Result based performance planning toolkit
- 1. АЖИЛТНУУДЫН ГАРЫН АВЛАГА Компанийн лого ҮР ДҮНД ТӨВЛӨРСӨН ГҮЙЦЭТГЭЛИЙН ТӨЛӨВЛӨГӨӨ БОЛОВСРУУЛАХ ГАРЫН АВЛАГА 3 дахь шинэчилж боловсруулсан хувилбар 2013 ОН Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 1
- 2. ТАНИЛЦУУЛГА Боловсруулсан: Гүйцэтгэлийн Удирдлагын Мэргэжилтэн: Г. Өлзийбуян Гарын авлагатай холбоотой санал, хүсэлтээ дараах хаягаар илгээнэ үү: Ulzii_124@yahoo.com Ulzii124@gmail.com Энэхүү гарын авлага нь ГҮЙЦЭТГЭЛИЙН ТӨЛӨВЛӨГӨӨ (ажлаас хүлээгдэх үр дүн, шалгуур үзүүлэлт(KPI)) -г боловсруулахад зааварчилгаа өгөх зорилготой юм. Гарын авлагын дагуу гүйцэтгэлийг төлөвлөснөөр ажлын гүйцэтгэлээс хүлээгдэх үр дүн, шалгуур үзүүлэлтүүд нарийн тодорхой болох төдийгүй гүйцэтгэлийн үнэлгээ шударга, бодитой хийгдэх нөхцөл бүрдэнэ. Гарын авлагыг боловсруулахдаа АНУ –ын гүйцэтгэлийн үнэлгээний чиглэлийн зөвлөх компани болох “Zigon performance group” –ээс гаргасан “How to measure employee performance” гарын авлагыг үндсэн чиглэл болгон ашигласан. Дэлгэрэнгүй мэдээллийн http://www.zigonperf.com/ хаягаар авах боломжтой. Гарын авлага нь энгийн ойлгомжтой заавар, жишээ бүхий 5 алхмаас бүрдэх бөгөөд гарын авлагын дагуу 5 алхмыг хийсний дараа ажилтны гүйцэтгэлийн үнэлгээний маягтыг бөглөх боломжтой болох юм (Хавсралт 3 –д харуулав). Зааварчилгааг ойлгомжтой байлгах үүднээс хүний нөөцийн сонгон шалгаруулалт хариуцсан мэргэжилтний АЖЛЫН БАЙРЫГ ЖИШЭЭ БОЛГОН алхам бүрийг тайлбарласан. Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 2
- 3. АГУУЛГА I. Танилцуулга II. Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах 5 алхам 1-р алхам: Тайлант хугацаанд хүлээгдэж буй үр дүнг тодорхойлох ……………………..............4 2-р алхам: Үр дүнг ашиглах ажлын байрны хэрэглэгчийг тодорхойлох.................……...............5 3-р алхам: Үр дүнг үнэлэх шалгуур үзүүлэлтийг тодорхойлох, түүнд зорилт дэвшүүүлэх……..7 4-р алхам: Ач холбогдлын хувийн жинг тогтоох ………………………………………................11 5-р алхам: Үнэлгээнд шаардагдах мэдээлэл, бүртгэлийг төлөвлөх……………...........................13 Хавсарлт 1 Хавсарлт 2 Хавсралт 3 Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 3
- 4. 1 –Р АЛХАМ: ТАЙЛАНТ ХУГАЦААНД ХҮЛЭЭГДЭЖ БУЙ ҮР ДҮНГ ТОДОРХОЙЛОХ Алхмын зорилго Тухайн төлөвлөгөөт хугацаанд ажлуудыг хийж гүйцэтгэснээр бий болох эцсийн үр дүнг оновчтой тодорхойлох, түүнийг зөв илэрхийлж бичих. Хийгдэх ажилбарууд 1. Өөрийн шууд удирдлагатайгаа ярилцаж харъяалагдаж буй алба хэлтсийн тайлант хугацааны ажлын төлөвлөгөөнөөс өөрт ноогдох ажлыг тодорхойлно. 2. Харъяалагдах нэгжийн төлөвлөгөөнөөс ноогдож буй ажлуудаас гадна өдөр дутмын хийгддэг ажил, мөн тухайн тайлант хугацаанд шинээр төлөвлөгдөн орж буй ажлуудыг нэг бүрчлэн жагсааж бичнэ. 3. Ажлуудыг жагсаасны дараа ижил төстэй байдлаар нь дэд бүлэгт ангилж бичнэ. 4. Ажлын бүлэг тус бүрээс хүлээгдэх үр дүнгүүдийг тодорхойлж бичнэ Ажлын төлөвлөгөө гаргахад анхаарах зүйлс Ажлын төлөвлөгөө гаргах нь гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах ажлын хамгийн эхний алхам тул ажлыг маш бодитой төлөвлөх шаардлагатай. Өөрөөр хэлбэл ажлын ачааллыг харгалзаж үзэх, тухайн ажил яг хийгдэх эсэхийг удирдлагадаа хянуулж, баталгаажуулах шаардлаагтай. Ажлын төлөвлөгөө буруу гарвал гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө бүхэлдээ буруу гарах болно. Ажлын төлөвлөгөө гаргасан жишээ: Хүний нөөцийн “Сонгон шалгаруулалтын мэргэжилтэн” –ны ажлын байр дээр тайлант хугацаанд хийгдэх ажлын төлөвлөгөөг гаргасан байдал. 1 –р алхам Тайлант хугацаанд хийгдэх ажил Бүрдүүлэлт, сонгон шалгаруулалтын ажлууд Ажлын зарыг вэб сайт, сонин, бусад сувгуудаар цацаж сул орон тоо дээр зорилтот АГ –ыг бүрдүүлэх Бүрдүүлэлтийн арга хэмжээнүүдэд оролцох Сул орон тоо дээр дотоод ажил горилогчдын бүрдүүлэлтийг хийх Шалгалт авах, ярилцлага хийх Сул орон тоо дээр сонгон шалгаруулалт хийх Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтыг системийг сайжруулах ажлууд Тестийн санг шинэчлэх Тестийн програмын дизайны захиалгыг өгөх, ашиглалтад оруулах Групп компанийн ХН -ийн бүрдүүлэлтийн системийг нэгтгэх төлөвлөгөө гаргах Сонгон шалгаруулалтын журмыг шинэчлэх Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 4
