Build your Own Productivity Tools with PowerApps || Do More with Less: Automate Manual Tasks and Processes with Microsoft Flow

Editor's Notes

• #2: Goedemiddag Dames en heren, Nogmaals van harte welkom op deze eerste editie van de Suriname Power Platform User Group. In deze presentatie zal ik het hebben over PowerApps. Tijdens de presentatie bent u vrij om vragen te stellen. Het ligt eveneens in de bedoeling u in de gelegenheid te stellen tijdens de presentatie de opgedane kennis direct toe te passen door middel van het bouwen van uw eerste App! (CLICK)
• #3: Wie ben ik? Ik ben, Clifton, 36 jaartjes jong en tot 2011 woonachtig in Suriname. In 2011 heb ik de kans gekregen mij verder te ontwikkellen in het buitenland. Dat heb ik dan ook met beide handen aangegrepen. Mijn laatste functie in een Infrastructuur rol was dat van Teamleader Systeem en- Netwerkbeheer; ondertussen 5 Jaren geleden. Sindsdien ben ik overgestapt naar het Microsoft Business Applications Solutions Ecosysteem, kortweg BASE. Tegenwoordig bekleed ik de functie van Functional Solution Consultant bij Ordina, de grootste onafhankelijke ICT dienstverlener in de BeNeLux. Wij zijn er met ongeveer 4000 man. In deze functie ben ik het aanspreekpunt en de trekker voor alle initiatieven aangaande BASE en het Microsoft Power Platform. De overstap naar BASE heb ik toen genomen, omdat ik in een vrij vroeg stadium besefte dat de volgende 3 begrippen bepalend zouden zijn voor de toekomst : Cloud, Web en Data. (CLICK)
• #4: Definitie. Wat is PowerApps en waarom maken wij er gebruik van?
• #5: PowerApps is een hulpmiddel, die eindgebruikers - met name Power Users en Business Analisten- in staat stelt om op een relatief gemakkelijke manier gepersonaliseerde, teamgerichte of organisatiegerichte productiviteits Apps te bouwen, zonder de tussenkomst van een IT Professional. De laagdrempeligheid komt met name tot uiting in het feit dat programmeerkennis geen vereiste is. (KLIK) (KLIK) Zoals u eerder hebt kunen zien is PowerApps onderdeel van het Microsoft Power Platform. Voor de volledigheid worden deze 3 compoeneten herhaald: (KLIK) (KLIK) PowerApps voor het invoeren, bewerken en raadplegen van gegevens. (KLIK) (KLIK) Power BI voor het analyseren, meten en visualiseren van gegevens (KLIK) (KLIK) En Flow voor het automatiseren van de gegevens uitwisselling tussen diverse systemen en applicaties. (KLIK)
• #6: Waarom gebruiken wij PowerApps eigenlijk?(KLIK)
• #7: Deze vraag hebben wij in feite reeds beantwoord. Maar is goed om het nogmaals te herhalen, zodat deze redenering gegrift geraakt in het geheugen. Organisaties hebben vaak niet de tijd, het geld en de energie voor het op maat laten ontwikkellen van applicaties. (KLIK) Anderzijds dekken commerciële applicaties niet de volledige behoeften. (KLIK) Hier speelt PowerApps op in: zij stelt organisaties in staat om op een relatief goedkope én snelle manier applicaties te ontwikkellen, die in deze onbeantwoorde behoeften kunnen voorzien. (KLIK)
• #8: Van een simpel formulier naar een bedrijfskritische totaaloplossing (KLIK)
• #9: PowerApps oplossingen kunnen varieren van vrij eenvoudig tot zeer geavanceerd. Dit zullen wij aantonen aan de hand van enkele afbeeldingen. (KLIK)
