Ứng dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD quản lý tài liệu dự án xây dựng trên 1 file Excel - Document Controller
Download as DOCX, PDF0 likes319 views
Phần mềm quản lý tài liệu GXD hỗ trợ người dùng trong việc tổ chức và tra cứu tài liệu liên quan đến đầu tư xây dựng và nhiều lĩnh vực khác, thông qua các tính năng như quản lý cá nhân, cập nhật văn bản pháp luật, và phân loại tài liệu. Người dùng cần cài đặt phần mềm trên môi trường Windows và có Microsoft Excel, với các bước thiết lập cụ thể để sử dụng hiệu quả. Ngoài việc quản lý tài liệu, phần mềm còn cho phép chia sẻ dữ liệu và ứng dụng màu sắc để phân loại mức độ quan trọng của tài liệu.
Ứng dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD quản lý tài liệu dự án xây dựng trên 1 file Excel - Document Controller
- 1. 0
- 2. 1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD I. THAY ĐỔI CÁCH LÀM VIỆC 1. Bạn có thể sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD vào việc gì? - Sử dụng sẵn hệ các văn bản về Luật, Nghị định, Thông tư quy định, hướng dẫn về đầu tư xây dựng (và tương lai là các lĩnh vực khác). - Quản lý tài liệu cá nhân. Ví dụ: Tôi dùng để quản lý các file tài liệu giảng dạy (bài tập, slide, bài giảng, giáo trình…), quản lý các file tài liệu làm tư vấn… - Sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD để quản lý tài liệu của riêng từng công trình, từng dự án mà bạn tham gia. - Tham khảo để sử dụng các biểu mẫu do GXD cung cấp trong phần mềm để thực hiện công việc hàng ngày tại công trình các dự án xây dựng. - Tham khảo các quy trình thực hiện công việc, quy trình quản lý dự án xây dựng cung cấp theo phần mềm để ứng dụng vào công việc. - .v.v và rất nhiều ứng dụng sáng tạo nữa. 2. Có phần mềm Quản lý tài liệu GXD bạn sẽ thay đổi cách làm việc như nào? Có phần mềm Quản lý tài liệu GXD quản lý tài liệu dự án xây dựng bạn sẽ thay đổi cách làm việc với máy tính. Buổi sáng, bạn mở máy tính, mở file Quanlytailieu.xlsm trên Desktop. Tìm tài liệu đang làm dở và bấm vào Mở file làm tiếp. Bạn cũng có thể kiểm tra xem GXD có cập nhật cho bạn Nghị định, Thông tư hay tài liệu nào mới không! Trong ngày, nếu làm ra thêm file tài liệu nào, bạn thả vào thư mục chứa tài liệu, rồi trong phần mềm QLTL GXD bạn thêm thông tin file đó vào file Excel bằng lệnh Kiểm tra tài liệu. Cuối ngày, bạn thêm các thông tin thuộc tính (properties) thêm cho file tài liệu (file mà bạn làm ra, nhận được từ email, tải từ web xuống…) vào file Excel quản lý tài liệu của bạn sau đó lưu lại, tắt máy và nghỉ ngơi. Bất kỳ khi nào cần tìm tài liệu gì của dự án, bạn lại ra Desktop, mở file Quanlytailieu.xlsm. Tất nhiên, bạn có thể đổi tên file này tùy ý, có thể nhân bản ra nhiều file để quản lý các chủ đề tài liệu khác nhau. Ví dụ: Đầu tư xây dựng, Bất động sản, Kế toán tài chính, Lao động tiền lương… II. CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU GXD Đầu tiên để có thể sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu GXD bạn cần cài phần mềm vào máy tính.