- 5. Үр дүн гэж юу вэ?, түүнийг хэрхэн тодорхойлж бичих вэ? Үр дүнг зөв тодорхойлсон, буруу тодорхойлсон жишээ Үр дүн гэдэг нь тухайн ажлын эцэст бий болох гарц, бодит зүйлс юм. Үр дүнг тодорхойлохдоо дараах зарчмыг баримтлаарай. 1. Хугацааны эцэст очсон байна гэж төсөөл Тайлан хугацааны эцэст очсон байна гэж төсөөл. Сайн ажилласнаар ямар үр дүнгүүд гарсан байх талаар бод. 2. Хийгдсэн ажил болон Үр дүнг ялга. Ажил хийгдсэн байх нь тэр бүр үр дүнг бий болгож чадахгүй. Ажлын эцэст бий болох үр дүнг тодорхойлохдоо ажил хийгдсэн байх гэж тодорхойлох нь буруу юм. Тиймээс ажил хийгдсэний дараа ямар үр дүн бий болохыг төсөөлөн тодорхойлж бичих хэрэгтэй. 3. Компани, алба, хэлтсийн зорилго, зорилтоос үр дүнг тодорхойл Өөрийн шууд удирдлагатайгаа компани болон алба, хэлтсийн зорилгын талаар ярилцаж зорилгын хэрэгжилтэд нөлөөлөх ямар үр дүнг гаргах шаардлагатайг тодорхойлох хэрэгтэй. 4. Үр дүнг нэр үгээр илэрхийл. Үр дүн нь бодитой зүйл байдаг учир нэр үгээр илэрхийлэх нь тохиромжтой ба илүү ойлгомжтой болгох үүднээс тэмдэг нэрээр тодотгож болно. Төлөвлөгдсөн ажил Программ бичих Сургалт зохион байгуулах Буруу тодорхойлсон үр дүн Програмыг бичсэн байх Сургалт зохион байгуулсан байх. Зөв тодорхойлсон үр дүн Захиалагчийн шаардлагыг ханган ажиллаж буй програм Ажилтнууд сургалтаар мэдлэг, чадвар олж авсан байх. Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 5
- 6. Ажлын үр дүнг тодорхойлсон жишээ: Хүний нөөцийн “Сонгон шалгаруулалтын мэргэжилтэн” –ны ажлын байр дээр ажлын үр дүнг тодорхойлсон байдал 1 –р алхам Тайлант хугацаанд хийгдэх ажил Бүрдүүлэлт, сонгон шалгаруулалтын үйл ажиллагаа Ажлын зарыг вэб сайт, сонин, бусад сувгуудаар цацаж сул орон тоо дээр зорилтот АГ –ыг бүрдүүлэх Бүрдүүлэлтийн арга хэмжээнүүдэд оролцох Сул орон тоо дээр дотоод ажил горилогчдын бүрдүүлэлтийг хийх Шалгалт авах, ярилцлага хийх Сул орон тоо дээр сонгон шалгаруулалт хийх Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтыг системийг сайжруулах үйл ажиллагаа Тестийн санг шинэчлэх Тестийн програмын дизайны захиалгыг өгөх, ашиглалтад оруулах Групп компанийн ХН -ийн бүрдүүлэлтийн системийг нэгтгэх төлөвлөгөө гаргах Сонгон шалгаруулалтын журмыг шинэчлэх Зөвлөмж: Үр дүн Боломжит хугацаанд багтаанд ажилд авсан чадварлаг ажилтнууд Сайжирсан тестийн сан (Англи хэл, IQ тест) Шаардлагыг ханган ажиллаж буй тестийн програм Охин компаниудын ХН –ийнхнөөр хүлээн зөвшөөрөгдсөн Бүрдүүлэлтийн системийг нэгтгэх төлөвлөгөө Сайжирсан “Сонгон шалгаруулалтын журам” Нийт хийгдэх ажлаас тодорхойлсон үр дүнгийн нийт тоо хамгийн багадаа 5, хамгийн ихдээ 8 байх нь тохиромжтой (3 - 6 сарын гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулж буй тохиолдолд). Хэт олон үр дүн тодорхойлох нь гол үр дүн дээр төвлөрөх байдал алдагдах, хэт цөөн үр дүн тодорхойлох нь зарим үр дүнгүүдийг орхигдуулах сул талтайг анхаарна уу. Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 6
- 7. 2 –Р АЛХАМ: ҮР ДҮНГ АШИГЛАХ АЖЛЫН БАЙРНЫ ХЭРЭГЛЭГЧИЙГ ТОДОРХОЙЛОХ Алхмын зорилго Хийгдэх ажилбарууд Ажлын байрны хэрэглэгч гэж хэн бэ?, хэрэглэгчийг тодорхойлохын ач холбогдол юу вэ? Ажлын байрны хэрэглэгчийг тодорхойлсон жишээ: 1 –р алхамд тодорхойлогдсон үр дүнг хэрэглэх хэрэглэгчийг тодорхойлох. Ингэснээр шалгуур үзүүлэлтийг тодорхойлоход(3 –р алхам) хэрэглэгчийн хэрэгцээ шаардлагыг тусгах боломжтой болох. 