Rancangan knowledge management
- 1. Rancangan Knowledge Management PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DALAM UNIT KERJA BAGIAN EKONOMI SETDA KAB.NATUNA By. Hastuti Tulisan ini merupakan: kumpulan dari tugas saya selaku mahasiswa di STIA LAN Bandung. And kepada rekan-rekan di Bagian Ekonomi terima kasih karena telah mengirimkan bahan pendukung tulisan ini. BAB I : PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Alvin Toffler (1980) dalam Jann Hidajat Tjakraatmadja dan Donald Crestofel Lantu (2006) membagi sejarah peradaban manusia dalam tiga gelombang perubahan yaitu, era manual, era mesin industri dan era pengetahuan. Era manual adalah suatu zaman dimana faktor dominan manusia dibutuhkan untuk mengelola sistem industri tradisional adalah otot (enerji-fisik). Era mesin industri, adalah suatu zaman dimana faktor dominan dari manusia yang dibutuhkan untuk mengelola sistem industri keterampilan bekerja menggunakan mesin (enerji-mesin). Dan Era pengetahuan adalah suatu zaman dimana faktor dominan dari manusia yang dibutuhkan untuk mengelola sistem kerja yaitu kualitas pikiran (knowledge content)yang digunakan dan diintegrasikan (dieksplisitkan atau explicit knowledge)pada setiap proses produksi, yang pada akhirnya diwujudkan (diekspilisitkan)pada produk atau jasa yang dihasilkan.Era pengetahuan telah melahirkan knowledge management yang mampu melahirkan learning organization (organisasi pembelajaran), yaitu organisasi yang mampu belajar dari pengalaman masa lalu, memiliki pengetahuan tentang konsumen maupun karyawan, mampu menyelesaikan berbagai permasalahan, dan dihuni oleh manusia-manusia yang memiliki pola pikir positif, mau dan mampu berbagi pengetahuan maupun pengalamannya, sehingga mampu menciptakan nilai tambah secara signifikan dan berkelanjutan, dengan menggunakan pengetahuan sebagai faktor utama. Charles Handy,1990, (dalam Managing Knowledge ―Building Blokcds for Success‖, Gilbert Probst et.al.1999), mengatakan kita telah berada pada suatu tahap di mana nilai dari modal intelektual perusahaan sering beberapa kali melebihi dari aset-aset material.Sebagai contoh, Coca-cola sebagai salah satu perusahaan pertama yang menyelenggarakan komunikasi mendunia dengan sistem digital. Semua informasi yang diperoleh memungkinkan Coca-cola mengembangkan perencanaan, layanan, pelatihan tanpa batas dan kolaborasi antar negara. Knowledge management dalam perusahaan ini juga merupakan pertimbangan dalam penilaian prestasi kerja dan proses evaluasi. Disini dapat dilihat bahwa knowledge management dapat dipandang sebagai suatu investasi dalam modal intelektual yang pada akhirnya akan menghasilkan corporate IQ lebih tinggi – yang berarti meningkatnya kemampuan perusahaan untuk mendapatkan pemikiran dan kerja kolektif yang paling baik. Hal yang sama dilakukan pada perusahaan Kuoni (Swiss Travel Agency), yang menerapkan ―knows‖ atau pengetahuan pada image produk mereka.
- 2. Merebaknya fenomena manajemen pengetahuan (knowledge management) dapat dilihat sebagai keinginan mengembalikan hakikat ―pengetahuan‖ dan menghindari pandangan bahwa pengetahuan adalah benda mati. Di dalam kehidupan berorganisasi, baik untuk bisnis maupun non-bisnis, pengetahuan selalu dikaitkan dengan potensi nilai yang ada pada berbagai komponen atau proses (aliran) keseluruhan ‖modal‖ dalam organisasi tersebut. ―Modal‖ disini tentu saja bukan hanya soal investasi dan uang, tetapi juga ―modal sosial‖ (social capital). Para proponen knowledge management selalu menegaskan bahwa sebuah organisasi seharusnya tidak berhenti pada ―memiliki pengetahuan‖ dalam arti menimbun tumpukan dokumen yang dilengkapi dengan alat temu-kembali. Persoalan terpenting yang dihadapi organisasi-organisasi modern saat ini adalah : bagaimana mengintegrasikan timbunan pengetahuan eksplisit itu kedalam keseluruhan kemampuan dan kegiatan organisasi? Di dalam aktivitas setiap organisasi, maka tidak dapat dihindari bahwa pengetahuan yang diperlukan adalah pengetahuan yang tertanam di dalam diri masing-masing pribadi dan juga tercakup dalam kerjasama antar pribadi. Semua ini bukan hanya pengetahuan eksplisit, tapi juga pengetahuan tacit, terlebih lagi pengetahuan ini menjadi dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan yang terjadi di dunia eksternal maupun internal dari sebuah organisasi.Berangkat dari pemikiran-pemikiran di atas, maka penulis sangat tertarik untuk mengimplementasikan knowledge management pada instansi Bagian Ekonomi Sekretariat Kabupaten Natuna, dalam rangka untuk mengembangkan segenap potensi sumber daya birokrasi (pegawai) yang ada guna meningkatkan kinerja yang efisien, untuk mewujudkan visi dan misi Kabupaten Natuna melalui dukungan aparat yang kompeten, serta mampu berkompetensi baik di tingkat daerah, nasional bahkan internasional sekalipun, dan yang terpenting adalah mampu melaksanakan fungsi sebagai