Access2000

Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright®
Nguyễn Sơn Hải
Trang 1
GIỚI THIỆU
Giáo trình này là sự đúc kết kinh nghiệm của tác giả trong giảng dạy các khoá
đào tạo về Access cũng như kinh nghiệm sử dụng Access làm hệ quản trị cơ sở dữ
liệu và công cụ phát triển phần mềm. Hầu hết nội dung trình bày trong giáo trình
đều bám theo những bài tập thực hành cụ thể. Do vậy, sau khi đọc xong và thực
hành theo trình tự cuốn sách này, bạn đọc gần như có thể thiết kế và xây dựng được
những ứng dụng về quản lý thông tin. Cụ thể ở đây là: Quản lý lương cán bộ một cơ
quan và Quản lý bán hàng tại một cửa hàng.
Đối tượng chính của giáo trình là sinh viên, học sinh các trường THCN hệ
chuyên CNTT cũng như không chuyên CNTT có học môn Access. Tất nhiên cũng
hoàn toàn phù hợp cho những ai quan tâm học hỏi môn học này bởi lẽ các nội dung
đều được trình bày rất trực quan, có thứ tự và kết quả rõ ràng.
Thời lượng thiết kế 75 tiết. Trong đó 24 tiết lý thuyết, 46 tiết thực hành và 5 tiết
dành cho kiểm tra. Tuỳ theo mức độ ứng dụng của từng trường, ngành vào môn học
này mà mỗi đơn vị sẽ chọn cho mình một quĩ thời gian cũng như các nội dung
giảng dạy phù hợp từ giáo trình này.
Nội dung giáo trình gồm một bài mở đầu và 7 chương:
Bài mở đầu
Bài này sẽ trình bày tổng quát về môn học; giới thiệu về Access làm sao hiểu
được Access dùng để làm gì? Phân biệt được với một số phần mềm đã được học
như Pascal, Foxpro, Word, Excel,… Cuối cùng bạn đọc sẽ hiểu được môi trường
làm việc của Access và thực hiện vào ra và quản lý các tệp dữ liệu.
Chương 1: Xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL)
Chương 1 tập trung vào những kiến thức cơ bản giúp có thể xây dựng CSDL
Access một cách chắc chắn; đặc biệt thể hiện qua qui trình xây dựng một CSDL
tổng kết được nội dung toàn bộ chương học.
Chương 2: Truy vấn dữ liệu
Tập trung vào các kiến thức và kỹ năng giúp xử lý dữ liệu một cách đa dạng
thông qua các loại Query.
Chương 3: Thiết kế giao diện
Chương này trình bày các khái niệm cũng như những kỹ thuật, kỹ năng có thể
thiết kế được những giao diện phần mềm thông qua việc sử dụng Form và các công
cụ đi kèm.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 2
Chương 4: In ấn
Bao gồm các kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết để thiết kế các mẫu biểu in
ấn đa dạng sử dụng công cụ Report của Access. Hơn nữa kết hợp với Form, sẽ giải
quyết được các bài tập mang tính tổng hợp, hoàn thiện.
Nội dung từ chương 1 đến chương 4 mang tính căn bản. Những chương tiếp
theo mang tính chuyên ngành và nâng cao hơn.
Chương 5: Lập trình VBA căn bản
Chương này cung cấp những khái niệm căn bản về môi trường, cách làm việc và
làm việc trên những bài toán đơn giản sử dụng ngôn ngữ lập trình VBA. Đây là cơ
sở để tiếp cận tốt hơn trong chương tiếp theo- lập trình CSDL.
Chương 6: Lập trình CSDL
Trình bày những khái niệm, nguyên tắc, công cụ và những kỹ năng rất căn bản
về lập trình CSDL nói chung cũng như lập trình CSDL Access bằng VBA nói
riêng. Kết thúc chương này có thể xử lý được CSDL rất đa dạng, thực tế và hoàn
toàn có thể dùng Access để phát triển các CSDL thành những sản phẩm phần mềm
hoàn chỉnh.
Chương 7: Menu & Toolbar
Cung cấp những kiến thức, những kỹ năng cuối cùng để có thể hoàn thiện một
CSDL Access thành phần mềm đóng gói, hoàn chỉnh.
Cuối cùng, chúng tôi xin chân thành cám ơn sự quan tâm và tạo điều kiện của
Sở GD&DT Hà Nội; các đồng nghiệp đã tận tình giúp đỡ, đóng góp ý kiến xây
dựng để giáo trình được hoàn thiện như bây giờ. Tuy nhiên rất khó tránh khỏi
những thiếu xót từ khách quan đến chủ quan. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp
ý, phê bình để giáo trình dần được hoàn thiện hơn, phục vụ tốt cho việc dạy-học
trong nhà truờng và các bạn đọc.
Hà nội, ngày 3 tháng 2 năm 2005
Tác giả
Nguyễn Sơn Hải
Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo
ĐT: 0913.382.686.
Email: nshai@moet.edu.vn
* Đề nghị ghi rõ xuất sứ khi sử dụng bất kỳ nội dung nào của giáo trình này!

Nguyễn Sơn Hải
Trang 3
BÀI MỞ ĐẦU
Bài mở đầu sẽ trình bày về môi trường làm việc, cũng như cách vào ra
phần mềm Access, đó là:
Giới thiệu Access2000;
Cách khởi động;
Tạo tệp Access mới;
Môi trường làm việc;
Mở tệp Access đã tồn tại;
Thoát khỏi Access.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 4
1. Giới thiệu Access 2000
Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows,
đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềm trên nền
Windows (giao diện GUI- Graphical User Interface). Một trong những ứng dụng
nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office. Từ
đó đến nay, bộ phần mềm này vẫn chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực
tin học văn phòng.
Ngoài những ứng dụng về văn phòng quen thuộc phải kể đến như: MS Word -
để soạn thảo tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint - để trình chiếu
báo cáo; .. còn phải kể đến phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu rất nổi tiếng đi kèm:
MS Access. Đến nay phiên bản mới nhất là AccessXP. Toàn bộ nội dung giáo trình
này, chúng tôi giới thiệu trên Access2000. Về cơ bản, các phiên bản từ Access97
trở lại đây cách sử dụng gần giống nhau. Mỗi phiên bản chỉ khác một số tính năng
đặc biệt và một chút về giao diện. Do đó, khi học Access2000, bạn đọc luôn có
được những kiến thức cần thiết nhất để tiếp thu những phiên bản Access mới sau
này cũng như để nhìn nhận và sử dụng tốt các phiên bản cũ hơn. Chúng tôi khuyên
bạn đọc nên sử dụng Access97 trở lên.
Nếu là người chưa từng biết gì về Access, bạn sẽ có một câu hỏi:
Access làm được gì, và những ứng dụng của nó trong thực tế?
- Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational
Database Management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và
nhỏ. Hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng- bởi lẽ giao diện sử dụng phần
mềm này gần giống hệt một số phần mềm khác trong bộ MS Office quen
thuộc như : MS Word, MS Excel;
- Hơn nữa, Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm
(Development Tools). Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn
giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa

Nguyễn Sơn Hải
Trang 5
và nhỏ. Đặc biệt những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách dễ
học nhất, nhanh nhất giải quyết bài toán này.
- Đến đây có thể khẳng định được 2 ứng dụng chính của Access là :
1. Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần
phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như :
Visual Basic, Visual C, Delphi, .NET,..)
2. Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui mô vừa
và nhỏ.
Access2000 có gì mới so với các phiên bản cũ (Acces97)?
- Phải thừa nhận giao diện sử dụng đã có những tiến bộ vượt bậc. Các thao tác
sử dụng ít đi, đơn giản hơn và giao diện rất thân thiện;
- Công nghệ truy cập dữ liệu ADO – ActiveX Data Objects hoàn toàn có thể
thay thế công nghệ trước đây sử dụng trong Access là DAO – Data Access
Objects bởi nhiều lý do cả về cách thức sử dụng lẫn những tối ưu về kỹ
thuật. Chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ công nghệ này trong Phần 2 cuốn giáo trình;
- Ngôn ngữ lập trình VBA được cải tiến, đặc biệt bản MS Access 2000
Developer còn cung cấp công cụ để đóng gói dự án Access (tức là tạo bộ gài
đặt mà khi sử dụng không cần phải gài đặt Access lên máy tính)
- Có khả năng tạo các ứng dụng truy cập cơ sở dữ liệu thông quan giao diện
web (web-base). Điều này chưa hề có trong các phiên bản trước đây. Tuy
nhiên, khả năng này vần còn một số giới hạn, chưa thể thực sự mạnh như các
công cụ chuyên nghiệp khác như : ASP, PHP, .NET, …
Để có thể sử dụng Access, máy tính phải được gài đặt phần mềm này thông qua
bộ Microsoft Office 2000. Các bước gài đặt xin tham khảo tài liệu hướng dẫn sử
dụng đi kèm đĩa CD phần mềm.
2. Khởi động
Có khởi động Access theo nhiều cách:
- Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access của Window;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 6
- Hoặc có thể nhấn kép chuột lên tên tệp có phần mở rộng .MDB với biểu
tượng của Microsoft Access
Sau khi ra lệnh chạy chương trình Access, thông thường màn hình tiếp theo xuất
hiện cho phép chọn cách làm việc:
- Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới
tệp);
- Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo một CSDL theo
mẫu có sẵn (không trình bày trong giáo trình này);
- Hoặc Open an existing file để mở tệp Access đã tồn tại để làm việc tiếp.
3. Tạo mới tệp Access
Một dự án Access (Access project) là một hoặc nhiều tệp Access nhằm giải
quyết một công việc lớn nào đó. Khuôn khổ giáo trình này chỉ trình bày những dự
án có 1 tệp.
Tệp Access có phần mở rộng *.MDB (ngoài ra những tệp có phần mở rộng
*.DBE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu
trúc). Có 5 thành phần chính trên một tệp:
- Tables – nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 7
- Queries – nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế;
- Forms – nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm;
- Reports – nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế;
- Macro – nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án;
- Modules – nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ dự
án.
Thông thường mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần trên.
Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở cửa sổ mục 2,
tiếp theo nhấn OK, hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn nơi (thư mục) lưu trữ và
đặt tên tệp Access:
Hãy chọn nơi lưu trữ ở hộp Save in; gõ vào tên tệp ở mục File Name; nhấn
để ghi lại thiết lập. Đến đây đã sẵn sàng sử dụng tệp Access vừa khai
báo.
Gõ tên tệp cần lưu
Chọn thư mục trên đĩa, nơi
sẽ lưu tệp Access

Nguyễn Sơn Hải
Trang 8
4. Môi trường làm việc
Sau khi một tệp Access được mở, môi trường làm việc trên Access xuất hiện với
những thành phần như sau:
(1) - hệ thống thực đơn (menu) và các thanh công cụ (Toolbar)- nơi thực hiện
các lệnh khi cần;
(2) - Cửa sổ tệp Access đang làm việc bao gồm 7 phần chính: Tables, Queries,
Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt học cách
làm việc trên từng phần này trong các chương tiếp theo.
5. Mở tệp đã tồn tại
Mỗi tệp Access phải tạo mới duy nhất một lần, được mở ra làm việc và ghi lại
trong những lần tiếp theo. Để mở một tệp Access đã tồn tại để làm việc, làm như
sau:
1
2

Nguyễn Sơn Hải
Trang 9
Bước 1: Từ môi trường Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút
Open trên thanh công cụ), hộp thoại Open xuất hiện:
Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở trên hộp thoại Open bằng cách:
- Tìm đến thư mục – nơi chứa tệp Access cần mở ở hộp Look in;
- Tiếp theo chọn tệp Access cần mở trên danh sách và nhấn nút Open hoặc
Enter.
Đến đây cửa màn hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất hiện để tiếp tục làm
việc.
6. Thoát khỏi Access
Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong
các cách:
- Mở thực đơn File | Exit;
- Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4;
- Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 10
CHƯƠNG 1
XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
Xây dựng CSDL là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát
triển một ứng dụng trên Access. Một CSDL được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là
những thuận lợi, những tự tin đầu tiên để bước vào một qui trình phát triển ứng
dụng; nhưng trái lại sẽ là một thảm họa cho dự án đang phát triển: sẽ thường xuyên
gặp phải những khó khăn để phải chỉnh sửa lại CSDL và tồi tệ hơn, dự án có thể
phải thực hiện lại từ đầu do việc thiết kế CSDL quá kém.
Trong chương này sẽ trình bày các khái niệm cũng như các kỹ năng để học viên
có thể tiếp cận và xây dựng được các hệ CSDL trên Acces, cụ thể là:
Tạo cấu trúc các bảng dữ liệu;
Thiết lập thuộc tính LookUp;
Thiết lập quan hệ và các thuộc tính đảm bảo toàn vèn dữ liệu;
Nhập dữ liệu cho CSDL;
Đặc biệt là qui trình xây dựng một CSDL Access.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 11
1. Các khái niệm về CSDL Access
1.1 CSDL Access
CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nỗi
giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ dữ liệu cho một
ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó.
Ví dụ:
CSDL Quản lý học sinh bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: HOCSINH, LOP,
KHOI, MONHOC, DIEM được kết nối với nhau một cách phù hợp phục vụ lưu
trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý học sinh một trường học. Toàn bộ cấu trúc
CSDL quản lý học sinh trên Access được mô tả như sau:
CSDL Quản lý bán hàng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu: HANG, KHACH,
HOADON, HANGBAN được kết nối với nhau một cách phù hợp, phục vụ ứng
dụng quản lý việc bán hàng tại một cửa hang. Sơ đồ cấu trúc CSDL này như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 12
CSDL Quản lý lương cán bộ, bao gồm các bảng: PHONGBAN, CHUCVU và
CANBO được kết nối với nhau phục vụ lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng quản lý
lương cán bộ một cơ quan. Cấu trúc CDSL này được biểu diễn như sau:
CSDL Quản lý việc nhập-xuất vật tư một cửa hàng. Bao gồm các bảng:
VATTU, KHACH, PHIEUNHAP, PHIEUXUAT, VATTU_NHAP, VATTU_XUAT
được biểu diễn như sau:
1.2 Bảng dữ liệu
Bảng dữ liệu (Tables) là một phần quan trọng nhất của CSDL; Là nơi lưu trữ
những dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các
bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm
bảo giảm tối đa tình trạng gây dư thừa dữ liệu (dư thừa dữ liệu được hiểu đơn
giản là tình trạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trên một số bảng. Tác hại
của hiện tượng này sẽ gây: sai lệch dữ liệu tác nghiệp và làm tăng dung lượng dữ

Nguyễn Sơn Hải
Trang 13
liệu không cần thiết); giảm tối đa dung lượng CSDL có thể, đồng thời tạo môi
trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo.
Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các trường
dữ liệu, trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và
tập hợp các bản ghi.
Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Datasheet (nhập, xem, sử dữ liệu):
Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Design view (đang thiết kế cấu trúc):
Mỗi cột là một trường dữ liệu (Field)
Mỗi dòng là một bản ghi (Record)
Bản ghi đặc biệt cuối cùng gọi là EOF
Tập hợp các thuộc tính của
trường dữ liệu
Trường khoá (Primary key)

Nguyễn Sơn Hải
Trang 14
Tên bảng
Mỗi bảng có một tên gọi. Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong cấu trúc
của bảng, tuy nhiên cũng có thể đổi lại tên bảng trên cửa sổ Database như đổi tên
tệp dữ liệu trên cửa sổ Windows Explorer.
Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt
có dấu trong tên bảng.
Trường dữ liệu (Field)
Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu. Mỗi trường dữ
liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó ví dụ
như: kiểu dữ liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng, ..
Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu. Trong Access, trường dữ liệu
có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:
TT Kiểu dữ liệu Độ lớn Lưu trữ..
1 Number Tuỳ thuộc kiểu cụ
thể
Số: số thực, số nguyên theo nhiều kiểu
2 Autonumber 4 bytes Số nguyên tự động được đánh số.
3 Text tuỳ thuộc độ dài
xâu
Xâu ký tự
4 Yes/No 1 bytes Kiểu logic
5 Date/Time 8 bytes Lưu trữ ngày, giờ
6 Currentcy Sing Lưu trữ dữ liệu kèm ký hiệu tiền tệ
7 Memo tuỳ thuộc giá trị kiểu ghi nhớ
8 Hyperlink tuỳ thuộc độ dài
xâu
Lưu trữ các siêu liên kết (hyperlink)
9 OLE tuỳ thuộc dữ liệu Âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ, … (Objects)

Nguyễn Sơn Hải
Trang 15
Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt
có dấu trong tên trường.
Bản ghi (Record)
Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi. Mỗi bảng có một con trỏ
bản ghi. Con trỏ bản ghi đang nằm ở bản ghi nào, người dùng có thể sửa được dữ
liệu bản ghi đó. Đặc biệt, bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được gọi EOF.
Trường khoá (Primary key)
Trường khoá có tác dụng phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bảng
với nhau. Trường khoá có thể chỉ 01 trường, cũng có thể được tạo từ tập hợp
nhiều trường (gọi bộ trường khoá).
Ví dụ:
(1)- bảng THISINH của CSDL thi tuyển sinh, trường khoá là SoBaoDanh. Vì
mỗi thí sinh có thể nhiều trường có giá trị hệt nhau, nhưng SoBaoDanh thì duy
nhất.
(2)- bảng CANBO trường MaCanBo sẽ là trường khóa vì không thể tồn tại 2
cán bộ nào trong bảng này trùng MaCanBo
(3)- bảng HANGBAN của CSDL Quản lý bán hàng, 2 trường hangID và
hoadonID là một bộ trường khoá. Vì không thể trên một hoá đơn bảng hàng nào
có bản một mặt hàng nào đó ghi lặp lại 2 lần.
1.3 Liên kết các bảng dữ liệu
Liên kết các bảng dữ liệu là một kỹ thuật trong thiết kế CSDL quan hệ. Chúng
là mối liên kết giữa 2 bảng với nhau theo thiết kế cho trước để đảm bảo được
mục đích lưu trữ dữ liệu cho ứng dụng.
Trong Access tồn tại 2 kiểu liên kết: liên kết 1-1 và liên kết 1-n (một-nhiều)
Liên kết 1-1 là: mỗi bản ghi của bảng này sẽ liên kết với duy nhất tới một
bản ghi của bảng kia và ngược lại;
Ví dụ liên kết 1-1:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 16
Mô tả dữ liệu 2 bảng này như sau:
Liên kết 1-n là: mỗi trường của bảng 1 sẽ có thể liên kết với một hoặc nhiều
bản ghi của bảng nhiều (n). Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới
duy nhất 1 trường của bảng 1.
Ví dụ liên kết 1-n:
Có thể tham khảo mỗi cha có thể có nhiều con qua 2 bảng sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 17
Hoặc xem theo một kiểu khác:
2. Xây dựng cấu trúc bảng
Mục này hướng dẫn cách thiết kế cấu trúc một bảng dữ liệu trên CSDL Access.
Để có thể làm tốt được công việc này, đề nghị học viên nên tuân thủ theo thứ tự các
bước sẽ liệt kê dưới đây.
Minh hoạ này hướng dẫn cách tạo cấu trúc bảng HANG bao gồm các trường
hangID, tenhang, donvi, dongia.
Bước 1: Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View
Ở thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK

