![การใชงานโปรแกรม
Microsoft Excel 2007
ระดับเบื้องตน
มหาวิทยาลัยกรุงเทพ
[Type text] Page 1](https://image.slidesharecdn.com/excelbu-121102010914-phpapp01/85/Excel-1-320.jpg)
Excel
- 2. สารบัญ วัตถุประสงค............................................................................................................................. 1 Microsoft Excel คืออะไร .......................................................................................................... 1 สิ่งใหมใน Microsoft Excel 2007 .............................................................................................. 2 สวนประกอบที่สําคัญของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ........................................................ 3 ปุม Microsoft Office ................................................................................................................ 4 Quick Access Toolbar ............................................................................................................ 4 Ribbon .................................................................................................................................... 5 Gallery .................................................................................................................................... 6 Mouse Pointer ........................................................................................................................ 6 Workbook................................................................................................................................ 7 Worksheet............................................................................................................................. 10 ประเภทของขอมูล .................................................................................................................. 12 การจัดการ Worksheet ........................................................................................................... 13 การกําหนดรูปแบบขอมูล และรูปแบบเซล ............................................................................... 16 การจัดการขอมูล และเซล ....................................................................................................... 19 การคํานวณ และฟงกชั่น ......................................................................................................... 23 การแทรกรูปภาพ และรูปทรง.................................................................................................. 26 การสรางแผนภาพ (Chart) ..................................................................................................... 28 การตั้งคาหนากระดาษ (Page Setup) ..................................................................................... 29 การดูตัวอยางกอนพิมพ (Print Preview) ................................................................................. 30 การพิมพ (Print) ..................................................................................................................... 31
- 3. 1 twi วัตถุประสงค 1. เพื่อใหผูอบรบไดเรียนรูการใชงาน โปรแกรม Microsoft Excel 2007 ในระดับเบื้องตนเพื่อเปนพื้นฐานใน การใชงานในระดับตอไปได เชน ความรูเบื้องตนเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Excel 2007 สิ่งใหมใน Microsoft Excel 2007 การจัดการรูปแบบเซล และขอมูล การใชงานสูตรคํานวณ การจัดการเวิรกชีต การใสรูปภาพ การเสนอขอมูลดวยแผนภาพ 2. เพื่อใหผูอบรมมีโอกาสทดลองปฏิบัติจริงตามตัวอยาง 3. เพื่อใหผูอบรมสามารถนําความรูที่ไดไปประยุกตใชกับงานขององคกร และในชีวิตประจําวัน Microsoft Excel คืออะไร Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภท Spreadsheet ซึ่งออกแบบมาสําหรับบันทึกวิเคราะห และ แสดงขอมูลเกี่ยวกับตัวเลขไดอยางมีประสิทธิภาพ ทั้งในรูปแบบของแผนภาพ หรือรายงาน ซึ่งโปรแกรม Microsoft Excel ยังมีความสามารถในการจัดรูปแบบเอกสารไดสวยงาม และงายดายไมแพโปรแกรมอื่นๆ เลย ทีเดียว การบันทึกขอมูลลงในโปรแกรม Microsoft Excel จะบันทึกลงในชองที่เรียกวา Cell โดยแตละเซลจะ อยูตารางซึ่งประกอบไปดวย Row (แถว) และ Column (คอลัมน) ซึ่งตารางในแตละตารางเราเรียกวา Worksheet และ Worksheet หลายๆ Worksheet รวมกันเราจะเรียกวา Workbook ซึ่งก็คือไฟลของโปรแกรม Microsoft Excel นั่นเอง เกร็ดเล็ก เกร็ดนอย : เมื่อพูดถึง Microsoft Excel ซึ่งเปนหนึ่งในชุดโปรแกรม Microsoft Office หากเราสามารถใชงาน เครื่องมือของ Microsoft Excel ไดอยางคลองแคลวแลว เราจะสามารถใชงานเครื่องมือของโปรแกรมอื่นๆ ใน ชุดโปรแกรม Microsoft Office ไดอยางงายดายเชนเดียวกัน เพราะการออกแบบเครื่องมือ และสวนติดตอผูใช นั้น มีความใกลเคียงกันเปนอยางมาก
