Dynamisch informatiebeheersplan

4. Vanuit de Mens • Structuur aanbrengen is een menselijk kenmerk • Structuur versus controle • Structuur en keuzevrijheid • Structuur versus multitasken • On-zin van “plan do check act” Conclusie: Structuur aanbrengen is natuurlijk moet singletasken bevorderen moet flexibel zijn, meeveranderen alles is structuur: documenten en hun context 4

5. processen samenwerken Records management kennisdeling Hergebruik van informatie Veranderings- management Oplossings- integratie Beheer van de volledige levenscyclus Bedrijfs- architectuur 5negen werkterreinen

6. Doel van het DIBP op korte termijn • Een eenvoudig systeem creëren voor het beheer van documenten vanaf de creatie en dit voor de ganse levensduur 6

7. Essentiële functies • Het systeem is meer dan een tool • Documentbeheer staat centraal • Masterdata beheren en inzetten • Documentsjablonen maken en beheren (eenvoudige werkset voor een overheid) • Beheer van de processen • Beheer van de depots (analoog en digitaal) • Documenten waarderen en selecteren (zowel digitaal als analoog) • Vlot en exact kunnen zoeken en vinden • Gebruiksvriendelijk (gebaseerd op de ervaring en praktijken in een echte werkomgeving) 7

8. Doel op de lange termijn • De gemaakte beschrijvingen van de documenttypen uit het DIBP inzetten als masterdata: • Sjablonen/processen ontwikkelen - als werkset • Werkset van sjablonen verrijken met de context uit het DIBP • De digitale objecten losmaken van procesapplicaties en software • (van silo naar visvijver via metadatering en beheer masterdata) • De digitale objecten en (databases over analoog archief) op het moment van vastlegging verzamelen in een e-depot 8

9. Databases with the Crucial Master Data of the organisation Processes/ applications nr. 1 to 1000 and more… where templates with basic master data (T) are shared and processed and are enriched with extra master data to produce products/documents (D) E- Master Data Managers productworkers Records managers User interface: pull nr.1 nr.2 E-depot authenticity Check of information Ingest of fixed information/documents T D T D

10. Document in zijn context processen tijd Organisatiestructuur en cultuur “Officiële” mappenstructuur (pad) Interne structuur (sjablonen) Depotbeheer voor papieren stukken Wie: organisatieonderdelen Wie: medewerkers, functies en rollen Wie: klanten Thesaurus, trefwoorden Archiefschema virtuele mappenstructuur Waardering en selectie Duurzaam beheer Beheer van de toegang (intern en extern) 10

11. Van een 2 dimensionele naar een multidimensionele ruimte 11

12. Stand van zaken 12 informatiebeheersplan Procesbeheer Depotbeheer OverdrachtWaardering Inventarisatie Mappenstructuur E-depot Mate van realisatie: verst gevorderd staat links, in ontwikkeling rechts Definitiesinformatiebeheer Masterdata Integratie databases SPiCKSelectie

13. Demo van het DIBP 13 • Met dank aan mijn collega’s van de afdeling documentbeheer • Els Van de Velde consulent documentbeheer • Sari Hennaert, • Virginie Verrecas, • Elisabeth Blancke • En de leden stuurgroep van STiCK: • Sofie Deforce, Veronique Degryse, Dieter Delbecke, Tom Segaert, Andries Sioen en de projectleiders van STiCK

14. Bedankt Willy Vallaey, willyvallaey@hotmail.com