2014 k5 simpeg makalah.
- 1. MAKALAH SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR Kelompok V NAMA KELOMPOKV : 1. ARMAN ( Mencari dan mengumpulkan Materi SIMPEG ) NPM : 2013.133.00.025 2. PUTRA ANDY ASAPA ( Menyusun Makalah ) NPM : 2013.133.00.010 3. DIAN DWI ANGGI ( Menyusun Makalah ) NPM : 2013.141.00.045 4. SITI RAHMA DESTI AMELIA ( Membuat Power Point ) NPM : 2011.232.00.0220 5. MUH RIZAL SYAHRIAR ( Tidak punya peran ) NPM : 2010.232.00.0209 SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA) LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA (LAN) MAKASSAR
- 2. KATA PENGANTAR Puji syukur kami ucapkan atas kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunia-Nya kami masih diberi kesempatan untuk bekerja bersama untuk menyelesaikan makalah ini. Dimana makalah ini merupakan salah satu dari tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Tidak lupa kami ucapkan terimakasih kepada dosen pembimbing dan teman-teman yang telah memberikan dukungan dalam menyelesaikan makalah ini. Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan, oleh sebab itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Dan semoga dengan selesainya makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan teman-teman. Amin… Penulis
- 3. DAFTAR ISI Bab I Pendahuluan..........................................................................................................1 1.1 Pendahuluan.......................................................................................................1 2.1 Landasan Teori.....................................................................................................1 3.1 Analisis..............................................................................................................3 Bab II Pembahasan...........................................................................................................6 1.1 Pengantar.............................................................................................................6 1.2 Cara Menggunakan Aplikasi..................................................................................6 1.3 Menu Aplikasi......................................................................................................7 1.4 Pengenalan Aplikasi..............................................................................................8 1.5 Administrasi dan utilities.......................................................................................15 Bab III Kesimpulan dan Saran...........................................................................................20 a. Kesimpulan ..........................................................................................................20 b. Saran...................................................................................................................20 Daftra Pustaka...................................................................................................................21
- 4. BAB I PENDAHULUAN 1. Pendahuluan Komputer sebagai alat bantu manusia memiliki kelebihan diantaranya kecepatan,keakuratan, serta keefisienan dalam pengelolaan data-data. Dalam pengelolaan data tersebut diperlukan manajemen perancangan dan pengolahan data untuk menunjang dalam pengambilan keputusan. Salah satu kasus adalah pada Dinas Kesehatan Kota Makassar yang mencoba meningkatkan kinerja pengeloaan administrasi dalam mengelola data pegawai dengan sistem yang lebih baik. Sistem lama yang digunakan menggunakan media website terkadang sering terganggu ketika server sedang down. Segi keamanan menggunakan media website kurang terjamin karena dapat diakses dimana saja dan rawan gangguan hacker. Mengingat begitu kompleksnya permasalahan yang dihadapi, maka dibutuhkan sistem informasi pengolahan data pegawai guna mengolah data pegawai agar dapat menunjang efektifitas kerja pada Dinas Kesehatan Kota Makassar. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi. Selain itu, sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta berhubungan antar objek biasa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu: 1. Komponen-komponen (components) Sistem 2. Batasan (Boundary) 3. Lingkungan Luar (Environment) 4. Penghubung (Interface) 5. Masukan (Input) 6. Pengolah (Process)
- 5. 7. Keluaran (Output) 8. Sasaran dan Tujuan (Objectives/Goal) 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Informasi adalah hasil dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan kenyataan. 2.2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) biasanya dibedakan menjadi beberapa tipe aplikasi, yaitu : 1. Transaction Processing System (TPS) 2. Management Information System (MIS) 3. Decision Support System (DSS) 4. Expert System and Artificial Intelligence (ES & AI) 2.2.3 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) terdiri dari komponen-komponen berikut: 1. Perangkat Keras Perangkat keras merupakan komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses, dan keluaran data. 2. Perangkat Lunak Perangkat lunak merupakan program dan instruksi yang diberikan ke komputer. 3. Database Database merupakan kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. 4. Telekomunikasi Telekomunikasi merupakan komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan yang efektif 5. Manusia
