Presentasi Software Akuntansi MYOB
Download as PPTX, PDF2 likes2,751 views
MYOB adalah perangkat lunak akuntansi populer di Indonesia, dirancang untuk merekam transaksi bisnis dan menghasilkan laporan keuangan, terutama cocok untuk perusahaan menengah ke bawah. Sistem ini memiliki fitur pengendalian akses dan proses impor/ekspor data yang mendukung pelaporan dan manajemen data, tetapi memiliki beberapa keterbatasan seperti kurangnya modul aset tetap dan dukungan untuk perusahaan multi-company. Meskipun telah menerima banyak penghargaan, MYOB menghadapi tantangan dalam hal kompleksitas transaksi yang tinggi di perusahaan besar dan keterbatasan fitur perpajakan.
Presentasi Software Akuntansi MYOB
- 1. Kelompok 1•Aan Krissanto •Andy Novendra •Dian Ahmad •Mahala Claudia •Nur Istiqomah •Randy Nahendratama •Witdya Vernanda •Wynni Putri Utami •Yovanka Ercilia Source : Google
- 3. MYOB merupakan merupakan salah satu paket software akuntansi yang umum dan cukup popular di Indonesia. MYOB sangat berguna untuk merekam segala transaksi bisnis dan menghasilkan laporan keuangan secara otomatis. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang disamping jenis perusahaan yang lain pun bisa juga diterapkan. Paling cocok aplikasi ini diterapkan pada perusahaan menengah kebawah, untuk perusahaan besar rasanya tidak memadai, karena biasanya perusahaan besar jumlah transaksinya sangat komplek sehingga biasanya mempunyai program yang dirancang sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut. MYOB ( MindYour Own Business ) dimulai di Australia pada tahun 1991 dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenali kebutuhan yang unik dari perusahaan kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful, mudah dan terjangkau. Banyak penghargaan diterima oleh jajaran produk MYOB sejak tahun 1991 sampai sekarang. Pengenalan MYOB (Mind Your Own Buissness)
- 5. Berikut ini gambaran dan schema alur export dan import data ke MYOB
- 6. Proses export dan import bisa di bagi dalam 3 kelompok : • Import Data Master • Import Saldo Awal • Import Transaksi sehari-hari Import data master seperti data daftar akun, daftar pajak, daftar job, daftar pelanggan, daftar supplier, daftar item, daftar termin, daftar category dan daftar awal lainnya. Import Saldo Awal meliputi : saldo awal neraca, saldo awal job, saldo awal category, saldo awal piutang, saldo awal utang, saldo awal persediaan, saldo anggaran akun. Import transaksi sehari-hari seperti transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi pengeluaran kas, transaksi penerimaan kas, transaksi jurnal umum, transaksi pemakaian barang, transaksi retur pembelian dan penjualan dan
- 7. Impor data https://www.youtube.com/watch?v=BLdoHJ7x27g&index=8&list=PLY5Qzp2y4saAv90XgqZ9PbI toTti1LCDz (nantiada video tutorialnya) Ekspor data Dalam melakukanproses ekpor data item dari MYOB ke dalam file dalam format TXT sebenarnya tidak begitu sulit. Pada menu baris, klikFile, laluklikExport Data dan klikItemskemudian tampil jendela ExportFile. UntukselanjutnyaAnda tinggal mengikuti langkah-langkahdan menentukan tempat penyimpanan file dalam format TXT.