public servant secara baik dan tepat guna. Hal tersebut dikarenakan, kebanyakan organisasi (instansi) pemerintah yang ada sekarang apalagi yang ditingkat lokal (daerah) kurang memahami potensi manusia sebagai penghela organisasi, atau potensi pegawai sebagai sumber pembentuk human capital organisasi. Fenomena ini terjadi karena organisasi kurang memahami potensi yang bersumber dari kompetensi pegawai, yang bersama-sama dengan modal fisik dapat meraih kekayaan bagi organisasi serta kesejahteraan bersama secara maksimal. Lebih lanjut untuk merubah pandangan bahwa para pegawai hendaknya dipandang tidak hanya sebagai sumber daya organisasi yang diperkerjakan karena memiliki kompetensi intelektual (pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan pengalaman yang relevan), namun para pegawai harus dapat diperlakukan sebagai anggota organisasi yang memiliki potensi yang sangat menentukan keberlangsungan serta perkembangan organisasi, yang dapat mengembangkan dan mengarahkan untuk mencapai sasaran dan visi organisasi di masa depan. 1.2. Permasalahan Berkenaan dengan hal diatas, maka sangatlah penting bagi organisasi khususnya pada Bagian Ekonomi Setda Kab. Natuna untuk melakukan perubahan, atas sumber daya (man), sistem dan struktur yang membingkainya. Perubahan ini akan berhasil bila para pegawai yang berada di dalamnya memiliki komitmen untuk melakukan perubahan (It is changes from myself). Berpijak dari itu, maka penulis ingin mengangkat permasalahan; Penerapan Knowledge Management pada Bagian Ekonomi Setda Kab.Natuna dalam rangka meningkatkan efektivitas
- 3. kerja dan mencapai tujuan organisasi‖. BAB II KAJIAN TEORITIS DAN ANALISIS 2.1. Pengertian Knowledge Management Istilah knowledge management pertama kali diperkenalkan pada tahun 1986, dalam konferensi manajemen Eropa (American Productivity and Quality Center, 1996). Untuk dapat memberikan definisi knowledge management, pertama yang harus dipahami adalah tentang pengetahuan itu sendiri. Davenport dan Prusak (1998) membedakan pengertian antara data, informasi dan pengetahuan yaitu : ―knowledge is neither data nor information, though it related toboth, and the differences between these terms are often a matter of degree‖. Data is a set of discrete,objective facts about events. Information is data that makes a difference. Knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information,and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices, and norms.. Knowledge ----- Data-----Symbols-----Information Sementara itu dalam buku yang ditulis oleh Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei Choo, (1998), disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian knowledge sebagai berikut: (1). Pengetahuai merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan; (2). Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan; (3). Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut; (4). Penciptaan inovasi. Carl Davidson dan Philip Voss (2003) mengatakan bahwa mengelola knowledge sebenarnya bagaimana organisasi mengelola staf mereka, berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi. Sebenarnya menurut mereka bahwa ―knowledge management‖ adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara. Menurut Bill Gates (1999), Knowledge management tidak lebih dari mengelola aliran informasi, menyampaikan informasi yang benar kepada orang yang membutuhkannya sehingga mereka dapat bertindak sesegera mungkin. Sedangkan Gartner Group (Eyler,2001), knowledge management adalah salah satu kaedah untuk membentuk, mendapatkan, mengorganisasi, dan dapat diguna semula bagi aset organisasi. 2.2. Membangun Knowledge Management Pada Perspektif Teori Merujuk buku Managing Knowledge ―Building Blocks for Successs‖ oleh Gilberts, Steffen Raub dan Kai Romhadrt, ada 12 aitem yang dapat dijadikan pinjakan dalam menerapkan knowledge management di dalam sebuah organisasi yaitu: 1. Managing Knowledge, yaitu bagaimana peran manager pertama, mempergunakan ―hidden― atau harta yang tersembunyi di dalam pikiran karyawan guna melakukan inovasi perusahaan untuk menuju masa depan perusahaan, kedua, mengerakkan ke "knowledge society‖ atau kearah