Nguyễn Sơn Hải
Trang 18
Hoặc nhấn trên thẻ Tables. Hộp thoại thiết kế cấu
trúc một bảng xuất hiện:
Bước 2: Khai báo danh sách tên các trường của bảng: bằng cách gõ danh sách
tên các trường lên cột Field Name của cửa sổ thiết kế.
Chú ý: tên trường không nên chứa dấu cách (space), chữ tiếng Việt có dấu.
Sau khi gõ vào danh sách tên các trường của bảng HANG, hộp thoại thiết kế sẽ
có dạng:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 19
Bước 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn kiểu
dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng. Sau khi chọn xong kiểu dữ
liệu cho các trường, hộp thoại thiết kế sẽ có dạng:
Để chọn kiểu dữ liệu, có thể dùng chuột chọn kiểu dữ liệu từ hộp thả; mặt khác
cũng có thể nhấn ký tự đầu tiên của kiểu dữ liệu cần chọn mỗi khi định vị đến ô
Data Type cần làm việc. Ví dụ:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 20
Nhấn Sẽ được kiểu Nhấn Sẽ được kiểu
A Autonumber M Memo
N Number C Currency
T Text H Hyperlink
Y Yes/No O OLE
D Date/Time
Bước 4: Thiết lập trường khoá cho bảng (những bảng không có trường khoá có
thể bỏ qua bước này).
- Chọn các trường muốn thiết lập khoá bằng cách: dùng chuột kết hợp giữ
phím Shift đánh dấu đầu dòng các trường muốn thiết lập khoá;
- Mở thực đơn Edit | Primary key để thiết lập thuộc tính khoá cho các trường
vừa chọn. Cũng có thể ra lệnh này bằng cách nhấn nút Primary key trên
thanh công cụ.
Sau khi thiết lập khoá, những trường khoá sẽ có biểu tượng như sau:
Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng. Nhấn tổ hợp phím Alt + S hoặc nhấn nút Save
trên thanh công cụ, hộp thoai yêu cầu ghi tên cho bảng xuất hiện:
Hãy gõ tên bảng và nhấn OK.
Đặc biệt:
- Với những bảng không thiết lập trường khoá, trong quá trình ghi lại cấu trúc
bảng, máy tính sẽ hỏi:
Biểu tượng của trường khoá

Nguyễn Sơn Hải
Trang 21
Nhấn Yes- máy tính sẽ tạo thêm một trường mới có tên ID và thiết lập trường
này làm khoá. Nếu không muốn như vậy hãy nhấn No; nhấn Cancel để huỷ lệnh
cất.
- Tên bảng không nên chứa dấu cách, các ký tự đặc biệt khác hoặc chữ Việt có
dấu.
Mỗi trường dữ liệu được khai báo trong cửa sổ trên đều có thể thiết lập được rất
nhiều các thuộc tính tuỳ thuộc kiểu dữ liệu trường đó đã nhận. Các thuộc tính này
có thể thiết lập tại phần Tập hợp các thuộc tính của các trường như đã trình bày ở
trên. Dưới đây là danh sách một số các thuộc tính hay được sử dụng.
Thuộc tính Field size
Để thiết lập kích thước dữ liệu. Chỉ áp dụng cho các trường có kiểu dữ liệu
Number và Text.
Đối với các trường kiểu số, Field size cho biết trường đó nhận giá trị loại số nào.
TT Loại số Độ lớn
1 Byte số nguyên 2 byte
2 Integer số nguyên 4 byte
3 Long Integer số nguyên 6 byte
4 Single số thực 8 byte
5 Double số thực 12 byte
6 Decimal số thực 16 byte
Đối với các trường kiểu Text, thuộc tính này cho biết chiều dài tối đa của xâu ký
tự. Ví dụ: Với trường Hoten thì Field size khoảng 30.
Thuộc tính Format

Nguyễn Sơn Hải
Trang 22
Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị. Trường này áp dụng cho hầu hết các
kiểu dữ liệu trừ ra kiểu: Memo, OLE, Yes/No
Thuộc tính Input Mark
Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho các trường. Kiểu này có thể áp dụng cho các
loại trường kiểu Text, Number, Datetime, Currency.
Thuộc tính Default Value
Để thiết lập giá trị ngầm định cho trường mỗi khi ra lệnh thêm mới một bản ghi.
Ví dụ: Trường số lượng mỗi khi thêm một bản ghi mới, giá trị trường này tự động
là 1. Khi đó phải thiết lập thuộc tính Default Value của trường này là 1.
Thuộc tính Caption
Thiết lập tiêu đề cột mà trường đó hiển thị. Tên trường không nên chứa dấu cách
và chữ Việt có dấu, nhưng Caption của các trường thì nên gõ bằng tiếng Việt có
dấu sao cho dễ đọc và nhận biết. Đặc biệt giá trị thuộc tính Caption nếu có sẽ được
sử dụng làm tiêu đề cho các trường tương ứng mỗi khi sử dụng công cụ Form
Wizard hay Report Wizard sau này- sẽ rất tiện lợi.
Thuộc tính Validation Rule
Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi được nhập vào.
Ví dụ: trường NgaySinh của học sinh phải nhập vào những ngày >= 1/1/1980
chẳng hạn. Khi đó ở thuộc tính Validation Rule của trường Ngaysinh hãy gõ vào
>=#1/1/1980#
Thuộc tính Required
Để yêu cầu phải nhập dữ liệu cho trường này (nếu thiết lập Yes) khi bắt đầu một
bản ghi mới hoặc không nếu thiết lập No.
Còn một số các thuộc tính khác xin mời tham khảo qua phần Help của Access.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 23
3. Thiết lập quan hệ
Một bước quan trọng trong xây dựng CSDL Access là thiết lập quan hệ các bảng
trong CSDL. Làm được điều này bạn sẽ gặp được rất nhiều thuận lợi trong quá trình
sử dụng các trình Wizard và Design View trong Access sau này.
Dưới đây sẽ là hướng dẫn cách thiết lập quan hệ cho một cặp bảng. Tương tự bạn
phải thiết lập toàn bộ các quan hệ có thể trên CSDL.
Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ bởi thực đơn: Tools | Relationship..
Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp thoại
Show Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship | Show
table):
Cách đưa các bảng lên cửa sổ thiết lập quan hệ (Database) như sau:
- Chọn bảng cần tham gia thiết lập quan hệ (thường thì chọn tất cả) ;
- Nhấn nút Add;
- Chọn xong toàn bộ nhấn Close để đóng cửa sổ.
Bước 3: Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế, cách làm như
sau:
Dùng chuột kéo (Drag) trường cần liên kết của bảng này (ví dụ trường hangID
của bảng HANG) thả (Drop) lên trường cần liên kết đến của bảng kia (ví dụ trường
hangID của bảng HANGBAN). Khi đó hộp thoại Edit Relationships xuất hiện:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 24
Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu
(Enforce Referential Integrity) cho quan hệ hãy thực hiện chọn (checked) 3 mục
chọn sau:
để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn
dữ liệu;
đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2 bảng
liên quan. Khi đó, nếu một bản ghi ở bảng có quan hệ 1 bị xoá, toàn bộ các bản ghi
có quan hệ với bản ghi hiện tại sẽ được tự động xoá ở bảng có quan hệ nhiều (nếu
xoá 1 CHA, toàn bộ các con của cha đó sẽ tự động bị xoá khỏi bảng CON);
đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa 2
bảng liên quan. Khi đó, nếu giá trị trường khoá liên kết ở bảng 1 bị thay đổi, toàn
bộ giá trị trường khoá liên kết ở bảng nhiều cũng bị thay đổi theo.
Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng đang thiết lập:
- One – To – One Kiểu 1-1
- One – To – Many Kiểu 1-∞
- Indeterminate Không xác định được kiểu liên kết
Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà Access tự xác định
ra được kiểu liên kết giữa 2 bảng. Dưới đây là một số kiểu liên kết được Access tự
động xác định:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 25
TT Bảng A Bảng B Kiểu liên kết
1 Khoá chính Khoá chính 1-1
2 Khoá chính Khoá phụ (hoặc không
khoá)
1-n
3 Khoá phụ Khoá phụ (hoặc không
khoá)
Không xác định được kiểu liên
kết
4 Không khoá Không khoá Không xác định được kiểu liên
kết
Chú ý
- Khi hộp Relationships Type chỉ Indeterminate có nghĩa là quan hệ đang thiết lập không
đúng về cấu trúc khoá của 2 bảng (quan hệ sai);
- Trong trường hợp thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu nếu gặp phải hộp
thoại thông báo lỗi:
Lỗi này do một số dữ liệu đang tồn tại trong bảng quan hệ ∞ không thoả mãn với bảng
quan hệ 1. Hiểu đơn giản là: có một số mặt hàng khai báo trong bảng HANGBAN chưa có
trong trong danh mục hàng (bảng HANG) như vậy là không hợp lý, không thoả mãn các
điều kiện về toàn vẹn dữ liệu giữa 2 bảng này.
- Khi gặp phải lỗi sau đây khi kết nối giữa 2 bảng:
Tức là 2 trường tham gia kết nối không cùng kiểu dữ liệu. Ví dụ: một trường kiểu
Number, trường kia kiểu Text; hoặc một trường kiểu Text, trường kia kiểu Date/Time - đều
bị sai vì không cùng kiểu dữ liệu.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 26
4. Nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu là yêu cầu bắt buộc đối với bất kỳ một ứng dụng nào. Dữ liệu có
thể được nhập vào CSDL bằng nhiều con đường khác nhau. Trong phần này sẽ
trình bày cách nhập dữ liệu từ bàn phìm vào trực tiếp các bảng dữ liệu trong
Access.
4.1 Cách nhập dữ liệu
Có 2 bước để có thể nhập trực tiếp dữ liệu vào bảng:
Bước 1: Mở bảng để nhập dữ liệu bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên bảng
cần nhập dữ liệu; hoặc chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi nhấn nút Open;
Bước 2: Thực hiện nhập dữ liệu vào bảng đang mở bằng bàn phím
Chú ý : Một số lỗi có thể xảy ra khi nhập dữ liệu
Lỗi thứ nhất:
Lỗi do: Bạn đã nhập vào giá trị không tương thích với kiểu dữ liệu của trường đã chỉ định.
Ví dụ: trường kiểu Numeric mà gõ vào chữ cái; hoặc không gõ đầy đủ các giá trị ngày,
tháng, năm cho trường kiểu Date/Time,.. lỗi này sẽ xuất hiện.
Khắc phục: hãy nhập lại cho đúng, đủ giá trị các trường đã yêu cầu đến khi không xuất
hiện thông báo lỗi.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 27
Lỗi thứ 2:
Lỗi do: Bạn không nhập giá trị hoặc để trống giá trị trường khoá. Đã là trường khoá luôn
yêu cầu phải nhập dữ liệu cho mỗi bản ghi.
Khắc phục: phải nhập đầy đủ giá trị cho trường khoá.
Lỗi thứ 3:
Lỗi do: Giá trị trường khoá trùng nhau. Giá trị trường khoá vừa nhập vào đã trùng với giá
trị của một bản ghi nào đó trên bảng dữ liệu.
Khắc phục: nhập lại giá trị trường khoá khác sao cho vừa đúng, đủ và không bị trùng
khoá.
Lỗi thứ 4:
Lỗi do: Bản ghi vừa nhập dữ liệu đã bỏ trắng trường bắt buộc nhập dữ liệu (những trường
được thiết lập thuộc tính Required=Yes)
Khắc phục: Phải nhập đủ dữ liệu cho các trường bắt buộc phải nhập dữ liệu.
Lỗi thứ 5:
Lý do: Lỗi do thực hiện một thao tác vi phạm các nguyên tắc đảm bảo toàn vẹn dữ liệu. Ví
dụ: Bạn đã nhập dữ liệu trên một bảng có quan hệ mà bản ghi đang nhập không thể liên

Nguyễn Sơn Hải
Trang 28
kết được tới được một bản ghi nào của bảng có quan hệ 1 với nó (nhập một hàng bán mà
mã hàng đó chưa có trong bảng danh mục hàng hoá).
Khắc phục: Tìm và nhập cho đúng giá trị theo bảng quan hệ 1 tương ứng. Tham khảo
cách khắc phục lỗi này ở mục 5: thuộc tính LookUp.
4.2 Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng
Đứng trước một bảng dữ liệu, có rất nhiều thao tác cần xử lý, ví dụ: sắp xếp
bảng, tìm kiếm các bản ghi, xoá bản ghi nào đó,… Nội dung phần này trình bày
cách sử dụng một số thao tác đó.
a. Xoá bản ghi
Xoá bản ghi là thao tác xoá bỏ một số bản ghi ra khỏi bảng. Với bảng dữ liệu
đang mở có thể thực hiện 2 bước sau để xoá các bản ghi:
Bước 1: Chọn những bản ghi cần xoá. Có thể chọn một hoặc nhiều bản ghi
bằng cách dùng chuột đánh dấu đầu dòng những bản ghi cần chọn;
Bước 2: Ra lệnh xoá bằng cách: mở thực đơn Edit | Delete Record hoặc
nhấn nút Delete Record trên thanh công cụ hoặc nhấn phải chuột lên vùng
đã chọn, tiếp theo nhấn Delete Record. Một hộp thoại xuất hiện để bạn khẳng
định một lần nữa việc xoá dữ liệu:
- Chọn Yes để đồng ý xoá;
- Nhấn No để huỷ lệnh xoá.
Chú ý
Dữ liệu đã đồng ý xoá sẽ không thể phục hồi lại được. Nên phải cân nhắc trước quyết định này cũng
như cân nhắc trước các câu hỏi kiểu Yes/No truớc khi quyết định.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 29
b. Sắp xếp dữ liệu
Sắp xếp là việc thay đổi thứ tự hiển thị một bảng dữ liệu theo một trật tự nào
đó. Kết quả của việc sắp xếp giúp người dùng có thể quan sát được tốt hơn dữ
liệu trên bảng, tất nhiên muốn quan sát bảng dữ liệu theo trường nào phải thực
hiện sắp xếp bảng theo dữ liệu trường ấy. Cách sắp xếp dữ liệu trên bảng đang
mở như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ lên trường (cột) muốn sắp xếp;
Bước 2: Nhấn nút lệnh sắp xếp trên thanh công cụ: - sắp xếp tăng dần
hoặc - sắp xếp giảm dần.
Bạn sẽ thu được kết quả như mong muốn.
c. Lọc dữ liệu
Lọc dữ liệu là việc lọc ra những bản ghi trên bảng có cùng một số giá trị. Kết
quả việc lọc dữ liệu sẽ giúp người dùng làm việc một cách hiệu quả trên tập hợp
các bản ghi họ mong muốn.
Một ví dụ về tính hiệu quả của việc lọc dữ liệu:
Sắp đến ngày Quốc tế Phụ nữ 8-3. Cơ quan quyết định thưởng mỗi chị em
100,000đ. Đã có cột thưởng trên bảng cùng danh sách tất cả cán bộ cơ quan, làm
sao để có thể nhập vào giá trị cột thưởng cho chị em (không nhập cho nam giới)
là nhanh nhất.
Nếu cứ lần mò xem ai là nữ rồi nhập 100,000 cho cột thưởng sẽ là rất lâu. Nếu
làm theo cách sau:
Bước 1: Lọc ra danh sách là các cán bộ nữ;
Bước 2: Nhập 100,000 cho tất cả các bản ghi đã lọc. Như vậy chắc chắn
những cán bộ đang hiển thị (sau khi đã lọc) đều là chị em phụ nữ, không bỏ xót
ai mà cũng không nhầm một người nam nào được lọt vào danh sách thưởng!
Các bước để lọc dữ liệu trên một bảng đang mở như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 30
Bước 1: Nhấn phải chuột lên trường cần lọc dữ liệu. Một menu xuất hiện:
Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc trên trường đang chọn. Có rất nhiều cách để
xác định điều kiện lọc:
- Nếu muốn lọc những bản ghi có cùng giá trị của bản ghi đang chọn hãy chọn
mục ;
- Muốn lọc những bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó, hãy gõ điều kiện lên
mục: . Ví dụ:
+ Gõ >=10 - để lọc ra những bản ghi có giá trị trường đang thiết lập lọc lớn
hơn hoặc bằng 10;
+ Gõ <>3 - lọc ra những bản ghi có giá trị trường đang lọc khác 3,…
+ Đặc biệt: giá trị trống, rỗng được miêu tả là Null;
+ Lọc ra những người tên Nam gõ như sau Like '*Nam';
+ Lọc ra giá trị trong khoảng 10 đến 15 gõ như sau: Between 10 And 15
(tham khảo toán tử Like và Between ở chương sau- Queries).
Muốn huỷ chế độ đặt lọc, nhấn phải chuột lên bảng dữ liệu và chọn mục:
5. Thuộc tính LOOKUP
Qua cách nhập dữ liệu cho bảng có quan hệ nhiều trên CSDL ta thấy việc nhập
dữ liệu cho trường tham gia liên kết của bảng nhiều đòi hỏi phải có độ chính xác
với dữ liệu trên bảng quan hệ 1 (phải nhớ mã để nhập). Trong thực tế với những
danh mục lên đến hàng trăm, thậm chí nhiều hơn nữa thì việc nhớ mã để nhập dữ
liệu quả là khó khăn: hoặc gõ sai mã, nguy hiểm hơn gõ đúng nhưng nhầm mã.
Thuộc tính LOOKUP sẽ giúp giải quyết phần nào việc khó khăn trong nhập dữ liệu
trên các bảng quan hệ nhiều như vậy.
Thuộc tính LOOKUP được thiết lập tại trường tham gia liên kết trên bảng có
quan hệ nhiều sang trường tham gia liên kết của bảng có quan hệ 1.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 31
Ví dụ: Với CSDL Quản lý bán hàng thì:
- trường khachID của bảng HOADON phải thiết lập thuộc tính LOOKUP sang
trường khachID của bảng KHACH;
- trường hangID của bảng HANGBAN phải thiết lập thuộc tính LOOKUP sang
trường hangID của bảng HANG;
- trường hoadonID của bảng HANGBAN phải thiết lập thuộc tính LOOKUP
sang trường hoadonID của bảng HOADON.
Thông thường, ứng với mỗi quan hệ 1-∞ đã được thiết kế cần phải thiết lập thuộc
tính LOOKUP cho trường tham gia liên kết từ bảng quan hệ 1 sang trường tham gia
liên kết của bảng quan hệ nhiều. Một trong các cách thiết lập thuộc tính này đơn
giản nhất là trình LookUp Wizard của Access. Dưới đây là ví dụ về thiết lập thuộc
tính LOOKUP cho trường khachID của bảng HOADON sang trường khachID của
bảng KHACH trong CSDL quản lý bán hàng:
Bước 1: Mở bảng có trường cần thiết lập LOOKUP ra (bảng HOADON) ở chế
độ Design View bằng cách: chọn tên bảng, nhấn nút Design;
Bước 2: Kích hoạt trình LookUp Wizard bằng cách: Tại cột Data Type của
trường cần thiết lập thuộc tính LOOKUP (trường khachID), chọn mục Lookup
Wizard.. từ danh sách thả xuống:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 32
Hộp thoại Lookup Wizard xuất hiện:
Hộp thoại này hỏi Dữ liệu để đưa vào danh sách chọn lấy từ đâu? Trong trường
hợp này danh sách dữ liệu để chọn lấy từ bảng KHACH, nên chọn mục I want the
lookup column to look up the values in a table or query.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 33
Nhấn Next để tiếp túc:
Bước 3: Chọn dữ liệu cho danh sách:
Hộp thoại trên trả lời câu hỏi: Bảng (query) nào chứa dữ liệu cần đưa vào danh
sách?. Trong trường hợp này lấy dữ liệu từ bảng KHACH nên mục View chọn
Tables; và chọn bảng KHACH.
Chọn xong nhấn Next, hộp thoại sau xuất hiện:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 34
Hộp thoại này trả lời câu hỏi: Giá trị những trường nào của bảng (query) đã
chọn sẽ được hiển thị trên danh sách? Hãy dùng các nút >, >>, <, << để đưa 2
trường khachID và tenkhach từ danh sách Available Fields: (danh sách các trường
có thể chọn) sang danh sách Selected Fields: (danh sách các trường đã chọn).
Lưu ý: Về nguyên tắc chỉ cần đưa trường khachID của bảng khác vào danh sách
Selected Fields: là đủ, tuy nhiên nên đưa thêm trường tenkhach để thuận tiện hơn
khi chọn lựa dữ liệu khi nhập sau này.
Chọn xong nhấn Next để tiếp tục:
Nếu muốn ẩn mã khách khi chọn dữ liệu hạy chọn (checked) hộp
, nếu không thì bỏ qua;
Nhấn Next để tiếp tục

