Performance Appraisal Berbasis KPI.pdf
- 1. 1 Penyusunan Key Performance Indicators (KPI) dan Kompetensi dalam Performance Appraisal
- 2. 2 Agenda Kegiatan Workshop : Menyusun KPI dan Kompetensi dalam PA 1. Dua Elemen Kunci dalam PA : Aspek KPI dan Aspek Kompetensi 2. Tahapan untuk Menyusun KPI Karyawan 3. Cara Menghitung Skor KPI 4. Menyusun Komponen Kompetensi untuk PA : Kompetensi Manajerial dan Kompetensi Teknis/Fungsional 5. Menghubungkan Skor KPI dan Skor Kompetensi dengan Kebijakan Reward and Punishment
- 3. 3 Siklus Performance Appraisal Perencanaan kinerja (menentukan target kinerja) Secara regular mereview and memonitor kinerja Masukan Aksi perbaikan Unjuk kerja Penilaian dan Evaluasi • Rencana Training & Development • Penyesuaian Gaji/Bonus Pengembangan Karir
- 4. 4 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja Aspek Results (Key Performance Indicators) Aspek Kompetensi (Kompetensi dan Perilaku) Penilaian Kinerja Karyawan (Performance Appraisal)
- 5. 5 Aspek Results (Key Performance Indicators) Aspek Kompetensi (Kompetensi) Mengambarkan aspek hasil kerja (results) karyawan. Pengukuran hasil kerja dilakukan melalui penyusunan key performance indicators karyawan. Mengambarkan aspek kompetensi (kecakapan) yang perlu dimiliki oleh karyawan agar mampu menghasilkan kinerja (results) yang optimal. Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja
- 6. 6 Elemen 1 PA : Key Performance Indicators - KPI
- 7. 7 Komponen 1 : KPI (Key Performance Indicators) Identifying Defining Measuring Monitoring Reporting Key Performance Indicators Area Kinerja Utama • Job Description • Work Flow • Expected Results Hasil kerja karyawan dapat di- ukur secara lebih obyektif
- 8. 8 Target dan Hasil Kerja yang Terukur • Pekerjaan / Tugas • Target dan Hasil Kerja yang Terukur / KPI
- 9. 9 Key Performance Indicators (KPI) • KPI = Key Performance Indicators/Indikator Kinerja Kunci • Indikator harus bersifat terukur. Harus bisa dihitung/diukur. • Indikator merujuk pada hasil kerja kita (output kerja) • Indikator yang memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan target kerja yang telah kita tetapkan
- 10. 10 10 Sampel KPI Bidang HR/SDM
- 11. 11 11 Sampel KPI Bidang HR/SDM www.ilmumanajemenSDM.com
- 12. 12 Sampel KPI Bidang Marketing
- 13. 13 13 Sampel KPI Bidang IT – Information Technology
- 14. 14 14 Sampel KPI Bidang Finance
- 15. 15 15 Sampel KPI Bidang Produksi
- 16. 16 Menyusun Key Performance Indicators untuk Pegawai
- 17. 17 1. Review Tugas Inti/Uraian Pekerjaan Individual 3. Analisa dan sinergikan hasil dari tahap 1 dan 2 dan lalu rancang Sasaran Kinerja (SK) 4. Tentukan KPI dan Bobot Setiap KPI 2. Review Tugas Ad Hoc/Project Langkah-langkah dalam Menyusun KPI Pegawai 5. Tentukan target setiap KPI
- 18. 18 • Review tugas inti/uraian pekerjaan anda • Tuliskan tugas inti dan ekspektasi yang diharapkan dari output itu • Review dan negosiasikan dengan kepala bagian jika peran/fungsi anda telah berubah 1. Review Tugas Inti/Uraian Pekerjaan Individual
- 19. 19 Contoh : Analisa Tugas – Manajer SDM No. Jenis Pekerjaan Utama EKSPEKTASI 1 Melaksanakan sistem dan pedoman pelaksanaan rekrutmen karyawan Terpenuhinya kebutuhan karyawan baru secara tepat baik dari segi kuantitas maupun kualitas 2 Mengelola pelaksanaan penilaian kinerja dan perencanaan karir SDM Terlaksananya sistem penilaian kinerja dan perencanaan karir yang mampu mendorong pengembangan kapasitas individual dan sekaligus sinergis dengan peningkatan kinerja organisasi 3 Melakukan Pola Pelatihan yang Berkelanjutan Terlaksananya pola pelatihan yang disertai dengan monitoring regular untuk memastikan penerapan materi yang telah diajarkan 4 Mengelola Biaya Karyawan yang Optimal Terlaksananya pola pengelolaan biaya karyawan yang efisien dan optimal 5 Mengelola Projek Penerapan Manajemen SDM Berbasis Kompetensi Terlaksananya sistem manajemen SDM berbasis kompetensi untuk semua fungsi manajemen SDM
