Email là gì? 5 bí quyết giúp bạn giao tiếp qua email hiệu quả nhất

KIẾNKIẾN
THỨCTHỨC
CẦNCẦN
BIẾTBIẾT
Email là gì?1
Tầm quan trọng của giao tiếp email?2
Bố cục một email?3
4
Các lưu ý trong giao tiếp Email5
Các lỗi thường gặp trong giao tiếp Email?

Email là
gì???
Email = Electronic Mail
( THƯ ĐIỆN TỬ)
TRAO ĐỔI
THÔNG TIN
CHỦ YẾU
Thời đại INTERNET
1. Email là gì?

Tại sao cần chú ý khigiao tiếp quaEmailemail
Thể hiện
sự tôn
trọng với
người
nhận
Thể hiện
tính
chuyên
nghiệp
Thể hiện
văn hóa
người gửi,
và văn hóa
công ty (nếu
có)
2. Tầm quan trọng

Giao diện gửi thư của Gmail
Chủ đề, tiêu đềChủ đề, tiêu đề
Phần chào
hỏi
Phần chào
hỏi
Nội dungNội dung
File đính
kèm
File đính
kèm
Kết thúcKết thúc
Chữ kýChữ ký
CHÚ Ý
3. Bố cục một email

CHÚ ÝCc (Carbon copy): chứa
địa chỉ email người nhận
bản copy, nội dung của
email có liên quan đến
người này
Địa chỉ email của những
người nhận trong To và
Cc sẽ hiển thị trong tất
cả email bản chính và
bản copy.
Tức là một người nhận
sẽ biết được những ai
(nằm trong To và Cc)
cũng nhận được email
này
Cc (Carbon copy): chứa
địa chỉ email người nhận
bản copy, nội dung của
email có liên quan đến
người này
Địa chỉ email của những
người nhận trong To và
Cc sẽ hiển thị trong tất
cả email bản chính và
bản copy.
Tức là một người nhận
sẽ biết được những ai
(nằm trong To và Cc)
cũng nhận được email
này
Bcc (Blind Carbon copy): chứa
địa chỉ email người nhận bản
copy, tuy nhiên địa chỉ email
của người này sẽ không hiển thị
trong những email gửi cho những
người nhận khác.
Bcc (Blind Carbon copy): chứa
địa chỉ email người nhận bản
copy, tuy nhiên địa chỉ email
của người này sẽ không hiển thị
trong những email gửi cho những
người nhận khác.
To: chứa địa chỉ email
người nhận bản chính, nội
dung của email đề cập trực
tiếp đến người này (cách
xưng hô trong email)
To: chứa địa chỉ email
người nhận bản chính, nội
dung của email đề cập trực
tiếp đến người này (cách
xưng hô trong email)

4. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG GIAO TIẾP EMAIL
ĐỊA CHỈ EMAIL “ BẤT BÌNH THƯỜNG”
bethichyeu@....com
Changtraidatinh….@.. com
Girlsanhdieutrieutrieuanhtheo@… com
Dunghoivisaoanhyeuem88@...com
CHÚ Ý: ĐỊA CHỈ EMAIL LÀ QUYỀN CÁ NHÂN, TUY NHIÊN NẾU EMAIL KHÔNG CHỈ DÙNG CHO MỤC ĐÍCH
GIAO TIẾP VỚI NGƯỜI THÂN, BẠN BÈ MÀ GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC , ĐÂY LẠI LÀ VẤN ĐỀ KHÁC
4.1. LỖI VỀ HÌNH THỨC

TIÊU ĐỀ, CHỦ ĐỀ THƯ
KHÔNG tiêu đề VIẾT phần NỘI DUNG vào phần
TIÊU ĐỀ
Tiêu đề KHÔNG TƯƠNG THÍCH Tiêu đề KHÔNG RÕ RÀNG

NỘI DUNG THƯ, CHỮ KÝ
KHÔNG
thưa gửi
KHÔNG
VIẾT
HOA đầu
dòng
SAI chính tả
KHÔNG CÓ chữ ký
mặc định hoặc chữ
ký KHÔNG ĐỦ
thông tin liên hệ
KHÔNG ngắt
cách rõ ràng
MAIL
KHÔNG
KẾT
CẤU

