERIR do Excel e suas funções

- Grupo Tabelas

(ícone)
Resumem uma grande quantidade de dados em tabelas dinâmicas que podem ser facilmente
manipuladas a fim de se obter o resultado desejado.
Personaliza e cria tabelas para serem utilizadas em apresentações de modo claro e intuitivo,
resumindo dados.

- Grupo Ilustrações

34


(ícone)
Insere uma imagem de um arquivo

Insere clip-art no documento, incluindo desenhos, filmes, sons ou fotos de catálogos para
ilustrar um conceito específico

Insere formas prontas como retângulos e círculos, setas, símbolos, linhas de fluxogramas

Insere diagramas de processo até gráficos mais complexos como diagrama de venn e
organograma

- Grupo Gráficos

(ícone)
Desenha barras para comparar valores no decorrer de um período de tempo – as vendas nos
últimos três anos, por exemplo
Exibe dados não cumulativos para demonstrar sua evolução no tempo. Exemplo: as vendas de
um setor nos quatro trimestres de um ano
É indicado para a análise de porcentagens de um número total, como a participação de cada
linha de produto no faturamento total
Tem a mesma função do gráfico de colunas, só que dispõe os dados na posição horizontal em
vez da vertical
Salienta a tendência de valores ao preencher a porção do gráfico abaixo das linhas que
conectam os vários pontos
É muito usado em estatísticas e trabalhos científicos para mostrar a relação entre duas variáveis
quantitativas
É ideal para ilustrar a flutuação de ações, mas pode exibir outros tipos de variações, como a
temperatura ao longo de um período
Ação
Deve ser usado quando o objetivo é encontrar as melhores combinações entre dois conjuntos de
dados numéricos
Superfície
Como nos gráficos de pizza, exibe a relação das partes com o todo. A diferença é que pode
conter mais de uma série de dados
Rosca
Comparam três conjuntos de dados, e esses dados são exibidos na forma de bolha. O terceiro
valor determina o tamanho da bolha
Bolhas
Compara os valores coletados de diversas séries de dados. As linhas conectam os valores das
mesmas séries
Radar

35


- Grupo

- Grupo Texto

(ícone)
Insere caixas de textos que podem ser colocadas em qualquer lugar da página

Edita o cabeçalho e o rodapé do documento que serão exibidos na parte superior ou inferior de
cada página impressa
Insere um texto decorativo no documento

Insere uma linha de assinatura que especifique a pessoa que deve assinar

Insere um objeto incorporado

Insere caracteres que não constam do teclado, como símbolos de copyright, símbolos de marca
registrada, marcas de parágrafo e caracteres Unicode

Conhecendo a Guia Layout da Página do Excel e suas funções

- Grupo Temas

Altera o designer geral do documento inteiro, incluindo cores, fontes e efeitos

- Grupo Configurar Página

36


(ícone)
Seleciona os tamanhos de margem do documento inteiro ou da seção atual

Alterna as páginas entre os layouts retrato ou paisagem

Escolhe um tamanho de papel para a seção atual

Marca uma área específica da planilha para impressão

Especifica onde uma página iniciará na cópia impressa

Escolhe uma imagem a ser exibida como plano de fundo da planilha

Especifica linhas e colunas a se repetir em cada página impressa

- Grupo Dimensionar para Ajustar

Realiza o dimensionamento manual para impressão do documento desejado

- Grupo Opções de Planilha

Opções relacionadas às linhas de grade e título das células em razão de impressão ou visualização

- Grupo Organizar

(ícone)
Traz o objeto selecionado para frente de todos os outros objetos, a fim de que nenhuma parte
dele seja ocultada por outro objeto
Traz o objeto selecionado para traz de todos os outros objetos

37


Mostra o painel de seleção para ajudar a selecionar objetos individuais e para alterar a ordem e
a visibilidade desses objetos
Alinha a borda de vários objetos selecionados

Agrupa objetos de modo que sejam tratados apenas como um único objeto

Gira ou inverte um objeto selecionado

Conhecendo a Guia Fórmulas do Excel e suas funções

- Grupo Biblioteca de funções

Grupo destinado a trabalhar com diversas modalidades de funções a serem trabalhadas na planilha

- Grupo Nomes Definidos

(ícone)
Cria, edita, exclui e localiza todos os nomes usados na pasta de trabalho. Os nomes podem
ser usados nas fórmulas como substitutos das referências de célula (Atalho: Ctrl + F3)

Atribui nomes às células para que seja possível referenciá-las nas fórmulas
Escolhe um nome usado nesta pasta de trabalho e insere na fórmula atual
Gera automaticamente o nome das células selecionadas

- Grupo Auditoria de Fórmulas

(ícone)
Mostram setas que indicam quais células afetam o valor da célula selecionada no momento
Mostra as setas que indicam quais células são afetadas pelo valor da célula selecionada no
momento
Remove as setas de rastrear precedentes e rastrear dependentes
Exibe a fórmula em cada célula, em vez do valor resultante

38


Procura erros comuns que ocorrem nas fórmulas
Inicia a caixa de diálogo avaliar fórmula para depurar uma fórmula, avaliando cada parte da
fórmula individualmente
Monitora os valores de determinada célula, a medida que são feitas alterações na planilha

- Grupo Cálculo

Especifica detalhes como quando as fórmulas serão calculadas

Conhecendo a Guia Dados da Página do Excel e suas funções

- Grupo Obter Dados Externos

Grupo destinado ao trabalho de obter dados externos de programas como Access, internet, arquivo
de texto ou outros softwares de dados (exemplo. My SQL)

- Grupo Conexões

Trabalha diretamente com a fonte de dados externa interligada a planilha do Excel

- Grupo Classificar e Filtrar

(ícone)
Inicia a caixa de diálogo classificar para classificar os dados com base em vários critérios ao
mesmo tempo

Realiza operações de filtragem com base nas células selecionadas

39


- Grupo Ferramentas de Dados

(ícone)
Separa o conteúdo de uma coluna do Excel em colunas separadas

Exclui as linhas duplicadas de uma planilha

Impede que dados inválidos sejam digitados em uma célula

Combina valores de vários intervalos em um novo intervalo

Testa diversos valores para as fórmulas na planilha.
O gerenciador de cenários permite criar e salvar diferentes grupos de valores, ou cenários, e
alternar entre eles.
O recurso atingir meta localizará a entrada correta quando você souber o resultado desejado
As tabelas de dados permitem ver os resultados de várias entradas possíveis diferentes ao
mesmo tempo

- Grupo Estrutura de Tópicos

(ícone)
Vincula um intervalo de células para que elas possam ser recolhidas ou expandidas

Desagrupa um intervalo de células agrupadas

Totaliza várias linhas de dados relacionados inserindo automaticamente os subtotais e
os totais das células selecionadas

BIBLIOGRAFIAS UTILIZADAS

JESUS, Pedro Filipe C. Manual Prático Microsoft® Excel 2007. Abril, 2008.

Página de treinamento do Microsoft Office 2007, em http://office.microsoft.com/pt-br/training/
HA102255331046.aspx

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