- 6. Manusia merupakan personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, programer, operator, dan bertanggung jawab terhadap perawatan sistem. 2.2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). 2.2.5 Sistem Informasi Kepegawaian Sistem Informasi Kepegawaian adalah sistem yang mampu memberikan informasi data-data pegawai pada suatu perusahaan maupun instansi yang saling berinteraksi mencapai tujuan yang telah ditargetkan. 2.3 Konsep Dasar Basis Data 2.3.1 Definisi Basis data dapat diartikan sebagai kumpulan data tentang suatu benda atau kejadian yang saling berhubungan satu sama lain. Pengelolaan basis data dapat dilakukan secara manual maupun dengan komputer. Pengelolaan basis data berbasis komputer dapat dikelola baik oleh sekumpulan program aplikasi untuk suatu kepentingan atau oleh Sistem Manajemen Basis Data. 2.3.2 Tujuan Tujuan pemanfaatan basis data: 1. Kecepatan dan kemudahan (speed) User dapat menyimpan, memanipulasi, dan menampilkan kembali data lebih cepat dan mudah daripada cara manual. 2. Efisiensi ruang penyimpanan (space) Mengurangi redundancy, misalnya dengan pengkodean dan membuat relasi. 3. Keakuratan (accurancy) Agar data sesuai dengan aturan dan batasan tertentu. 4. Ketersediaan (availibility) Agar dapat diakses oleh user yang membutuhkan. 5. Kelengkapan (completeness) Dengan menambahkan field pada tabel. 6. Keamanan (security)
- 7. Agar data yang bersifat rahasia tidak dapat diakses oleh user lain, misalnya dengan pengkodean, account (username dan password), pembedaan hak akses untuk setiap user terhadap data yang dapat dibaca atau proses yang dapat dilakukan. 7. Kebersamaan (sharebility) Mendukung lingkungan multiuser, menghindari inkonsistensi data dan deadlock. 2.4 Perangkat Lunak 2.4.1 WebBase Web based adalah suatu aplikasi yang dapat berjalan dengan menggunakan basis teknologi web atau browser. Web based application adalah suatu aplikasi yang dapat berjalan dengan menggunakan basis teknologi web atau browser. Aplikasi ini dapat diakses dimana saja asalkan ada koneksi internet yang mendukung, tanpa perlu melakukan penginstallan di computer masing-masing seperti pada aplikasi desktop, cukup dengan membuka browser dan menuju tempat server aplikasi tersebut dipasang. Contohnya: Google spreadsheet, Google Word Processor, webmessenger.yahoo.com, meebo.com, dan game flash yang dijalankan secara online, dan yang lain. 2.4.2 MySQL MySQL merupakan sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan datanya dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). MySQL pertama kali dirintis oleh seorang programmer database bernama Michael Widenius. 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis system merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem merupakan salah satu yang dibutuhkan dalam meningkatkan dan mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibangun sudah
- 8. sesuai dengan kebutuhan atau belum. Sistem Informasi Kepegawaian ini sangat bernilai ekonomis dan praktis karena sistem informasi ini menghemat waktu, energi, dan biaya serta mudah dimengerti oleh pengguna. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan merupakan analisis yang digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah proyek sistem informasi layak untuk dilanjutkan atau dihentikan. Tujuan dari studi kelayakan sistem adalah untuk menguji apakah sistem baru yang diterapkan sebagai pengembangan sistem lama layak dipakai atau tidak. Penilaian kelayakan yang akan dilaksanakan meliputi kelayakan semua aspek, yaitu kelayakan teknologi, operasi, jadwal, ekonomi, dan hukum. Namun dalam proyek sistem informasi ini analisis yang digunakan untuk menentukan layak atau tidaknya proyek antara lain: 1. Kelayakan Teknologi 2. Kelayakan Hukum 3. Kelayakan Operasional 4. Kelayakan Ekonomi 3.4 Perancangan Sistem Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud dan tujuan untuk memberikan gambaran umum kepada pengguna tentang sistem yang baru atau yang akan diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. Langkah yang digunakan untuk mempermudah dan menjamin sistem yang dibuat lebih berkualitas adalah dengan pemodelan sistem. Pemodelan yang dilakukan biasanya mencakup dua hal, yaitu pemodelan proses dan pemodelan data. 3.4.1 Proses Model Pemodelan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagimana system beroperasi. mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan bagaimana data berpindah di antara aktivitas-aktivitas tersebut. Cara yang terpopuler dalam merepresentasikan proses model adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD).
