![เตรียมงาน
2. เปิดไฟล์ Product.xlsx
3. เปิดไฟล์ Form.xlsx
ขันตอน
้
1. คลิกเซล B10
ั ั่
2. พิมพ์ =Vlookup ปรากฏชื่อฟงก์ชน Vlookup()
่ ั ั ั่
3. ทาการดับเบิลคลิกทีฟงก์ช ั ่น Vlookup() ทีปรากฏ ฟงก์ชนดังกล่าวจะปรากฏในเซล B10
่
ดังนี้ =VLOOKUP(A10,………[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,2)
่
4. กดปุม Enter เพือแสดงค่า
่
ั ั
5. ใช้ฟงก์ชนเดียวกันนี้ ทีตาแหน่ ง C10 และ E10 ดังนี้
่
C10 =VLOOKUP(A10,……..[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,5)
E10 =VLOOKUP(A10,……..[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,4)
การใช้ SUMIF
SUMIF function: แสดงผล รวมตัวเลขภายใน range ทีระบุเมื่อเงือนไขทีกาหนดเป็ นจริง
่ ่ ่
รูปแบบ =SUMIF( range, criteria, sum_range)
range คือช่วงของ cells ทีตองการนามาเป็ นเงือนไข ด้วยการเปรียบเทียบ
่ ้ ่
criteria คือเงือนไข ในรูปแบบของการเปรียบเทียบ ซึงสามารถกาหนดได้เพียง เงือนไข
่ ่ ่
เดียวเท่านัน หากกาหนดโดยตรงภายใน function ต้องกาหนดภายในเครื่องหมายคาพูด (“ “)
้
sum_range คือช่วงของ cells ทีตองการคานวณผลรวม หากไม่มการกาหนด จะนาเอา range
่ ้ ี
มาทาการ คานวณแทน
การใช้ COUNTIF
COUNTIF function: นับจานวน cells ทีมคาภายในเป็ นค่าใดๆ โดยตรงตามเงือนไขทีกาหนด
่ ี่ ่ ่
รูปแบบ =COUNTIF( range, criteria)
phojanart@live.com Page | 21](https://image.slidesharecdn.com/excel2007advmanualforkku-120624081015-phpapp02/85/Excel-2007-adv-manual-for-kku-25-320.jpg)
![เช่น [Blue]#,##0.00; [Red](#,##0.00) หมายถึง
ค่าบวก จะแสดง , เมื่อมีตวเลขหลักพันขึนไป
ั ้
ถ้าไม่มตวเลขใดๆใน cell หรือ range จะแสดง 0.00
ี ั
ค่าทังหมดจะแสดงด้วยตัวอักษรสีแดง
้
ค่าลบ จะแสดง , เมื่อมีตวเลขหลักพันขึนไป
ั ้
ถ้าไม่มตวเลขใดๆใน cell หรือ range จะแสดง 0.00
ี ั
ค่าทังหมดจะแสดงอยูภายในวงเล็บเล็ก และมีตวอักษรเป็ นสีเป็ นแดง
้ ่ ั
Tips and Trick
เทคนิคการกาหนดจานวน sheet ทีตองการใช้งาน
่ ้
คลิกปุม่ Office button เลือกปุม ่ จะปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์ Excel Options
ทีแท็บ Popular คลิกเลือกจานวน sheet จากคาสัง่
่
ในทีน้ีกาหนดเป็ น 5 sheet เสร็จแล้วคลิกปุม OK จะมีผลตังแต่แฟ้มงานใหม่เป็ นต้นไป
่ ่ ้
phojanart@live.com Page | 27](https://image.slidesharecdn.com/excel2007advmanualforkku-120624081015-phpapp02/85/Excel-2007-adv-manual-for-kku-31-320.jpg)
Excel 2007 adv manual for kku
- 1. Microsoft Excel Advanced Level 1 | Page
- 2. สารบัญ ั บทที่ 1: การคานวณและการใช้ฟงก์ช ั ่น.................................................................................... 1 Review Microsoft Excel ..................................................................................................... 1 เทคนิคการเรียกใช้โปรแกรม ................................................................................................ 1 สรุปคุณสมบัตใหม่ ของ Microsoft Excel 2007 .................................................................... 2 ิ การซ่อน/แสดง ส่วนประกอบย่อยต่างๆของ Status Bar ....................................................... 4 รูจกกับมุมมองต่างๆ ใน Microsoft Excel 2007 ................................................................... 4 ้ั การตกแต่งข้อมูลในเซล ....................................................................................................... 6 การระบายสีชองเซล ............................................................................................................ 6 ่ เพิมเวิรกชีท (Worksheet) แผ่นใหม่..................................................................................... 7 ่ ์ การเก็บบันทึกสมุดงานเป็ นชื่อไฟล์อ่นหรือไดร์ฟอื่น .............................................................. 7 ื การใส่สตรคานวณปกติ...................................................................................................... 11 ู ลาดับความสาคัญของเครื่องหมายทางการคานวณ ............................................................. 12 การสร้างสูตรอย่างง่ายพร้อมค่าคงที่ ................................................................................... 12 การคานวณหาผลรวม ........................................................................................................ 13 ั ั่ ่ การสร้างสูตรด้วยฟงก์ชนทีใช้งานบ่อย ............................................................................... 13 เทคนิคการคานวณแบบไม่ตองเขียนสูตร............................................................................ 14 ้ Workshop1....................................................................................................................... 15 Workshop2....................................................................................................................... 16 การใช้ IF function ............................................................................................................. 18 ั ั ฟงก์ชนการค้นหาและอ้างอิง (Lookup and Reference) ..................................................... 19 Workshop-Vlookup .......................................................................................................... 20
- 3. การใช้ SUMIF................................................................................................................... 21 การใช้ COUNTIF .............................................................................................................. 21 แปลงอักษรให้เป็ นตัวพิมพ์ใหญ่.......................................................................................... 22 Workshop 4 ..................................................................................................................... 22 บทที2. การทางานกับข้อมูล .................................................................................................. 25 ่ การจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงาน ......................................................................................... 25 การกาหนด Custom Formatting ....................................................................................... 26 การจัดรูปแบบแบบมีเงือนไข Conditional Formatting ........................................................ 28 ่ การเปลียนเงือนไขหรือรูปแบบทีกาหนด ............................................................................ 30 ่ ่ ่ การลบรูปแบบข้อมูลทีกาหนดเงือนไข ................................................................................ 31 ่ ่ การค้นหาเซลล์ทมการจัดรูปแบบตามเงือนไข .................................................................... 31 ่ี ี ่ สรุปเรื่องการป้องกันข้อมูล Protection ............................................................................... 34 บทที่ 3. Working with Data Analysis................................................................................... 39 รูจกกับฐานข้อมูลใน Microsoft Excel................................................................................. 39 ้ั Data Validation ................................................................................................................ 42 Pivot Table....................................................................................................................... 45 การปรับแต่งกราฟ ............................................................................................................. 48 การจัดกรองและจัดเรียงข้อมูล ............................................................................................ 49 การกรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ (AutoFilter) .......................................................................... 52 Workshop5....................................................................................................................... 58 บทที่ 4. การสร้าง Macro ...................................................................................................... 60 Recording Macro ............................................................................................................. 60