Nguyễn Sơn Hải
Trang 35
Cuối cùng nhấn Finish để kết thúc tiến trình Lookup Wizard. Khi đó hộp thoại
yêu cầu ghi lại cấu trúc bảng xuất hiện:
Hãy nhấn Yes để đồng ý.
6. Qui trình xây dựng CSDL Access
Đến đây chúng tôi có thể khuyến cáo một qui trình tốt để xây dựng một CSDL
Access theo thiết kế sẵn có :
Bước 1 : Lần lượt xây dựng cấu trúc từng bảng dữ liệu trong CSDL. Với
mỗi bảng dữ liệu khi khai báo cấu trúc cần giải quyết các công việc sau :
- Khai báo danh sách các trường của bảng ở cột Field Name;
- Chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho các trường ở cột Data Type;
- Thiết lập trường khoá cho bảng;
- Thiết lập một số khác cần thiết cho các trường như : Field Size, Format,
Input Mark, Requried, Validate Rule, …

Nguyễn Sơn Hải
Trang 36
- Ghi tên bảng
Bước 2 : Lần lượt thiết lập thuộc tính LOOKUP cho các trường một cách
phù hợp. Mỗi quan hệ trên bảng thiết kế sẽ cần một thao tác thiết lập thuộc tính
LOOKUP (sử dụng trình LookUp Wizard) từ trường trên bảng quan hệ nhiều
sang trường bảng quan hệ một;
Bước 3 : Thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cần thiết cho các
quan hệ tại cửa sổ Relationships (menu Tool | Relationships.. hoặc nhấn nút
trên thanh công cụ);
Bước 4 : Thực hiện nhập dữ liệu cho các bảng nếu cần. Chú ý : bảng có
quan hệ 1 phải được nhập dữ liệu trước bảng có quan hệ nhiều.
Bài tập
1. Xây dựng CSDL Quản lý lương cán bộ một cơ quan có cấu trúc như sau :
Yêu cầu :
- Thiết kế cấu trúc các bảng một cách phù hợp : kiểu dữ liệu các trường;
trường khoá; thuộc tính Lookup và các thuộc tính khác;
- Thiết lập quan hệ cùng các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho các quan
hệ;
- Nhập dữ liệu như sau :
+ 4 phòng ban;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 37
+ 5 loại chức vụ;
+ 20 hồ sơ cán bộ.
2. Xây dựng CSDL Quản lý việc bán hàng cho một cửa hàng có cấu trúc như sau :
Yêu cầu :
hệ;
+ 5 khách hàng;
+ 15 danh mục hàng hoá có bán;
+ lập 10 hoá đơn bán hàng;
+ với 25 lượt hàng hoá được bán ra.
3. Xây dựng CSDL Quản lý sách một thư viện có cấu trúc như sau :
Yêu cầu :

Nguyễn Sơn Hải
Trang 38
hệ;
+ 5 tác giả;
+ 3 nhà xuất bản;
+ 3 danh mục sách;
+ 20 đầu sách.
4. Xây dựng CSDL Quản lý điểm học sinh trường phổ thông có cấu trúc như sau :
Yêu cầu :
- Thiết kế cấu trúc các bảng một cách phù hợp: kiểu dữ liệu các trường;
hệ;
- Nhập dữ liệu như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 39
+ 10 môn học phổ thông;
+ 3 khối học;
+ 15 lớp chia đều cho 3 khối;
+ 30 học sinh;
+ Và nhập điểm 2 học kỳ cho học sinh của một lớp nào đó.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 40
CHƯƠNG 2
TRUY VẤN DỮ LIỆU
Trong chương trước đã giới thiệu những khái niệm cũng như các kỹ năng, trình
tự cần thiết để có thể xây dựng tốt một CSDL trên Access. Chương này sẽ cung cấp
những khái niệm cũng như những kỹ năng cần thiết để xử lý dữ liệu khi cần. Một
trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query.
Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: trích - lọc - hiển thị dữ liệu; tổng
hợp - thống kê; thêm - bớt - cập nhật dữ liệu; … Vì vậy sẽ tồn tại một số loại Query
tương ứng để giải quyết các yêu cầu xử lý dữ liệu trên. Có 7 loại query trong
Access :
Select Query;
Total Query;
Crosstab Query;
Append Query;
Delete Query;
Update Query;
Make table Query.
Bản chất của Query là các câu lệnh SQL (Structured Queries Laguage- ngôn ngữ
truy vấn dữ liệu có cấu trúc)- một ngôn ngữ truy vấn dữ liệu được dùng khá phổ
biến trên hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay. Việc thiết kế một query là gián
tiếp tạo ra một câu lệnh xử lý dữ liệu SQL. Việc thi hành query chính là việc thi
hành câu lệnh SQL đã tạo ra.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 41
1. SELECT queries
1.1 Cách tạo
Select query là loại truy vấn dùng trích - lọc - kết xuất dữ liệu từ nhiều
nguồn khác nhau từ CSDL ra một bảng kết quả. Ví dụ:
- Đưa ra thông tin chi tiết bảng lương tháng 8;
- Đưa ra danh sách cán bộ là Đảng viên;
- Đưa ra thông tin chi tiết về các hoá đơn bán ra trong ngày hôm nay;
- Đưa ra doanh thu bán hàng của một tháng nào đó;
- …
Tất cả những yêu cầu dạng như vậy (đưa ra một danh sách kết quả) đều có
thể sử dụng SELECT query để đáp ứng. Mỗi yêu cầu xử lý dữ liệu cần phải
tạo ra một Select query đáp ứng; mỗi query sẽ có một tên gọi (như cách đặt
tên bảng dữ liệu); query sau khi đã tạo ra đều có thể chỉnh sửa lại được cấu
trúc cũng như nội dung; qui trình để đáp ứng mỗi yêu cầu trên như sau: tạo
một query đáp ứng được các yêu cầu thi hành query đã tạo để thu nhận kết
quả.
Tiếp theo minh hoạ qui trình các bước để tạo một select query đáp ứng yêu
cầu đơn giản nhất:
Từ CSDL Quản lý lương cán bộ, hãy đưa ra bảng lương cán bộ với những
thông tin sau: canboID, hoten, ngaysinh, tencv, luongchinh, phucapcv,
thuclinh.
Trong đó: luongchinh = hesoluong * 290000
Thuclinh = luongchinh + phucapcv
Phân tích yêu cầu:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 42
(1). Thông tin yêu cầu đòi hòi từ nhiều bảng khác nhau (bảng CANBO với
các cột: canboID, hoten, ngaysinh; bảng CHUCVU với các cột tencv,
phucapcv);
(2). Có những cột thông tin đã có sẵn trên CSDL (5 cột kể trên) nhưng một
số cột yêu cầu phải được tính bởi biểu thức: cột luongchinh và cột thuclinh.
Hướng dẫn cách làm:
Bước 1: Ra lệnh tạo một Select query mới bằng cách: kích hoạt thẻ
Queries, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn Ok (hình dưới):
Hoặc nhấn đúp chuột lên biểu tượng Create query in Design view trên
màn hình:
Bước 2: Chọn những bảng có chứa dữ liệu liên quan lên màn hình thiết kế
query từ cửa sổ Show Table (không thấy cửa sổ này nhấn nút Show table
trên thanh công cụ):

Nguyễn Sơn Hải
Trang 43
Hãy chọn các bảng có liên quan (bảng CANBO và bảng CHUCVU); chọn
xong nhấn Add và nhấn Close. Khi đó màn hình thiết kế query xuất hiện:
Bước 3: Khai báo những thông tin cần thiết cho query:
Dòng Field: là nơi khai báo danh sách các thông tin (cột dữ liệu) của bảng
kết quả.
Có 2 loại thông tin bài toán yêu cầu: thông tin có sẵn từ các trường trên
CSDL như canboID, hoten, tencv, phucapcv và thông tin phải được tính theo
một biểu thức nào đó như: luongchinh và thuclinh.
Muốn hiển thị trường (field) nào lên query, chỉ việc nhấn đúp chuột lên tên
trường đó hoặc dùng chuột kéo tên chúng từ các bảng lên dòng Field. Hãy
dùng phương pháp này để đưa 4 trường canboID, hoten, ngaysinh và
phucapcv lên dòng Field.
Nhấn đúp lên tên trường để chọn

Nguyễn Sơn Hải
Trang 44
Với 2 cột luongchinh và thuclinh phải đưa vào query bằng cách tạo một cột
mới với một tên gọi <tên cột> được tính bằng một <biểu thức> trên dòng
Field theo cú pháp như sau:
<Tên cột> : <biểu thức>
Ví dụ:
Luongchinh : hesoluong * 290000 để tạo thêm cột luongchinh mới
Thuclinh : luongchinh + phucapcv để tạo thêm cột thuclinh mới.
Cuối cùng, màn hình thiết kế query như sau:
Có thể ghi query lại với một tên gọi khi ra lệnh cất Alt + S
Bước 4: Sử dụng query vừa tạo. Một query sau khi đã tạo xong có thể:
(1) Kích hoạt chúng để lấy kết quả bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên
query. Nếu đang trong chế độ thiết kế (Design view), nhấn nút View
trên thanh công cụ hoặc nhấn phải chuột lên Query đang thiết kế
chọn . Bạn sẽ xem được kết quả trả về của query và
có thể thao tác bảng dữ liệu này như trên một Table (xem mục 4.2,
Phần 1- Tạo CSDL):
Tên cột mới Dấu ngăn cách Biểu thức tính

Nguyễn Sơn Hải
Trang 45
(2) Sửa lại được cấu trúc thiết kế query khi chọn chúng và nhấn nút
Design.
Bản chất của một SELECT query là câu lệnh SQL có dạng:-----------------
SELECT … FROM …
------------------------------------------------------------------------------------------------
Một số thiết lập khác cho Query
Dòng Sort: để thiết lập thứ tự sắp xếp dữ liệu trên Query. Muốn sắp xếp dữ
liệu cho trường nào, thiết lập thuộc tính Sort cho trường ấy. Có 2 giá trị cho
thuộc tính Sort: Ascending - sắp xếp tăng dần và Descending - sắp xếp giảm
dần. Trường nào đứng trước sẽ được thứ tự sắp xếp trước.
Bản chất của yêu cầu sắp xếp dữ liệu thể hiện ở mệnh đề:-------------------
… ORDER BY … [ASC] [DESC] trong câu lệnh SQL
------------------------------------------------------------------------------------------------
Dòng Show: để chỉ định hiển thị hay không hiển thị dữ liệu trường đó ra
bảng kết quả. Nếu chọn (checked)- dữ liệu sẽ được hiển thị ra bảng kết quả.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 46
Chú ý: Có 2 lỗi hay mắc phải:
- Lỗi gõ sai biểu thức:
Nguyên nhân gây ra lỗi này là rất nhiều, có thể liệt kê ra đây một số tình
huống:
Tình huống 1: Có thể một trong số tên các trường bạn gõ trong biểu
thức có chứa dấu cách hoặc các ký tự đặc biệt. Ví dụ: trường hesoluong
của bạn là he so luong thì phải gõ như sau: [he so luong] – thêm dấu
móc vuông vào 2 đầu của tên trường;
Tình huống 2: Sai ký pháp lô gíc của biểu thức: do viết thừa hoặc
thiếu các toán tử, toán hạng, hoặc các dấu mở đóng ngoặc không khớp..;
- Gõ không đúng tên trường trong biểu thức:
Lỗi này xảy ra khi bạn đã gõ sai tên trường. Tên hiển thị trên hộp thoại
(phucap cv) máy tính không hiểu, có thể tên đúng của trường này là
phucapcv. Bạn phải lần tới biểu thức có chứa tên trên và kiểm tra sửa cho
đúng với tên trường có trong CSDL. Lỗi này hay xảy ra khi thiết kế bảng
đặt tên các trường có chứa dấu cách!
1.2 Lọc dữ liệu
Khác với bảng (Tables), Queries cung cấp một khả năng lọc dữ liệu khá
hoàn chỉnh; Có thể lọc ra những dữ liệu theo những điều kiện phức tạp hơn,
đặc biệt có thể chấp nhận những giá trị lọc là các tham biến.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 47
Để lọc dữ liệu, bạn phải thiết lập điều kiện đặt lọc lên vùng Criteria của
queries (trong chế độ đang thiết kế).
Các điều kiện nằm trên cùng một dòng Criteria sẽ được nối với nhau bởi
toán tử AND (và); mỗi dòng Criteria sẽ được nối với nhau bởi toán tử OR
(hoặc). Xét các ví dụ sau thực hiện lọc trên query bảng lương vừa được tạo ra:
Ví dụ 1: Lọc ra những cán bộ là trưởng phòng có thực lĩnh <=1,000,000 đ
Ví dụ 2: Lọc ra những cán bộ là Trưởng phòng mà không phải là Đảng
viên hoặc những cán bộ Nữ là Đảng viên:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 48
Ví dụ 3: Lọc ra những cán bộ có tên là Nam. Chú ý: Tên chỉ là một phần
của trường Hoten:
Toán tử LIKE để biểu diễn những giá trị mang tính tương đối (có thể chỉ
giống một phần giá trị thực). Cú pháp biểu diễn toán tử này như sau:
Like ‘<giá trị tương đối>’
Trong <giá trị tương đối> có thể chứa hằng (Nam) và các ký tự đại diện.
Có 2 ký tự đại diện là:
- Ký tự * để biểu diễn bất kỳ giá trị nào;
- Ký tự ? để biểu diễn một ký tự bất kỳ.
Một số ví dụ minh hoạ toán tử LIKE:
- Like ‘Nguyễn*’ - lọc ra những người họ nguyễn. 6 ký tự đầu là
Nguyễn, các ký tự còn lại là thoải mái;
- Like ‘*Đức*’ - lọc ra những người có Họ hoặc Đệm hoặc Tên là
Đức;
- Like ‘*/*/1980’ - lọc ra những người sinh năm 1980;
- Like ‘*/11/*’ - lọc ra những người sinh tháng 11;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 49
- Like ‘*/*/198?’ - lọc ra những người sinh từ năm 1980 đến năm
1989;
- …
Ví dụ 4: Lọc ra những cán bộ có 2,000,000>= Thuclinh >=1,000,000:
Toán tử BETWEEN để lọc ra các giá trị nằm trong một khoảng nào đó.
Thường giải quyết các yêu cầu lớn hơn hoặc bằng bao nhiêu và nhỏ hơn hoặc
bảng bao nhiêu?
Cú pháp toán tử Between như sau:
Between <giá trị nhỏ> And <giá trị lớn>
Cả 4 ví dụ trên đều đặt lọc theo các tham trị (lọc cứng). Trong trường hợp
sử dụng các tham biến vào điều kiện lọc, xin tiếp tục theo dõi hướng dẫn dưới
đây:
Muốn thiết lập giá trị đặt lọc nào là tham biến bạn làm như sau:
[Gõ một lời nhắc trong ngoặc vuông] tại đúng vị trí tham số cần thiết lập.
Ví dụ: Lọc ra danh sách các cán bộ phòng ban nào đó, làm như sau:
Khi thi hành query, một hộp thoại yêu cầu gõ vào tham số cần lọc:
Hãy gõ vào Tên phòng ban cần xem. Việc thiết lập tham số kiểu này không
giới hạn trên một query.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 50
Bản chất của yêu cầu lọc dữ liệu thể hiện ở mệnh đề:-------------------------
… WHERE … trong câu lệnh SQL
-------------------------------------------------------------------------------------------------
2. TOTAL queries
Tổng hợp – là phép xử lý dữ liệu khá phổ biến. Trong Access, query là một
trong những công cụ xử lý khá tốt việc này. Total query là một điển hình.
Hãy xét một số yêu cầu tổng hợp dữ liệu như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 51
Tất cả những yêu cầu trên đều có thể được đáp ứng bằng các TOTAL query.
Dưới đây sẽ hướng dẫn cách tạo Total query. Ví dụ: tạo query đưa ra bảng tổng
hợp Tenchucvu, Tổng số CB (query thứ 2);
Bước 1: Tạo một select query với đầy đủ các thông tin liên quan bảng tổng
hợp:
Bước 2: Tuỳ chọn Total query bằng cách mở thực đơn View | Total hoặc
nhấn nút Total trên thanh công cụ;
Bước 3: Thiết lập các tuỳ chọn Total cho các trường một cách phù hợp như
sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 52
- Vì bài toán yêu cầu tổng hợp thông tin theo từng loại chức vụ, nên Total
của trường Tenchucvu là Group By;
- Trường canboID dùng để đếm số cán bộ từng chức vụ, nên chọn phép tổng
hợp là Count.
Đến đây đã tạo xong query và có thể thi hành để thu nhận kết quả.
Ngoài phép Count để đếm, Total query còn cung cấp một số phép tổng hợp
khác như:
Sum - tính tổng;
AVG - tính trung bình cộng;
Max - xác định giá trị lớn nhất;
Min - xác định giá trị nhỏ nhất
Bản chất của Total query thể hiện ở câu lệnh SQL:-------------------------------
SELECT .. FROM .. GROUP BY …
------------------------------------------------------------------------------------------------
3. CROSSTAB queries
Ở mục 2 chúng ta đã được tìm hiểu về Total query trong việc đáp ứng các
yêu cầu tổng hợp dữ liệu. Trên thực tế còn rất nhiều các yêu cầu tổng hợp khác
mà Total query không thể đáp ứng được. Nhiều trong số đó như là:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 53
Tất cả những yêu cầu dạng trên có thể sử dụng CROSSTAB query để đáp
ứng. Trước khi tìm hiểu cách tạo Crosstab query, chúng ta hãy tìm hiểu cấu trúc
một Crosstab, được minh hoạ bởi hình sau:
Column heading
Row heading
Value
- Row heading là tiêu đề các dòng, có chứa các giá trị của các trường nào đó
làm tiêu chí thống kê. Mỗi Crosstab phải có tối thiểu 1 trường làm Row
heading;
- Column heading là tiêu đề các cột, có chứa các giá trị của một trường nào
đó làm tiêu chí thống kê. Mỗi Crosstab chỉ có duy nhất 01 trường làm
Column heading;
- Value là vùng dữ liệu tổng hợp (là các con số). Chỉ có duy nhất một trường
làm Value, tương ứng với nó là một phép tổng hợp hoặc: đếm, tính tổng,
tính trung bình cộng, max, min,..
Yêu cầu tổng hợp dữ liệu là
các tiêu đề dòng và cột!

