Предпроектное обследование состояния организации делопроизводства предприятия перед внедрением СЭД
- 1. РОЛЬ И ЗАДАЧИ ПРЕДПРОЕКТНОГО ОБСЛЕДОВАНИЯ Галина Подкорытова Начальник отдела делопроизводства, Член Гильдии управляющих документацией Консалтинговая группа ФИНЭКС 1
- 2. Предпроектное обследование предваряет создание проекта системы электронного документооборота и необходимо для согласования представлений заказчика и исполнителя о будущем проекте. Роль данного этапа - найти "общий язык" и описать требования к проекту в общей терминологии. Консалтинговая группа ФИНЭКС 2
- 3. Задачи обследования • Создать базовую бизнес-модель деятельности руководящего состава организации, идентифицирующую ключевые задачи, бизнес-функции и потребности в системах обработки документоориентированной информации. • Определить основные направления и области деятельности, где инвестиции в информационные системы документооборота обеспечат значительные выгоды для организации. • Оценить готовность технических средств и психологическую готовность сотрудников организации к внедрению системы электронного документооборота. • На основании результатов анализа предложить варианты реализации проекта с оценкой необходимых трудозатрат и инвестиций. Консалтинговая группа ФИНЭКС 3
- 4. Необходимость проведения обследования обусловлена следующими факторами: • отсутствием единого понимания целей внедрения СЭД; • необходимостью определения оптимальных шагов по достижению этих целей; • отсутствием постановки задачи на проект внедрения СЭД; • отсутствием модели деятельности организации с учетом использования СЭД. Консалтинговая группа ФИНЭКС 4
- 5. Проблемы предпроектного обследования • Одна из главных причин трудностей, предпроектного обследования организации при внедрении СЭД, состоит в недостаточном участии специалистов–документоведов по внедрению компьютерных технологий и разработке программ документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии – работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия. Консалтинговая группа ФИНЭКС 5
- 6. Проблемы предпроектного обследования • Технологическая проблема – в предпроектном обследовании допускаются неточности и следовательно реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики позже адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно. Консалтинговая группа ФИНЭКС 6
- 7. Проблемы предпроектного обследования • Важность предпроектного обследования организации внедряющей СЭД и как правило ошибки на этапах внедрения состоят в недопонимании сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не исследуется четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов. Консалтинговая группа ФИНЭКС 7
- 8. Предмет изучения 1. В процессе проведения предпроектного обследования документооборота предприятия изучаются действующие нормативно-методические документы (стандарты /инструкции и т.п.), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы / графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями предприятия. Консалтинговая группа ФИНЭКС 8
- 9. Предмет изучения 2. Проводится диагностика действующей системы делопроизводства предприятия, включая: • подготовку и оформление служебных документов; • обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнение; • учет и регистрацию документов; • рассмотрение и согласование документов; • распределение зон ответственности при работе с документами; • ведение контроля сроков исполнения документов; • обеспечение хранения и уничтожения документов. Консалтинговая группа ФИНЭКС 9
- 10. Предмет изучения 3. Анализируется состав документов и принципы их систематизации. 4. Проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами на предприятии положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота предприятия. 5. Рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы. 6. Выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения. Консалтинговая группа ФИНЭКС 10
- 11. Отдельные вопросы обследования 1. Определение границ автоматизации документооборота организации. Ответ на данный вопрос в виде списка подразделений и рабочих мест должен быть получен в самом начале обследования. Более того, во многих случаях организация определяется с этим еще до начала обследования, поскольку впоследствии при внедрении готовой системы число рабочих мест лицензируется фирмой-разработчиком СЭД Консалтинговая группа ФИНЭКС 11
- 12. 2. Описание организационной структуры В документах или в поручениях по ним, являющихся элементами общего документооборота организации, обязательно присутствуют такие атрибуты, как фамилии сотрудников, их должности, названия структурных подразделений. Все они являются составными частями организационной структуры. Поэтому в системе автоматизации документооборота одним из центральных справочников является структура организации. Консалтинговая группа ФИНЭКС 12
- 13. 3. Места регистрации документов Полученное при обследовании число подразделений, где будет использоваться СЭД, еще не означает того, что во всех этих подразделениях следует вести регистрацию тех или иных документов. Консалтинговая группа ФИНЭКС 13
- 14. 4. Распределение рабочих мест СЭД (хотя бы для первого этапа развертывания системы) и определение прав доступа к документам с этих рабочих мест Информационная система с коллективным режимом работы пользователей обязательно содержит в себе механизмы назначения прав доступа пользователей на выполняемые в системе операции. В минимальный перечень этих прав входят права на создание, чтение, редактирование, удаление. Консалтинговая группа ФИНЭКС 14