- 4. Running Macro ................................................................................................................ 64 Macro Button ................................................................................................................... 64 Workshop-Macro ............................................................................................................. 65 บทที่ 5. Collaborating with others ....................................................................................... 66 การใชง้ านไฟล์รวมกัน (Shared Workbook) ..................................................................... 66 ่ ข้อจากัดทีควรทราบ ภายหลังการ share file ...................................................................... 67 ่ Tracking Changes: การติดตามการแก้ไข ......................................................................... 68 Excel 2007 New Feature .................................................................................................... 72 แบบฝึกหัดท้ายบท ................................................................................................................ 83 Excel Short Cut................................................................................................................... 85
- 5. บทที่ 1: การคานวณและการใช้ฟังก์ชน ั่ Review Microsoft Excel สาหรับบทนี้จะเป็ นการแนะนาการเริมต้นใช้งานโปรแกรม การสร้างสมุดงาน รวมทังเครื่องมือใช้งานที่ ่ ้ สาคัญ เพือเป็ นพืนฐานการใช้งานสาหรับงานสมุดงานต่างๆ ่ ้ เทคนิคการเรียกใช้โปรแกรม ่ ้ ่ เพือให้ทาการเปิดโปรแกรมได้เร็วขึน ให้คลิกปุม Start พิมพ์ช่อโปรแกรมลงในช่อง Search เช่น ื ่ Excel แล้วกดปุม Enter โปรแกรมทีเรียกใช้กจะถูกเปิดขึนทันที ่ ็ ้ ส่วนประกอบหน้ าต่างโปรแกรม แถบเครื่องมือ Quick Access Tool bar แท็บ (Tab) Ribbon)ริบบอน( Formula Bar)แถบสูตร( พืนทีใช้งาน Work sheet ้ ่ phojanart@live.com Page | 1
- 6. Office Button เป็ นปุมคาสั ่งเกียวกับการทางานของแฟ้มงาน เช่น New, Open, Save, Save ่ ่ As, Print, Close, ฯลฯ Quick Access Toolbar เป็ นแถบเครื่องมือให้เรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผูใช้สามารถเพิม ้ ่ ่ ปุมคาสั ่งทีใช้งานบ่อยๆ ไว้ในแถบเครื่องมือนี้ได้ ่ Title bar ั ั ่ แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปจจุบนทีเปิดใช้งานอยู่ แถบ Ribbon เป็ นแถบทีรวบรวมคาสังต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพือให้ผใช้เลือกใช้งานง่าย ่ ่ ่ ู้ ขึน ้ Formula bar แถบแสดงสูตรคานวณหรือข้อมูลทีพมพ์ ่ ิ Active cell ั ั ่ ตาแหน่งปจจุบนทีกาลังทางานอยู่ Worksheet พืนทีใช้งานของโปรแกรม ้ ่ Status bar ั ั แถบแสดงสถานะการทางานปจจุบนบนหน้าจอ View bar แถบแสดงมุมมองสมุดงานในแบบต่างๆ สรุปคุณสมบัติใหม่ ของ Microsoft Excel 2007 ่ ่ เมนูคาสังรูปแบบใหม่ เรียกว่า Ribbon เป็ นการจัดวางปุมคาสั ่งแยกเป็ นกลุมตามการใช้งานต่างๆ โดย ่ แบ่งออกเป็ น 7 แท็บ ได้แก่ Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View phojanart@live.com Page | 2
- 7. เพิมขีดความสามารถด้านต่างๆ เพือใช้ในการจัดการกับข้อมูลได้มากขึน ดังนี้ ่ ่ ้ ขีดความสามารถด้านต่างๆ Excel 2003 Excel 2007 จานวนคอลัมน์ใน 1Sheet 256 16,384 จานวนแถวใน 1Sheet 65,536 1,048,576 จานวนสีทใช้ได้ทงหมดในแฟ้มงาน ่ี ั้ สี 56 ล้านสี 4,300 เงือนไขของ Condition Format ทีใช้ได้ใน ช่อง 1 ่ ่ สูงสุด เงือนไข 3 ่ ไม่จากัด (ขึนกับ ้ เซล หน่วยความจา) ความสามารถในการเรียงลาดับข้อมูลใน 1 ครัง ้ สูงสุด 3 สูงสุด 64 ระดับชัน ้ ระดับชัน้ จานวนตัวอักษรสูงสุดทีบนทีกได้ใน 1 ช่องเซล ่ ั ตัวอักษร 1,024 ตัวอักษร 32,768 สร้างสูตรทีซอนกันได้ มากสุด ่ ้ ระดับชัน 7 ้ ระดับชัน 64 ้ ั ั่ จานวน Argument ของฟงก์ชน มีได้มากสุด 30 255 จานวนคอลัมน์ของ Pivot Table มีได้มากสุด คอลัมน์ 255 คอลัมน์ 16,384 1. ใช้ File Format แบบใหม่ทผสมผสาน XML กับ การบีบอัดข้อมูลแบบ Zip ซึงทาให้ได้ขนาด ่ี ่ แฟ้มทีเล็กลงเมื่อเทียบกับแฟ้มในเวอร์ช ั ่นก่อนๆ ่ 2. สร้างสูตรได้งายขึนกว่าเดิม ด้วยคุณสมบัตของ Formula AutoComplete ่ ้ ิ ่ ั ั่ 3. เพิมฟงก์ชนใหม่ สาหรับช่วยในงานทาผลสรุปข้อมูล ดังนี้ ชื่อฟั งก์ชน ั่ การใช้งาน AVERAGEIF ใช้คานวณหาค่าเฉลียแบบ 1 เงือนไข ่ ่ AVERAGEIFS ใช้คานวณหาค่าเฉลียแบบหลายเงือนไข ่ ่ SUMIFS ใช้คานวณหาผลรวมแบบหลายเงือนไข ่ COUNTIFS ใช้นบแบบหลายเงือนไข ั ่ IFERROR ใช้แก้ไขผลลัพธ์จากสูตรทีแสดงข้อผิดพลาด ่ phojanart@live.com Page | 3
- 8. 4. ปรับปรุงคุณสมบัตดาน Graphic สามารถปรับแต่งรูปภาพ หรือสร้างรูปวาดต่างๆได้สวยงาม ิ ้ รวดเร็วและง่ายขึนรวมถึง Chart ทีมรปแบบใหม่ๆทีสร้างให้อย่างสวยงามและปรับแต่งได้งาย ้ ่ ีู ่ ่ กว่าเดิม การซ่อน/แสดง ส่วนประกอบย่อยต่างๆของ Status Bar ่ 1. คลิกเมาส์ปุมขวา ลงบน Status Bar 2. คลิกเลือกชื่อของส่วนประกอบทีตองการเพิมใน Status Bar โดยจะเห็นเครื่องหมายถูกแสดงที่ ่ ้ ่ ด้านหน้าชื่อนัน ้ หากต้องการยกเลิกส่วนประกอบนันออก ให้คลิกทีช่อนันจนเครื่องหมายถูกด้านหน้าหายไป ้ ่ ื ้ 2 1 รู้จกกับมุมมองต่างๆ ใน Microsoft Excel 2007 ั Microsoft Excel 2007 เพิมรูปแบบมุมมองใหม่เพือสะดวกกับการตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์ และ ่ ่ สามารถทางานในสมุดงานได้พร้อมกัน โดยแต่ละมุมมองจะมีรปแบบ และการใช้งานทีแตกต่างกัน ู ่ ดังนี้ phojanart@live.com Page | 4
- 9. ลักษณะมุมมองของ Excel แบ่งเป็ น 3 ลักษณะด้วยกัน คือ 1. มุมมอง Normal เป็ นมุมมองทีใช้ดานการคานวณหรือการใช้งานทัวไป ่ ้ ่ 2. มุมมอง Page Layout View ใช้ตรวจสอบเอกสารก่อนการพิมพ์ แทนการใช้คาสัง่ Print Preview เดิม จะใช้รวมกับแท็บ Page Layout ในการจัดหน้าสมุดงาน ่ 3. มุมมอง PageBreak Preview ช่วยในการจัดหน้า สมุดงานก่อนการ พิมพ์ สะดวกในการ กาหนดขอบเขต การพิมพ์ phojanart@live.com Page | 5
- 10. การตกแต่งข้อมูลในเซล เพือความชัดเจน และสวยงาม เครื่องมือทีมมากับโปรแกรมช่วยในด้านการแต่งรูปแบบได้อย่างง่าย ่ ่ ี โดยมีเครื่องมือดังต่อไปนี้ การระบายสีช่องเซล 1.ใช้เมาส์ลากคลุมพืนที่ ้ ทีตองการระบายสี ่ ้ 2.คลิกแท็บ Home ่ และคลิก ปุม Cell Styles 3 คลิกเลือกรายการสี phojanart@live.com Page | 6
- 11. เพิ่มเวิรกชีท (Worksheet) แผ่นใหม่ ์ ่ 1. คลิกปุม Insert Worksheet Tip and Trick : สามารถใช้คยบอร์ด ี์ ่ โดยกดปุม Shift + F11 การตรวจสอบความเข้ากันได้ของสมุดงานต่างเวอร์ชน (Run Compatibility ั่ Checker) หากต้องการนาสมุดงานทีสร้างโดย Microsoft Excel 2007 ไปเปิดใช้โดย Microsoft Excel 97-2003 ่ นัน ควรตรวจสอบรูปแบบต่างๆ ทีกาหนดในสมุดงานว่า มีรายการใดบ้างทีไม่สามารถแก้ไขได้ ้ ่ ่ มีขนตอนดังนี้ ั้ ่ 1. คลิกปุม Office Button 2. เลือก Prepare 3. คลิกรายการ Run Compatibility Checker phojanart@live.com Page | 7