1. Тодорхойлогдсон үр дүн тус бүр дээр тухайн үр дүнг ажил үүрэг, үйл ажиллагаандаа ашиглах эзэн/хэрэглэгчийг тодорхойлно. Хэрэглэгчийг тодорхойлох нь ойлгомжгүй байвал өөрийн удирдлагаас болон тухайн ажлыг өндөр түвшинд гүйцэтгэдэг ажилтантай ярилцаж санал зөвлөмж авч болно. Аливаа нэг ажлын үр дүн нь дараагийн ажлын орц болж байдаг. Ажлын онцлогоос шалтгаалж хэрэглэгч нь гадаад хэрэглэгч эсвэл дотоод хэрэглэгч байж болно. Дотоод хэрэглэгч нь тухайн ажлын үр дүнг дараагийн ажлын орц болгож ашиглаж буй хамтран ажиллагсад, хэлтэс нэгжүүд байж болно. Хэрэв ажлын үр дүн шууд гадны байгууллага, эсвэл компанийн бүтээгдэхүүнийг худалдан авч буй хэрэглэгчид очвол тэдгээр нь гадаад хэрэглэгчид юм. Ажлын байрны хэрэглэгчийн хэрэгцээ шаардлагыг хангасан үр дүнг гаргах нь ажлын байрны зорилго юм. Тиймээс ажлын байрны хэрэглэгчийг тодорхойлсноор үр дүнг үнэлэх шалгуурыг тодорхойлох, түүнд зорилт тэвшүүлэхэд хэрэглэгчийн хэрэгцээ шаардлагыг тусгах боломжтой болох юм. Хүний нөөцийн “Сонгон шалгаруулалтын мэргэжилтэн” –ны ажлын байрнаас хүлээгдэж буй үр дүнг ашиглах ажлын байрны хэрэглэгчийг тодорхойлсон байдал 1 –р алхам Тайлант хугацаанд хийгдэх ажил Бүрдүүлэлт, сонгон шалгаруулалтын үйл ажиллагаа Ажлын зарыг вэб сайт, сонин, бусад сувгуудаар цацаж сул орон тоо дээр зорилтот АГ –ыг бүрдүүлэх Бүрдүүлэлтийн арга хэмжээнүүдэд оролцох Сул орон тоо дээр дотоод ажил горилогчдын бүрдүүлэлтийг хийх Шалгалт авах, ярилцлага хийх Сул орон тоо дээр сонгон шалгаруулалт хийх Үр дүн 2 –р алхам Хэрэглэгч Сул орон тоо дээр ажилд авсан чадварлаг ажилтнууд Сонгон шалгаруулалт хийж буй удирдлагууд Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 7
- 8. Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтыг системийг сайжруулах үйл ажиллагаа Тестийн санг шинэчлэх Тестийн програмын дизайны захиалгыг өгөх, ашиглалтад оруулах Групп компанийн ХН -ийн бүрдүүлэлтийн системийг нэгтгэх төлөвлөгөө гаргах Сонгон шалгаруулалтын журмыг шинэчлэх Сайжирсан тестийн сан (Англи хэл, IQ тест) Шаардлагыг ханган ажиллаж буй тестийн програм Охин компаниудын ХН – ийнхнөөр хүлээн зөвшөөрөгдсөн Бүрдүүлэлтийн системийг нэгтгэх төлөвлөгөө Сайжирсан “Сонгон шалгаруулалтын журам” Хүний нөөцийн албаны захирал Хүний нөөцийн албаны захирал Охин компанийн ХН –ийн албаны захирлууд Хүний нөөцийн албаны захирал Танилцуулга хувилбар 96041427 утсаар дэлгэрэнгүй мэдээллийг авна уу Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 8
- 9. 3 –Р АЛХАМ: ҮР ДҮНГ ҮНЭЛЭХ ШАЛГУУР ҮЗҮҮЛЭЛТИЙГ ТОДОРХОЙЛОХ, ЗОРИЛТ ДЭВШҮҮЛЭХ Алхмын зорилго Үр дүнг үнэлэх хэмжүүр үзүүлэлтийг зөв тодорхойлох, түүнд өндөр бөгөөд хүрч болохуйц зорилт дэвшүүлэх. Хийгдэх ажилбарууд 1. Ерөнхий шалгуурыг сонгох.(Тоо, Чанар, Хугацаа, Зардал) Шалгуурыг тодорхойлох нь яривагтай хэцүү байдаг тул хамгийн түрүүнд ерөнхий шалгуураас сонгоно. (Тоо, Чанар, Хугацаа, Зардал –с сонгоно) 2. Нарийвчилсан шалгуурыг тодорхойлох. Ерөнхий шалгуурыг сонгосны дараа цааш нь нарийвчлан ямар тоон үзүүлэлт (KPI), эсвэл ямар тодорхойлогдох шалгуурыг ашиглахаа шийднэ. 3. Үнэлгээний шалгуур бүрт зорилт дэвшүүлэх. Тухайн үр дүн ямар түвшинд гарсан байхыг тодорхойлно. Ерөнхий шалгуур гэж юу вэ? Хэрхэн сонгох вэ? Ерөнхий шалгуур гэдэг нь ерөнхийлөн тодорхойлсон дараах 4 шалгуурыг хэлнэ. Тоо: Тоо, хэмжээ, түвшин (Хэр олон?, Хэр их?, гэх мэт асуултуудад хариулагдах) Чанар: Үр дүнтэй ажиллагаа, үнэн зөв байдал, хэрэглэгчийн хэрэгцээг хангасан байдал, гүйцэтгэсэн байдал (Хэр сайн?, шаардлагыг хангасан уу?) Зардал: Тодорхой зардлын хязгаар багтаж ажлыг гүйцэтгэсэн байдал (Хэдэн төгрөг?) Цаг хугацаа: Тодорхой цагийн хугацаанд багтааж ажлыг гүйцэтгэсэн байдал (Хэзээ?) Танилцуулга хувилбар 96041427 утсаар дэлгэрэнгүй мэдээллийг авна уу Тайлбар: Ерөнхий шалгуурыг сонгохдоо ажлын байрны хэрэглэгчид тухайн үр дүнгийн тоо хэмжээ нь чухал байна уу, чанартай байх нь чухал байна уу, эсвэл тодорхой зардлын хязгаарт багтааж гүйцэтгэсэн байх нь чухал байна уу, эсвэл тодорхой хугацаанд амжиж үр дүнг гаргасан байх нь чухал байна уу гэдгийг харгалзан үзэж ерөнхий шалгуурыг сонгоно. Зөвхөн 1 шалгуурыг сонгосноор бусад шалгуур орхигдох магадлалтай тул хэд хэдэн шалгуур сонгох нь илүү тохиромжтой. Нарийвчилсан шалгуур гэж юу вэ? Хэрхэн тодорхойлох вэ? Ерөнхий шалгуурыг цааш нь нарийвчилсан шалгуур болгон нарийвчилж тодорхойлох бөгөөд нарийвчилсан шалгуурыг 2 ангилна: 1. Тоон үзүүлэлт буюу KPI. Тухайн үр дүнг хэмжих тоон үзүүлэлтүүд. Жишээ: Хэрэглэгчдийн гомдлын тоо, Хугацаандаа дууссан засварын ажлын хувь гэх мэт. Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 9
