Audit dalam ms iso
- 1. 1 SESI 1 PENGENALAN DAN KEPENTINGAN AUDIT DALAMAN
- 2. 2 PENGENALAN Kriteria Audit Bukti Audit Penemuan Audit Kepatuhan Ketidakpatuhan Major ObsMinor Kesimpulan Audit Persijilan Re-Audit Skop Audit Audit Kriteria Auditor
- 3. 3 Menurut MS ISO 9000:2005, audit ditafsirkan sebagai:- Suatu proses yang bersistematik, bebas dan berdokumen dalam memperolehi bukti audit dan menilainya secara objektif bagi menentukan sejauh mana kriteria audit itu dipenuhi. DEFINISI AUDIT
- 4. 4 TUJUAN AUDIT DALAMAN Untuk menentukan samada sistem pengurusan kualiti mematuhi atau tidak, keperluan standard Untuk mengukur kesediaan bagi mematuhi keperluan ISO 9001:2008 Untuk menilai perlaksanaan sistem dan keberkesanannya mencapai objektif organisasi Untuk tujuan penambahbaikan, bukan untuk mencari kesilapan/kesalahan Sebagai input kepada pihak pengurusan, untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan organisasi Untuk mencari ruang-ruang peningkatan kualiti
- 5. 5 (1) Memastikan QMS yang dilaksanakan mematuhi keperluan standard (2) Dilaksanakan dengan betul dan tepat (3) Memenuhi keperluan standard (8.2.2) (4) Peluang penambahbaikan berterusan OBJEKTIF AUDIT KUALITI A-3
- 6. 6 TERMINOLOGY AUDIT EVIDENCES Records, statements of fact or other information which are relevant to audit criteria and verifiable, it may be qualitative and quantitative AUDIT CRITERIA Set of policies, procedures or requirements used as references against audit criteria are compared.
- 7. 7 TERMINOLOGY OBJECTIVES EVIDENCES It is the data or information supporting the existence or verify of something (eg; hard copy, soft copy documentation, forms, records, statement of facts, observations or any relevant information. May include currents/history records)
- 8. 8 TERMINOLOGY OBJECTIVES EVIDENCES O.E = Ask Question Information + Verification Information gathering tools….
- 9. 9 j KRITERIA AUDIT BUKTI AUDIT PENEMUAN AUDIT MEMATUHI KETIDAKPATUHAN BESAR KECIL PEMERHATIAN KEPUTUSAN AUDIT CADANGAN UNTUK DIAUDIT SEMULA DAFTAR KATA
- 10. 10 PEMBELIAN STOR PEMASARAN PENENTUAN KUALITI (QA) PENGURUSAN PENGELUARAN MASALAH-MASALAH AUDIT SEMAKAN PENGURUSAN KEPERLUAN-KEPERLUAN ISO 9001:2008 KEPENTINGAN AUDIT DALAMAN MASALAH-MASALAH
- 11. 11 KEPERLUAN ISO 9001:2008 TERHADAP AUDIT DALAMAN Elemen untuk Audit Dalaman ialah sebahagian dari klausa 8 dari ISO 9001:2008; Iaitu; “8.2.2: Measurement, Analysis, Improvement”. Sub-klausa adalah diterjemah seperti berikut;
- 12. 12 8.2.2 Audit Dalaman Organisasi mestilah menjalankan audit dalaman pada jangkamasa yang dirancang untuk menentukan samada SPK a) mematuhi perancangan (7.1), mematuhi kehendak standard antarabangsa dan mematuhi keperluan SPK yang diwujudkan b) dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan. Jadual audit berdasarkan status dan kepentingan proses Mengambilkira hasil audit terdahulu Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah audit mestilah dijelaskan. Auditor dilantik mestilah tidak mengaudit kerja mereka sendiri. Prosedur audit hendaklah menyatakan tanggungjawab dan keperluan bagi perancangan dan pelaksanaan audit, mewujudkan rekod dan laporan keputusan audit. Rekod audit dan keputusannya hendaklah dipelihara (4.2.4). Prosedur Audit Pihak yang di audit memastikan tindakan segera (correction) dan tindakan pembetulan dilaksanakan tanpa lengah bagi menghapuskan ketidakpatuhan dan puncanya. Tindakan susulan mestilah merangkumi verifikasi tindakan yang diambil dan laporan hasil verifikasi P Nota : lihat panduan ISO 19011
- 14. 14 Audit terbahagi kepada tiga (3) : Audit Pihak Pertama (First Party Audit) Pihak Kedua (Second Party Audit) Audit Pihak Ketiga (Third Party Audit) JENIS-JENIS AUDIT
- 15. 15 1) AUDIT PIHAK PERTAMA ATAU AUDIT DALAMAN ( FIRST PARTY AUDIT OR INTERNAL AUDIT) • Audit yang dijalankan untuk menilai/melihat terhadap sistem- sistem, prosedur-prosedur dan aktivitinya bagi memastikan perkara-perkara tersebut adalah mencukupi dan memenuhi keperluan-keperluan yang dinyatakan. • Audit ini „memberitahu, pihak pengurusan samada polisi-polisi (dasar-dasar) syarikat ditepati, sistem adalah berkesan dan lancar atau memerlukan perubahan • Ia boleh menjalinkan hubungan atau komunikasi dalam organisasi/syarikat dan sebagai penggerak yang hebat JENIS-JENIS AUDIT
- 16. 16 2) AUDIT PIHAK KEDUA (SECOND PARTY AUDIT) Audit yang dijalankan oleh sesebuah syarikat ke atas pembekal- pembekalnya / subkontraktor PENILAIAN TERHADAP PEMBEKAL DAN KEMAMPUANNYA 3) AUDIT PIHAK KETIGA (THIRD PARTY AUDIT) Audit luaran yang dijalankan oleh pihak ketiga yang bebas untuk menilai/melihat syarikat tersebut menepati keperluan sistem dan keberkesanannya mencapai polisi syarikat. audit „compliance atau surveilance‟ PERSIJILAN PIHAK KETIGA JENIS-JENIS AUDIT
- 17. 17 Pihak ketiga Audit oleh badan bebas CustomerLuar pembekal Pihak pertama Audit dilakukan oleh organisasi itu sendiri Dalam pelanggan Pihak kedua Pelanggan melakukan audit kepada anda Pihak kedua Anda melakukan audit kepada pembekal JENIS-JENIS AUDIT
- 18. 18 TYPE OF AUDIT CRITERIA 3rd PARTY 2nd PARTY 1st PARTY Objective Requirements Auditor-auditee relationship Scope Assessing Internal Effectiveness ContractInternal QMS Document US on US Top M’ment -Quality -Function Conformity to Standard requirements Ability to Supply Client Purchasing/ Operation US on Them Certification Body Them on US ISO 9001:2000
- 19. 19 1) AUDIT TAHAP 1 (STAGE 1 AUDIT) Untuk mengetahui bahawa sistem telah didokumenkan bagi memenuhi keperluan- keperluan standard, kehendak undang-undang dan keperluan pelanggan. Untuk mengetahui tahap kecukupan Sistem Kualiti yang telah didokumenkan untuk memenuhi standard sistem kualiti. Memastikan kesediaan syarikat untuk pensijilan. 2) AUDIT TAHAP 2 (STAGE 2 AUDIT) Audit untuk menentukan sejauh manakah sistem yang didokumenkan telah dilaksanakan dan berkesan untuk mencapai objektif organisasi, kehendak undang-undang dan keperluan pelanggan. PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT
- 20. 20 3) AUDIT PENGAWASAN (SURVEILANCE AUDIT) Audit untuk memastikan perlaksanaan sistem-sistem kualiti yang telah dibangunkan dapat dipelihara. Untuk memastikan sistem tersebut ditingkatkan secara berterusan dan mencapai kepuasan pelanggan. PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT
- 21. 21 PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT ISO 9001 : 2008 Stage 1 Stage 2 Surveillance Audit Dalaman Stage 1 Audit : Audit yang dijalankan ke atas dokumentasi Sistem Kualiti bertujuan untuk mengetahui tahap kecukupannya memenuhi sesuatu standard sistem kualiti. Surveillance audit (Audit Pengawasan) - Audit untuk memastikan sistem-sistem kualiti adalah dipelihara Stage 2 Audit : Audit untuk menentukan sejauh manakah sistem yang didokumenkan telah dilaksanakan dan mencapai objektif syarikat
- 22. 22 PROSES AUDIT …PDCA digunakan semasa proses audit 1. Perancangan 2.Pelaksanaan 3.Pelaporan 4.Tindakan Pembetulan dan Susulan Laporkan semasa Semakan Pengurusan
- 23. 23 PROSES AUDIT PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN (Planning and Preparation) 1) J_________/P________ Audit 2) Perlantikan A_____ 3) P______ Audit 4) Makluman kepada ________ 5) Makluman kepada_______ 6) Semak D_______ vs R________ 7) Senarai S__________ PELAKSANAKAN AUDIT (Performing the Audit) PELAPORAN (Reporting) TINDAKAN PEMBETULAN DAN SUSULAN (Corrective Action and Follow-up)