- 20. 20 • Review tugas khusus anda di masa mendatang — terutama tugas spesical atau projek khusus yang tidak tercakup dalam uraian pekerjaan saat ini • Fokuskan pada tugas-tugas khusus yang bersifat strategis dan penting 2. Review Tugas Khusus (ad hoc) atau Projek
- 21. 21 3. Analisa dan sinergikan hasil dari tahap 1 dan 2 dan lalu rancang Sasaran Kinerja (SK) • Review hasil dari tahap 1 dan 2 • Gabungkan dan sinergikan hasil-hasil itu dan kembangkan Sasaran Kinerja (SK) • Kembangkan 5 – 8 sasaran kinerja untuk setiap individu
- 22. 22 Format Tabel Kinerja Pegawai Berbasis KPI No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Skor Akhir 1 2 3 4 5
- 23. 23 Contoh Tabel KPI untuk MANAJER SDM No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Skor Akhir 1 Mengembangkan Sistem Penilaian Kinerja Berbasis KPI 2 Menerapkan Sistem Rekrutmen yang Optimal 3 Mengembangkan Manajemen Karir yang Efektif 4 Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan 5 Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien Tentukan 5 – 8 Sasaran Kinerja (SK). Taruh hasil dari LANGKAH 3 di kolom ini.
- 24. 24 4. Tentukan KPI untuk setiap Sasaran Kinerja • Setiap sasaran kinerja memiliki 1 atau 2 KPI • Kembangkan 5 – 10 KPI untuk seluruh sasaran kinerja
- 25. 25 No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Skor Akhir 1 Mengembangkan Sistem Penilaian Kinerja Berbasis KPI Jumlah karyawan yang telah mengisi Form Kinerja Berbasis KPI 2 Menerapkan Sistem Rekrutmen yang Optimal Skor Kinerja Karyawan 6 bulan setelah direkrut Persentase karyawan yang di- rekrut dengan tepat waktu (1 bulan sejak order) 3 Mengembangkan Manajemen Karir yang Efektif Jumlah karyawan yang lolos tes asesmen dan layak dipromosikan 4 Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan Rata-rata Jam Pelatihan per Karyawan per tahun Jumlah program pelatihan yang diikuti dengan kegiatan monitoring secara kontinyu 5 Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien Rasio HR Cost terhadap Total Cost Tentukan KPI untuk Setiap Sasaran Kinerja
- 26. 26 No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Skor Akhir 1 Mengembangkan Sistem Penilaian Kinerja Berbasis KPI Jumlah karyawan yang telah mengisi Form Kinerja Berbasis KPI 25 2 Menerapkan Sistem Rekrutmen yang Optimal Skor Kinerja Karyawan 6 bulan setelah direkrut 15 Persentase karyawan yang di- rekrut dengan tepat waktu (1 bulan sejak order) 10 3 Mengembangkan Manajemen Karir yang Efektif Jumlah karyawan yang lolos tes asesmen dan layak dipromosikan 20 4 Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan Rata-rata Jam Pelatihan per Karyawan per tahun 5 Jumlah program pelatihan yang diikuti dengan kegiatan monitoring secara kontinyu 15 5 Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien Rasio HR Cost terhadap Total Cost 10 100 Tentukan Bobot untuk Setiap KPI
- 27. 27 Kriteria Pembobotan KPI 1. Prioritas KPI – semakin tinggi prioritasnya, sebaiknya semakin besar bobotnya 2. Tingkat kesulitan untuk mencapai target – semakin sulit pencapaiannya, sebaiknya bobot semakin tinggi 3. Tingkat kredibilitas data pencapaian KPI – semakin kredibel, sebaiknya bobot semakin tinggi (kredibel artinya data pencapaian tidak mudah dimanipulasi)