- 12. 1 2 3 4. ดูรายงานข้อมูลรายละเอียด ว่าส่วนใดบ้างใช้งานไม่ได้ จากกรอบทีแสดงขึนมา ่ ้ ่ ี ั และหากต้องการไปยังตาแหน่งทีมปญหานันให้คลิกที่ Find ้ ่ 5. หากต้องการจบการใช้งานให้คลิกปุม OK phojanart@live.com Page | 8
- 13. TIPS AND TRICK การเลือกบันทึกเป็ น Version 97 -2003 จะปรากฏหน้าต่าง Microsoft Office Excel Compatibility Checker โดยอัตโนมัติ การเก็บบันทึกสมุดงานเป็ นชื่อไฟล์อื่นหรือไดร์ฟอื่น เมื่อทาการเพิมเติมรายละเอียดในแฟ้มงาน หรือทาการแก้ไขข้อมูลในสมุดงานแล้ว คลิกปุม ่ ่ Save บน Quick Access Toolbar จะทาการบันทึกลงแฟ้มงานเดิมทันที ถ้าต้องการ Save เป็ นแฟ้ม งานอื่นหรือไดร์ฟอื่น มีขนตอนดังนี้ ั้ ่ 1. คลิกปุม Office Button 2. เลือกคาสัง่ Save As 3. เลือก รูปแบบการบันทึก phojanart@live.com Page | 9
- 14. 3 1 เป็ นการ Save ไฟล์2007 นามสกุล .xlsx 2 บันทึกไฟล์เพือใช้กบ Excel 97-2003 ได้ ่ ั ความสามารถใหม่ในการ Save ไฟล์เป็ น PDF เป็ นการเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Save As ให้ เลือก Save As Type ในรูปแบบอื่นๆ 4. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Save As ให้กาหนดรายละเอียดตามต้องการ ปิดไฟล์สมุดงาน หากต้องการเลิกใช้งาน หรือจบการทางานกับสมุดงานใดๆ มีขนตอนการปิดไฟล์สมุดงานดังนี้ ั้ ่ 1. คลิกปุม Office Button ่ 2. คลิกปุม Exit Excel phojanart@live.com Page | 10
- 15. 1 2 การใส่สตรคานวณปกติ ู 1. เลือกเซลล์ทตองการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตาแหน่งเซลล์อยูท่ี D4 ่ี ้ ่ ่ 2. พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยตาแหน่งเซลล์ เช่น =D2*D3 เสร็จแล้วกดปุม Enter 3. ทีเซลล์ D4 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคานวณทีกาหนดไว้ ่ ่ Formula bar phojanart@live.com Page | 11
- 16. Tips and Trick เทคนิคการเลือกตาแหน่งเซลล์ในสูตรคานวณ พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วคลิกเลือกเซลล์ทตองการใช้ ่ี ้ ลาดับความสาคัญของเครื่องหมายทางการคานวณ การคานวณในเครื่องคอมพิวเตอร์กบการคานวณจากเครื่องคิดเลข ผลลัพธ์ทได้จะต่างกัน เนื่องจาก ั ่ี การคานวณใน เครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมจะดูความสาคัญของเครื่องหมายทางการคานวณด้วย จึงเป็ นสิงสาคัญ ่ อย่างยิงที่ User จะต้องทราบในเรื่องนี้ เพือไม่ให้ผลลัพธ์ทตองการผิดเพียนไปจากปกติ ่ ่ ่ี ้ ้ เครื่องหมายทีใช้ ่ ความหมาย ( ) วงเล็บ ^ ยกกาลัง *, / คูณ , หาร +,- บวก , ลบ ความสาคัญของเครื่องหมายทางการคานวณ จะไล่จากบนลงล่าง บนสุดจะสาคัญสูงสุด และล่างสุดจะ สาคัญต่าสุด ในสูตรคานวณสูตรหนึ่ง ถ้าเครื่องหมายใดสาคัญกว่าก็จะทาการคานวณเครื่องหมายนันก่อนแล้วไล่ ้ ตามลาดับไปเรื่อยๆ การสร้างสูตรอย่างง่ายพร้อมค่าคงที่ ในสูตรคานวณบางครังต้องการอ้างอิงค่าตาแหน่งเซลล์เดียว เวลา copy สูตร ไม่ตองการให้ ้ ้ เปลียนแปลง เรียกว่า การอ้างอิงแบบ Absolute ในตัวอย่างนี้ตองการคานวณหาผลต่างระหว่าง ่ ้ ค่าใช้จาย (B3) กับค่าเฉลีย (C16) มีขนตอนดังนี้ ่ ่ ั้ 1. เลือกเซลล์ทตองการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตาแหน่ งเซลล์อยูท่ี C3 ่ี ้ ่ ่ 2. ใส่สตรคานวณ =B3-$C$16 เสร็จแล้วกดปุม Enter ู phojanart@live.com Page | 12
- 17. 3. ทาการ copy สูตรคานวณลงมา จะเห็นว่าตาแหน่ง C16 จะเป็ นค่าคงทีตลอด ไม่มการเปลียนแปลง ่ ี ่ Tips and Trick เทคนิคการอ้างอิงตาแหน่งเซลล์ในสูตรคานวณ การอ้างอิงสูตรคานวณปกติ เรียกว่า การอ้างอิงแบบ Relative ซึงตาแหน่งเซลล์จะเปลียนแปลง ่ ่ ทุกค่า เวลา copy สูตรคานวณ ตามตัวอย่างนี้ การอ้างอิงสูตรคานวณแบบสัมบูรณ์ เรียกว่า การอ้างอิงแบบ Absolute จะเป็ นการตรึงค่าใดค่า หนึ่งเป็ นค่าคงที่ ไม่ให้เปลียนแปลงเวลา copy สูตรคานวณ ตามตัวอย่างนี้ ่ รูปแบบของการใช้ Absolute =$column$row (เครื่องหมาย $ ในสูตรคานวณ เรียกว่าเครื่องหมาย string) ข้อผิดพลาดทัวไปเมื่อสร้างสูตร ่ #VALUE! หมายถึง ในสูตรคานวณปกติมการอ้างอิงตาแหน่งเซลล์ทเี่ ป็ นตัวอักษร ี ั #NAME? หมายถึง ชื่อฟงก์ช ั ่นทีใช้พมพ์ผด ่ ิ ิ การคานวณหาผลรวม ั ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตาแหน่ง ให้ใช้ฟงก์ช ั ่นของการหาผลรวมเข้ามาช่วย มีขนตอน ั้ ดังนี้ 1. เลือกเซลล์ทตองการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตาแหน่งเซลล์อยูท่ี H4 ่ี ้ ่ 2. ทีแท็บ Home ่ 3. จะปรากฏสูตรคานวณ =SUM(B4:G4) ให้ดชวงข้อมูลตัวเลขทีจะคานวณว่าถูกต้องหรือไม่ ู ่ ่ ่ สังเกตจากเส้นประวิงรอบๆ ข้อมูล ถ้าถูกต้องแล้วกดปุม Enter ่ การสร้างสูตรด้วยฟังก์ชนที่ใช้งานบ่อย ั่ โปรแกรม Excel จะทาการแบ่งชุดของสูตรคานวณตามประเภทการใช้งาน ถ้าต้องการใช้สตรคานวณู ่ ้ ่ ประเภทใด คลิกเลือกปุมนันได้เลย หรือคลิกปุม Insert Function ก็ได้ สูตรคานวณทีนามายกตัวอย่าง ่ phojanart@live.com Page | 13
- 18. จะเป็ นสูตรทีใช้งานบ่อยๆ ่ มีขนตอนดังนี้ ั้ 1. เลือกเซลล์ทตองการแสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่างนี้ ตาแหน่งเซลล์อยูท่ี C13 ่ี ้ ่ ่ ่ ่ 2. ทีแท็บ Formula จะแสดงประเภทของสูตรคานวณให้เลือกใช้ ในทีน้ีคลิกปุมลูกศรลงของ AutoSum 3. จะปรากฏสูตรคานวณทีใช้งานบ่อยๆ ให้เลือก ่ Average สูตรการหาค่าเฉลีย่ Count Numbers สูตรการนับจานวนข้อมูล Max สูตรการหาค่าสูงสุด Min สูตรการหาค่าต่าสุด More Functions สูตรอื่นๆ เทคนิคการคานวณแบบไม่ต้องเขียนสูตร ดูผลการคานวณง่าย ๆ โดยไม่ตองใส่สตร (AutoCalculate) ้ ู 1. คลิกขวาทีแถบแสดงสถานะ (Status Bar) ทีอยูดานล่างของหน้าต่างโปรแกรม Excel ่ ่ ่ ้ 2. เลือกรายการสูตรทีตองการจากเมนูลดดังภาพ ่ ้ ั การใช้งาน AutoCalculate 1. คลิกเมาส์ลากคลุมเซลทีตองการเท่านัน ่ ้ ้ 2. ผลลัพธ์จากการคานวณตามโจทย์ททานกาหนดไว้จะปรากฏให้เห็นบนแถบสถานะ (Status Bar) ่ี ่ ทันที phojanart@live.com Page | 14
- 19. ผลลัพธ์ทแสดงบนแถบ Status Bar ่ี Workshop1 เปิดไฟล์ function.xlsx ทาการคานวณดังนี้ เซล D3:D7 ใช้ if function แสดงผลสอบ คือ ผ่าน หรือ ไม่ผาน ่ เซล D9:D16 ใช้ function ทีเหมาะสม ่ phojanart@live.com Page | 15
- 20. Workshop2 จากแบบฟอร์ม Quotation ทีตาแหน่ง A21 ต้องการให้แสดงข้อความอ่านจานวนเงินตามตัวเลข ใน ่ ช่อง F21 phojanart@live.com Page | 16
- 21. เตรียมงาน 1. เปิดไฟล์ Form.xlsx ขันตอน ้ 1. คลิกเซล A21 2. พิมพ์ = b ั ั่ 3. ปรากฏ เครื่องมือ complete formular เพือช่วยในการพิมพ์ฟงก์ชน ่ 4. ดับเบิลคลิกที่ BAHTTEXT phojanart@live.com Page | 17
- 22. ั 5. ปรากฏ ชื่อฟงก์ช ั ่นดังกล่าวในช่อง A21 6. คลิกเซล F21 ่ 7. กดปุม Enter การใช้ IF function =if(เงือนไข, จริง, เท็จ) ่ ั ั สามารถซ้อนฟงก์ช ั ่นได้ถง 64 ฟงก์ช ั ่น ึ ตัวอย่าง phojanart@live.com Page | 18
- 23. ฟังก์ชนการค้นหาและอ้างอิง (Lookup and Reference) ั ั ั ั ั ฟงก์ชชนการค้นหาข้งอิงมู(LookupกลุมReference)ทีเหมาะสมทีสุด สาหรับการทางานทางด้านฐานข้อมูล ฟั ง ก์ นการค้นหาและอ้า อ ลเป็ น and่ ฟงก์ชน ่ ั ่ โดยเฉพาะอย่อมูลเป็งนงานทีังก์ชองมีการคียรายการซ้าางานทางด้าวยรหัอสเป็ นจานวนมาก แล้องมีกอารคีย์รายการซหา ฟงั ก์ชนการค้นหาข้างยิ่ กลุมฟ ต้ นทีเ่ หมาะสมทีสด สาหรับการท ๆ กันด้ นฐานข้ มูล โดยเฉพาะอย่างยิงงานทีต้ วต้ งการ ค้น ้าๆ ั ่ ่ ั ่ ุ์ ่ ่ ข้อด้วลทีคเป็ นจงไป แล้วต้องการ ค้นหาข้อมูลทีคย์ลงไป กัน มู ยรหั่ ส ยล านวนมาก ี์ ่ี VLOOKUP Lookup_value เป็ นค่าทีตองการค้นหาในคอลัมน์แรกของตาราง ่้ Table-array เป็ นตารางของข้อความ ตัวเลข หรือค่าตรรกะ ทีมขอมูลทีคุณต้องการ ่ี้ ่ Col_index_num เป็ นหมายเลขคอลัมน์ใน Table _array ซึงมีค่าภายในทีตรงกันทีจะส่งกลับ โดยนับคอลัมน์ซายสุดในตารางเป็ นคอลัมน์ท่ี 1 ่ ่ ่ ้ Range_lookup เป็ นค่าตรรกะ ซึงถ้าต้องการค้นหาค่าทีใ่ กล้เคียงทีสดในคอลัมน์ซายสุด (ข้อมูลต้องเรียงลาดับจากน้อยไปหามาก) ่ ุ่ ้ HLOOKUP Lookup_value เป็ นค่าทีตองการค้นหาในแถวแรกของตาราง ่้ Table-array เป็ นตารางของข้อความ ตัวเลข หรือค่าตรรกะ ทีมขอมูลทีคุณต้องการ ่ี้ ่ Row_index_num เป็ นหมายเลขแถวใน Table _array ซึงมีค่าภายในทีตรงกันทีจะส่งกลับ โดยนับแถวแรกสุดในตารางเป็ นแถวที่ 1 ่ ่ ่ Range_lookup เป็ นค่าตรรกะ ซึงถ้าต้องการค้นหาค่าทีใ่ กล้เคียงทีสดในแถวบนสุด(ข้อมูลต้องเรียงลาดับจากน้อยไปหามาก) ่ ุ่ phojanart@live.com Page | 19
