Sergey Larionov, Agile Portfolio Management toolkit in practice

Editor's Notes

• #2: Инструментарий по управлению проектов на практике Введение Кто? Что? Как? Чего опасаться и как с этим бороться? Преимущества!
• #3: Немного о французской культуре. Почему французские крупные компании внедряют Agile и как они к этому приходят? Топ менеджмент достаточно консервативен. А вот разработчики на местах пробуют различные методы и технологии, иногда заклеивают стены стикеры, и тогда менеджер проходящий мимо может заинтересоваться чем это таким забавным они тут занимаются, выясняется что это гибкая система разработки. Руководитель спрашивает у друзей того же ранга, если кто-то об этом слышал и понимает, что отстает от тренда. Инновации на французском рынке очень важны для развития и менеджмент хорошо это понимает. Так что решает позвонить в консалтинговую компанию выяснить как улучшить ситуацию.
• #4: M6 это крупная телевизионная компания, у нее есть подразделение M6 Web - инновационный островок. Деятельность предоставление содержания в сети и на мобильных платформах. М6 Веб достаточно продвинутое подразделение и уже применяло Agile практики, однако из за отсутствия достаточного опыта, не могло воспользоваться ими в полную силу. Они обратились к нам в ОКТО, уже понимая чего хотят. Основной задачей клиента было уменьшить время доставки продукта на рынок (Time to market) через совершенствования процесса работы и улучшение взаимодействия департаментов, которые удалены друг от друга: - Технический департамент в Лионе,- Руководство в Париже,- Дизайн и контроль качества в Брюсселе
• #5: За год работы мы провели множество мероприятий вместе по улучшению и одним из ключевых факторов успеха было внедрение инструмента и улучшение процесса по управлению портфелем проектов
• #6: Теперь о том почему это важно. В управлении портфелем проектов задействованы. Руководство, важные личности. Маркетинг, модные ребята. И герои нашего времени – разработчики. Теперь рассмотрим с какими проблемами они встречаются в своей деятельности: Руководство: планирование - опоздание или раннее завершение, есть ли бюджет; принятие решений - улучшение организации, набор персонала, внешняя экспертиза, обучение; реакция на изменение рынка или нахождения конкурентных преимуществ, приоритетов в ответ на отклонение от даты, инновации конкурентов и какое влияние это окажет на проект (ситуация на рынке и бюджет) Менеджмент: все ли в порядке с процессом работы, продуктивностью и продвижением проекта, успеваем ли мы в установленные сроки; какие сложности и риски; какую необходимо предоставить информацию чтобы сдвинуться с места и не ждать ответов от других участников проекта, спланировать согласования, необходимо ли изменить приоритеты Разработчики: качественные долгосрочные решения и их упрощение на стадии концепции, понимание смысла работы - мотивация, цель нашей работы - глобальное осознание стратегии компании - вовлеченность Дистанция: когда я получу ответ? И наконец, какие цели были поставлены Объединить разные профили, прозрачность, Публика: Кто из вас задавался подобными вопросами и не всегда находил ответы? (поднять руку) Теперь подумайте пару секунд : Как можно было бы ответить на эти вопросы? Необходимость наличия актуальной и доступной информации для принятие решений
• #7: Целостность: каждый обладает одним видением Актуальность: одна и та же информация доступна для Доступность: в любой момент когда необходимо принять решение у меня есть актуальная база для этого Как этого добиться? С помощью инструментов
• #8: До выбора подходящего инструмента необходимо проделать несколько этапов: 1. Понять кто будет в нем работать - роли 2. Что за типы операции необходимо в нем производить - деятельность 3. Как работать с инструментом - какой процесс На вопрос зачем мы уже ответили отчасти, но будет еще кое-что интересное!  Пример Impact mapping Gojko Adzic.
• #9: Кто задействован в управлении портфелем проектов ? Для начала необходимо понять кто будет работать с инструментом
• #10: Руководство генерирует идеи, расставляет приоритеты, составляет эти идеи в стратегию и выделяет необходимые инвестиции Маркетинг занимается определением цели, функционалом, планированием разработки и приоритетами реализации Разработка, соответственно дизайном, программированием, обеспечением необходимой производительности и качества
• #11: Руководство генерирует идеи, расставляет приоритеты, составляет эти идеи в стратегию и выделяет необходимые инвестиции Маркетинг занимается определением цели, функционалом, планированием разработки и приоритетами реализации Разработка, соответственно дизайном, программированием, обеспечением необходимой производительности и качества
• #12: Руководство генерирует идеи, расставляет приоритеты, составляет эти идеи в стратегию и выделяет необходимые инвестиции Маркетинг занимается определением цели, функционалом, планированием разработки и приоритетами реализации Разработка, соответственно дизайном, программированием, обеспечением необходимой производительности и качества
• #13: Мы рассмотрим процесс более детально в дальнейшем. Сейчас же рассмотрим почему мы решили поменять подход к использованию инструментов. Бюджетирование: определение идей и планирования их финансирования Проектирование: перевод идей в реальные проекты Спецификация: уточнение основной идеи в описание и определение периметра Реализация: разработка решения Продвижение: на каком этапе находится проект Учет потраченного времени: сколько стоит реализация и хватает ли у нас бюджета Показатели и отчеты: успешно ли мы продвигаемся к цели и какие проблемы и риски у нас на пути Принятие решений: консолидируя ранее полученную информацию мы можем принять решение уменьшении или увеличении периметра, о необходимости найма новых кадров или обучения существующих и т.п.