- 28. 28 Tentukan Target untuk Setiap KPI No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Skor Akhir 1 Mengembangkan Sistem Penilaian Kinerja Berbasis KPI Persentase Jumlah karyawan yang telah mengisi Form Kinerja Berbasis KPI 25.00 100% 2 Menerapkan Sistem Rekrutmen yang Optimal Skor Kinerja Karyawan 6 bulan setelah direkrut 15.00 80 Persentase karyawan yang di- rekrut dengan tepat waktu (1 bulan sejak order) 10.00 100% 3 Mengembangkan Manajemen Karir yang Efektif Jumlah karyawan yang lolos tes asesmen dan layak dipromosikan 20.00 10 4 Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan Rata-rata Jam Pelatihan per Karyawan per tahun 5.00 40 jam Jumlah program pelatihan yang diikuti dengan kegiatan monitoring secara kontinyu 15.00 10 program 5 Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien Rasio HR Cost terhadap Total Cost 10.00 max 6%
- 29. 29 SMART - Kriteria Penetapan Target 1. Spesifik – sebaiknya penetapan target bersifat spesifik, misal 40 jam per karyawan per tahun 2. Measurable – terukur, misal 100%, atau 10 program 3. Achiveable – dapat tercapai, challenging namun masih bisa tercapai 4. Relevan – target harus relevan dengan sasaran kinerja dan KPI yang telah disusun 5. Time – target sebaiknya juga diberikan batasan waktu, misal naik 10 % di tahun 2018
- 30. 30 Dasar Penetapan Target • Baseline data (data pencapaian tahun sebelumnya) • Data benchmark industri sejenis (data kinerja perusahaan lain dalam industri yang sama) • Target dari stakeholders (target dari top manajemen)
- 31. 31 No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Skor Akhir 1 Mengembangkan Sistem Penilaian Kinerja Berbasis KPI Persentase Jumlah karyawan yang telah mengisi Form Kinerja Berbasis KPI 25.00 100% 90% 2 Menerapkan Sistem Rekrutmen yang Optimal Skor Kinerja Karyawan 6 bulan setelah direkrut 15.00 80 90 Persentase karyawan yang di- rekrut dengan tepat waktu (1 bulan sejak order) 10.00 100% 80% 3 Mengembangkan Manajemen Karir yang Efektif Jumlah karyawan yang lolos tes asesmen dan layak dipromosikan 20.00 10 9 4 Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan Rata-rata Jam Pelatihan per Karyawan per tahun 5.00 40 jam 38 jam Jumlah program pelatihan yang diikuti dengan kegiatan monitoring secara kontinyu 15.00 10 program 8 5 Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien Rasio HR Cost terhadap Total Cost 10.00 max 6% 6% Hasil atau Realisasi Target pada Akhir Tahun
- 32. 32 Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan kriteria pencapaian target Penghitungan SKOR 1. KPI Maximize • KPI dimana pencapaian makin tinggi, makin baik • Contoh : laba, jumlah pelanggan baru • Perhitungan skor : • Realisasi/target x 100
- 33. 33 Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan kriteria pencapaian target Penghitungan SKOR 2. KPI MINIMIZE • KPI dimana pencapaian makin RENDAH, makin baik • Contoh : jumlah komplain, jumlah temuan audit, jumlah keterlambatan, rasio biaya • Perhitungan skor : • Target/realisasi x 100