- 3. 2 1. Yêu cầu bạn chuẩn bị máy tính - Cần có Microsoft Office trong máy của bạn. Phần mềm QLTL lập trình chạy trên Excel nên bộ Office phải cài thành phần Excel. Rất may là đa số máy tính đều có Excel, bạn chú ý là sử dụng Windows + Office bản quyền thì phần mềm sẽ mượt mà hơn, ít lỗi. - Trình duyệt Chrome, Firefox hoặc Cốc cốc. - Chrome, Acrobat Reader (hoặc phần mềm đọc file Pdf bất kỳ). - Các phần mềm đọc file Word, Excel, PowerPoint, AutoCad, Revit (nếu có). - Phần mềm chụp ảnh màn hình: ShareX, SnagIt, LigthShot… để khi cần trao đổi về cách sử dụng hoặc xử lý lỗi nào đó của phần mềm thì chụp và mô tả, gửi đi cho nhanh và nét. 2. Tải bộ cài phần mềm Quản lý tài liệu GXD Hiện tại phần mềm Quản lý tài liệu GXD được để trong 1 file nén gồm cả phai chương trình và file tài liệu. Bạn chỉ việc tải file về giải nén ra là chạy. Link tải tại đây: https://giaxaydung.vn/forums/phan-mem-quan-ly-tai-lieu- xay-dung-gxd-qltl.401 Phần mềm QLTL sẽ sớm có bộ cài nhỏ gọn để cài các file chạy chương trình rất nhanh và đơn giản, còn tài liệu và dữ liệu khi bạn cần thì sẽ tải về. 3. Giải nén phần mềm Bạn lưu ý giải nén ra thư mục có tên tiếng Việt không dấu, tốt nhất là D:QLTL GXD hoặc D:DropboxQLTL GXD. Nếu bạn giải nén vào thư mục có tên tiếng Việt có dấu thì sẽ báo lỗi không chạy được. Sau khi copy File nén vào trong máy tính, kích chuột phải và chọn Extract Here để giải nén.
- 4. 3 4. Đặt lối tắt mở phần mềm ra Desktop Bạn thiết lập lối tắt mở phần mềm giống như trường phái bóng đá nhanh 1 chạm như sau: - Bạn nên giải nén thư mục chứa tài liệu và phần mềm vào ổ D. Ví dụ: D:QLTL GXD - Rồi kích phải vào Quanlytailieu.xlsm để Shortcut ra Desktop. - Hàng ngày làm việc, bất kỳ khi nào cần tìm tài liệu, chỉ việc ra màn hình Desktop mở file là tìm được.
- 5. 4 5. Chú ý khi cài phần mềm: - Phần mềm chạy trên môi trường Windows + Excel. Bạn cần đảm bảo là môi trường tốt để phần mềm có thể chạy tốt. Nếu gặp trục trặc, có thể bạn phải cài lại bộ Office hoặc thay bộ cài khác tốt hơn. Chúng tôi chạy trên Office 2016 và rất mượt mà, nhiều đồng nghiệp đã chạy trên Office 2010 hoặc 2013 cũng tốt. - File phần mềm là Excel, vì vậy ngoài các lệnh & chức năng lập trình thêm của phần mềm, mọi chức năng + hàm + công thức của Excel bạn sử dụng để lọc, xử lý dữ liệu, tính toán… bình thường. - Giải nén thư mục chứa file chạy chương trình vào thư mục đặt tên không có dấu tiếng Việt hoặc đặt tên bằng tiếng Anh. - Phần mềm đang phát triển nhanh, cập nhật nhiều các chức năng hay. Bạn cần cập nhật thông tin thường xuyên từ giaxaydung.vn có mục về phần mềm QLTL. III. CÁCH SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU 1. Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu trong phần mềm QLTL GXD
- 6. 5 1.1. Văn bản pháp luật Các văn bản pháp luật về đầu tư xây dựng trình bày ở sheet Van ban. Sheet này để tìm kiếm, quản lý, tra cứu văn bản theo lĩnh vực, chuyên môn với các tài liệu đã được lưu trữ trong phần mềm hoặc người dùng có thể tự đưa thêm tài liệu để có thể quản lý tổng thể. 1.2. Các Danh mục theo từng lĩnh vực Sử dụng lệnh Sao chép dữ liệu để sao chép, phân loại tài liệu theo từng lĩnh vực để dễ dàng quản lý, tra cứu. 1.3. Mẫu biểu Những mẫu biểu các côngviệc thường làm trong dựán đầu tư xây dựng như: Mẫu báo cáo thẩm tra, tờ trình, quyết định phê duyệt… được GXD tạo ra hoặc sưu tầm, biên tập. Bạn chỉ việc mở lên "điền vào chỗ trống, thêm bớt" để hoàn thành công việc. 1.4. Danh mục chi phí khác và chi phí tư vấn trong Dự toán và TMĐT Danh mục các khoản mục chi phí được tổng hợp, hướng dẫn cách tính, căn cứ xác định và các vấn đề chuyên môn sâu cho từng loại chi phí. 1.5. Giáo trình Rất nhiều tài liệu, sách, giáo trình hay do tác giả Nguyễn Thế Anh biên soạn được gửi tặng bạn ở đây, chỉ việc kích vào link là mở ra. Bạn có thể in ra để đọc.
