Bab 11 stok inventori
Download as DOC, PDF0 likes554 views
Dokumen ini membahas tentang pengurusan stok dan inventori di pusat sumber sekolah, termasuk prosedur penerimaan barang, pendaftaran harta modal dan inventori, serta cara menyelenggarakan rekod. Terdapat panduan terperinci untuk perekodan harta modal dan inventori dengan format kad serta format buku untuk pelbagai jenis rekod yang berkaitan. Pengurusan stok adalah tugas penting bagi penyelaras pusat sumber untuk memastikan ketertiban dan efisiensi dalam pengendalian barang.
Bab 11 stok inventori
- 1. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti BAB 11 STOK DAN INVENTORI PUSAT SUMBER SEKOLAH 11.1 PENGURUSAN KEW PA 11.2 PENYELENGGARAAN 11.3 SEMAKAN BUKU STOK 11.4 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL & INVENTORI KEW PA
- 2. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti TATACARA PENGURUSAN STOK/INVENTORI Penerimaan Barang-barang Memastikan salinan asal pesanan tempatan dikembalikan bersama-sama dengan bil/invois. Menyemak barang-barang yang diterima bersama-sama nota serahan dan membandingkannya dengan pesanan tempatan bagi memastikan barang-barang yang dibekalkan adalah betul dan tepat. Memastikan perakuan penerimaan dibuat pada pesanan tempatan yang asal yang dikembalikan bersama-sama bil dan invois. Semua barang yang diterima daripada pembelian dan sumbangan daripada agensi atau orang perseorangan dicatatkan dalam daftar-daftar yang berkenaan. REKOD-REKOD YANG BERKAITAN DENGAN PENGURUSAN STOK Daftar Harta Modal (KEW 312, 312A) –Lampiran D Harta modal ialah barang-barang tak luak yang bernilai RM500 atau lebih setiap satu pada masa perolehan. Barang tak luak ialah barang-barang yang mana bila digunakan masih dalam bentuk asalnya. Barang-barang ini tidak termasuk perabot, permaidani, langsir dan seumpamanya yang diperolehi tanpa mengira kos. Daftar harta modal di dalam bentuk kad diperkenalkan untuk merekod semua jenis harta modal yang diperolehi. Ia mengandungi dua bahagian iaitu: Bahagian A – merekodkan semua maklumat tentang pembelian, penempatan, pemeriksaan dan perlupusan. Bahagian B – merekodkan semua penyenggaraan seperti pembaikan dan pembelian segala alat ganti
- 3. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti Sistem kad ini diperkenalkan bagi mempermudahkan perekodan segala pembelian dan penyenggaraan di dalam ruang yang disediakan serta memudahkan penyusunan rekod megikut abjad. Dengan sistem ini segala rekod yang disimpan akan diseragamkan di mana ianya akan memudahkan kerja-kerja pengawalan dan penyenggaraan. Butir-butir maklumat yang terdapat dalam daftar harta modal 1) KEW 312 (Bahagian A) a) Kategori Contoh: (i) Kenderaan (ii) Loji (iii) Mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat dan sebagainya b) Jenis Jenis harta modal di dalam kategori “mesin, peralatan dan kelengkapan pejabat” misalnya: (i) Kamera (ii) Komputer (iii) Mesin penyalin (iv) Mesin taip (v) Televisyen dan sebagainya c) Jenama dan Model Jenama dan model harta modal berkenaan, contoh “Proton Wira Aeroback 1.5 Automatik” d) Jenis dan No. Enjin Jenis dan nombor enjin (jika harta ini adalah berkenaan) e) No. Casis/No. Siri Pembuat Nombor casis bagi kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralatan pejabat f) No. Siri Pendaftaran
