Document Management Systems con GLOBE e Dynamics NAV addon
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Globe è una piattaforma software di Arket per la dematerializzazione e gestione documentale, che integra varie funzioni per semplificare l'acquisizione, archiviazione e ricerca dei documenti aziendali. Comprende componenti come il Globe Application Server e client in varie modalità, supportando anche l'integrazione con Microsoft Dynamics NAV per un accesso diretto ai documenti archiviati. La piattaforma offre funzionalità avanzate di workflow, gestione dei dossier, e sicurezza configurabile, facilitando la digitalizzazione dei processi aziendali.
Document Management Systems con GLOBE e Dynamics NAV addon
- 1. ADD-ON Globe® è un prodotto ARKET srl Via Lago di Lugano, 27 - 36015 Schio (VI) Tel. +39 0445 54 05 10 - Fax +39 0445 54 98 49 E-mail: info@arket.it - Web: www.arket.it Partiva IVA: 02913350241 © Arket (VI) Italy I marchi Arket, Sendy, Duplo, Globe e Station appartengono ad Arket srl. Tutti gli altri marchi utilizzati in questo documento appartengono ai rispettivi proprietari. I dati tecnici possono subire variazioni senza preavviso. Document Intelligence ERP DynamicsNAV info@soluzioniedp.it www.soluzioniedp.it +39 0161 56924
- 2. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 2 Cos’è Globe La piattaforma documentale comprende tre componenti principali: Globe Application Server, Globe Application Console e Client (in versione Windows, Web e Webapp). Come funziona Globe ARCHITETTURA Cos’è Globe Globe è l’innovativa piattaforma software creata da Arket per la dematerializzazione, l’archiviazione e la gestione di tutti i documenti aziendali: • Permette di acquisire ed indicizzare in maniera automatica qualsiasi documento gestito nel sistema informativo aziendale (ciclo attivo, ciclo passivo, tracciabilità, produzione, qualità, ecc.) e qualsiasi altro documento gestito al di fuori di esso (manualistica, documenti direzionali, gestione personale, ecc.). • Rende il documento un elemento attivo all’interno dell’azienda, creando valore aggiunto. • Tutti i documenti, e le relative informazioni ad essi associate, saranno fra loro collegati per agevolarne la navigazione ed il reperimento (processo/dossier). • Mette a disposizione un potente motore di ricerca, che consente all’utente di trovare in maniera istantanea i documenti necessari, garantendo il rispetto delle regole di accesso configurate. • Rende i flussi aziendali veloci e snelli, permettendo di raggiungere nuove economie di gestione, eliminando gli sprechi e aumentando la produttività aziendale. • Ogni utente sarà guidato nell’eseguire le attività a lui assegnate, rispettando l’ordine e il momento richiesti dal processo (gestione di workflow). • Semplifica l’invio di qualsiasi documento, utilizzando i canali digitali più diffusi: E-mail, PEC, Link, Portale, Fax. • Permette di rappresentare in forma grafica e interattiva qualsiasi informazione presente all’interno del software o nel sistema informativo aziendale, mettendo così a disposizione di ogni utente gli indicatori necessari per tenere sotto controllo ed analizzare i processi aziendali (DataView). • Garantisce all’utilizzatore un’esperienza d’uso gradevole ed un apprendimento facile e veloce. Server Globe Application Server Console Globe Client 1 Globe Client 2 Globe Client N
- 3. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 3 L’Application Server è la componente server di Globe, a 64bit, strutturata in diversi moduli (ruoli) che possono essere distribuiti su diverse istanze/ server, permettendo una grande scalabilità e affidabilità. 1. Globe Application Server Il sistema è inoltre configurabile in modalità Load Balancing/High Availability da 2 a “N” nodi, i quali lavorando in concorrenza, bilanceranno i carichi di lavoro e permetteranno manutenzioni a caldo. Server Globe 1 Instance 1 DB1 SQL Sever Globe Console Globe Client/Agent SOAP Main Role SQL Query (SQL Server ADO/Native Client) SQl Query (SQL Server Native Client) Web Role Public SOAP Role Printer Role WorkFlow Role Sender Role Connector Role Web Serv ices(http/https) WebServices(http/https) Client Web Client Mobile L’Application Console di Globe è un’applicazione Windows a 64bit, adibita alla configurazione del prodotto. È supportata da una manualistica dettagliata, sia contestuale che pdf, arricchita da numerosi esempi e How To. 2. Globe Application Console
- 4. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 4 Il Client è l’applicazione ad utilizzo degli utenti, disponibile in 3 modalità: • Applicazione Windows tradizionale, che non richiede installazione (run-time) ed è compatibile con gli ambienti Citrix, Terminal Server e VDI. • Applicazione Web, fruibile dai più comuni browser: IE, Firefox, Chrome, etc. 3. Client • Applicazione WebApp, fruibile da dispositivi mobili Smartphone e Tablet.