• #10: In de demo heb ik u heel kort een SharePoint pagina laten zien. Voor zij die iets beter bekend zijn met SharePoint, zijn lijsten en biliotheken geen onbekend gegeven. Lijsten zijn te vergelijken met Excel worksheets, terwijl Libraries vergeleken kunnen worden met Bestandsmappen. Hier ziet u een voorbeeld van een SharePointlijst en een Standaard SharePoint formulier. Dit formulier wordt gebruikt voor het invoeren en bewerken van nieuwsblad gegevens. (KLIK) Op een bepaald moment wordt besloten de standaard SharePoint Formulier te vervangen met een PowerApps Embedded Formulier. Hoe geweldig is het niet voor de gebruikservaring, wanneer bij het aanklikken van een item men meteen de kantoor locatie op de kaart te zien krijgt? Dit is een heel ander gebruikservaring dan het apart openen van een nieuwe browserpagina, om het kantooradres vervolgens manueel in te geven in Google Maps. (KLIK)
• #11: Dit is bijvoorbeeld een Simple Line-of-Business App. Wat maakt deze App eenvoudig? Het feit dat je niet meer kan doen, dan enkel persoonlijke gegevens raadplegen. Het toevoegen of bewerken van gegevens is in deze App zelfs niet mogelijk. In deze App is er geen sprake van automation, integratie van Power BI Dashboards, integratie met andere systemen, 3rd Parties en dergelijke. Just plain simple search functionality. (KLIK)
• #12: Hier een mooi praktijkvoorbeeld van een geavanceerde LOB App. Deze App heeft Metro Bank Zuid Afrika ontwikkeld om de bezoekregeling te optimaliseren.Wat maakt deze App geavanceerd?Aan deze App is wat Flow automation en nog wat andere functionaliteiten en integraties gekoppeld. Zo wordt bij het opzoeken van een vrije agent de beschikbaarheidsinformatie van Outlook agenda’s uitgelezen. Eénmaal deze is uitgelezen wordt aan de hand van diverse parameters waaronder soort klant, prioriteit en dergelijke bepaald als deze agent als “beschikbaar” wordt aangeduid. Eenmaal deze wordt geboekt, ontvangen zowel klant als agent een mail of een notificatie met daarin de nodige informatie. De agent ziet deze informatie eveneens in zijn gepersonaliseerde PowerApps dashboard. De toegevoegde waarde van deze oplossing is het feit dat de bankbezoeker nu niet meer in een rij moet staan aan de receptie. Neen. Men stapt de bank binnen loopt rechstreeks naar de kiosk en geeft bepaalde parameters mee, waarna PowerApps in combinatie met Flow zijn deel gaat doen. Zoals u kunt merken, is dit een groot verschil met de Simple Line-Of-Business App. (KLIK)
• #13: Tenslotte wil ik u wat voorbeelden laten zien van geavanceerde to zeer geavanceerde Apps. Deze Apps zijn vaak bedrijfskritisch van aard en vereisen dan ook een professionele aanpak. Hierdoor is de bouw van deze Apps weggelegd voor de IT Professional. Hier ziet u enkele van de Apps die door de Franse Treinmaatschappij “SNCF” worden gebruikt. (KLIK)
• #14: Hier ziet u nog enkele voorbeelden van Apps die door “SNCF” in gebruik zijn. (KLIK)
• #15: Maar om u een volledig beeld te verschaffen over de wijze waarop SNCF het PowerApps – en in het verlengde het Microsoft Power Platform vraagstuk heeft aangepakt, lijkt het mij handig dat zij die Customer Journey zelf vertelt. (KLIK)
• #16: Hier ziet u een laatste voorbeeld. U merkt een verschil tusssen deze Apps en alle voorgaande apps. (KLIK) Dat komt omdat deze Apps vallen onder de categorie Model-driven Apps. Deze Apps zijn achterliggend gebasseerd op Microsoft Dynamics 365 technologie. Sinds kort is het Microsoft Power Platform samengevoegd met Microsoft Dynamics 365 waardoor er nu veel meer mogelijkheden zijn onstaan voor het maken van Apps en Totaaloplossingen. Deze typen vallen eveneens onder de noemer gevanceerd to zeer geavanceerd en zijn, zoals eerder aangegeven, weggelegd voor de IT Professionals en de vergevorderde Power Users onder ons. (KLIK)