- 4. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti Nombor siri pendaftaran seperti nombor pendaftaran kenderaan atau nombor siri rekod pejabat g) Kos dan Tarikh Dibeli/Diterima Harga termasuk kos pengangkutan/insuran (jika ada) dan lain-lain perbelanjaan yang berkaitan dengan pembelian tersebut. h) No. Pesanan Kerajaan Nombor rujukan pesanan kerajaan yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal berkenaan. Jika perolehan tersebut melalui cara-cara lain, sila nyatakan. Contohnya, “hadiah”. i) Pembekal Nama pembekal j) Nombor rujukan fail Nombor rujukan fail yang mengandungi rekod-rekod mengenai pembelian harta modal yang berkenaan. k) Aksesori Senaraikan aksesori yang dilengkapkan bersama harta modal tersebut l) Tandatangan Tandatangan pegawai yang bertanggungjawab mengesahkan butir-butir di atas serta tarikh. m) Penempatan Penempatan tetap dan tarikh penempatan harta modal berkenaan. Setiap pindahan penempatan perlu direkodkan dan ditandatangani oleh pegawai di bahagian pengguna. Pindahan* Sekiranya sesuatu harta modal dipindah keluar secara tetap daripada pejabat yang mengawalnya, kad daftar harta modal asal hendaklah dihantar bersama-sama dengan harta modal berkenaan kepada pejabat yang menerimanya. Satu salinan kad daftar harta modal tersebut hendaklah disimpan dengan menulis perkataan “Dipindah…………. (Ruj)………….” Dalam fail yang berasingan berhubung dengan rekod harta modal yang dipindahkan.
- 5. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti Selepas butiran-butiran di atas diisi, pegawai yang bertanggungjawab perlu menandatangani ruang yang disediakan serta tarikh. n) Pemeriksaan Harta Modal Ketua jabatan hendaklah mengaturkan pemeriksaan ke atas harta modal sebagaimana yang dikehendaki di dalam Tatacara Pengurusan Stor para 238, 239 dan 240. o) Pelupusan Pegawai berkenaan hendaklah mencatatkan tarikh, nombor fail dan tandatangan, bila sesuatu harta modal itu diluluskan untuk perlupusan oleh Perbendaharaan atau Pegawai Pengawal yang berkenaan. 2. KEW 312 (BAHAGIAN B) a) Tarikh Servis/ Pembaikan Tarikh servis atau pembaikan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan b) Butir-butir servis/pembaikan Keterangan lanjut mengenai apa yang telah dibaiki atau diservis termasuk alatganti yang dibeli. c) No. Pesanan Kerajaan/No. Inden Nombor rujukan pesanan kerajaan atau nombor inden. d) Tempat pembelian/servis/pembaikan Nama syarikat di mana alat ganti dibeli atau pembaikan dibuat. e) Kos Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali. f) Tandatangan Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyenggaraan harta modal itu. 3. KEW 312A – Lampiran D/1 Borang ini merupakan sambungan kepada borang KEW312. Ia hanya digunakan selepas ruangan di KEW312 (Bahagian B) telah habis digunakan.
- 6. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti Daftar Inventori (KEW 313) – Lampiran D/2 Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang dari RM500 setiap satu pada masa perolehan. Walau bagaimanapun, barang-barang seperti perabot, permaidani dan langsir serta pinggan mangkuk adalah termasuk di dalam kategori inventori tanpa mengira kos. Daftar inventori diperkenalkan untuk merekodkan perolehan dan penempatan inventori. Daftar ini juga adalah di dalam bentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan juga semasa membuat rujukan. Kad-kad ini disusun mengikut jenis inventori dan abjad. Butir-butir maklumat yang terdapat dalam daftar inventori a) Kategori Misalnya: (i) Peralatan dan kelengkapan pejabat (ii) Perabot, permaidani dan langsir, dan sebagainya b) Jenis Jenis inventori di dalam kategori “Peralatan dan Kelengkapan Pejabat” Misalnya: (i) alat pengira (ii) kipas angin dan sebagainya Jenis inventori di dalam kategori “Perabot, Permaidani dan Langsir”. Misalnya: (i) kerusi (ii) meja (iii) langsir dan sebagainya c) Bil. Bilangan mengikut urutan biasa, d) Butiran Perihal inventori yang diperolehi. Misalnya: (i) Kerusi eksekutif (ii) Meja kerani (iii) Rak bertutup dan sebagainya.