- 4. 2 สิ่งใหมใน Microsoft Excel 2007 สวนติดตอผูใช ถูกออกแบบใหคนหา และเขาถึงคําสั่งที่ตองการไดอยางรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยถูกออกแบบในรูปของ แท็บซึ่งเปนที่รวบรวมกลุมของคําสั่งไวเปนหมวดหมู เครื่องมือตางๆ จะมีคําอธิบายที่ชัดเจนยิ่งขึ้นซึ่งในบาง เครื่ อ งมื อ จะแสดงในรู ป แบบของรู ป ภาพ ซึ่ ง ต า งจากเวอร ชั่ น ก อ นหน านี้ เพื่ อ ให ผู ใ ช ส ามารถเลื อ กใช ง าน เครื่องมือไดอยางถูกตอง จํานวนแถว (Row) และคอลัมน (Column) ที่เพิ่มขึ้น จํานวนแถวถูกเพิ่มขึ้นถึง 1,048,576 แถว และคอลัมนถูกเพิ่มขึ้นถึง 16,384 คอลัมน หรือเริ่มตนจาก คอลัมน ที่ A ไปสิ้นสุดที่คอลัมน ที่ XFD Live Preview สามารถแสดงผลลัพธคุณสมบัติที่เลือกใหกับวัตถุไดทันทีเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการออกแบบ Gallery ถูกออกแบบมาเพื่อชวยในการปรับแตงรูปแบบของขอมูล หรือเซลเพื่อใหเราสามารถปรับแตงใน รูปแบบที่ซับซอนไดงายยิ่งขึ้นเพียงขั้นตอนเดียว รวมถึงสามารถออกแบบรูปแบบของ Gallery ไดเองเพื่อให ตรงกับความตองการของผูใชมากที่สุด จํานวนอารกิวเมนต (Argument) ในฟงกชั่น (Function) จํานวนอารกิวเมนตที่ฟงกชั่นสามารถนําไปใชไดถูกเพิ่มจากเดิมที่ใชไดสูงสุด 30 คา เปน 256 คา ซึ่ง สามารถสนับสนุนการทํางานของฟงกชั่นที่ซับซอนไดเปนอยางดี จํานวนผลคํานวณอัตโนมัติที่แสดงบน Status Bar จํานวนผลคํานวณอัตโนมัติที่แสดงบน Status Bar นั้นสามารถแสดงพรอมกันไดถึง 6 คา คือ Average, Count, Numerical Count, Min, Max และ Sum ซึ่งอํานวยความสะดวกกวาเวอรชั่นกอนหนานี้ที่ แสดงไดเพียง 1 คาเทานั้น Trendline Trendline หรือเสนแสดงแนวโนมของขอมูล มีไวเพื่อชวยในการวิเคราะหแนวโนมของแผนภาพวา ใน อนาคตขอมูลจะเปนไปในทิศทางใดเพื่อชวยใหเราวางแผนงานในอนาคตไดงายยิ่งขึ้น
- 5. 3 สวนประกอบที่สําคัญของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ปุม Microsoft Office Ribbon Formula Bar Quick Access Toolbar Title Bar Contextual Column Row Name Box Status Bar Worksheet View Shortcuts Sheet Tab Zoom และ Zoom Slider ปุม Microsoft Office : ที่รวมคําสั่งที่ใชจัดการไฟลทั่วไป เชน New, Open, Save และ Print เปนตน Quick Access Toolbar : ที่รวมคําสั่งที่ใชงานบอยๆ Ribbon : แท็บของกลุมคําสั่งที่แบงออกเปนหมวดหมู ซึ่งถูกออกแบบมาใหแทนที่ Menu และ Toolbar เดิมเพื่อใหสามารถคนหาคําสั่งไดอยางรวดเร็ว Title Bar : แสดงชื่อ Workbook ที่ใชงานอยู Contextual : แท็บพิเศษที่จะแสดงเมื่อเราใสออบเจ็คลงใน Worksheet เชน การใส WordArt Formula Bar : สําหรับจัดการสูตรหรือ จัดการขอมูลภายในเซลที่เลือก Column : ชองขอมูลที่อยูในแนวตั้ง มีจํานวน 16,384 คอลัมนหรือเริ่มตนจาก A ถึง XFD Row : ชองขอมูลที่อยูในแนวนอน มีจํานวน 1,048,576 แถว Sheet Tab : แสดงชื่อของ Worksheet Name Box : แสดงชื่อเซลที่เลือก และสามารถตั้งชื่อเซลที่เลือกได รวมถึงสามารถใชเพื่อเลื่อนไปยัง เซลที่กําหนดได Status Bar : แสดงสถานะตางๆ ของโปรแกรม
- 6. 4 Worksheet : แผนงานที่ใชบนทึกขอมูล มีลกษณะเปนตาราง แตละตารางเรียกวาเซลโดยเราสามารถ ั ั เพิ่มจํานวน Worksheet ได View Shortcuts : มุมมองของเอกสาร Zoom และ Zoom Slider : เครื่องมือที่ใชสาหรับยอหรือขยายหนาจอ ํ ปุม Microsoft Office ปุม Microsoft Office จะแสดงอยูที่มุมบนซายของโปรแกรม ใชสําหรับเปดเมนูคําสั่งพื้นฐาน ตางๆ เชน New, Open Save, Save As Print, Prepare, Send, Publish, Close, Excel Option และ Exit Excel เปนตน Quick Access Toolbar สวนที่รวบรวมคําสั่งที่ใชงานบอยๆ ไวดวยกัน ซึ่งเราสามารถเลือกไดวาจะเพิ่มคําสั่งใดบาง อยูใน Quick Access Toolbar ไดโดย เพิ่มจาก Customize Quick Access Toolbar -> More Commands เพิ่มจาก Ribbon โดย คลิกขวาที่คําสั่งที่ตองการบน Ribbon และเลือก Add to Quick Access Toolbar เรายังสามารถนําคําสั่งออกจาก Quick Access Toolbar ไดโดย ลบจาก Customize Quick Access Toolbar -> More Commands ลบจาก Quick Access Toolbar โดยคลิกขวาในคําสั่งที่ตองการลบออก และเลือก Remove from Quick Access Toolbar
- 7. 5 Ribbon ดังที่เรากลาวในขางตนวา Ribbon คือ แท็บของกลุมคําสั่งที่แบงออกเปนหมวดหมู ซึงถูกออกแบบมา ่ ใหแทนที่ Menu และ Toolbar เดิมเพื่อใหสามารถคนหาคําสั่งไดอยางรวดเร็ว โดยจะแบงเปน แท็บ Home, Page, Layout, Formulas, Data, Review และ View เปนตน ซึ่งแตละแท็บจะเก็บคําสั่งที่ใชงานในลักษณะ เดียวกัน หรือใกลเคียงกันไวดวยกัน แท็บ Home แถบคําสั่ง Ribbon กลุมคําสั่ง เปดไดอะล็อกบ็อกซ เปดไดอะล็อกบ็อกซ เครื่องมือในแตละแท็บนั้น มีจานวนมากซึ่ง Microsoft Excel 2007 จะแสดงไวเฉพาะที่ใชงานบอยๆ ํ เทานั้น หากตองการเขาถึงคําสั่งอื่นๆ ภายในแท็บนัน ใหคลิกที่ปุม เพื่อเปดไดอะล็อกบ็อกซในแท็บนั้น ้ ออกมา ซอน/แสดงเครื่องมือในแท็บ Ribbon เราสามารถซอนเครื่องมือในแท็บ Ribbon เพื่อเพิ่มพื้นที่การทํางานบนหนาจอใหมากขึ้นไดโดย ดับเบิลคลิกที่แท็บใดๆ บน Ribbon กลุมเครืองมือเหลานั้นจะถูกซอนเหลือเพียงชื่อแท็บ Ribbon ทันที หากเรา ่ ตองการใหหนาจอกลับแสดงเครื่องมือในแท็บ Ribbon เพียงดับเบิลคลิกที่แท็บใดๆ บน Ribbon อีกครัง ้ เครื่องมือทีถูกซอนอยูจะถูกแสดงออกมาเชนเดิม ่ ใชแปนพิมพเพื่อเลือกคําสั่งบน Ribbon เราสามารถใชแปนพิมพเพื่อเลือกคําสั่งบน Ribbon ไดโดยการกดปุม Alt คางไว หลังจากนั้น Ribbon จะแสดงปุมคําสั่งหลัก และคําสั่งยอยใหเราเลือกใชงาน ตามลําดับ ปุมคําสั่งหลัก แสดงคําสั่งหลัก
- 8. 6 ปุมคําสั่งยอย แสดงคําสั่งยอย Gallery เปนการรวมคําสั่งการทํางานที่ซับซอนหลายขั้นตอน เปนคําสั่งเดียวเพื่อลดขั้นตอนในการทํางานลง เชน คําสั่ง Cell Styles หรือ Chart Styles ที่ใชสําหรับการจัดรูปแบบของตัวอักษร ตําแหนง พืนหลัง เปนตน ้ โดยสามารถจัดรูปแบบตามที่ตองการไดอยางงายดาย Mouse Pointer เมาสพอยนเตอรใน Microsoft Excel 2007 มีหลายตัวซึ่งจะเปลี่ยนไปตามลักษณะการใชงานและการ วางตําแหนงของเมาสพอยนเตอรซึ่งเมาสพอยนเตอรนนมีหลายชนิด ดังนี้ ั้ Normal Pointer : เปนพอยนเตอรที่ใชในการทํางานทั่วไป เชน การเลือกเมนู คําสั่ง การยาย หนาตาง การเลื่อน Scroll Bar เปนตน Normal Pointer in Worksheet : ลักษณะของเมาสพอยนเตอรแสดงใหทราบวาเมาสพอยนเตอร วางอยูบน Space Sheet I-Beam Pointer : ลักษณะของตัวชี้ตําแหนงเมาสนี้แสดงใหทราบวา บริเวณที่เมาสวางอยูสามารถ พิมพตัวอักษรได Row Width Adjuster และ Column Width Adjuster : ใชในการปรับขนาดของ Row และ Column ตามลําดับ