- 24. 24 SESI 2 MEMAHAMI KEPERLUAN ISO 9001:2008 (ULANGKAJI)
- 25. 25 SIRI² ISO 9000 ISO 9000 Sistem Pengurusan Kualiti - Asas dan Perbendaharaan Kata ISO 9001 ISO 9004 ISO 19011 Garis panduan untuk Audit bagi Sistem Pengurusan Kualiti dan/atau Alam Sekitar Sistem Pengurusan Kualiti - Keperluan² Sistem Pengurusan Kualiti - Garis panduan untuk penambahbaikan dalam perlaksanaan
- 26. 26 Fokus kepada penyesuaian terhadap kepuasan pelanggan Standard ISO 9001:2000 menggantikan ISO 9001, ISO 9002 and ISO 9003 ISO 9002 ISO 9003 ISO 9001
- 27. 27 MODEL PROSES ISO 9001:2000 Management responsibility Measurement, analysis, improvement Resource management Product (and/or service) realization C u s t o m e r R e q u i r e m e n t s C u s t o m e r S a t i s f a c t i o n QUALITY MANAGEMENT SYSTEM CONTINUAL IMPROVEMENT Fig. 1 Quality Management Process Model Input Output Product/ Service
- 28. 28 Plan (Klausa 4,5 dan 6) • Kenalpasti proses dan hubungkait antara proses • Polisi dan objektif kualiti • Menyediakan sumber Act (Klausa 8) • Tindakan Pembetulan dan Pencegahan • Peningkatan Berterusan Check (Klausa 8) • Audit Dalaman • Analisa • Pengukuran proses • Pengukuran produk Do (Klausa 7) • Realisasi perkhidmatan A P C D Sistem ISO 9001:2008 berdasarkan kepada kitaran Plan-Do-Check-Act (PDCA)
- 29. 29 ISO 9001:2008 0 Introduction 0.1 General 0.2 Process approach 0.3 Relationship with ISO 9004 0.4 Compatibility with other management systems 1. Scope 1.1 General 1.2 Permissible exclusions 2. Normative reference 3. Terms and definitions 4. Quality Management System 4.1 General requirements 4.2 General documentation requirements 5. Management Responsibility 5.1 Management commitment 5.2 Customer focus 5.3 Quality policy 5.4 Planning 5.5 Responsibility and authority and Communication 5.6 Management Review 6. Resource Management 6.1 Provision of resources 6.2 Human resources 6.3 Facilities 6.4 Work environment 7. Product Realization 7.1 Planning of realization processes 7.2 Customer-related processes 7.3 Design and/or development 7.4 Purchasing 7.5 Production and service operations 7.6 Control of measuring & monitoring equipment 8. Measurement, Analysis and Improvement 8.1 Planning 8.2 Measurement and monitoring 8.3 Control of nonconforming product 8.4 Analysis of data 8.5 Improvement
- 30. 30 CLAUSE 4: QUALITY MANAGEMENT SYSTEM 4.0 Quality Management System 4.2 Documentation Requirements 4.1 General Requirements 4.2.2 Quality Manual4.2.1 General 4.2.3 Control of Documents 4.2.4 Control of Records
- 31. 31 CLAUSE 5: MANAGEMENT RESPONSIBILITY 5.0 Management responsibility 5.2 Customer Focus 5.5 Responsibility, authority and communication 5.1 Management commitment 5.4 Planning 5.3 Quality policy 5.6 Management review 5.4.1 Quality objectives 5.4.2 Quality management system planning 5.6.1 General 5.6.2 Review Input 5.6.2 Review output 5.5.3 Internal communication 5.5.3 Management representative 5.5.1 Responsibility and authority
- 32. 32 CLAUSE 6: RESOURCE MANAGEMENT 6.0 Resource Management 6.3 Infrastructure 6.2 Human resource 6.1 Provision of resources 6.4 Work environment 6.2.1 General 6.2.2 Competence, training and awareness
- 33. 33 CLAUSE 7: PRODUCT REALISATION 7.0 Product realisation 7.5.1 Control of production and service provision 7.5.3 Identification & traceability 7.5.4 Customer property 7.5.5 Preservation of product 7.5.2 Validation of processes for production and service provision 7.4.1 Purchasing process 7.4.2 Purchasing information 7.4.3 Verification of purchased product 7.2.2 Review of requirements related to the product 7.3.1 Planning 7.3.2 Inputs 7.3.3 Outputs 7.3.4 Review 7.3.5 Verification 7.3.6 Validation 7.3.7 Control of design and development changes 7.2.1 Determination of requirements related to the product 7.2.3 Customer communication 7.5 Production & service provision 7.4 Purchasing 7.6 Control of measuring & monitoring equipment 7.2 Customer- related processes 7.1 Planning of product realisation 7.3 Design and development
- 34. 34 CLAUSE 8: MEASUREMENT ANALYSIS AND IMPROVEMENT 8.0 Measurement Analysis And Improvement 8.2 Monitoring And Measurment 8.3 Control of Nonconforming Product 8.4 Analysis of Data 8.1 General 8.5 Improvement 8.5.1Continual Improvement 8.5.2 Corrective Action 8.5.3 Preventive Action 8.2.2 Internal Audit 8.2.1 Customer Satisfaction 8.2.3 Monitoring And Measurement of processes 8.2.4 Monitoring And Measurement of product
- 36. 36 FASAL 4.1 KEPERLUAN AM FASAL 4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI a) Menentukan proses untuk SPK b) Menentukan turutan dan hubungkait antara proses tersebut c) Menentukan kriteria dan kaedah bagi memastikan operasi dan kawalan proses adalah efektif; d) Memastikan maklumat dan sumber diperolehi untuk membantu operasi dan pengawasan proses dengan efektif; e) Memantau,mengukur di mana perlu dan menganalisa proses f) Melaksanakan tindakan yang perlu bagi mencapai keputusan yang dirancang dan peningkatan berterusan.
- 37. 37 ProsesInput Output Pelanggan mempunyai keperluan Pelanggan mendapat apa yang diperlukan Proses - Aktiviti yang mengubah input menjadi output Apa itu Proses
- 38. 38 4 Setiap proses mempunyai titik mula dan akhir 4 Output sesuatu proses menjadi input kepada proses yang lain INPUT Keperluan Pelanggan OUTPUT Kepuasan Pelanggan Input Step 1 Step 2 Step 3 Step “N” Output Proses *Sistem wujud bila banyak proses berhubung dan berinteraksi
- 40. 40 Jenis-Jenis Proses 40 PROSES UTAMA A B C PelangganPembekal Proses Sokongan Proses Pengurusan
- 41. 41 Proses Utama – Berhubung secara menerima input atau memberi output kepada pelanggan. – Memberi nilai tambah kepada pelanggan. Proses Sokongan – Proses yang diperlukan untuk memastikan proses utama dapat berjalan dengan lancar. – Ketiadaan proses sokongan menyebabkan proses utama yang berkaitan bermasalah. Proses Pengurusan – Proses yang diperlukan untuk memastikan semua proses ini dijalankan secara cekap dan berkesan. – Ketiadaan proses pengurusan boleh mengakibatkan kesemua proses utama bermasalah. 41 Jenis-Jenis Proses
- 42. 42 PROCESS MODEL – ISO 9001:2008 Management responsibility Measurement , analysis , improvement Resource management Product (and /or service ) realization C u s t o m e r R e q u i r e m e n t s Input Output Product C u s t o m e r S a t i s f a c t i o n / Service PRIMARY PROCESS SUPPORT PROCESS
- 43. 43 C U S T O M E R Control of Nonconforming Product Corrective Action Measurement, Analysis, Improvement Management Review Preventive Action Internal Audit Quotation approved Review Quotation Production Product Exist ? Requirement T Y Y Enquiry Satisfaction Complaint Product Development Prepare Quotation T Y Planning T Capable to develop new product? Order Requirement Storage Business Plan B A Market Study Delivery Payment Inspection C O M P A N Y Process mapping - Example CUSTOMER ORIENTED PROCESSES MANAGEMENT PROCESSES SUPPORT PROCESSES Training , Purchasing, Calibration, Packaging, Maintenance, Document Control, Record Control.
