Chapter 3 organization and information systems MIS

DDC3013/3473 TOPIK 3
HSH Page 1
Chapter 3 : Information Systems, Organizations and Strategy
Bab 3 : Sistem Maklumat, Organisasi dan Strategi
3.1 ORGANISASIDAN SISTEM MAKLUMAT/
ORGANIZATIONAND INFORMATIONSYSTEMS
 Sistem Maklumat dibina oleh pengurusan bagi memberi khidmat kepada organisasi.
 Interaksi antara Teknologi Maklumat dan organisasi adalah kompleks dan dipengaruhi
oleh benyak faktor pengantara termasuk persekitaran, budaya, struktur, proses
perniagaan , poitik dan keputusan pengurusan .
 Adalah penting untuk memahami organisasi perniagaan itu sendiri sebelum
merekabentuk sistem baru.
The Two-Way Relationship Between Organizations And Information Technology
3.1.1 APA ITU ORGANISASI?
a) Technical Definition
 Struktur sosial yang stabil dan formal, yang menggunakan sumber dari
persekitaran, memproses dan menghasilkan hasil.
 Organisasi menukarkan sumber-sumber tersebut kepada produk dan
perkhidmatan.
 Organisasi merupakan entiti formal dengan peraturan dalaman serta
prosedur yang mematuhi undang-undang.
 Organisasi jugamerupakanstruktursosial keranaianyamerupakankumpulan
elemen sosial.

HSH Page 2
b) Behavioral definition
 Kumpulanhak,keistimewaan,kewajipandan tanggungjawab yang seimbang
dalam satu jangkamasa melalui satu resolusi.
 Mereka yang bekerja di dalam organisasi membangunkan satu cara kerja;
mereka mendapatkan persetujuan dengan orang bawahan dan pegawai
atasan tentangbagaimanakerja-kerjaakandilakukandandalamkeadaanapa
kerja akan dilakukan.
 Ada sesetengah sistem maklumat mengubah keseimbangan organisasi dari
segi hak, keutamaan, kewajipan dan tanggungjawab serta rasa yang telah
wujud sekian lama.
 Perubahan ini memakan masa yang lama, mengganggu dan memerlukan
banyak sumber untuk menyokong latihan dan pembelajaran.
 Perubahanteknologijugamemerlukan perubahan dalam menentukan siapa
yang berhak dan mengawal maklumat, siapa yang mempunyai hak untuk
mencapai dan mengemaskini maklumat tersebut dan siapa yang membuat
keputusan tentang siapa, bila dan bagaimana.
3.1.2 CIRI-CIRI ORGANISASI
o Organisasi menyusunkepakaranmanusiadalambentukhierarkikuasadi mana
semuaorang bertanggungjawabkepadaseseorangdankuasaadalahterhad
kepadatindakantertentuyangditadbirdenganperaturanatauproseduryang
abstrak.
o Organisasi cubauntukmelantikpekerja yangmempunyaikelayakanasasteknikal
dan professional.
a) Routinesand BusinessProcesses
Routines
 Juga dikenali sebagai “standard operating procedures”.
 Adalah peraturan yang tepat, prosedur dan amalan yang telah
dibangunkan untuk menghadapi situasi yang dijangkakan.
 Pekerja akan menjadi lebih produktif dan cekap dan organisasi mampu
untuk mengurangkan kos serta meningkatkan kecekapan.
Business Process
 Kumpulan rutin-rutin. Organisasi perniagaan terbentuk dari koleksi
proses-proses perniagaan.
b) Organizational Politics
 pandanganberbezamembawakepadaperjuanganpolitik,persaingan
dan konflik.
 Rintangan politik menyekat perubahan organisasi