- 34. 34 No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Skor Akhir 1 Mengembangkan Sistem Penilaian Kinerja Berbasis KPI Persentase Jumlah karyawan yang telah mengisi Form Kinerja Berbasis KPI 25.00 100% 90% 90 2 Menerapkan Sistem Rekrutmen yang Optimal Skor Kinerja Karyawan 6 bulan setelah direkrut 15.00 80 90 112.5 Persentase karyawan yang di- rekrut dengan tepat waktu (1 bulan sejak order) 10.00 100% 80% 80 3 Mengembangkan Manajemen Karir yang Efektif Jumlah karyawan yang lolos tes asesmen dan layak dipromosikan 20.00 10 9 90 4 Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan Rata-rata Jam Pelatihan per Karyawan per tahun 5.00 40 jam 38 jam 95 Jumlah program pelatihan yang diikuti dengan kegiatan monitoring secara kontinyu 15.00 10 program 8 80 5 Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien Rasio HR Cost terhadap Total Cost 10.00 max 6% 6% 100 Penghitungan Skor pada Akhir Tahun
- 35. 35 Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan kriteria pencapaian target Example 1: KPI – Jumlah kesalahan proses kerja dalam setahun • Score 100 – jumlah kesalahan proses = 0 • Score 90 – jumlah kesalahan proses = 1 - 10 • Score 80 – jumlah kesalahan proses = 11 - 15 • Score 70 – jumlah kesalahan proses = 16 - 25 • Score 60 – jumlah kesalahan proses = > 25 kali dst. Example 2: KPI – Jumlah Downtime Mesin • Score 100 – jika 0 dalam setahun • Score 80 – jumlah downtime 1 – 2 • Score 60 – jumlah downtime 3 - 4 • Score 40 – jumlah downtime 5 - 6 • Score 20 – jumlah downtime 7 - 8 - Score 0 – jumlah downtime > 8
- 36. 36 Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan kriteria pencapaian target Example 1: KPI – Jumlah pencurian • Score 100 – jumlah kesalahan proses = 0 • Score 50 – jumlah kesalahan proses = 1 • Score 25 – jumlah kesalahan proses = 2 • Score 0 – jumlah kesalahan proses = 3 Example 2: KPI – Jumlah Kecelakaan Mobil Transportasi • Score 100 – jika 0 dalam setahun • Score 75 – jumlah kecelakaan 1 – 2 • Score 50 – jumlah kecelakaan 3 – 4 • Score 0 – jumlah kecelakaan > 4
- 37. 37 Penghitungan Skor Akhir (skor x bobot KPI) No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Skor Akhir (skor x bobot)/100 1 Mengembangkan Sistem Penilaian Kinerja Berbasis KPI Persentase Jumlah karyawan yang telah mengisi Form Kinerja Berbasis KPI 25.00 100% 90% 90 22.50 2 Menerapkan Sistem Rekrutmen yang Optimal Skor Kinerja Karyawan 6 bulan setelah direkrut 15.00 80 90 112.5 16.88 Persentase karyawan yang di- rekrut dengan tepat waktu (1 bulan sejak order) 10.00 100% 80% 80 8.00 3 Mengembangkan Manajemen Karir yang Efektif Jumlah karyawan yang lolos tes asesmen dan layak dipromosikan 20.00 10 9 90 18.00 4 Menerapkan Pola Pelatihan Berkelanjutan Rata-rata Jam Pelatihan per Karyawan per tahun 5.00 40 jam 38 jam 95 4.75 Jumlah program pelatihan yang diikuti dengan kegiatan monitoring secara kontinyu 15.00 10 program 8 80 12.00 5 Mengelola Biaya Karyawan secara Efisien Rasio HR Cost terhadap Total Cost 10.00 max 6% 6% 100 10.00 100.00 92.13
- 38. 38 Elemen 2 PA : Kompetensi
- 39. 39 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja Aspek Results (Key Performance Indicators) Aspek Kompetensi (Kompetensi dan Perilaku) Penilaian Kinerja Karyawan (Performance Appraisal) 39
- 40. 40 Jenis Kompetensi Kompetensi Manajerial (soft competency) Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengelola pekerjaan dan membangun interaksi dengan orang lain. Misal : problem solving, leadership, communication, dll Kompetensi Teknis/Fungsional (hard competency) Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan fungsional pekerjaan. Berkaitan dengan seluk beluk teknis yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditekuni. Misal : electrical engineering, accounting skills, computer skills, marketing management, recruitment skills, dll.
