Team Building and Teamwork
- 1. Pengantar Manajemen Kualitas “TEAM BUILDING AND TEAMWORK” Ihma Oktorina 122140075 Iony Savirano 122140076 Maharani Istiqomah 122140088 Abdurrahim Ramadhan Lubis 122140004 DOSEN : DR. DADANG S.
- 2. Kerjasama tim merupakan elemen dasar dari suatu total quality. What Is A Team ? Sekelompok orang yang memiliki tujuan yang sama, dimana aspek dari tujuan bersama ini sangatlah penting OVERVIEW OF TEAM BUILDING AND TEAMWORK
- 3. Kemampuan suatu tim akan menghasilkan lebih dari kemampuan yang dimiliki masing – masing individual. Hal ini adalah salah satu alasan utama untuk mendukung kerja sama suatu tim. Rationale For Team Alasan diperlukannya kerjasama dalam suatu tim : • Tim dapat memuaskan kebutuhan sosial untuk memiliki status • Dua atau lebih (orang) lebih baik daripada hanya seorang saja. • Hasil bersama dari suatu tim akan lebih baik daripada jumlah dari hasil yang dilakukan secara perorangan (individual). • Anggota suatu tim akan lebih mengenal satu sama lainnya, membangun sebuah kepercayaan, dan hasilnya akan saling membantu satu sama lainnya. • Kerjasama akan mempromosikan komunikasi yang lebih baik. • Kerjasama akan mengembangkan potensi dari masing – masing anggota tim • Kerjasama akan menghasilkan tekanan positif terhadap sesama tim.
- 4. Kondisi dimana sekelompok orang dapat menjadi sebuah tim, sebagai berikut : • Persetujuan yang berlaku dalam sebuah tim • Anggota terikat kepada aturan dasar sebuah tim • Distribusi yang adil terhadap tanggung jawab dan wewenang di dalam sebuah tim • Orang yang dapat beradaptasi dengan adanya perubahan. Learning to work together Identitas pribadi anggota tim Hubungan antar anggota tim Identitas dalam organization Salah satu alasan tim tidak selalu bekerja secara baik mungkin salah satunya adalah faktor bawaan manusia itu sendiri, kecuali jika dapat dipahami dan ditangani, bisa merusak keberhasilan. Faktor-faktor ini termasuk :
- 5. AND Keunggulan dalam kinerja suatu tim merupakan tujuan utama dalam suatu perusahaan Untuk memastikan keunggulan dalam kerja sama tim, pemimpin tim harus berusaha untuk mengembangkan karakteristik tim yang efektif seperti berikut ini : Saling mendukung Tantangan Satu tujuan Percaya Partisipasi Keahlian seseorang Pertanggungjawaban Penguatan
- 6. Membangun Sebuah Tim dan Membuat Mereka Bekerja Menyusun dan ukuran dari suatu tim Tim harus terdiri dari orang-orang yang dapat memenuhi misi dari tim tersebut secara efisien dan efektif. Susunan yang tepat dari sebuah tim sebagian bergantung pada jenis tim yang bersangkutan (apakah itu perbaikan departemen, perbaikan proses atau berorientasi kepada suatu proyek tertentu) Memilih anggota tim Langkah pertama yang dilakukan mengidentifikasikan semua potensi yang dimiliki oleh seluruh anggota tim. (ini penting karena ada yang akan menjadi anggota tim yang lebih potensial dan diperlukan dari banyak jumlah anggota yang tersedia) Tanggung jawab dari pemimpin tim Langkah pertama dalam memilih pemimpin tim adalah untuk mengembangkan pemahaman tentang peran dan tanggung jawab secara individu. Pemimpin tim melakukan fungsi-fungsi berikut : - Sebagai penghubung antara tim dan seluruh organisasi - Menyimpan seluruh catatan tim (laporan, agenda, korespondensi)
- 7. - Sebagai anggota tim dimana tetap berhati – hati untuk menghindari dominasi di dalam suatu diskusi tim. - Melaksanakan rekomendasi tim serta bekerja dengan manajemen diatasnya untuk menerapkan yang berada di luar rekomendasi tersebut. - Memotivasi, memonitor dan sebagai mentor bagi anggota tim lainnya. Anggota Tim Lainnya Selain pemimpin tim, diperlukan tim sebagi pencatat dan quality advisor Tanggung jawab seorang quality advisor : - Fokus pada proses tim, bagaimana keputusan dibuat. - Membantu pemimpin tim untuk membagi – bagikan tugas kepada anggotanya. - Membantu pemimpin tim untuk rencana dan persiapan untuk rapat. - Membantu anggota tim belajar menggunakan pendekatan ilmiah untuk mengumpulkan data, menganalisis data statistik dan menarik kesimpulan berdasarkan analisa statistik. - Membantu merubah rekomandasi dari anggota tim menjadi suatu presentasi untuk menerangkan kepada management diatasnya. - Menjaga kinerja yang tinggi dari anggota tim, baik proses, produk dan perbaikan kelanjutan.