- 7. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti e) Kuantiti Jumlah unit inventori yang diperolehi f) No. Pesanan Kerajaan Nombor rujukan pesanan kerajaan g) Tarikh dibeli Tarikh inventori tersebut dibeli mengikut pesanan kerajaan h) Kos Seunit Kos termasuk kos pengangkutan dan insurans bagi setiap unit inventori tersebut i) No. Siri Pendaftaran Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat. j) Lokasi Penempatan inventori tersebut k) Pelupusan Nombor rujukan fail pelupusan itu diluluskan oleh Perbendaharaan atau Pegawai Pengawal yang berkenaan. l) Catatan Apa-apa perkara yang berkaitan m) Tandatangan Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir- butir yang dicatatkan itu. Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW 314) – Lampiran D/3 Bekalan pejabat ialah semua barang luak termasuk alat tulis serta kelengkapan pejabat tidak luak yang nilainya rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu per satu. Daftar Stok Bekalan Pejabat diperkenalkan untuk merekodkan degala perolehan bekalan pejabat-pejabat dan ianya adalah dalam bentuk buku.
- 8. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti Butir-butir maklumat yang terdapat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat a) Jenis Jenis bekalan pejabat seperti barang-barang luak, misalnya: (i) Ball pen (ii) Kertas am (iii) Gam dan sebagainya Jenis bekalan pejabat seperti barang-barang tak luak, misalnya: (i) Gunting (ii) Stapler dan sebagainya b) Unit Pengukuran Dikira dalam bentuk batang, kotak, ream dan sebagainya. c) Bil. Bilangan mengikut urutan biasa. d) Nombor Pesanan Nombor rujukan pesanan atau pesanan kerajaan e) Diterima daripada/Dikeluarkan kepada Nama pembekal atau pegawai yang menerima f) Tarikh Tarikh bekalan tersebut diterima atau dikeluarkan g) Kuantiti terimaan Bilangan unit bekalan diterima h) Kuantiti keluaran Bilangan unit bekalan dikeluarkan i) Baki Baki bilangan unit bekalan yang ada j) Penerima Nama dan tandatangan pegawai yang menerima bekalan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW 315) – Lampiran D/4
- 9. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekodkan pergerakan sebarang harta modal atau inventori. Pergerakannya adalah dalam bentuk pindahan melalui pinjaman atau penempatan sementara.Daftar ini juga dalam bentuk buku. Butir-butir maklumat yang terdapat dalam Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori a) Jenis Jenis harta modal atau inventori, misalnya kamera atau televisyen b) Jenama dan Model Model harta modal atau inventori, misalnya, Canon S100SP c) Nombor siri pembuat Nombor siri pembuat harta modal/inventori berkenaan d) Nombor siri pendaftaran Nombor siri pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat e) Bil. Bilangan mengikut urutan biasa f) Nama peminjam g) Tarikh dikeluarkan tarikh sebenar harta modal/inventori dikeluarkan atau dipindahkan dari penempatan asal. h) Tarikh jangka dipulangkan Tarikh harta modal atau inventori berkenaan dijangka dipulangkan i) Tandatangan peminjam Peminjam hendaklah memeriksa harta modal atau inventori yang dipijamkan dan menandatangani ketika mengambilnya, j) Pegawai Mengeluar Pegawai bertanggungjawab mengawasi harta modal atau inventori pejabat atau seorang pegawai lain yang telah ditugaskan hendaklah menandatangani ketika harta atau inventori dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya. k) Catatan Apa-apa perkara yang berkaitan