- 44. 44 Process Mapping (Example) Administration Project Training Supplier Proposal Planning Consultation Purchasing Reporting Top Management Quality Policy Quality Objective Measurement and analysis IQA, Corrective and Preventive Action Complaint Budget Complete Review Control of NCR Management Review Training CUSTOMERREQUIREMENTS CUSTOMERSATISFACTION
- 45. 45 • Proses kawalan rekod • Record Keeping Process • Proses kajian kepuasan pelanggan • Proses Rekabentuk • Proses pengeluaran • Proses latihan staf • Proses perolehan • Proses komunikasi dalaman • Proses penambahbaikan • Proses audit dalaman • Proses kawalan dokumen • Proses pemilihan bakal pelatih • Proses pendaftaran • Proses pendaftaran asrama • Proses rekabentuk kursus baru • Proses pemilihan pensyarah jemputan • Proses pengajaran • Proses praktikum • Proses penilaian Contoh Proses
- 46. 46 Contoh Proses Utama (Jabatan Buruh) 1) Penerimaan Aduan Buruh 2) Penyiasatan aduan-aduan Buruh 3) Kes Buruh 4) Mahkamah Buruh 5) Penghantaran Saman 6) Maklumbalas Pelanggan 7) Kempen kesedaran
- 47. 47 Contoh Proses Utama (PU). (Pengajaran) 1) Pemasaran 2) Kemasukan pelajar 3) Pendaftaran matapelajaran 4) Pengajaran dan pembelajaran 5) Peperiksaan 6) Persijilan 7) Aduan Pelanggan 8) Pembayaran
- 48. 48 1 2 34 5 6 7 8 9 10 I O O I I I I I I I I I O OO O O O O O Apakah dia Proses Utama (PU) ? PU: Proses yang berhubung secara langsung kepada pelanggan. Input dari pelanggan dan Output kepada pelanggan
- 49. 49 O I Apakan dia Proses Utama? Organisasi
- 50. 50 Senaraikan Proses Utama Organisasi Anda 1) __________________ 2) __________________ 3) __________________ 4) __________________ 5) __________________ 6) __________________
- 51. 51 O I Apakah dia Proses Sokongan (PS) PS: Proses yang menyokong kepada perlaksanaan Proses Utama 1 2 3 Proses Sokongan O I A B C Sub- Support Process Support Process
- 52. 52 Contoh Proses Sokongan (Jab. Buruh) 1) Pendaftaran aduan 2) Pengagihan kes aduan 3) Penghantaran Surat panggilan 4) Latihan kepada pegawai 5) Notis kepada majikan 6) Perlaksanaan keputusan aduan 7) Pengendalian pendakwaan 8) Pengendalian kompaun
- 53. 53 Contoh Proses Sokongan (PS) - Pengajaran 1) Penyelenggaraan peralatan 2) Pengurusan fail 3) Pengurusan bilik kuliah 4) Pembelian 5) Penyelenggaraan kertas peperiksaan 6) Penyediaan 7) latihan 8) Pengambilan pekerja
- 54. 54 1) _______________________ 2) _______________________ 3) _______________________ 4) _______________________ 5) _______________________ 6) _______________________ Senaraikan Proses Sokongan Organisasi Anda
- 55. 55 Apakah Proses Pengurusan (PP)? Proses Pengurusan (PP): Memastikan proses utama dan sokongan dilaksanakan dengan berkesan Proces Sokongan 1 Proses Sokongan 2 3 Proses Pengurusan Proses Utama Proses Utama
- 56. 56 Contoh Proses Pengurusan (PP) 1) Audit Dalaman 2) Mesyuarat Semakan Pengurusan 3) Tindakan Pembetulan dan Pencegahan 4) Komunikasi Dalaman 5) Belanjawan 6) Kawalan Dokumen 7) Analisis Data 8) Peningkatan Berterusan
- 57. 57 1) ______________________ 2) _______________________ 3) _______________________ 4) _______________________ 5) _______________________ 6) _______________________ 7) _______________________ 8) _______________________ Senaraikan Proses Pengurusan Organisasi Anda
- 58. 58 Penilaian terhadap kemampuan sesuatu proses dalam sesebuah organisasi demi mencapai keperluan pelanggan dan matlamat organisasi. Menggantikan audit secara elemen dan prosedur Apa itu Audit Pendekatan Proses ?
- 59. 59 Audit Pendekatan Proses Dept DeptDept Dept Dept Audit Secara Proses Audit Secara Prosedur Proses Utama 1 Proses Utama 2 Proses Utama 3 *Pendekatan secara proses merentasi fungsi/ bahagian demi untuk mencapai kepuasan pelanggan
- 60. 60 Audit Pendekatan Proses Proses Utama Penyelenggaraan Audit Dalaman Tindakan Pembetulan Tentukuran Latihan Mesyuarat Semakan Pengurusan Aduan Pelanggan PELANGGAN Proses Sokongan Proses Pengurusan Pembelian
- 61. 61 4PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN (Planning and Preparation) 4 PELAKSANAAN AUDIT (Performing the Audit) 4 PELAPORAN (Reporting) 4 SUSULAN DAN PENUTUPAN (Follow-up and Close Out) PERINGKAT-PERINGKAT AUDIT DALAMAN
- 62. 62 SESI 4 PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN AUDIT
- 63. 63 PERANCANGAN AUDIT FAKTOR-FAKTOR UNTUK DIPERTIMBANGKAN: • Adakah ia merupakan audit ‘Adequacy’, ‘Compliance’, produk atau gabungan audit? • Apakah maklumat yang diperlukan dan bila? • Skop dan sejauhmana terperincinya audit. Adakah ia merangkumi kesemua aktiviti dan tempat. Apakah asas pemilihan? • Bila audit patut dijalankan? Banyak faktor boleh mempengaruhi persoalan ini. Perhatian perlu diberi kepada kesediaan (availability) auditor dan auditee dan samada akan berlaku pertukaran/ persaraan anggotakerja yang utama, dsb.
- 64. 64 PERANCANGAN AUDIT (samb.) FAKTOR-FAKTOR UNTUK DIPERTIMBANGKAN: • Siapakah yang akan menjalankan audit? Persoalan yang perlu dijawab adakah pengetahuan yang khusus diperlukan, bolehkan audit digunakan sebagai peluang untuk kemajuan kerjaya, adakah kita memerlukan kemahiran mengaudit yang khusus, dsb. • Bolehkan audit digabungkan dengan aktiviti-aktiviti lain untuk mengelakkan pertindihan dan/atau peningkatan kos? Ini boleh dicapai dengan menggabungkan audit dengan pemeriksaan atau perbincangan komersial, dan yang berkaitan.