- 8. Menciptakan Charter dalam suatu tim Menjelaskan alasan untuk menjadi suatu tim dan aturan dasar dalam pengoprasiannya. Dua komponen yang utama adalah misi dari tim tersebut dan aturan dasar yang dibuat dalam tim tersebut. Mengembangkan dukungan terhadap hubungan ke sesama rekan Tim bekerja paling efektif ketika anggota tim secara individu membentuk hubungan ke sesama rekan dan saling mendukung secara positif, biasa disebut dengan “collegial relationship”. Mereka dapat menjadi perbedaan antara tim berkinerja tinggi dan yang biasa-biasa saja Anggota tim membantu memahami pentingnya kejujuran, keandalan, dan kepercayaan Anggota tim bantuan mengembangkan saling kepercayaan atas kemampuan kerja mereka Anggota tim membantu memahami tekanan yang dialami anggota tim lainnya Anggota tim membantu belajar saling mendukung dalam melakukan pekerjaan mereka Anggota tim membantu berpikir "kita" bukan "aku” Dasarnya adalah kompetensi, kepercayaan, komunikasi dan dukungan terhadap sesama yang mebangun sebuah tim menjadi efektif.
- 9. Mempromosikan keragaman di dalam tim Bekerja sama untuk mendobrak hambatan dan mengubah berbagai kelompok karyawan menjadi saling mendukung, tim yang saling melengkapi di mana efektivitas keseluruhan lebih besar daripada jumlah sebagian saja. Keragaman dalam kerja sama tim dapat dipromosikan dengan menerapkan strategi berikut: - Terus menilai keadaan Faktor yang mungkin merusak kerja sama tim yang harmonis harus diantisipasi, diidentifikasi, ditangani. - Memberikan anggota tim kesempatan untuk belajar Pendidikan dan pelatihan yang bertujuan untuk mempromosikan kepekaan terhadap dan apresiasi dari perbedaan manusia harus disediakan.
- 10. 4 Cara yang efektif untuk meningkatkan kekompakan suatu tim, yaitu : 1. Penilaian 2. Perencanaan 3. Pelaksanaan 4. Evaluasi 4 Langkah Pendekatan Untuk Kekompakan Suatu Tim
- 11. 1. Menilai kebutuhan tim Menilai apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan tim. Tujuan : untuk mengetahui bagaimana cara membentuk suatu tim yang kompak (solid). Keberhasilan membentuk suatu tim yg kompak dlm suatu perusahaan, setidaknya harus memiliki karakteristik sbb : 1.Arahan yang jelas yg dipahami oleh semua anggota tim. 2.“Para pemain” dalam tim. 3.Upaya akuntabilitas yang sepenuhnya dipahami dan diterima.
- 12. 2. Merencanakan aktifitas kekompakan tim Dibuat sesuai dengan hasil penilaian kebutuhan tim.