HSH Page 3
c) Organizational Culture
 Semua organisasi mempunyai satu set andaian yang menentukan
matlamat dan produk.
 Example : Organizational culture at University. Some bedrock
assumptions of University life are that professors know more than
students.
 Menghalangkonflikpolitikdanmenggalakkan persefahaman, perjanjian
atau prosedur dan amalan yang biasa.
d) Organizational Environments
Disruptive Technologies
 Kadang-kadang teknologi dan hasil inovasi perniagaan datang
bersama-sama untuk mengubah landskap perniagaan.
 Inovasi ini dikenali sebagai “gangguan”
 Gangguan teknologi adalahprodukgantianyangmampu menjadisama
baik atau lebih baik dari produk yang sedia ada.
 Contoh:
 word processor vs. typewriters
 Apple iPod vs. portable CD players
 Digital Photography vs. film photography.
 Dalam sesetengah kes sesetengah darinya berjaya mengembangkan
pasaran dengan kos yang lebih rendah berbanding produk sedia ada.
 Sesetengahorganisasi mempuuntukmenyesuaikandiri dan mewujudkan
teknologi baru. Malahan ada juga yang musnah.
e) Organizational Structure
o Mintzberg’s mengenalpasti lima asas struktur organisasi.
 Entrepreneurial bureaucracy.
 Machine bureaucracy.
 Divisionalized bureaucracy.
 Professional bureaucracy.
 Adhocracy
o Sistem maklumat yang ada dalam organisasi perniagaan dan jenis
masalah dalam system ini selalunya menggambarkan jenis struktur
organisasi.
f) Other Organizational Features.
 Goals
 Constituencies
 Leadership
 Tasks andtechnology
 SurroundingEnvironments.

HSH Page 4
3.2 BAGAIMANASISTEM MAKLUMAT MEMBERI IMPAK KEPADA
ORGANISASIDAN ORGANISASIPERNIAGAAN
 Perkembangan teknologi dalam organisasi melibatkan perubahan dalam infrastruktur
organisasi serta perkhidmatan yang boleh disediakan kepada pekerja, pelanggan dan
pembekal.
 Terdapat 2 jenis teori tentang bagaimana sistem maklumat mempengaruhi organisasi
iaitu teori ekonomi dan teori tingkahlaku (behavioral).
3.2.1 IMPAK/KESAN EKONOMI
 Dari sudutpandangan ekonomi, IT membawa perubahan kepada kos modal dan
kos maklumbalas.
 Teknologi sistemmaklumatbolehdilihatsebagai antara faktor pengeluaran yang
boleh menggantikan modal kewangan dan buruh.
 Contoh : Sebuah organisasi memperuntukkan etika pemakaian untuk staff.
Pembantu HR menulis draf dan menghantarnya kepada pengarah HR secara
bertulis/ di atas kertas. Pengarah HR akan mengkaji kod etika pemakaian
tersebut dan membuat perubahan. Pembantu HR seterusnya akan
mengubahsuai draf tersebut dan mencetaknya. Berbanding dengan
menggunakansistemmaklumat,pembantuHR hanya perlu mengemukakan draf
secara elektronikkepadapengarahHRdan pengarahboleh membuat perubahan
di dalam fail tersebutsecaraelektronikdanseterusnyaemailkankembali kepada
pembantu HR. Kos juga dapat dijimatkan apabila pembantu HR tidak perlu
mencetakpanduanpemakaiandalamkuantiti yangbanyakdanmengedarkannya
kepada staff sebaliknya hanya perlu email sahaja kepada semua staff. Secara
tidak langsung organisasi telah menjimatkan kos penggunaan kertas.
 IT memberi kesan kepada kos dan kualiti maklumat, dan perubahan dalam
ekonomi maklumat.
 IT membantu kotrak organisasi dalam saiz kerana ia dapat mengurangkan kos
transaksi (transaction cost)-iaitu kos apabila organisasi membeli di pasaran apa
yg tidak dapat dikeluarkan sendiri oleh organisasi tersebut.
a) Teori Kos Transaksi
 IT, khususnya penggunaan rangkaian dapat membantu organisasi
mengurangkan kos penyertaan pasaran (market participation) iaitu kos
transaki di mana organisasi boleh mengadakan kontrak dengan pembekal
luar daripada mengunakan sumber dalaman. Hasilnya organisasi dapat
mengurangkan jumlah pekerja kerana ia jauh lebih murah menggunakan
sumber-sumber dari luar daripada mengaji pekerja baru.
 Rajah di bawah menunjukan kos transaksi menurun, saiz organisasi (jumlah
pekerja)mengecil, kerana ia lebih murah dan mudah bagi organisasi untuk
melakukan pembelian produk dan perkhidmatan di pasaran berbanding
dengan mengeluarkan sendiri produk dan perkhidmatan tersebut.