- 4. masyarakat pengetahuan, dan menjadikan pengetahuan sebagai asset,ketiga mendorong perusahaan untuk mengenali pentingnya perusahaan sebagai sumber daya. 2. The Company’s Knowledge Base, yaitu adanya kemampuan untuk membedakan dan mengolah antara symbol, data, informasi dan pengetahuan, dari invidu-individu ke group yang diaplikasikan lebih lanjut pada aktivitas-aktivitas. 3. Building Blocks of Knowledge Management, yaitu dengan menganalisa, situasi dan struktur aktivitas managemen pengetahuan yang didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan teoritis dan sebagian problem nyata. 4. Defining Knowledge Goals yaitu menentukan tujuan pengetahuan yang didasarkan atas norma, operasional dan strategis. 5.Identifying Knowledge yaitu perusahaan/organisasi harus dapat mengakses lingkungan pengetahuan baik internal maupun ekternal. 6. Acquiring Knowledge, yaitu membawa konsultan-konsultan yang mempunyai pengetahuan teoritis dan pengalaman praktis yang tidak dipunyai di dalam perusahaan, baik melalui rekruitmen orang maupun produk. 7. Developing Knowledge yaitu melalui kepintaran (10%) dan inspirasi (90%). Pengetahuan baru adalah dasar dari inovasi dan ciptaan. 8. Sharing and Distributing Knowledge, dimana supaya informasi atau pengalaman dapat digunakan oleh keseluruhan perusahaan. 9. Using Knowledge, bahwa salah satu fungsi manajemen adalah untuk memastikan bahwa perusahaan mempergunakan ketrampilannya. 10. Preservind Knowledge, yaitu memanfaatkan keahlian seseorang sekalipun mereka keluar dari perusahaan, dengan mempergunakan memori. 11. Measuring Knowledge, melalui pengukuran pengetahuan untuk menaksir efisiensi manajemen pengetahuan 12. Incorporating Knowledge Management, suatu perubahan dinamis yang dapat membawa trend baru ke dalam suatu organisasi seharusnya tidak dihargai rendah. Berbagai literatur menurut Jann Hidajat Tjakraatmadja dan Donald Crestofel Lantu, menjelaskan pentingnya knowledge management bagi organisasi, walau pemahaman akan knowledge management itu sendiri masih berbeda. Namun demikian banyak perusahaan atau praktisi menyakini bahwa knowledge management telah menjadi faktor penentu keberhasilan perusahaan, terutama karena : 1. Para pekerja perusahaan selain telah menjadi modal (human capital) utama untuk menciptakan kekayaan perusahaan juga merupakan modal perusahaan yang bersifat unik. 2. Knowledge management mewakili sebuah logika progresif yang maknanya melebihi dari sekedar manajemen informasi. 3. Knowledge management dapat dipandang juga sebagai perwujudan dari sebuah integrasi dan sekaligus kulminasi dari berbagai metode organisasi yang pernah ada. Knowledge management sebagai suatu aliran informasi antar pelaku organisasi menuntut setiap individu dalam organisasi untuk learning secara kontinyu. Peter Sange (1990) mengatakan bahwa organisasi atau perusahaan harus dapat menciptakan komitmen antara pelaku organisasi dengan belajar secara kontinyu dan menyeluruh (comprehensively), cepat (speed) disetiap tingkatan.
- 5. Ada lima disiplin yang menjadi unsur utama dalam proses pembelajaran yaitu: personal maste, mental models, learning tim, system thingking, dan membangun visi bersama. Sementara itu Bill Gates mengemukakan beberapa langkah utama yang harus diikuti dalam menumbuhkan potensi sumber daya manusia, seperti: sosialisasikan e-mail, bangun jaringan (network) dan hubungan on-line, dorongan dan komitmen seluruh pihak dalam perusahaan, membangun tim virtual dan bangun jalur umpan balik digital. 2.3. Sekilas tentang Bagian Ekonomi Setda Kab. Natuna Bagian Ekonomi Setda Kab.Natuna merupakan salah satu unit bagian yang berada di bawah Sekretariat Daerah Kabupaten Natuna. Berdasarkan Peraturan Daerah (Perda) Nomor 04 Tahun 2001, Pasal 30 Bagian Ekonomi mempunyai tugas pokok : melaksanakan dan mengkoordinasikan dan penyusunan pedoman untuk petunjuk teknis pembinaan perekonomian daerah, memonitor perkembangan dibidang sarana dan prasarana perekonomian dan peningkatan produksi serta pembinaan lingkungan hidup. Sedangkan Fungsi Bagian Ekonomi : 1. Pengumpulan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan, dibidang produksi pertanian, industri, pertambangan dan energi, perdagangan dan industri serta kepariwisataan, seni dan budaya. 2. Pengumpulan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk pembinaan di bidang transportasi dan komunikasi. 3. Pengumpulan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan dibidang sarana prasarana perekonomian dan permukiman. Struktur dan Sumber Daya Manusia di Bagian Ekonomi, Bagian Ekonomi, memiliki dua sub bagian yaitu sub bagian promosi daerah dan sub bagian sarana dan prasarana. Sedangkan SDM berdasarkan klasifikasi pendidikan terdiri atas S2 (1 orang), S1 (3 orang), D3 (2 orang) dan SMU (5 orang). Masyarakat-----Pemerintah-----Swasta Bahwa bagian ekonomi merupakan salah satu unit yang cukup penting dalam ikut menyukseskan pembangunan di Kabupaten Natuna, dalam rangka untuk kesejahteraan kehidupan masyarakat. Dan yang terpenting adalah mensinergiskan antara pemerintah, swasta dan negara. Dalam menjalankan tugasnya sasaran yang ingin diraih, adalah mewujudkan visi dan misi Kabupaten Natuna, sebagai berikut : Visi Jangka Pangjang Kabupaten Natuna, (2006-2026) yaitu : Menuju Natuna MAS (Makmur, Adil dan Sejahtera) Misi : 1. Mewujudkan sumberdaya yang beriman dan bertaqwa serta menguasai ilmu Pengetahuan dan Teknologi 2. Mewujudkan pemerintah yang baik dan bersih 3. Mempercepat pembangunan Ekonomi Kerakyatan yang mampu bersaing 4. Meningkatkan pembangunan sarana, prasarana dan pengembangan wilayah.