- 9. 7 Workbook การสราง Workbook ปกติแลวเมื่อเราเปด Microsoft Excel 2007 ขึ้นมาจะมี Workbook จํานวน 1 Workbook ซึ่งภายใน นั้นจะมี Worksheet จํานวน 3 Worksheet โดยเราสามารถเพิ่ม หรือลบจํานวน Worksheet ไดในภายหลัง ซึ่ง รูปแบบของ Workbook ที่เราตองการสรางนั้นมีหลายรูปแบบ ดังนี้ Blank and recent : เปนรูปแบบของเอกสารวางเปลา ที่เราตองจัดรูปแบบเอกสารใหมเองทั้งหมด Install Template : เปนเอกสารถูกเตรียมเนื้อหา และรูปแบบที่จาเปนใหไวบางสวน เชน loan ํ amortization schedule Microsoft Office Online : เราสามารถดาวนโหลดรูปแบบเอกสารเพิ่มเติมไดที่ Microsoft Office Online ซึ่งจะมีรูปแบบเอกสารที่เปนมาตรฐานสวยงามเตรียมไวใหเราไดเลือกใชมากมาย โดยการ ดาวนโหลดจําเปนตองเชื่อมตออินเทอรเน็ตตลอดเวลา
- 10. 8 การเปด Workbook การเปด Workbook เพื่อใชงานสามารถทําไดหลายวิธี ดังนี้ เปดผาน ปุม Microsoft Office -> Open : เปนการเปดไฟลโดยเลือกตําแหนงที่เก็บไฟล เปดผาน ปุม Microsoft Office -> Recent Documents : เปนการเปดไฟลที่ถูกใชงานบอยๆ เมื่อเราเลือกไฟลที่ตองการแลว เรายังสามารถเลือกลักษณะของการเปดไฟลที่ปุม Open ได ดังนี้ 1. Open : เปดไฟลตามปกติ 2. Open Read-Only : เปดไฟลเพื่ออานอยางเดียว 3. Open as Copy : เปดไฟล และทําสําเนา 4. Open in Browser : เปดไฟลในบราวเซอร 5. Open and Repair : เปดไฟล และซอมแซม ดับเบิลคลิกทีไอคอน : เปนการเปดไฟลผานไอคอนของไฟลนั้นๆ ่ การปด Workbook การปด Workbook สามารถปดผาน ปุม Microsoft Office -> Close หรือถาหากตองการปดโปรแกรม Microsoft Excel 2007 สามารถปดโปรแกรมไดโดยคลิกที่ปุม Exit Excel หรือปุม X ที่มุมบนขวาของโปรแกรม Microsoft Office ปุม X Close ปุม Exit Excel การบันทึก Workbook การบันทึก Workbook เพื่อนํากลับมาแกไข หรือใชงานในภายหลังนั้นสามารถทําไดหลายวิธี ดังนี้ Save : การบันทึก Workbook ทับไฟลเดิม แตหากเปน Workbook ที่ยังไมเคยถูกบันทึก จะปรากฏ ไดอะล็อกบอกซ Save As ขึนมาแทน ้ Save As : การบันทึก Workbook เปนชือใหม ตําแหนงใหม หรือเปลี่ยนประเภทของไฟลใหม ซึง ่ ่ ชนิดของไฟลทสําคัญแตละประเภทมีรายละเอียด ดังตอไปนี้ ี่ 1. Excel Workbook (xlsx) : ไฟลของ Microsoft Excel 2007 2. Excel Macro-Enabled Workbook (xlsm) : ไฟล Workbook นี้สามารถใชงาน Macro ได 3. Excel 97-2003 Workbook (xls) : ไฟลของ Microsoft Excel 97-2003
- 11. 9 การตั้งรหัสผานให Workbook ไฟลบางชิ้นอาจเปนงานที่เปนความลับที่ไมตองการใหผูทไมมีสิทธิ์เขามาเปดไฟลได ดังนั้นการตั้ง ี่ รหัสผาน Workbook จึงเปนวิธีหนึ่งที่ดีในการรักษาความปลอดภัยใหแกไฟลของเรา ซึงการตั้งรหัสผาน ่ Workbook สามารถทําไดดังวิธีการตอไปนี้ ไปที่ปุม Microsoft Office -> Prepare -> Encrypt Document : วิธีนี้เปนการตั้งรหัสผานในการเปด ไฟล ไปที่ปุม Microsoft Office -> Save As : ซึ่งจะเหมือนการบันทึกโดยใชวิธี Save As ดังกอนหนานี้ แตเราสามารถกําหนดเงื่อนไขพิเศษใหสามารถตั้งรหัสผานสําหรับเปดไฟล และสําหรับแกไขไฟลได ดวย โดยทําตามขั้นตอน ดังนี้ 1. เลือกชนิดของไฟลที่ตองการบันทึก 2. กดปุม Tools -> General Option 3. ตั้งรหัสผานสําหรับการเปดไฟล หรือการแกไขไฟล General Option การยกเลิก หรือเปลี่ยนรหัสผานให Workbook การยกเลิก หรือเปลี่ยนรหัสผาน Workbook สามารถทําไดดังวิธีการตอไปนี้ ไปที่ปุม Microsoft Office -> Prepare -> Encrypt Document : พิมพรหัสผานใหม หรือลบ รหัสผานออกทังหมดหากตองการยกเลิกรหัสผาน ้ ไปที่ปุม Microsoft Office -> Save As : การยกเลิก หรือเปลี่ยนรหัสผานดวยวิธีนี้จะเหมือนกับการ ตั้งรหัสผานดวยวิธี Save As ทุกประการเพียงแค หากตองการแกไขรหัสผานใหพิมพรหัสผานใหม แทนที่ลงไป หรือหากตองการยกเลิกรหัสผาน ใหลบรหัสผานเดิมทิ้งทั้งหมด
- 12. 10 Worksheet Worksheet คือ แผนงานที่ใชบันทึกขอมูลใน Microsoft Excel 2007 มีลักษณะเปนตารางขนาดใหญ ซึ่งแตละชองในตารางเราเรียกวาเซลโดยในสวนนี้จะอธิบายถึงการทํางาน และจัดการกับ Worksheet และ Cell ในดานตางๆ เชน การใสขอมูลในเซล การเลือกเซล การจัดการรูปแบบเซล และการจัดการ Worksheet เปนตน การใสขอมูลในเซล การใสขอมูลในเซลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือก Worksheet ที่ตองการ 2. เลือกเซลที่ตองการ 3. พิมพขอความที่ตองการ 4. กดปุม Enter หรือลูกศรใดๆ การแกไขขอมูลในเซล การแกไขขอมูลในเซลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือก Worksheet ที่ตองการ 2. เลือกเซลที่ตองการ 3. พิมพขอความที่ตองการแกไข หรือพิมพทบขอความใน Cell นั้นๆ ั 4. กดปุม Enter หรือลูกศรใดๆ การลบขอมูลในเซล การลบขอมูลในเซลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือก Worksheet ที่ตองการ 2. เลือกเซลที่ตองการ 3. กดปุม Delete หรือปุม Backspace เกร็ดเล็ก เกร็ดนอย : หากเราใชเมาทเพื่อเลือกคําสั่งใน Microsoft Excel 2007 จนคลองแลว เราสามารถหัดใชงาน แปนพิมพเพิ่มเลือกคําสั่งได ซึงคําสั่ง Hot Key ตางๆ นั้น สามารถดูไดจากการนําเมาทไปวางบนเครื่องมือที่ ่ ตองการ และ Microsoft Excel 2007 จะแสดงขอความชวยเหลือ และคําสั่ง Hot Key สําหรับเครื่องมือนั้น ออกมา