HSH Page 5
The Transaction Cost Theory Of The Impact Of InformationTechnology On The
Organization
b) Agency Theory
 Organisasi di lihat sebagai “Nexus of Contract” di kalangan pihak-pihak
yang memerlukan penyeliaan.
 Cost Agency- kos mengurus dan menyelia pekerja-pekerja di dalam
organisasi. Kos ini meningkat seiring dengan pertumbuhan organisasi.
 PenggunaanITmampumengurangkankosagensi,menjadikan organisasi
boleh berkembang tanpa perlu menambah kos penyeliaan dan tanpa
menambah pekerja.
 Rajah di bawah menunjukkan dengan mengurangkan keseluruhan kos
pengurusan,ITmembolehkan organisasi meningkatkan pendapatan dan
pada masa yangsama mengurangkanjumlahpengurus pertengahan dan
kerani.
The Agency Theory Of The Impact Of Information Technology On The
Organization

HSH Page 6
3.2.2 ORGANISASIDAN IMPAK TINGKAHLAKU
3.2.2.1 IT FlattensOrganization
 Daripada lima lapisan pengurusan dalam sesebuah organisasi,
penggunaan teknologi maklumat membolehkan sayrikat-syarikat
mengurangkan kepada 3 mahupun dua lapisan.
 IT memberikanhakmembuatkeputusankepada tahap yang lebih rendah
kerana pekerja bawahan menerima maklumat yang diperlukan untuk
membuat keputusan tanpa pengawasan.
 Penguruskini menerimamaklumat lebih tepat pada masanya, dengan ini
membolehkan mereka lebih cepat membuat keputusan, jadi kurang
pengurus diperlukan.
3.2.2.2 Organisasi postindustrial
 Teori postindustrial juga menyokong bahawa IT perlu mendatarkan
hierarki sesebuah organisasi. Antara faktor-faktornya adalah:-
 Pekerjaprofessional cenderung ke arah pengurusan diri, dan pembuatan
keputusan menjadi lebih meluas dalam organisasi.
 Menggalakkan perbincangan secara face-to-face atau secara elektronik.
 Organisasi mendatar kerana dalam masyarakat postindustrial, golongn
atasan semakin bergantung kepada pengetahuan dan kecekapan dan
bukannya jawatan formal.
 Contohnya:katakansyarikatandainginmembangunkansatukaedah baru
untuk “shipping hammers”. Anda perlu perlu mendapatkan khidmat
pekerja dari jabatan pengeluaran, jabatan perkapalan, jabatan
pembungkusandanjabatanperakaunanbagi membantu membangunkan

HSH Page 7
prosedur baru. Tanpa sistem maklumat, anda memerlukan kerani untuk
merekod dan menghantar semua maklumat kepada semua jabatan
sebelum dan selepas mesyuarat. Anda perlu menetapkan masa dan
tempatuntukahli-ahli pasukan bertemu dan berbincang. Inilah masalah
utama untuk mencari masa dan tempat yang paling sesuai. Dengan
menggunakan tenologi, kerjasama dan komunikasi seluruh organisasi
boleh dicapai dan sekaligus mengurangkan kos.
3.2.2.3 Memahami Rintangan Organisasi Untuk Perubahan
 Sistem maklumat saling berkait rapat dengan struktur, budaya
organisasi, dan proses perniagaan.
 Hubunganyang kompleksantara sistem maklumat, prestasi organisasi,
dan membuat keputusan mesti diuruskan dengan berhati-hati.
 Teknologi boleh meningkatkan komunikasi dan organisasi dari satu
jabatan yang lain diperingkat pengurusan yang sama. Menggunakan
taliankomunikasi adalahlebihpantas,jelas dan lebih ringkas dan tepat.
 Teori tingkahlaku integrasisistemmaklumatdalamsesebuah organisasi
mengatakan bahawa struktur politik dalam organisasi berubah melalui
akses kepada maklumat.
 System maklumat penting dalam politik organisasi kerana ia
mempengaruhi capaian ke atas sumber utama maklumat.
 Sebabutama kegagalanprojek-projekbesaradalahorganisasi danpolitik
tidak mahukan perubahan.
3.2.3 INTERNET DAN ORGANISASI
 Internet meningkatkan akses/capaian storan dan penyebaran maklumat dan
pengetahuan untuk organisasi.
 Internet boleh mengurangkan kos transaksi dan kos agensi. Contoh: organisasi
besar mengagihkan manual kerja kepada kakitangan menerusi laman web
korporat. Dengan cara ini, ia dapat mengurangkan kos agihan.
 Internet menyediakan teknologi platform terbuka yang membolehkan
pemprosesan transaksi di antara perniagaan pada kos yang lebih murah dan
menyediakan antaramuka yang mesra pengguna.
 Cara-cara inovatif organisasi menggunakaninternet,intranet dan extranet untuk
memperbaiki proses perniagaan mereka dan kos yang lebih rendah.
3.2.4 IMPLIKASI MEREKABANTUK DAN MEMAHAMI SISTEM MAKLUMAT
 Faktor-faktororganisasi yangdipertimbangkanapabilamerancangsatusistem
baru.
o Environment/persekitaran
o Struktur-hirarki,pengkhususan, rutin proses perniagaan
o Budaya dan politik

