Внедрение DIRECTUM в НАО "Национальная спутниковая компания" ("Триколор ТВ"). Открытые дни DIRECTUM 2015
Download as PPTX, PDF0 likes454 views
Документ описывает внедрение системы электронного документооборота в нао 'Национальная спутниковая компания' ('Триколор ТВ'), цель которого – улучшение процессов согласования и хранения документации. Основные задачи включают переход с платформы SharePoint 2010, автоматизацию создания документов на основе шаблонов, а также интеграцию с существующими модулями компании. В результате планируется сократить сроки согласования, обеспечить единое хранилище электронных версий договоров и улучшить механизмы мониторинга сроков действия документов.
Внедрение DIRECTUM в НАО "Национальная спутниковая компания" ("Триколор ТВ"). Открытые дни DIRECTUM 2015
- 1. Внедрение системы электронного документооборота в НАО «Национальная спутниковая компания» («Триколор ТВ») Тебеньков Даниил Руководитель проектов по внедрению информационных систем НАО «Национальная Спутниковая Компания»
- 2. • Лидер российского рынка платного телевидения (более 11,6 млн абонентов) • 400 сотрудников • Более 5000 контрагентов • До 10000 договоров в год
- 3. Задачи Переход с предыдущей СЭД на базе SharePoint 2010 Сокращение сроков согласования документов Развитие существующего процесса согласования Внедрение типовых форм документов Создание единого хранилища электронных версий всех договоров
- 4. Участники Заказчик Дирекция по правовым вопросам Ключевые сотрудники НАО «НСК» Администратор системы НАО «НСК» Консультанты Avis Expert Бизнес-тренер Avis Expert Консультанты- разработчики Avis Expert Руководитель проекта от Заказчика НАО «НСК» Руководитель проекта от Исполнителя Avis Expert
- 5. Решения Согласование общих договорных документов Согласование абонентских договорных документов Согласование дилерских договорных документов Канцелярия
- 8. Схема согласования типовых договоров
- 9. Схема согласования нетиповых договоров
- 10. Особенности решения Использование категоризации (более 40 категорий) Штрихкодирование всех документов Проверка на необходимость проведения тендера Проверка на объемы сделки Проверка на лимиты по договору Интеграция с модулем Канцелярия
- 14. Решения Согласование общих договорных документов Согласование абонентских договорных документов Согласование дилерских договорных документов Канцелярия
- 15. Абонентские договоры Виды документов: Договор оказания услуг Абонентский договор Договор купли-продажи Договор аренды модулей
- 16. Особенности проекта • Согласование документов в кратчайшие сроки • Интеграция контрагентов из Системы регистрации абонентов • Автоматическое создание документов • Все документы на основе шаблонов с экспресс- полями • Автоматическая выдача прав доступа
- 17. Решения Согласование общих договорных документов Согласование абонентских договорных документов Согласование дилерских договорных документов Канцелярия
- 18. Особенности проекта • Интеграция данных по активным дилерам из базы дилеров в DIRECTUM • Реализация маршрута в соответствии с действующей схемой • Создание новых карточек документов • Автоматическая выдача прав доступа • Ретроввод договоров из файлового хранилища Виды документов: Дилерское соглашение Уведомление о расторжении Дополнительное соглашение
- 19. Решения Согласование общих договорных документов Согласование абонентских договорных документов Согласование дилерских договорных документов Канцелярия
- 20. Виды документов Входящее письмо Исходящее письмо Сопроводительное письмо Приказ по АХД Приказ по ОД
- 21. Задачи проекта Входящие документы • Реализация процесса контроля исполнения поручений (резолюций) генерального директора • Добавление возможности печати журнала (части журнала) регистрации входящей корреспонденции с полями для подписи и даты получения документов исполнителем • Организация централизованного хранения оригиналов входящих документов • Настройка штатного типового маршрута в соответствии с существующим процессом • Проведение интеграции с существующим модулем договорной работы • Перенос архива существующих документов и карточек, реализованного на платформе SharePoint 2010 (~ 17 000 документов)
- 23. Задачи проекта Исходящие документы • Добавление отчета по возвратам исходящих документов • Добавление отчета по количеству отправленных писем с разбивкой по видам отправки (почтой простое, заказное, Pony Express, курьер и т.д.) • Добавление отчета-описи вложения для ценных писем • Добавление функции автоматического составления по заданным датам следующих списков: • список почтовых отправлений • реестр для курьера – составляется для отправок курьером; НАО «Национальная спутниковая компания» • Проведение интеграции с существующим модулем договорной работы • Перенос архива существующих документов и карточек, реализованного на платформе SharePoint 2010 (~ 9 000 документов)
- 25. Задачи проекта Внутренние документы • Настройка маршрута согласования внутренних документов в соответствии с существующим процессом • Настройка механизма досогласования и согласования предметными согласующими (перечень предметных согласующих зависит от выбранного шаблона) • Настройка ознакомления с внутренними документами
- 26. Карточка приказа
- 27. Результаты
- 28. Задачи Переход с предыдущей СЭД на базе SharePoint 2010 Сокращение сроков согласования документов Развитие существующего процесса согласования Внедрение типовых форм документов Создание единого хранилища электронных версий всех договоров
- 34. Развитие договорного модуля • Маршрут согласования шаблонов договоров • Дополнительные средства контроля валютных договоров • Усовершенствование механизмов мониторинга срока действия договоров • Внедрение новых маршрутов согласования для специфичных категорий документов
- 35. Лучшие примеры наших проектов и их подробное описание мы собрали на одной странице
Editor's Notes
- #2: Фотографию постараюсь найти другую Общие комментарии. По возможности уменьшить количество слайдов без потери смысла
- #3: Здесь было рекомендовано использовать инфографику. Дополнительные параметры: В компании работает 400 сотрудников Контрагентов – более 5 000 (1500 обычные контрагенты, остальные дилеры и корп. клиенты) Договоры с абонентами исчисляются миллионами и в Directum не заносятся.