- 8. Membuat Daftar Barang Dan Memasukkan Saldo Awal Persediaan Barang
- 9. Membuat Daftar Barang Persediaan Barang a. Pilih Inventory→Items List. Kemudian klik “New” untuk mencatat persediaan barang dagang yang baru b. Muncul jendela Buying Details • “Buying unit of Measurement” untuk mencatat satuan barang yang dibeli, misal unit • “Number of item per buying unit” untuk ukuran terkecil, misal 1 lusin=12 unit • “Minimal level for Restocing Alret” untuk jumlah minimal yang ada digudang • “Primary Supplier for Recorder” untuk supplier yang sering diminta
- 10. Selanjutnya membuat Selling Details: • “Base Selling Price” untuk harga jual masukan barang, misal Rp $ • “Selling unit of measure” untuk satuan barang, misal unit, kg • “Number of item per selling unit” untuk untuk ukuran terkecil, misal 1 lusin=12 unit • “Tax Code When Sold” untuk kode PPN ketika penjualan c. Kemudian klik “New” untuk mengisi persediaan barang dagang berikutnya dan ulangi langkah- langkah sebelumnya. d. klikOK
- 11. pilih Inventory Counted inventory: • “Count Inventory” berisi jumlah persediaan barang dagang • “number” berisi kode inventory • “date” untuk mengisi tanggal sesuai tanggal awal bulan Pada colom terdapat: • “name” berisi nama inventory • “quantity” berisi jumlah quantity • “Unit Cost” berisi harga pokok per unit • “amount” berisi total quantity dikali unit cost Klik Record untuk menyimpan data MemasukkanSaldo AwalPersediaan Barang
- 13. Untuk membatasi akses, sebuah system harus membedakan antara pemakai yang sah dan pemakai yang tidak sah dengan cara mengecek apa yang dimiliki atau diketahui oleh para pemakai. MYOB menyediakannya dalam bentuk pembuatan PASSWORD agar nantinya hanya pengguna yg memiliki kewenangan saja yang dapat memgakses pembukuan sebuah perusahaan yang telah dibuat melalui aplikasi MYOB
- 15. Pembuatan Sub-Password dan import data ke MYOBComman Center > Setup > Preferences Tab Security > User Ids ( pd Myob sebelumnya bernama Password) Jendela User Access > tombol New ( u/ buat User ID baru). Kolom User ID > ketik nama user mis. ”Komdit” Kolom Password > ketik kode nya mis. “edit” > ketik ulang di kolom Confirm Password Kolom Available Functions (daftar fungsi-fungsi Myob): Untuk melakukan pengaturan fungsi yang boleh diakses oleh user ID > Not Allowed. Mis. klik kolom Not Allowed pada baris Account. Hasil > seluruh fungsi modul Account akan diberi tanda silang (x). Pengaturan ini berarti bahwa Anda tidak dapat mengakses semua fungsi pada modul Account. > OK Klik Ok kembali untuk menutup jendela Preferences.
- 16. Tutup Myob Accounting Buka kembali MYOB > file KOMDIT.myo Kotak dialog Sign-On > masuk menggunakan User ID yg telah ada: Administrator Ketik admin di kolom Password > Ok. Lanjutkan proses pembukaan file sampai jendela Command Center. Program Myob siap digunakan dan Anda dapat mengases semua fungsi Myob. tutup program, jika pada kotak dialog yang tampil pilih No. buka lg program > buka file KOMDIT.myo kotak dialog Sign-on yang tampil, ketik “Komdit” pada kolom User ID kolom Password ketik kode password User ID yg telah dibuat: edit > Ok Lanjutkan proses pembukaan file Myob sampai jendela Commad Center ditampilkan Pilih modul Account lalu klik Account List (myob akan menampilkan informasi bahwa User ID ini tidak dapat membuka jend ini) Klik Ok. Tutup program > ketika tampil konfirmaasi permintaan verifikasi data klik No. Menggunakan Password