- 13. 11 การเลือกเซล การเลือกเซล คือ การระบุเปาหมายวาเราตองการทํางานกับเซลใดซึ่งการเลือกเซลนั้นสามารถทําได หลายวิธี ดังนี้ เลือกเซลเดียว : ใชเมาทคลิกที่เซลที่ตองการ หรือใชปุมลูกศรบนแปนพิมพเลื่อนไปยังเซลที่ตองการ เลือกกลุมของเซลที่ตอเนือง : ใชเมาทคลิกเซลเริ่มตน และลากเมาทเพื่อคลุมไปจนถึงเซลสุดทายที่ ่ ตองการ หรือใชเมาทคลิกเซลเริ่มตน กดปุม Shift คางไว และใชเมาทคลิกเซลสุดทายที่ตองการ เลือกกลุมของเซลที่ไมตอเนื่อง : เลือกเซลแรก กดปุม Ctrl คางไว และเลือกกลุมเซลตอไป สามารถ ทําเชนนี้ไปไดเรื่อยๆ จนไดกลุมเซลครบตามที่ตองการ การเลือกแถว เราสามารถเลือกเซลภายในแถวที่ตองการทั้งหมดไดโดยคลิกที่หมายเลขแถว หรือหากตองการเลือก แถวที่ตอเนื่อง หรือแถวที่ไมตอเนื่องสามารถทําไดเชนเดียวกับการเลือกเซล คือ การลากเมาท, การกดปุม Shift หรือการกดปุม Ctrl และเลือกแถวที่ตองการเพิ่ม การเลือกคอลัมน เราสามารถเลือกเซลภายในคอลัมนที่ตองการทั้งหมดไดโดยคลิกที่หัวคอลัมน หรือหากตองการเลือก คอลัมนที่ตอเนือง หรือคอลัมนที่ไมตอเนื่องสามารถทําไดเชนเดียวกับการเลือกเซล คือ การลากเมาท, การกด ่ ปุม Shift หรือการกดปุม Ctrl และเลือกคอลัมนที่ตองการเพิ่ม
- 14. 12 ประเภทของขอมูล ประเภทของขอมูลที่ใชใน Microsoft Excel 2007 นั้นมีหลายประเภทขึ้นอยูกับวัตถุประสงคของการใช งาน ซึ่งสามารถแบงออกเปนประเภทใหญๆ ได 4 ประเภทคือ ขอมูลประเภทตัวอักษร (Text) เปนขอมูลที่มีการแสดงผลอยูในรูปของตัวอักษร เชน ชื่อ, นามสกุล, ที่อยู หรือตัวเลขที่ไมถูกนํามาใช ทางการคํานวณเชน หมายเลขบัตรประจําตัวประชาชน, รหัสไปรษณีย หรือหมายเลขโทรศัพท เปนตน โดย ขอมูลชนิดตัวอักษรจะมีลักษณะของขอมูล ดังนี้ ประกอบดวยตัวอักษร (ทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ หรือภาษาอื่นๆ) ตัวเลข และอักขระอื่นๆ โดยคาปกติ (Default) ถูกจัดใหชิดซายของเซลล ไมสามารถนํามาคํานวณได เกร็ดเล็ก เกร็ดนอย : ถามีขอมูลที่เปนตัวเลข สูตร หรือวันที่ แลวตองการเปลี่ยนใหเปนชนิดตัวอักษรใหใสเครื่องหมาย ’ (Single Quote) นําหนาตัวเลขชุดนั้น จะทําใหสามารถนํามาคํานวณได ขอมูลประเภทตัวเลข (Number) เปนขอมูลที่มีเฉพาะตัวเลข มีสัญลักษณพิเศษทางคณิตศาสตร หรือการเงินประกอบ ขอมูลประเภทนี้ สามารถนํามาใชในการคํานวณเชน ราคา, จํานวน หรือคะแนน เปนตน โดยจะมีลักษณะของขอมูล ดังนี้ ดวยตัวเลข 0 – 9 หรือมีสญลักษณพิเศษ เชน + - * / ( ) , $ . E เปนสวนประกอบ ั โดยคาปกติ (Default) ถูกจัดใหชิดขวาของเซลล โปรแกรมไมสนใจเครื่องหมาย + และตัวเลข 0 ทีอยูหนาสุดของชุดตัวเลข ่ ตัวเลขที่ติดคาลบตองพิมพเครื่องหมาย – ไวหนาตัวเลขนั้นหรือมีวงเล็บประกอบ ถาตัวเลขที่มีเครื่องหมาย % ตอทาย คาจริงของตัวเลขจะถูกหารดวย 100 แตบนจอภาพจะแสดงคา เหมือนตัวเลขที่พิมพเขาไป สามารถพิมพขอมูลในรูปของ Exponential เชน 2.5E+04 เทา 2.5 X 104 เครื่องหมายจุด (.) ถือวาเปนตัวเลขทศนิยม ขอมูลประเภทวันที่ (Date) เปนขอมูลที่ลักษณะเปนวันที่ โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบวันที่สากล คือ ปคริสตศักราชเสมอ ดังนั้น การใสขอมูลประเภทนี้ใหเปนปพุทธศักราช จําเปนตองใสรปแบบของปอยางสมบูรณ ดังตัวอยาง 03/04/2519 ู จะหมายถึง วันที่ 3 เดือน เมษายน ป 2519 หากใสขอมูล 03/04/19 จะหมายถึง วันที่ 3 เดือน เมษายน ป 1919 แทน
- 15. 13 ขอมูลประเภทเวลา (Time) เปนขอมูลที่ลักษณะเปนเวลา โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบของ ชั่วโมง : คั่นดวยเครืองหมาย : ่ (Colon) ตามดวยนาที คั่นดวยเครื่องหมาย : และวินาทีตามลําดับ แตหากเมื่อดูที่แถบสูตรจะเห็นเปนเวลาใน รูปแบบที่แสดง AM และ PM การจัดการ Worksheet Microsoft Office Excel 2007 นั้นเมื่อสราง Workbook ใหมขึ้นมาจะมีจํานวน Worksheet ใหใชงาน จํานวน 3 Worksheet ซึ่งจํานวน Worksheet ที่ใชงานในแตละงานนั้นอาจมีความจําเปนไมเทากัน งานบางงาน มีความจําเปนตองใช Worksheet เปนจํานวนมาก งานบางงานมีความจําเปนตองใช Worksheet นอย ดังนั้น เพื่อการจัดการ Worksheet ใหตรงกับความตองการมากที่สุด เราควรออกแบบ Workbook ใหมจํานวน ี Worksheet ที่เหมาะสมเพียงพอตอการใชงาน การเพิ่ม Worksheet (Insert) การเพิ่ม Worksheet สามารถทําไดหลายวิธี ดังนี้ คลิกแท็บ Insert Worksheet ที่ Sheet Tab สุดทาย หรือทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือก Sheet Tab ตําแหนงทีตองการเพิ่ม Worksheet ่ 2. คลิกเมาทขวา 3. เลือก Insert 4. เลือก Worksheet 5. กดปุม OK การลบ Worksheet (Delete) การลบ Worksheet สามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือก Sheet Tab ที่ตองการลบ 2. คลิกเมาทขวา 3. เลือก Delete เกร็ดเล็ก เกร็ดนอย : สามารถลบ Worksheet พรอมกันได Worksheet เพียงเลือกกลุมของ Worksheet ที่ตองการโดยกด ปุม Shift หรือ ปุม Ctrl การเปลี่ยนชือ Worksheet (Rename) ่ การเปลี่ยนชื่อ Worksheet สามารถทําไดหลายวิธี ดังนี้ ดับเบิลคลิก Sheet Tab ที่ตองการเปลี่ยนชื่อ หรือทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือก Sheet Tab ที่ตองการเปลี่ยนชื่อ
- 16. 14 2. คลิกเมาทขวา 3. เลือก Rename การเปลี่ยนสี Worksheet การที่เรากําหนดสีให Worksheet สามารถทําใหเราเลือก และคนหา Worksheet ไดรวดเร็วขึ้นซึ่งการ เปลี่ยนสี Worksheet สามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ ดับเบิลคลิก Sheet Tab ที่ตองการเปลี่ยนสี หรือทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือก Sheet Tab ที่ตองการเปลี่ยนสี 2. คลิกเมาทขวา 3. เลือก Tab Color 4. เลือกสีที่ตองการ การยาย หรือคัดลอก Worksheet (Move or Copy) เราสามารถจัดเรียงลําดับของ Worksheet ใหมไดตามตองการซึ่งการยาย หรือคัดลอก Worksheet สามารถทําไดหลายวิธี ดังนี้ เลือก Sheet Tab ที่ตองการ คลิกเมาทคางไว และยายไปยังตําแหนงที่ตองการ หรือทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือก Sheet Tab ที่ตองการยาย 2. คลิกเมาทขวา 3. เลือก Move or Copy 4. เลือกตําแหนงที่ตองการ (หากตองการคัดลอก Worksheet ใหเลือกเครืองหมายถูกที่หนา ่ Create a copy) การซอน Worksheet (Hide) การซอน Worksheet สามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือก Sheet Tab ที่ตองการซอน 2. คลิกเมาทขวา 3. เลือก Hide การยกเลิกการซอน Worksheet (Unhide) การยกเลิกการซอน Worksheet สามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. คลิกเมาทขวาที่ Sheet Tab ที่ใดๆ 2. เลือก Unhide 3. เลือก Worksheet ที่ตองการยกเลิกการซอน