- 65. 65 Perancangan dan Persediaan Audit 1. Wujudkan Jadual/ Program Audit 2. Lantik Auditor 3. Sediakan Pelan Audit (tujuan, skop, kriteria, kaedah audit) 4. Maklumkan kepada Auditee 5. Penerangan kepada Auditor (jika perlu) 6. Semak dokumen dan standard 7. Sediakan Senarai Semak mengikut proses (jika perlu)
- 66. 66 1. Jadual/ Program Audit Perancangan tahunan menyatakan tahun, bulan, minggu, tarikh (jika perlu), jangkamasa dan aktiviti yang perlu diaudit
- 67. 67 Jadual/ Program Audit Diwujudkan pada awal tahun, kekerapan berdasarkan – Jenis proses – Kepentingan proses Faktor lain yang perlu diambilkira :- – Keputusan audit yang terdahulu – Perubahan di dalam organisasi – Bilangan ketidakpatuhan – Aduan pelanggan
- 68. 68 Program Audit Dalaman M I N G G U P E R T A M A M I N G G U K E D U A SYARIKAT PBT SDN BHD (SPBT) JADUAL AUDIT DALAMAN BAGI TAHUN 2007 2007 AKTIVITI/BAHAGIAN DIAUDIT JAN MEI JUN JUL OGOS SEPT OKT NOV DIS KEWANGAN - Pembayaran PENTADBIRAN -Latihan, Pembelian -Pengurusan Sumber OPERASI -Aduan Pelanggan -Kajian Selidik Pelanggan & Analisa -Pemantaun Kerja & yang berkaitan -Projek P1, P2, P3,P4 KUALITI/PENGURUSAN ATASAN -Kawalan Dokumen & Rekod -CA & PA; Audit Dalaman -Sessi Temuduga dengan Pengurusan Atasan & Staff -Semakan Pengurusan DISEDIAKAN OLEH : DILULUSKAN OLEH: DISEMAK OLEH; : SAYA KETUA BESAR SAYA . KETUA SAYA Eksekutif Kualiti Pengarah Urusan Pengurus Besar OPerasi Tarikh : 20.3.06 Tarikh : 20.3.06 Tarikh : 20.3.06
- 69. 69B - 2 PENYEDIAAN JADUAL & PROGRAM AUDIT (3.11) PROGRAM AUDIT (3.11) Satu set atau lebih audit yang dirancang untuk tempoh masa yang spesifik dan diarahkan ke sesebuah tujuan yang spesifik Nota : Sesebuah program audit adalah termasuk semua aktiviti yang perlu untuk perancangan (planning), penganjuran (organizing) dan pelaksanaan (conducting) audit PRAKTIS Program Audit/Jadual Audit Tahunan Audit Plan PROGRAM AUDIT - biasanya perancangan tahunan menyatakan tahun, bulan, minggu dan tarikh (jika perlu), jangkamasa dan aktiviti yang perlu diaudit. AUDIT PLAN - perancangan yang menyatakan lebih spesifik tentang jadual waktu audit (tarikh, masa, waktu rehat, masa perbincangan) auditor, auditee, kriteria audit, skop, methologi, department/aktiviti/proses yang perlu diaudit, mesyuarat pembukaan dan penutupan audit
- 70. 70 KRITERIA MEMILIH AUDITOR 4 Bebas 4 Latihan 4 Pengetahuan dan Pengalaman 4 Kemahiran Berkomunikasi 4 Kredibiliti (Boleh Dipercayai) 2. PELANTIKAN AUDITOR
- 71. 71 3. PELAN AUDIT Perancangan spesifik tentang jadual waktu audit - tarikh - metodologi audit - masa -jabatan/bahagian/ aktiviti/ - waktu rehat proses yang perlu diaudit, - masa pengauditan - mesyuarat pembukaan - auditor - mesyuarat penutupan - auditee - pelaporan audit - ketua audit - tujuan audit - skop audit
- 72. 72 3. PELAN AUDIT • Sebelum audit, ketua auditor mestilah menentukan: • Tujuan Audit • Skop Audit • Kriteria Audit • Menyediakan pelan audit yang menyatakan perkara di atas dengan terperinci
- 73. 73 Tujuan: • menentukan kepatuhan terhadap keperluan MS ISO 9001:2008 • menentukan samada SPK dilaksanakan seracra berkesan dan dipelihara • mengenalpasti peluang-peluang peningkatan Skop: Liputan audit ;kenalpasti lokasi, bahagian ,aktiviti , proses dan juga masa yang akan diaudit Contoh tujuan dan Skop Audit
- 74. 74 Kriteria Audit Kriteria Audit • Dokumentasi SPK organisasi yang diwujudkan • Keperluan MS ISO 9001:2008 standards • Keperluan Pelanggan • Akta dan keperluan undang-undang
- 75. 75 PELAN AUDIT AUDIT DALAMAN ORGANISASI : ABC SDN BHD TARIKH AUDIT : 16 – 17 Disember 2004 TUJUAN AUDIT: 1. Memastikan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti syarikat mematuhi keperluan standard ISO 9001:2000 2. Memastikan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti syarikat mematuhi dokumentasi yang diwujudkan. 3. Memastikan sistem pengurusan kualiti dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan. SKOP : Proses berkaitan dengan pengeluaran PCB assembly DOKUMEN RUJUKAN : MS ISO 9001:2000 Dokumentasi Sistem pengurusan kualiti ABC Sdn Bhd KUMPULAN AUDIT: Kumpulan 1 Kumpulan 2 Kumpulan 3 Ketua : Musa Zaini Norliz Ahli : Rohimah Halizatulakema Rahinah KAEDAH AUDIT : Temuduga, pemerhatian, penilaian terhadap rekod, dokumen dan penulisan laporan KEMUDAHAN YANG DIPERLUKAN : Bilik perbincangan Dokumentasi sistem pengurusan kualiti ABC Sdn Bhd Pengiring PROGRAM AUDIT : Lihat mukasurat 2 Contoh Pelan Audit
- 76. 76 HARI PERTAMA : 16/12/2004 PenglibatanMasa Aktiviti Auditor Auditee 9.00-9.15 Mesyuarat Pembukaan Kumpulan 1,2,3 9.15-10.30 10.30-1.00 Pengurusan sumber-sumber -Prosedur latihan (6.2.2) -Infrastruktur (6.3) -Persekitaran kerja (6.4) Realisasi Produk -Prosedur Pembelian (7.4) Sistem pengurusan kualiti -Kawalan dokumen ( 4.2.3) -Kawalan rekod(4.2.4) Kumpulan 2 Kumpulan 2 Norliza 1.00-2.00 Makan tengahari 2.00-4.00 Realisasi Produk Audit proses pengeluaran : 1. proses printing,chip mouting,material confirm,reflow curing dan perancangan dan kawalan pengeluaran Audit akan merangkumi : -Perancangan (7.1) - Proses berkaitan pelanggan (7.2) -Peruntukan pengeluaran dan perkhidmatan(7.5) -Pemuliharaan produk (7.5.5) -Kawalan Peralatan Pengukuran (7.6) Pengurusan sumber-sumber Proses penyelenggaran (6.3) Kumpulan 1 4.00-5.00 Penyediaan laporan
- 77. 77 HARI KEDUA :17 /9/2004 PenglibatanMasa Aktiviti Auditor Auditee 9.00-11.00 Pengukuran, analisa dan peningkatan -Pemantauan dan pengukuran proses dan produk (8.2.3/8.2.4) - Inspection - kawalan produk tidak menepati spesifikasi (8.3) -Tindakan pembetulan dan pencegahan (8.5.2/8.5.3) -value check -Analisa data (8.4) Kumpulan 3 11.00-1.00 -Maklumbalas pelanggan (8.2.1) -Audit dalaman (8.2.2) Tanggungjawab pengurusan -Komitmen pengurusan (5.1) -Kualiti polisi (5.3) -Perancangan (kualiti objektif) (5.4) -Komunikasi dalaman (5.4.1) -Semakan pengurusan (5.6) Musa Kumpulan 2 Zaini MD 1.00-2.00 Makan tengahari 2.00-3.30 Penyedian Laporan Kumpulan 1,2,3 3.30-4.00 Mesyuarat penutup Semua Realisasi Produk Audit akan merangkumi : -Perancangan (7.1) -Peruntukan pengeluaran dan perkhidmatan(7.5) -Pemuliharaan produk (7.5.5) -Kawalan Peralatan Pengukuran (7.6)
- 78. 78 (1) Maklumkan kepada pihak yang akan diaudit melalui memo berserta pelan audit. (2) Dapat persetujuan mengenai tarikh dan masa yang dicadangkan dalam pelan audit (3) Dapat pengesahan mengenai proses yang akan diaudit (4) Tentukan dokumen atau rekod yang diperlukan 4. Makluman kepada auditee Hello Wak! Nak discuss Audit Plan ni….