- 9. BAB II PEMBAHASAN 1. SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DINKES KOTA MAKASSAR 1.1 Pengantar Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian berbasis webbase digunakan dilingkungan dinas kesehatan kota Makassar untuk melakukan penginputan, pengawasan dan monitoring dalam hal data kepegawaian dan kenaikan pangkat secara berkala,data yang akan pensiun,cuti, data DP3 serta absensi data pegawai, program ini berbasis web sehingga mudah dioperasikan karena user friendly serta mudah di akses di mana saja, aplikasi ini dirancang dengan system PHP serta dengan dukungan database MY SQL. Serta dengan system VPN sehingga aman bagi pengguna yang mengakses data online kepegawaian. 1.2 Cara MenggunakanAplikasi Program ini adalah pogram berbasis web, menggunakan system side server, jadi pengguna dapat mengakses menggunakan Internet Explorer , Mozila Firefox atau program Browser, cara menggunakannya cukup dengan mengetikkan url dimana aplikasi ini dapat diakses. 1.3 Menu Aplikasi Dalam program ini struktur menu yang tersusun dalam program ini sebagai berikut : A. MENU UTAMA ( Administrator ) 1. Login 2. Input data pegawai (Riwayat,Pendidikan,Kepangkatan,Pelatihan, DP3) 3. Kenaikan Berkala 4. Pensiun 5. Cuti 6. Absensi 7. Manajemen User
- 10. 8. Pengumuman 9. Logout. 2. PENGENALAN APLIKASI 2.1 LOGIN Untuk dapat mengakses program ini anda harus terlebih dahulu login di menu login, dengan cara mengetikkan url dengan contoh sebagai berikut : Pada address bar browser anda ketikkan alamat program SIMPEG, dalam hal ini contoh : http://198.198.8.1/pegawai lalu tekan enter ,Isi Username dan Password, kemudia Klik Login, maka anda akan masuk ke menu bidang berdasarkan login yang akan digunakan 2.2. Halaman Depan / Utama Setelah login maka anda akan berada dalam halaman awal. Untuk setiap menu masing masing user menampilkan menu per transaksi Masukkan alamat program
- 11. Menu PEGAWAI 2.3. Menu Entry Data Pegawai ( Tambah Data ) Menu ini digunakan untuk menambah data pegawai, cara menggunakannya, dengan mengklik tombol tambah, seperti gambar berikut ini : Klik Untuk Tambah Data
- 12. Setelah di klik menu tambah, akan muncul menu penginputan data, silahkan anda memasukkan data tersebut,seperti gambar berikut : Apabila data telah di lengkapi, langkah selanjutnya klik tombol Submit, agar data dapat di simpan pada database. 2.4. Menu Entry Riwayat/Pangkat dan data lainnya Untuk menu berikutnya adalah penginputan data riwayat yang di dalamnya terdiri dari data data sebagai berikut : Menu Pangkat Menu Jabatan Menu Pendidikan Menu Pelatihan Menu Jasa
- 13. Menu Luar Neeri Menu Suami,Anak, Orang tua, Mertua,Saudara,Seminar,Makalah Menu tersebut dapat di lihat dengan mengklik salah satu data atau mencari data riwayat seperti gambar berikut : Selanjutnya masukkan data berdasarkan criteria data pangkat dan seterusnya, untuk penginputan data, harus berjenjang, misalnya untuk pangkat, harus di masukkan dari awal pertama menjadi PNS dan seterusnya , begitu pula dengan menu yang lain.apabila data telah di input, langkah selanjutnya mengklik tombol Submit untuk menyimpan datanya. Apabila ada data yang akan diperbaiki/di edit, anda tinggal mengklik tombol edit yang ada pada sebelah kanan, begitu pula apabila ada data yang akan di hapus anda tinggal mengklik tombol del, seperti gambar berikut : Klikuntukmengedit atau menghapusdata