- 41. 41 Contoh Kompetensi – Spv SDM Kompetensi Manajerial Communication Skills Leadership Planning and Organizing Problem Solving Skills HR Management & Strategy Recruitment Skills Performance Management Career Planning Organizational Development Kompetensi Teknis/ Fungsional
- 42. 42 Contoh Kompetensi – Spv Marketing Communication Skills Leadership Planning and Organizing Problem Solving Skills Marketing Management Sales Management Consumer Behaviors Marketing Research Kompetensi Manajerial Kompetensi Teknis/ Fungsional
- 44. 44 Tugas Pokok Atasan dalam Menilai OBSERVASI RECORD / MENCATAT EVALUASI Perilaku dan Kompetensi Anak Buah / Staff
- 45. 45 Tugas Pokok Atasan dalam Menilai • OBERVASI perilaku anak buah / staf • Fokus pada “key momments” (kejadian – kejadian kunci yang menunjukkan perilaku) OBSERVASI
- 46. 46 Tugas Pokok Atasan dalam Menilai • Melakukan recording atau membuat catatan/notes atas perilaku-perilaku yang diamati dari anak buah • Sebaiknya atasan memiliki “Log Book” atau diary yang berisi catatan perilaku anak buah RECORD
- 47. 47 Contoh Diary
- 48. 48 Tugas Pokok Atasan dalam Menilai • Melakukan evaluasi perilaku. • Evaluasi berdasar rekap diary / log book. • Evaluasi menjadi lebih valid karena didasarkan pada data recording perilaku yang rapi. Evaluasi
- 49. 49 Skor di-kali- kan 20 menjadi : 3,4 x 20 = 78 Skor dikalikan 20 supaya sebanding dengan skor KPI (yang skalanya 1 – 100)
- 50. 50 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja Aspek Results (Key Performance Indicators) Aspek Kompetensi (Kompetensi dan Perilaku) Penilaian Kinerja Karyawan (Performance Appraisal)
- 51. 51 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja Aspek Results (Key Performance Indicators) Bobot : 60% Aspek Kompetensi (Kompetensi dan Perilaku) Bobot : 40 % Skor Total Penilaian Kinerja Karyawan (Performance Appraisal)
- 52. 52 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja Aspek Results (Key Performance Indicators) Bobot : 60% Aspek Kompetensi (Kompetensi dan Perilaku) Bobot : 40 % Dari contoh (yang diuraikan dalam slide sebelumnya) terdapat data sbb: Skor KPI = 92 Skor Kompetensi = 78 Maka Skor Total = (60% x 92) + (40% x 78) = 86
- 53. 53 Skor Total Kinerja (KPI dan Kompetensi) • Skor > 100 Bonus 5 x dan kenaikan gaji 12% • Skor 95 – 100 Bonus 4 x dan kenaikan gaji 10% • Skor 90 – 94 Bonus 3 x dan kenaikan gaji 8% • Skor 85 – 89 Bonus 2 x dan kenaikan gaji 6% • Skor 80 – 84 Bonus 1 x dan kenaikan gaji 4% • Skor < 80 Bonus 0 x dan kenaikan gaji 4%
- 54. 54 Faktor Penentu Keberhasilan Penerapan Manajemen Kinerja dengan KPI
- 55. 55 Menentukan KPI dan Target secara Tepat Memantau Realisasi KPI berdasar DATA Memberikan Masukan untuk Pengembangan 1. Menentukan KPI dan target secara tepat (dengan prinsip SMART) 2. Pemantauan Realisasi KPI – data realisasi KPI harus diisi dengan tekun, konsisten dan berdasar data yang valid 3. Memberikan Umpan Balik dan membahas pencapaian KPI secara reguler (setiap bulan atau triwulan) Key Success Factors
- 56. 56 Thank You