- 17. 15 การแบง Worksheet ในแนวตั้ง และแนวนอน (Split) งานบางประเภทนั้นมีขอมูลอยูใน Worksheet จํานวนมาก บางครั้งมีความจําเปนตองแสดงผลขอมูล ของแถว หรือคอลัมนที่หางกันมากใหแสดงผลภายในหนาเดียวกันซึ่งเราสามารถทําไดโดยการแบง Worksheet ในแนวตั้ง หรือแนวนอน การแบง Worksheet ในแนวตั้ง และแนวนอนสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกแถว หรือคอลัมนที่ตองการแบงหนาจอ 2. เลือกแท็บ View 3. เลือกเครื่องมือ Split 4. หากตองการยกเลิกการแบง Worksheet ใหดับเบิลคลิกที่เสนแบง Worksheet แท็บ View เครื่องมือ Split เสนแบง Worksheet การตรึง Worksheet (Freeze Panes) การตรึง Worksheet ทําเพื่อตรึงแถว หรือคอลัมนใหแสดงผลคงที่เพื่องายตอการทํางานกับขอมูล จํานวนมาก คลายกับการแบง Worksheet ซึ่งสามารถทําได 3 แบบคือ Freeze Panes : คือ การตรึงแนวแถวบน และคอลัมนทางซายมือของเซลที่เลือกไว Freeze Top Row : คือ การตรึงแถวบนสุด แถวที่ 1 ของ Worksheet Freeze Fisrt Column : คือ การตรึงคอลัมนแรก หรือคอลัมน A ของ Worksheet
- 18. 16 การยกเลิกการตรึง Worksheet (Unfreezes Panes) การยกเลิกการตรึง Worksheet สามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกแท็บ View 2. เลือกเครื่องมือ Freeze Panes 3. เลือก Unfreeze Panes การกําหนดรูปแบบขอมูล และรูปแบบเซล Microsoft Office Excel 2007 มีเครื่องมือทีสนับสนุนการกําหนดรูปแบบเซล และขอมูลใหตรงกับ ่ ความตองการของงานแตละงานไดเปนอยางดี การกําหนดรูปแบบของเซล และขอมูลทีดีนั้นจะทําใหเอกสารที่ ่ ไดมีความถูกตอง สวยงาม งายตอการใชงาน สวนใหญแลวเครื่องมือตางๆ ใน Microsoft Office Excel 2007 นั้นมีการทํางานเหมือนกับเวอรชั่น กอนหนานี้เพียงแตถูกนํามาจัดวางในสวนติดตอกับผูใชใหมเพื่อใหสามารถเขาถึงเครืองมือตางๆ ไดสะดวกและ ่ รวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยไดรวบรวมเครื่องมือที่สําคัญในการจัดรูปแบบขอมูลไวที่แท็บ Home ซึ่งแตละกลุม เครื่องมือมีรายละเอียดดังนี้ Font : จัดการเกี่ยวกับ แบบ ขนาด ลักษณะ สี พื้นหลังของตัวอักษร และของเซล Alignment : จัดการเกี่ยวกับตําแหนงของตัวอักษร หรือขอความในเซล Number : จัดการเกี่ยวกับการแสดงผลของตัวเลข Style : จัดการรูปแบบเซลอัตโนมัติ รูปแบบตาราง รูปแบบการแสดงผลตามเงื่อนไข Cell : จัดการรูปแบบของเซลใน Worksheet Editing : จัดการขอมูลใน Worksheet เชน ใสสูตรอยางงาย กรอง หรือคนหาขอมูล Font Number Cell Alignment Style Editing
- 19. 17 การวาดเสนกรอบเซล (Border) การวาดเสนกรอบเซลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกเซล หรือกลุมเซลที่ตองการจัดรูปแบบ 2. เลือกเครื่องมือ Border แลวเลือกรูปแบบเสนกรอบตามที่ตองการ เครื่องมือ Border Cell Styles เปนการจัดรูปแบบเซลดวยรูปแบบสําเร็จรูปที่ Microsoft Excel 2007 จัดเตรียมไวใหซึ่งสามารถ จัดรูปแบบตางๆ เชน รูปแบบขอมูล ขนาดขอมูล รูปแบบเซล หรือสีเซล ไดในขั้นตอนเดียว ซึ่งเรายังสามารถ ปรับปรุง แกไข หรือสรางรูปแบบของสไตลข้นมาใหมใหตรงกับความตองการของเราไดอีกดวย ึ การใชงานสไตลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกเซล หรือกลุมเซลที่ตองการจัดรูปแบบ 2. เลือกเครื่องมือ Cell Styles แลวเลือกรูปแบบเสนกรอบตามที่ตองการ เครื่องมือ Cell Styles
- 20. 18 การสรางสไตล บางครั้งเราตองการสรางรูปแบบของสไตลขึ้นมาใชงานเองเพื่อใหตรงกับความตองการ การสรางสไตล สามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกเซล ที่จัดรูปแบบไวแลว 2. เลือกเครื่องมือ Cell Styles แลวเลือกคําสั่ง New Cell Styles 3. ตั้งชื่อสไตล 4. สไตลที่กําหนดเองจะอยูในกลุมของ Custom Custom Styles การลบสไตล การลบสไตลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกสไตลที่ตองการลบใน เครื่องมือ Cell Styles 2. คลิกเมาทขวา เลือกคําสั่ง Delete การแกไขสไตล การแกไขสไตลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกสไตลที่ตองการแกไขใน เครื่องมือ Cell Styles 2. คลิกเมาทขวา เลือกคําสั่ง Modify หรือ Duplicate 3. กดปุม Format 4. แกไขรูปแบบตามที่ตองการ
- 21. 19 Format as Table การจัดรูปแบบตารางในลักษณะนี้ ถูกปรับปรุงมาจาก Microsoft Excel 2007 เวอรชั่นกอนหนา ซึ่ง สามารถกรองขอมูล เพิ่มแถวของผลรวม รวมถึงจัดรูปแบบของตารางใหโดยอัตโนมัติ การจัดรูปแบบตารางสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกเซลภายในตารางที่ตองการจัดรูปแบบ 2. เลือกเครื่องมือ Format as Table 3. เลือกรูปแบบทีตองการ ่ 4. กดปุม OK การจัดการขอมูล และเซล เมื่อเราใสขอมูลลงในเซลแลว หากตองการแกไข ทําซ้ํา หรือคัดลอกขอมูลตางๆ ไดโดยไมตองใสใหม คงเปนสิ่งดีไมนอยเพราะชวยประหยัดทั้งเวลา และสามารถความผิดพลาดจากการพิมพขอมูลซ้ําๆ ไดดวย การคัดลอกเซล (Copy) การคัดลอกเซลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกเซล หรือกลุมเซลที่ตองการคัดลอก 2. เลือกแท็บ Home และเลือกคําสั่ง Copy (หรือกดปุม Ctrl+C) 3. เลือกเซลปลายทางที่ตองการคัดลอก 4. เลือกแท็บ Home และเลือกคําสั่ง Paste (หรือกดปุม Ctrl+V)