- 14. 2.5. Menu Pencarian Data ( Searching … ) Untuk menu pencarian data di gunakan apabila anda ingin melakukan pencarian data dari sekian banyak data yang ada, misalnya kita ingin mencari data yang jenis kelaminnya pria, langkah – langkah yang dapat di lakukan adalah : 1. Klik Menu Cari Data 2. Masukkan parameter pencarian, dalam hal ini data jenis kelamin PRIA,seperti pada gambar berikut : Sehingga data yang di tampilkan hanya data yang mempunyai jenis kelamin lelaki saja , sebanyak 20 data, apabila anda ingin mencari data kembali, kembalikan jenis kelamin ke pilihan jenis kelamin, kemudian pilih lagi parameter yang lain, misalnya anda ingin mencari data berdasarkan pangkat/golongan, klik kembali tombol/combo pangkat/golongan.sehingga akan muncul data yang berdasarkan parameter pilihan anda Klik tombol Lelaki, apabila parameternya jenis kelamin.
- 15. 2.6. Menu Laporan ( Report SIMPEG ) Untuk melihat hasil data yang telah kita inputkan, anda harus terlenih dahulu masuk ke menu Laporan, kemudian masukkan parameter pencarian data, misalnya kita akan mencari data yang mempunyai jenjang pendidikan S2, masukkan paratemeter jenjang pendidikan S2, kemudian klik tombol cari, sehingga muncul menu seperti berikut : Apabila data telah di temukan, selanjunya mengklik nama yang telah di cari,sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut : Parameternya adalah S2
- 16. 2.7. Menu Daftar Penilaian ( D P 3 ) Menu ini di gunakan untuk menginput data penilain berdasarkan kinerja dari seorang PNS, untuk mask ke menu tersebut dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut, klik menu NILAI sehingga akan muncul data seperti gambar : Klik tombol tambah penilaian apabila ada data yang ingin di tambahkan , seperti gambar berikut :
- 17. 2.8. Menu Pensiun Untuk menu pensiun ini digunakan apabila kita ingin mengetahui, pegawai yang akan masuk masa pension,untuk masuk ke menu ini, anda harus berada pada menu home, lalu klik menu pensiun,seperti gambar berikut : Pilih parameter pensiun sesuai criteria umur, sehingga akan muncul data pensiun 2.9. Menu Kenaikan Berkala Menu ini digunakan untuk mengecek pegawai yang akan naik pangkat secara otomatis di bulan april dan oktober,untuk masuk ke menu ini anda harus kembali terlebih dahulu ke menu Home , seperti gambar berikut :
- 18. Selanjutnya, klik menu Kenaikan Berkala / Pangkat, seperti gambar berikut : Pada kolom Kenaikan Pangkat anda dapat melihat masa kenaikan pangkat pegawai secara otomatis,berdasarkan TMT pertama kali menjadi PNS 3. ADMINITRASIDAN UTILITY 3.1. Menu Cuti dan Permohonan Cuti Menu ini digunakan untuk melihat dan mengetujui pegawai yang akan cuti dan minta cuti bisa menggunakan fasilitas ini, klik menu Cuti, akan tampil menu seperti berikut :
- 19. data terbagi dua, yang paling atas adalah data permohonan cuti, yang paling bawah data yang cuti telah di setujui,apabila ingin menambah data , klik menu permohonan cuti, seperti gambar berikut : kemudian masukkan tanggal awal cuti dan tanggal akhir cuti dan alasan cuti, apabila telah selesai klik tombol Submit 3.2 Menu Absensi Pada menu ini digunakan untuk menginput data absensi pegawai,datanya dapat di input dari rekapan harian, seperti gambar berikut :