- 6. 2.4. Grand Design Penerapan Knowledge Management pada Bagian Ekonomi Setda Kab. Natuna Pembangunan Kabupaten Natuna yang dilakukan selama ini telah cukup membawa kemajuan di berbagai bidang kehidupan masyarakat. Hal ini terlihat dari peningkatan pertumbuhan ekonomi daerah yang cukup memadai, pembangunan manusia dan sosial budaya yang telah mulai meningkat, pembangunan fisik dan lainnya. Namun demikian, masih banyak tantangan dan permasalahan yang belum sepenuhnya dapat diselesaikan sampai saat ini, sehingga masih perlu dilakukan dan ditingkatkan upaya-upaya yang lebih aktif untuk menanggulangi permasalahan dan kendala tersebut, yang ditunjang dengan persoalan demografi (letak geografis) sebagai sebuah daerah kepulauan, SDM yang terbelakang akibat tidak adanya pemerataan pembangunan pada masa orde baru, dan kebijakan otonomi daerah yang belum dihargai sepenuhnya sebagai milik bersama (bangsa). Oleh karena itu dalam menghadapi era teknologi, globalisasi dan era pengetahuan sekarang, maka suatu perubahan harus diambil dari kondisi yang ada sekarang untuk menata masa depan yang lebih baik, sehingga cita-cita mulia sebagaimana terjabar dalam visi Kabupaten Natuna, menuju Natuna MAS (Makmur, Adil dan Sejahtera) dapat terealisasi, yang salah satunya melalui dibangunnya knowledge management, pada institusi pemerintah Kabupaten Natuna. Berikut, yang penulis usulkan untuk dapat diterapkan di Bagian Ekonomi Setda Kabupaten Natuna, dalam rangka implementasi knowledge management melalui 5 (lima) pendekatan yaitu knowledge, manusia, sistem, struktur dan reward. Untuk mendapatkan hasil yang optimal dari kegiatan knowledge management, kelima strategi, ini harus dilakukan secara sinergis (saling berhubungan). MANUSIA-----SISTEM-----STRUKTUR-----MONEY-----Knowledge Management 1. Knowledge Sebagai pendekatan pertama untuk membangun knowledge management di lingkungan Bagian Ekonomi Setda Kab. Natuna adalah, bagaimana memberikan pengertian (pemahaman) kepada para pegawai (yang mayoritas) memiliki SDM masih rendah, mengerti akan pentingnya pengetahuan di dalam meningkatkan produktivitas kerja (kesadaran akan knowledge management). Selanjutnya adalah memotivasi dan menyakinkan mereka, bahwa mereka adalah orang-orang yang memiliki knowledge yang akibat sistem dan struktur kaku, membelenggu kreativitas mereka yang mengakibatkan pernah tidak pernah mempergunakan knowledge untuk berkreasi dan berinovasi. Selanjutnya menumbuhkan kepercayaan bahwa men-sharing pengetahuan kepada kelompok kerja akan memiliki nilai (value) yang lebih besar bagi peningkatan produktivitas kerja daripada sendiri. Anekdot yang selama ini melekat ―Siapa yang rajin, itulah yang pintar (bisa)‖ dan ―Pintar-pintar sendiri‖, ketika berhadapan dengan organisasi (unit kerja) harus dirubah menjadi organization knowledge, karena di dalam organisasi telah terjadi proses integrasi pengetahuan, emosional dan spiritual secara simultan, melalui sistem dan struktur kerja,dan olah pikir orang-orang di dalamnya. Selanjutnya pembentukan pengetahuan dapat pula melalui teori pembentukan pengetahuan yang diperkenalkan oleh Nonaka dan Takeuchi. Bahwa pengetahuan dapat terbentuk lewat 4 (empat)
- 7. mode yaitu sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi. Keempat mode ini membentuk suatu putaran (siklus) yang oleh Nonaka dan Takeuchi disebut sebagai positive knowledge spiral, dimana pengetahuan (knowledge) dalam suatu organisasi/lembaga/perusahaan pada awalnya berasal dari individu, kemudian ditransformasikan ke kelompok, selanjutnya ke organisasi dan akhirnya antar organisasi. Langkah berikutnya adalah pemetaan knowledge yang ada pada diri pegawai. Pemetaan atas knowledge dapat dilakukan dengan menyebarkan kuesioner diantara pegawai serta memberikan muatan knowledge pada setiap unit kerja/fungsi kerja dalam organisasi dengan melihat alur (proses) Input-Proses-Output (IPO). Hasil atas kuesioner dan IPO ini kemudian dimasukkan dalam data base, yang bisa diakses bersama, sehingga dapat meningkatkan kompetensi pegawai secara terbuka dan transparan. Knowledge Management akan memberikan nilai lebih, apa bila ia mampu dipelihara dan dikembangkan. Menurut Hansen, Nohria