- 22. 20 การยายเซล (Cut) กายายเซลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกเซล หรือกลุมเซลที่ตองการยาย 2. เลือกแท็บ Home และเลือกคําสั่ง Cut (หรือกดปุม Ctrl+X) 3. เลือกเซลปลายทางที่ตองการยาย 4. เลือกแท็บ Home และเลือกคําสั่ง Paste (หรือกดปุม Ctrl+V) วางแบบพิเศษ (Paste Special) Microsoft Excel 2007 ไดจัดเตรียมการวางแบบพิเศษไวให ซึงการวางแบบนี้ตางจากการวางแบบ ่ ทั่วไปคือ การวางแบบทั่วไปจะเปนการคัดลอกรูปแบบจากตนฉบับทั้งหมดมาตั้งแต รูปแบบ ลักษณะ สี หรือ แมกระทั่งสูตร แตการวางแบบพิเศษนี้สามารถเลือกไดวาตองการเพียงผลลัพธในรูปแบบใดบางที่จะวางมายัง ตําแหนงที่ตองการ ซึ่งมีคําสั่งดังตอไปนี้ All : คัดลอกคุณสมบัติจากตนฉบับมาทั้งหมด Formulas : คัดลอกเฉพาะสูตร Values : คัดลอกเฉพาะคาของขอมูลโดยไมคัดลอก สูตรมาดวย Format : คัดลอกเฉพาะรูปแบบเซล Comments : คัดลอกเฉพาะคอมเมนท Validation : คัดลอกเฉพาะกฏการตรวจสอบขอมูล All using Source theme : คัดลอกเฉพาะธีม All except boeders : คัดลอกทั้งหมดยกเวนเสนกรอบ Column widths : คัดลอกเฉพาะความกวางของคอลัมน Formulas and number formats : คัดลอกเฉพาะสูตร และรูปแบบตัวเลข Values and number formats : คัดลอกเฉพาะคาของขอมูล และรูปแบบตัวเลข หากเซลที่ตองการคัดลอก และเซลที่ตองการวางมีคาเปนตัวเลข เราสามารถกําหนดใหทั้งสองเซลนันมี ้ การคํานวณกอนที่จะวางไดดังตอไปนี้ None : ไมมีการคํานวณใดๆ Add : นําเซลที่คัดลอกมาบวกกับเซลปลายทางกอนที่จะวาง Subtract : นําเซลที่คัดลอกมาลบกับเซลปลายทางกอนที่จะวาง Multiply : นําเซลที่คัดลอกมาคูณกับเซลปลายทางกอนที่จะวาง Divide: นําเซลที่คัดลอกมาหารกับเซลปลายทางกอนที่จะวาง Microsoft Excel 2007 ยังมีตัวเลือกพิเศษในการวางอีกดังตอไปนี้
- 23. 21 Skip blanks : หากเซลตนฉบับเปนเซลวาง และเซลปลายทางมีขอมูลอยู เซลปลายทางจะมีถูกแทนที่ ดวยเซลตนฉบับที่เปนเซลวาง Transpose : เปนการวางกลับขอมูลจากกลุมเซลตนฉบับ เชน หากเซลกลุมเซลตนฉบับเปนแนวตั้ง เซลปลายทางจะถูกวางในรูปแบบของแนวนอนแทน การแทรกเซล (Insert Cell) การแทรกเซลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกตําแนงเซลที่ตองการแทรก 2. เลือกแท็บ Home เลือกคําสั่ง Insert และ Insert Cells 3. เลือกรูปแบบของการแทรก ซึงมีรูปแบบดังตอไปนี้ ่ • Shift cells down : แทรกเซลใหมโดยเลื่อนเซลเดิมลง ดานลาง • Shift cells right : แทรกเซลใหมโดยเลื่อนเซลเดิมไปทาง ดานขวา • Entire row : แทรกเซลใหมโดยเลื่อนแถวเดิมทั้งแถวลงดานลาง • Entire column : แทรกเซลใหมโดยเลื่อนคอลัมนเดิมทั้งคอลัมนไปทางดานขวา การลบเซล (Delete Cell) การลบเซลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกตําแนงเซลที่ตองการลบ 2. เลือกแท็บ Home เลือกคําสั่ง Delete และ Delete Cells 3. เลือกรูปแบบของการแทรก ซึงมีรูปแบบดังตอไปนี้ ่ • Shift cells left : ลบเซลเดิม และเลื่อนเซลที่อยูทางดาน ขวามาแทนที่ • Shift cells down : ลบเซลเดิม และเลื่อนเซลที่อยูทางดาน ลางขึ้นมาแทนที่ • Entire row : ลบทั้งแถว และเลื่อนเซลแถวดานลางเขามาแทนที่ • Entire column : ลบทั้งคอลัมน และเลื่อนเซลคอลัมนดานขวาเขามาแทนที่ การลางขอมูลในเซล (Clear) การลางขอมูลในเซลสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกตําแนงเซลที่ตองการลางขอมูล 2. เลือกแท็บ Home เลือกคําสั่ง Clear 3. รูปแบบของการลาง ซึ่งมีรูปแบบดังตอไปนี้ • Clear All : ลางขอมูลทุกประเภท • Clear Formats: ลางเฉพาะรูปแบบ • Clear Contents: ลางเฉพาะขอมูล
- 24. 22 • Clear All: ลางเฉพาะคอมเมนท การแทรกแถว หรือคอลัมน (Insert Sheet Rows or Insert Sheet Columns) การแทรกแถว หรือคอลัมนสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกตําแนงที่ตองการแทรกแถว หรือคอลัมน 2. เลือกแท็บ Home เลือกคําสั่ง Insert และ Insert Sheet Rows หรือ Insert Sheet Columns การลบแถว หรือคอลัมน (Delete Sheet Rows or Delete Sheet Columns) การลบแถว หรือคอลัมนสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกตําแหนงที่ตองการลบแถว หรือคอลัมน 2. เลือกแท็บ Home เลือกคําสั่ง Delete และ Delete Sheet Rows หรือ Delete Sheet Columns การซอนแถว หรือคอลัมน การซอนแถว หรือคอลัมนสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกตําแหนงที่ตองการซอนแถว หรือคอลัมน 2. คลิกเมาทขวา เลือกคําสั่ง Hide การแสดงแถว หรือคอลัมน การแสดงแถว หรือคอลัมนสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกตําแหนงที่ตองการแสดงแถว หรือคอลัมนโดยตองเลือกใหครอบคลุมแถว หรือคอลัมนเดิมที่ซอนไว 2. คลิกเมาทขวา เลือกคําสั่ง Unhide การปรับขนาดแถว หรือคอลัมน การปรับขนาดแถว หรือคอลัมนสามารถทําไดโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. นําเมาทพอยเตอรวางที่เสนแบงแถว หรือคอลัมน จนปรากฏสัญลักษณ แลวปรับขนาดตาม ตองการ 2. หรือคลิกเมาทขวาที่แถว หรือคอลัมนที่ตองการปรับ แลวเลือกคําสั่ง Row Height หรือ Column Width เกร็ดเล็ก เกร็ดนอย : เราสามารถปรับเซลใหพอดีกบขอมูลโดยอัตโนมัติไดโดยดับเบิลคลิกที่เสนแบงแถว หรือคอลัมนที่ ั ตองการ หากตองการปรับทั้ง Worksheet ใหเลือกทั้ง Worksheet กอนแลงจึงดับเบิลคลิกที่เสนแบงแถว หรือ คอลัมน จะทําใหทุกเซลถูกปรับใหพอดีกับขอมูลโดยอัตโนมัติ
- 25. 23 การคํานวณ และฟงกชั่น Microsoft Excel 2007 เปนโปรแกรมที่มีความสามารถในการคํานวณในดานตางๆ อยางสูง เชน เกี่ยวกับการเงิน ตรรกกะ วัน เวลา คณิตศาสตร หรือสถิติ เปนตน รวมถึงยังมีฟงกชั่นมาตรฐานที่ใชงานทั่วไป จนถึงฟงกชั่นการคํานวณที่ซับซอนเตรียมพรอมเพื่อรองรับการใชงานอีกดวย การคํานวณ เราสามารถกําหนดใหผลลัพธเซลที่ตองการมาจากการคํานวณไดเพียงพิมพเครื่องหมายเทากับ (=) ใน เซลที่ตองการ และตามดวยสูตรที่ใชในการคํานวณ ซึ่งประกอบดวยคาที่ตองการนํามาคํานวณ และตัว ดําเนินการ (Operator) เชน การหาผลตางของ รายรับ รายจาย (คงเหลือ = รายรับ - รายจาย) จากรูปจะเห็นวาเซล C6 คือผลลัพธที่เกิดจาก เซล C4 – เซล C5 ดังนั้นหากเซล C4 หรือ เซล C5 เปลี่ยนคาไป เซล C6 จะเปลี่ยนคาเองโดยอัตโนมัติ ซึ่งการคํานวณนั้นจะเหมือนกับการคํานวณทาง คณิตศาสตรโดยทั่วไปคือ หากมีวงเล็บ จะทําการคํานวณในวงเล็บกอนเสมอ (ตอไปนี้จะขอเรียกตําแหนงเซล เพียงสั้นๆ จากเซล C4 เปน C4 เพียงสั้นๆ ลักษณะของตัวดําเนินการใน Microsoft Excel 2007 นั้นจะถูกแบงออกเปน 4 ประเภทหลักๆ คือ ตัว ดําเนินการทางคณิตศาสตร ตัวดําเนินการเปรียบเทียบ ตัวดําเนินการเกี่ยวกับขอความ ตัวดําเนินการอางอิง เกร็ดเล็ก เกร็ดนอย : เราสามารถคัดลอกสูตรคํานวณจากเซลที่เลือกไปยังเซลปลายทางที่ตองการไดโดยสูตรจะเปลี่ยนแถว และคอลัมนใหเองโดยอัตโนมัติ