- 7. 6 1.6. Các Danh mục tham khảo khác Là nơi chia sẻ các tài liệu, giáo trình, website, page, … bổ ích, cần thiết cho kỹ sư xây dựng. 2. Cập nhật dữ liệu Khi mở lên file Excel sẽ tự động hiện bảng thông báo có các văn bản mới cần cập nhật. Ấn Cập nhật để đưa toàn bộ văn bản vào phần mềm. 3. Sửa đường dẫn nếu không hiện cửa sổ Danh sách cập nhật Trong Tab Quản lý tài liệu, kích chọn Thay đổi đường dẫn. Sau đó chọn đường dẫn đến Folder chứa phần mềm.
- 8. 7 Sau khi chọn đúng đường dẫn, bạn Kích vào cập nhật dữ liệu để có thể sử dụng phần mềm. 4. Thêm dữ liệu Ngoài danh mục dữ liệu được tự động cập nhật, người sử dụng có thể thêm các file từ bất kể đâu trong máy tính vào bảng tính để dễ dàng quản lý tổng thể kho dữ liệu của cá nhân. 4.1. Thêm nhanh tên file và đường dẫn Muốn thêm dữ liệu tại dòng nào, bạn kích chuột vào dòng đó rồi kích lệnh Thêm dữ liệu. Phần mềm sẽ hiện cửa sổ để bạn chọn file đưa vào phần mềm. - Kích chọn lệnh Thêm dữ liệu
- 9. 8 - Chọn folder chứa file cần đưa vào phần mềm - Kích chọn file - Thêm vào danh mục Phần mềm sẽ lấy tên file và đường dẫn đưa vào danh mục văn bản. Sau đó bạn có thể sửa tên file thành Nội dung của văn bản để dễ theo dõi và quản lý. Đồng thời thêm các cột dữ liệu khác như Lĩnh vực, cơ quan ban hành, ngày ban hành, ngày có hiệu lực, … 4.2. Thêm file kèm sao chép/di chuyển file gốc Tại mục 3.1, thao tác thêm nhanh file sẽ giữ nguyên file gốc. Có nghĩa là file gốc sẽ được giữ nguyên vị trí ban đầu. Phần mềm chỉ đưa tên file và đường dẫn vào Danh mục. Trong trường hợp muốn sao chép hoặc di chuyển file gốc đó về cấu trúc cây thư mục của phần mềm. Bạn thao tác như sau: - Kích chọn lệnh Thêm dữ liệu - Chọn đường dẫn và chọn file cần thêm - Chọn folder đích cần sao chép hoặc di chuyển file đến - Kích vào mũi tên hướng xuống cạnh nút Thêm vào danh mục - Chọn lệnh Sao chép hoặc Di chuyển - Kích Thêm vào danh mục 5. Sao chép dữ liệu
- 10. 9 Đây là lệnh sử dụng để tách danh mục dữ liệu ra thành các lĩnh vực để dễ tra cứu và quản lý tài liệu. 6. Tìm kiếm văn bản 6.1. Tìm kiếm nhanh Kíchvào hộp Tìmkiếm trên phần mềm và gõ từ khóa đểtìm kiếm nhanh văn bản 6.2. Tìm kiếm bằng Auto Filter của Excel Sử dụng tính năng Auto Filter của Excel để tìm kiếm văn bản nhanh chóng. IV. CÁC BƯỚC ĐƯA DỮ LIỆU CÁ NHÂN VÀO PHẦN MỀM ĐỂ QUẢN LÝ TỔNG THỂ Quy trình tại phiên bản đầu tiên, phiên bản 1.01 còn sơ khai, nhưng các tác