• #17: Wij ronden dit gedeelte af door in het kort aan te geven wat het verschil is tussen een Model-Driven App en een Canvas App. De Apps die wij tot nu toe hebben gezien worden gekenmerkt als te zijn kleurrijk, met verschillende effecten, animaties, verschillende besturingselementen en dergelijke. Deze apps noemen wij Canvas Apps; Zoals de Canvas van een kunstenaar. U als kunstenaar bent vrij om de App vorm te geven zoals wij dat willen. Bij de Model-driven Apps staat echter de data centraal. In feite wordt er in een tegenovergestelde richting tewerk gegaan. Wij modelleren de data, wij definieren de entitieten, wij definieren de relaties tussen de entiteiten en op het einde wordt de App automatisch voor ons gegenereerd. Bij Model-driven Apps hebben wij dus niet de volledige creatieve vrijheid, zoals dat wel het geval is bij Canvas Apps. Nogmaals, u hoeft dit niet te onthouden maar het is wel goed om te weten dat er meerdere wegen zijn die naar Rome leiden. (KLIK)
• #18: Na dit alles gezien en gehoord te hebben rijst bij u uiteraard de vraag: Wat heb ik nodig om aan de slag te gaan? (KLIK)
• #19: In feite hebt u slechts 4 elementen nodig: Een PowerApps Licentie Een Webbrowser Een Service waarmee u wilt integreren , óf communiceren En een stukje gezond verstand (KLIK)
• #20: Als het goed zit beschikt u reeds over een PowerApps licentie. Normaal is deze inbegrepen in het Office 365 abonnement.. (KLIK)
• #21: Waar vindt u PowerApps terug? Dat doet u door in te loggen op het Office Portaal. Eénmaal ingelogd, vindt u PowerApps terug onder de verschillende navigatie elementen. De locaties zijn hier afgebeeld. (KLIK)
• #22: Bowser compatibiliteit. Dit is een belangrijke! De ervaring leert dat PowerApps veel betere prestaties levert in Chrome, Opera en Microsoft Edge. (KLIK)
• #23: Het is dus zeker aan te raden één van deze 3 als uw primaire PowerApps browser te gebruiken. (KLIK) Het is zeker geen goed idee om gebruik te maken van Mozilla FireFox of Internet Explorer, aangezien dezen niet compatibel zijn met PowerApps. (KLIK)
• #24: Waar haalt u de gegevens vandaan? Waar worden deze verwerkt? Waar worden de gegevens opgeslagen? Dit zijn vragen die beantwoord moeten worden. Want de antwoorden op deze vragen bepalen hoe de App eruit zal zien en ook hoe deze zich moet gedragen. Gangbare gegevensdiensten zijn: Excel bestanden opgeslagen in OneDrive SharePoint lijsten –en bibliotheken Maar ook Dynamics en de reguliere File Share kunnen worden ingezet. (KLIK)
• #25: In feite zijn het er teveel om op te noemen, want per Februari 2019 bestaat een integratiemogelijkheid met meer dan 230 diensten. En elke maand komen er gemiddeld 5 diensten bij. (KLIK) Waneer u merkt dat uw dienst er niet tussen staat, kunt u de vraag richten aan uw interne IT adeling, die er vervolgens voor zal zorgdragen dat de dienst alsnog wordt toegevoegd.. (KLIK)
• #26: In PowerApps kunt u op 2 manieren van start gaan: Vanuit een blanko Template (CLICK) of vanuit een Pre-Build Template. (CLICK) Momenteel kent PowerApps heel wat Pre-Build Templates, die bruikbaar zijn gebleken in de praktijk. Denk maar aan de “Out of Office Template”, waarmee men snel zijn of haar Out of Office instellingen kan aanpassen. Maar ook de “Room Finder Template” is een mooi voorbeeld, waarbij men op een gemakelijke manier vergaderruimten kunt boeken. Voor geavanceerde functionaliteiten zult u echter moeten starten vanuit een blanko Template. Of u zult een App moeten bouwen op basis van een Pre-Build Template en deze vervolgens moeten aanpassen aan de specifieke behoefte. (CLICK)