- 79. 79 Menjelaskan berkaitan; - Tujuan/ Objektif Audit - Skop Audit - Kriteria Audit - Metodologi Audit - Status NCR - Pendekatan Audit - Dokumentasi Berkaitan - Kemudahan dan Peralatan - Status NCR terdahulu 5. Penerangan kepada Auditor
- 80. 80 Auditor perlu menyediakan senarai semak sebelum audit dilaksanakan. Tujuan: menyediakan soalan penting yang perlu untuk disoal memandu halatuju/arah audit Mengelakkan dari tertinggal perkara penting yang perlu diaudit. Membantu audit dilakukan mengikut masa yang ditetapkan Memastikan audit dijalankan dengan konsisten 6. SENARAI SEMAK
- 81. 81 Jenis- Jenis Senarai Semak 1. BERBENTUK SOALAN/ PERTANYAAN Bandingkan kenyataan-kenyataan daripada Standard yang dirujuk dan tukar kepada bentuk soalan Contoh: Fasal 5.3 dan 4.2.1 Polisi Kualiti - Adakah polisi kualiti syarikat dan objektifnya didokumentasikan - Adakah polisi kualiti difahami oleh semua peringkat pekerja?
- 82. 82 Jenis- Jenis Senarai Semak 2. BERBENTUK NOTA RINGKAS Standard yang dirujuk diringkaskan sebagai nota peringatan kepada penilai Contoh: Fasal 5.3 dan 4.2.1 Polisi Kualiti - Polisi Kualiti dan objektifnya didokumenkan - Polisi Kualiti difahami oleh semua peringkat pekerja
- 83. 83 Perkara yang perlu dipertimbangkan ; 4 Objektif penilaian 4 Organisasi/Jabatan yang akan dinilai 4 Standard yang perlu dirujuk 4 Masa yang diperuntukkan 4 Soalan-soalan yang perlu diutarakan Dalam ertikata mudah Senarai Semakan Memberitahu Auditor: 4 Apa yang perlu dilihat ? 4 Dimana yang perlu dilihat ? 4 Siapa untuk disoal? 4 Apa yang perlu disoal ? Penyediaan Senarai Semak
- 84. 84 Senarai semak disediakan berdasarkan model pendekatan proses Rajah Penyu (4M) boleh digunakan sebagai panduan Merangkumi – Who -Siapa – What - Apa – How - Bagaimana – Measurements -Pengukuran – inputs, output dll Penyediaan Senarai Semak
- 85. 85 4 Senarai semakan adalah sebagai „bantu peringatan‟ dan janganlah digunakan secara membuta-tuli atau tanpa sebarang pertimbangan-pertimbangan lain. 4 Senarai semakan adalah sebagai PEMBANTU dan BUKANnya sebagai TUAN 4 Sebagai persediaan sebelum berjumpa auditee. TIPS
- 86. 86 PROSESINPUT OUTPUT Kritera (Pengukuran) Siapa? (Kompeten/ Kemahiran/Latihan) Apa yang digunakan? (bahan/ Peralatan) Bagaimana (Kaedah/ Prosedur/ Teknik) Audit berdasarkan model pendekatan proses (Rajah Penyu)
- 87. 87 ITEM DETAILS Proses Nama proses, aktiviti Input bahan, dokumen, spesifikasi, jadual, output dari proses lain Output Produk, dokumen, rekod, pelan, sample, prototype, How (Bagaimana) Kawalan proses, prosedur, kaedah, teknik What (Apa) Mesin, peralatan pengujian, komputer, software, peralatan keselamatan, peralatan, persekitaran Who (Siapa) Skil, kompetensi, tanggungjawab, bidangkuasa Pengukuran/ Keberkesanan/efisen proses - Objektif kualiti, KPI, Sasaran, Prestasi Penambahbaikan
- 88. 88 Soalan berkaitan proses Apa proses-proses yang terlibat? Adakah proses ini proses utama, sokongan atau berkaitan dengan pengurusan? Siapakah empunya proses ini? Bagaimana proses ini didokumenkan? Bagaimanakah hubungkait proses ini dengan proses seterusnya? Bagaimana proses ini dipantau, di analisa dan dipertingkatkan? Apakah bukti aktiviti peningkatan dilaksanakan?
- 89. 89 Soalan berkaitan input Apakan input untuk proses ini (proses bermula) Siapakah yang membekalkan input tersebut? Bagaimana bentuk input yang diterima? Apakah informasi yang ada dalam input tersebut? Siapa yang menerima input tersebut ? Apakah kaedah penilaian bagi memastikan input diterima? Apakah input tersebut mencukupi?
- 90. 90 Soalan berkaitan output Apakah output dari proses ini? Apakah bentuk output tersebut? Kemana output ini akan pergi seterusnya? Siapa yang akan menilai output tersebut? Apakah ciri-ciri output tersebut diterima? Apakah output ini telah menepati kepuasan pelanggan? Apakah proses lain yang berkaitan dengan output ini?
- 91. 91 Kriteria (pengukuran) Apakah pengukuran untuk proses tersebut? Apakah empunya mengetahui pengukuran yang diperlukan? Apakah pengukuran tersebut menepati kepuasan pelanggan? Apakah kaedah yang digunakan untuk membuat pengukuran? Apakah tahap penerimaan pengukuran tersebut? Siapakah yang bertanggungjawab membuat pengukuran? Apakah pengukuran tersebut selari dengan objektif kualiti? Bilakah masa untuk membuat pengukuran? Apakah tindakan yang diambil sekiranya pengukuran tidak menepati tahap yang dikehendakki? Zero Defects
- 92. 92 Soalan berkaitan kelayakan dan latihan Apakah ciri kelayakan empunya proses? Adakah keleyakan mengandungi kemahiran, pengalaman dan latihan. Siapa melatih empunya proses ? Apakan kelayakan tersebut mencukupi untuk memastikan proses berkesan? Apakah jenis latihan yang diperlukan? Apakah bukti latihan telah dijalani? Bagaimana penilaian keberkesanan latihan dilakukan?
- 93. 93 Soalan berkaitan kaedah Apakah kaedah yang digunakan untuk melaksanakan kerja? Bagaimana kaedah ini didokumenkan ? Adakan kerja yang dilaksanakan mematuhi apa yang didokumenkan? Bagaimana memastikan prosedur berada ditempat yang diperlukan? Adakan prosedur dikemaskinikan? Siapa yang meluluskan prosedur ?
- 94. 94 Soalan berkaitan peralatan Apakah peralatan yang digunakan? Bagaimankah penyelenggaran peralatan dilakukan? Adakan peralatan digunakan dengan kaedah yang betul? Apakan jenis penyelenggaran yang dilakukan? Bagaimana keberkesanan peralatan yang digunakan?
- 95. 95 Audit berdasarkan pendekatan proses Prose utama (Proses Pengeluaran) Perolehan Tindakan pencegahan Tindakan pembetulan Tentukuran Latihan Semakan pengurusan Audit dalaman Pelanggan Proses Sokongan Proses Pengurusan Penyelenggaraan
- 96. 96 Process : Stamping, welding, plating, assembly Maintenance of production and test equipment and tooling Computer system, Materials, child parts Production planning, P/Order, Delivery Instruction Brake system Delivered to customer Conforming and on-time Work instruction, inspection instruction, packaging, calibration, MSA, FMEA, Process control Delivery performance, response time, time for returned product test/analysis and problem solving, quality cost, Corrective & preventive action. Trained and competence of Personnel(all levels), Housekeeping, safety requirements WITH WHAT ?(Materials / Equipment) WITH WHO ? (Competence/Skills/Training) HOW ? (Method/Procedures/Techniques) WITH WHAT Key Criteria ? ( Measurements/ Indicators) INPUT (What should we received) OUTPUT (What we should deliver) Contoh
- 97. 97 Student registration process Students have Registered With which indicators do I assess efficiency and effectiveness ? -Mistake in data key in. -Steps required to complete registration form. -Length of registration process With which method do I control my registration process ? -Application form contain direction for completion. -Online registration. -Awareness of the course offered. Students want to register List of students Copy of offer letter With WHAT method/equipment is the process arranged ? -Credit card,cash etc of payment -Computer -Lease agreement With WHO is the process arranged ? -Competency and skill of Registration officer,Cashier etc -Training provided HOW ? (Method/Procedures/Techniques) WITH WHAT Key Criteria ?( Measurements/ Indicators) WITH WHAT ?(Materials / Equipment) WITH WHO ? (Competence/Skills/Training) INPUT (What should we received) OUTPUT (What we should deliver) Contoh
- 99. 99 PELAKSANAAN AUDIT Proses mendapatkan maklumat (bukti audit) ke atas pelaksanaan sistem Pendekatan Audit dan Kaedah/ Metodologi Audit perlu ditentukan oleh kumpulan auditor Maklumat diperolahi sebaik sahaja bermula mesyuarat pembukaan Persampelan dilakukan dalam mendapatkan maklumat.