- 20. Apabila ingin menambah data absensi, klik menu tambah, akan muncul menu sebagai berikut : Masukkan data berdasarkan rekap harian, lalu klik Submit 3.3 Menu Absensi ( GRAFIK ) Data absensi yang telah di input dapat ditampilkan dalam bentuk grafik, data tersebut dapat di munculkan per pegawai, menu tersebut dapat di lihat pada gambar berikut :
- 21. Lalu klik menu buat Grafik , sehingga muncul gambar sebagai berikut : 3.4 Menu PENGUMUMAN Menu ini digunakan untuk menampilkan pengumuman pada layar web, sehingga user yang login dapat langsung melihat pengumuman secara up date, untuk masuk ke menu tersebut, kita terlebih dahulu masuk ke menu home, kemudian klik menu pengumuman. Seperti gambar berikut ini :
- 22. Apabila anda ingin menambahkan data , klik menu tambah, sehingga muncul data sebagai berikut : Pada kotak Judul masukkan judul pengumuman,kemudian pada tanggal pengumuman masukkan tanggal pengumuman,dan isi pengumuman, lalu klik tombol Submit apabila kotak isi telah terisi data pengumuman. 3.5 Menu Manajemen User Menu ini digunakan untuk menambah user baru dan merubah user, di sarankan hanya admin saja yang bisa mengakses menu ini , untuk masuk ke menu ini, klik menu manajemen user,sehingga muncul menu sebagai berikut :
- 23. Apabila ingin menambah user , klik tombol tambah,sehingga muncul gambar berikut : Masukkan nama user login,pilih nip pegawai, masukkan password, kemudian pilih status pegawai, lalu klik tombol Submit
- 24. BAB III KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Sesuai penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan mengakhiri pembahasan "Sistem Informasi Kepegawaian Dinas Kesehatan Kota Makassar" maka dapat diambil kesimpulan bahwa: 1. Kekurangan pada sistem ini ialah Pengolahan data selama ini menggunakan metode yang diterapkan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kota Makassar yaitu sistem berbasis website. Penggunaan dirasa masih kurang menarik dari segi tampilan. kemudian, dari segi keamanan menggunakan media website tergolong kurang karena dikhawatirkan data dapat diakses dimana saja dan rawan gangguan hacker. Sehingga data tidak terlindungi dengan baik. 2. Adapun keunggulan sistem informasi kepegawaian ini: a. Mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data. b. Mampu menyajikan informasi kepegawaian kapan saja, sehingga informasi yang diminta dapat tepat waktu, tepat sasaran, dan akurat. c. Perancangan sistem informasi menggunakan aplikasi yang legal dan tidak berlisensi, sehingga tidak membutuhkan biaya yang besar dalam pengadaan sistem. Saran Berdasarkan analisa diatas, maka sistem yang diusulkan dapat menjadikan bahan pertimbangan bagi Dinas Kesehatan Kota Makassar dalam mengelola data kepegawaian. Penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Diharapkan kedepannya akses ke data kepegawaian lebih dipermudah dan keamanan sistem berbasis website ini mungkin ditingkatkan agar tidak mudah down dan di hacker. 2. Diharapkan dengan adanya sistem informasi kepegawaian ini, dapat membantu dalam meningkatkan pelayanan dan membantu menjadi pemecahan permasalahan pada Dinas Kesehatan Kota Makassar dalam memberikan informasi kepegawaian.
- 25. DAFTAR PUSTAKA - PROGRAM APLIKASI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR TAHUN 2010 - MANUAL BOOK SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DINKES KOTA MAKASSAR.