- 11. 10 giả đã có những ý tưởng đột phá, giúp đơn giản và ít thao tác hơn trong quả lý tài liệu. Quy trình này sẽ được cải thiện dần trong các phiên bản lần sau. Côngty Giá xây dựng rất mong được nhận phản hồi từ người sử dụng để tiếp tục phát triển phần mềm 1. Đưa dữ liệu bất kỳ vào thư mục và quản lý ở file Excel Có file tài liệu bất kỳ cứ thả vào trong thư mục mà phần mềm đang chọn. Mở phần mềm lên, tự động đọc tên tài liệu đó vào, đánh số thứ tự, đặt Hyperlink Mở file. Do chưa có mô tả nên bạn kíchvào Mở file và mở file ra, quay sang file Excel điền thêm mô tả, ngày ban hành… đủ các thông tin có thể vào file đó. Nếu là Thêm tài liệu bằng cách browseđến tài liệu đó, có thể chỉ cần trỏ đến đường dẫn. Sau đó có thể kích vào chọn Move hoặc Copy, sau đó chọn thư mục trong dự án của mình và bấm OK, tài liệu sẽ được di chuyển hoặc nhân bản về thư mục dự án đó tùy Move hay Copy. 2. Đưa dữ liệu theo quy trình thủ công 2.1. Xác định Folder chứa dữ liệu Phần mềm QLTL GXD đã được tạo sẵn 1 số Folder tương ứng với từng lĩnh vực. Nếu tài liệu bạn cần đưa vào thuộc các lĩnh vực trên thì bạn copyfile (Word, Excel, PowerPoint, …) vào folder tương ứng. Hoặc nếu bạn muốn tạo 1 lĩnh vực mới, hoặc 1 chuyên ngành khác thì bạn tạo 1 folder mới. Lưu ý: Tên folder mới đặt viết liền không dấu như các folder mặc định đã có. Sau đó copy file vào folder vừa tạo 2.2. Tạo đường dẫn cơ sở dữ liệu - Mở file Danhmucvanban.csv - Nhập dữ liệu vào file Danhmucvanban theo trình tự: Lĩnh vực: Tên folder chứa dữ liệu mới (folder có sẵn hoặc folder mới) – Bắt buộc Tên / Mô tả: Tên hiển thị trong phần mềm – Bắt buộc Số hiệu văn bản, Loại, Cơ quan ban hành, Ngày ban hành, Ngày có hiệu
- 12. 11 lực File văn bản gốc: Là đường dẫn đến file PDF (văn bản gốc). Cách nhập đường dẫn: TenFolderChuaFile/Tenfile – Bắt buộc File chuẩn style: Là các tài liệu được biên tập lại dưới định dạng Word, chuẩn style GXD, có mục lục dễ tra cứu, trình bày sạch đẹp. - Bấm Ctrl S để lưu file. Chọn Yes. - Tắt file, Excel sẽ hỏi Save 1 lần nữa. Chọn Don’t save. 2.3. Đưa dữ liệu vào file quản lý - Mở file Excel Quanlytailieu.xlsm - Kích chọn Cập nhật dữ liệu, phần mềm sẽ tự động hiện lên các dữ liệu mới để cập nhật vào phần mềm - Kích chọn tiếp lệnh Sao chép dữ liệu nếu muốn phân loại dữ liệu vừa đưa vào phần mềm. Tiếp tục lặp lại các thao tác cho các dữ liệu sau.