- 100. 10 1. MESYUARAT PEMBUKAAN 2. MELAKSANA AUDIT i- Pendekatan Audit ii- Metodologi/ Kaedah Audit iii- Persampelan iv- Pengambilan Nota PELAKSANAAN AUDIT
- 101. 10 Memaklumkan tujuan audit Memaklumkan skop audit Menyemak semula program audit Menerangkan kaedah audit dijalankan Memaklumkan jenis-jenis penyimpangan/tidak menepati Mengesahkan masa mesyuarat penutup Membuka untuk sesi soal-jawab 1. MESYUARAT PEMBUKAAN
- 102. 10 Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian; Samada kawalan keatas proses diwujudkan dan mencukupi Samada kawalan keatas proses dilaksanakan Samada kawalan keatas proses berkesan 2. MELAKSANA AUDIT
- 103. 10 JENIS-JENIS KAWALAN 1) KAWALAN PENGURUSAN Organisasi - pengagihan tanggungjawab dan tugas Polisi - jelas dan disampaikan (komunikasi) Prosedur - mudah dan ekonomi Anggotakerja - kelayakan yang wajar, penyeliaan yang berpengetahuan Laporan - menyemak setiap laporan-laporan penting Peruntukan - menilai pencapaian dan perbelanjaan Petunjuk prestasi - mengurus ke arah pencapaian sasaran
- 104. 10 JENIS-JENIS KAWALAN 2) KAWALAN PENTADBIRAN Kawalan Dokumen Rekod-rekod Kualiti Latihan - pentadbiran dan pengurusan 3) KAWALAN TEKNIKAL Pelan Kualiti Spesifikasi/standard (e.g. pengujian dan pemeriksaan) Akta-akta Keselamatan, Persekitaran
- 105. 10 CIRI-CIRI PENGAWALAN • Khusus - objektif boleh diukur • Praktikal - boleh dilakukan dan diawasi • Kos - minima, hasil terbaik dan berkesan • Mudah - senang difahami dan jelas • Munasabah - sesuai dan boleh dicapai • Masa - boleh dihad dan dijadual • Perubahan - boleh diurus untuk memenuhi keperluan- keperluan
- 106. 10 PERALATAN AUDITOR PEN/PENSIL - merekod KERTAS - melapor ANGGOTA BADAN - mata, telinga, mulut, hidung dan kulit - untuk melihat, mendengar, menyoal, menghidu dan merasai
- 107. 10 SEMASA AUDIT Dengar (listen) Dengar dengan teliti dari individu yang ditanya. Pastikan jawapan adalah menuruti prosedur yang didokumenkan Perhati (observe) Lihat bukti yang objektif. Sebarang keadaan yang diragui timbulkan sebagai pemerhatian. Nyatakan (voice) Bangkitkan sebarang penyimpangan/tidak menepati Bentangkan secara sopan dan objektif Menilai (Evaluate) Bentangkan laporan audit kualiti dalaman Dapatkan pandangan dari auditor-auditor dalam kumpulan mengenai keberkesanan pelaksanaan sistem kualiti
- 108. 10 2i. Pendekatan Audit Pendekatan Mendatar – sesuai untuk proses yang mempunyai kesinambungan di mana audit merentasi keseluruhan organisasi Pendekatan Menegak - sesuai untuk proses yang mempunyai kesinambungan pada satu-satu proses (jabatan)
- 109. 10 2i. Pendekatan Audit (sambungan…) Pendekatan Kontrak – mengaudit setiap projek/ kontrak dan mengikuti setiap aktivitinya yang berkaitan. Pendekatan Produk – mengaudit pengeluaran produk di sesebuah organisasi mengikut setiap „production line‟ dari mula sehingga tamat.
- 110. 11 Audit ialah untuk mendapat bukti yang objektif. Terdapat 3 jenis bukti : 1) Bukti Analisa (Analytical Evidence) - Bukti mestilah berkaitan dengan kenyataan 2) Bukti Secara Langsung (Direct Evidence) - Membuat keputusan bagi seseatu bukti yang objektif mestilah berasaskan pada jenis-jenis bukti yang diperolehi 3) Bukti Secara Tidak Langsung (Indirect Evidence) - Terdapat kes di mana susah untuk membuat keputusan berdasarkan kepada bukti yang ada tanpa mengumpul terlebih dahulu beberapa kes/bukti seberapa banyak yang boleh D - 3 PENDEKATAN AUDIT
- 111. 11 Bukti yang objektif ialah : Bukti yang wujud Tidak dipengaruhi oleh emosi dan prejudis Boleh didokumenkan Berkaitan dengan kualiti Boleh dikuantitatif(berdasarkan kuantiti) dan dikualitatifkan (berdasarkan mutu) Boleh disahkan D - 3 PENDEKATAN AUDIT
- 112. 11 2.ii Metodologi/ Kaedah Audit Aktiviti-aktiviti untuk mendapatkan maklumat: a) Temuduga b) Menyemak dokumen dan rekod c) Pemerhatian d) Demonstrasi
- 113. 11 2.iia) Temuduga Kaedah terpenting untuk mendapatkan bukti audit Memerlukan kemahiran komunikasi – Bertanya soalan – Mendengar – Merekodkan maklumat – Analisa maklumat yang diterima – Menyatakan ketidakpatuhan secara diplomasi *Mendengar adalah kemahiran yang terpenting
- 114. 11 Memulakan Temuduga Mula dengan soalan ringkas Perkenalkan diri Pastikan pihak yang ditemuduga dalam keadaan selesa Terangkan tujuan temubual Terangkan masa yang diambil Bersopan 2.iia) Temuduga
- 115. 11 SOALAN TERBUKA - jawapan yang lebih fleksible (bagaimana, mengapa,bila, dimana, siapa ) SOALAN UNTUK PENJELASAN - Soalan yang menjurus kepada jawapan yang berupa penjelasan SOALAN TERTUTUP - jawapan yang mempunyai dua pilihan (ya, tidak) SOALAN YANG TIDAK SESUAI - soalan yang tidak berkaitan dengan skop dan kriteria audit Temuduga : Jenis- Jenis Soalan 2.iia) Temuduga
- 116. 11 Soalan terbuka Tujuan – Menggalakkan audite bercakap – Mendapatkan jawapan yang fleksible Tiada jawapan yang khusus Awas jawapan yang tidak berkaitan 2.iia) Temuduga
- 117. 11 Soalan terbuka Apa ? Bila ? Siapa ? Dimana ? Bagaimana ? Beritahu saya ? Bagaimana? Boleh terangkan ? 2.iia) Temuduga
- 118. 11 Soalan terbuka kebaikan Mendapat informasi secara mudah Mengundang perbualan Boleh mendapat informasi tambahan kelemahan Jawapan yang tiada limit Informasi terlalu banyak 2.iia) Temuduga
- 119. 11 Contoh -Soalan terbuka Boleh tuan terangkan prosedur ini secara ringkas? Bagaimana label ini berfungsi sebagai penandaan? Bagaimana pertukaran dokumen dibuat? Siapakah lagi yang mempunyai kuasa untuk meluluskan spesifikasi itu? 2.iia) Temuduga
- 120. 12 Soalan untuk penjelasan Tujuan – Susulan daripada soalan terbuka – Penjelasan yang lebih mendalam Mungkin menggunakan kenyataan auditee sebagai panduan untuk mendapatkan penjelasan 2.iia) Temuduga
- 121. 12 Soalan untuk penjelasan – Contoh »Sebagaimana yang telah diterangkan….boleh encik terangkan dengan lebih jelas? »Seperti yang telah diterangkan tadi, bagaimana sekiranya situasi ini berlaku…? 2.iia) Temuduga
- 122. 12 Soalan tertutup – Tujuan »Mengumpul informasi spesifik »Mengurangkan salah faham – Menjurus kepada perbincangan kearah isu yang lebih spesifik – Kurangkan soalan jenis ini 2.iia) Temuduga
- 123. 12 Soalan tertutup Kebaikan Mendapat jawapan dan maklumat yang spesifik Mengesahkan maklumat yang diperolehi Kelemahan Jawapan terhad, ya atau tidak Menjadikan auditee kurang bercakap, audit tidak berjalan secara semulajadi Maklumat tidak diperolehi secara sukarela 2.iia) Temuduga
- 124. 12 Soalan tertutup Contoh Adakah encik bertanggungjawab mengemaskini data? Adakan bahan ini kepunyaan anda atau pelanggan anda? Adakah ini pembekal terpilih? Adakah ini bahan yang betul? 2.iia) Temuduga
- 125. 12 Sahabat Karib Auditor SILA TUNJUKKAN KEPADA SAYA (SHOW ME) Perlu digunakan untuk mengesahkan segala maklumat yang diberikan adalah benar 2.iib) Semakan Dokumen vs Rekod
- 126. 12 Perkara yang diaudit menggunakan kaedah pemerhatian antaranya; - Persekitaran tempat kerja & keselamatan - Kecukupan peralatan - Kefahaman terhadap kerja - Komitmen pihak yang diaudit - Keberkesanan komunikasi 2.iic) Pemerhatian 2.iid) Demonstrasi Auditor boleh meminta auditee melakukan demonstrasi/ pengujian/ praktikal sesuatu proses yang diaudit.