• #14: В процессе перехода компании М6 Веб на Agile возникла проблема управления проектами. Текущие инструменты являются сложными и неудобными в использовании, благодаря чему их использование не исполняется должным образом и не позволяет организации обладать достаточной информацией для принятия решений.
• #15: Инструменты предлагающие управление портфелем проектов можно пересчитать по пальцам. Rally и Version One мы не стали детально анализировать из за сложности использования и настройки, недружелюбности интерфейса и эргономики. Мы рассмотрели детально и провели встречи с экспертами Jira и ТР. Jira используется на большинстве пилотных проектов ОКТО из за своей простоты использования, однако не настройки. Отлично адаптирован для разработчиков с интеграцией всевозможных технических платформ. Однако на сегодняшний день ЖИРА плохо адаптирован к нуждам маркетинга и менеджмента. Отсутствие визуализации периметра проекта и его продвижения: Сторимап, Роадмап. При реализации Стори нет прямой связи с глобальной картиной функционального периметра. Можно много различных функций притянуть благодаря Плагинам, импортом из других инструментов. Однако в данном случае не соблюдается целостность информации.
• #16: Target Process соотвествует больше всех других процессу М6. Google Doc : export для внешних команд партнеров на аутсорсинге. HipChat для ежедневного общения на дистанции и уточнений в реальном времени в процессе разработки.
• #17: Теперь вернемся к процессу М6 по управлению портфелем проектов и рассмотрим на практике как соблюдается целостность информации в ТП
• #18: Все начинается с формирования руководством списка стратегических программ, другими словами идей, на следующий год. В словаре ТП есть программы и мы их используем как идеи.
• #19: Карточка в которой мы заполняем базовое описание нашей идеи
• #20: Размещение идей на временной линии и заполнение предварительного плана на следующий год
• #21: Как мы проверяем идеи и как они становятся реальными проектами? Мы в ОКТО разработали фреймворк, который удобно позволяет определить стоит ли начинать разработку или нет Определение цели Пользователи и их нужды Наше предложение и конкурентные преимущества Критерии успеха Утверждение идеи
• #22: Разбиение на проекты, продвижение и отслеживание статуса проекта
• #23: Утвержденная идея обособлена запуском проекта Планирование проектов Отслеживание прогресса Прогнозирование завершения
• #24: Определение периметра (Story map) Расстановка приоритетов Минимальный жизнеспособный продукт Макро-оценка Разбиение на релизы
• #25: Видимость прогресса и прогноз Необходимость принятия решений Прозрачность перед руководством Основа совещаний
• #26: Разбивка приоритетных Features на User Stories Видимость этапов работы (очередь, дизайн, спецификация, реализация, готово) Расставление приоритетов на низком уровне Уточнение периметра
• #27: Презентация и оценка приоритетных User Stories Финальная расстановка приоритетов Определение вместимости Спринта Наполнение Спринта Присвоение цели Введение дополнительной информации (план действий по совершенствованию процесса)
• #28: User Stories текущего Спринта Процесс работы (очередь, в разработке, пересмотр кода, проверка функционала, готово) Текущий статус Затруднения Комментарии Ежедневное обсуждение
• #29: User Stories текущего Спринта Процесс работы (очередь, в разработке, пересмотр кода, проверка функционала, готово) Текущий статус Затруднения Комментарии Ежедневное обсуждение
• #30: Кривая прогресса по Спринту Кривая прогресса по Релизу Ключевые даты Новые комментарии Новые задачи
• #31: Продвижение релиза Прогресс по периметру Соответствие первоначальной дате Визуализация проблем Принятие решений Производительность Спринта Комментарии Ключевые даты
• #32: Идентификация проблем на ранней стадии Сравнение предварительного плана и реальной картины Основа для совещаний Отчеты в реальном времени Прозрачность
• #37: Check what is possible in the tool and what you have to do elsewhere. Как вы видите ТП подходит для выполнения большинства задач М6, для вас возможно лучше подойдет другой инструмент.
• #38: У каждого инструмента уже есть свой словарь терминов.
• #39: Необходимо совместить процесс организации со структурой инструмента и использовать одну и ту же терминологию для всех. Документация структуры и примеры.
• #40: Как люди реагируют на продукт, если берутся сами за настройку. Мощный инструмент, слишком много видов, темплейтов ОК для одного проекта, но для управления портфелем необходима основательная подготовка. Начальная настройка достаточно сложная, но с помощью эксперта займет всего пару дней.