- 5. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 5 FUNZIONALITÀ ED INTEGRAZIONE CON DYNAMICS NAV Fax Stampa E-mail Portale Web Archiviazione sostitutiva Spedizione massiva delle lettere (es. Postel) Multifunzione PDF Stampante virtuale Posta in arrivo Cartelle di rete Scanner/ scanner ADF SORGENTI Drag & Drop Document Intelligence Dynamics NAV L’integrazione tra Globe e Microsoft Dynamics NAV permette di archiviare tutti i documenti generati e registrati in NAV all’interno di Globe. L’utente NAV potrà poi visualizzare contestualmente i documenti archiviati in Globe, senza dover uscire dall’ERP ed effettuare l’accesso al documentale. Una volta aperto un documento archiviato in Globe all’interno di NAV, sarà possibile esplorare anche tutti i documenti ad esso collegati tramite link, i fascicoli (dossier) all’interno dei quali è stato inserito, i workflow documentali ad esso associati, le copie firmate e le versioni esistenti. Il documento inoltre potrà essere gestito ed inviato con grande efficienza, utilizzando diversi canali quali e-mail, PEC, fax, postalizzazione, portale aziendale ecc. La funzionalità Barcode di Globe consente poi di associare automaticamente un documento acquisito tramite scanner (ad esempio un ddt firmato) ad un record presente nell’ERP, tramite la lettura di un codice a barre apposto sul documento. Grazie all’integrazione Globe-NAV, l’utente avrà a disposizione tutti i documenti di cui ha bisogno in un unico ambiente.
- 6. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 6 Tutti i documenti creati in Microsoft Dynamics NAV possono essere archiviati immediatamente in Globe. Archiviazione dei documenti Visualizzazione immediata dei documenti Grazie all’integrazione, sarà possibile visualizzare tutti i documenti creati in NAV ed archiviati in Globe, direttamente da Dynamics NAV:
- 7. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 7 L’integrazione tra NAV e Globe vi permetterà di liberare le scrivanie dai documenti cartacei: quando si visualizza da NAV un documento archiviato in Globe, è possibile consultare anche i documenti ad esso collegati tramite link (ad esempio per una fattura potrei visualizzare la bolla di consegna, l’ordine ecc.), gli allegati e i dossier. Link tra documenti Globe gestisce la creazione automatica o manuale di collegamenti fra documenti: nel caso di documenti gestionali, i collegamenti sono spesso già presenti e sarà possibile per Globe leggere tali informazioni dal gestionale per ricrearne la struttura al proprio interno. In altri casi è possibile creare rapidamente dei collegamenti in modo manuale.
- 8. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 8 Per Dossier si intende un gruppo di documenti eterogenei collegati tra loro da un punto di vista comune (ad es. tutti i documenti riguardanti uno specifico cliente, il numero seriale di un prodotto, ecc). I Dossier clienti/fornitori, Dossier Agente e i Dossier Articolo di Globe possono essere aperti e consultati direttamente dall’interfaccia NAV. Dossier
- 9. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 9 Scansione Barcode Globe è in grado di riconoscere un eventuale barcode apposto sul documento, al fine di associare automaticamente l’immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente in Dynamics NAV. L’archiviazione del documento nel documentale può essere effettuata prima della registrazione nel sistema informativo oppure successivamente (scansione a posteriori vs. a priori). Copia firmata Globe permette di allegare a ciascun documento la propria copia firmata. Sarà sufficiente stampare il documento con apposto un barcode, farlo firmare al cliente, ed infine acquisirlo tramite scanner o multifunzione. Tramite la lettura del barcode, Globe è in grado di associare automaticamente la copia firmata al documento originale. Questa operazione può essere effettuata anche manualmente, andando a selezionare quale documento deve essere associato come copia firmata. Versioni Globe permette di creare diverse versioni di un medesimo documento, che possono essere visualizzate e ripristinate in qualsiasi momento.