- 127. 12 2.iii) Persampelan Audit berdasarkan sampel Pilih sampel rekod yang: – Berkaitan – Berpotensi ada masalah – Mewakili keseluruhan Tiada NCR tidak bermakna sistem berjalan lancar
- 128. 12 2.iv) Bukti Audit Bukti audit boleh disahkan. Contohnya; - tarikh, masa, tahun, hari - nama dokumen/ rekod/ pekerja/ fail - bahagian diaudit/ tempat/ kawasan - nama bahan/ pembekal/ jenis perkhidmatan - no. P.O/ L.O/ D.O/ sebutharga/ kontrak - alatan/ mesin
- 129. 12 Siapa yang ditemubual? Apa yang dilihat? Lokasi? Bila tindakan dilaksanakan? Rekod yang dilihat? Masa audit? Bagaimana kawalan dilakukan? Bagaimana Tindakan pembetulan dilakukan? 2.iv) Nota yang perlu diambil
- 130. 13Audit Kualiti Dalaman Diplomasi Berlaku adil Rajin Dapat menganalisa Berpendirian tegas Sabar Disiplin diri Fikiran terbuka Suka bertanya Profesional Berkomunikasi dengan baik Tidak berat sebelah Lurus Berminat Terlatih WATAK SEORANG AUDITOR - BAIK
- 131. 13Audit Kualiti Dalaman Mudah terpedaya Bersifat sinis Tidak berdisiplin Mudah terpengaruh Mudah putus asa Mencari keburukan Terlalu menyukakan Suka berhujah WATAK SEORANG AUDITOR - LEMAH
- 132. 13 • Menyoal terlalu banyak soalan tertutup • Menjawab soalan sendiri • Tidak memberi masa untuk auditee • Bercakap tanpa henti • Memotong perbualan • Komen keburukan orang lain • Tidak bertolak ansur WATAK SEORANG AUDITOR - LEMAH
- 133. 13 DENGAR (Listen) - Dengar dengan teliti dari individu yang ditanya. Pastikan jawapan adalah menuruti prosedur yang didokumenkan PERHATI (Observe) - Lihat bukti yang objektif. Sebarang keadaan yang diragui timbulkan sebagai pemerhatian. NYATAKAN (Voice) - Bangkitkan sebarang penyimpangan/tidak menepati Bentangkan secara sopan dan objektif MENILAI (Evaluate) - Bentangkan laporan audit kualiti dalaman - Dapatkan pandangan dari auditor-auditor dalam kumpulan mengenai keberkesanan pelaksanaan sistem kualiti D - 9 SEMASA AUDIT
- 134. 13 Pendengaran Aktif Galakan kepada auditee untuk lebih berkomunikasi. Antara galakan… : – Wow…Menarik ! – Beritahu saya mengenainya – Beritahu lagi..! – Adakah anda ingin berbicara mengenainya – Mari kita bincangkan – Ada sesuatu di fikiran anda yang ingin dikongsi? – Pandangan anda penting kepada saya
- 135. 13 Think about this ? Guna intonasi yang betul Berhati-hati dengan gerakan – Riak muka – Gerakan tubuh badan Berhati dengan keadaan persekitaran komunikasi – Persekitaran kerja – persepsi – Mind set – culture
- 136. 13 Effective Listening – Listen to the auditee says – Listen for the way the auditee says – Carefully observe all non-verbal communication You must listen for three types of information: – Facts – Feelings – Non-verbal sign Effective listening is an active listening:
- 137. 13 Non-verbal Sign Sociologists memberikan perincian komunikasi 55% Nonverbal communication 38% Tone of voice 7% Only through the words themselves Komunikasi Non-verbal . . . Body language Space Time
- 138. 13D - 12 BODY LANGUAGE
- 139. 13D - 12 BODY LANGUAGE
- 140. 14D - 12 BODY LANGUAGE
- 141. 14 LISTENING SKILLS Elakkan perkara ini semasa mendengar… Buat andaian sendiri Mencelah atau menyambung ayat Seperti tahu apa yang akan diperkatakan oleh auditee Beri cadangan atau penyelesaian
- 142. 14 Please, Please, Please Ambil Nota !!! Untuk Siasatan Sekarang Untuk Siasatan Kemudian Untuk Kegunaan Dalam Penulisan Laporan Untuk Digunakan oleh Juruaudit Lain D - 2 MENULIS NOTA
- 143. 14 CADANGAN UMUM UNTUK PENGAMBILAN NOTA • Rekod tarikh audit setiap kali ambil nota • Tidak perlu guna ayat yang lengkap - seringkali singkatan perkataan atau ‘phrases’ adalah mencukupi/boleh membantu • Sediakan ruang kosong supaya anda boleh menambah nota kemudian (contoh; tulis di setiap m/surat baru, hanya ambil nota separuh daripada m/surat) • Guna carta alir, diagram (jika perlu) • Bangunkan sistem singkatan dan simbol untuk meringkaskan pengambilan nota. • Baca semula nota anda dan tambahkan, dan jika perlu, betulkan nota audit semasa proses audit dibuat secara mendalam
- 144. 14 Nota Audit sepatutnya termasuk: Bilangan rekod Kenyataan-kenyataan Nama-nama Lokasi/Tempat Tarikh-tarikh Posisi Nota audit (contoh)
- 146. 14 • AUDITOR : NCR PEMERHATIAN • KETUA AUDITOR / KETUA KUMPULAN NCR PEMERHATIAN RINGKASAN AUDIT DALAMAN • WAKIL PENGURUSAN LAPORAN KE MESYUARAT PENGURUSAN APA NAK LAPOR NI ?