- 13. 3. Melaksanakan aktivitas kekompakan tim Dilakukan pada saat waktu yang tepat, dimana kelompok tim dibuat terlebih dahulu sebelumnya. Kesalahan banyak perusahaan yg terburu-buru dalam melakukan pelatihan kekompakan tim tanpa dibuat terlebih dahulu tim tersebut. Membangun tim a/ proses yang berkelanjutan. Tujuannya untuk membuat suatu tim menjadi lebih baik seiring dengan berjalannya waktu.
- 14. Ilustrasi Pada sebelah kiri setiap bagian terdapat bagian yang kosong untuk mencatat persepsi anda tentang bagian tersebut. Untuk setiap bagian, catat persepsi anda tentang seberapa baik bagian tersebut mencerminkan tim anda, apakah pernyataan tersebut Sepenuhnya Benar (CT), Benar Sebagian (ST), Salah Sebagian (SF), atau Sepenuhnya Salah (CF)? Gunakan jumlah berikut untuk mencatat persepsi anda: CT=6 ST=4 SF=2 CF=0 Arahan dan Pemahaman _______ 1. Tim memiliki misi yang disebutkan secara jelas. _______ 2. Semua anggota tim memahami misi tersebut. _______ 3. Semua anggota tim memahami lingkup dan batasan piagam tim. _______ 4. Tim memiliki serangkaian tujuan yang mendukung misi tim.
- 15. _______ 5. Semua anggota tim memahami tujuan-tujuan tim. _______ 6. Tim sudah mengidentifikasi aktivitas khusus yang harus dilakukan untuk dapat mencapai tujuan-tujuan tim. _______ 7. Semua anggota tim memahami aktivitas khusus yang harus dilakukan untuk dapat mencapai tujuan-tujuan tim. _______ 8. Semua anggota tim memahami kerangka waktu, jadwal dan tenggat yang diperkirakan berkenaan dengan aktivitas-aktivitas khusus tersebut. Karakteristik Anggota Tim _______ 9. Semua anggota tim terbuka dan jujur satu sama lain pada sepanjang waktu. _______ 10. Semua anggota tim saling percaya. _______ 11. Semua anggota tim mengutamakan misi dan tujuan tim daripada agenda pribadi pada sepanjang waktu. _______ 12. Semua anggota tim nyaman bahwa mereka dapat bergantung satu sama lain. _______ 13. Semua anggota tim antusias dengan pencapaian misi dan tujuan tim. _______ 14. Semua anggota tim mau menerima tanggung jawab atas kinerja tim.
- 16. 4. Evaluasi aktivitas kekompakan tim Apabila pelaksanaan aktivitas kekompakan tim sudah berjalan efektif maka lakukan proses evaluasi. Caranya : dengan melakukan pencatatan ulang terhadap seluruh bagian pada saat proses penilaian kebutuhan tim. Apabila aktivitas kekompakan tim tdk berjalan efektif maka lakukan pertemuan antar anggota tim, gunakan umpan balik untuk membahas kelemahan dan permasalahannya. Tujuan menjaga dan meningkatkan efektifitas kekompakan tim.