• #41: Настроить роли и Спроектировать разметку деятельности Открытый доступ предоставляет возможность всем хорошо понимать процесс работы организации. мы воспользовались помощью эксперта и вместе за 2х дневный воркшоп мы начертили процесс, сделали настройку видов, структуры и ролей. В процессе и представлению результатов пришлось переделать 3 раза основу. Самостоятельно ушло бы несколько недель. Структура эволюционирует слегка, небольшие улучшения, которые благодаря воркшопу мы можем с легкостью делать сами. А для очень сложных новых тем есть бесплатный Live chat доступ к экспертам в рабочее время. Разработка плагинов для учета рабочего времени, подтверждение кода компетентными разработчиками ТП.
• #42: Как люди реагируют на продукт Мощный инструмент, слишком много видов, темплейтов
• #43: Определить лидеров Обучить персонал С пониманием приходит желание
• #44: Целостность: все понимают что происходит на всех уровнях организации, какова цель, что предстоит, куда мы движемся и как влияют наши индивидуальные действия на всю систему, улучшенные общение и взаимодействие Доступность: информация доступна в любое время в любом месте, хранится в облаке Актуальность информации в реальном времени: визуализация и прозрачность. Вера переходит в актуальные данные Упрощение процесса работы с инструментами : раньше было 8 инструментов, теперь 3 плюс время синхронизации. Уменьшение времени подготовки отчетов в 5 раз благодаря автоматизации: ранее руководители проектов подготавливали презентации собирая и анализируя данные из различных источников, теперь все делается автоматически посредством инструмента, вся информация находится в единой системе, остается только выбрать подходящий способ её вывода.
• #45: Целостность: все понимают что происходит на всех уровнях организации, какова цель, что предстоит, куда мы движемся и как влияют наши индивидуальные действия на всю систему, улучшенные общение и взаимодействие Доступность: информация доступна в любое время в любом месте, хранится в облаке Актуальность информации в реальном времени: визуализация и прозрачность. Вера переходит в актуальные данные Упрощение процесса работы с инструментами : раньше было 8 инструментов, теперь 3 плюс время синхронизации. Уменьшение времени подготовки отчетов в 5 раз благодаря автоматизации: ранее руководители проектов подготавливали презентации собирая и анализируя данные из различных источников, теперь все делается автоматически посредством инструмента, вся информация находится в единой системе, остается только выбрать подходящий способ её вывода.
• #46: Целостность: все понимают что происходит на всех уровнях организации, какова цель, что предстоит, куда мы движемся и как влияют наши индивидуальные действия на всю систему, улучшенные общение и взаимодействие Доступность: информация доступна в любое время в любом месте, хранится в облаке Актуальность информации в реальном времени: визуализация и прозрачность. Вера переходит в актуальные данные Упрощение процесса работы с инструментами : раньше было 8 инструментов, теперь 3 плюс время синхронизации. Уменьшение времени подготовки отчетов в 5 раз благодаря автоматизации: ранее руководители проектов подготавливали презентации собирая и анализируя данные из различных источников, теперь все делается автоматически посредством инструмента, вся информация находится в единой системе, остается только выбрать подходящий способ её вывода.
• #47: Целостность: все понимают что происходит на всех уровнях организации, какова цель, что предстоит, куда мы движемся и как влияют наши индивидуальные действия на всю систему, улучшенные общение и взаимодействие Доступность: информация доступна в любое время в любом месте, хранится в облаке Актуальность информации в реальном времени: визуализация и прозрачность. Вера переходит в актуальные данные Упрощение процесса работы с инструментами : раньше было 8 инструментов, теперь 3 плюс время синхронизации. Уменьшение времени подготовки отчетов в 5 раз благодаря автоматизации: ранее руководители проектов подготавливали презентации собирая и анализируя данные из различных источников, теперь все делается автоматически посредством инструмента, вся информация находится в единой системе, остается только выбрать подходящий способ её вывода.
• #48: Целостность: все понимают что происходит на всех уровнях организации, какова цель, что предстоит, куда мы движемся и как влияют наши индивидуальные действия на всю систему, улучшенные общение и взаимодействие Доступность: информация доступна в любое время в любом месте, хранится в облаке Актуальность информации в реальном времени: визуализация и прозрачность. Вера переходит в актуальные данные Упрощение процесса работы с инструментами : раньше было 8 инструментов, теперь 3 плюс время синхронизации. Уменьшение времени подготовки отчетов в 5 раз благодаря автоматизации: ранее руководители проектов подготавливали презентации собирая и анализируя данные из различных источников, теперь все делается автоматически посредством инструмента, вся информация находится в единой системе, остается только выбрать подходящий способ её вывода.
• #49: Целостность: все понимают что происходит на всех уровнях организации, какова цель, что предстоит, куда мы движемся и как влияют наши индивидуальные действия на всю систему, улучшенные общение и взаимодействие Доступность: информация доступна в любое время в любом месте, хранится в облаке Актуальность информации в реальном времени: визуализация и прозрачность. Вера переходит в актуальные данные Упрощение процесса работы с инструментами : раньше было 8 инструментов, теперь 3 плюс время синхронизации. Уменьшение времени подготовки отчетов в 5 раз благодаря автоматизации: ранее руководители проектов подготавливали презентации собирая и анализируя данные из различных источников, теперь все делается автоматически посредством инструмента, вся информация находится в единой системе, остается только выбрать подходящий способ её вывода.