- 10. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti 3.8. PENGURUSAN STOK 3.8.1. Pengurusan stok merupakan satu tugas yang sangat pentin yang perlu diambil berat oleh semua Penyelaras Pusat Sumber Sekolah. Aktiviti-aktiviti ini memerlukan kerja-kerja rutin dan pengurusan yang cekap dan penuh wibawa 3.8.2. Pengurusan stok meliputi a) Harta modal b) Inventori c) Daftar stok bekalan pejabat d) Daftar pergerakan harta modal dan inventori e) Daftar buku-buku perpustakaan f) Daftar buku-buku bukan perpustakaan 3.8.3. Ciri-ciri pengurusan stok 3.8.3.1. Harta modal/inventori a) Daftar harta modal (KEW 312, 312 A) Daftar Harta modal adalah barang-barang tak luak bernilai RM 500.00 atau lebih setiap satu pada satu masa perolehan b) Berbentuk kad dan mempunyai dua bahagian berwarna biru - Bahagian A - Maklumat pembelian, penempatan , pemeriksaan dan pelupusan
- 11. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti - Bahagian B - Maklumat penyelanggaraan seperti pembaikan dan pembelian (alat ganti) b). Penyusunan kad (rekod) c). Satu daftar untuk merekod penggunaan kad 3.8.3.2. Butir-butir maklumat kad KEW 312 Bahagian A - Kategori - Jenis - Jenama dan model - Jenis dan nombor enjin - No. Casis / Siri Pembuat - No. Siri pendaftaran - Kos dan tarikh diberli/diterima - Pemeriksaan harta modal - Pelupusan - No. Pesanan kerajaan - Pembekal - No. Rujukan fail - Aksesori - Tandatangan - Penempatan/pindaan Bahagian B - Tarikh / Pembaikan - Butir-butir servis pembaikan - No. Pesanan kerajaan / No. Inden
- 12. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti - Tempat pembelian/servis/pembaikan - Kos - Tandatangan KEW 312 A Sambungan kepada borang KEW 312 – digunakan selepas ruang KEW 312 (bahagian B) telah habis digunakan. Borangnya berwarna putih. Daftar Inventori (KEW 313) a) Barang-barang TAK LUAK bernilai kurang dari RM 500.00 setiap satu pada masa perolehan a) Barang-barang (perabot, permaidani, langsir) termasuk dalam kategori inventori tanpa mengira kos b) Untuk merekod perolehan dan penempatan inventori c) Bentuk kad ( disusun mengikut jenis inventori dan abjad ) d) Satu daftar disimpan untuk merekod penggunaan kad (borang) ini. 3.8.3.3. Daftar pergerakan harta modal dan inventori Butir-butir maklumat - Kategori - No. Siri Pendaftaran - Jenis - Lokasi - Bilangan - Pelupusan. - Butiran - Catatan - Kuantiti - Tandatangan - No. Pesanan kerajaan - Tarikh dibeli
- 13. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti - Kos seunit 3.8.3.4. Daftar Stok bekalan pejabat (KEW 314) a) Barang-barang guna terus b) Bentuk buku a) Butir-butir maklumat - Kementerian / jabatan - Bahagian - Jenis - Unit Pengukuran (helai, rim, kepingan, kotak, dsb) - No. Pesanan - Tarikh - Kuantiti - terima - keluaran - baki - Penerimaan - nama - tandatangan Daftar Pergerakan harta modal inventori a) Butir-butir maklumat - Jenis - Jenama dan model - No. Siri Pembuat - No. Siri Pendaftaran - Nama Peminjam - Tarikh - dikeluarkan - jangka dipulangkan b) Tandatangan peminjam
- 14. Fail Kuasa PSS SMK Kamunting Bakti c) Ketika dikeluarkan - tandatangan dan tarikh d) Ketika dipulangkan – tandatangan dan tarikh e) Catatan