dan Tierney (1999) dapat dilakukan dengan strategi kodifikasi (codification strategy) dan strategi personalisasi (personalization strategy) 2. Pendekatan Manusia Pendekatan berikutnya adalah manusia. Manusia merupakan kunci penting di dalam organisasi, karena ia merupakan pelaku utama sampai saat ini. Bagaimana ia dapat menjadi penting?. Adalah dengan menjadikan para pegawai itu sebagai sumber daya asset intelektual yang melebihi dari aset lainnya. Sumber daya manusia organisasi; mengacu kepada bagaimana manusia dikembangkan, dilatih, disosialisasikan, diintegrasikan, dimotivasi dan bagaimana karier mereka di-manage (dalam konteks internal). Sementara itu dalam konteks ekternal yaitu bagaimana para pegawai menjaga/menjalin relationship dengan pihak luar, baik itu pengguna jasa, masyarakat maupun sesama organisasi pemerintah lainnya. Dalam kerangka membangun sumber daya manusia ini, peran utama ada pada pemimpin-Kepala Bagian Ekonomi. Sebagai leadership. Bagaimana ia mampu merapkan pola-pola kepemimpinan yang baik dan mampu memanagerial organisasinya, terutama memanagerial para bawahannya, untuk bekerja dan membangun tim secara bersama-sama untuk mewujudkan visi organisasi. Ketika para pegawai sudah mengerti dan dapat membangun knowledge, maka langkah selanjutnya yang tidak kalah penting adakah menjadikan knowledge management itu sebuah budaya kerja, yang melekat dan terpelihara di dalam organisasi. Kaisa menyebutkan pentingnya budaya lingkungan dalam membangun program knowledge management,: "success is based more on a human driven approach and deep integration rather than technology approach‖. Oleh karena itu, nilai dan kepercayaan, motivasi dan commitment, serta insentif (reward) untuk knowledge sharing merupakan bagian dari lingkungan budaya 3. Pendekatan Sistem Pendekatan sistem ini diperlukan, dalam hal untuk mengkaji bagaimana sistem yang ada saat ini, apakah masih relevan untuk masa depan?. Menurut penulis, sistem yang ada saat ini perlu di reform, dengan melakukan rancang bangun sistem yang baru yang disesuaikan dengan fungsi
- 8. dan tugas dari Bagian Ekonomi dengan memperhatikan perkembangan globalisasi (teknologi informasi). Karena sebagai insitusi pemerintah, Bagian Ekonomi tidak terlepas dari kegiatan public servant . Oleh karenanya dari sistem yang ada saat ini dimana proses (sistem) masih dikerjakan secara manual dan berdiri sendiri-sendiri dalam sub-sub bagian dan job discription masing-masing pegawai, harus dirubah total dengan merancang sebuah sistem baru melalui penerapan teknologi informasi melalui SOP (Standar Operasional dan Prosedur) yang dapat memberikan input----output ----feedback, dengan membangun jaringan yang dapat mensinergiskan antara tugas masing-masing individu (job discription) dan sub-sub bagian yang ada, melalui server database. Melalui data base ini, maka pengelolaan atas data ----informasi-----pengetahuan----aktivitas---- visi organisasi melalui pejabaran----misi-----strategi-----program------operasional akan dapat dibangun secara bersama-sama. Hal terpenting dari kegiatan ini, adalah terbangunnya tanggungjawab tim di dalam organisasi. 4. Pendekatan Struktur. Struktur merupakan suatu kerangka kerja dimana aktivitas para anggota organisasi dikoordinasikan untuk melaksanakan kegiatan organisasi, guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Persoalan yang mendasar terjadi di dalam instansi pemerintah adalah struktur yang gemuk, hirarki dan panjang (berbelit-belit). Maka, berdasarkan rancang bangun sistem diatas akan diketahui bagaimana stuktur yang tepat yang dibutuhkan bagi organisasi dan bila dirasakan perlu untuk melakukan ―downszising‖, maka Bagian Ekonomi harus berani mengambil langkah reformasi terhadap perubahan struktur yang disesuaikan dengan sistem kerja. 