• #27: KISS, oftewel Keep It Smart and Simple. Dat is het advies dat ik kan meegeven. Maak Apps niet onnodig complex. (KLIK)
• #28: Het zou bijvoorbeeld inefficient zijn om alle Labels elk apart van dezelfde kleur te voorzien, terwijl u in feite de kleur van alle labels kan laten verwijzen naar de kleur van ene label. Hierdoor hoeft u slechts de kleur van die ene label aan te passen om de kleur bij alle labels aangepast te krijgen Dus Good Practice volgen en Bad Practice zoveel mogelijk achterwege laten. Uiteraard is dit een vaardigheid die tijd en moeite zal kosten.Maar dat neemt niet weg dat het loont eenmaal men die vaardigheid bezit. (KLIK)
• #29: PowerApps komt u op 2 locaties tegen: Via het eerder aangehaalde PowerApps Portaal vindt het beheer van uw PowerApps oplossingen plaats. Via het Dynamics portaal kunt u gebruik maken van de PowerApps oplossingen die aan u beschikbaar zijn gesteld (KLIK)
• #30: Met beheer wordt bedoeld het aanpassen, bijwerken, delen en verwijderen van Apps. Let op! Het bijwerken kan alleen als het uw eigen Apps betreft of als het Apps van Derden zijn waarop u “Edit rechten” zijn toegekend. (KLIK)
• #31: Zoals aangegeven vindt u in het Dynamics portaal alle Apps terug die aan u beschikbaar zijn gesteld. Dit kunnen uw eigen Apps zijn, maar ook Apps van collega’s , van derden of Officiele Apps van uw organisatie. (KLIK)
• #32: Nu zal ik u wat practice voorbedeelden laten zien. PAUZE => DEMO TIME (KLIK)
• #33: De Key Takeaways. (KLIK) Vandaag de dag kan Iedereen Apps bouwen. Deze rechten zijn standaard toegekend. (KLIK) Apps kunnen worden geintegreerd in diverse Applicaties. A.u.b. geen Embedded Formulieren integreren. Deze staan namelijk al geintegreerd in een SharePoint Lijst of Bibliotheek. (KLIK) Houd de complexiteit van uw Apps zo laag mogelijk. Indien de situatie een hoge mate van complexitiet vereist, is het raadzaam om uw IT verantwoordelijke erbij te betrekken. (KLIK) En last but not least: PowerApps is gericht op de Niet-IT Professional. Nu hebt u een hulpmiddel in handen om uw eigen persoonlijk-gerichte productieve apps te bouwen. Dus u bent niet meer altijd afhankelijk van IT voor het vinden van creatieve oplossingen; creatieve oplossingen om te voorzien in de eigen behoefte. (KLIK) Om de controle en het overzicht te behouden is het van uitermate belang een Governance uit te werken. Hier ga ik nu echter niet op in, omdat dit vrij specifieke materie betreft. (KLIK)
• #34: Goedemiddag Dames en heren, Nogmaals van harte welkom op deze eerste editie van de Suriname Power Platform User Group. In deze presentatie zal ik het hebben over Microsoft Flow. Tijdens de presentatie bent u vrij om vragen te stellen. Het ligt eveneens in de bedoeling u in de gelegenheid te stellen tijdens de presentatie de opgedane kennis direct toe te passen door middel van het bouwen van uw eerste Flow! (CLICK)
• #35: Definitie. Wat is Microsoft Flow en waarom maken wij er gebruik van?
• #36: Microsoft Flow is zoals u ondertussen weet onderdeel van het Microsoft Power Platform. Microsoft Flow stelt ons in staat om op een redelijk eenvoudige manier allerhande taken en processen te automatiseren. Net zoals bij PowerApps kennen wij ook bij Flow een gradatie van eenvoudig naar zeer geavanceerd en zelfs complex. In deze sessie zal ik u echter global beeld voorhouden, zodat u een goed beeld kunt vormen van de mogelijkheden die Microsoft Flow biedt.
