CMS e DMS: sistemi di content e di document management a confronto

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CMS e DMS: sistemi di content e di
document management a confronto
Report sul libro in tedesco di K. Götzer, B. Maier, R. Schmale, K. Rehbock, T. Komke,
“Dokumenten-Management. Informationen im Unternehmen effizient nutzen“
(„Gestione documentale. Sfruttare in modo efficiente le informazioni all’interno
dell’azienda), dpunkt.verlag, Heidelberg, 2014
Partendo dall’interessante libro in tedesco di Götzer, Maier, Schmale, Rehbock e Komke iniziamo un viaggio
alla scoperta dei software integrabili con i sistemi di gestione dei contenuti (CMS - Content Management
System), esaminando anzitutto finalità e caratteristiche dei sistemi di gestione documentale (DMS -
Document Management System).
Sistemi di content management (CMS) e di document management (DMS)
I DMS fanno parte del più ampio ecosistema di software di Enterprise Content Management (ECM), che
comprende, fra gli altri, piattaforme di collaborazione, sistemi di workflow management, sistemi di
digitalizzazione di documenti analogici, CMS e CMS web, sistemi di archiviazione, ecc.
CMS e DMS sono entrambi strumenti funzionali al knowledge management, poiché permettono di
collaborare e condividere, di gestire, cercare, visualizzare e aggregare contenuti e documenti, sfruttando il
patrimonio informativo aziendale per generare nuova conoscenza.
La differenza di fondo fra CMS e DMS sta nel fatto che i sistemi di content management gestiscono
contenuti atomici con l’obiettivo di generare documenti in base a determinate regole e condizioni, mentre i
sistemi di document management sono focalizzati sul documento in quanto tale, sebbene alcuni
comprendano anche funzioni per configurare i documenti in base al prodotto o al destinatario cui si
riferiscono.
Il CMS, in quanto gestore di contenuti e generatori di documenti, può essere considerato come una delle
fonti del DMS aziendale, al pari - per esempio - del sistema ERP (Enterprise Resource Planning), della posta
elettronica e delle applicazioni di produttività individuale.
Per ottimizzare l’alimentazione del DMS, sarebbe utile se CMS integrasse un sistema di notifica, che avvisa
l’utente della necessità di rigenerare un documento a fronte della presenza di contenuti aggiornati.
Questo naturalmente solo nel caso di documenti che vanno mantenuti costantemente aggiornati (quindi,
per esempio, non nel caso di un manuale già consegnato al cliente, che va “congelato” all’interno del CMS
in modo tale che non subisca modifiche, che vanno invece riportate sulle successive revisioni del manuale).
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Specificità dei sistemi di document management
Flusso di lavoro di un DMS
I sistemi di gestione documentale supportano generalmente il seguente workflow:
• Acquisizione di documenti analogici e di documenti digitali provenienti da altri software presenti in
azienda, per esempio ERP, CMS, posta elettronica, ecc.
• La digitalizzazione di documenti analogici è supportata da funzioni di riconoscimento OCR (optical
character recognition), ICR (intelligent character recognition), HCR (handprint character
recognition), OMR (optical markup recognition), anche dotate di sistemi di correzione automatica
basati su applicazioni di natural language processing (NLP)
• Nominazione dei documenti
• Firma digitale per comprovare autenticità e integrità del documento, fondamentale in particolare per
documenti con valore legale
• Classificazione multidimensionale del documento e gestione delle correlazioni fra i documenti. Si tratta
di attività che l’utente deve svolgere manualmente o che il sistema effettua in automatico basandosi su
applicazioni di natural language processing
• Attribuzione di metadati. Anche in questo caso, oltre all’opzione manuale, i DMS offrono quella
automatica, tramite sistemi di natural language processing basati su regole oppure apprenditivi. Per
migliorare l’interoperabilità fra DMS e altri software è opportuno standardizzare i metadati in base a
vocabolari come Schema.org (focalizzato sull’e-commerce) oppure l’Ontology For Media Resources di
W3C (che regolamenta metadati e loro relazioni)
• La standardizzazione dei metadati risulta vantaggiosa anche in ambito CMS
• Ricerca basata su metadati o full-text, fondamentale soprattutto per ritrovare documenti “portatori di
informazioni”. Motori di ricerca evoluti includono sinonimi (presenti all’interno di thesauri), concetti
affini dal punto di vista logico, nonché funzioni di text mining basate su applicazioni di natural language
processing NLP (per esempio: ricerca a partire da domande formulate in linguaggio naturale, clustering
automatico di testi, creazione automatica di abstract, classificazione automatica, ecc.)