Nguyễn Sơn Hải
Trang 54
Các bước để tạo một Crosstab query. Ví dụ tạo query đưa ra được bảng tổng
hợp sau:
Bước 1: Tạo một select query với đầy đủ các trường có liên quan đến phép
tổng hợp (không thừa và cũng không thể thiếu một trường nào) như sau:
Bước 2: Ra lệnh chọn kiểu Crostab query bằng cách mở thực đơn Queries |
Crosstab Query;
Bước 3: Thiết lập các thuộc tính Total cũng như Crosstab cho các trường phù
hợp như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 55
Cụ thể:
Tên trường Thuộc tính Total Thuộc tính Crosstab
Tenphongban Group By Row Heading
Tenchucvu Group By Column Heading
canboID Count Value
Bản chất của Crosstab query thể hiện ở câu lệnh SQL:--------------------------
TRANSFORM .. SELECT .. FROM .. GROUP BY … PIVOT …
------------------------------------------------------------------------------------------------
4. MAKE TABLE queries
Select và Total query luôn đưa ra một bảng kết quả- đó là giá trị tức thời, mới
nhất được lấy ra từ CSDL tại thời điểm đó. Tại thời điểm khác khi thi hành query
đó, rất có thể chúng ta không thu lại được bảng kết quả như thời điểm trước đó.
Muốn lưu lại bảng kết quả của một query tại một thời điểm nào đó, trong Access có
một cách là đưa dữ liệu kết quả query ra một bảng (Table) để lưu trữ lâu dài bởi
một MAKE TABLE query.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 56
Các bước tạo một Make table query để lưu trữ kết quả một query ra một bảng
dữ liệu được tiến hành theo 2 bước chính:
Bước 1: Tạo một Select query hoặc một Total query đưa ra được bảng kết quả
cần lưu trữ;
Bước 2: Ra lệnh tạo Make table query từ query đang thiết kế và thi hành để
thu được bảng kết quả như mong muốn.
Giả sử đã tạo được một Select query đưa ra được bảng kết quả như sau:
Bài toán đặt ra là: đưa toàn bộ kết quả của query đang hiển thị ra một bảng mới
có tên bangluong. Cách làm như sau:
Bước 1: mở select query đã tạo được ở chế độ Design View;
Bước 2: ra lệnh tạo Make table query bằng cách mở thực đơn Queries | Make
Table query, hộp thoại Make table xuất hiện:
Hãy nhập vào tên bảng dữ liệu cần lưu vào ô Table Name: Chú ý:
- Nếu tên bảng nhập vào là mới, Access sẽ tự động tạo một bảng mới và sao
chép toàn bộ dữ liệu mà query kết xuất được ra bảng này;
- Nếu tên nhập vào trùng một tên bảng đã có sẵn, khi thi hành Access sẽ xoá
bảng cũ và điền vào dữ liệu mới (cần cân nhắc khi đặt tên bảng trùng tên
bảng đã tồn tại).

Nguyễn Sơn Hải
Trang 57
Bước 3: thi hành query để nhận kết quả bằng cách:
- Nếu query đang ở chế độ thiết kế, nhấn nút Run trên thanh công cụ;
- Hoặc nháy đúp chuột lên query cần thực hiện.
Khi đó một hộp thoại cảnh báo việc bạn đang ra lệnh thi hành một query có thể
làm thay đổi đến dữ liệu trên CSDL:
Nhấn Yes để tiếp tục hoặc nhấn No để huỷ bỏ lệnh.
Nếu trên CSDL đã tồn tại một bảng có cùng tên bảng bạn đã chỉ định cho query
này lưu dữ liệu, Access sẽ hỏi bạn: Đã tồn tại bảng xxx trên CSDL rồi, nó sẽ bị xoá
sạch khi query này thi hành, bạn có muốn tiếp tục không?
Nhấn Yes để tiếp tục (tất nhiên bảng dữ liệu đó sẽ bị xoá và thay vào nội dung
mới); nhấn No để huỷ bỏ.
Cuối cùng một hộp thoại hỏi một lần cuối xem bạn có đồng ý dán xxx bản ghi
vào bảng đã chỉ định hay không?
Nhấn Yes để đồng ý, No để huỷ bỏ.
Thi hành xong hãy mở bảng vừa tạo được để kiểm tra kết quả.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 58
Bản chất của Crosstab query thể hiện ở câu lệnh SQL:--------------------------
SELECT .. INTO .. FROM..
------------------------------------------------------------------------------------------------
5. DELETE queries
Delete Query là một loại Action Query (query hành động). Nó có thể gây thay
đổi dữ liệu trong CSDL. Trong trường hợp này, Delete query dùng để xoá các bản
ghi từ CSDL thoả mãn những điều kiện nào đó.
Dưới đây là hướng dẫn tạo một Detele query xoá đi những cán bộ đến tuổi nghỉ
hưu ra khỏi CSDL Quản lý lương cán bộ. Khi query này thi hành, danh sách các
cán bộ đến tuổi hưu sẽ bị xoá khỏi bảng canbo. Cách tạo query này như sau:
Bước 1: Tạo một Select query như sau:
Bước 2: đổi query hiện hành thành Delete query bằng cách mở thực đơn
Queries | Delete Query

Nguyễn Sơn Hải
Trang 59
Để thi hành việc xoá cán bộ, nhấn nút Run trên thanh công cụ. Khi đó một
hộp thoại cảnh báo xuất hiện:
Nhấn Yes để đồng ý xoá đi các bản ghi (bản ghi đã xoá không thể phục hồi lại
được); nhấn No để huỷ bỏ lệnh.
Phải cẩn trọng trước khi quyết định lệnh xoá dữ liệu.
Bản chất của Delete query thể hiện ở câu lệnh SQL:--------------------------
DELETE … FROM … [WHERE]
------------------------------------------------------------------------------------------------
6. UPDATE queries
Update query dùng cập nhật dữ liệu một số trường nào đó trong CSDL. Giống
với Delete query, Update query là loại query hành động, làm thay đổi nội dung dữ
liệu trên CSDL.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 60
Dưới đây là một ví dụ sử dụng Update query để tính giá trị cho cột luongchinh
(lương chính) là một trường mới được thêm vào bảng canbo.
Bước 1: Tạo một query và có chứa bảng canbo và chuyển thành Update query
bằng cách mở thực đơn Queries | Update query; hộp thoại thiết kế query như sau:
Bước 2: Thiết lập các trường cần cập nhật dữ liệu bằng cách:
- Chọn tên trường cần cập nhầt dữ liệu ở dòng Field;
- Gõ vào biểu thức tính giá trị cho trường đó ở dòng Update To;
- Gõ vào điều kiện để tính toán nếu cần ở dòng Criteria.
Với yêu cầu trên, luongchinh = hesoluong * 290000 cửa sổ thiết kế query sẽ
như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 61
Để thi hành việc xoá cán bộ, nhấn nút Run trên thanh công cụ. Khi đó một
hộp thoại cảnh báo xuất hiện:
Nhấn Yes để đồng ý cập nhật dữ liệu (dữ liệu sau khi đã cập nhật không thể
phục hồi lại được); nhấn No để huỷ bỏ lệnh.
Phải cẩn trọng trước khi quyết định lệnh này.
Bản chất của Update query thể hiện ở câu lệnh SQL:--------------------------
UPDATE … SET … [WHERE]
------------------------------------------------------------------------------------------------

Nguyễn Sơn Hải
Trang 62
Bài tập
Thực hiện trên CSDL Quản lý lương cán bộ các yêu cầu:
Bài số 1: Hãy tính và in ra bảng lương của cơ quan bao gồm các thông tin:
Hoten, ngaysinh, tenchucvu, tenphongban, luongchinh, phucapcv, dangphi,
congdoanphi, thuclinh.
Trong đó:
Luongchinh = hesoluong * 290000
Dangphi = 20,000 với những ai là Đảng viên
Congdoanphi = 5%Luongchinh với những ai đã vào công đoàn
Bài số 2: Hãy đưa ra danh sách các cán bộ là Đảng viên mà chưa vào công
đoàn;
Bài số 3: Hãy lọc ra danh sách cán bộ của một phòng ban nào đó, tên phòng
ban được nhập từ bàn phím khi query được kích hoạt;
Bài số 4: Hãy lọc ra danh sách cán bộ là Đảng viên và có thực lĩnh lớn hơn một
số nào đó- được nhập từ bàn phím khi query được kích hoạt;
Bài số 5: Hãy lọc ra danh sách cán bộ mà năm sinh rơi vào trong một khoảng
năm nào đó được nhập vào từ bàn phím. Ví dụ: khi kích hoạt query, Access yêu cầu
nhập vào khoảng năm sinh từ năm nào, đến năm nào. Khi đó query sẽ lọc ra danh
sách các cán bộ thoả mãn điều kiện đó;
Bài số 6: Lọc ra danh sách cán bộ có tên được nhập vào từ bàn phím khi kích
hoạt query. Ví dụ: khi query kích hoạt sẽ hỏi: Gõ vào tên cần xem? Sau khi gõ vào

Nguyễn Sơn Hải
Trang 63
một tên (có thể cả họ hoặc cả họ và tên), máy tính sẽ lọc ra danh sách cán bộ thảo
mãn điều kiện;
Bài số 7: Lọc ra danh sách cán bộ đến tuổi nghỉ hưu, biết rằng điều kiện nghỉ
hưu xác định như sau:
- Là Nam giới, tuổi >=60
- Là Nữ giới, tuổi >=55
Bài số 8: Hãy đưa ra bảng tổng hợp số cán bộ đã vào Đảng hay chưa vào Đảng
theo giới tính như sau:
Bài số 9: Hãy đưa ra bảng tổng hợp tổng số cán bộ theo từng loại chức vụ của
các phòng ban như sau:
Bài số 10: Đưa ra bảng tổng hợp về chức vụ theo giới tính như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 64
Bài số 11: Đưa ra bảng tổng hợp lương theo từng phòng ban như sau:
Thực hiện trên CSDL Quản lý bán hàng các yêu cầu:
Bài số 12: Tạo query hiển thị chi tiết thông tin từng hàng bán:
Bài số 13: Tạo query đưa ra bảng tổng hợp tổng tiền bán được từng ngày của cửa
hàng như sau:
Bài số 14: Tạo query đưa ra bảng tổng hợp tổng số bán và tổng tiền đã bán ra của
từng loại mặt hàng như sau:
Bài số 15: Tạo bảng tính tổng tiền từng hoá đơn bán hàng như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 65
Bài số 16: Lập bảng tổng hợp số lượng bán ra từng ngày của từng mặt hàng như
sau:
Bài số 17: Lập bảng tổng hợp số lượng mua từng mặt hàng của các khách hàng
như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 66
CHƯƠNG 3
THIẾT KẾ GIAO DIỆN
Chương này trình bày về FORMs - một công cụ thiết kế giao diện người sử dụng
phần mềm- bộ phận giao tiếp giữa người dùng với ứng dụng.
Toàn chương sẽ đề cập đến các mảng kiến thức:
Các khái niệm về Forms;
Sử dụng Form wizard;
Sử dụng Form design view;
Kỹ thuật Sub-form
Sau khi học xong chương này, học viên sẽ:
- Nắm được các khái niệm về Form, về thiết kế giao diện, về lập trình trực
quan, hướng đối tượng;
- Qua đó, học viên hoàn toàn có những kỹ năng tốt để có thể tạo ra được các
dạng Form nhập dữ liệu; form điều khiển, xử lý dữ liệu theo những yêu cầu
của bài toán thực tế đặt ra. Tuy nhiên, để có một khả năng phát triển chuyên
nghiệp hơn, học viên cần chuyên sâu đến phần 2 của giáo trình này nói về Lập
trình CSDL.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 67
1. Khái niệm Forms
Khi sử dụng một ứng dụng, đa phần công việc của người dùng làm trên các hộp
thoại (Dialogue), cửa sổ (Windows). Cả 2 thành phần này trong lập trình đều được
gọi là Form. Với người dùng, Form là giao diện để sử dụng phần mềm; còn với
những người phát triển phần mềm, Form là những cái mà họ phải nghĩ, phải thiết
kế và tạo ra sao cho người dùng họ cảm thấy rất thoải mái, phù hợp và dễ dùng.
Có 2 môi trường dùng tạo Form trong Access:
- Sử dụng trình Form Wizard. Đây là cách rất đơn giản, nhanh chóng, dễ dùng
giúp tạo nhanh một Form. Tuy nhiên Form được tạo ra có nhiều hạn chế,
không gần gũi với yêu cầu của người dùng;
- Sử dụng trình Form Design View - một công cụ tương đối hoàn chỉnh để tạo ra
các form đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của người sử dụng.
Tiếp theo sẽ giới thiệu cả 2 môi trường này.
2. Sử dụng FORM WIZARD
Form wizard là công cụ trên Access giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng
tạo ra một Form dùng làm giao diện nhập dữ liệu cho các bảng trên CSDL.
Dưới đây trình bày các bước để tạo một form làm giao diện nhập dữ liệu cho
bảng CANBO trong CSDL Quản lý lương cán bộ. (bạn phải chắc chắn đã tạo hoàn
chỉnh cấu trúc CSDL trên):
Bước 1: Kích hoạt trình Form Wizard
Ở thẻ Forms, nhấn nút New, chọn Form Wizard, nhấn OK;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 68
Hoặc có thể nhấn đúp chuột lên Shortcut Creat Form by using Form wizard
Bước 2: Chọn các thông tin cần đưa lên form. Đây là bước quan trọng nhất để
khai báo những trường dữ liệu nào của form sẽ có thể được nhập dữ liệu thông qua
form đang tạo. Học viên phải cực kỳ cân nhắc các thông tin ở đây: chọn bảng nào
và chọn những trường nào cho đúng?
- Chọn bảng - nơi có trường cần đưa lên form để nhập dữ liệu ở hộp
Tables/Queries;
- Tiếp theo đưa các trường cần nhập dữ liệu lên form từ danh sách Available
Fields: sang danh sách Selected Fields: bằng các nút lệnh: >, >>, <, <<;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 69
- Hãy làm lần lượt đến khi chọn được đủ các trường cần nhập dữ liệu lên form.
Để tiếp tục nhấn Next;
Bước 3: Chọn bố cục (Layout) cho form. Có 4 kiểu bố cục có thể thiết lập được
cho form là: Columnar; Tabular; Datasheet và Justified. Hãy lần lượt nhấn lên
từng kiểu bố cục (hình dưới) và xem kết quả minh hoạ (Preview) ở hộp chữ nhật
bên trái hộp thoại để quyết định nên chọn loại nào:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 70
Chọn xong nhấn Next để tiếp tục;
Bước 4: Chọnkiểu dáng (Style) cho form. Có một danh sách các kiểu dáng để
chọn. Hãy thử từng kiểu dáng và chọn cho form một phong cách phù hợp:
Chọn xong nhấn Next:
Bước 5: Hoàn thiện công việc:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 71
- Bạn có thể gõ vào tên gọi cũng như tiêu đề cho form ở hộp What title do you
want for your form?
- Có thể tuỳ chọn kích hoạt ngay form vừa tạo nếu chọn Open the form to
view or enter information hoặc mở form ra ở chế độ Design view để sửa
cấu trúc nếu chọn mục Modify the form’s design;
- Nhấn Finish để hoàn tất toàn bộ công việc.
Chú ý
Quan trọng nhất là bước 1, 2. Từ bước 3 trở đi có thể bỏ qua bằng cánh nhấn Finish
ngay từ bước 2 nếu đảm bảo toàn bộ các thiết lập từ bước 3, 4, 5 là phù hợp.
Sử dụng form đã tạo được vào việc nhập dữ liệu:
Chọn form, nhấn nút Open. Nếu form đang ở chế độ thiết kế có thể nhấn nút
View trên thanh công cụ. Lúc này có thể sử dụng form để cập nhật dữ liệu:
Tại mỗi thời điểm, form nhập dữ liệu chỉ hiển thị giá trị của một bản ghi. Bạn có
thể nhập, sửa trực tiếp các trường của bản ghi hiện tại trên form này. Thanh định
hướng (Navigator bar) sẽ giúp xử lý một số thao tác trên form, cách sử dụng như
sau:
- Nút để chuyển đến bản ghi kề sau;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 72
- Nút để chuyển đến bản ghi kề trước;
- Nút để chuyển về bản ghi đầu tiên;
- Nút để chuyển đến bản ghi cuối cùng;
- Nút để thêm một bản ghi mới
3. Sử dụng FORM DESIGN VIEW
Để tạo ra được form mang tính chuyên nghiệp và đáp ứng được sát yêu cầu thực
tế bắt buộc phải sử dụng đến Form Design View. Nói như vậy không có nghĩa là
không dùng Form Wizard để tạo form, mà trong nhiều tính huống vẫn dùng Form
Wizard rồi sử dụng đến Form Design View để tiếp tục hoàn thiện yêu cầu.
Nội dung mục này trình bày môi trường thiết kế form cũng như cách tạo một số
kiểu form từ đơn giản đến phức tạp sử dụng Form Design View.
3.1 Thiết kế Form nhập dữ liệu đơn giản
Chúng ta sẽ tìm hiểu cách thiết kế một form nhập dữ liệu đơn giản thông qua yêu
cầu: tạo form dùng làm mẫu nhập dữ liệu cho bảng CANBO.
Bước 1: Ở thẻ Form, nhấn New, chọn Design View
Hoặc nhấn biểu tượng trên cửa sổ QLL Database. Môi
trường thiết kế form xuất hiện:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 73
Có 3 thành phần quan trọng để làm việc:
(1) Cửa sổ Form – nơi sẽ thiết kế và xây dựng các thông tin cần thiết theo yêu
cầu bài toán. Cấu trúc form gồm 3 phần:
Form Header - phần tiêu đề đầu form;
Form Footer - phần tiêu đề cuối;
Detail - phần thân form..
Toàn bộ các thông tin trên form đều được chứa trong các đối tượng điều
khiển (Control), các đối tượng này được lấy từ thanh công cụ Toolbox sẽ
trình bày phần tiếp sau.
(2) Thanh công cụ Toolbox – nơi chứa những đối tượng, những công cụ có thể
đưa lên form với mục đích thiết kế giao diện và điều khiển dữ liệu theo bài
toán. Ví dụ: muốn tạo ô nhập Họ tên trên form có thể dùng đối tượng
Textbox, muốn đưa một chú thích (nhãn hiển thị) có thể dùng Label, muốn
tạo một nút lệnh có thể dùng CommandButton,…
1
2
3