5. Pendekatan Money Walaupun pendekatan ini tidak merupakan hal yang prinsip, namun isentif (reward) ini dapat menjadi motor pengerak atas kreativitas yang akan dibangun oleh para pegawai terhadap organisasinya. Derasnya tuntutan perubahan terhadap instansi pemerintah, kinerja birokrasi kadang tidak dibarengi akan tuntutan feed back berupa bonus atau kenaikan gaji yang disesuaikan dengan standar kehidupan, mengakibatkan banyak inovasi-inovasi atau kreativitas yang dimiliki pegawai, kemudian dialihkan melalui sektor swasta hanya demi mendapatkan imbalan untuk menunjang kehidupan mereka. Oleh karenanya, faktor insentif yang halal patut menjadi pertimbangan lebih lanjut dalam kerangka memajukan dan mencapai tujuan organisasi. Bagaimanapun pegawai merupakan salah satu warga negara, yang berhak untuk dapat menikmati hidup yang lebih layak, dan bukan menjadi orang yang selalu terpinggirkan selama ini akibat paradog korupsinya. Selanjutnya langkah atau strategi penerapan knowledge management, pada Bagian Ekonomi, melalui kajian atas managing knowledge, Gilbert Probst et.al serta beberapa literalatur lainnya : 1. Pimpinan harus dapat mengenali knowledge management, yang ada di dalam pikiran para bawahannya, mengutif Gilbert Probst et.al,1999 sebagai ―hidden treasure‖. Para pegawai (staf) yang selama ini hanya dibiarkan ―menyendiri‖ diajak untuk senantiasa berkomunikasi. Karena dengan seringnya melakukan komunikasi, akan membangkitkan ―hidden treasure‖ yang ada selama ini hanya tersembunyi di dalam pikiran staf. Melalui komunikasi yang sering, juga akan
- 9. membangkitkan para staf, untuk berani mengeluarkan pikiran dan terpacu untuk melakukan kreativitas (inovasi). Dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari individu-individu atau kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan, atau kadang kala dalam rutinitas organisasi. Pengetahuan diperoleh melalui media yang terstruktur seperti: buku, dokumen, hubungan orang ke orang yang berkisar dari pembicaraan ringan hingga ilmiah. Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus tacit, beberapa pengetahuan dapat dituliskan di kertas, diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat, atau diekspresikan dalam bentuk gambar. Riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam struktur : - 42 % dipikiran (otak) karyawan; - 26 % dokumen kertas; - 20 % dokumen elektronik; - 12% knowledge base elektronik. 2. Para staf, diajarkan untuk mampu membedakan antara data, informasi dan pengetahuan serta bagaimana hubungan diantaranya, yang selama ini melekat dengan rutinitas pekerjaan sehari- hari, namun hanya diartikan sebagai file-file (dokumen) data mesti disimpan di rak-rak file. Para staf harus mampu memilah data yang sering diterima sebagai suatu disktrit yaitu fakta-fakta obyektif mengenai kejadian atau obyej-obyek tertentu. Data ini akan menjadi informasi jika diolah (disortir, dianalisis dan ditampilkan dalam bentuk yang dapat dikomunikasikan melalui bahasa, grafik atau tabel. Data yang telah diolah tersebut akan menjadi informasi dan memberikan nilai (value) karena telah mengalami konstektualisasi (dikategorikan, dikalkulasikan, diperbaiki dan diolah). Dari kumpulan informasi yang saling terhubungkan (terstruktur) secara sistematik dan memiliki makna ini akan melahirkan pengetahuan. Davenport dan Prusak memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C : comparation, consequences, connections dan conversation. Dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari individu-individu atau kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan, atau kadang kala dalam rutinitas organisasi. Penciptaan pengetahuan secara efektif tergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut yang dimunculkan oleh hubungan-hubungan bersama. Dalam konteks organizational, bisa berupa fisik, maya, mental atau ketiganya. 3. Selanjutnya adalah pimpinan harus dapat memperlakukan pengetahuan tersebut sebagai suatu sumber daya, dan merangsang gagasan praktis para individu untuk di sharing kepada kelompok (unit kerja) sehingga mampu melahirkan gagasan baru bagi peningkatan dan pengembangan organisasi dan pencapaian tujuan organisasi. 4. Pengetahuan yang dimiliki Institusi (Bagian Ekonomi) harus dapat menterjemahkan Visi Kabupaten Natuna melalui penjabaran atas norma (menciptakan kondisi pengetahuan dan komitmen yang berorientasi kepada visi), strategic (menetapkan program-program yang