- 147. 14 Menulis laporan Laporan audit ialah output kepada proses audit Menjelaskan penemuan audit yang dijalankan Bukti audit telah dilaksanakan Berdasarkan fakta Boleh ditentusahkan Boleh digunakan untuk peningkatan sistem kualiti Rumusan/ringkasan audit yang dilaksanakandan status serta pengesyoran Permintaan tindakan pembetulan (NCR/CAR) Memastikan semua penyimpangan merujuk kepada prosedur-prosedur yang didokumenkan secara khusus
- 148. 14 Jenis penemuan audit Kepatuhan Ketidakpatuhan Pemerhatian Penemuan audit: Bukti audit yang dinilai berbanding kriteria audit. Klasifikasi penemuan audit samada :
- 149. 14 Berkaitan dengan satu pemerhatian yang tidak menepati dalam memenuhi satu perkara dari satu prosedur yang khusus Bermakna bahawa sistem keseluruhan adalah berfungsi tetapi ada terdapat penyimpangan yang kecil dan yang tidak ketara Jumlah yang ketara bagi sesuatu fasa (elemen) MS ISO 9001:2008 boleh mempamerkan keruntuhan serius terhadap sesuatu sistem dan secara keseluruhan menjadi satu penyimpangan BESAR KETIDAKPATUHAN KECIL (MINOR)
- 150. 15 Mempamerkan keruntuhan yang ketara terhadap perjalanan sesuatu sistem kualiti Berkaitan dengan ketiadaan atau keruntuhan menyeluruh mengenai sesuatu sistem bagi memenuhi keperluan-keperluan dalam sesuatu fasa (elemen) MS ISO 9001:2008 Bermakna bahawa sebahagian atau keseluruhan sistem adalah tidak berkesan KETIDAKPATUHAN BESAR (MAJOR)
- 151. 15 PEMERHATIAN Situasi dimana tiada cukup bukti untuk dikategorikan sesuatu penemuan itu sebagai ketidakpatuhan
- 152. 15 Menulis ketidakpatuhan (NCR) Bukti – Sesuatu yang dilihat-rekod – kenyataan oleh anggotakerja yang diberi kuasa Ketidakpatuhan – bercanggah dengan keperluan Keperluan – Rujukan Standard, SPK organisasi, keperluan pengurusan, kontrak pelanggan,akta, undang-undang Nota: Pastikan kenyataan NCR mempunyai 4 C Correct, clear, complete, concise
- 153. 15 Rekod latihan untuk auditor dalaman tidak dipelihara. Tiada dokumen atau rekod menunjukkan Auditor dalaman syarikat; Ahmad dan Ali telah dilatih seperti didalam prosedur HR-017 para 3 yang menyatakan setiap auditor dalaman hendaklah lulus kursus „Lead Auditor‟. (MS ISO 9001:2008 -klausa 6.2.2) Contoh kenyataan NCR
- 154. 15 Walaupun terdapat banyak surat aduan pelanggan diterima dibahagian Pemasaran (contoh : Surat dari En. Nazir bertarikh 10/9/2003), tiada bukti aduan dianalisa dan di ambil tindakan dalam tempoh waktu yang ditetapkan. MS ISO 9001:2008 klausa 8.5.2 (Tindakan Pembetulan) Contoh kenyataan NCR
- 155. 15 Mengandungi • Pengenalan kumpulan audit • Kekuatan yang diperhatikan semasa audit • Kelemahan dan ketidakpatuhan - NCR • Peluang-peluang peningkatan - pemerhatian • Edarkan laporan • Kesimpulan/ringkasan proses audit termasuk halangan yang ditempohi semasa audit • kesimpulan audit seperti : - samada sistem dilaksana dan dipelihara secara berkesan - samada semakan pengurusan dapat memastikan kesesuaian dan keberkesanan pelaksanaan SPK Ringkasan laporan audit
- 156. 15 •Nyatakan penghargaan atas kerjasama •Edarkan senarai kedatangan •Ulang semula objektif audit •Terangkan berkaitan sampel audit •Bentangkan penemuan audit -laporan NCR dan pemerhatian •Beri cadangan dan kesimpulan Mesyuarat penutup
- 157. 15Audit Kualiti Dalaman 1. SENARAI SEMAKAN ‘CHECKLIST’ Auditor • memberi panduan untuk apa yang perlu dilihat/nilai 2. NOTA-NOTAAUDIT Auditor • mencatit keputusan audit bagi kegunaan mesyuarat penutup 3. JADUALAUDIT Bahagian QA (Penentuan Kualiti) • merancangkan audit berdasarkan kepada aktiviti-aktiviti yang kritikal REKOD-REKOD AUDIT
- 158. 15Audit Kualiti Dalaman 4. LAPORAN PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN Bahagian/tempat yang diaudit • mengambil tindakan pembetulan terhadap penyimpangan mengikut tempoh yang dipersetujui 5. RINGKASAN AUDIT DALAMAN Pengurusan/Jawatankuasa Kualiti • menyemak keberkesanan pelaksanaan 6. LOG STATUS PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN (CAR) Bahagian Penentuan Kualiti (QA) • mengawal dan memastikan bahawa tindakan pembetulan dibuat pada masanya dan dijalankan dengan berkesan REKOD-REKOD AUDIT
- 159. 16 SAMPLE OF „NCR‟ FORM REF. OF AUDIT : DATE OF AUDIT : DEPARTMENT : ABC SDN BHD NON-CONFORMANCE REPORT (NCR) NCR NO : Page of NON CONFORMANCE CLAUSE OF ISO 9001 : 2008 STATEMENT AUDITOR : AUDITEE : SIGNATURE : …………………… SIGNATURE :………………… CORRECTION : CAUSE OF NON-CONFORMANCE : CORRECTIVE ACTION AND COMPLETION DATE : ACCEPTED / NOT ACCEPTED AUDITEE ………………… AUDITOR‟S SIGNATURE :…………… SIGNATURE :……………… FOLLOW UP ACTION Action has been taken/not been taken and found *satisfactory/not satisfactory NON CONFORMANCE AUDITOR : CLOSE OUT DATE : SIGNATURE :…………
- 160. 16 INTERNAL AUDIT OBSERVATION FORM Dprt/Centre/Section/Unit : Ref. Document : Ref. Of Audit : Date Of Audit : CLAUSE OBSERVATION/COMMENT STATUS Auditor(s) .: Date .: Page … of … SAMPLE OF „OBSERVATION‟ FORM
- 161. 16 ABC SDN BHD INTERNAL AUDIT SUMMARY REPORT AUDIT SUMMARY REPORT REF. OF AUDIT : DATE OF AUDIT : DEPARTMENT AUDITED : AUDIT TEAM : SCOPE OF AUDIT : SUMMARY OF FINDINGS : 1. ….. 2. …... 3. …… NON CONFORMANCE RAISED REPORT NO SUMMARY OF NCR ISO 9001 CLAUSE DATE OF COMPLETION (CORRECTIVE ACTION) 1 2 RECOMMENDATION : …. ….. …. REPORTED BY : REVIEWED BY : SIGNATURE : SIGNATURE : DESIGNATION : TEAM LEADER/ DESIGNATION : QMR LEAD AUDITOR SAMPLE OF „AUDIT SUMMARY REPORT‟ FORM
- 162. 16 SESI 7 TINDAKAN PEMBETULAN DAN SUSULAN
- 163. 16 TINDAKAN PEMBETULAN DAN SUSULAN E-1Audit Kualiti Dalaman TINDAKAN PEMBETULAN DIAMBIL SUSULAN TINDAKAN PEMBETULAN. ADAKAH BERKESAN ? REKOD BUKTI PADA CAR DAN TUTUP CAR BERI SALINAN KEPADA AUDITEE DAN FAIL TAMAT YA TIDAK REKOD BUKTI CAR TIDAK DITUTUP
- 164. 16 Susulan terhadap tindakan pembetulan • Pasukan audit perlu membuat tindakan susulan keatas tindakan pembetulan bagi memastikan: – Punca masalah dikenalpasti – Tindakan diambil untuk memastikan masalah tidak berulang lagi – Tanggungjawab telah diberikan dan tarikh tindakah pembetulan diputuskan • Pasukan audit perlu menyediakan tindakan susulan
- 165. 16 Penutupan NCR Terima tindakan pembetulan sekiranya berkesan Minta kemaskini dokumen sekiranya melibatkan pertukaran prosedur atau dokumen. Komunikasi perubahan Lakukan lawatan susulan bagi memastikan pelaksanaan tindakan pembetulan berkesan
- 166. 16 Kenalpasti punca masalah Kenalpasti masalah Tindakan susulan Laksanakan tindakan pembetulan Berkesan kes selesai PROSES Proses tindakan pembetulan
- 167. 16 SUSULAN DAN PENUTUPAN AUDIT E-1Audit Kualiti Dalaman CADANGAN TINDAKAN PEMBETULAN & TARIKH SIAP SUSULAN PERSETUJUAN JURUAUDIT ? TUTUP NCR. REKODKAN BUKTI PADA NCR BERI SALINAN KEPADA AUDITEE (jika perlu) DAN KEMASKINI FAIL TAMAT SAMADA ? - Lanjutan tempoh pembetulan - Tutup NCR dan Keluar NCR baru SIASATAN PUNCA MULA TAMAT SUSULAN KEMASKINI AUDIT LOG