- 10. 2. Тодорхойлогдох шалгуур буюу үгээр тодорхойлох шалгуур. Тухайн үр дүн ямар шалгуурыг хангасан байх талаар үгээр тодорхойлсон шалгуур. Жишээ нь: Үр дүн Захиалагчийн шаардлагыг ханган ажиллаж буй програм Үнэлгээний шалгуур Програм захиалагчийн шүүмж: Программын үр дүнтэй ажиллагаа Ашиглахад хялбар байдал Уян хатан ажиллагаатай эсэх Тоон үзүүлэлт болон тодорхойлогдох шалгуурын давуу болон сул талууд Тоон үзүүлэлтүүд (KPI) Тодорхойлогдох үнэлгээ (үгээр тодорхойлох ) Давуу тал Мэдээллийг бүртгэж хэмжих бөгөөд хэн нэгний хувийн үнэлэмж оролгүйгээр тухайн ажлын үр дүнг батлан харуулдаг Ямар ч үр дүнг үнэлэх шалгуурыг үгээр илэрхийлэн тодорхойлох боломжтой Мэдээллийг нэг бүрчлэн цуглуулах шаардлагагүй. Сул тал Хэмжилт хийхийн тулд шаардлагатай мэдээллийг цуглуулах, бүртгэх шаардлагатай. Зарим үед мэдээллийг бүртгэх асуудал яривагтай, эсвэл зардал ихтэй байдаг. Үнэлгээ хийж буй хүний хувийн үнэлэмж орох магадлалтай. Ерөнхий шалгуур тус бүр дэх нарийвчилсан шалгуурын жишээ Нарийвчилсан шалгуур Ерөнхий шалгуур Чанар Тоо Тоон үзүүлэлтүүд (KPI) Зардал Хугацаа Гомдлын тоо Сургалтанд оролцогчдын эцсийн шалгалтын дундаж оноо Гологдсон бүтээгдэхүүний хэмжээ Цагт ууталсан бүтээгдэхүүний хэмжээ Сургалтад хамрагдаад сертификат авсан ажилтнуудын хувь Төсвийн хэтрэлтийн хувь Процессийг сайжруулснаар хэмнэсэн зардлын хэмжээ Хөрөнгийн өгөөж Нэг хэрэглэгчид үйлчилсэн дундаж хугацаа Хугацаандаа дууссан засварын ажлууд Тодорхойлогдох үнэлгээ (Үгээр тодорхойлох) Програм захиалагчийн шүүмж: Программ үр дүнтэй ажиллагаа Ашиглахад хялбар байдал Уян хатан ажиллагаатай эсэх. Менежерийн үнэлэмжээрхи 7 хоногийн төлөвлөсөн ажлууд 5 дахь өдөр багтаан дууссан 7 хоногууд Төслийн менежерийн шүүмж: Гаргасан шийдлийн үр ашиг Гаргасан шийдлийн зардал Хугацаандаа багтааж засвар үйлчилгээ явуулсныг хэрэглэгч хүлээн зөвшөөрсөн байдал Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 10
- 11. Нарийвчилсан шалгуурыг хэрхэн тодорхойлох вэ? Өмнө нь ажлын үр дүнг үнэлж байсан үзүүлэлтүүдээ сайжруулан ашиглаж болно. Мөн ерөнхий шалгуураа цааш нь нарийвчлан ямар шалгуур байж болох талаар хамтран ажиллагсад, ахлах, өөрийн удирдлагатайгаа хэлэлцэх замаар үнэлгээний үзүүлэлтүүдээ тодорхойлж болно. Зорилт хэрхэн дэвшүүлэх вэ? Нарийвчилсан шалгуурыг тодорхойлсон бол дараа нь нарийвчилсан шалгуур бүрт зорилт дэвшүүлнэ. Зорилтоо дэвшүүлэхдээ өндөр гэхдээ хүрч болохуйц түвшинг сонгох хэрэгтэй. Хэт өндөр зорилт тодорхойлсноор ажилтан шантрах, хэт бага зорилт тодорхойлсноор ажилтныг идэвхигүй болгох сул талтай. Танилцуулга хувилбар 96041427 утсаар дэлгэрэнгүй мэдээллийг авна уу Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 11
- 12. Үнэлгээний шалгуур тодорхойлж, зорилт дэвшүүлсэн жишээ: 1 –р алхам Тайлант хугацаанд хийгдэх ажил Хүний нөөцийн “Сонгон шалгаруулалтын мэргэжилтэн” –ны ажлын байр дээр үнэлгээний шалгуурыг тодорхойлж, зорилт дэвшүүлсэн байдал. 2 –р алхам Үр дүн Хэрэглэгч 3 –р алхам Ерөнхий шалгуур Чанар Бүрдүүлэлт, сонгон шалгаруулалтын үйл ажиллагаа Сул орон тоо дээр ажилд авсан чадварлаг ажилтнууд Сонгон шалгаруулалт хийж буй удирдлагууд Чанар Хугацаа Тоо Сайжирсан тестийн сан (Англи хэл, IQ тест) Нарийвчилсан шалгуур Шинэ ажилтны туршилтын хугацааны дундаж үнэлгээ Шинэ ажилтны туршилтын хугацааны дундаж үнэлгээ 90% -с дээш байна Шинэ ажилтнуудын жинхэлсэн хувь Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтын дундаж хугацаа Дунджаар нэг орон тоо дээр ирсэн анкетын тоо Тестийн ашиглалтад орсон хугацаа Нийт шинээр авсан ажилтнуудын 90% нь хугацаандаа багтаж жинхэлсэн байна Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтын дундаж хугацаа 20 хоногоос доош байна Дунджаар нэг орон тоо дээр ирсэн