Nguyễn Sơn Hải
Trang 74
Mỗi đối tượng sẽ có tập hợp các thuộc tính (Properties) và tập các sự
kiện (Events). Thuộc tính để mô tả tính chất cho đối tượng đó, ví dụ như:
màu sắc, kích thước, tính chất dữ liệu,.. Sự kiện- nơi có thể gắn các mã lệnh
VBA hoặc gắn các Macro lệnh để xử lý những công việc nào đó. Chúng ta
sẽ tìm hiểu kỹ việc sử dụng các sự kiện trong phần lập trình VBA.
(3) Cửa cổ Properties – nơi có thể thiết lập các thuộc tính (properties) cho form
cũng như các đối tượng trên form;
Bước 2: Thiết lập nguồn dữ liệu cho form ở thuộc tính Record Source.
Form đang thiết kế là loại để nhập dữ liệu, bước này để xác định nguồn dữ liệu
để form làm việc. Vì chỉ để nhập dữ liệu cho bảng CANBO, nên nguồn dữ liệu sẽ là
bảng cán bộ. Cách thiết lập thuộc tính này như sau:
- Chọn thuộc tính form bằng cách chọn tên đối tượng Form ở hộp chọn Object
trên thanh công cụ Formatting:
Hoặc nhấn chuột lên ô vuông- vị trí giao giữa 2 thước kẻ ngang-dọc của form
đang thiết kế. Làm sao khi tiêu đề cửa sổ Properties là Form là ok.
- Thiết lập thuộc tính Record Source cho form bằng cách chọn tên bảng
CANBO ở hộp Record Source. Có thể tìm thuộc tính này ở thẻ Data - chỉ
những thuộc tính liên quan đến dữ liệu; hoặc thẻ All- có đầy đủ tất cả các
thuộc tính và sự kiện:
Bước 3: Mở cửa sổ Field List.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 75
Cửa sổ Field List có chứa danh sách các trường trên CSDL có trong nguồn dữ
liệu của Form. Nó hỗ trợ việc đưa những trường dữ liệu này lên form để nhập và
hiển thị dữ liệu rất tốt. Trong trường hợp này ta dùng để đưa những trường cần
nhập dữ liệu từ bảng CANBO lên form.
Nếu chưa thấy cửa sổ này xuất hiện, hãy thực hiện hiển thị nó bằng cách mở thực
đơn View | Field List hoặc nhấn nút Field List trên thanh công cụ chuẩn.
Bước 4: Đưa những trường cần nhập dữ liệu từ cửa sổ Field List lên Form đang
thiết kế bằng cách: Dùng chuột kéo từng trường muốn thiết kế lên form từ cửa sổ
Field List thả lên vị trí hợp lý trên form (với bài này phải kéo toàn bộ các trường
lên form).Lúc này cửa sổ thiết kế form có dạng:
Mỗi khi kéo một trường từ Field List lên form, Access sẽ tự động tạo một đối
tượng gắn kết tới trường dữ liệu tương ứng, đối tượng này có thể là Textbox,
Combobox hay đối tượng khác tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường tương ứng; và
đối tượng Label đi kèm nhằm tạo nhãn chú thích cho trường dữ liệu.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 76
Đến đây đã tạo xong form nhập dữ liệu đơn giản cho một bảng.
3.2 Tinh chỉnh cấu trúc Form
Khi thiết kế một form, đòi hỏi lập trình viên không những phải tạo ra được form
đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về xử lý dữ liệu của bài toán, mà còn phải đáp ứng tính
thẩm mỹ. Thế nào là form có thẩm mỹ cao? Câu hỏi này rất khó! Tuỳ thuộc vào bài
toán, vào đối tượng người sử dụng mà thiết kế những kiểu giao diện thân thiện.
Thanh công cụ Toolbox và cửa sổ Properties là những công cụ cần thiết để thiết kế
giao diện.
a. Sửa thuộc tính
Mở form để sửa ở chế độ thiết kế (Design view) bằng cách: chọn form, nhấn nút
Design; hoặc nhấn nút Design trên thanh công cụ. Màn hình thiết kế form xuất
hiện:
Tuỳ từng mục đích, đối tượng làm việc cụ thể mà có các cách làm việc khác
nhau. Sau đây là một số ví dụ:
Sửa nhãn (Label):
Label là đối tượng tạo ra dòng chữ chú thích trên form. Dòng chữ này (nhãn)
phải được nhập trực tiếp từ bàn phím làm sao thật ngắn gọn, xúc tích để người dùng
có thể hiểu được bản chất cũng như ý nghĩa của việc bạn đang giải thích.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 77
Giá trị hiển thị trên nhãn chính là giá trị của thuộc tính Caption. Sửa nhãn là sửa
thuộc tính Caption hoặc có thể bấm chuột trực tiếp lên nhãn để sử giá trị.
Thay đổi kích thước đối tượng (Resize):
Kích thước của đối tượng thường được mô tả ở thuộc tính: Height - chiều cao và
With - chiều rộng. Tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể thay đổi kích thước đối tượng
một cách trực quan bằng chuột. Cách làm tương tự như việc thay đổi kích thước
một đối tượng đồ hoạ (Graphic) trên Word. Cụ thể như sau:
Khi trỏ chuột (chọn) lên đối tượng cần thay đổi, xẽ xuất hiện 6 điểm trên đối
tượng:
Khi đó có thể đặt chuột lên từng điểm (khi nào con trỏ chuột chuyển thành mũi
tên 2 đầu) để điều chỉnh độ lớn bằng cách giữ và di chuột.
Di chuyển đối tượng:
Mỗi đối tượng nằm trên form đều được xác định bởi một toạ độ, toạ độ này được
thể hiện qua 2 thuộc tính: Top - khoảng cách từ tiêu đề form đến đối tượng và Left -
khoảng cách từ mép form bên trái đến đối tượng. Tuy nhiên bạn nên di chuyển đối
tượng bằng cách trực quan sử dụng chuột với thao tác kéo-thả. Chỉ trong những
trường hợp đòi hỏi phải di chuyển đối tượng đến các vị trí chính xác mới cần dùng
đến 2 thuộc tính Top và Left để thiết lập.
Thay đổi Font chữ:
Những đối tượng có hiển thị chữ (Text) hoàn toàn có thể thay đổi được phông
chữ. Giá trị này được miêu tả ở thuộc tính Font Name. Tuy nhiên bạn hoàn toàn sửu
dụng hộp Font trên thanh công cụ Formatting để thiết lập nhanh.
Thay đổi màu nền:
Mỗi đối tượng thường có thể thiết lập được màu nền, chúng thể hiện ở thuộc tính
BackColor. Tuy nhiên hoàn toàn có thể thiết lập màu nền một cách nhanh chóng ở
hộp FillBack Color trên thanh Formatting.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 78
Thay đổi màu chữ:
Mỗi đối tượng thường hiển thị chữ có thể thiết lập được màu chữ, chúng thể hiện
ở thuộc tính ForeColor. Tuy nhiên hoàn toàn có thể thiết lập màu chữ một cách
nhanh chóng ở hộp FontFore Color trên thanh Formatting
Ngoài ra có thể sử dụng thuộc tính Format và InputMark để định dạng dữ liệu
khi hiển thị cũng như mặt nạ khi nhập dữ liệu. Xin tham khảo cách làm này ở phần
các thuộc tính của bảng dữ liệu (Chương 1; mục 2- Xây dựng cấu trúc bảng).
Hãy sử dụng các tính năng định dạng như trên một cách phù hợp, hoàn toàn có
thể đưa form ban đầu về dạng dễ nhìn, dễ sử dụng hơn như sau:
b. Sử dụng Command Button Wizard
Tuy chưa được học một chút gì về lập trình trên Access, nhưng học viên vẫn có
thể tạo được một số các nút lệnh đặt trên form điều khiển công việc. Tính năng
Command Button Wizard giúp làm điều đó.
Nút lệnh (Command Button) thường được dùng để lập trình xử lý các công việc
nào đó. Ví dụ: khi nhấn lên nút - một bảng lương sẽ được in ra hoặc
khi nhấn nút - form đang làm việc sẽ được đóng lại. Muốn vậy, người
lập trình phải viết các lệnh phía sau nút đó, để làm sao khi nhấn lên nút, các lệnh sẽ

Nguyễn Sơn Hải
Trang 79
được thi hành để điều khiển công việc như yêu cầu. Control Button Wizard sẽ giúp
tạo một số loại nút lệnh mà không cần biết đến lập trình. Dưới đây là các bước sử
dụng:
Ví dụ: Tạo nút
Trước khi sử dụng tính năng này, phải đảm bảo nút Control Wizard trên thanh
công cụ ToolBox đã được nhấn chìm xuống:
Bước 1: Dùng chuột đưa đối tượng Command Button từ thanh công cụ lên vị
trí thích hợp trên Form, hộp thoại sau xuất hiện:
Bước 2: Chọn hành động cần làm cho nút lệnh. Quan sát hộp thoại trên có 2
danh sách:
- Categories: chứa các nhóm thao tác mà một nút lệnh có thể nhận;
- Actions: chứa danh sách các lệnh của mỗi nhóm.
Bảng dưới đây liệt kê danh sách lệnh của từng nhóm:
TT Nhóm Lệnh Ý nghĩa
1 Record Navigation Nhóm định hướng bản ghi

Nguyễn Sơn Hải
Trang 80
1.1
1.2
1.3
1.4
- Goto First Reocord
- Goto Last Reocord
- Goto Next Reocord
- Goto Previous Reocord
- Chuyển về bản ghi đầu
- Chuyển đến bản ghi cuối cùng
- Chuyển bản ghi kề sau
- Chuyển bản ghi kề trước
2
2.1
2.2
2.3
2.4
Record Operations
- AddNew Reocord
- Delete Reocord
- Update Reocord
- Undo Reocord
Các xử lý với bản ghi
- Thêm bản ghi mới
- Xoá bản ghi hiện tại
- Cập nhật bản ghi hiện tại
- Phục hồi thay đổi dữ liệu bản ghi
3
3.1
3.2
Form Operations
- Close Form
- Open Form
Các xử lý với Form
- Đóng form
- Mở một form khác
4
4.1
4.2
4.3
Report Operations
- Preview report
- Print report
- Send report to file
Các xử lý với Report
- Xem trước nội dung (Preview) report
- In report
- Xuất report ra một tệp tin ngoài
5
5.1
5.2
Applications
- Quit Application
- Run Application
Xử lý ứng dụng
- Thoát khỏi Access
- Chạy một ứng dụng nào đó (tệp .exe)
6
6.1
6.2
6.3
Miscellaneos
- Print table
- Run macro
- Run query
Một số thao tác khác
- In nội dung một bảng
- Thi hành một Macro
- Thi hành một query
Với yêu cầu đóng form, phải chọn: Categories = Form Actions và Actions =
Close Form.
Chọn xong nhấn Next:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 81
Bước 3: Chọn hiển thị cho nút lệnh trên hộp thoại dưới:
- Chọn tuỳ chọn Text nều muốn nút lệnh hiển thị bằng chữ. Khi đó gõ vào
chữ hiển thị trên nút. Hình trên gõ Đóng Form;
- Chọn tuỳ chọn Picture nếu muốn thể hiện một hình ảnh lên nút lệnh. Khi
đó có thể chọn một hình ảnh trên danh sách.
Bạn có thể quan sát trước được thể hiện của nút lệnh ở hộp Sample bên trái
hộp thoại.
- Cuối cùng, nhấn Finish để kết thúc việc tạo một nút lệnh.
4. Kỹ thuật Sub-form
Kỹ thuật thiết kế form đã trình bày ở các phần trên có thể gọi là Single-form.
Sub-form là kỹ thuật thiết kế giao diện rất mạnh, đáp ứng được những yêu cầu
xử lý dữ liệu phức tạp mà kỹ thuật Single-form chưa thể đáp ứng. Có thể hiểu
Sub-form là việc form này lồng trong form kia (có thể lồng trong nhau nhiều
lớp). Form chứa gọi là form mẹ (Main form); form được lồng vào gọi là form
con (Sub-form). Việc xử lý dữ liệu trên từng form có thể xử lý độc lập hoặc có
quan hệ với nhau tuỳ theo mục đích công việc.
Sub-form có thể được sử dụng trong các loại form nhập dữ liệu, hoặc sử dụng
để hiển thị dữ liệu. Dưới đây minh hoạ 2 ví dụ tạo form có sử dụng kỹ thuật này.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 82
Sử dụng Sub-form trong form nhập dữ liệu:
Bài toán: Thiết kế form nhập thông tin hoá đơn bán hàng như sau:
Với yêu cầu này, phải tạo một form con cho phép hiển thị và nhập các
thông tin về hàng bán (1);
Phải tạo một form mẹ để nhập thông tin về hoá đơn bán hàng (2);
Phải kết nối form mẹ với form con thông qua trường hoadonID.
Cách làm như sau (yêu cầu thực hiện theo đúng thứ tự công việc các bước):
Bước 1: Tạo form con
- Tạo mới mới form ở chế độ Design View;
- Vì form con sẽ hiển thị dữ liệu dạng bảng nên phải thiết lập thuộc tính
Default View cho form con là Datasheet;
- Thiết lập nguồn dữ liệu làm việc cho form con ở thuộc tính Record Source
bằng cách nhấn nút … (hình dưới)
1
2
Nhấn lên đây để tạo nguồn dữ
liệu cho form.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 83
Một màn hình thiết kế query xuất hiện. Hãy thiết lập query này như sau:
(Chú ý phải chọn đúng tên trường của các bảng đã chỉ dẫn)
Tiếp theo đóng màn hình thiết kế query
- Sử dụng cửa sổ Field List để đưa các trường cần thiết lên vùng Detail của
form bao gồm: hangID, donvi, dongia, soluong, thanhtien;
- Ghi lại form với một tên gọi (ví dụ: frmHangban) và đóng lại, chuẩn bị tạo
form mẹ.
Bước 2: Tạo form mẹ

Nguyễn Sơn Hải
Trang 84
- Thiết lập nguồn dữ liệu làm việc cho form mẹ ở thuộc tính Record Source
form bao gồm: hoadonID, khacID, ngayban, diachi, email;
- Sử dụng đối tượng SubformSubreport trên thanh công cụ ToolBox để
đưa form con lên form mẹ. Sau khi đưa một đối tượng SubformSubreport
lên form, một hộp thoại xuất hiện;
liệu cho form.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 85
Hãy chọn tên form con cần đưa lên ở danh sách Use an existing form.
Chọn xong nhấn Finish.
(Có thể đưa form con lên form mẹ bằng cách dùng chuột gắp tên form con
thả lên form mẹ)
- Ghi lại form với một tên gọi (ví dụ: frmLapHoadon) và đóng lại, kết thúc
yêu cầu cơ bản bài toán, thu được kết quả như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 86
Khi sử dụng Form wizard, bạn cũng rất rễ dàng khi tạo form theo yêu cầu
trên. Cách làm ở đây là kết hợp giữa form wizard với form Design view. Chúng tôi
trình bày thêm cách này để các bạn tham khảo.
Bước 1: Tạo form wizard lấy những dữ liệu sau:
Bảng HOADONlấy các trường: hoadonID, khachID, ngayban;
Bảng KHACH lấy các trường: diachi, email;
Bảng HANGBAN lấy các trường: hangID, soluong;
Bảng HANG lấy các trường: donvi, dongia.
Sau bước này Access sẽ tạo được form theo yêu cầu có dạng:
Form này gần đáp ứng yêu cầu đầu bài (chỉ thiếu cột Thanhtien trong form con).
Bước 2: Sửa form con để đáp ứng bài toán:
- Mở form con ở chế độ Design View (thông thường tên form con này Access
sẽ đặt hangban subform);
- Thêm một Textbox lên vùng Detail của form con và thiết lập thuộc tính
Control Source cho text box này như sau (= [dongia]*[soluong]):

Nguyễn Sơn Hải
Trang 87
- Đóng và ghi lại tất cả. Bạn đã tạo được form như yêu cầu.
Sử dụng Sub-form trong form lọc dữ liệu
Bài toán: Thiết kế form lọc ra danh sách cán bộ một phòng ban nào đó như
sau:
Với yêu cầu này, phải tạo một form con cho phép hiển thị các thông tin
về danh sách cán bộ cần in ra (1);
Phải tạo một form mẹ cho phép nhập các tham số cần lọc (2);
Phải thiết lập tham số cho form con sao cho mỗi khi chọn một phòng ban
trên form mẹ, danh sách cán bộ ở phòng ban đó sẽ tự động hiển thị ra
form con.
Cách làm như sau (yêu cầu thực hiện theo đúng thứ tự công việc các bước):
1
2