- 24. Workshop-Vlookup ั ั่ ใช้ฟงก์ชน Vlookup เพือหาข้อมูลจากในตาราง แล้วนามาแสดงในแบบฟอร์มใบเสร็จ ่ จากตาราง Product.xlsx เก็บรายการสินค้าทังหมดของบริษท ้ ั ตารางด้านล่างเป็ นแบบฟอร์มใบเสนอราคา ทีตาแหนง A10 เมื่อพิมพ์รหัสนค้า เช่น TB1 จะปรากฏรายการสินค้า และ หน่วยนับ พร้อมกับ ราคา ่ ิ ต่อหน่วยให้อตโนมัติ ั phojanart@live.com Page | 20
- 25. เตรียมงาน 2. เปิดไฟล์ Product.xlsx 3. เปิดไฟล์ Form.xlsx ขันตอน ้ 1. คลิกเซล B10 ั ั่ 2. พิมพ์ =Vlookup ปรากฏชื่อฟงก์ชน Vlookup() ่ ั ั ั่ 3. ทาการดับเบิลคลิกทีฟงก์ช ั ่น Vlookup() ทีปรากฏ ฟงก์ชนดังกล่าวจะปรากฏในเซล B10 ่ ดังนี้ =VLOOKUP(A10,………[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,2) ่ 4. กดปุม Enter เพือแสดงค่า ่ ั ั 5. ใช้ฟงก์ชนเดียวกันนี้ ทีตาแหน่ ง C10 และ E10 ดังนี้ ่ C10 =VLOOKUP(A10,……..[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,5) E10 =VLOOKUP(A10,……..[Products_ans.xlsx]Products'!$B$1:$J$46,4) การใช้ SUMIF SUMIF function: แสดงผล รวมตัวเลขภายใน range ทีระบุเมื่อเงือนไขทีกาหนดเป็ นจริง ่ ่ ่ รูปแบบ =SUMIF( range, criteria, sum_range) range คือช่วงของ cells ทีตองการนามาเป็ นเงือนไข ด้วยการเปรียบเทียบ ่ ้ ่ criteria คือเงือนไข ในรูปแบบของการเปรียบเทียบ ซึงสามารถกาหนดได้เพียง เงือนไข ่ ่ ่ เดียวเท่านัน หากกาหนดโดยตรงภายใน function ต้องกาหนดภายในเครื่องหมายคาพูด (“ “) ้ sum_range คือช่วงของ cells ทีตองการคานวณผลรวม หากไม่มการกาหนด จะนาเอา range ่ ้ ี มาทาการ คานวณแทน การใช้ COUNTIF COUNTIF function: นับจานวน cells ทีมคาภายในเป็ นค่าใดๆ โดยตรงตามเงือนไขทีกาหนด ่ ี่ ่ ่ รูปแบบ =COUNTIF( range, criteria) phojanart@live.com Page | 21
- 26. range คือ range หรือช่วงของ cells ทีตองการนับ ่ ้ criteria คือ เงือนไข ในรูปแบบของการเปรียบเทียบ ซึงสามารถกาหนดได้เพียง เงือนไขเดียว ่ ่ ่ เท่านัน หากกาหนดโดยตรงภายใน function ต้องกาหนดภายในเครื่องหมายคาพูด (“ “) ้ แปลงอักษรให้เป็ นตัวพิมพ์ใหญ่ รูปแบบ =upper() เปิดไฟล์ NorthwindDB เพิม column ใหม่ ่ ทาการแปลงชื่อทีได้ทาจากแบบฝึกหัดทีแล้ว ให้เป็ นตัวพิมพ์ใหญ่ ่ ่ Workshop 4 เปิดไฟล์ Workshop4.xlsx ั ั่ ่ ่ ใช้ฟงก์ชนทีเกียวข้อง คานวณเซลต่างๆ ของแบบฟอร์ม ใบส่งสินค้า/ใบกากับภาษี phojanart@live.com Page | 22
- 27. ั ั่ ่ ่ ฟงก์ชนทีเกียวข้อง if( ) การกาหนดเงือนไขในการแสดงผล ่ vlookup( ) ้ ่ ค ้นหาค่าในคอลัมน์ซายสุดของข ้อมูล แล ้วสงกลับค่าในแถวเดียวกันจากคอลัมน์ทกาหนด ี่ sum( ) หาผลรวม bahttext( ) แปลงจานวนเงินใหเป็ นตัวอักษรภาษาไทย ้ ั ั่ ใช้ฟงก์ชนและสูตรคานวณ ตามรายการดังนี้ ั ั่ 1. G11:G15 ใช้ฟงก์ชน Vlookup() แสดงรายการตาม CODE ในเซล F11:F15 ั ั่ 2. H11:H15 ใช้ฟงก์ชน Vlookup() แสดงราคาต่อหน่วยตาม CODE ในเซล F11:F15 3. I11:I15 สร้างสูตรหาราคารวม โดยคิดจาก จานวน คูณ ราคารวม ั ั่ 4. I24 ใช้ฟงก์ชน Sum() รวมเงิน เซล I11:I15 5. I25 สร้างสูตร ภาษีมลค่าเพิม โดยคิดจาก I24 คูณ 7% ู ่ 6. I26 สร้างสูตร รวมทังสิน โดยคิดจาก I24 บวก I25 ้ ้ ั 7. E25 ใช้ฟงก์ช ั ่น Bahttext() แสดงอักษรเลขในเซล I26 ั ั่ 8. E29 ใช้ฟงก์ชน IF() แสดงข้อความ โดยมีเงือนไขดังนี้ ่ 8.1. ถ้าราคารวมทังสิน ในเซล I26 ตังแต่ 7000 ขึนไป จะแสดงข้อความ "บริการจัดส่ง" ้ ้ ้ ้ 8.2. ถ้าราคารวมทังสิน ในเซล I26 ไม่ถง 7000 ขึนไป จะแสดงข้อความ "ไม่มบริการจัดส่ง" ้ ้ ึ ้ ี phojanart@live.com Page | 23
- 28. เฉลย phojanart@live.com Page | 24
- 29. บทที่2. การทางานกับข้อมูล การจัดรูปแบบข้อมูลในแผ่นงาน เมื่อพิมพ์ขอมูลเสร็จแล้วก็ทาการตกแต่งข้องมูลให้สวยงาม มีขนตอนดังนี้ ้ ั้ 1. เลือกช่วงข้อมูลทีตองการ ่ ้ ่ 2. แถบ Ribbon ชื่อ Home คลิกปุมเครื่องมือบนทูลบาร์ ใช้ตกแต่ง การจัดวาง จัดรูปแบบตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ หรือจัดรูปแบบข้อมูลโดยการใช้เมนู มีขนตอนดังนี้ ั้ 1. เลือกช่วงข้อมูลทีตองการ ่ ้ 2. คลิกขวาเลือกคาสัง Format Cells ่ Number จัดรูปแบบตัวเลข Alignment การจัดวางข้อความ Font ชนิดของตัวอักษร Border กาหนดเส้นขอบ Fill กาหนดสีพนและลาย ้ื Protection ป้องกันการแก้ไขข้อมูล ่ 3. กาหนดรายละเอียดเสร็จแล้วคลิกปุม OK phojanart@live.com Page | 25
- 30. การกาหนด Custom Formatting การใช้ Format ทีกาหนดเอง บน Field Number หรือ Date สามารถกาหนดได้โดย ่ 1. เลือกข้อมูล และคลิกแท็บ Home 2. ในกลุม Number คลิกไดอะล็อกบ็อกซ์ ่ 3. เลือก Tab Number และ เลือก Custom 4. กาหนด Format ทีตองการ ในช่องใต้ Type: ่ ้ กาหนดรูปแบบตัวเลข สามารถใช้สญลักษณ์ # หรือเลข 0 ั phojanart@live.com Page | 26
- 31. เช่น [Blue]#,##0.00; [Red](#,##0.00) หมายถึง ค่าบวก จะแสดง , เมื่อมีตวเลขหลักพันขึนไป ั ้ ถ้าไม่มตวเลขใดๆใน cell หรือ range จะแสดง 0.00 ี ั ค่าทังหมดจะแสดงด้วยตัวอักษรสีแดง ้ ค่าลบ จะแสดง , เมื่อมีตวเลขหลักพันขึนไป ั ้ ถ้าไม่มตวเลขใดๆใน cell หรือ range จะแสดง 0.00 ี ั ค่าทังหมดจะแสดงอยูภายในวงเล็บเล็ก และมีตวอักษรเป็ นสีเป็ นแดง ้ ่ ั Tips and Trick เทคนิคการกาหนดจานวน sheet ทีตองการใช้งาน ่ ้ คลิกปุม่ Office button เลือกปุม ่ จะปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์ Excel Options ทีแท็บ Popular คลิกเลือกจานวน sheet จากคาสัง่ ่ ในทีน้ีกาหนดเป็ น 5 sheet เสร็จแล้วคลิกปุม OK จะมีผลตังแต่แฟ้มงานใหม่เป็ นต้นไป ่ ่ ้ phojanart@live.com Page | 27
- 32. การจัดรูปแบบแบบมีเงื่อนไข Conditional Formatting ใช้ในการปรับแต่งข้อมูลตามเงือนไขทีตงไว้ ่ ่ ั้ มีขนตอนดังนี้ ั้ 1. เลือกช่วงข้อมูลทีตองการจัดรูปแบบ ่ ้ ่ 2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุม จะปรากฏรายการให้เลือกใช้ Highlight เซลล์ทตรงตามเงือนไขทีกาหนด ่ี ่ ่ แสดงข้อมูลตัวเลข 10 อันดับสูงสุดหรือต่าสุด แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันแบบกราฟแท่ง แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันด้วยสีต่างๆ แสดงข้อมูลเป็นกลุ่มเดียวกันด้วยสัญลักษณ์ไอคอน สร้างเงือนไขเอง ่ ลบเงือนไขทีไม่ตองการใช้งาน ่ ่ ้ จัดการกับเงือนไขทีกาหนด ่ ่ 3. ตัวอย่าง จากตาราง ข้อมูลด้านล่างใช้ Data Bars เน้นข้อมูลตัวเลข phojanart@live.com Page | 28
- 33. เทคนิคการจัดรูปแบบตามกลุมข้อมูลตัวเลข ่ ่ ่ ่ เลือกช่วงข้อมูลทีจะจัดกลุม แล้วคลิกปุม เลือกแบบทีจะใช้จาก ่ มีรปแบบย่อยให้เลือกมากมายตามช่วงข้อมูลทีโปรแกรมตังค่าไว้ให้โดยอัตโนมัติ ู ่ ้ ่ ถ้าต้องการดูหรือกาหนดรายละเอียดเพิมเติม สามารถกาหนดได้โดยคลิกปุม More Rules ่ phojanart@live.com Page | 29
- 34. การเปลี่ยนเงื่อนไขหรือรูปแบบที่กาหนด Icon Set ทีได้เลือกไว้ สามารถสร้างเงือนไขให้ตรงกับความต้องการได้ ่ ่ มีขนตอนดังนี้ ั้ 1. เลือกช่วงข้อมูลเดิมทีทาการจัดรูปแบบไว้ ่ ่ 2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุม 3. เลือกคาสัง่ Manage Rules ่ 4. คลิกปุม Edit Ruleจะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Edit Formatting Rule ให้แก้ไขรายละเอียด ่ 5. คลิกปุม OK ค่าเงือนไข ่ รูปแบบ เงือนไข ่ phojanart@live.com Page | 30