анкетын тоо 50 –с дээш байна Танилцуулга хувилбар Хугацаа Хүний нөөцийн албаны захирал Зорилт Тестийг 5 сарын 10 гэхэд шинэчилж дууссан байна. Тест бүр 3 варианттай болсон байна Тест нь гадуур тараагүй байх бөгөөд ажилтны мэдлэгийг бодитойгоор үнэлэх боломжтой байна Чанар Тестийг шинэчилсэн байдал Хугацаа Тестийн програм ашиглалтанд орсон хугацаа Тестийн програмын загварыг 3 сарын 31 гэхэд IT албанд өгсөн, 5 сарын 31 гэхэд программ ашиглалтад орсон байна. Чанар Тестийн програм нь чанартай хийгдсэн эсэх Тестийн програм нь ашиглахад хялбар, бүрэн автомажсан, алдаагүй ажиллаатай байна. Хугацаа Төлөвлөгөөг боловсруулж батлуулсан хугацаа 4 сарын 1 гэхэд төлөвлөгөөг гаргасан, 6 сарын 1 гэхэд батлагдсан байна. Чанар Гаргасан санал, төлөвлөгөө бодитой, оновчтой эсэх Гаргасан санал, төлөвлөгөө нь оновчтой байх бөгөөд груп компанийн HR -уудаар бүрэн дэмжигдсэн байна. Хугацаа Журам шинэчлэгдэж батлагдсан хугацаа 2 сарын 27 гэхэд журмыг шинэчилж батлуулсан байна. Журмын боловсруулалт, шинэчлэх шаардлагыг хангаж буй байдал Журмын бүтэц найрууллага оновчтой, оролцогч талуудын үүрэг оролцоо тодорхой, шаардлагатай засваруудыг бүрэн оруулсан байна. 96041427 утсаар дэлгэрэнгүй мэдээллийг авна уу Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтыг системийг сайжруулах үйл ажиллагаа Шаардлагыг ханган ажиллаж буй тестийн програм Хүний нөөцийн албаны захирал Охин компаниудын ХН –ийнхнөөр хүлээн зөвшөөрөгдсөн Бүрдүүлэлтийн системийг нэгтгэх төлөвлөгөө Охин компанийн ХН – ийн албаны захирлууд Сайжирсан “Сонгон шалгаруулалтын журам” Хүний нөөцийн албаны захирал Чанар Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 12
- 13. 4 –Р АЛХАМ: АЧ ХОЛБОГДЛЫН ХУВИЙН ЖИНГ ТОГТООХ Алхмын зорилго Хийгдэх ажилбарууд Үр дүнгийн нийт төлөвлөгөөнд эзлэх ач холбогдлыг тодорхойлох, ингэснээр гол зорилт, үр дүнгүүд дээр төвлөрөх чиглэлийг бий болгох. 1. 3 –р алхам хийгдсэний дараа нийт зорилтуудын ач холбогдлын жингийн нийлбэр 100% байхаар үр дүн бүр дээр ач холбогдлын жинг хуваарилна. Ач холбогдлын хувийн жин гэж юу вэ? Ач холбогдлын хувийн жин нь тухайн үр дүнгийн чухал эсэхийг илэрхийлэх бөгөөд ажилтанд аль үр дүн, зорилт чухал болохыг зааж чиглүүлэх үүрэгтэй. Мөн ач холбогдлын жингийн дагуу үнэлгээ явагдах бөгөөд ач холбогдлын жинг үнэлгээгээр үржүүлж, нэмэх зарчмаар нийт гүйцэтгэлийн дүн гардаг. Ач холбогдлын хувийн жинг хэрхэн хуваарилах вэ? Ач холбогдлын хувийн жинг хуваарилна гэдэг нь ажлын ачаалал хуваарилаж буй асуудал биш бөгөөд ажлын цаг хэр зарцуулах эсэхийг биш тухайн зорилт, үр дүн нь хэр чухал вэ гэдгийг авч үзнэ. Маш их цаг зарцуулдаг мөртлөө ач холбогдол багатай, зайлшгүй хийх шаардлагатай ажил байхад маш бага цаг зарцуулдаг мөртлөө өндөр ач холбогдолтой, муу ажилласан тохиолдолд өндөр эрсдэл дагуйлахуйц ажил байдаг. Тиймээс ач холбогдлын хувийн жин хуваарилахдаа зөвхөн тухайн үр дүн, зорилт хэр чухал эсэхийг авч үзнэ. Нийт төлөвлөлтийг 100% гэж үзэж үр дүн тус бүрд ач холбогдлын жинг хуваарилна. Хэт олон үр дүн байвал (10 –с дээш тооны) зарим ижил төстэй үр дүнгүүдийг нийлүүлэн нэг ач холбогдлын жинг өгч болно. Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 13
- 14. Ач холбогдлын хувийн жин тодорхойлсон жишээ: 1 –р алхам Тайлант хугацаанд хийгдэх ажил Хүний нөөцийн “Сонгон шалгаруулалтын мэргэжилтэн” –ны ажлын байр дээр тодорхойлогдсон үр дүнгүүдэд ач холбогдлын хувийн жинг оноосон байдал. 