- 13. 12 V. ỨNG DỤNG MÀU SẮC TRONG QUẢN LÝ TÀI LIỆU Các kỹ sư GXD nghiên cứu mã ANSI (American National Standards for Safety Signs and Colors) từ đó vận dụng vào khoa học ứng dụng màu sắc trong quản ls tài liệu. Bởi trong Excel bạn có thể lọc tài liệu theo màu sắc. Bắt đầu từ những ý hiểu sơ khai, những bước đi đầu tiên, cho đến khi hoàn thiện hơn nội dung về ứng dụng màu sắc trong quản lý dữ liệu nói chung và quản lý tài liệu nói riêng. Đây là vấn đề tác giả Nguyễn Thế Anh đã từng để cập trong phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD. Tuy đã tìm kiếm nhiều trên Google về khoa học ứng dụng màu sắc trong quản lý, chưa tìm tòi được nhiều, nhưng chúng tôi vẫn tin là sẽ có giải pháp hiệu quả để phổ biến cho bạn đồng nghiệp. Ứng dụng màu trong đánh dấu và lọc văn bản, nhắc: - Các tài liệu quan trọng, đang cần chú ý cao nhất: Màu đỏ. - Tài liệu quan trọng vừa: Màu cam. - Tài liệu quan trọng: Màu vàng. - Tài liệu bình thường: Không màu. “ANSI Safety Color Categories The following are the higher-level categories for safety colors issued by the ANSI Z535.1 code. Red - The color red is used on any safety signs, labels, or other objects to signify danger or to alert people that they need to stop. Orange - The color orange is used to alert people to the fact that there are dangerousparts of a machineor equipment. Thedangercould be from crushing, cutting, shocking or otherwise harming people or the facility. This is most commonly used on labels thatare applied to machinery, butcould also be used on signs and other objects. Yellow - Anywhere that caution needs to be used, the color yellow should be primary on the signs or labels alerting people to this fact. Similar to OSHA, this includes risks of tripping, falling, getting burned, being caught in a pinch point, experiencing hearing damage,and almostany other common hazard that maybe present. Green - Green is used to alert people to the presence of an emergency egress. This is importantfor helping people escape from an area if they need to. Another place where green is used according to ANSI is to identify where first aid and other types of safety equipment are kept. Blue - Blue is used on signs and labels that provide information about a
- 14. 13 particular item or area. This information doesn't necessarily have to be safety related. Black & White- Black & white signs or labelsare used for guiding traffic or telling people which direction to go. These colors can also be for housekeeping information in the facility. While not specifically safety related, having this type of signage can directly improve the safety of the facility. Purple- Purplewasbeing reserved byANSI for future use, butit hasbecome a de facto standard for radiation hazards through popular use. Gray - Gray is reserved for future use by ANSI.” VI. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN Bạn có thể chia nhỏ để quản lý, tạo 1 thư mục, sau đó tạo ra riêng 1 file quản lý toàn bộ tài liệu dự án. Có các file quản lý cho từng công trình, từng gói thầu riêng… tùy ý linh hoạt. VII. CHIA SẺ DỮ LIỆU TEAMWORK Tạo 1 thư mục trong Dropbox. Các file chia sẻ của người làm cùng dự án có thể share thư mục trong Dropbox, sử dụng chung 1 hệ thống file tài liệu được share. File Excel có thể để bất kỳ chỗ nào trong máy tính. Trên máy tính mỗi người 1 file.
- 15. 14 Dropbox có thể thuê tài khoản có phí, chi phí khá là rẻ cho cá nhân hoặc dùng bản Dropboxcho doanh nghiệp. Nên dùng Dropbox, bởi tính năng đồng bộ cập nhật file mới tốt hơn cho TeamWork, kế thừa được côngviệc đã làm của nhiều người, không như Google Drive file của người làm sau sẽ đè lên file người làm trước, mất hết công sức của người đó. VIII. PHẢN HỒI, GÓP Ý Nếu bạn thấy phần mềm có chỗ nào bất tiện cho bạn sửdụng, đừng ngại phản hồi vào các vị trí dưới đây, chúng tôi sẽ nghiên cứu cải tiến để công việc của bạn sẽ thuận lợi hơn: - Link trên diễn đàn: https://giaxaydung.vn/threads/hoi-dap-su-dung-phan- mem-quan-ly-tai-lieu-gxd-qltl-gxd.100709 - Form góp ý: https://bom.to/gop-y-phan-mem-quan-ly-tai-lieu-gxd GXD rất mong nhận được các ý tưởng, đóng góp ý kiến, hiến kế của bạn để phát triển phần mềm phục vụ bạn tốt hơn nữa. Dữ liệu chung của dự án trên Dropbox Trưởng phòng Kỹ sư 1 Kỹ sư 1 Công trường Đối tác ...