- 35. การลบรูปแบบข้อมูลที่กาหนดเงื่อนไข ช่วงข้อมูลทีมการจัดรูปแบบตามเงือนไขทีตงไว้ เมื่อไม่ได้ใช้งานแล้ว คุณสามารถทาการยกเลิกเงือนไข ่ ี ่ ่ ั้ ่ นันได้ โดยมีขนตอนดังนี้ ้ ั้ 1. เลือกช่วงข้อมูลเดิมทีทาการจัดรูปแบบไว้ ่ ่ 2. แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Styles คลิกปุม 3. เลือกคาสัง Clear Rules ่ ในทีน้ีเลือกคาสัง่ Clear Rules from Selected Cells ่ การค้นหาเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข 1. ่ แถบ Ribbon ชื่อ Home หัวข้อ Editing คลิกปุม 2. เลือกคาสัง่ Conditional Formatting จะแสดงช่วงข้อมูลทีมการกาหนดเงือนไขให้ทนที ่ ี ่ ั Workshop5 จากไฟล์ Product.xls ให้ทาการใส่สญลักษณ์ทคอลัมน์ H รายการ Unit in Stock เพือให้เห็นชัดเจนว่า ั ่ี ่ รายการใดควรสังซือ โดยมีเงือนไข ดังนี้ ่ ้ ่ จานวนคงเหลือมากกว่าเท่ากับ 50 ให้ใช้สญลักษณ์ ั จานวนคงเหลือน้อยกว่า 50 และมากกว่าเท่ากับ 10 ให้ใช้สญลักษณ์ ั จานวนคงเหลือน้อยกว่า 10 ให้ใช้สญลักษณ์ ั หมายถึงจานวนคงเหลือน้อย ต้องสังซือเพิม ่ ้ ่ จากนันทารายงานสรุป เฉพาะข้อมูลรายการสินค้า ทีตองสังซือ ้ ่ ้ ่ ้ phojanart@live.com Page | 31
- 36. ขันการเตรียมการ ้ เปิดไฟล์ product.xlsx ขันตอน ้ 1. คลิกเลือกทีช่อคอลัมน์ H (รายการ Unit in stock) ่ ื 2. คลิกแท็บ Home และคลิกปุม่ 3. คลิกเลือกแบบ Icon Sets เลื่อนเม้าไปตามลูกศรด้านขวา เลือกแบบ 3 Symbols (Circled) ่ 4. คลิกปุม และคลิก Mange Rules 5. ปรากฏหน้าต่าง Conditional Formatting Rules Manager ่ 6. คลิกปุม Edit Rules... phojanart@live.com Page | 32
- 37. 7. บริเวณ Icon เปลียนค่าต่างๆ ตามภาพด้านล่าง ่ คลิกเลือก Type = Number ให้พมพ์ตวเลขในช่อง Value 50 และ 10 ตามลาดับ ิ ั ่ 8. คลิกปุม OK phojanart@live.com Page | 33
- 38. การตกแต่งด้วย Format as Table 1. เลือกพืนทีขอมูลทีตองการ ้ ่ ้ ่ ้ 2. คลิกแท็บ Insert ่ 3. คลิกปุม Table ่ 4. คลิกปุม OK 5. พืนทีขอมูลจะถูกเปลียนให้กลายเป็ นตารางทีมคุณสมบัตพเิ ศษ โดยปรับแต่งคุณสมบ้ตได้จาก ้ ่ ้ ่ ่ ี ิ ิ Table Tools ซึงประกอบด้วยแท็บ Design ดังรูป ่ phojanart@live.com Page | 34
- 39. การสร้างแถวผลรวมให้ข้อมูลโดยไม่ต้องสร้างสูตรเอง เมื่อเปลียนพืนทีขอมูลให้เป็ นตารางแบบพิเศษแล้ว สามารถใช้คุณลักษณะพิเศษต่างๆเช่น ให้สร้าง ่ ้ ่ ้ แถวผลรวมอัตโนมัติ ดังนี้ 1. คลิกเลือกตาราง 2. คลิกแท็บ Design 3. คลิกแสดงเครื่องหมายถูกทีชองด้านหน้า Total Row ่ ่ 4. แถวผลรวมจะถูกสร้างขึนมาให้อตโนมัติ ้ ั Tip and Trick หากต้องการเปลียนจากผลรวมเป็ น ผลสรุปอื่น สามารถเปลียนได้โดยคลิกเลือกช่องเซลของ ่ ่ ่ ั ตัวเลขผลรวม แล้วคลิกปุมลูกศรด้านข้างช่องเซล เพือเลือกฟงก์ช ั ่นอื่นตามต้องการ ่ คลิกเลือก ั ฟงก์ช ั ่น phojanart@live.com Page | 35
- 40. การแปลงตารางแบบพิเศษให้กลับมาเป็ นข้อมูลธรรมดา 1. คลิกเลือกตาราง 2. คลิกแท็บ Design 3. คลิกเลือกคาสัง่ Convert to Range ่ 4. คลิกปุม Yes สรุปเรื่องการป้ องกันข้อมูล Protection 1.ป้ องกันการเปิดสมุดงาน แบบใส่รหัส ่ 1.1 คลิกปุม Office Button Prepare Encrypt Document phojanart@live.com Page | 36
- 41. ่ ปรากฎหน้าต่าง ใส่พมพ์รหัส และคลิกปุม OK ิ 2.ป้ องการเขียนข้อมูลบน sheet (แท็บ ReviewProtect Sheet) phojanart@live.com Page | 37
- 42. 2.1 2.2 3 2.1ป้ องกันการแก้ไขทัง sheet ้ 2.2ให้เขียนบาง cell แท็บ (ReviewAllow User to Edit Range) 2.3ซ่อนสูตร (คลิกเม้าส์ขวาทีเซลนัน Format cell แท็บ Protection Hidden) ่ ้ 3.ป้ องกันการแก้ไข workbook เช่นการลบ เปลียนชื่อ ่ (แท็บ Review ProtectionProtect Workbook ) phojanart@live.com Page | 38
- 43. บทที่ 3. Working with Data Analysis รู้จกกับฐานข้อมูลใน Microsoft Excel ั Excel มีความสามารถในการจัดการกับฐานข้อมูล ทาให้สะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา แก้ไข/ลบ ข้อมูล ตลอดจนนาข้อมูลมาประมวลในลักษณะของรายงานแบบต่างๆ ได้ Import from another program: การนาเข้าข้อมูลจากภายนอก การจัดเก็บข้อมูลใน Excel นอกจากจะทาการกรอกข้อมูลลงไปตรงๆ แล้ว Excel ยังสามารถนาข้อมูล รูปแบบอื่นทีมอยูนาเข้ามาใช้ได้ รูปแบบไฟล์ท่ี Excel สามารถนาเข้าข้อมูลจากภายนอกได้ เช่น ไฟล์ ่ ี ่ จากโปรแกรม Microsoft Excel ไฟล์อ่นๆ (*.xlsx) , ไฟล์ขอความหรือ Text files (*.txt) , ไฟล์จาก ื ้ โปรแกรม Microsoft Access (*.mdb) มีขนตอนการนาเข้าข้อมูล ดังนี้ ั้ 1. เลือกตาแหน่งเซลทีตองการให้นาข้อมูลจากภายนอกมาวาง ่ ้ 2. คลิกแท็บ Data ่ 3. คลิกปุม Text to Columns 4. หน้าต่าง Select Data Source ให้เลือกรูปแบบของไฟล์ขอมูล และไฟล์ขอมูลทีตองการนาเข้า ้ ้ ่ ้ ่ แล้ว Click ปุม Open phojanart@live.com Page | 39
- 44. เลือกไฟล์ที่ต้องการ นาเข้ า เลือกรูปแบบของไฟล์เป็ น Text files 5. หน้าต่าง Text Import Wizard - Step 1 of 3 ต้องกาหนดค่าในส่วนต่างๆ แล้วคลิกNext - Original data type จะมีคาให้เลือก 2 ค่า คือ Delimited กรณีทไฟล์ขอมูลมีการแบ่งข้อความ ่ ่ี ้ ด้วยสัญลักษณ์ และ Fixed width กรณีทไฟล์ขอมูลใช้การเว้นวรรคด้วยช่องว่างแบ่งข้อความ ตัวอย่าง ่ี ้ นี้ให้เลือก Fixed width phojanart@live.com Page | 40
- 45. - Start import at row ให้เลือกว่าจะนาเข้าข้อมูลตังแต่แถวทีเท่าใด ตัวอย่างนี้ให้เลือกนาเข้า ้ ่ ตังแต่แถวที่ 1 ้ - File origin เป็ นการกาหนดภาษาของข้อมูลทีจะนาเข้า ตัวอย่างนี้ให้เลือกภาษาไทย คือ 874 : ่ Thai (Windows) 6. หน้าต่าง Text Import Wizard : Step 2 of 3 Excel จะทาการแบ่งเส้น Column ให้อตโนมัติ ั ่ โดยดูจากข้อมูลในไฟล์ทจะนาเข้าเป็ นหลัก ตัวอย่างนี้ให้ปุม Next ได้เลย ่ี phojanart@live.com Page | 41
- 46. 7. หน้าต่าง Text Import Wizard : Step 3 of 3 เป็ นการกาหนดรูปแบบของเซลข้อมูลว่าแต่ขอมูล ้ ในแต่ละ Column จะเป็ นรูปแบบ General, Text, Date, หรือจะเลือกไม่นาเข้า Column นันโดย ้ การเลือก Do not import column (skip) ซึงปกติ Excel จะกาหนดให้เป็ น General ทุก ่ Column ตัวอย่างนี้ให้กด Finish ได้เลย 8. หน้าต่าง Import Data ให้กาหนดว่าจะนาข้อมูลวางไว้ทเี่ ซลใดในชีททีปรากฎอยู่ (Existing ่ worksheet) หรือให้นาไปวางในชีททีสร้างใหม่ (New worksheet) ตัวอย่างนี้ให้เลือกชีทที่ ่ ปรากฎอยู่ และเลือกวางทีเซล A1 เสร็จสินขันตอนการนาเข้าข้อมูลจากภายนอก จะได้ ่ ้ ้ ตารางข้อมูลสินค้า 6 Column 143 Rows Data Validation การป้องกันการป้อนข้อมูลทีไม่ถูกต้องในแผ่นงาน ่ phojanart@live.com Page | 42
- 47. เพือให้การกรอกข้อมูลมีความถูกต้องมากยิงขึน คุณควรจะกาหนดกฏข้อบังคับในการป้อนข้อมูล มี ่ ่ ้ ขันตอนดังนี้ ้ 1. เลือกช่วงข้อมูลทีตองการพิมพ์ ่ ้ ่ 2. ทีแท็บ Data หัวข้อ Data Tools คลิกปุม ่ 3. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Data Validation ทีหวข้อ Settings ให้กาหนดเงือนไข ในทีน้ีกาหนดว่า ่ ั ่ ่ ข้อมูลตัวเลขทีป้อนจะต้องอยูในช่วงตังแต่ ่ ่ ้ 8000-40000 เท่านัน้ เลือกว่าข้อมูลทีป้อนเป็ น ่ ชนิดไหน เลือกเครื่องหมายในการ เปรียบเทียบ กาหนดช่วงตัวเลขเริมต้น ่ กาหนดช่วงตัวเลขสุดท้าย 4. คลิกหัวข้อ Input Message ระบุขอความทีตองการแสดงเมื่อตาแหน่งเซลล์อยูในช่วงนัน เป็ นการ ้ ่ ้ ่ ้ บอกให้ user ทราบว่าให้ทาอะไร phojanart@live.com Page | 43
- 48. 5. 6. คลิกหัวข้อ Error Alert เพือกาหนดว่า ถ้า user ป้อนข้อมูลไม่ตรงตามกฎข้อบังคับ ให้แสดง ่ Message และไอคอนเตือน เสร็จแล้ว ่ คลิกปุม OK ่ ่ ่ ถ้าต้องการยกเลิกเงือนไขทีกาหนด คลิกปุม Tips and Trick เทคนิคการเลือกแบบเพือแสดงไดอะล็อกบ็อกซ์เตือน จากคาสัง่ Data Validation ่ phojanart@live.com Page | 44
- 49. Pivot Table ขันตอนการสร้าง Pivot Table ้ จากข้อมูลในตาราง ถ้าต้องการทา report โดยสรุปยอด actual แยกในแต่ละ Region เพือเปรียบเทียบ ่ ว่าทีใดขายได้มลค่ามาสุด ่ ู 1. Chart 2. ปรากฏแท็บชีทใหม่ ให้ทาการลาก fied ทีตองการทราบสงในช่องแถบด้านขวาดังภาพด้านล่าง ่ ้ จะได้ขอมูลทีตองการ พร้อมกราฟ ้ ่ ้ phojanart@live.com Page | 45