Nguyễn Sơn Hải
Trang 88
Bước 1: Tạo form con
- Vì form con sẽ hiển thị dữ liệu dạng bảng nên phải thiết lập thuộc tính
Default View cho form con là Datasheet;
- Thiết lập nguồn dữ liệu làm việc cho form con ở tuộc tính Record Source
form bao gồm: hoten, gioitinh, ngaysinh, tenchucvu;
- Ghi lại form với một tên gọi (ví dụ: frmDscb_subform) và đóng lại, chuẩn
bị tạo form mẹ.
liệu cho form.
Gõ tham số cho form con tại
trường phongbanID

Nguyễn Sơn Hải
Trang 89
Bước 2: Tạo form mẹ
- Tạo hộp Combo box chứa danh sách các phòng ban có thể chọn trên form
mẹ bằng cách:
Dùng chuột kéo đối tượng Combobox từ thanh công cụ ToolBox thả lên
form mẹ, hộp thoại sau xuất hiện:
Hãy chọn mục I want the combo box look up the value in a table or
query. Nhấn Next để tiếp tục, hộp thoại sau xuất hiện:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 90
Chọn bảng từ danh sách TableQueries – nơi có chứa danh sách phòng
ban cần đưa vào hộp chọn Combobox. Chọn PHONGBAN, nhấn Next, hộp
thoại tiếp theo xuất hiện:
Chọn các trường sẽ hiển thị giá trị lên Combo box từ danh sách
Available Fields: Selected Fields: (chọn 2 trường phongbanID và
Tenpban). Nhấn Next để tiếp tục:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 91
Nên chọn mục Hide key column (recommended) để ẩn đi khoá làm cho
danh sách thả xuống hộp thả gọn gàng hơn. Cuối cùng nhấn Finish để kết
thúc việc tạo Combo box.
Thiết lập thuộc tính Name cho Combo box trùng tên với tham số đã thiết
lập ở form con là cboPhongban.
- Sử dụng đối tượng SubformSubreport trên thanh công cụ ToolBox để
đưa form con lên form mẹ. Sau khi đưa một đối tượng SubformSubreport
lên form, một hộp thoại xuất hiện;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 92
Hãy chọn tên form con cần đưa lên ở danh sách Use an existing form.
Chọn xong nhấn Finish.
- Ghi lại form với một tên gọi (ví dụ: frmTracuuDanhSachCanBo) và đóng
lại, kết thúc yêu cầu cơ bản bài toán.
Chú ý
1. Giá trị thuộc tính Name của hộp Combobox trên form mẹ phải trùng với tham số đã đặt ở
form con. Nếu chưa trùng nhau phải sửa lại cho khớp: hoặc sửa Name của Combo cho
khớp với tham số form con hoặc thao tác ngược lại mở form con sửa tham số cho khớp
Name của ô Combobox.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 93
Bài tập
Cơ sở Quản lý lương cán bộ
Bài số 1: Tạo form cho phép xem danh sách cán bộ từng phòng ban như sau:
Mỗi khi chọn một phòng ban từ hộp thả
danh sách cán bộ phòng ban đó được hiển thị lên Subform.
Bài số 2: Tạo form cho phép tìm kiếm cán bộ theo tên như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 94
Sau khi gõ một tên (có thể là đệm + Tên hoặc đầy đủ họ và tên), danh sách các
kết quả tìm thấy sẽ được liệt kê lên Subform.
Trên CSDL Quản lý bán hàng hãy:
Bài số 3: Thiết kế form lập hoá đơn bán hàng theo mẫu:
Yêu cầu chi tiết:
- Các nút Tiến, Lùi để định vị hoá đơn cần làm việc;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 95
- Nút Thêm mới để bắt đầu tạo mới một hoá đơn;
- Nút Xoá HĐ để xoá hoá đơn hiện tại. Yêu cầu phải có xác nhận trước khi xoá;
- Nút In HĐ để in chi tiết hoá đơn bán hàng ra report (chức năng này sẽ được
hoàn thiện sau khi học xong Chương Report)
Bài số 4: Thiết kế form tổng hợp thông tin bán hàng như sau:
Sau khi nhập xong giá trị từ ngày và đến ngày, thông tin chi tiết về các mặt hàng
bán ra trong phạm vi ngày đó được tổng hợp theo như giao diện trên.
Bài số 5: Thiết kế form tổng hợp thông tin bán hàng cho một khác hàng nào đó
trong một khoảng ngày nào đó như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 96
Yêu cầu: Sau khi chọn một khách hàng, nhập vào khoảng ngày cần tổng hợp.
Thông tin tổng hợp về từng mặt hàng của khách đó mua sẽ được liệt kê.
Bài số 6: Tạo form tổng hợp thông tin hàng đã bán chi tiết theo từng ngày như
sau:
Bài số 7: Tạo form theo dõi thông tin hoá đơn bán hàng của một khách hàng nào
đó:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 97
Sau khi chọn tên một khách, thông tin về các hoá đơn mua hàng được hiển thị.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 98
CHƯƠNG 4
THIẾT KẾ BÁO CÁO
Report là công cụ dùng thiết kế in ấn dữ liệu hữu hiệu trong Access. Hầu như tất
cả những gì bạn muốn in và in theo bố cục như thế nào? Report đều có thể đáp ứng!
Chương này sẽ trình bày từ những khái niệm căn bản về thiết kế in ấn, về Report
của Access đến tiếp cận những kỹ thuật in ấn phức tạp như: report có tham số, sub-
report,..
Nội dung cụ thể bao gồm:
Các khái niệm về Report;
Sử dụng report wizard;
Sử dụng report design view;
Kỹ thuật sub-report;
Tham số cho report.
Kết thúc chương, học viên hoàn toàn có thể thiết kế được những mẫu biểu in ấn
đơn giản đến những biểu phức tạp phục vụ nhu cầu in ấn đa dạng trong các bài toán
thực tế từ CSDL.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 99
1. Các khái niệm về Report
Muốn in các báo cáo trong Access bạn có thể sử dụng Report- một công cụ in ấn
rất mạnh. Ứng với mỗi mẫu báo cáo có thể thiết kế các thông tin lên một report.
Mỗi khi report hiển thị kết quả (preview) là lúc có thể in được nội dung báo cáo ra
giấy.
1.1 Cấu trúc Report
Cấu trúc một report thông thường gồm 5 phần:
• Page Header
Là phần đầu tiên của một trang báo cáo. Giống như khái niệm Page header
trong Word và Excel. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào
người thiết kế.
• Page Footer
Report header
Detai
Page header
Page Footer
Report footer

Nguyễn Sơn Hải
Trang 100
Là phần cuối cùng của mỗi trang báo cáo. Giống như khái niệm Page footer
trong Word và Excel. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào
người thiết kế.
• Detail
Là phần thân của report – nơi hiển thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. Phần này có
thể bị thay đổi, phụ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm sẽ in ra của report.
Ví dụ: Danh sách học sinh lớp 10A1 là 45 khi đó Detail report sẽ in ra 45
dòng; nếu chuyển sang in danh sách học sinh lớp 10A2 có 48 học sinh, lúc
này Detail report sẽ in ra 48 dòng (tương ứng với số bản ghi của nguồn dữ liệu
sẽ in ra).
• Report Header
Là phần tiêu đề của trang đầu tiên Report, nằm tiếp theo phần Page header và
nằm trên phần Detail. Mỗi Report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report header. Phần
này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.
• Report Footer
Là phần tiêu đề cuối của trang cuối cùng Report, nằm tiếp theo phần Detail và
phía trước phần Page Footer. Mỗi Report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report footer.
Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.
1.2 Môi trường làm việc
Làm việc với Report gần giống làm việc với Form. Sự khác nhau cơ bản của
Report và Form là: Form có thể hiển thị, tra cứu, cập nhật và điều khiển dữ liệu
từ CSDL; còn Report chỉ có thể lập báo cáo và in ra, đặc biệt Report không làm
thay đổi giá trị dữ liệu trong CSDL.
Thông thường mỗi report sẽ in dữ liệu của một Table hoặc một Query nào đó.
Tức là phải có một nguồn dữ liệu cần in cụ thể (trường hợp đặc biệt Report
không có nguồn dữ liệu sẽ nói đến phần cuối)

Nguyễn Sơn Hải
Trang 101
2. Sử dụng Report wizard
Giống như Form wizard, Report wizard là một công cụ rất đơn giản, dễ dùng để
tạo nhanh một Report. Dưới đây hướng dẫn từng bước dùng Report wizard để tạo
một report in ra danh sách cán bộ từ CSDL Quản lý lương bao gồm các thông tin:
Hoten, ngaysinh, tenchucvu, Tenphongban.
Bước 1: Ở thẻ Reports, nhấn New, chọn Report wizard, nhấn OK:
Hoặc nhấn đúp chuột lên biểu tượng
Bước 2: Chọn dữ liệu cần in trên hộp thoại sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 102
Để chọn dữ liệu cần in lên report, có 2 thao tác phải làm trên hộp thoại này:
- Chọn bảng hoặc query nơi có chứa trường dữ liệu cần in ra ở hộp
Table/Queries;
- Sử dụng các nút lệnh >, >>, <, << để đưa các trường cần in từ danh sách
Available Fields: (danh sách các trường có thể in) sang danh sách Seleted
Fields: (danh sách các trường sẽ được in ra report). Hãy lần lượt thực hiện
chọn các trường hoten, ngaysinh (từ bảng CANBO), trường tenchucvu (bảng
CHUCVU) và trường tenphongban (bảng PHONGBAN). Chọn xong nhấn
Next:
Bước 3: Chọn kiểu cách hiển thị dữ liệu trên report:
Bạn muốn in dữ liệu theo kiểu nào: Hãy chọn kiểu cần in từ danh sách bên trái
hộp thoại. Trong yêu cầu này có thể có 3 kiểu hiển thị dữ liệu trên report (vì dữ liệu
được chọn ra từ 3 bảng khác nhau). Vì muốn in một danh sách cán bộ nên chọn
kiểu by CANBO (có thể xem kiểu hiển thị bên phải hộp thoại). Nhấn Next để tiếp
tục:
Bước 4: Thiết lập các nhóm dữ liệu cần thiết:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 103
Muốn hiển thị dữ liệu theo nhóm giá trị của trường nào, hãy Add trường đó từ
danh sách bên trái hộp thoại sang hộp preview bên phải hộp thoại. Trong bài này
chỉ cần hiển thị một danh sách chung nên không cần thiết lập nhóm ở bước này.
Nhấn Next để tiếp tục:
Bước 5: Thiết lập sắp xếp dữ liệu trên báo cáo:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 104
Report wizard cho phép tối đa 4 mức ưu tiên sắp xếp dữ liệu được đánh số từ 1
đến 4 (hộp thoại trên). Trường nào thiết lập trước, sẽ được ưu tiên sắp xếp trước.
Trong trường hợp giá trị trường đó trùng nhau, Access sẽ chuyển đến các mức tiếp
theo để sắp xếp. Kiểu sắp xếp (theo chiều tăng hoặc giảm) có thể thiết lập khi nhấn
nút … bên cạnh. Thiết lập xong nhấn Next để tiếp tục:
Bước 6: Chọn bố cục (Layout) cho Report:
Có 2 thiết lập trong bước này:
- Chọn bố cục cho report ở hộp Layout. Có 3 kiểu Layout: Columnar, Tabular
và Justified- hãy chọn một kiểu phù hợp (xem hộp preview bên trái để biết
trước kết quả);
- Chọn hướng giấy in ở hộp Orientation. Có 2 kiểu hướng in là: Portrait – in
theo khổ giấy dọc và Landscape- in theo khổ giấy ngang;
- Chọn xong nhấn Next để tiếp tục:
Bước 7: Chọn mẫu định dạng (Style) cho report:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 105
Hãy chọn một mẫu định dạng từ danh sách bên trái hộp thoại. Chọn xong nhấn
Next để tiếp tục:
Bước 8: Hoàn thiện các thông tin cuối cùng:
Bao gồm các thông tin sau:
- Gõ vào tiêu đề report cũng như tên report trên hộp What do you want for yỏu
report?;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 106
- Chọn Preview the report để hiển thị dữ liệu của report ngay sau khi kết thúc;
hoặc hiển thị ngay màn hình thiết kế để sửa cấu trúc report khi chọn Modify
the report’s design;
- Cuối cùng nhấn Finish để kết thúc các công việc sử dụng report wizard.
Màn hình hiển thị dữ liệu report như sau:
Từ màn hình này có thể thực hiện rất nhiều các thao tác thông qua thanh công cụ
Print Preview như sau:
Nút Print : Để in nội dung report ra máy in;
Nuít Design : Để mở report ra chế độ thiết kế;
Nút One page : Để hiển thị report ra màn hình trong từng trang báo cáo;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 107
Nút Two page : Để hiển thị 2 trang báo cáo một trên màn hình;
Nút Multi Page : Để chọn nhiều trang báo cáo có thể hiển thị trên màn hình;
Nút Zoom : Để phóng to, thu nhỏ nội dung report;
Nút Office Link : Để kết xuất (Export) thông tin trên report ra các loại định dạng
khác của MS Office như Word, Excel, HTML.
Nút Close : Để đóng màn hình preview report.
Toàn bộ 8 bước sử dụng report wizard liệt kê ở trên, không phải lúc nào cũng
cần thực hiện đầy đủ. Với những report đơn giản như trên, chỉ cần thực hiện Bước
1; Bước 2 đã có thể nhấn Finish để kết thúc. Tuy nhiên tuỳ vào yêu cầu in báo cáo
mà muốn dừng lại ở bước nào để thiết lập các thông tin cho phù hợp hãy chuyển
nhanh đến bước đó.
3. Thiết kế report
Phần trước đã trình bày các bước dùng Report wizard để có thể thiết kế các mẫu
báo cáo in ấn dữ liệu từ CSDL. Đó là cách làm rất dễ dàng và nhanh chóng. Tuy
nhiên, các mẫu báo cáo được sinh ra chỉ giới hạn theo một số mẫu mã máy tính đã
cung cấp sẵn, không thể in ra được những biểu báo cáo phức tạp theo như những
yêu cầu đa dạng của người sử dụng. Report wizard chỉ có thể tạo ra các report in dữ
liệu từ các bảng hoặc queries theo cấu trúc đơn giản; trong những trường hợp yêu
cầu cấu trúc report phức tạp, hoặc phải in dữ liệu không phải hoàn toàn chỉ từ các
bảng và queries hoặc in ấn báo cáo theo các tiêu chí, tham số động nào đó thì không
thể đáp ứng được. Trong trường hợp này phải dùng đến Report design view.
Trong chừng mực nào đó, cách làm việc với Report design view gần giống cách
làm việc với Form design view. Sau đây là từng bước hướng dẫn sử dụng Report
design view để thiết report theo yêu cầu như trên:
Bước 1: Khởi động Report design view:
Từ thẻ Report nhấn nút New, chọn Design view, nhấn OK

Nguyễn Sơn Hải
Trang 108
Hoặc nhấn đúp chuột lên biểu tượng Creat report in Design view trên cửa sổ dự
án:
Môi trường làm việc với Report design view xuất hiện:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 109
Có 3 phần quan trọng trên môi trường làm việc này:
(1) Cửa sổ thiết kế Report (hình trên tiêu đề cửa sổ này là Report1: Report)-
nơi để thiết kế nội dung cần in ấn. Nội dung được thiết kế trên cửa sổ này là
các đối tượng từ thanh công cụ Toolbox sau khi đã được thiết lập các thuộc
tính phù hợp với mục đích;
(2) Thanh công cụ Toolbox- nơi chứa những đối tượng giúp đưa các thông tin
cần thiết lên report. Chức năng và cách làm việc trên thanh công cụ này gần
giống với làm việc trên thanh công cụ Toolbox của Form design view;
(3) Cửa sổ Properties – nơi thiết lập các thuộc tính phù hợp cho các đối tượng
trên màn hình thiết kế report.
Chúng ta sẽ được tìm hiểu kỹ hơn các thành phần trên trong các bước tiếp theo
khi làm việc cụ thể với chúng.
Bước 2: Xây dựng nguồn dữ liệu để in ấn cho report.
1
2
3

Nguyễn Sơn Hải
Trang 110
Report sẽ in những thông tin gì? Phạm vi như thế nào? Là các câu hỏi phải được
trả lời ở bước này bằng cách thiết lập thuộc tính Record Source cho report.
Thông thường, report sẽ in dữ liệu từ một hay nhiều bảng hoặc từ kết quả của
một query, tổng quát là từ một query. Query đó có thể được xây dựng sẵn từ danh
sách các Queries của dự án (chứa trên thẻ Queries)- khi đó bước này chỉ chọn query
cần in tại thuộc tính Record Source của report:
Tuy nhiên query cần in có thể được tạo ra trong chính bản thân report (không
hiển thị tên query trên thẻ Queries)- điều này nên làm vì như vậy sẽ đảm bảo sự
chắc chắn của report. Khi đó hãy nhấn chuột lên nút … của thuộc tính Record
Source:
Một cửa sổ thiết kế query làm nguồn dữ liệu cho report xuất hiện:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 111
Hãy thiết lập các thông tin cần in ra report trên query này. Thiết lập xong nhấn
nút đóng cửa sổ thiết kế query (hoặc nhấn phím nóng Ctrl+W) và chọn Yes trong
hộp thoại sau:
Bước 3: Đưa các thông tin lên cửa sổ thiết kế report:
(1) Có rất nhiều loại thông tin phải đưa lên report. Mỗi khi có ý định đưa một
thông tin lên, bạn phải trả lời được 2 câu hỏi:
Đó là thông tin gì? là tiêu đề “DANH SÁCH CÁN BỘ”.
Sẽ đặt thông tin đó lên phần nào của report? Đặt lên phần Page Header!
(2) Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế report chỉ xuất hiện 3 phần: Page header,
Page footer và Detail. Nếu report đang thiết kế yêu cầu có cả Report
header và Report footer, hãy hiển thị chúng bằng cách: nhấn phải chuột
lên cửa sổ thiết kế report và chọn:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 112
Những phần nào không dùng đến khi thiết kế có thể tắt đi hoặc dùng chuột
thu lại diện tích phần đó.
(3) Sử dụng công cụ Label
- Dùng chuột nhấp nút Label trên thanh công cụ Toolbox thả lên vị trí
cần đặt vào trên Report;
- Gõ vào nội dung tiêu đề cần in ra report;
- Có thể sử dụng thanh công cụ Formatting để định dạng hộp dữ liệu này.
(4) Sử dụng công cụ Text box
Text box là ô dùng hiển thị dữ liệu của một trường dữ liệu (Field) nào đó,
hiển thị dữ liệu của một biểu thức (ví dụ tính Tổng tiền chẳng hạn). Cách
sử dụng Textbox như sau:
- Dùng chuột nhấp nút Textbox trên thanh công cụ Toolbox thả lên vị
trí cần đặt vào trên Report;
- Gõ vào nguồn dữ liệu sẽ hiển thị lên Textbox ở thuộc tính Control
Source. Giá trị thuộc tính này có thể:
+ Hiển thị giá trị một trường: Khi đó hãy chọn trường muốn đưa thông
tin vào (hình dưới):
Hiển thị lưới khi thiết kế.
Bật hoặc tắt phần Page header/Footer
Bật hoặc tắt phần Report header/Footer