2 –р алхам Үр дүн Хэрэглэгч 3 –р алхам Ерөнхий шалгуур Чанар Бүрдүүлэлт, сонгон шалгаруулалтын үйл ажиллагаа Сул орон тоо дээр ажилд авсан чадварлаг ажилтнууд Сонгон шалгаруулалт хийж буй удирдлагууд Чанар Хугацаа Тоо Хугацаа Сайжирсан тестийн сан (Англи хэл, IQ тест) Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтыг системийг сайжруулах үйл ажиллагаа Хүний нөөцийн албаны захирал Нарийвчилсан шалгуур Зорилт Шинэ ажилтны туршилтын хугацааны дундаж үнэлгээ Шинэ ажилтны туршилтын хугацааны дундаж үнэлгээ 90% -с дээш байна Шинэ ажилтнуудын жинхэлсэн хувь Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтын дундаж хугацаа Дунджаар нэг орон тоо дээр ирсэн анкетын тоо Тестийн ашиглалтад орсон хугацаа Нийт шинээр авсан ажилтнуудын 90% нь хугацаандаа багтаж жинхэлсэн байна Дунджаар нэг орон тоо дээр ирсэн анкетын тоо 50 –с дээш байна Тестийг 5 сарын 10 гэхэд шинэчилж дууссан байна. Тест бүр 3 варианттай болсон байна Тест нь гадуур тараагүй байх бөгөөд ажилтны мэдлэгийг бодитойгоор үнэлэх боломжтой байна Охин компаниудын ХН – ийнхнөөр хүлээн зөвшөөрөгдсөн Бүрдүүлэлтийн системийг нэгтгэх төлөвлөгөө Охин компанийн ХН –ийн албаны захирлууд Сайжирсан “Сонгон шалгаруулалтын журам” Чанар Тестийг шинэчилсэн байдал Хугацаа Тестийн програм ашиглалтанд орсон хугацаа Тестийн програмын загварыг 3 сарын 31 гэхэд IT албанд өгсөн, 5 сарын 31 гэхэд программ ашиглалтад орсон байна. Тестийн програм нь чанартай хийгдсэн эсэх Хугацаа Төлөвлөгөөг боловсруулж батлуулсан хугацаа 4 сарын 1 гэхэд төлөвлөгөөг гаргасан, 6 сарын 1 гэхэд батлагдсан байна. Чанар Гаргасан санал, төлөвлөгөө бодитой, оновчтой эсэх Гаргасан санал, төлөвлөгөө нь оновчтой байх бөгөөд груп компанийн HR -уудаар бүрэн дэмжигдсэн байна. Журам шинэчлэгдэж батлагдсан хугацаа 2 сарын 27 гэхэд журмыг шинэчилж батлуулсан байна. Журмын боловсруулалт, шинэчлэх шаардлагыг хангаж буй байдал Журмын бүтэц найрууллага оновчтой, оролцогч талуудын үүрэг оролцоо тодорхой, шаардлагатай засваруудыг бүрэн оруулсан байна. 25% Тестийн програм нь ашиглахад хялбар, бүрэн автомажсан, алдаагүй ажиллаатай байна. Хугацаа Хүний нөөцийн албаны захирал 40% Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтын дундаж хугацаа 20 хоногоос доош байна Чанар Шаардлагыг ханган ажиллаж буй тестийн програм 4 –р алхам А холбогдлын хувийн жин Хүний нөөцийн албаны захирал Чанар Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 14 20% 10% 5%
- 15. 5 –Р АЛХАМ: ҮНЭЛГЭЭНД ШААРДАГДАХ МЭДЭЭЛЛИЙГ ТӨЛӨВЛӨХ Алхмын зорилго Хугацааны эцэст үнэлгээг бодитой хийхийн тулд үр дүнг батлан харуулах мэдээллийг тодорхойлох, мэдээллийн бүртгэлийг төлөвлөх Үнэлгээнд шаардагдах мэдээлэл гэж юу вэ? Зорилт биелэгдсэнийг батлах, үнэлгээний үзүүлэлтүүдийг тооцоход шаардагдах мэдээллүүд, ажлын байрны хэрэглэгчийн судалгаа, санал шүүмж (feedback), ажлын явцын талаархи мэдээллүүдийг ойлгоно. Яагаад мэдээлэл цуглуулах шаардлагатай вэ? Тухайн ажлын үр дүн, зорилтод хүрсэн эсэхийг мэдээллээр баталгаажуулсны үндсэн дээр үнэлэх ёстой бөгөөд хэрэв шаардлагатай мэдээлэл хангалтгүй бол үнэлгээ бодитой бус болох, үнэлэгчийн хувийн үнэлэмж давамгайлах сөрөг нөлөөтэй. Мөн мэдээлэл дээр үндэслэн ажилтанд шаардлагатай санал шүүмжүүд (feedback) удирдлагын зүгээс өгөгдөх шаардлагатай. Шаардлагатай мэдээллийг хэрхэн төлөвлөх вэ? Дараах 4 асуултад хариулах замаар шаардлагатай мэдээллийн бүртгэлийг төлөвлөнө. 1. Ямар мэдээлэл шаардлагатай вэ? Тухайн үзүүлэлтийг тооцоход болон үнэлгээг хийхэд ямар мэдээлэл шаардлагатай байгааг тодорхойлно. 2. Хэзээ мэдээллийг цуглуулах вэ? Ажлын үр дүн хэзээ гарахаас шалтгаалаад мэдээллүүд янз бүрийн цаг хугацаанд гарах бөгөөд мэдээлэл гарсан даруйд нь баталгаажуулах хадгалах шаардлагатай. Учир нь мэдээлэл цаг ирэх тусам сарнин, үнэн бодит байдлаа алдах магадлалтай учир мэдээллүүдийг тодорхой болсон даруйд нь баталгаажуулан хадгалах хэрэгтэй. 3. Хэн мэдээллийг цуглуулах вэ? Үр дүнг хариуцан ажиллаж буй ажилтан шаардлагатай мэдээллийг цуглуулах боломж их тул, ажилтнууд тус бүр өөрийн ажлын үр дүнг батлах мэдээллүүдийг цуглуулах хэрэгтэй. Энэ асуудалд удирдлагууд ажилтнуудад зөвлөх, шаардлага тавих үүрэгтэй. 4. Хэрхэн дүгнэх вэ? Мэдээллийг хэрхэн цуглуулах, хэрхэн дүгнэх асуудлыг урьдчилан тодорхойлох хэрэгтэй. Хэрэв KPI тоон үзүүлэлтийг тооцох бол ямар томъёоллоор тооцох, тодорхойлогдох үнэлгээгээр үнэлэх бол ямар мэдээллийг ашиглан хэрхэн дүгнэхээ шийднэ. Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 15