• #37: Waarom gebruiken wij Flow eigenlijk? Wij leven vandaag de dag in het informatietijdperk. Men spreekt ook wel van Informatisering van de economie. Deze Informatisering zorgt ervoor dat heel wat systemen en applicaties data genereren die op de één of ander manier van grote waarde kan zijn voor organisaties. Tegelijkertijd bestaat de noodzaak om op een snelle manier gegevens tussen systemen en applicaties uit te wissellen. (KLIK)
• #38: Laten wij een concreet voorbeeld nemen: het ‘onboarden’ van een nieuwe medewerker. Er komen hier heel wat zaken bijkijken zoals: Het op de hoogte stellen van de Manager Het verwittigen van HR Het klaarmaken van de werkplek Het samenstellen van een welkomstpaket Of als wij het grafisch uitbeelden… (CLICK)
• #39: Flow is perfect in staat om dit process te automatiseren. Op deze manier maakt Flow komaf met manuele handelingen: het verwittigen van betrokken personen, het aanmaken van Accounts in HR Systemen, het aanmaken van Login Accounts, het klaarmaken van werkplekken en dergelijke. Het is interessant om te weten dat het resultaat van deze automatsiering kan worden gevisualiseerd met Power BI. Dus PowerApps en Forms voor het invullen van de formulieren, Flow voor de Automatisering en Power BI die het eindresultaat weergeeft. Met andere woorden het Microsoft Power Platform in Full Swing! (CLICK)
• #40: Eerder hebben wij aangehaald dat het Power Platform is gericht op de Niet-IT Professionals. In dit filmpje komt de gebruiksvriendelijkheid van de User Interface en daarmee het Platform als geheel duidelijk tot uiting. SHOWMOVIE -> CLICK
• #41: Microsoft Flow kent verschillende typen. Het type bepaalt de toepasbaarheid en de wijze waarop hij wordt ‘getriggered’. (KLIK)
• #42: Instant Flows oftewel ‘On Demand’ Flows worden onmiddelijk uitgevoerd. Deze Flows kunnen rechtstreeks worden gestart vanuit Excel of met behulp van Virtuele en Fysieke knoppen. (CLICK) Automated Flows. Dat zijn Flows die worden gestart wanneer aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Bijvoorbeeld: Stuur een e-mail naar een specifieke groep personen als de vooraad goederen gelijk is aan X. (CLICK) Gebruik Scheduled Flows wanneer u aan de hand van een schedule wilt dat gedefinieerde acties worden uitgevoerd. Zo zou u bijvoorbeeld elke dag of om de zoveel dagen willen dat er een rapport wordt gegenereerd en vervolgens wordt geplaatst in een SharePoint bibliotheek. En eventueel wordt een mail verstuurd naar een groep personen met daarin de link naar het rapport. (CLICK) Business Process Flows, de naam doet het reeds vermoeden. Dit zijn flows die afdwingen dat volgens het uitgetekende Business Proces tewerk wordt gegaan. Denk maar aan het verwerken van een aanvraag om uw huis aan te sluiten op het electriciteitsnetwerk. In zo’n proces zijn diverse personen en/of instanties betrokken. Door dit process in een BPM Flow te steken, wordt men gedwongen om tijdens elke stap de nodige informatie in te geven. Zo lang niet alle informatie is ingeven, kan de stap en daardoor het volledige process niet worden voltooid. In BPM Flows kan men ook altijd terug gaan. Bijvoorbeeld als blijkt dat de informatie in de vorige stap of stappen niet volledig of onjuist blijkt. (CLICK)
• #43: Evenals PowerApps kan Flow Out-Of-The-Box worden geintegreerd met meer dan 230 services. Ook in dit geval kan men een request loggen bij de IT Service Provider, mocht een bepaalde ‘connector’ ontbreken. (CLICK)
• #44: In Flow kunt u op 2 manieren van start gaan: Vanuit een Blanko Template (CLICK) of vanuit een Pre-Build Template. (CLICK) Momenteel kent Flow heel wat Pre-Build Templates, die bruikbaar zijn gebleken in de praktijk. Denk maar aan de “Save Office 365 Email Attachments to OneDrive for Business”, waarmee men automatisch de bijlagen van e-mails kan opslaan in OneDrive for Business. Maar ook de “Copy Excel Spreadsheet to SharePoint List” is een mooi voorbeeld, waarbij men op een gemakelijke manier de inhoud van Excel spreadsheets kan kopieren naar een SharePoint lijst. Voor geavanceerde functionalitieten zult u echter moeten starten vanuit een Blanko Template. Of u zult een Flow moeten bouwen op basis van een Pre-Build Template en deze vervolgens moeten aanpassen aan de specifieke behoefte. (CLICK)
• #45: Nu zal ik u wat practice voorbeelden laten zien. PAUZE => DEMO TIME (KLIK)
• #46: Als u meer voorbeelden zou willen zien, verwijs ik u naar de website van de Suriname Power Platform User Group onder de noemer “Customer Stories” (Click)
• #47: Als u meer voorbeelden zou willen zien, verwijs ik u naar de website van de Suriname Power Platform User Group onder de noemer “Customer Stories” (Click)