- 50. การแสดงขอ้มลู ในรปู แบบ Group จากข้อมูลในตาราง ถ้าต้องการทา report โดยสรุปยอด actual แยกในแต่ละ Region เพือเปรียบเทียบ ่ ว่าทีใดขายได้มลค่ามาสุด ่ ู 1. วางเคอร์เซอร์ ในตาราง 2. แท็บ Insert คาสัง่ Pivot table เลือก Pivot Chart 3. ปรากฏแท็บชีทใหม่ ให้ทาการลาก fied ทีตองการทราบสงในช่องแถบด้านขวาดังภาพด้านล่าง ่ ้ จะได้ขอมูลทีตองการ พร้อมกราฟ ้ ่ ้ phojanart@live.com Page | 46
- 51. phojanart@live.com Page | 47
- 52. การปรับแต่งกราฟ phojanart@live.com Page | 48
- 53. การจัดกรองและจัดเรียงข้อมูล การจัดเรียงลาดับข้อมูลแบบเงือนไขเดียว สามารถทาได้ดวยการ Click เลือกเซลข้อมูลใน ่ ้ Column ทีตองการ แล้วเลือกเครื่องมือบนแท็บ Data ่ ้ Sort Ascending หรือ Sort Descending เพือจัดเรียงลาดับข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยตามลาดับ ่ การ Sort ข้อมูลฟิ ลด์เดียว เป็ นการเรียงลาดับข้อมูลภายในคอลัมน์ หรือแถว เมื่อคุณนางานฐานข้อมูลมาสร้างในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่หลังจากสร้างงานเรียบร้อยแล้ว สิงที่จะ ่ ทาต่อไป คือ การจัดเรียงข้อมูล มีขนตอนดังนี้ ั้ 1. คลิกตาแหน่งเซลในหัวข้อทีตองการจัดเรียง จากตัวอย่างนี้ เลือกเซลใดก็ได้ในหัวข้อ Salary ่ ้ ่ ่ 2. ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุมบนทูลบาร์ เพือเลือกเกณฑ์การจัดเรียง ่ Sort Smallest to Largest จัดเรียงจากน้อยไปมาก (AZ) Sort Largest to Smallest จัดเรียงจากมากไปน้อย (ZA) การ Sort ข้อมูลซ้อนกันหลายชัน ้ ตาแหน่งเซลอยูในงาน Database ่ ่ 1. คลิกปุม เพือเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ Sort กาหนดรายละเอียดเพิมเติม ่ ่ phojanart@live.com Page | 49
- 54. 2. ทีชอง Sort by เลือกหัวข้อหลักในการจัดเรียง ่ ่ ทีชอง Order เลือกเกณฑ์การจัดเรียง ่ ่ 3. 4. ่ คลิกปุม เพือเพิมหัวข้อรอง, หัวข้อที่ 3, 4, 5 ในการจัดเรียง เสร็จแล้วคลิก ่ ่ ่ ปุม OK การ Sort ข้อมูลตามสีพ้ ืนและสีตวอักษร Sort by Color ั ก่อนทาการเรียงลาดับต้องทาการ format รูปแบบอักษรให้เป็ นสีต่างๆ ก่อน 1. คลิกวางเซลในตารางข้อมูล 2. คลิกแท็บ Data ่ 3. คลิกปุม Filter ปรากฏสัญลักษณ์ เครื่องกรองในตาราง ่ 4. คลิกปุมกรอง 5. เลือกรายการ Sort by Color เลือกสีน้ าเงิน phojanart@live.com Page | 50
- 55. phojanart@live.com Page | 51
- 56. การกรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ (AutoFilter) การทางานกับฐานข้อมูล อีกเรื่องหนึ่งทีใช้งานบ่อย นอกจากและสาคัญนันคือการค้นหาข้อมูลหรือ ่ ่ การกรองข้อมูลเพือตอบสนองความต้องการในการนาข้อมูลมาวิเคราะห์ ซึงมีรปแบบการทางานดังนี้ ่ ่ ู การกรองข้อมูลตามค่าในเซล เป็ นการเลือกข้อมูลจากรายการโดยตรง ซึงมีรปแบบการใช้งานใหม่เพือให้ผใช้สามารถเลือกค่าที่ ่ ู ่ ู้ ต้องการได้มากกว่า 1 ค่า มีขนตอนดังนี้ ั้ 1.ตาแหน่งเซลอยูในงาน Database ่ ่ ่ 2.ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุม จะปรากฏลูกศรลงทุกหัวข้อ 3.คลิก ่ ปุมลูกศรลงของหัวข้อทีจะค้นหา เลือกข้อมูลทีตองการ ในทีน้ีคลิกหัวข้อ Department เลือก ่ ่ ้ ่ Engineering ่ 4. เสร็จแล้วคลิกปุม OK phojanart@live.com Page | 52
- 57. สังเกตแถบ Status bar ด้านล่าง จะแสดงจานวน record ทีคนหาได้ ่ ้ การยกเลิ กข้อมูลทีทาการกรอง (Filter) ่ 1. ตาแหน่งเซลอยูในงาน Database ่ ่ ่ 2. ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุม บนทูลบาร์ การกาหนดเงือนไขในการกรองข้อมูล (Advanced Filter) ่ การกรองข้อมูลทีกล่าวมาแล้วเป็ นการกรองข้อมูลแบบง่ายๆ แต่มการกรองข้อมูลอีกแบบหนึ่งเป็ นการ ่ ี กรองข้อมูลทีซบซ้อนขึน นันคือสามารถกาหนดเงือนไขเพือกรองข้อมูลทีตองการได้ ่ ั ้ ่ ่ ่ ่ ้ การกาหนดเงื่อนไขอย่างง่าย การกาหนดเงือนไขด้วยวิธน้ี ผลข้อมูลทีได้จะแทนทีคาข้อมูลเดิม มีขนตอนดังนี้ ่ ี ่ ่ ่ ั้ phojanart@live.com Page | 53
- 58. ่ ่ เมื่อคลิกปุม เครื่องกรอง แล้วคลิกปุมลูกศรลงของหัวข้อทีจะค้นหา เลือกคาสั ่ง Text Filters หรือ ่ Number Filters (ขึนอยูกบข้อมูลในหัวข้อทีเลือก) จะเปิดคาสังให้เลือก ้ ่ ั ่ ่ การกาหนดเงื่อนไขแบบระบุตาแหน่ งใหม่ให้กบผล ั วิธน้ีสามารถเลือกแสดงผลในตาแหน่งอื่นได้ มีขนตอนดังนี้ ี ั้ 1.ทาการคัดลอกข้อมูลและหัวข้อทีใช้เป็ นเงือนไขในการค้นหา จากตัวอย่างนี้ หัวข้อคือ Department ่ ่ และข้อมูลคือ Admin. copy ไปวางไว้ท่ี ตาแหน่งเซล K1-K2 2.ตาแหน่งเซลอยูในงาน database ่ phojanart@live.com Page | 54
- 59. ่ ่ 3.ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter เลือกปุม จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Advanced Filter ให้กาหนดรายละเอียด แสดงผลลัพธ์ทได้ในงาน database นัน ่ี ้ เลย ช่วงข้อมูลของงาน database ทังหมดที่ ้ ใช้ในการกรอง เลย เลือกตาแหน่งเซลล์ทใช้เป็นเงือนไข คือ ่ี ่ แสดงเฉพาะข้อมูลทีไม่ซ้ากัน ่ K1-K2 เลย เลย ่ 4.หลังจากเลือกรายละเอียดต่างๆ เสร็จแล้ว คลิกปุม OK จะปรากฏผลลัพธ์ดงรูป และแสดงสรุปทีแถบ Status bar ด้านล่าง ว่ามีคนทีอยูในแผนก ั ่ ่ ่ Admin. 14 คน ในจานวนพนักงานทังหมด 114 คน ้ phojanart@live.com Page | 55
- 60. การกรองค่าทีไม่ซ้ ากันหรือการเอาค่าทีซ้ ากันออก ่ ่ ในงาน Database เมื่อทาการป้อนข้อมูลจานวนมากๆ อาจมีบาง record ทีพมพ์ซ้ากัน คุณสามารถเอา ่ ิ ค่าทีซ้ากันออกได้ มีขนตอนดังนี้ ่ ั้ 1. ตาแหน่งเซลอยูในงาน database ่ ่ ่ 2. ทีแท็บ Data คลิกปุม จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Remove Duplicates 3. คลิกเลือกหัวข้อฟิลด์ทให้ตรวจสอบข้อมูลซ้า ในทีน้ีเลือกฟิลด์ Emp ID ่ี ่ ่ 4. เสร็จแล้วคลิกปุม OK 5. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์แสดงจานวน record ทีซ้ากัน คลิกปุม OK ่ ่ การกรองข้อมูลตามสีพ้ ืนและสีตวอักษร Filter by Color ั ก่อนทาการกรองต้องทาการ format รูปแบบอักษรให้เป็ นสีต่างๆ ก่อน 1. คลิกวางเซลในตารางข้อมูล 2. คลิกแท็บ Data ่ 3. คลิกปุม Filter ปรากฏลัญลักษณ์เครืองกรองในตาราง phojanart@live.com Page | 56
- 61. ่ 4. คลิกปุมเครื่องกรอง 5. เลือกรายการ Filter by Color 6. เลือกสีแดง จากตาราง Product.xlsx เก็บรายการสินค้าทังหมดของบริษท ต้องการแสดงข้อมูลของรายการสินค้า ้ ั ทีมี category เป็ นสีแดง และเรียงลาดัง List Price จากมากไปน้อย ่ เตรียมงาน เปิดไฟล์ Product.xlsx ขันตอน ้ 1. ตาแหน่งเซลล์อยูในงานตาราง ่ ่ ่ 2. ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิกปุม จะปรากฏลูกศรลงทุกหัวข้อ phojanart@live.com Page | 57
- 62. ่ 3. คลิกปุมลูกศรลงของหัวข้อ Category 4. เลือก Filter by Color และคลิกสีแดง 5. คลิกตาแหน่งเซลล์หวข้อ List Price ั 6. ทีแท็บ Data หัวข้อ Sort & Filter คลิก ่ ่ ปุม เพือจัดเรียงแบบ Sort Largest to Smallest เป็ นการจัดเรียงตัวเลขจากมากไปน้อย (ZA) ่ Workshop5 เปิดไฟล์ Workshop-Filter.xlsx 1. ชีท Sort ทาการเรียงลาดับข้อมูลดังนี้ 1.1. ชีท Sort1 เรียงข้อมูลในคอลัมน์ E “ภูมภาค” จากน้อย ไป มาก ิ 1.2. ชีท Sort 2 เรียงข้อมูลในคอลัมน์ E “ภูมภาค” จากน้อย ไป มาก และในแต่ละภูมภาคเดียวกัน ิ ิ ให้เรียงตัวเลขในคอลัมน์ F “เป้ าการขาย” จากมาก ไป น้อย phojanart@live.com Page | 58
- 63. 1.3. ชีท Sort3เรียงข้อมูลในคอลัมน์ D “ประเภทการขาย” โดยให้ประเภทการขายสีแดง อยูดาน ่ ้ บนสุด 2. ชีท Filter การกรองข้อมูลโดยมีเงือนไขดังนี้ ่ 2.1. คอลัมน์ D “ประเภทการขาย” แสดงเฉพาะรายการสีแดง 2.2. คอลัมน์ G “ยอดขายจริง” แสดงเฉพาะ ตัวเลขทีมคามากกว่า100,000 ่ ี่ phojanart@live.com Page | 59