- 16. Хүний нөөцийн “Сонгон шалгаруулалтын мэргэжилтэн” –ны ажлын байр дээр ажлын үр дүн, зорилтыг үнэлэхэд шаардагдах мэдээллийг төлөвлөсөн байдал Үнэлгээнд шаардагдах мэдээллийг төлөвлөсөн жишээ: 3 –р алхам Ерөнхий шалгуур Нарийвчилса н шалгуур Зорилт -- -- Шинэ ажилтны туршилтын хугацааны дундаж үнэлгээ 90% -с дээш байна -- -- Нийт шинээр авсан ажилтнуудын 90% нь хугацаандаа багтаж жинхэлсэн байна -- -- Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтын дундаж хугацаа 20 хоногоос доош байна -- -- Дунджаар нэг орон тоо дээр ирсэн анкетын тоо 50 –с дээш байна -- -- Тестийг 5 сарын 10 гэхэд шинэчилж дууссан байна. -- -- -- -- 4 –р алхам А холбогдлын хувийн жин Тест бүр 3 варианттай болсон байна Тест нь гадуур тараагүй байх бөгөөд ажилтны мэдлэгийг бодитойгоор үнэлэх боломжтой байна Тестийн програмын загварыг 3 сарын 31 гэхэд IT албанд өгсөн, 5 сарын 31 гэхэд программ ашиглалтад орсон байна. -- -- -- 4 сарын 1 гэхэд төлөвлөгөөг гаргасан, 6 сарын 1 гэхэд батлагдсан байна. -- ---- Програм ашиглалтад орсон өдөр ХН –ийн захирал програмыг өөрөө болон хэд хэдэн хүнээр тестлэж шалгана. Мөн програм бичсэн програмистаас програмын шаардлагыг хэрхэн гаргаж өгсөн талаар санал, шүүмж авна. 10% ХН –ийн захирал бүрдүүлэлтийн системийг нэгтгэх төлөвлөгөөг хэлэлцэх хурлуудад сууж, гаргасан санал, төлөвлөгөө нь хэр оновчтой болж байгааг мөн групп компанийн ХН –ийн менежерүүд хэр дэмжиж байгаа талаар мэдээлэл авна. Төлөвлөгөө батлагдсаны дараа төлөвлөгөөг хянаж дүгнэлт өгнө. 5% Журмыг батлуулсан ХН –ийн менежер журамтай танилцан хуучин журамтай харьцуулан сайжруулалт хийгдсэн эсэхэд дүгнэлт өгнө. 2 сарын 27 гэхэд журмыг шинэчилж батлуулсан байна. Журмын бүтэц найрууллага оновчтой, оролцогч талуудын үүрэг оролцоо тодорхой, шаардлагатай засваруудыг бүрэн оруулсан байна. Улирлын эцэст нэгтгэн дүгнэж болно. Дараах мэдээллийг бүртгэсэн байна. 1. Нийт шинээр авсан ажилтаны тоо 2. Ажилтнуудын туршилтын хугацааны үнэлгээ Улирлын эцэст нэгтгэн дүгнэж болно. Дараах мэдээллийг бүртгэх шаардлагатай. 1. Нийт шинээр авсан ажилтаны тоо 2. Шинээр авсан ажилтнуудаас жинхэлсэн ажилтаны тоо Улирлын эцэст нэгтгэн дүгнэж болно. Дараах мэдээллийг бүртгэсэн шаардлагатай. 1. Сул орон тоо бүрт ажилтан ажилд авсан хугацаа 2. Шинээр ажилтан ажилд авсан сул орон тооны тоо Улирлын эцэст нэгтгэн дүгнэж болно. Дараах мэдээллийг бүртгэсэн шаардлагатай. 1. Сул орон тоо бүрд ирсэн анкетын тоо 2. Нийт бүрдүүлэлт хийсэн сул орон тооны тоо Тест боловсруулж дууссан өдөр ХН –ийн захирал тестүүдийг хянаж үзнэ. Мөн зарим ажил горилогчоор ажиллуулж тестийн боловсруулалт чанартай болсон эсэхийг шалгана. 20% Гаргасан санал, төлөвлөгөө нь оновчтой байх бөгөөд груп компанийн HR -уудаар бүрэн дэмжигдсэн байна. -- 25% Тестийн програм нь ашиглахад хялбар, бүрэн автомажсан, алдаагүй ажиллаатай байна. -- 40% 5 –р алхам Үнэлгээнд шаардагдах мэдээлэл -- Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 16
- 17. Хавсралт 1: 5 алхамын дагуу гүйцэтгэлийг төлөвлөсний дараа “Ажлын үр дүнгийн төлөвлөлт, үнэлгээний” хуудсыг бөглөх зааварчилгаа 5 алхмаар гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулсны дараа “Ажлын үр дүнгийн төлөвлөлт, үнэлгээний” хуудсанд доорхи байдлаар нөхөж оруулна. Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 17
- 18. Хавсралт 2: 1 –р алхам Ажил, үүрэг 5 алхмаар гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах маягт 2 –р алхам Үр дүн 3 –р алхам Ерөнхий шалгуу Нарийвчилсан шалгуур 4 –р алхам Зорилт Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 18 5 –р алхам Хувийн жин Шаардагдах мэдээлэл
- 19. 1 –р алхам 2 –р алхам Ажил, үүрэг Үр дүн 3 –р алхам Ерөнхий шалгуу Нарийвчилсан шалгуур 4 –р алхам Зорилт Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 19 5 –р алхам Хувийн жин Шаардагдах мэдээлэл