- 10. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 10 Globe include un potente strumento di Workflow completamente configurabile, che permette di gestire i processi aziendali guidando gli utenti nell’esecuzione tempestiva e corretta delle attività richieste. Lo strumento consente di interagire con gli utenti coinvolti, attraverso tutti gli strumenti di comune utilizzo: E-mail, tablet, smartphone, web ecc. É possibile gestire processi con attività sequenziali o parallele, prevedendo la delega automatica e solleciti automatici su attività in attesa. Ogni responsabile può assegnare o delegare le attività in carico ai suoi collaboratori. É inoltre possibile creare dei processi che richiedano l’interazione esterna da parte dei business partner dell’azienda. Gestione di workflow
- 11. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 11 REQUISITI MINIMI Prerequisiti Client: Microsoft Windows 7, Windows 8 e 8.1, Windows 10. Prerequisiti Globe Server: La soluzione si compone di una parte server che viene installata in ambiente Windows Server release 2008 R2 o superiore. Funziona anche in ambienti virtualizzati (VMware, Hyper-V ad esempio) Physical/Virtual CPU: 2 CPU 2.8 GHz RAM: 4 Gb Spazio su disco fisso: 50 Gb Tipo di hard disk: SATA, SAS, SSD Per quanto riguarda il Database: Physical/Virtual CPU: 4 CPU 2.8 GHz RAM: 8 Gb Spazio su disco fisso: 40 Gb Disco dati: 100 Gb (dipende dalla dimensione del database, quindi è collegato al numero di documenti) Tipo di hard disk: SAS, SSD SO Database Server: Windows 2008 R2 Standard o Windows 2012 R2 Standard DBMS: SQL server 2008 o superiore (anche versione Express) Versioni di Microsoft Dynamics NAV compatibili: dalla 2009 in poi. Tutte le operazioni riguardanti la sicurezza vengono gestite tramite la Console Globe. La sicurezza, il corretto accesso e le azioni intraprendibili sono garantiti da una completa configurabilità: • Sulle società • Sui dossier • Sui documenti • a livello dei diversi tipi di documento • a livello di sottoinsiemi di essi • a livello di caratteristiche specifiche di riservatezza • sul singolo documento • sulla singola chiave del documento • Sui Business Partner • Sulle tipologie dei Business Partner e sui loro contatti • Sulle voci dei menù di navigazione • Sulle configurazioni Ogni singola voce di configurazione può essere sottoposta ad autorizzazioni specifiche, opzione utile per quelle aziende che presentano reparti IT molto strutturati. Perchè scegliere Globe SICUREZZA
- 12. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 12 Globe permette il Single Sign On “SSO” integrato con l’autenticazione Active Directory. L’importazione degli utenti e delle relative proprietà (mail, reparto, telefono, ecc.) possono essere lette automaticamente dai Domain Controller. È supportata inoltre l’autenticazione in modalità Work Group e mista. Integrazione con AD Uno dei problemi tipici della sicurezza è il mantenerla correttamente aggiornata nel tempo, operazione onerosa e complessa nel caso di cambiamenti organizzativi. Arket ha pensato a questo aspetto inserendo nel prodotto uno strumento che permette di disegnare la struttura organizzativa e di collegarla alle relative autorizzazioni. Struttura organizzativa e permessi Uno dei punti di forza della piattaforma documentale Globe è la sua capacità di integrazione al mondo esterno e a qualsiasi Sistema Informativo Aziendale. Gli strumenti principali messi a disposizione sono connettori, ambiente di scripting, web services, agent. INTEGRAZIONE I connettori rappresentano il componente applicativo che permette di reperire i documenti da flussi automatici, provenienti da Cartelle su File System, Scanner Twain, Mail o PEC, o da Stampanti Windows. Connettori L’application server espone una suite di Web Services utili per l’integrazione con le applicazioni di terze parti. È inoltre possibile pubblicare altri Web Services completamente configurabili utilizzando la Console e l’ambiente di Scripting. Web Services Questo strumento è un modulo che permette il richiamo dei documenti o di operazioni su di essi da qualsiasi applicazione Windows o da applicazioni RPG/RPGLE. Agent
- 13. www.soluzioniedp.it www.globedms.it Document Intelligence Pagina 13 La piattaforma mette a disposizione un potente ambiente di scripting, che permette di adattare il prodotto alle proprie esigenze, pur mantenendo la piena compatibilità con versioni future. Ambiente di scripting Un ulteriore punto di forza della Piattaforma Globe è la possibilità di estendere le funzionalità dell’interfaccia utente mediante: • Azioni Custom: sono delle azioni richiamabili sia a livello generale sia nel contesto di uno specifico documento. • Form designer: è l’estensione dell’ambiente di scripting per creare in modalità grafica specifici form dell’applicativo in base alle proprie esigenze. CONFIGURABILITÀ
- 14. Globe® è un prodotto ARKET srl Via Lago di Lugano, 27 - 36015 Schio (VI) Tel. +39 0445 54 05 10 - Fax +39 0445 54 98 49 E-mail: info@arket.it - Web: www.arket.it Partiva IVA: 02913350241 © Arket (VI) Italy I marchi Arket, Sendy, Duplo, Globe e Station appartengono ad Arket srl. Tutti gli altri marchi utilizzati in questo documento appartengono ai rispettivi proprietari. I dati tecnici possono subire variazioni senza preavviso. Document Intelligence Note