- 64. บทที่ 4. การสร้าง Macro Recording Macro งานทีมการทาบ่อยๆ เช่นการจัดรูปแบบทีซ้าๆ การสร้างกราฟ หรือแม้แต่การใช้คาสังบาง คาสังบ่อยๆ ่ ี ่ ่ ่ ถ้าสามารถรวบรวมการทางานในทุกๆขันตอนทีเกียวข้องไว้ภายใต้คาสังเดียวได้ ก็จะ ทาให้งานเป็ นไป ้ ่ ่ ่ อย่างรวดเร็วและอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาในการทางานมากขึนอีกด้วย ้ Macro คือการบันทึกการกระทาต่างๆบน Program Excel เปรียบเทียบได้กบการบันทึก เสียง ั ลงบนเครื่องบันทึกเสียงหรือ การบันทึกภาพเคลื่อนไหวต่างๆลงบน Videotape โดยหลังจาก ทาการ บันทึกเรียบร้อยแล้ว สามารถนาส่วนทีบนทึกไว้เหล่านี้ ออกมาแสดงหรือใช้งานได้อก ตามความ ่ ั ี ต้องการ การบันทึก Macro จะบันทึกการทางาน หรือการกระทาไป พร้อมกับการทางานจริง ตาม ขันตอนต่างๆ ทีตองการ หลังจากนันจะสามารถเรียกการบันทึกเหล่านัน กลับมาทางาน ซ้าได้อก ้ ่ ้ ้ ้ ี หลายๆครัง้ ขันตอนในการ Record Macro ้ 1 . แท็บ View Macro Record New Macro 2. บนหน้าต่าง Record Macro กาหนด.. 2.1 Macro Name: ชื่อ Macro 2.2 Shortcut key: การเรียกใช้ดวย ctrl + ตัวอักษร ้ phojanart@live.com Page | 60
- 65. 2.3 Store Macro in: การจัดเก็บ คาสัง่ 2.3.1 Personal Macro Workbook 2.3.2 New Workbook 2.3.3 This Workbook 2.4 Description: คาอธิบาย 2.5 Click OK Macro Name: 1. ต้องไม่มการเว้นวรรค หากต้องการเว้นวรรค ให้ใช้ underscore “_” แทน ี 2. ตัองไม่กาหนดซ้ากับ macro name ทีเคยกาหนดไว้ ถ้ามีการกาหนดชื่อซ้า จะปรากฏ ่ ่ message box เตือน โดย click ปุม Yes จะเป็ น replace คาสังเดิม ่ ่ click ปุม No จะเป็ น การย้อนกลับไปกาหนดชื่อใหม่ 3. ต้องไม่เกิน 64 ตัวอักษร Shortcut key: 1. ช่วยให้การเรียกใช้ คาสัง่ จาก Macro ง่ายขึน โดยการกด Ctrl ร่วมกับ การกดตัวอักษรที่ ้ กาหนดไว้ ถ้ากาหนดด้วยตัวอักษรพิมพ์ใหญ่จะปรากฏ เป็ น Ctrl+Shift+ตัวอักษร นันหมายถึง ่ เมื่อมี การเรียกใช้ Macro ต้องกด Ctrl พร้อมด้วยการ กด Shift และตัวอักษร จึงจะได้คาสังนันมา ่ ้ ทางาน 2. ไม่อนุ ญาตให้มการกาหนด Shortcut key ซ้า กับทีเคยกาหนดไปแล้ว หากกาหนดซ้า จะ ี ่ ปรากฏ Message เตือนให้กาหนดใหม่ 3. ถ้ามีการ กาหนด Shortcut key ซ้ากับ Shortcut key ของระบบ เช่น Ctrl + c หรือ Ctrl + v จะมีผลทาให้ Shortcut key ของระบบเหล่านัน ไม่สามารถทางานได้ ้ phojanart@live.com Page | 61
- 66. 4. Shortcut key นันจะกาหนดหรือ ไม่กได้ ้ ็ Store Macro in: การกาหนดทีเก็บ บันทึกคาสัง่ Macro สามารถกาหนดการจัดเก็บได้ 3 ทีคอ.. ่ ่ ื Personal Macro Workbook เก็บบันทึก Macroไว้ใน file ทีช่อ "Personal.xls" ซึงจะทาให้สามารถเรียกใช้ Macroได้ ่ ื ่ ตลอดเวลา ไม่วากาลังทางานอยู่ บน file ใดก็ตาม ่ Personal.xls นี้ Microsoft Excel จะเป็ นผูสร้างให้ เมื่อมีการสร้าง Macro ในครังแรกและ เลือก ้ ้ ทีเก็บเป็ น Personal Macro Workbook โดยจะถูกเก็บไว้ใน folder ทีช่อ "XLSTART" ซึงเป็ น folder ่ ่ ื ่ ทีถูกสร้างขึนพร้อมกับการ Install Program ่ ้ เมื่อมีการเปิดเข้าสู่ Program Microsoft Excel เมื่อใดก็ตาม file Personal.xls ก็จะถูกเปิดขึน ้ มาทันที และจะถูกซ่อนโดยอัตโนมัติ ถ้าต้องการแสดง Personal.xls New Workbook : เก็บบันทึก Macro ไว้ท่ี file ใหม่ ซึงจะต้องทาการ save และเมื่อต้องการนาคาสัง่ มาใช้ตอง ่ ้ open file นี้ This Workbook: เก็บคาสังไว้ท่ี file ทีสร้างคาสังนี้ โดยตรง ่ ่ ่ phojanart@live.com Page | 62
- 67. Description : คาอธิบายทีตองการ กาหนดหรือไม่กได้ คาอธิบายจะช่วยให้ ทราบการทางานของคาสังได้ ้ ็ ่ ่ ี ่ 3. หลังจาก OK แล้ว จะปรากฏ Toolbar ทีช่อ “Stop Recording “ ทีมปุมคาสั ่งในการหยุด การ ่ ื record และการ บันทึกก็จะเริม โดยการทางานในแต่ละขันตอน จะถูกบันทึกตามลาดับการทางาน ่ ้ Stop Recording เมื่อต้องการ ่ ่ หยุดบันทึกให้ Click ทีปุมนี้ แต่ถาไม่ ้ ปรากฏ Toolbar นี้ Relative Reference การอ้างอิงตาแหน่งผลลัพธ์เมื่อมีการเรียกใช้ Macro แบ่งได้เป็ น 2 ลักษณะคือ.. 1. Absolute การอ้างอิงตาแหน่งคงที่ หมายถึงเมื่อมีการเรียกใช้ Macro เมื่อใดจะมีการแสดง ผลลัพธ์ลงบนตาแหน่งเดิมทุกครัง เช่น ระบุตาแหน่งที่ A2 ไว้เมื่อมีการเริมต้นบันทึก Macro ้ ่ หลังจากนันเมื่อมีการเรียกใช้ Macro จะแสดงผลลัพธ์ ณ. ตาแหน่ง A2 เสมอ ้ ้ ่ การกาหนดลักษณะ Absolute นี้ ไม่ตอง Click เลือก ปุม Relative Reference แต่ก่อนจะเริม ่ ทาการบันทึกขันตอนการทางาน ให้เลือกตาแหน่งทีตองการก่อนเป็ นลาดบแรก ้ ่ ้ 2. Relative การอ้างอิงตาแหน่งแบบสัมพันธ์ หมายถึงเมื่อมีการเรียกใช้ Macro เมื่อใดจะมี ั ั ั ั ้ การแสดงผลลัพธ์ ณ. ตาแหน่งปจจุบน เสมอ ซึงตาแหน่งปจจุบนนัน อาจไม่ใช่ตาแหน่งเดียวกันใน ่ ทุกๆครัง ทีมการเรียกใช้ Macro ้ ่ ี phojanart@live.com Page | 63
- 68. ่ การกาหนดลักษณะ Relative นี้ ให้ Click เลือกปุม Relative Reference ก่อนจะเริมทาการ ่ บันทึกขันตอนการทางาน ้ Running Macro เมื่อทาการบันทึก Macro ไว้เรียบร้อยแล้ว สามารถเรียกใช้ คาสังการทางานทีบนทึกไว้ใน Macro ได้ ่ ่ ั ด้วยวิธเี บืองต้นคือ ใช้ Shortcut key ทีกาหนดไว้ ้ ่ Macro Button ่ แสดงเครื่องมือในการสร้างปุม ่ 1. คลิกปุม Office Button 2. คลิก Excel Options และ เลือก ่ 3. คลิกปุม Insert ่ ่ ้ 4. คลิก Button ทาการวาดปุมทีตองการ จะปรากฏหน้าต่าง Assign Macro ่ 5. คลิกเลือกรายการ macro ทีสร้าง และคลิกปุม OK ่ phojanart@live.com Page | 64
- 69. Workshop-Macro เปิดไฟล์ช่อ Workshop-Macro.xlsx ื phojanart@live.com Page | 65
- 70. บทที่ 5. Collaborating with others ปกติ การทางานกับ file บน Excel นันมักถูกจากัดด้วย การทางานทีละ 1 user ซึงทาให้ file ทีตอง ้ ่ ่ ้ ใช้รวมกัน หลายๆ users ในเวลาเดียวกันทาได้ยาก เนื่องจาก หาก user ที1 กาลังใช้งานใน file นันๆ ่ ่ ้ อยู่ user รายอื่นจะไม่สามารถเข้าทางานพร้อมกันได้ หรือหากเข้าทางานได้กจะเป็ นการทางานแบบ ็ read only ั ั ปจจุบน Excel ได้พฒนาให้ users หลายๆราย สามารถ open หรือ update file เดียวกัน พร้อมกันได้ ั ด้วยการ Share Workbook การใชง้ านไฟล์ร่วมกัน (Shared Workbook) วิธการกาหนด.. ี 1. แท็บ Review Share Workbook 2. บน Editing tab ใส่เครื่องหมาย เพือ อนุ ญาตให้ แก้ไขพร้อมกัน ได้มากกว่า 1 user ่ 3. Click Advanced tab เพือกาหนดเงือนไขในการติดตามการแก้ไข Track changes ่ ่ phojanart@live.com Page | 66
- 71. Keep change history for กาหนดจานวนวันทีตองการบันทึกการแก้ไข ่ ้ Don’t keep change history ไม่มการบันทึก ี Update changes When file is saved หลังการ save file Autometically every ปรับปรุงอัตโนมัตโดยกาหนดเวลาเป็ นนาที ิ Save my changes and see other’s change save และแสดงการแก้ไขของ user อื่นด้วย Just see other user’s change แสดงการแก้ไขของผูอ่น ้ื Conflicting changes between users Ask me which changes win ให้มี message ถามถึงการยอมรับในการแก้ไขว่าเป็ น ของ user ใด The change being save win การแก้ไขของ user ทีกาลังถูก save จะได้รบการ ั ยอมรับ 4. Click OK จะปรากฏ message ให้ทาการ save file 5. Click OK จะปรากฏ การ Shared ให้ทราบ บน Titlebar ข้อจากัดที่ควรทราบ ภายหลังการ share file 1. ไม่อนุ ญาต ให้ Insert หรือ Delete cells ยกเว้น Insert หรือ Delete rows และ columns 2. ไม่อนุ ญาต ให้ Delete Worksheet 3. ไม่อนุ ญาต ให้ Insert หรือ Edit charts, pictures, objects หรือ hyperlinks phojanart@live.com Page | 67
- 72. 4. ไม่อนุ ญาต ให้ ใช้เครื่องในการวาดบน Drawing Toolbar 5. ไม่อนุ ญาต ให้ ใช้คาสัง่ Group and Outline 6. ไม่อนุ ญาต ให้ ใช้คาสัง่ Subtotals 7. ไม่อนุ ญาต ให้ ใช้คาสัง่ Validation 8. ไม่อนุ ญาต ให้ กาหนด Password ให้กบ Worksheet หากมีการกาหนด ไว้ก่อนทีจะมีการ ั ่ share file ก็จะไม่สามารถยกเลิก หรือแก้ไขได้ Tracking Changes: การติดตามการแก้ไข เมื่อมีการ share file ให้สามารถเข้าถึง และแก้ไขได้พร้อมกัน หลายๆ users ย่อมจะต้องมีขอจากัด ้ ั ั และมักเผชิญกับปญหา ในเรื่องข้อมูลบน file นันๆ Excel สามารถแบ่งเบาปญหาเหล่านี้ได้ ด้วยคาสั ่ง ้ ในการติดตามการแก้ไข โดยบันทึกการแก้ไขเก็บไว้ เมื่อต้องการค้นหาการแก้ไขก็จะสามารถแสดงการ บันทึกนันได้ 2 วิธดงนี้ ้ ี ั 1. แสดงด้วย comment ซึงมีลกษณะเป็ น สามเหลียมสีน้ าเงิน บนด้านซ้ายของ cellหลังการ แก้ไข ่ ั ่ และ save file แล้วจะปรากฏ สัญลักษณ์ ของ comment เมื่อเลื่อน mouse ชีลงบน cell ทีมี ้ ่ สัญลักษณ์ จะปรากฎข้อความทีแสดงถึง user ทีได้ทาการแก้ไข, วันทีเวลาทีได้แก้ไข comment จะ ่ ่ ่ ่ แสดงให้เห็นเพียงครังเดียวเท่านัน คือการเปลียนแปลงล่าสุด หลังจากนันเมื่อปิด file ลง comment ้ ้ ่ ้ จะไม่ปรากฏอีก จนกว่าจะมีการเปลียนแปลงครังใหม่เกิดขึน ่ ้ ้ 2. แสดงด้วย History ซึงเก็บบันทึกไว้ชวคราวบน Worksheet นันๆ ด้วยวิธการกาหนดดังนี้ ่ ั่ ้ ี phojanart@live.com Page | 68