- #4: Задачи необходимо объединить в один слайд
- #6: Рекомендовано поменять тип списка, чтобы он отличался от Задач
- #7: Вспомогательные виды документов: Протокол заседания тендерной комиссии; Учредительный документ (для справочника «Контрагенты») Рекомендовано как то упростить и реорганизовать данный список
- #8: Типовые договоры создаются на основе загруженных в системе шаблонов Word документов, с защитой от редактирования основного текста, экспресс-полями из карточки и полями для редактирования менеджером. За счет использования шаблонов можно значительно сократить процесс согласования документа, т.к. в текст шаблона нельзя вносить правки и не возникает проблем с совместным редактированием согласующими, согласование происходит параллельно во всех заинтересованных подразделениях. Здесь пришлю новый скриншот, Заголовок «Описание..» рекомендовано убрать
- #9: Первая версия маршрута , после внедрения – последовательно-параллельный. 25, 18, 10. Параллельно-последовательные Перевести в типовые Не было типовых, спустя год 20% документов за 5 дней Схему рекомендовано упростить
- #10: В зависимости от контрагента, необходимость проведения тендера, сумма-контрагент-категория, протокол тендерной комиссии, интеграция канцелярия, заседание совета директоров, закрывается задание Пэо. Параметры маршрута В компании существует около 40 категорий договоров, которые имеют различный маршрут согласования. Для реализации данной задачи был создан справочник «Категории договоров», в котором хранится информация об обязательных участниках процесса согласования, контрольных сроках, необходимости предметных согласующих и принадлежности данной категории определенным дирекциям. Сроки указываются, как для типовых, так и для нетиповых документов. Если срок не заполнен, то данное подразделение не участвует в согласовании данной категории документа. Рекомендовано упростить схему
- #11: В зависимости от контрагента, необходимость проведения тендера, сумма-контрагент-категория, протокол тендерной комиссии, интеграция канцелярия, заседание совета директоров, закрывается задание Пэо Особенности согласования рекомендовано объединить в 1 слайд, изменить тип списка
- #12: Для реализации данной задачи был создан справочник «Категории договоров», в котором хранится информация об обязательных участниках процесса согласования, контрольных сроках, необходимости предметных согласующих и принадлежности данной категории определенным дирекциям. Сроки указываются, как для типовых, так и для нетиповых документов. Если срок не заполнен, то данное подразделение не участвует в согласовании данной категории документа. Скриншоты переделаю сам.
- #15: Рекомендовано поменять тип списка, чтобы он отличался от Задач
- #16: Схему упростить и объединить с особенностями проекта
- #17: Карточки договоров
- #18: Рекомендовано поменять тип списка, чтобы он отличался от Задач
- #19: Кол-во видов большое, интеграция с базой дилеров Аналогично абонентским правки
- #20: Рекомендовано поменять тип списка, чтобы он отличался от Задач
- #21: Аналогично абонентским правки
- #22: Переработать в более наглядный вид, возможно добавить картинки. Незначительные пункты убрать. Дополнительно пришлю скриншоты
- #24: Переработать в более наглядный вид, возможно добавить картинки. Незначительные пункты убрать Дополнительно пришлю скриншоты
- #26: Переработать в более наглядный вид, возможно добавить картинки. Незначительные пункты убрать Дополнительно пришлю скриншоты
- #28: Добавлен по рекомендации
- #29: Задачи необходимо объединить в один слайд
- #30: Убрать заголовки, увеличить картинки. Возможно залить фон соответствующим цветом
- #31: Убрать заголовки, увеличить картинки. Возможно залить фон соответствующим цветом
- #32: Убрать заголовки, увеличить картинки. Возможно залить фон соответствующим цветом
- #33: Убрать заголовки, увеличить картинки. Возможно залить фон соответствующим цветом
- #34: Убрать заголовки, увеличить картинки. Возможно залить фон соответствующим цветом
- #35: Преобразовать в более наглядный и красивый список