Nguyễn Sơn Hải
Trang 113
+ Hoặc hển thị kết quả một biểu thức. Khi đó gõ biểu thức lên thuộc
tính này bắt đầu một dấu bằng “=”. Ví dụ:
- Có thể sử dụng thanh công cụ Formatting để định dạng hộp dữ liệu này.
(5) Sử dụng cửa sổ Field List
Danh sách các trường dữ liệu có thể in ra được report thể hiện ở cửa sổ
Field List (nếu chưa thấy hiển thị mở thực đơn View | Field List). Muốn
in ra giá trị của trường nào lên vị trí nào của report có thể dùng đối tượng
Textbox như giới thiệu ở trên hoặc có thể dùng cửa sổ Field List này bằng
cách: dùng chuột kéo trường cần in ra từ cửa sổ Field List thả lên vị trí cần
in trên cửa sổ thiết kế report (nên làm theo cách này thay vì dùng
Textbox).
(6) Sử dụng công cụ Image
Công cụ Image trên thanh công cụ Toolbox giúp đưa ảnh từ các tệp tin
ảnh in ra report. Sau khi dùng chuột nhấp nút nút Image từ thanh công cụ
đặt lên report, một hộp thoại xuất hiện cho phép tìm đến tệp tin ảnh cần
đưa lên report:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 114
Hãy tìm và chọn tệp ảnh, chọn xong nhấn OK để hoàn tất công việc.
(7) Sử dụng công cụ Line
Công cụ Line dùng để vẽ các đường thẳng lên Report. Rất hữu hiệu
trong việc kẻ bảng biểu.
Sau khi nhập nút Line trên thanh công cụ, hãy thực hiện kẻ bằng cách di
chuột.
Với yêu cầu như trên, bằng cách sử dụng các công cụ như đã hướng dẫn hãy
thiết kế một report như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 115
Trong đó:
- Textbox bao gồm các ô như đã đánh mũi tên chỉ dẫn. Trong đó:
- hoten, ngaysinh, tenchucvu, tenphongban được tạo bằng cách kéo
từ cửa sổ Field List lên phần Detail;
- Textbox đếm tổng số cán bộ thiết lập thuộc tính Control Source là
=Count([hoten]), để ở phần Report footer.
- Textbox để tự động đánh số thứ tự phải thiết lập như sau: Control
Source là =1; thuộc tính Running sum là Over Group.
- Các hộp chữ còn lại dùng đối tượng Label;
- Toàn bộ bảng biểu sử dụng đối tượng Line. Chú ý các đường kẻ phải
được nối khít với nhau. Nếu không khít sẽ tạo ra các khe hở và nét đứt
(không liền nét)
4. Report chứa tham số
Report có tham số thực chất là loại Report có khả năng lọc dữ liệu khi in. Ví dụ:
bình thường Report in ra danh sách cán bộ ở trên sẽ in danh sách toàn bộ cán bộ
trong cơ quan. Bây giờ muốn in danh sách cán bộ một phòng ban nào đó? Lúc này
phải cần đến report có tham số.
Textbox

Nguyễn Sơn Hải
Trang 116
Có nhiều cách để thiết lập và sử dụng report có tham số như:
- Thiết lập tham số trên Record Source của report;
- Thiết lập tham số trên điều kiện lọc (Where Condition) dùng Macro;
- Thiết lập tham số trong câu lệnh VBA DoCmd;
- …
Trong phần này, chúng tôi hướng dẫn cách thiết lập tham số trên thuộc tính
Record Source của report. Cách dễ làm, không cần am hiểu về lập trình VBA. Cách
dùng Macro cũng tốt nhưng không nên dùng. Vì phương pháp lập trình này đã trở
nên cứng nhắc. Thực tế, phương pháp dùng câu lệnh DoCmd trên VBA là tốt nhất,
nó thể hiện tính linh hoạt và chuyên nghiệp của cách giải quyết vấn đề. Riêng cách
này, các bạn có thể tham khảo ở Chương Lập trình CSDL.
Sau đây là cách giải quyết bài toán: In danh sách cán bộ một phòng ban nào đó.
Phòng ban cần in được chọn từ Combo box một form như sau:
Sau khi chọn tên một phòng ban từ danh sách, nhấn nút In danh sách. Danh
sách cán bộ phòng đã chọn sẽ được in ra một report.
Cách làm:
Bước 1: Tạo Report đáp ứng thông tin cần in
Có thể sử dụng report Wizard hoặc Report Design View để tạo ra một Report in
danh sách cán bộ với các thông tin như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 117
Bước 2: Tạo form theo yêu cầu bài toán
- Có thể sử dụng Combo Wizard để tạo Combobox lấy ra danh sách các phòng
ban từ bảng phongban;
- Có thể sử dụng Command button Wizard để tạo các nút lệnh Đóng và In danh
sách;
Cuối cùng được form như sau:
Bước 3: Thiết lập tham số cho Report
Ở đây trình bày phương pháp thiết lập tham số vào thuộc tính Record Source của
Report. Cách làm như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 118
- Mở report đã tạo được ở chế độ Design View (chế độ thiết kế);
- Mở query được thiết lập ở thuộc tính Record Source –nơi tạo nguồn dữ liệu và
thiết lập tham số cho trường phongbanID của query như sau:
Trong đó: tham số cho trường phongbanID là tên (Name) của ô Combo box chứa
phòng ban được chọn trên form. Cú pháp viết tham chiếu tới một đối tượng trên
form như sau:
Forms!<Tên form>!<tên đối tượng>
Trong trường hợp này tên ô Combo đó là Combo1 và tên của form (Name của
form) là frmIndsCB, cách viết tham số sẽ như sau:
Forms!frmIndsCB!Combo1
Nếu cách viết này khó thực hiện, bạn có thể sử dụng tính năng Build Expression
có sẵn trên Access để giúp tạo biểu thức này như sau:
Nhấn phải chuột lên ô Criteria của trường phongbanID- nơi sẽ gõ vào tham số.
Một menu sổ xuống xuất hiện:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 119
Chọn hoặc có thể nhấn nút Build trên thanh công cụ
Standard, hộp thoại Expression Builder xuất hiện:
Ở cây các đối tượng bên trái hộp thoại, hãy chọn:
Forms | All Forms | frmIndsCB – đây là form chứa đối tượng combo box phòng
ban cần lọc. Khi đó một danh sách các đối tượng trên form frmIndsCB xuất hiện ở
giữa hộp thoại;
Hãy nhấn đúp chuột lên Combo1 - đối tượng chứa phòng ban cần lọc, được kết
quả như hình sau:
Nhấn đúp chuột lên
Combo1 để chọn!

Nguyễn Sơn Hải
Trang 120
Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất việc tạo tham số cho query bằng hộp thoại
Expression Builder.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 121
Bài tập
Trên CSDL Quản lý lương cán bộ thực hiện các yêu cầu sau:
Bài số 1: Thiết kế report in danh sách cán bộ với các thông tin: canboID, hoten,
ngaysinh, gioitinh (phải ghi rõ là Nam hay Nữ), tencv, tenpban.
Bài số 2: In danh sách cán bộ một phòng ban nào đó như sau:
Sau khi chọn tên một phòng ban, nhấn nút In danh sách cán bộ. đan sách cán bộ
phòng ban đã chọn sẽ được in ra một report.
Bài số 3: Thiết kế report in bảng lương cán bộ cơ quan, bao gồm các thông tin:
Hoten, tencv, ngaysinh, luongchinh, phucapcv, dangphi, congdoanphi, thuclinh
Bài số 4: Thiết kế query in ra bảng tổng hợp cán bộ như sau:
STT Tên chức vụ Tổng số cán bộ
Bài số 5: Tạo form và report để xem và in bảng lương của các phòng ban như
sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 122
Sau khi chọn tên một phòng ban, bảng lương các cán bộ phòng đó hiển thị lên
sub-form. Nhấn nút In bảng lương, bảng lương riêng phòng ban đó sẽ được in ra
một report.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 123
CHƯƠNG 5
LẬP TRÌNH VBA CĂN
BẢN
Access không những là hệ quản trị CSDL rất mạnh- cụ thể các bạn đã được tìm
hiểu rất kỹ ở Chương 1 và Chương 2. Hơn nữa, với những công cụ có sẵn đi kèm
như Forms, Report, Macros và đặc biệt là ngôn ngữ lập trình VBA – Access sẽ còn
là một công cụ phát triển phần mềm rất mạnh, dễ sử dụng cho các ứng dụng quản lý
vừa và nhỏ.
Nội dung chương này sẽ trình bày căn bản về ngôn ngữ lập trình VBA (Visual
Basic for Application)- một ngôn ngữ khá quen thuộc đối với những người sử dụng
chuyên sâu sản phẩm Microsoft Office. Đây chính là cơ sở quan trọng để các bạn
tiếp cận cụ thể chuyên ngành lập trình CSDL sẽ được giới thiệu trong chương tiếp
theo.
Qua chương này, học viên sẽ hiểu được môi trường làm việc ngôn ngữ VBA;
biết cách sử dụng các cấu trúc lệnh; viết và sử dụng tốt chương trình con; đặc biệt
dần làm quen việc lập trình trên các đối tượng ActiveX- sẵn sàng tiếp cận các công
cụ lập trình hướng đối tượng trực quan hiện đại như Visual Basic và Visual Basic
.NET.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 124
1. Môi trường lập trình VBA
Bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office phải nói là nổi tiếng nhất thế
giới trong lĩnh vực tin học văn phòng. Word cung cấp khả năng chế bản điện tử đẹp
đẽ và hiện đại; Excel với khả năng bảng tính điện tử mạnh mẽ; FrontPage với khả
năng tạo ra các trang web sống động; Access với khả năng quản trị CSDL;… tất cả
các phần mềm đó đã tạo nên sự phổ biến của bộ phần mềm này với hầu hết người
dùng máy tính trên toàn thế giới.
Không dừng ở mức ứng dụng có sẵn, bộ phần mềm này còn có một ngôn ngữ lập
trình đi kèm VBA – Visual Basic for Application để giúp người dùng có thể tạo ra
các tuỳ biến mạnh hơn, thân thiện hơn với trong công việc của mình. Với Word,
Excel bạn hoàn toàn có thể tự tạo ra các macro để tăng tốc độ sử dụng ứng dụng;
hơn thế nữa VBA trên Access đã thể hiện tính chuyên nghiệp trong lập trình, phần
nào biến được một CSDL đơn giản trở thành những sản phẩm đóng gói thương mại.
Màn hình làm việc ngôn ngữ VBA thường có dạng:
1
2
3
4

Nguyễn Sơn Hải
Trang 125
Trong đó:
(1) Hệ thống thực đơn và thanh công cụ
Cũng như bất kỳ môi trường làm việc nào đều có hệ thống thực đơn và thanh
công cụ đi kèm. Trên đó có chứa các lệnh để gọi, thi hành hoặc thiết lập các
điều khiển cần thiết.
(2) Cửa sổ Project Explorer;
Có rất nhiều các thành phần có thể lập trình được bởi VBA như: Forms,
Reports, Modules. Cửa sổ Project Explorer là cây phân cấp lớp các đối tượng
có chứa mã lệnh VBA, đồng thời giúp lập trình viên dễ dàng trong việc viết
(coding) cũng như quản lý các mã lệnh VBA đã viết.
(3) Cửa sổ viết lệnh;
Cửa sổ viết lệnh là nơi soạn thảo các dòng lệnh VBA. Mỗi cửa sổ sẽ chứa
toàn bộ mã lệnh cho một đối tượng như: Forms, Reports, Modules. Trong
mỗi cửa sổ có thể có nhiều phần được viết lệnh, mỗi phần có thể là nội dung
một khai báo, một chương trình con, nội dung một thủ tục đáp ứng sự kiện.
Ví dụ:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 126
(4) Cửa sổ Intermediate
Cửa sổ Intermediate là nơi giúp thi hành trực tiếp một câu lệnh nào đó, rất
hữu dụng trong việc gỡ lỗi phần mềm (sẽ quay trở lại vấn đề gỡ rối phần
mềm ở cuối chương)
2. Các kiểu dữ liệu và khai báo
2.1 Các kiểu dữ liệu cơ bản
Cũng như các ngôn ngữ lập trình khác, VBA đều hỗ trợ các kiểu dữ liệu cơ bản.
Dưới đây giới thiệu chi tiết về từng kiểu.
Boolean
Kiểu lô gíc, tương tự kiểu Boolean trên Pascal. Kiểu này chiếm 2 byte bộ nhớ;
chỉ nhận một trong 2 giá trị là: Yes – No hoặc True – False hoặc đôi khi thể hiện
Phần khai báo
Thủ tục đáp ứng sự
Chương trình con

Nguyễn Sơn Hải
Trang 127
dưới dạng số 0 tương đương với False, True tương ứng với bất kỳ số nào khác 0.
Khi lập trình CSDL, kiểu Boolean tương ứng với kiểu Yes/No trong bảng dữ liệu.
Byte
Kiểu số nguyên dương trong phạm vi từ 0..255. Kiểu này chiếm 1 byte bộ nhớ.
Integer
Kiểu nguyên, có giá trị trong khoảng -32768...32767. Kiểu này chiếm 2 bytes bộ
nhớ.
Long
Kiểu số nguyên dài, có giá trị trong khoảng 2,147,483,648 .. 2,147,483,647.
Kiểu này chiếm 4 bytes bộ nhớ.
Single
Kiểu số thực, có giá trị trong khoảng 1.401298E-45 to 3.402823E38. Chiếm 4
bytes bộ nhớ.
Double
Kiểu số thực có đợ lớn hơn kiểu Single, có giá trị trong khoảng
4.94065645841247E-324 to 1.79769313486232E308. Chiếm 8 bytes bộ nhớ.
Currency
Kiểu tiền tệ. Bản chất là kiểu số, độ lớn 8 bytes, có giá trị trong khoảng -
922,337,203,685,477.5808 to 922,337,203,685,477.5807. Đặc biệt, kiểu này luôn
có ký hiệu tiền tệ đi kèm.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 128
String
Kiểu xâu ký tự. Kiểu này tương ứng với kiểu String trong Pascal, tương ứng với
kiểu Text trong các trường CSDL Access. Độ lớn tối đa 255 bytes tương đương với
khả năng xử lý xâu dài 255 ký tự.
Variant
Variant là kiểu dữ liệu không tường minh. Biến kiểu này có thể nhận bất kỳ một
giá trị nào có thể. Ví dụ :
Dim a As Variant
a = 123
a = “Nguyễn Văn Ngô”
Hoàn toàn không có lỗi.
Người ta thường khai báo biến kiểu Variant trong những trường hợp phải xử lý
biến đó mềm dẻo. Khi thì biến nhận giá trị kiểu này, khi thì nhận giá trị và xử lý
theo kiểu dữ liệu khác.
Object
Object là một loại biến kiểu Variant, chiếm dung lượng nhớ 4 bytes, dùng để
tham chiếu tới một loại đối tượng (Object) nào đó trong khi lập trình. Tất nhiên
muốn khai báo biến Object kiểu nào, phải chắc chắn đối tượng đó đã được đăng ký
vào thư viện tham chiếu VBA bởi tính năng Tool | Reference. Chúng ta sẽ còn trở
lại vấn đề này khi lập trình CSDL.
2.2 Biến và cách sử dụng biến
a. Biến – khai báo biến đơn giản
Biến (Variable) là thành phần của một ngôn ngữ lập trình, giúp xử lý dữ liệu một
cách linh hoạt và mềm dẻo.
Thông thường trong các ngôn ngữ lập trình, mỗi biến khi tồn tại phải được định
kiểu, tức là phải nhận một kiểu dữ liệu xác định. Tuy nhiên trong VBA thì không,

Nguyễn Sơn Hải
Trang 129
mỗi biến có thể định kiểu (được khai báo trước khi sử dụng) hoặc không định kiểu
(không khai báo vẫn sử dụng được). Trong trường hợp này biến đó sẽ tự nhận kiểu
giá trị Variant.
Biến có thể được khai báo bất kỳ ở đâu trong phần viết lệnh của VBA. Tất nhiên,
biến có hiệu lực như khai báo chỉ bắt đầu từ sau lời khai báo và đảm bảo phạm vi
hoạt động như đã qui định. Vì biến trong VBA hoạt động rất mềm dẻo, nên có
nhiều cách khai báo biến như:
Ví dụ 1: Khai báo biến i kiểu Integer
Dim i As Integer
Ví dụ 2: Khai báo 2 biến i, j kiểu Integer
Dim i, j As Integer
Ví dụ 3: Khai báo biến i kiểu Integer, st kiểu String độ dài 15 ký tự
Dim i As Integer, st As String*15
Ví dụ 4: Khai báo biến i kiểu Variant
Dim i As Variant
‘hoặc
Dim i
Ví dụ 5: Khai báo biến txt kiểu Textbox
Dim txt As TextBox
Ví dụ 6: Khai báo mảng kiểu String*30 gồm 46 phần tử