- 26. 24 การอางอิงตําแหนงเซล โดยปกติการคํานวณ หรือการใชฟงกชนมีความจําเปนตองอางอิงตําแหนงของเซลดวย เชน ั่ C6=C4-C5 ซึ่งการอางอิงเซลของ Microsoft Excel 2007 มีดวยกัน 3 วิธีคือ Relative Reference : เปนการอางอิงตําแหนงเซลแบบสัมพัทธ คือ เซลที่ถูกคัดลอก หรือยาย ตําแหนงของเซลปลายทางจะเปลี่ยนตําแหนงโดยอัตโนมัติ เชน A2=B2+C2 เมื่อคัดลอกสูตรจาก A2 ไปที่ A4 สูตรที่ A4 จะเปนดังนี้ A4=B4+C4 เปนตน Absolute Reference : เปนการอางอิงเซลแบบสัมบูรณ คือ เซลทีถูกคัดลอก หรือยาย ตําแหนงของ ่ เซลปลายทางจะคงตําแหนงเซลตนทางเดิมไว เชน A2=$B$2+$C$2 เมื่อคัดลอกสูตรจาก A2 ไปที่ A4 สูตรที่ A4 จะเปนดังนี้ A4= $B$2+$C$2 เชนเดิม ซึ่งหากเราตองการใหแถว หรือคอลัมนคงที่ตําแหนง เดิมไว เพียงใสเครื่องหมาย $ ไวหนาแถว หรือคอลัมนนั้นๆ Mixed Reference : เปนการอางอิงแบบผสมทั้ง Relative Reference และ Absolute Reference เชน เซลที่ถูกคัดลอก หรือยาย ตําแหนงของเซลปลายทางจะเปลี่ยนตําแหนงโดยอัตโนมัติสําหรับการ อางอิงแบบ Relative Reference และจะคงตําแหนงเซลตนทางเดิมไว Absolute Reference เชน A2=B2+$C$2 เมื่อคัดลอกสูตรจาก A2 ไปที่ A4 สูตรที่ A4 จะเปนดังนี้ A4= B4+$C$2 เปนตน ขอความแสดงความผิดพลาดจากสูตรคํานวณ การที่เราใชงานสูตรคํานวณนั้นบางครั้งอาจเกิดการผิดพลาดได ซึ่ง Microsoft Excel 2007 มีขอความ แสดงความผิดพลาดใหเราทราบตังตอไปนี้ ขอความแสดงความผิดพลาด สาเหตุ ##### ขอมูลในเซลมีความยาวเกินกวาที่แสดงผลได #VALUE! ใชตัวดําเนินการผิดประเภท #NULL! เซลที่อางอิงผิด ทําใหไมสามารถกําหนดเซลที่ตองการได #DIV/0! ตัวหารเปน 0 #NAME? ไมมีชื่อเซลที่อางอิง ไมมีชื่อฟงกชั่น ใสอากิวเมนตผิด ใชขอความตัวอักษร โดยไมใสเครื่องหมาย “ ” #N/A พิมพจํานวนอารกิวเมนตไมถูกตอง #REF! เซลที่อางอิงถูกลบ #NUM! ใชอารกิวเมนตที่ไมใชตัวเลขไปสูตรที่ตองใชตัวเลข ฟงกชั่น คือสูตรการคํานวณที่ถูกสรางไวลวงหนา เพือสนับสนุนการทํางานประเภทตางๆ ซึ่งแตละฟงกชั่นจะมี ่ รูปแบบมาตรฐาน ดังนี้ ชื่อฟงกชั่น : (อากิวเมนต 1, อากิวเมนต 2, อากิวเมนต 3, ... ,อากิวเมนต n) ชื่อฟงกชั่น : เปนชื่อที่ใชเรียกฟงกชั่น โดยปกติชื่อจะแสดงถึงลักษณะการทํางานของฟงกชั่น เชน ฟงกชั่น SUM จะหมายถึง ฟงกชั่นที่ทําหนาที่คํานวณผลรวมของอากิวเมนต
- 27. 25 อากิวเมนต : เปนสวนที่ฟงกชั่นจะนําไปใชคํานวณ หรือประมวลผล ซึ่งอากิวเมนตจะอยูภายในวงเล็บ และอากิวเมนตจะถูกแยกกันดวยเครื่องหมายคอมมา (,) การใชงานฟงกชั่น การใชงานฟงกชั่นสามารถใชงานไดหลายแบบ ดังวิธีการตอไปนี้ พิมพฟงกชั่น และอากิวเมนตลงในเซลที่ตองการโดยตรง : ซึ่งวิธีนี้เหมาะสําหรับกรณีที่เรารูชอ ื่ ฟงกช่น หรืออากิวเมนตอยูแลว ั เลือกฟงกชั่นจากไลบรารี : เปนฟงกชนทีถูกรวบรวมไวเปนกลุมถูกแยกตามประเภทของการใชงาน ั่ ่ ซึ่งการเรียกใชงานฟงกชั่นจากไลบรารีสามารถเรียกใชงานไดที่แท็บ Formulas ซึ่งกลุมของฟงกชั่นสามารถแบงเปนประเภทไดดังตอไปนี้ 1. Financial : เกี่ยวกับการเงิน เชน การชําระคางวด หรืออัตราดอกเบี้ย เปนตน 2. Logical : เปนการคํานวณแบบมีเงื่อนไขตรรกกะทางคณิตศาสตร มีผลลัพธที่เปนจริง หรือ เท็จ 3. Text : เกี่ยวกับขอมูลประเภทตัวอักษร เชน การแปลงตัวอักษร ตัดคํา หรือตอคํา เปนตน 4. Date & Time : เกี่ยวกับวัน และเวลา เชน การแปลงคาวัน เวลา หรือการเพิ่ม-ลด วันเวลา เปนตน 5. Lookup & Reference : เกี่ยวกับการคนหา และอางอิงขอมูลภายในตารางตามเงื่อนไขที่ กําหนด 6. Math & Trig : เกี่ยวกับการคํานวณทางคณิตศาสตร เชน ผลรวม หรือคารากที่สอง เปนตน 7. More Function : เกี่ยวกับสูตรในสาขาอื่นๆ เชนทางสถิติ หรือวิศวกรรมศาสตร เปนตน
- 28. 26 การแทรกรูปภาพ และรูปทรง การแทรกรูปภาพ นอกจากการจัดการขอมูล และเซลใหดูเปนระเบียบสวยงามแลว Microsoft Excel 2007 สามารถแทรก รูปภาพที่เราตองการเพื่อจัดการหนาเอกสารใหตรงกับความตองการของเราไดอีกดวย ซึ่งการแทรกรูปภาพที่ เราจัดเตรียมมา สามารถทําไดดังขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกตําแหนงที่ตองแทรกรูปภาพ 2. เลือกแท็บ Insert เลือกคําสั่ง Picture และเลือกไฟลที่ตองการ การแทรก Clip Art คลิปอารต คือ ภาพสําเร็จรูปที่ Microsoft Office ไดจัดเตรียมไวเบื้องตนอยูแลว โดยรูปภาพเหลานี้ถูก จัดเก็บเปนหมวดหมู การแทรกคลิปอารต สามารถทําไดดังขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกตําแหนงที่ตองแทรกคลิปอารต 2. เลือกแท็บ Insert เลือกคําสั่ง Clip Art และเลือกภาพที่ตองการ การแทรก Shape Shape คือ รูปทรงสําเร็จรูปที่ Microsoft Office ไดจัดเตรียมไวให ซึ่ง Shape เหมาะสําหรับนํามาวาด หรือสรางรูปทรงประกอบเอกสาร หรือใชตกแตงเอกสารใหสวยงามไดงายไมแพ Microsoft Word 2007 เลย ทีเดียว ซึ่งการแทรก Shape สามารถทําไดดังขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกแท็บ Insert เลือกคําสั่ง Shape และเลือกรูปทรงที่ตองการ 2. ลากรูปทรงที่ตองการลงบน Worksheet 3. ปรับแตงรูปทรงตามที่ตองการ
- 29. 27 การแทรก SmartArt SmartArt คือ กลุมของรูปทรงสําเร็จรูปอีกประเภทหนึ่งที่ชวยในการนําเสนอขอมูล โดย SmartArt ที่ ถูกเตรียมไวมหลายรูปแบบใหเลือกใชใหตรงตามความตองการในการใชงาน ซึ่ง SmartArt แตละรูปแบบจะมี ี คําอธิบายประกอบการใชงานบรรยายไวใตกลุมของรูปทรงนั้น และการแทรก SmartArt สามารถทําไดดัง ขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกแท็บ Insert เลือกคําสั่ง SmartArt และเลือกกลุมของรูปทรงที่ตองการ 2. ลากรูปทรงที่ตองการลงบน Worksheet 3. ปรับแตงขอความ หรือกลุมของรูปทรงตามที่ตองการ .