HSH Page 8
o Jenis organisasi dan gaya kepimpinan
o Kepentingankumpulanutamayangterjejasoleh sistem: sikap pengguna
akhir
o Tugas, keputusan dan proses perniagaan yang dibantu oleh sistem
3.3 MENGGUNAKANSISTEMMAKLUMAT UNTUKMENCAPAI KELEBIHAN
PERSAINGAN
3.3.1 MODEL KELEBIHAN PERSAINGAN PORTER/ PORTER’S COMPETITIVE FORCES MODEL
 Model persaingan ahli kompetitif porter berpendaat bahawa banyak kejayaan
atau kegagalan sesuatu perniagaan bergantung kepada keupayaan untuk
bertindakbalasterhadappersekitaranluaran. Rajahdi bawah menunjukkan lima
bentuk daya saing yang perlu dalam sesebuah organisasi
 Model yang menyediakan paparan umum tentang organisasi, persaingan dan
persekitaran.
 Lima bentuk daya saing sesebuah organisasi.
a) Traditional Competitors/Persaing Tradisi
b) New Market Entrance/ Peserta Baru Pasaran
c) Substitute Product And Services/ Produk Dan Perkhidmatan Gantian.
d) Customers/Pelanggan
a) Traditional Competitors/Persaing Tradisi
 Sentiasaberusahauntukmenghasilkanprodukdanperkhidmatanbaru untuk
mencuri pelanggan.
 Semua organisasi berkongsi ruang pasaran dengan pesaing yang mana
sentiasa merangka produk dan perkhidmatan baru, kecekapan dan kos
penukaran,

HSH Page 9
b) New Market Entrance/ Peserta Baru Pasaran
 Tidak dibatasi oleh cara tradisi menghasilkan barangan dan
perkhidmatan, mereka dengan mudah boleh memasuki pasaran dan
menarik pelanggan dengan produk yang lebih murah atau menawarkan
perkhidmatan yang lebih baik.
 Sesetengahindustri sukarmemasuki pasaran. Contohnyaperniagaan cip
komputer.
 Syarikat-syarikat baru mempunyai peralatan baru, pekerja yang lebih
muda, tetapi pengiktirafan jenama yang kurang.
c) Substitute Product And Services/ Produk Dan Perkhidmatan Gantian.
 Pelanggan boleh bertukar kepada produk dan perkhidmatan gantian jika
mereka merasakan harga yang ditawarkan oleh sesuatu organisasi terlalu
tinggi dan perkhidmatan tidak memuaskan.
d) Customers/Pelanggan
 Bolehkah pelanggan dengan mudah beralih kepada produk pesaing?
Bolehkanmerekamemaksa perniagaan bersaing di pasaran dari segi harga?
 Dengan adanya sistem maklumat, pelanggan lebih mudah beralih kepada
pesaing, peserta pasaran baru atau produk gantian.
e) Suppliers/Pembekal
 Kuasapasaran di tanganpembekal apabila organisasi tidak boleh menaikkan
harga secepat pembekal.
 Bilangan pembekal yang digunakan boleh menentukan bagaimana mudah
atau sukar perniagaanmengawal rantaianbekalan(supplychain). Terdahulu
beberapa pembekal telah membuatkan organisasi kehilangan kawalan.
3.3.2 EMPAT STRATEGI UNTUK BERURUSAN DENGANPESAING DENGAN
MENGGUNAKANIT
3.3.2.1 Kos KepimpinanYang Rendah/Low-CostLeadership
 Menghasilkan produk dan perkhidmatan pada harga yang lebih rendah
berbanding pesaing disamping meningkatkan kualiti dan tahap
perkhidmatan. Contoh Wal-mart
 Denga menggunakan sistem maklumat,kos operasi akan kurang dan ini
dapat menurunkan harga jualan produk.
 Strategi ini berkesan untuk komoditi seperti komputer atau peruncit
barangan harian seperti Wal-Mart.
 Sistem maklumat menyediakan maklumat kepada syarikat dan
pembekal. Semuapekerjamempunyai akseskepadamaklumatdi dalam