- 17. Suatu perusahaan / organisasi untuk dapat terus menjaga eksisternsinya salah satu caranya yaitu adanya suatu tim yang kompak dalam menjalankan seluruh kegiatan perusahaan. Institute for Corporate Competitiveness (ICC) dimana kelompok terkait. _______ 15. Semua anggota tim mau bekerja sama agar misi tim dapat tercapai. _______ 16. Semua anggota tim akan mengambil inisiatif dalam menggerakkan tim menuju tujuan akhirnya. _______17. Semua anggota tim sabar satu sama lain. _______ 18. Semua anggota tim memiliki sumber daya untuk menemukan cara dalam mencapai misi tim meskipun terdapat kesulitan-kesulitan. _______ 19. Semua anggota tim tepat waktu ketika hadir pada rapat, aktivitas tim yang lain dan tepat waktu dalam memenuhi tenggat. _______ 20. Semua anggota tim toleran dan sensitif terhadap perbedaan anggota tim yang lain. _______ 21. Semua anggota tim tetap gigih ketika aktivitas tim menemui kesulitan. Sifat Karakter dan Kerjasama Tim
- 18. _______ 22. Tim memiliki iklim suportif bersama. _______ 23. Semua anggota tim nyaman mengutarakan pendapat, menyampaikan permasalahan dan menawarkan kritik yang konstruktif. _______ 24. Semua anggota tim mendukung keputusan tim ketika keputusan dibuat. _______ 25. Semua anggota tim memahami bagaimana tim menyesuaikan dengan organisasi secara menyeluruh. Akuntabilitas _______ 26. Semua anggota tim tahu bagaimana kemajuan/kinerja tim akan diukur. _______ 27. Semua anggota tim memahami bagaimana mengartikan kesuksesan tim. _______ 28. Semua anggota tim memahami bagaimana berurusan dengan anggota tim yang tidak efektif. _______ 29. Semua anggota tim memahami bagaimana keputusan tim dibuat. _______ 30. Semua anggota tim mengetahui masing-masing tanggung jawabnya.
- 19. _______ 31. Semua anggota tim mengetahui tanggung jawab dari para anggota tim yang lain. _______ 32. Semua anggota tim memahami wewenangnya dalam lingkup tim dan wewenang para anggota tim yang lain. _______ 33. Semua tujuan tim diprioritaskan. _______ 34. Semua aktivitas khusus yang berkenaan dengan tujuan tim ditugaskan secara benar dan memiliki tanggal penyelesaian yang direncanakan. _______ 35. Semua anggota tim mengetahui apa yang harus dilakukan ketika tantangan yang tidak diperkirakan menghalangi kemajuan. Gambar 10-1 (Lanjutan)
- 20. Kejujuran/integritas Mementingkan diri sendiri Ketergantungan Antusiasme Tanggung Jawab Kerja sama Inisitaif Kesabaran Memiliki cukup sumber Daya Ketepatan waktu Toleransi/sensitivitas Kegigihan Source : Institute for Corporate Competitiveness, Final Report: Team Success Study, 3rd ed. (Niceville, FL:Institute for Corporate Competitiveness,2011), 3-4 Sifat Karakter yang Mendukung Kerja Sama Tim yang Berhasil
- 21. Apabila karyawan bekerjasama di dalam sebuah tim, maka manajer dan supervisor bukan bertindak sebagai Bos melainkan sebagai seorang pembina / team leader. Tim itu dibina – Bukan dijadikan tempat menjadi Bos • Manajer/supervisor harus dapat memahami perbedaan sebagai seorang bos dan pembina. • Pembina adalah fasilitator yang bertanggungjawab membina tim dan terus berusaha meningkatkan kinerjanya.