- 17. BukaMyobAccounting > bukafile myobyangtelah dibuat,mis.KOMDIT.myo PadakotanSign-on> masuksebagaiAdministrator> klik Change Password(untukmengganti passwordmaster) KetikpasswordyanglamayaituadminpadakolomExitingPassword. kolomNewPassword> kodebarumis. Admin2> Ketikulang di ConfirmPassword KlikRecord(Myob akanmemberikankonfirmasibahwapenggantiansukses) > Ok Lanjutkanproses pembukaanfile MyobsampaijendelaCommandCenter ditampilkan. SekarangAndaakanmenggantikode sub-password Klikmenu Setup> Preferentces. Pilih tabSecurity> klik tombolUser Ids> dikolomUser ID kliknamaUser ID: “Komdit”. KliktombolEdit(jendela EditUser details ditampilkan)> padakolomPasswordketikkodepasswordyangbarumisalkanedit2 > ketik kembalidi Confirmpassword>Ok Kembaliike Jendela User Access.Kitadapatjg mengganti pengaturanaksesfungsi-fungsiMyob> OkUntukkaliini biarkantetappada pengaturansemula. KlikOk(u/ menutupjendela Preferences) Tutupprogram> padakotakkonfirmasiyangtampil pilih No. Mengganti Password
- 18. Menghapus Password Buka Myob Accounting > buka file myob yang telah dibuat, mis. KOMDIT.myo Pada kotan Sign-on > masuk sebagai Administrator > klik Change Password Ketik kode password pada kolom Exiting Password. Klik Record > Tampil konfirmasi bahwa penghapusan password sukses. Klik Ok Lanjutkan proses pembukaan file sampai pada jendela Command Center. Menghapus sub-password > Klik menu Setup > Preferences Pilih tab Security > User Ids > Pilih nama User ID mis. “Komdit” > klik Delete > Ok (u/ menutup jendela Usec Access) > Ok (menutup jendela Preferences) Tutup program > pada konfirmasi permintaan verifikasi data yang tampil klik No
- 19. Backup / Recover Saat Anda membuka data file MYOB tiba-tiba tampil pesan seperti “Error…., Index …., Termination Code…..,” dan lain sebagainya. Pesan ini tampil karena data MYOB telah rusak atau damaged sehingga tidak dapat dibuka lagi.
- 20. Jika Anda mengalami kejadian seperti hal diatas, beberapa kemungkinannya antara lain: 1. Adanya bad sector pada hardisk tempat menyimpan data MYOB. 2. Listrik mati mendadak saat MYOB masih beroperasi. 3. Langsung mematikan komputer saat data file MYOB masih beroperasi. (MYOB belum di shut down). 4. Koneksi jaringan LAN yang kurang bagus. sehingga koneksi antara komputer tempat menyimpan data MYOB berada dengan komputer lain sering terputus. 5. Serangan virus.
- 21. MYOB telah menyediakan fasilitas untuk memperbaiki dan mengoptimasi data file tampil pesan error pada data file. Secara umum cara mengatasi kerusakan pada data file ini bisa dilakukan dengan cara: 1. Bila data file MYOB masih bisa dibuka lewat program MYOB, segera optimasi data file MYOB tersebut. Apa yang harus dilakukan bila tampil error pada data file
- 22. 2. Bila Data MYOB tidak bisa tidak bisa dibuka lewat program MYOB, coba buka lewat menu Start pada windows, lalu pilih All Program>MYOB Premier/Accounting>MYOB Tools>MYOB Optimisation Assistant>Continue>file yang akan di optimasi>ikuti petunjuknya hingga proses optimise selesai. 3. Bila data file tidak dapat diperbaiki oleh fasilitas no.1 dan 2 diatas, berarti data file Anda sudah rusak dan tidak bisa digunakan lagi. Gunakan Backup data file MYOB Anda dan restore data file tersebut.
- 23. 1. Backup data MYOB Anda setiap hari. Simpan data MYOB tadi di tempat terpisah seperti di harddisk extention atau flashdisk. 2. Optimisasi secara rutin untuk memperbaiki kerusakan ringan dan agar data base menjadi rapi dan ramping kembali. 3. Setelah melakukan optimasi, lakukan verifikasi secara berkala untuk memantau kerusakan data Tips Maintenance Data File MYOB
- 26. This report lists: • transactions that have had dates, accounts and amounts changed • transactions added, deleted and reversed.