HSH Page 10
sistemuntukmembantumengurangkankosdanhargajauh lebihrendah
dari pesaing.
o Contoh : Sistem inventori antara organisasi dan pembekal. Apabila
produk perlu ditambah, sistem secara automatik akan menghantar
mesej kepada pembekal untuk menghantar stok baru dengan kadar
segera.
3.3.2.2 PerbezaanProduk/ ProductDifferentiation
 Penggunaansistemmaklumatmembolehkanprodukatauperkhidmatan
baru dicipta bagi memberikan perubahan ke atas keselesaan dan
pengalamanpelanggan. Pilihanprodukmembuatkan organisasi mampu
bersaing di pasaran.
 Contoh : google, nike, Apple
 Contoh : Apple; syarikat pesaing terdiri daripada Hawlett
Packard dan IBM. Apple membezakan produknya dengan
menambahkan ciri-ciri iPod dan sistem muzik atas talian.
3.3.2.3 Tumpuan Kepada Pasaran Khusus/ FocusOn Market Niche
 Sistem maklumat digunakan bagi membolehkan satu strategi yang
memberi tumpuan kepada pasaran khusus.
o Contoh : Hotel Hilton
3.3.2.4 MengukuhkanKeintimanPelanggan Dan Pembekal / Strengthen
CustomerAnd SupplierIntimacy
 Menggunakan sistem maklumat bagi membentuk hubungan yang baik
denganpelanggan dan pembekal; meningkatkan kos penukaran.
 Contoh : Neflix, Amazon
 SistemPengurusan rantaian bekalan (SCM) meningkatkan keintiman
pembekal manakala sistem pengurusan perhubungan pelanggan
meningkatkan kemesraan pelanggan.
 Sistempengurusanhubungan pelangganmembolehkan syarikat-syarikat
untukmengetahui butiranmengenaipelagganyangmemberikanmereka
kelebihan daya saing berbanding pesaing tradisi dan peserta pasaran
baru.
3.3.3 KESAN INTERNET KE ATAS KELEBIHAN DAYA SAING
 Transformasi, kemusnahan,ancaman kepada sesetegah industri. Contohnya agensi
pelancongan, ensiklopedia bercetak dan akhbar.
 Daya saing di tempat kerja, persaingan yang lebih sengit
 Standard universal yang membenarkan pesaing/peserta baru memasuki pasaran.
 Peluang baru untuk membentuk jenama dan pelanggan setia.