- 22. Pembina menetapkan tujuan tim secara jelas Pembina bertanggungjawab mengembangkan tim dan membangun tim Pembina adalah mentor Pembina mendorong rasa saling menghargai diantara mereka dan anggota tim dan antar anggota tim itu sendiri Pembina menjadikan keragaman dalam sebuah tim menjadi nilai plus Filosofi ini kemudian diterjemahkan ke perilaku sehari-hari dengan beberapa cara
- 23. Artinya harus mampu membangun hubungan saling membantu, saling memperhatikan, mengasuh di antara anggota tim. Mengembangkan kapabilitas anggota tim, meningkatkan kontribusi setiap anggota tim dan membantu anggota tim mengembangkan karirnya adalah kegiatan mentoring. Pelatih yang baik adalah layaknya seorang mentor Menurut David Cottrell, mentor yang efektif harus mampu membantu anggota tim dengan cara: • Mengembangkan kompetensi yang berkaitan dengan pekerjaannya • Membangun karakter • Mengajari mereka dengan budaya korporasi • Mengajari mereka tentang bagaimana menyelesaikan tugas dalam organisasi • Membantu mereka memahami orang lain dan sudut pandang mereka • Mengajari mereka bagaimana berperilaku pada kondisi atau situasi yang baru dialami • Memberikan mereka penalaran yang berbeda di antara orang-orang. • Membantu mereka mengembangkan nilai yang berorientasi pada kesuksesan • Membantu mereka menempatkan dirinya dalam organisasi • Memberi kesempatan meraih sukses lebih tinggi
- 24. Rasa menghormati dibangun dari beberapa faktor Kepercayaan membuat segalanya menjadi jelas Menghargai orang lain sebagai aset Komunikasi yang jelas dan tidak ditutup-tutupi Etika itu tidak pandang bulu Anggota Tim adalah aset
- 25. Keragaman Untuk mempertahankan kekompakan dalam satu tim permasalahan mengenai perbedaan agama, ras, jenis kelamin, dll harus benar- benar dikesampingkan. Semua orang dapat memiliki kesempatan yg sama untuk terus berkarya utnuk mencapai tujuan perusahaan. Apabila keragaman ini menimbulkan masalah, maka lambat laun tanpa disadari rasa kepercayaan didlm suatu tim yg sdh ada akan terkikis sedikit demi sedikit. Untuk menghindari hal tersebut, pelatih dapat melakukan hal berikut: Melakukan Audit Budaya Mengidentifikasi kebutuhan spesifik kelompok yang berbeda. Hadapi benturan budaya Hilangkan bias kelembagaan
- 26. • Penanganan konflik di dalam tim - Bagaimana orang menanggapi konflik dalam tim - Upaya penyelesaian konflik dalam tim • Penghambat struktural dari tim • Beberapa alasan bahwa seseorang tidak dapat bekerjasama tim dengan baik, pada gilirannya dapat menyebabkan konflik, yaitu: - Perubahan cepat dapat menyebabkan pegawai dapat menyimpulkan bahwa mereka percaya tidak ada seorang pun selain diri mereka sendiri. - Karyawan yang memiliki pandangan “me centered” sulit untuk bekerja dengan orang lain. - Ego. - Ambisi untuk maju bersama.
- 27. Bagaimana orang menanggapi konflik di dalam tim Tanggapan tehadap semua konflik dapat dikategorikan sebagai berikut: • Tanggapan pribadi yang negatif • Tanggapan tim yang negatif • Tanggapan tim yang positif - Menyelesaikan perbedaan pendapat sebagai hal yang positif - Menyelesaikan perbedaan pendapat tanpa melibatkan atasan
- 28. Pemimpin tim dan anggota dapat menggunakan beberapa strategi untuk menyelesaikan konflik: • Rencana kerja untuk membangun sebuah budaya di mana individualitas dan perbedaan pendapat sebanding dengan kerjasama tim. • Menentukan kriteria yang jelas untuk mengambil keputusan. • Persaingan produktif. • Menyadari betapa sulitnya untuk bekerjasama dengan efektif dan menghabiskan energi yang diperlukan untuk mendapatkan jumlah yang tepat. • Memberikan pendapat dan kerjasama kedua tim ketika menyelesaikan masalah. • Mengajarkan bagaimana cara mengelola perbedaan pendapat yang baik. Upaya Penyelesaian Konflik Dalam Tim
- 29. Penghambat struktural adalah suatu prosedur administrasi, prinsip organisasi atau elemen budaya yang bekerja terhadap perubahan yang diberikan, dalam hal ini perubahan dari tim yang bekerja masing-masing. Penghambat struktural kerjasama tim yang umumnya ditemukan di organisasi: • Struktur unit • Akuntabilitas • Tanggung jawab • Kompensasi dan pengakuan • Perencanaan dan pengendalian Penghambat Struktural Tim
- 30. Penghargaan Terhadap Tim & Prestasi Individu Sistem kompensasi yang berhasil adalah mengkombinasikan penghargaan antara individu dan tim. Model untuk membangun system kompensasi individu dan tim: Menentukan ukuran untuk pencapaian prestasi Menentukan bagaimana mengukur prestasi Mengidentifikasi penghargaan yang akan ditawarkan Mengintegrasikan terkait dengan proses
- 31. Penghargaan Non Materi Pengharaan non materi dapat efektif sebagaimana juga insentif yang bisa berupa tiket menonton, voucher belanja, cuti, tiket konser, seminar, tiket pesawat dan hadiah elektronik atau produk rumah tangga.