- 10. mengarah pada pencaiapan visi) dan operasional (memastikan program dilaksanakan dalam kegiatan unit kerja Bagian Ekonomi). 5. Selain faktor internal, bagian ekonomi juga harus mampu mengakses lingkungan pengetahuan yang datangnya dari luar. Hal ini dilakukan dengan melakukan indentifikasi atas pengetahuan luar yang ada dengan kondisi bagian ekonomi itu sendiri atau adanya ―relevansi lingkungan pengetahuan‖. Malhotra (2000) dalam (Bambang Setiarso,2003) mengingatkan bahwa dinamika penerapan knowledge mamagement saat ini merupakan konsekuensi logis dari kehidupan suatu organisasi yang harus selalu menyiapkan respon terhadap lingkungan yang bercirikan dua hal yaitu : - kerumitan atau kompleksitas, disebabkan oleh peningkatan jumlah, keragaman dan saling ketergantungan antara berbagai entitas di dalam suatu lingkungan organisasi - gejolak lingkungan atau turbulensi, ditentukan oleh semakin cepatnya siklus ( cycle-time) dari setiap kejadian atau peristiwa 6. Melakukan acquiring knowledge, hal ini perlu, karena walaupun di lingkungan Bagian Ekonomi, telah tumbuh knowledge, namun dengan tingginya pertumbuhan knowledge, maka tidak disalahkan bila melakukan acquring knowledge, (membawa konsultan untuk pengembangan institusi. Acquring dapat diklasifikasikan atas dua bagian, pertama atas orang, yang dilakukan melalui perekrutan, headhunting, kontrak/perjanjian kerjasama, konsultan umum dan konsultasi, kedua melalui produk, dengan membeli perangkat lunak (CD-ROM), pengadaan atas riset dan pengembangan, pengenalan atas paket sofware, membuat desin-desain, melakukan rancang bangun, pelatihan-pelatihan dan memperkerjakan para ahli. 7. Melalui pengembangan pengetahuan (developing knowledge), yang dapat dilakukan melalui emsting pendekatan (merancang bangun), thing-thanks, memusatkan kecerdasan dan ketrampilan yang bersifat kritis kepada organisasi secara keseluruhan, belajar di tempat kerja, dan belajar dari masa lampau. 8. Melalui sharing dan distributing pengetahuan, yang dapat dilaksanakan melalui koordinasi kerja baik secara internal organisasi maupun di luar organisasi, sehingga akan terjalin jaringan kerja. Menurut David J.Skryme (dalam the 3Cs of knowledge sharing ) salah satu tantangan knowledge management adalah menjadikan manusia berbagi knowledge mereka. Untuk menghadapi tantangan tersebut dia menyarankan tiga C yaitu : Culture, Co-opetition (menyatukan kerjasama dengan persaingan) dan Commitment. 9. Mempergunakan knowledge dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelanggan (customer). Salah satu fungsi dari bagian ekonomi adalah berhubungan dengan sektor pelayanan jasa (pemberian izin), untuk itu harus dibangun sistem rancang bangun pelayanan yang efektif dan efisien misalnya dengan memanfaatkan teknologi informasi. 10. Melalui preservind knowledge, dengan memanfaatkan keahlian seseorang yang berada di luar organisasi, serta adanya kemauan untuk melakukan transformasi pengetahuan, seperti halnya di Jepang, dimana orang yang lebih tua (sempai) bertugas mengajar, sedang yang lebih muda
- 11. (kohai) bertugas belajar. Disampign itu mulai melakukan pendokumenan (memori) atas asset intelektual yang pernah dimunculkan. 11.Melalui measuring knowledge, hal ini dilakukan untuk mengetahui sejauhmana efisiensi pengetahuan yang telah diterapkan. Disamping itu pengukuran diperlukan sebagai suatu dasar ―akuntai pengetahuan‖ yang dapat digunakan dalam menyusun berbagai aktivitas perusahaan. 12.Melalui incorporating knowledge management, dimana semua upaya untuk mengelola pengetahuan harus diawali dengan sebuah kejujuran untuk menilai diri sendiri, dimana organisasi yang kita bangun harus dapat dilihat kekuatan dan kelemahannya. Dan yang terpenting pula dari ke 12 strategis diatas adalah adanya Komitmen pimpinan untuk berani mengambil suatu sikap dan langkah perubahan di dalam organisasinya, walaupun pada bidang (unit kerja) yang lain tidak melakukan perubahan. Pemikiran untuk melakukan perubahan fundamental dalam cara berorganisasi telah melahirkan pemikiran tentang manajemen perubahan. Menurut Worren, Ruddle dan Moore (1999) istilah manajemen perubahan (change management) saat ini dipakai untuk mencakup teori dan praktik yang berhubungan dengan pengembangan organisasi (organizational development), sumber daya manusia, manajemen proyek, dan perubahan strategi organisasi. Manajemen perubahan menjadi upaya perubahan organizational yang lebih besar, bersama dengan komponen lain, yaitu : - pengembangan strategi - penyempurnaan proses dan - penerapan teknologi 2.5.Action Plant atas Knowledge Management di Bagian Ekonomi Sebagai langkah awal penerapan knowledge management, bisa dimulai dengan melalukan tindakan-tindakan sebagai berikut : 1. Membangun komunikasi disemua staf (lini) dan sharing pengetahuan. 