- 30. 28 การสรางแผนภาพ (Chart) การแทรกแผนภาพ การแทรกแผนภาพนั้นเราตองสรางแผนภาพขึ้นมากอน ซึงการที่เราจะสรางแผนภาพไดจําเปนตองมี ่ ตารางขอมูลอางอิง การสรางตารางอยางงายสามารถทําไดดังขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกขอบเขตของขอมูล หรือเลือกขอบเขตของตารางที่ตองการนํามาสรางแผนภาพ 2. เลือกแท็บ Insert เลือก รูปแบบของแผนภาพในกลุมของ Chart 3. ปรับแตงขนาด ตําแหนง และรายละเอียดของแผนภาพตามตองการ การปรับแตงแผนภาพ หากตองการปรับแตงคาโดยละเอียดสามารถทําไดตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกแผนภาพที่ตองการปรับแตงโดยละเอียด 2. เลือกแท็บ Design, Layout หรือ Format ใน Contextual การยายแผนภาพ หากตองการยายแผนภาพไปยัง Worksheet อื่นหรือสรางเปน Worksheet ใหมสามารถทําไดตาม ขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกแผนภาพที่ตองการ 2. เลือกแท็บ Design และเลือกคําสั่ง Move Chart
- 31. 29 3. ระบุตําแหนงใหมให Worksheet หากตองการสรางแผนภาพใน Worksheet เลือกที่ New Sheet หาก ตองการยายแผนภาพไปยัง Worksheet อืนใหระบุชื่อ Worksheet ใน Object in ่ Trendline Trendline หรือเสนแสดงแนวโนมของขอมูล มีไวเพื่อชวยในการวิเคราะหแนวโนมของแผนภาพวา ใน อนาคตขอมูลจะเปนไปในทิศทางใดเพื่อชวยใหเราวางแผนงานในอนาคตไดงายยิ่งขึ้น ซึ่งการใชงาน Trendline สามารถทําไดดังขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกแผนภาพที่ตองการ 2. เลือกแท็บ Layout เลือกคําสั่ง Trendline และเลือกรูปแบบการวิเคราะหตามที่เราตองการ การตั้งคาหนากระดาษ (Page Setup) เราสามารถตั้งคาหนากระดาษเพื่อใหตรงตามความตองการของเราได เชน ทิศทางการพิมพ ขนาด ของกระดาษ หรือ หัวกระดาษที่เราตองการกําหนดใหพิมพทกครั้งในหนากระดาษ เปนตน ซึ่งคาตางๆ เหลานี้ ุ เราสามารถกําหนดไดที่แท็บ Page Layout ซึ่งใน Page Layout มีเครื่องมือตางๆ ที่ชวยใหเราสามารถจัดการ กับหนากระดาษไดดังตอไปนี้
- 32. 30 Margins : ระยะจากขอบกระดาษ หรือระยะที่ถูกเวนวางไวจากขอบกระดาษถึงจุดที่เรากําหนด Orientation : ทิศทางของหนากระดาษ ซึ่งเราสามารถกําหนดไดวาเปนแนวนอน หรือแนวตั้ง Size : ขนาดของกระดาษที่ใชพิมพงาน Print Area : กําหนดพื้นที่บางสวนของ Worksheet ที่ตองการพิมพงาน Break : เปนการกําหนดขอบเขตของเอกสารเพื่อเปนการบังคับใหขึ้นหนาใหม Background : เพิ่มพื้นหลังใหแกเอกสาร Print Title : เปนการกําหนดแถว หรือคอลัมนที่เราตองการใหพมพในเอกสารทุกหนา หรือการกําหนด ิ หัว และทายกระดาษ Width : กําหนดใหเอกสารมีความกวางขนาดพอดีกับกระดาษจํานวนกี่หนา Height : กําหนดใหเอกสารมีความยาวขนาดพอดีกับกระดาษจํานวนกี่หนา Scale : กําหนดใหเอกสารมีขนาดใหญขึ้น หรือเล็กลงกี่เปอรเซ็นตตามคาที่กําหนด การดูตัวอยางกอนพิมพ (Print Preview) เราสามารถดูตัวอยางเอกสารของเรากอนพิมพได เพื่อใหเราสามารถตรวจสอบรูปแบบ การวาง ตําแหนง หรือความถูกตองวาตรงกับความตองการเราหรือไม ซึงการดูตัวอยางกอนพิมพนั้น สามารถทําได ่ ดังขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลือกปุม Microsoft Office -> Print -> Print Preview 2. หากรูปแบบของเอกสารไมตรงกับความตองการสามารถปรับแตงคาของหนากระดาษเพิ่มเติมไดที่ Page Setup
- 33. 31 Page Setup การพิมพ (Print) เมื่อเราจัดรูปแบบเอกสาร และตรวจสอบความถูกตองเรียบรอยแลว เราสามารถพิมพเอกสารของเรา ไดโดยทําตามขั้นตอนดังตอไปนี้ 1. เลือกปุม Microsoft Office -> Print -> Print 2. เลือกเครื่องพิมพที่ชอง Name 3. เลือกจํานวนสําเนาที่ชอง Copies 4. เลือกขอบเขตการพิมพที่ Print Range 5. เลือกสิ่งที่ตองการพิมพที่ Print What 6. กดปุม OK
- 34. 32 เนื้อหาที่ผานมาทั้งหมดนั้น เปนเนื้อหาเกี่ยวกับการใชงาน MS Excel 2007 เบื้องตนที่ทานสามารถ นําไปประยุกตใชงานไดหลากหลายตามที่ทานตองการ หากนึกไมออกวาเราสามารถใช MS Excel 2007 ทํา อะไรไดบาง ทานลองคนหาจากอินเทอรเน็ต หรือจาก Microsoft Office Online ดูทานจะพบวา MS Excel 2007 ใชงานไดหลากหลาย และสวยงามมากกวาที่เราเคยใชงานมาในอดีต เอกสารอางอิง 1. ดวงพร เกี๋ยงคํา. 2551. คูมือ Excel 2007 ฉบับสมบูรณ. บริษัท โปรวิชน จํากัด, กรุงเทพฯ ั่ 2. ดวงพร เกี๋ยงคํา. 2551. คูมือ Office 2007 ฉบับสมบูรณ. บริษัท โปรวิชน จํากัด, กรุงเทพฯ ั่ 3. เกียรติประถม สินรุงเรืองกุล. 2550. หยิบงาย ใชคลอง เดียวก็เกง! มือใหมหัดใชโปรแกรม Excel ๋ 2007. สํานักพิมพจุฬาลงกรณมหาวิทยาลัย, กรุงเทพฯ 4. http://office.microsoft.com/