- 27. • Youcan track specific transactional,tax, account, payrolland system changes made to your company fileusing an audit trailtrackingsystem. Youcan then printan Audit Trail report which listsallthe changes recorded in a specifieddate range. • To track changes, go to the Setup menu, choose Preferences and then set the Use AuditTrailTrackingpreference in the Security tab.
- 29. Input Authorization Control Tersedianya fasilitas untuk membatasi fungsi autorisasi. (siapa hanya dapat melakukan apa)
- 30. Input Validation Control • Terdapat Numeric and alphabetic check pada saat pengisian jumlah pemesanan barang • Terdapat penggunaan logic test, sehingga pada nominal penjualan tidak bisa diisi dengan nilai negatif • Terdapat penggunaan Limit check, dimana ketika dilakukan pembayaran melebihi yang seharusnya, akan muncul error log • Invoice penjualan dapat dimasukkan tanggal sebelum current date • Terdapat fungsi sign check, mana akun yang harus debet, mana yang harus kredit
- 31. • Dalam menginput jenis persediaan sudah disediakan daftar nama item dan no item • Begitu juga dalam menginput penjualan di invoice, nomor dan nama item sudah tersedia,, jika kita mengetik sebagian saja nama/nomor item, akan muncul yang sesuai dan tidak di perkenankan menjual item yang tidak tersedia di list Pengendalian Transmisi Data
- 32. PENGENDALIAN PENANGANAN KESALAHAN • Kekurangan : saldo negatif diperkenankan.. mis : pada menu "transfer Money“ • Tidak ada control jika kita membayar hutang melebihi saldo kita, sehingga jika hutang hanya 200 ribu kita dapat menjurnal pembayaran lebih dari 200 ribu yg menyebabkan saldo negatif
- 33. •Teknik Processing Controls •Jika Jurnal tidak balance tidak bisa posting •Programmed Limit and ReasonablenessTest •File Controls •Telah ada menu back up dan restore PENGENDALIAN PENGOLAHAN
- 35. Kelebihan MYOBimport data ke MYOB • User friendly mudah digynakan oleh orang baru/awam • Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user. • Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan. • Kemampuan trash back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi. • Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan. • Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik.
- 36. • Adanya fitur backup dan restore data serta compact database yang memungkinkan database terpelihara dengan baik. •Mempermudah Anda mengambil keputusan. Karena dapat menampilkan atau menyediakan laporan kepada pengguna kapanpun dibutuhkan. Sehingga jangan karena Laporan Anda Terlambat, Bisnis Anda Terhambat. •Fitur Customer Feedback, customer dapat mengajukan saran – saran yang kemudian akan direalisasikan pada software FINA versi lebih lanjut. •Adanya penggunaan periode ketigabelas (tak selamanya
- 37. • Tidakbisa di backup • Database MYOB merupakan database yang dikunci, pengguna tidak dapat melakukan modifikasi laporan, modifikasi field, sehingga customization apabiladiperlukan relatif sulit. • MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada fitur perpajakan didalamnya. • Tidakada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul untuk mengelola assets yang dimiliki makaharus membeli add on lagi • Tidakada module Intercompany Reporting, sehingga apabila perusahaanmemerlukan modul untukmembuat laporan keuangankonsolidasi makaharusmembeli add on lagi Kelemahan MYOB
- 38. • Tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB. • Database MYOB merupakan file based sehingga kurang optimal jika digunakan untuk transaksi yang besar dan kompleks. Isu terbaru MYOB akan menggunakan server-based untuk databasenya sehingga optimalisasi pengolahan data lebih realistis. • Penjualan item, harga peritem hanya bisa di bawah 1M, fungsi pelaporan tidak sebaik DacEasy. (perlu dicek kebenarannya). • Belum mendukung multi gudang
- 39. Any Question?