HSH Page 11
3.3.4 BUSINESSVALUE CHAIN MODEL/ MODEL RANTAIAN NILAI PERNIAGAAN.
 Satu siri aktiviti yang menambahnilai produk atau perkhidmatan
 Menekankanaktiviti-aktivitidi mana strategi-strategi terbaik persaingan yang boleh
digunakan. Contoh aktiviti utama vs aktiviti sokongan.
 Contoh aktiviti utama – aktiviti-aktiviti yang terlibat dalam penghasilan coklat
termasuklah aktiviti mendapatkan bahan-bahan mentah untuk coklat, bagaimana
coklat akan dipasarkan dan bagaimana untuk mengiklankan coklat.
o Aktiviti-aktiviti sokongan-sumber manusia, perakaunan dan kewangan di
mana ia menyokongfungsi-fungsi utamapengeluaran, penghantaran, jualan
dan pemasaran.
o Pada setiap peringkat, menentukan bagaimana sistem maklumat dapat
meningkatkan kecekapan operasi dan meningkatkan keintiman pelanggan
dan pembekal.
o Menggunakan penanda aras (benchmarking), yang merupakan amalan
terbaik industri.
o Benchmarking-menyediakan cara bagi organisasi/perniagaan untuk
menentukan bagaimana untuk bersaing dengan pesaing-pesaing dalam
industri yang sama.
3.3.5 SYNERGIES,CORE COMPETENCIES,AND NETWORK-BASED STRATEGY/
SINERGI,KECEKAPAN, TERAS DAN STRATEGI BERASASKAN RANGKAIAN.
 Hampir setiap perniagaan bergantung kepada perkongsian dengan syarikat-
syarikat lain untuk menghasilkan barangan dan perkhidmatan.
 Syarikat-syarikat yang paling berjaya akan menentukan sinergi terbaik,
kompetensi teras dan strategi yang berasaskan rangkaian untuk mengurangkan
kos, memperbaiki produk dan perkhidmatan, dan meningkatkan keuntungan.
 Sistem maklumat dapat meningkatkan prestasi keseluruhan unit perniagaan
dengan menggalakkan sinergi dan kecekapan teras.
a) Synergi/Sinergi
 Apabilapengeluaranbeberapaunityangdigunakansebagai inputkepada
rang lain, atau organisasi pool market dan kepakarann.
 Contoh : penggabungan Bank of NY dan JPMorgan Chase, Pembelian
YouTube oleh Google.
b) Core Competencies/Kecekapan Teras
 Aktiviti untuk organisasi yang mempunyai pemimpin bertaraf
dunia/world-class leader.
 Bergantung kepada pengetahuan, pengalaman dan perkongsian dalam
keseluruhan unit perniagaan.

HSH Page 12
c) Network-Based Strategies/ Strategi Berasaskan Rangkaian
 Mengambil kesempatan kebolehan organisasi untuk rangkaian antara
satu sama lain.
 Termasuk penggunaan:
i. Rangkaian Ekonomi
 Contoh: anda mempunyai sebuah syarikat dengan 15
pekerja operasi rangkaian pelanggan/pelayan. Anda
telah dibayar untuk pelayan/server yang menyokong 25
pekerja. Apabilaanda mengupah 16 pekerja, anda tidak
akan perluuntukmembelanjakanwangyangbanyak,jika
ada, hanyalah untuk menyokong pekerja baru pada
rangkaian. Anda sebenarnya meningkatkan output
server tanpa meningkatkan kos.
ii. Model Syarikat Maya
 Syarikatmaya menggunakanrangkaianuntukberhubung
dengan syarikat lain untuk membuat dan mengedar
produktanpa sempadan atau lokasi fizikal.
 Teknologi menjadikan syarikat-syarikat maya lebih
murah, dan muda untuk dibangunkan.
 Contoh : syarikat Boeing, pengeluar kapal terbang,
menggunakan organisasi maya sepanjang proses reka
bentuk dan pembuatan. kontrak dengan perniagaan
yang lain bagi sesetengah kerja seperti merekabentuk
tempat duduk baru. Apabila proses selesai, pembekal
tidak lagi terikat dengan kontrak.
iii. Ekosistem Perniagaan
 Set industri yang menyediakan perkhidmatan dan produk
yang berkaitan.
 Contoh : IBM membina komputer mainframe yang pertama.
Ia bukan sahaja mengendalikan semua perkakasan dan
pembuatantetapi jugaturutmembekalkanperisian program.
 Contoh : Sebuah syarikat membuat telefon pintar-RIM dan
BlackBerry. Satu lagi syarikat verizon Wireless, membantu
pasaran dan menjual telefon untuk mempromosikan
perkhidmatan telefon bimbit. Syarikat-syarikat lain
membekalkan lebih daripada 2000 aplikasi yang
menggabungkanfungsi kedua-duatelefon dan perkhidmatan
wireless. Satu lagi syarikaat, Verizon Wireless membantu
pasaran dan menjual telefon untuk mempromosikan
perkhidmatan telefon bimbit. Pembekal perhidmatan
internet juga tergolong dalam ekosistem perniagaan ini di
mana ia membekalkanperkhidmatandatakepadapelanggan.

Chapter 3 organization and information systems MIS

More Related Content

What's hot (20)

Viewers also liked (20)

More from Amirul Shafiq Ahmad Zuperi (11)

Recently uploaded (7)

Chapter 3 organization and information systems MIS