- 15. Разделение функций рабочих мест часто носят условный характер, т.к. один и тот же пользователь при работе может или должен иметь возможность и регистрировать, и контролировать, и изменять настройки. В этом случае ему даются права на все эти операции, таким образом, его рабочее место объединяет приведенные выше функции. Еще одним очень важным правом доступа в СЭД является право сотрудника на выполнение действий в СЭД вместо другого сотрудника. Это называется право замещающего. Важность наличия такого права объясняется очень просто – не всегда число рабочих мест СЭД равно числу сотрудников организации, участвующих в документообороте. Консалтинговая группа ФИНЭКС 15
- 16. 5. Сценарии процессов согласования и подписания документов Каждый вид ОРД имеет свой сценарий согласования, причем, например, для договорных документов может быть отдельный сценарий для предварительного согласования, отдельный для окончательного. Циклы согласования должны иметь такие параметры, как параллельный или последовательный режим, вложенные (вторичные) циклы согласования, ограничения по времени, действия при отрицательном мнении участника и т.д. Консалтинговая группа ФИНЭКС 16
- 17. 6. Принципы присвоения номеров СЭД должна уметь регистрировать документы по правилам, принятым в организации. Для настройки системы на эти правила обследование должно дать ответы на такие вопросы: • Сколько отдельных счетчиков номеров? • Какая зависимость выбора счетчика от реквизитов документа? • Какая зависимость выбора счетчика от места регистрации? • По какому принципу формируется номер документа (формат номера)? Консалтинговая группа ФИНЭКС 17
- 18. 7. Принципы формирования сводок и справок • Еще одним важным элементом обследования является получение исходных данных для формирования отчетов по информационному содержимому системы. Обычно эти отчеты представляют собой таблицы с данными о неисполненных документах за отчетный период или справки по числу неисполненных документов, разбитых по исполнителям (сотрудникам или подразделениям) или по каким- либо категориям. Консалтинговая группа ФИНЭКС 18
- 19. 7. Принципы формирования сводок и справок • Предметом обследования является внешний вид эти отчетов и принцип отбора документов, попадающих в отчет. Это же может касаться и внешнего вида отчета – он, как шаблон отчета, может быть постоянен и быть связан с принципом отбора, а может выбираться пользователем в момент построения отчета. • Следует отметить, что реализация в СЭД требований по отчетам, выявленных на данном этапе обследования может оказаться наиболее трудоемкой частью внедрения СЭД. Это объясняется тем, что часто не просто описать алгоритмически то, что человек делает вручную, вписывая в отчетную таблицу ту или иную информацию. Консалтинговая группа ФИНЭКС 19
- 20. Результат предпроектного обследования • Описание рассмотренных бизнес-процессов и потоков данных объекта автоматизации в части документооборота. • Реестр документов и отчетных форм, использующихся для организации рассмотренных процессов. • Описание функционального состава рабочих мест (ролей пользователей) и их информационных потребностей. • Технический аудит существующей инфраструктуры. • Оценка готовности организации к внедрению системы электронного документооборота; Консалтинговая группа ФИНЭКС 20
- 21. Результат предпроектного обследования • Предложения по совершенствованию рассмотренных бизнес процессов с учетом внедрения системы электронного документооборота. • План разработки и внедрения, оценка объемов необходимых трудозатрат и инвестиций. • Спецификация на необходимое оборудование. • Спецификация на лицензируемые программные продукты. • Предложения по организации повышения квалификации персонала. Консалтинговая группа ФИНЭКС 21
- 22. Результат предпроектного обследования • Результатом предпроектного обследования является официальный документ, подписанный как руководством предприятия, так и руководством внедренческого центра. В данном документе (или пакете документов) отражена текущая структура предприятия, взаимосвязи отделов, потоки документооборота внутри отделов, потоки документооборотов между отделами, приведен список документов и отчетов которые существуют на предприятии и рекомендованы к внедрению в СЭД. Консалтинговая группа ФИНЭКС 22
- 23. Результат предпроектного обследования • Данный документ, являющийся результатом предпроектного обследования, очень важен не только внедренческому центру и его специалистам, которые будут реализовывать проект, но и руководству предприятия, он позволяет четко увидеть недостатки управленческой структуры, еѐ возможную избыточность или "узкие" места Консалтинговая группа ФИНЭКС 23
- 24. Результат предпроектного обследования • Данный документ позволяет, в некоторых случаях, принять необходимые решения по частичной реорганизации отделов, переноса отдельных функций с одних подразделений на другие, ещѐ до начала составления технического задания на автоматизацию. Это позволяет избежать частой переработки технического задания во время реализации проекта, и тем самым, избежать затягивания реализации проекта. Консалтинговая группа ФИНЭКС 24
- 25. Результат предпроектного обследования • Предпроектное обследование является основой для составления технического задания. В предпроектном обследовании намечены возможные пути упрощения и автоматизации документооборота, отражены общие пожелания руководителей отделов и компании в целом, к схемам реализации проекта. Консалтинговая группа ФИНЭКС 25
- 26. Ваши вопросы? Консалтинговая группа www.finexcons.ru «ФИНЭКС» Галина Подкорытова gpodkorytova@finexcons.ru Консалтинговая группа ФИНЭКС 26