- 32. Pengakuan Kerja Tim & Anggota Tim Beberapa contoh strategi penghargaan yang diterapkan organisasi: Membuat surat kepada keluarga karyawan mengenai hasil kerja karyawan yang memuaskan. Mengadakan makan siang bersama karyawan. Secara personal CEO mengucapkan “thank you for a job well done”. Memberikan hadiah terkait dengan hobi karyawan tersebut. Memberikan tempat parkir khusus untuk karyawan terbaik pada periode per bulan. Membuat “Wall of Fame” sebagai penghargaan performance. Setiap organisasi harus membangun pengakuan dengan caranya masing- masing yaitu: Melibatkan karyawan dalam mengidentifikasi jenis dari penghargaan. Melalukan perubahan list dari penghargaan secara periode. Memiliki variasi pilihan penghargaan untuk tiap level dari performa.
- 33. Memimpin Multicultural Team Tantangan yang berkaitan dengan budaya yang sering muncul di pada kerja sama tim termasuk perbedaan: Pendekatan mengenai komunikasi Attitut dalam berkeja Attitut mengenai kewenangan Pendekatan untuk membuat keputusan Berikut ini strategi yang dapat digunakan untuk menghadapi tantangan dalam memimpin multicultural team: Adaptasi Intervensi Structural Panduan Manajerial Exit
- 34. Studi Kasus Google Inc adalah sebuah perusahaan publik di bursa saham NASDAQ . Perusahaan ini didirikan pada tahun 1998 oleh Larry Page dan Sergey Brin . Besar teamwork dimulai dengan visi yang jelas dan budaya yang tepat . Apa Google Inc dimulai dengan adalah visi mereka tentang informasi yang jelas kepada dunia. Menjaga dengan visi memberikan orang berarti apa yang mereka lakukan . Dengan tidak adanya visi, mengapa melakukan apa-apa , mengapa bekerja di Google Inc ? Selain itu, Google Inc senilai budaya dan bahkan memulai Budaya Chief Officer untuk mengembangkan dan memelihara budaya untuk menjaga nilai- nilai inti perusahaan . Google Inc memiliki mereka " Googleplex " . Ini adalah kantor utama yang memiliki kamar latihan , video game , bobot , mesin dayung , dan lain lain. Mereka bahkan menyediakan makanan gratis 24/7 bagi karyawan mereka .
- 35. Studi Kasus Anda mungkin bertanya pada diri sendiri,apa ini harus dilakukan dengan kerja sama tim.Mereka membangun budaya mereka yaitu melihat akan membantu mengubah dunia dengan cara yang positif. Google Inc dibangun di atas kekuatan dari tim mereka sendiri. Tim mereka bahkan memiliki nama untuk diri mereka sendiri, yaitu seperti " Googler “, ini memberitahu bahwa Google Inc mengerti bahwa tim mereka adalah kunci keberhasilan mereka.Itulah mengapa mereka memberikan kembali kepercayaan kepada masing-masing anggota tim mereka. Untuk memiliki tim yang hebat dan kerja sama tim yang sangat baik , anda membutuhkan visi besar yang dipercaya dan diinginkan untuk orang-orang . Kemudian Anda perlu untuk mendapatkan orang yang tepat.
- 36. Terima Kasih