• Anche in ambito CMS è vantaggiosa l’evoluzione del motore di ricerca in direzione del supporto di
sinonimi, di concetti affini dal punto di vista logico, nonché di domande formulate in linguaggio
naturale. Nell’ambito del natural language processing si inseriscono anche funzioni di authoring
memory che, in ambito CMS, facilitano il reperimento e il riuso di contenuti da parte dei tecnical
writer
• Gestione dello stato del documento, dei passaggi di stato e delle relative regole
• Gestione delle versioni del documento
• Archiviazione sicura dei documenti
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• Protezione dei documenti da manipolazioni, usi e cancellazioni non autorizzati, fondamentale in
particolare per documenti con valore legale
• Gestione di ruoli e permessi, eventualmente integrata con sistemo sovraordinati come Microsoft
Active Directory
• Distribuzione automatica dei documenti secondo processi e workflow aziendali, e con il supporto di
sistemi di notifica
• Gestione del ciclo di vita del documento e pianificazione della sua distruzione
• Statistiche di accesso ai documenti.
Come emerge dalla breve descrizione del flusso di lavoro, i DMS - come i CMS - vanno integrati
profondamente con i processi e con gli altri software che compongono l’ecosistema informativo aziendale.
Per quanto riguarda gli aspetti organizzativi, le regole relative ai documenti e ai processi vanno ridefinite
per sfruttare le potenzialità di un sistema che consente accessi indipendenti da tempi e luoghi, accessi
rapidi e concomitanti, nonché operazioni in parallelo sui documenti. Le regole definiscono, per esempio,
per ogni tipologia di documenti: chi crea un documento nuovo? Chi e quando modifica o revisiona il
documento? Quali sono stati del documento, passaggi di stato e relative autorizzazioni? Chi e quando
distrugge il documento?
La formazione del personale non deve quindi limitarsi all’uso del DMS, ma partire dalla condivisione dei
nuovi processi, destinati a pervadere l’intera organizzazione, e delle nuove regole di lavoro sui documenti.
Gli autori sottolineano l’importanza di destinare alla formazione, organizzativa e tecnica, una quota
consistente del budget (fino al 60% secondo le loro indicazioni).
Per quanto riguarda la migrazione dei documenti in fase di adozione di un nuovo DMS, gli autori
sottolineano che in molti casi è opportuno migrare solo una selezione dei documenti pregressi, anche in
considerazione degli elevati costi di migrazione (che in alcuni casi possono assorbire anche metà del budget
di progetto).
In termini generali, le considerazioni su reingegnerizzazione dei processi, formazione organizzativa e
tecnica, e migrazione dei contenuti pregressi sono applicabili anche in ambito CMS.
DMS e aspetti legali
Nei DMS è fondamentale il supporto di aspetti legali, sia generali che connessi alla legislazione nazionale:
• Tracciabilità delle operazioni compiute sul documento
• Integrità
• Autenticità
• Riservatezza, ovvero accesso solo da parte di persone autorizzate
• Protezione dei dati personali e sicurezza dei dati
• Conservazione del documento per i tempi previsti dalla legge (per esempio, in Germania i documenti
contabili vanno conservati in media per 10 anni)
• Accessibilità ai documenti nei casi previsti dalla legge.