4.2. CÁC LỖI KHÁC
Dung lượng
file quá lớn
Tên file Tiếng
Việt không tải
xuống được
Quá nhiều file đính
kèm mà không nén
lại
Gửi nhầm thư, nhầm người
Thư quá dài dòng

VÀ CÒN…….
VÔ VÀN
CÁC LỖI SAI
KHÁC NHAU

5. MỘT SỐ LƯU Ý KHI GIAO TIẾP QUA EMAIL
 Khởi đầu ngày mới : “ Check mail”
Để nắm bắt được kịp thời những thông tin, giải quyết công
việc, trả lời đối tác … hãy xây dựng thói quen check email
hàng ngày ít nhất là một lần vào buổi sáng.
 Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được
Đặt mình vào tình huống của người gửi bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế
nào.
Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong
ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn
thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau.
Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ
giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.
Không nên trả lời email quá 24 giờ, như vậy là quá chậm trễ.
Bạn cũng có thể thiết lập cài đặt tự động trả lời thư nếu thấy cần thiết

 Hãy kiểm tra lại Email trước khi bấm vào Send
Sau khi soạn thảo xong một Email, hãy giành thời gian để kiểm tra lại email của mình
trước khi gửi tránh các thiệt hại đáng tiếc cũng như hiểu nhầm của đối tác:
+ Kiểm tra bố cục tổng thể của Email
+ Kiểm tra lỗi chính tả
+ Kiểm tra các lỗi hình thức
+ Kiểm tra các nội dung thừa do cắt dán trong lúc soạn email
+ Kiểm tra file đinh kèm : Tên, dung lượng, nội dung file.
+ Đặc biệt kiểm tra địa chỉ của người nhận.
Lời khuyên: Kiểm tra, kiểm tra và kiểm tra…

 Hãy tạo chữ ký cho email
Việc tạo chữ ký cho e-mail là bắt buộc đối với một số công ty. Một số khác không bắt buộc
nhưng việc bạn tạo chữ ký cho e-mail thể hiện tính chuyên nghiệp và chu đáo trong công
việc. Một chữ ký e-mail thông thường bao gồm các thông tin như tên-họ, chức vụ, phòng
ban trực thuộc, thông tin liên lạc như e-mail, số điện thoại, v.v Những thông tin trên sẽ rất
hữu ích khi bạn gửi đến một người mà bạn chưa quen biết hay trong những tình huống cần
phải liên lạc gấp.
Lời khuyên: Việc tạo chữ ký e-mail không quá khó, hãy tạo ngay cho mình 1 chữ ký
e-mail nhé.
Họ và tên () | vị trí
Điện thoại | Mail | Website công ty
Tên công ty | Số điện thoại công ty

E-mail rất tiện lợi và hữu dụng. Tuy nhiên trong một số trường hợp bạn cần cân nhắc xem
có nên sử dụng e-mail hay không. Vì ngoài e-mail có rất nhiều phương tiện khác để giao
tiếp hay hỗ trợ giao tiếp như gặp nhau để nói chuyện, điện thoại, chat, etc.
Mỗi phương thức có thế mạnh riêng tùy vào ngữ cảnh giao tiếp. Về cơ bản, e-mail thích
hợp cho những nội dung mang tính văn bản, tham khảo và trang trọng. Những nội
dung cần trao đổi gấp hay ít trang trọng hơn có thể chọn gặp mặt trực tiếp hay điện thoại để
trao đổi.
Lời khuyên: Chỉ sử dụng e-mail khi bạn thật sự cần phải giao tiếp bằng e-mail.

HÃY ĐẶT BẢN THÂN LÀ NGƯỜI
ĐƯỢC NHẬN EMAIL VÀ GIAO TIẾP
EMAIL VỚI THÁI ĐỘ TỐT NHẤT

Freedom for Creativeness
lethuyhang93@gmail.com
Lê Thúy H ng ( facebook.com/Meou Hang )ằ
hanglethuy.blogspot.com/
Everything for me: About.me/meou_hang

Email là gì? 5 bí quyết giúp bạn giao tiếp qua email hiệu quả nhất

More Related Content

What's hot (20)

Viewers also liked (17)

Similar to Email là gì? 5 bí quyết giúp bạn giao tiếp qua email hiệu quả nhất (20)

Recently uploaded (20)

Email là gì? 5 bí quyết giúp bạn giao tiếp qua email hiệu quả nhất