- 73. แท็บ Review Track Changes Highlight Changes When: ให้ทาการติดตาม บันทึกเมื่อใด Who: ให้ทาการติดตาม บันทึก ว่าใคร เปลียนแปลง ่ Where: ให้ทาการติดตาม บันทึก cell หรือ range ใด ถ้าไม่กาหนด หมายถึง ทังหมด ้ Highlight changes on screen แสดงการเปลียนแปลงให้เห็นทันที่ เป็ น comment ่ List changes on a new sheet แสดงรายการเปลียนแปลงบน sheet ใหม่ ่ ถ้าต้องการเปลียนรูปหรือยกเลิกรูปภาพพืนหลังของเวิรกชีตก็ใช้คาสัง่ ( รูปแบบ -> แผ่นงาน -> ลบ ่ ้ ์ พืนหลัง ) ้ phojanart@live.com Page | 69
- 74. หลังจากสร้างงานและตกแต่งเรียบร้อบแล้ว คุณสามารถบันทึกไฟล์เวิรกบุ๊คนี้ให้เป็ นไฟลเว็บเพจได้ ์ ดังนี้ ไฮเปอร์ลิงค์ ไฮเปอร์ลงค์ หรือ Link คือการส้างจุดเชื่อมโยงเอกสารจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง หรือไปยังเอกสาร ิ ่ อื่น โดยใช้ ข้อความ รูปภาพ ปุมกด หรือเมนู เป็ นตัวนาทางไปยังเอกสารดังกล่าว ซึงเนื้อหาข้อมูลอาจ ่ เกียวข้องกันหรือไม่เกียวข้องกันก็ได้ ่ ่ องค์ประกอบของไฮเปอร์ลงค์ ิ ต้นทาง ( Source Anchor ) หมายถึงตัวทีเลื่อนเมาส์ไปชีแล้วพอยเตอร์จะเปลียนเป็ นรูปมือ และเมื่อ ่ ้ ่ คลิก เอกสารปลายทางก็จะถูกเรียกขึนมา ้ ปลายทาง ( Destination Anchor ) คือ URL ทีอางถึงเอกสาร หรือแหล่งข้อมูลในอินเทอร์เน็ต ่้ ใน Excel สามารถ ลิงค์ได้หลายแบบเช่น การลิงค์ระหว่างไฟล์หรือเว็บเพจ ( Existing File or Web Page ) การลิงค์ภายในเอกสารเดียวกัน ( Place in this Document ) การลิงค์ไปยังเอกสารใหม่ ( Create New Document ) การลิงค์ไปยังทีอยูอเี มล์ (E- Mail Address ) ่ ่ phojanart@live.com Page | 70
- 75. การลิงค์ระหว่างไฟล์ 1. เลือกข้อความหรือรูปภาพทีจะสร้างเป็ นลิงค์ ่ ่ 2. คลิกปุม Insert Hyperlink ( แทรกการเชื่อมโยงหลายมิติ ) 3. คลิกเลือก Existing File or Web Page ( แฟ้มหรือเว็บเพจทีมอยู่ ) ่ ี ั ั 4. คลิกเลือก Current Folder ( โฟลเดอร์ปจจุบน ) เพือเลือกจากโฟลเดอร์เดียวกับโฟลเดอร์ตนทาง ่ ้ หรือเลือกโฟลเดอร์อ่นในช่อง Look in: ( มองหาใน ) ื 5.เลือกชื่อไฟล์ทตองการ ให้เป็ นไฟล์ปลายทาง ่ี ้ 6. ข้อความทีเป็ นไฮเปอร์ลงค์ทสร้างแล้วปกติจะมีขดเส้นใต้อยู่ เมื่อเลื่อนเมาส์ไปทีขอความลิงค์จะเห็น ่ ิ ่ี ี ่ ้ กรอบข้อความเล็กๆสีเหลือง คอยบอกตาแหน่งว่าข้อความนี้เชื่อมโยงไว้กบไฟล์ใด การทดสอบลิงค์ใน ั Excel ทาได้โดยเลื่อนเมาส์ไปคลิกทีลงค์นน จะปรากฏเอกสารทีอางถึงแสดงขึนมาในวินโดว์ของ ่ ิ ั้ ่้ ้ โปรแกรมบราวเซอร์ หรือเลือกคาสัง่ File -> Web Page Preview phojanart@live.com Page | 71
- 76. Excel 2007 New Feature phojanart@live.com Page | 72
- 77. phojanart@live.com Page | 73
- 78. phojanart@live.com Page | 74
- 79. phojanart@live.com Page | 75
- 80. phojanart@live.com Page | 76
- 81. phojanart@live.com Page | 77
- 82. phojanart@live.com Page | 78
- 83. phojanart@live.com Page | 79
- 84. phojanart@live.com Page | 80
- 85. phojanart@live.com Page | 81
- 86. phojanart@live.com Page | 82
- 87. แบบฝึ กหัดท้ายบท ระยะเวลา 1 ชม 1. การคานวณ จงใช้แท็บชีท cal คานวณหา เงินทีจายจริง ในช่อง E2:E9 ่่ โดยคิดจาก ราคาสินค้า หัก เปอร์เซ็นต์ ส่วนลด จงใช้แท็บชีท function หาเงินเดือนช่อง C5:C12 การใช้ Function แบบ โดยเงินเดือนเริมต้น ่ กาหนดเงือนไข ่ เงินเดือนเริมต้น กรณีมเี กียรตินิยม ่ = ฿8,000 เงินเดือนเริมต้น กรณีไม่มเี กีรตินิยม =฿10,000 ่ จากแท็บชีท Region Sales ให้ทารายงานในรูปแบบ Pivot Table ตามตัวอย่างด้านล่างลงในแท็บชีท Pivot การใช้ Pivot Table Row Labels Sum of Actual East 703000 Midwest 385000 South 425000 West 380000 Grand Total 1893000 Function ในกลุม ่ แท็บชีท vlookup ในช่อง E5 จงใช้ Vlookup ค้นหายอดรวม Lookup and Reference การขาย Actual ของ East จากตารางในแท็บชีท Pivot 2. การเรียงลาดับข้อมูล จากแท็บชีท filter จงกรองข้อมูลในตาราง โดยเรียง region จากมากไปน้อย phojanart@live.com Page | 83
- 88. และในแต่ละ region ให้เรียง Target จากมากไปน้อย เช่นกัน 4. Validation : การ ใช้ตาราง validation ทาการใส่เงือนไข ดังต่อไปนี้ ่ ตรวจสอบความถูกต้อง คุณต้องทาการเก็บข้อมูลลูกค้าทีสงซือสินค้าในแต่ละวัน ่ ั่ ้ ในการกรอกข้อมูล ดังนันการบันทึกข้อมูลของลูกค้าอาจเกิดความผิดพลาด ้ คุณจึงวางแผนทีจะใช้ Data Validation ในการตรวจสอบ ่ การป้อนข้อมูล โดยมีขอมูล และเงือนไขของข้อมูลดังนี้ ้ ่ - ชื่อสินค้า คุณต้องการเลือกรายชื่อสินค้าจาก List รายการ แทนการพิมพ์ เพือป้องกันการพิมพ์ผด ่ ิ และเพิมความรวดเร็ว โดยมีรายการสินค้าดังนี้ ่ 1. เครื่องถ่ายเอกสาร 2. เครื่อง Fax 3. เครื่องคอมพิวเตอร์ 4. เครื่องโทรศัพท์ 5. เครื่องคิดเลข - ชื่อลูกค้า กาหนดให้ป้อนค่าได้เป็ นตัวหนังสือ ความยาวไม่เกิน 100 ตัวอักษร - จานวนสินค้าทีสงซือ กาหนดให้ป้อนค่าเป็ น ่ ั่ ้ ตัวเลขเท่านันโดยจานวนในการสังซือ ต้องไม่ ้ ่ ้ เท่ากับ 0 - วันทีส ั ่งซือสินค้า ต้องป้อนค่าเป็ นวันทีปจจุบน ่ ้ ่ ั ั เท่านัน้ - ชื่อผูรบใบสังสินค้า กาหนดให้เป็ นตัวหนังสือ ้ั ่ ความยาวไม่เกิน 75 ตัวอักษร 5. Working with Macro ่ สร้างปุม Macro ให้ทางานอะไรก็ได้ทคุณคิดว่าช่วยในการ ่ี ทางานกับ Excel ได้สะดวกขึน ้ phojanart@live.com Page | 84
- 89. Excel Short Cut คียลด ์ ั การใช้งาน Ctrl + Down Arrow Key เลื่อนลงไปยังช่องเซลทีอยูแถวล่างสุด ่ ่ Ctrl + Up Arrow Key เลื่อนขึนไปยังช่องเซลทีอยูแถวบนสุด ้ ่ ่ Ctrl + Right Arrow Key เลื่อนไปยังช่องเซลทีอยูในคอลัมน์ขวาสุด ่ ่ Ctrl + Left Arrow Key เลื่อนไปยังช่องเซลทีอยูในคอลัมน์ซายสุด ่ ่ ้ Ctrl + Home เลื่อนไปยังช่องเซล A1 Ctrl + Shift + Down Arrow เลือกช่วงของเซลตังแต่ Active Cell ไปถึงช่องเซลทีอยูแถว ้ ่ ่ Key ล่างสุด Ctrl + Shift + Up Arrow Key เลือกช่วงของเซลตังแต่ Active Cell ไปถึงช่องเซลทีอยูแถว ้ ่ ่ บนสุด Ctrl + Shift + Right Arrow เลือกช่วงของเซลตังแต่ Active Cell ไปถึงช่องเซลทีอยูคอลัมน์ ้ ่ ่ Key ขวาสุด Ctrl + Shift + Left Arrow Key เลือกช่วงของเซลตังแต่ Active Cell ไปถึงช่องเซลทีอยูคอลัมน์ ้ ่ ่ ซ้ายสุด Ctrl + * เลือกช่วงเซลในพืนทีซงมีขอมูลอยูตดต่อกันทังหมด ้ ่ ่ึ ้ ่ ิ ้ Alt + ; เลือกเฉพาะช่องเซลทีมองเห็นเท่านัน (Visible Cells Only) ่ ้ F5 เรียกกรอบคาสัง่ Goto Ctrl + F3 จัดการเกียวกับ Range Name เช่น สร้างใหม่ หรือ ลบทิง ่ ้ Ctrl + Shift + F3 สร้าง Range Name จากป้ายชื่อข้อมูล F3 เรียกใช้ Range Name Ctrl + ; ่ ั ั แทรกวันทีปจจุบน phojanart@live.com Page | 85
- 90. Ctrl + Shift + ; ั ั แทรกเวลาปจจุบน Ctrl + D คัดลอกข้อมูลจากเซลทีอยูดานบน ่ ่ ้ Ctrl + Enter คัดลอกข้อมูลจาก Active Cell ไปใส่ในช่องเซลทังหมดทีถูก ้ ่ เลือกอยู่ Alt + Down Arrow Key กรอกข้อมูลจาก list Alt + Enter ตัดข้อมูลทีอยูในช่องเซลให้ขนบรรทัดใหม่ แต่ยงอยูในช่องเซล ่ ่ ้ึ ั ่ เดิม F11 สร้างแผนภูมจากข้อมูลทีเลือก ลงบน Sheet ใหม่ ิ ่ Shift + F11 แทรก Sheet ใหม่ Ctrl + 1 (แป้ นแถวบน) เรียกกรอบคาสัง่ Format Cells Ctrl + 8 (แป้ นแถวบน) สร้าง Out Line อัตโนมัติ Ctrl + Shift + ~ ล้างเฉพาะรูปแบบตัวเลขออกจากช่องเซล Ctrl + 9 (แป้ นแถวบน) ซ่อนแถวทีเลือกอยู่ ่ Ctrl + Shift + 9 (แป้ นแถว เลิกซ่อนแถวในบริเวณทีเลือกคร่อมอยู่ ่ บน) Ctrl + 0 (แป้ นแถวบน) ซ่อนคอลัมน์ทเี่ ลือกอยู่ Ctrl + Shift +0 (แป้ นแถวบน) เลิกซ่อนคอลัมน์ในบริเวณทีเลือกคร่อมอยู่ ่ phojanart@live.com Page | 86