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DMS e obsolescenza tecnologica
Di norma il ciclo di vita dei documenti gestiti da un DMS è più lungo degli ormai brevissimi cicli tecnologici.
Per cautelarsi è opportuno tenere in considerazione i seguenti aspetti:
• Archiviare i documenti non solo nei formati nativi, ma anche in formati il più possibili standard: PDF/A,
TIFF, ASCII, XML
• Adottare software basati su sistemi di database management standard (per esempio Microsoft
SQLServer)
• Richiedere la documentazione relativa al software
• Esplicitare il know-how aziendale relativo a processi e regole sui documenti
• Scegliere software orientati verso il futuro:
• Estensibili e scalabili
• Aderenti a standard di settore
• Sviluppati da aziende solide con un chiara politica di manutenzione ed evoluzione del prodotto
• Integrabili con altri software presenti in azienda
• Particolarmente interessante, anche in ambito CMS, lo standard CMIS (Content Management
Interoberability Services) varato nel 2010 da OASIS e che regolamenta l'accesso ai content
repository da parte delle applicazioni. Pur essendo uno standard recente è già supportato dai
principali DMS
• Retrocompatibili di almeno due generazioni.
Temi caldi nel settore dei DMS
Ecco una panoramica sui temi caldi nel settore dei DMS:
• Cloud
• La fruizione di applicazioni o funzioni in modalità Cloud è un’alternativa all’acquisto del software
• Il software può essere messo a disposizione come:
• SaaS (software as a service). La disponibilità riguarda il software nella sua interezza (cioè visto
come un blocco monolitico di funzioni)
• PaaS (platform as a service). La disponibilità riguarda singoli moduli funzionali integrabili
attraverso appositi servizi all’interno di altre applicazioni aziendali. Per esempio, all’utente può
essere messa a disposizione, nell’interfaccia dell’ERP, una funzione del DMS che permette di
archiviare direttamente documenti contabili all’interno del DMS. Si tratta quindi di un modulo
funzionale del DMS richiamato dall’ERP e la cui fruizione avviene all’interno dell’interfaccia
utente dell’ERP
• Le considerazioni su Cloud, SaaS e PaaS sono applicabili anche in ambito CMS
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• Nel caso del Cloud è necessario porre particolare attenzione alla protezione dei dati personali, alla
sicurezza dei dati e ad altri aspetti normativi, per cui può essere opportuno rivolgersi a un
consulente legale prima di effettuare la scelta
• Infine, i Cloud sono per natura standardizzati, per cui sono adatte alla gestione di processi, contenuti
e documenti standard, ad aziende che non necessitano di soluzioni personalizzate e a realtà che, a
fronte di una riduzione di investimenti / costi sono disposte a “piegare” la propria organizzazione
alle best practices suggerite dal sistema (anziché imboccare la strada opposta)
• Big Data e architetture di database management system NoSQL (Not Only SQL) per la gestione di moli
ingenti di dati non strutturati
• Architetture SOA (Service Oriented Architecture)
• DMS e in genere software sviluppati in questa ottica smettono di essere applicazioni monolitiche. Le
funzioni sono invece modularizzate, rese disponibili attraverso servizi e richiamabili, anche via
Cloud, da altre applicazioni
• Integrazione da e verso i social media, visti come piattaforme di generazione e distribuzione di
contenuti e documenti
• Fruibilità via mobile delle applicazioni, non solo per l’accesso a contenuti e documenti, ma anche per la
gestione delle attività di workflow
• In ambito CMS la fruizione via mobile può risultare particolarmente utile per supportare technical
writer e consulenti nelle attività di raccolta, completamento e verifica dei contenuti, che spesso si
svolgono “intervistando” direttamente i detentori delle informazioni.
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Autore: Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it)
www.keanet.it
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