- 20. Хавсралт 3: 1 –р алхам Тайлант хугацаанд Үр дүн хийгдэх ажил Хүний нөөцийн “Сонгон шалгаруулалтын мэргэжилтэн” –ны ажлын байр дээр “Ажлын үр дүнгийн төлөвлөлт” боловсруулсан жишээ. 2 –р алхам Хэрэглэгч Ерөнхий шалгуур 3 –р алхам Нарийвчилсан шалгуур 4 –р алхам Ач холбогдлы н% Зорилт Чанар Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтыг системийг сайжруулах үйл ажиллагаа Сайжирсан тестийн сан (Англи хэл, IQ тест) Сонгон шалгаруула лт хийж буй удирдлагуу д Хүний нөөцийн албаны захирал Шинэ ажилтнуудын жинхэлсэн хувь Нийт шинээр авсан ажилтнуудын 90% нь хугацаандаа багтаж жинхэлсэн байна Хугацаа Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтын дундаж хугацаа Бүрдүүлэлт сонгон шалгаруулалтын дундаж хугацаа 20 хоногоос доош байна Тоо Сул орон тоо дээр ажилд авсан чадварлаг ажилтнууд Шинэ ажилтны туршилтын хугацааны дундаж үнэлгээ 90% -с дээш байна Чанар Бүрдүүлэлт, сонгон шалгаруулалты н үйл ажиллагаа Шинэ ажилтны туршилтын хугацааны дундаж үнэлгээ Дунджаар нэг орон тоо дээр ирсэн анкетын тоо Дунджаар нэг орон тоо дээр ирсэн анкетын тоо 50 –с дээш байна Хугацаа Тестийн ашиглалтад орсон хугацаа Чанар Тестийг шинэчилсэн байдал Тестийг 5 сарын 10 гэхэд шинэчилж дууссан байна. Тест бүр 3 варианттай болсон байна Тест нь гадуур тараагүй байх бөгөөд ажилтны Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 20 40% 25% 5 –р алхам Үнэлгээнд шаардагдах мэдээлэл Улирлын эцэст нэгтгэн дүгнэж болно. Дараах мэдээллийг бүртгэсэн байна. 3. Нийт шинээр авсан ажилтаны тоо 4. Ажилтнуудын туршилтын хугацааны үнэлгээ Улирлын эцэст нэгтгэн дүгнэж болно. Дараах мэдээллийг бүртгэх шаардлагатай. 3. Нийт шинээр авсан ажилтаны тоо 4. Шинээр авсан ажилтнуудаас жинхэлсэн ажилтаны тоо Улирлын эцэст нэгтгэн дүгнэж болно. Дараах мэдээллийг бүртгэсэн шаардлагатай. 3. Сул орон тоо бүрт ажилтан ажилд авсан хугацаа 4. Шинээр ажилтан ажилд авсан сул орон тооны тоо Улирлын эцэст нэгтгэн дүгнэж болно. Дараах мэдээллийг бүртгэсэн шаардлагатай. 3. Сул орон тоо бүрд ирсэн анкетын тоо 4. Нийт бүрдүүлэлт хийсэн сул орон тооны тоо Тест боловсруулж дууссан өдөр ХН –ийн захирал тестүүдийг хянаж үзнэ. Мөн зарим ажил горилогчоор ажиллуулж тестийн боловсруулалт чанартай болсон эсэхийг шалгана.
- 21. Шаардлагыг ханган ажиллаж буй тестийн програм Хүний нөөцийн албаны захирал Хугацаа Тестийн програм ашиглалтанд орсон хугацаа мэдлэгийг бодитойгоор үнэлэх боломжтой байна Тестийн програмын загварыг 3 сарын 31 гэхэд IT албанд өгсөн, 5 сарын 31 гэхэд программ ашиглалтад орсон байна. Тестийн програм нь ашиглахад хялбар, бүрэн автомажсан, алдаагүй ажиллаатай байна. 4 сарын 1 гэхэд төлөвлөгөөг гаргасан, 6 сарын 1 гэхэд батлагдсан байна. Сайжирсан “Сонгон шалгаруулалт ын журам” Хугацаа Охин компанийн ХН –ийн албаны захирлууд Хүний нөөцийн албаны захирал Тестийн програм нь чанартай хийгдсэн эсэх Төлөвлөгөөг боловсруулж батлуулсан хугацаа Чанар Гаргасан санал, төлөвлөгөө бодитой, оновчтой эсэх Гаргасан санал, төлөвлөгөө нь оновчтой байх бөгөөд груп компанийн HR -уудаар бүрэн дэмжигдсэн байна. Хугацаа Охин компаниудын ХН –ийнхнөөр хүлээн зөвшөөрөгдсө н Бүрдүүлэлтий н системийг нэгтгэх төлөвлөгөө Чанар Журам шинэчлэгдэж батлагдсан хугацаа 2 сарын 27 гэхэд журмыг шинэчилж батлуулсан байна. Журмын боловсруулалт, шинэчлэх шаардлагыг хангаж буй байдал Журмын бүтэц найрууллага оновчтой, оролцогч талуудын үүрэг оролцоо тодорхой, шаардлагатай засваруудыг бүрэн оруулсан байна. 20% Чанар Гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө боловсруулах гарын авлага 21 Програм ашиглалтад орсон өдөр ХН –ийн захирал програмыг өөрөө болон хэд хэдэн хүнээр тестлэж шалгана. Мөн програм бичсэн програмистаас програмын шаардлагыг хэрхэн гаргаж өгсөн талаар санал, шүүмж авна. 10% ХН –ийн захирал бүрдүүлэлтийн системийг нэгтгэх төлөвлөгөөг хэлэлцэх хурлуудад сууж, гаргасан санал, төлөвлөгөө нь хэр оновчтой болж байгааг мөн групп компанийн ХН –ийн менежерүүд хэр дэмжиж байгаа талаар мэдээлэл авна. Төлөвлөгөө батлагдсаны дараа төлөвлөгөөг хянаж дүгнэлт өгнө. 5% Журмыг батлуулсан ХН –ийн менежер журамтай танилцан хуучин журамтай харьцуулан сайжруулалт хийгдсэн эсэхэд дүгнэлт өгнө.