2. Membangun kebebasan untuk menyampaikan pendapat, ide dan inovasi kreativitas. 3. Memetakan sumber pengetahuan (knowledge mapping) baik secara online maupun offline, pelatihan, penuntunan, dan perlengkapan untuk akses pengetahuan. 4. Mulai menerapkan proses mengkoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasi,dan menyebarkan informasi/pengetahuan ke seluruh unit di organisasi agar informasi pengetahuan itu berguna bagi siapa yang memerlukannya; 5. Mengorganisasikan dan menganalisis informasi dalam database lembaga sehingga pengetahuan dari hasil analisis tersebut dapat segera dipakai bersama oleh organisasi 6. Mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang penting, kapan dan bilamana diperlukan. Ini mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, ramalan dan cara-cara mengatasi masalah. Secara teknologis, intranet, groupware, data warehouses, bulletin boards, dan sebagainya adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan menyebarkan pengetahuan; 7. Merekam (memori) setiap pengetahuan yang ada yang diciptakan agar dapat dijadikan bahan rujukan untuk pengembangan lebih lanjut 8. Merancang bangun sebuah sistem data base yang mempunyai kemampuan dan kemudahan akses, bagi organisasi internal, lokal maupun pengguna jasa. 9. Merancang bangun grand desing pelayanan yang efektif, efisien dan murah. BAB III : PENUTUP
- 12. 1. Era pengetahuan telah melahirkan knowledge management yang mampu melahirkan learning organization(organisasi pembelajaran). 2. Di dalam aktivitas setiap organisasi, pengetahuan yang diperlukan adalah pengetahuan yang tertanam di dalam diri masing-masing pribadi dan juga tercakup dalam kerjasama antar pribadi 3. Mengelola knowledge sebenarnya merupakan bagaimana organisasi mengelola staf mereka dari pada berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi, dalam rangka mencapai tujuan organisasi. 4. Strategi grand design yang dapat dipakai pada Bagian Ekonomi untuk dapat melakukan perubahan atas institusinya menuju implementasi knowledge management dapat dilakukan melalui lima pendekatan yaitu : Pengetahuan sebagai proses perubahan, Manusia, Sistem, Struktur dan Money. 5. Komitmen pimpinan untuk berani mengambil suatu sikap dan langkah perubahan di dalam organisasinya Literatur : - Bambang Setiarso, Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) dan Proses Penciptaan Pengetahuan, web Ilmu Komputer.com - Bambang Setiarso, Berbagi Pengetahuan, Siapa yang Mengelola Pengetahuan, web Ilmu Komputer,com. - Bambang Setiarso, Penerapan Knowledge Management pada Organisasi, Studi Kasus di Salah Satu Unit Organisasi LIPI, web Ilmu Komputer.com - Bambang Setiarso, Teori Pengembangan dan Model ―Organizational Knowledge Management System (OKMS), web Ilmu Komputer.com - Gilbert Probst, Steffen Raub and Kai Romhardt, 1999, Managing Knowledge ―Building Blocks for Success, John Wiley & Sons, Ltd, New York. - Jann Hidajat Tjakraatmadja dan Donald Crestofel Lantu,2006, Knowledge Management dalam Konteks Organisasi Pembelajar, Sekolah Tinggi dan Manajemen (SBM), Institut Teknologi Bandung. - Jasdy bin Hassan dan Abd Hakim bin Mohammed, Knowledge Management dalam Organisasi Pengurusan Fasiliti, Malaysia. - Peter Senge, Richard Ross, Bryan Smith, Charlotte Roberts, Art Kleiner, Disiplin Kelima, Strategi dan Alat-alat untuk Membangun Organisasi Pembelajaran, Interaksara. - Ribhan, Knowledge Manajemen, Perilaku Organisasi Masa Depan -------Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) Kabupaten Natuna Tahun 2006-2026, ------ -Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Natuna. -------Peraturan Daerah Kabupaten Natuna Nomor 04 Tahun 2001. -------Knowledge Management—Emerging Perspectives, web. Wikipedia.