Nguyễn Sơn Hải
Trang 130
Dim Hoten(45) As String * 45
Ví dụ 7: Khai báo biến mảng 2 chiều A(i , j) trong đó: i = 0..3 và j = 0..4
Dim A(3, 4) As Integer
Ví dụ 8: Khai báo mảng 3 chiều A(i, j, k) trong đó: i = 1..5; j = 4..9 và k = 3..5
Dim A(1 To 5, 4 To 9, 3 To 5) As Double
Ví dụ 9: Khai báo một mảng động kiểu Variant. Mảng động là mảng không cố
định chiều dài.
Dim MyArray()
b. Phạm vi biến
Như chúng ta đã biết, mỗi biến sau khi được khai báo nó sẽ nhận một kiểu dữ
liệu và có một phạm vi hoạt động, tức là lời khai báo biến chỉ có tác dụng trong
những vùng đã được chỉ định; ngoài vùng chỉ định đó biến sẽ không có tác dụng,
nếu có tác dụng sẽ theo nghĩa khác (biến cục bộ kiểu Variant chẳng hạn).
Biến cục bộ:
Biến cục bộ được khai báo sau từ khoá Dim, nó chỉ có tác dụng trong một
chương trình con, cục bộ trong một form hoặc một module nào đó. Dưới đây sẽ chỉ
ra 3 trường hợp biến cục bộ này:
- Trong một chương trình con, nếu nó được khai báo trong chương trình con đó;
- Trong cả một Form, nếu nó được khai báo trong phần Decralations của Form
đó;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 131
- Trong cả một Reports, nếu nó được khai báo trong phần Decralations của
Report đó;
- Trong cả một Modules, nếu nó được khai báo trong phần Decralations của
Modules đó;
* Biến chỉ có tác dụng sau lệnh khai báo Dim
Biến toàn cục:
Biến toàn cục được khai báo sau cụm từ khoá Public, nó có tác dụng trong toàn
bộ chương trình (ở bất kỳ chỗ nào có thể viết lệnh). Loại biến này luôn phải được
khái báo tại vùng Decralations của một Module nào đó.
Ví dụ:
Public Hoten(45) As String * 45
Trên một tệp Access, không được phép khai báo trùng tên biến toàn cục. Tuy
nhiên tên biến cục bộ vẫn có thể trùng tên biến toàn cục, trong trường hợp đó VBA
sẽ ưu tiên sử dụng biến cục bộ trong phạm vi của nó.
2.3 Hằng và cách sử dụng hằng
a. Khai báo hằng
Hằng (Constan) là đại lượng có giá trị xác định và không bị thay đổi trong bất kỳ
hoàn cảnh nào. Tương ứng với từng kiểu dữ liệu, sẽ có những hằng tương ứng.
Khai báo hằng số bởi từ khoá Const. Sau đây là các ví dụ về khai báo các loại
hằng:
Ví dụ 1: Hằng a =5 (hằng số)
Const a = 5
Ví dụ 2: Hằng ngày = 24/12/2004 kiểu Date (bao bởi cặp dấu thăng #..#)

Nguyễn Sơn Hải
Trang 132
Const ngay = #24/12/2004#
Ví dụ 3: Hằng xâu ký tự (bao bởi cặp dấu nháy kép “..”)
Const phongban = "Tài vụ"
Ví dụ 4: Hằng kiểu Lôgíc xác định bởi True hoặc False
Const ok = True
b. Phạm vi hằng
Tương tự như biến, hằng cũng có những phạm vi hoạt động của nó. Hằng được
khai báo trong thủ tục nào, hoặc cục bộ trong form, report hoặc module nào sẽ chỉ
có tác dụng trong phạm vi đó.
Muốn hằng có phạm vi toàn cục, phải được khai báo sau từ khoá Public Const,
tại vùng Decralations của một module nào đó như sau:
Public Const a = 12
3. Các cấu trúc lệnh VBA
Các cấu trúc lệnh là thành phần cơ bản của mỗi ngôn ngữ lập trình. Thông
thường các ngôn ngữ lập trình đều có các cấu trúc lệnh như nhau: lệnh xử lý điều
kiện, lệnh lặp biết trước số vòng lặp, lệnh lặp không biết trước số vòng lặp,.. Tuy
nhiên cách thể hiện (cú pháp) mỗi cấu trúc lệnh có thể khác nhau tuỳ thuộc vào mỗi
ngôn ngữ lập trình. Hơn nữa, mỗi ngôn ngữ cũng có thể có một số điểm khác biệt,
đặc trưng trong mỗi cấu trúc lệnh.
Cũng giống như nhiều ngôn ngữ lập trình hiện đại khác, các cấu trúc lệnh trong
VBA đều tuân thủ các nguyên tắc:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 133
- Có cấu trúc: mỗi cấu trúc lệnh đều có từ khoá bắt đầu và một từ khóa báo hiệu
kết thúc;
- Thực hiện tuần tự (loại trừ trường hợp đặc biệt thủ tục Goto <Label>);
- Có khả năng lồng nhau;
3.1 Cấu trúc IF… END IF
Cấu trúc này thường gọi là lệnh lựa chọn. Tức là nếu một điều kiện nào đó xảy
ra sẽ là gì, hoặc trái lại có thể làm gì. Trong VBA cú pháp lệnh này như sau:
If <điều kiện> Then
<thủ tục 1>
[ Else
<thủ tục 2> ]
End If
Ý nghĩa lệnh trên là: nếu <điều kiện> = True thì thực hiện các lệnh trong <thủ
tục1>. Trái lại thực hiện các lệnh trong <thủ tục 2>.
Phần trong cặp dấu ngoặc vuông [..] có thể có hoặc không có trong câu lệnh, tuỳ
thuộc vào mục đích xử lý.
Ví dụ 1: Kiểm tra và trả lời một số là chẵn hay lẻ?
If so Mod 2 = 0 Then
Msgbox “Là số chẵn !”
Else
Msgbox “Là số lẻ !”
End If
Cho biết thang (số nguyên) roi vào đầu năm (1..4), giữa năm (5..8) hay cuối năm
(9//12)?
If thang >=9 Then
Msgbox “Cuối năm “
Else
If thang >=5 Then
Msgbox “Giữa năm “
Else
Msgbox “Đầu năm “
End If
End If

Nguyễn Sơn Hải
Trang 134
3.2 Cấu trúc SELECT CASE .. END SELECT
Đây là một loại của cấu trúc lựa chọn. Thông thường hoàn toàn có thể sử dụng If
.. End If để thực hiện các xử lý liên quan đến kiểu cấu trúc này, nhưng trong những
trường hợp đặc biệt, cấu trúc Select Case .. End Select thể hiện được sự tiện dụng
vượt trội. Trong VBA cú pháp lệnh này như sau:
Select Case <biểu thức>
Case <giá trị 1>
<thủ tục 1>
Case <giá trị 2>
<thủ tục 2>
………
Case <giá trị n>
<thủ tục n>
[Case Else
<thủ tục n+1>]
End Select
Trong đó: <Biểu thức> luôn trả về giá trị kiểu vô hướng đếm được như: số
nguyên, xâu ký tự, kiểu lô gíc,..
Với cấu trúc này, VBA hoạt động như sau:
(1) Tính giá trị của biểu thức
(2) Kiểm tra <biểu thức> = <giá trị 1> ?
- Nếu đúng thực hiện <thủ tục 1> và kết thúc lệnh, thực hiện lệnh tiếp theo sau từ
khoá End Select.
- Nếu sai, thực hiện tiếp việc so sánh <biểu thức> = <giá trị i> tiếp theo và xử lý
tương tự qui trình nêu trên.
(3) Trong trường hợp <biểu thức> <> <giá trị i>, i=1..n khi đó có 2 khả năng:
- Nếu có tuỳ chọn Case Else thì VBA sẽ thực hiện <thủ tục n+1>;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 135
- Nếu không có tuỳ chọn Case Else, VBA sẽ không thực hiện bất kỳ thủ tục nào
đã liệt kê trong vùng Select .. End Select cả mà chuyển tới thực hiện lệnh tiếp theo
sau từ khoá End Select.
Xét ví dụ sau: Kiểm tra một số nguyên (so) và trả về tên tiếng Anh tháng tương
ứng với số nguyên đó (biến thang) , ví dụ:
1 - Janualy
2 - Februaly
…
12 - December
>12 - Không xác định
Nếu dùng lệnh If hoàn toàn có thể đáp ứng được bài toán này, thay vào đó sẽ là
một tập hợp 12 lệnh If .. Else .. End If như sau:
If so = 1 Then
thang = "Janualy"
Else
If so = 2 Then
thang = "Feb"
Else
If so = 3 Then
thang = "Feb"
Else
If so = 4 Then
thang = "Feb"
Else
If so = 5 Then
thang = "Feb"
Else
If so = 6 Then
thang = "Feb"
Else
If so = 7 Then
thang = "Feb"
Else
If so = 8 Then
thang = "Feb"
Else
If so = 9 Then
thang = "Feb"
Else
If so = 10 Then
thang = "Feb"
Else
If so = 11 Then

Nguyễn Sơn Hải
Trang 136
thang = "Feb"
Else
If so = 12 Then
thang =
"Feb"
Else
thang =
"Feb"
End If
End If
End If
End If
End If
End If
End If
End If
End If
End If
End If
End If
Tuy nhiên khi sử dụng Select Case .. End Select, cấu trúc sẽ gọn gàng và sáng
sủa hơn nhiều. Cụ thể như sau:
Select Case so
Case 1
thang = "Janualy"
Case 2
thang = "Janualy"
Case 3
thang = "Janualy"
Case 4
thang = "Janualy"
Case 5
thang = "Janualy"
Case 6
thang = "Janualy"
Case 7
thang = "Janualy"
Case 8
thang = "Janualy"
Case 9
thang = "Janualy"
Case 10
thang = "Janualy"
Case 11
thang = "Janualy"
Case 12
thang = "Janualy"
Case Else
thang = "Không xác định"
End Select

Nguyễn Sơn Hải
Trang 137
3.3 Cấu trúc FOR … NEXT
For… Next là một cấu trúc lặp biết trước số lần lặp trong VBA, tuy nhiên trong
những tình huống đặc biệt, vẫn có thể sử dụng cấu trúc này như cấu trúc không biết
trước được số lần lặp.
Cú pháp cấu trúc For…Next như sau:
For <biến chạy> = <giá trị 1> To <giá trị 2> [Step <n>]
<thủ tục>
[Exit For]
Next
Trong đó:
- <biến chạy> là biến kiểu vô hướng đếm được, hay dùng nhất là biến kiểu
nguyên;
- <giá trị 1>, <giá trị 2> là các giá trị mà biến chạy sẽ nhận và thực hiện dịch
chuyển sau mỗi lần lặp. Có thể dịch chuyển đi 1 đơn vị, có thể dịch chuyển đi
nhiều đơn vị một lần, có thể dịch chuyển tiến, cũng có thể dịch chuyển lùi- tất
cả điều này tuỳ thuộc vào việc có hay không có tuỳ chọn [Step <n>];
- Nếu có tuỳ chọn [Step <n>] biến chạy sẽ dịch n đơn vị sau mỗi lần lặp. Khi
đó, nếu n>0 dẽ dịch tiến, ngược lại sẽ dịch lùi;
- Mỗi lần lặp, VBA sẽ thực hiện <thủ tục> một lần;
- Trong trường hợp đặc biệt nếu gặp phải lệnh Exit For trong vòng lặp, ngay
lập tức thoát khỏi lệnh lặp và thực hiện lệnh tiếp ngay sau từ khoá Next.
Chính Exit For đã làm mất đi tính lặp biết trước được số lần lặp của loại lệnh
này.
Tiếp theo là các ví dụ:
Ví dụ 1: Tính tổng các số từ 1 đến 50, giá trị được lưu vào biến tong.
Dim i As Byte
Dim tong As Integer

Nguyễn Sơn Hải
Trang 138
tong = 0
For i = 1 To 50
tong = tong +i
Next
Msgbox tong
Ví dụ 2: Tính tổng các số chia hết cho 3 từ 1 đến 50, giá trị được lưu vào biến
tong.
Dim i As Byte
Dim tong As Integer
tong = 0
For i = 3 To 50 Step 3
tong = tong +i
Next
Msgbox tong
Lệnh For trong ví dụ này chỉ khác lệnh For ở ví dụ 1 ở chỗ Step 3. Vì <giá trị
1> = 3 là số chia hết cho 3, nên tất cả các giá trị i còn lại sẽ chia hết cho 3 (vì i = i
+3).
Ví dụ 3: Kiểm tra một số nguyên (>2) có phải là nguyên tố hay không?
Dim so As Integer
Dim uoc As Integer
Dim nguyento As Boolean
nguyento = True
For uoc = 2 To Int(so / 2)
If so Mod uoc = 0 Then
nguyento = False
Exit For
End If
Next
If nguyento Then
Msgbox "là nguyên tố"
Else
Msgbox "không là nguyên tố !"
End If
Giải thuật đơn giản để xác định một số có phải nguyên tố hay không là: xác định
xem tất cả các số (uoc) có thể trở thành ước của số (so) cần kiểm tra. Nếu tìm thấy

Nguyễn Sơn Hải
Trang 139
một ước thực sự đầu tiên, kết luận ngay không phải số nguyên tố bởi lệnh nguyento
= False và thoát khỏi vòng lặp bằng lệnh Exit For; trong trường hợp xét toàn bộ
các ước có thể mà không tìm được một số nào là ước thực sự, kết luận đây là số
nguyên tố (biến nguyento = True như giá trị ban đầu)
3.4 Cấu trúc WHILE … WEND
While … Wend là một cấu trúc lặp không biết trước số lần lặp trong VBA.Cú
pháp cấu trúc While…Wend như sau (Wend - viết tắt của cụm từ While End):
While <điều kiện>
<thủ tục>
Wend
Trong đó:
- While, Wend là các từ khoá của lệnh lặp;
- Nếu <điều kiện> = True, các lệnh trong <thủ tục> sẽ được thực hiện. Thực
hiện xong lại quay lên dòng lệnh While để kiểm tra tiếp <điều kiện>;
- Nếu <điều kiện> = False, sẽ thoát khỏi vòng lặp và thực hiện lệnh tiếp theo
từ khoá Wend.
Chú ý: Luôn phải chứng minh được rằng, sau một số hữu hạn lần thực hiện <thủ
tục>, giá trị của <biểu thức> phải là False để thoát khỏi vòng lặp. Trong trường
hợp không thể thoát khỏi vòng lặp, có nghĩa người lập trình đã mắc phải lỗi lặp vô
hạn. Có thể dẫn đến chương trình bị treo.
Các ví dụ:
Ví dụ 1: Tính tổng các số chia hết cho 3 trong khoảng từ 1 đến 50
Dim i As Byte
Dim tong As Integer
tong = 0
i = 3
While i <= 50
tong = tong +i

Nguyễn Sơn Hải
Trang 140
i = i + 3
Wend
Msgbox tong
Ví dụ 2: Ví dụ này thể hiện vòng lặp vô hạn. Lý do có thể là chủ quan, rất đơn
giản vì gõ nhầm! Hãy chỉ ra dòng lệnh gõ nhầm và thực hiện sửa cho đúng.
Dim i As Byte
Dim tong As Integer
tong = 0
i = 1
While i <= 50
If i Mod 3 = 0 Then
tong = tong + i
End If
j = i + 1
Wend
Msgbox tong
3.5 Lệnh DoCmd
Bạn có thể dùng lệnh DoCmd để thi hành các công việc thông thường trên
Access thông qua môi trường VBA. Ví dụ như: dùng DoCmd để có thể mở form,
mở report, query, lọc dữ liệu, thi hành macro xử lý bản ghi, ứng dụng,.. Hầu hết các
thao tác xử lý trên các đối tuợng của Access đều có thể dùng lệnh doCmd để gọi ra
thực hiện trong môi trường VBA.
Dưới đây liệt kê một số các phép xử lý của lệnh DoCmd thông dụng:
Lệnh đóng một đối tượng
Lệnh này để đóng (Close) hoặc giải phóng đối tượng nào đó ra khỏi bộ nhớ. Hay
dùng lệnh này để đóng form đang hoạt động hoặc đóng một report đang preview.
Cú pháp như sau:
DoCmd.Close [ObjectType], [ObjectName], [SaveOption]
Trong đó:
ObjectType chỉ kiểu đổi tượng cần đóng. Cụ thể như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 141
acForrm Đóng form
acReport Đóng report
acQuery Đóng query
acTable Đóng bảng
ObjectName - chỉ tên đối tượng cần đóng;
SaveOption - chỉ định tuỳ chọn ghi lại cấu trúc (nếu có sự thay đổi). Cụ thể:
SaveNo Không khi lại
SaveYes Luôn ghi lại
SavePromt Hiển thị hộp thoại nhắc để ghi nếu có sự thay đổi
Ví dụ sau để đóng form frmHoadon, không cần ghi lại cấu trúc nếu có sự thay
đổi.
DoCmd.Close acForm, "frmHoadon", acSaveNo
Đặc biệt, để ra lệnh đóng đối tượng chủ đang mở chỉ cần ra lệnh sau:
DoCmd.Close
Lệnh mở form
Là một lệnh hoàn chỉnh để mở và thiết lập môi trường làm việc cho một form.
Cú pháp như sau:
DoCmd.OpenForm [objectName], [ViewMode], [FilterName], [WhereCondition],
[DataMode], [WindowsMode]
Trong đó:
ObjectName – tên form muốn mở;
ViewMode - chế độ mở. Cụ thể:
acDesign Mở form ra chế độ thiết kế
acNormal Mở form ra để thi hành
FilterName - Đặt lọc
WhereCondition - Giới hạn các bản ghi trong nguồn dữ liệu
DataMode - thiết lập chế độ dữ liệu trên form, cụ thể:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 142
WindowsMode - thiết lập kiểu cửa sổ form là:
acDialog Kiểu hộp thoại
acWindowsNormal Kiểu cửa sổ bình thường
Ví dụ: Dưới đây là lệnh mở form lập hoá đơn bán hàng (frmLapHoaDon), trong
đó chỉ hiển thị nội dung của hoá đơn có mã "HĐ0035"
DoCmd.OpenForm "frmLapHoaDon", , ,"hoadonID = 'HĐ0035'"
Lệnh mở report
Là một lệnh hoàn chỉnh để mở và thiết lập môi trường làm việc cho một report.
Cú pháp như sau:
DoCmd.OpenReport [objectName], [ViewMode], [FilterName], [WhereCondition],
[DataMode], [WindowsMode]
Trong đó:
ObjectName – tên Report muốn mở;
ViewMode - chế độ mở. Cụ thể:
acDesign Mở Report ra chế độ thiết kế
acNormal Mở Report ra để thi hành
FilterName - Đặt lọc
WhereCondition - Giới hạn các bản ghi trong nguồn dữ liệu
DataMode - thiết lập chế độ dữ liệu trên Report , cụ thể:
WindowsMode - thiết lập kiểu cửa sổ Report là:
acDialog Kiểu hộp thoại
acWindowsNormal Kiểu cửa sổ bình thường
Ví dụ: Dưới đây là lệnh Preview report để in ra hoá đơn bán hàng (rptHoaDon),
trong đó chỉ hiển thị nội dung của hoá đơn hiện tại trên một form (ô chứa mã hoá
đơn là txtHoadonID)
DoCmd.OpenReport "rptHoadon",,,"hoadonID = '" + txtHoadonID +
"'"

Nguyễn Sơn Hải
Trang 143
Lệnh thi hành câu lệnh SQL
Dùng để thi hành một lệnh SQL. Cú pháp như sau:
DoCmd.RunSQL
Giả sử trên bảng canbo có thêm trường luongchinh. Lệnh sau đây sẽ cập nhật giá
trị cho trường này thông qua lệnh SQL cập nhật dữ liệu:
DoCmd.RunSQL "UPDATE canbo SET luongchinh = hessoluong*290000"
Hoặc dưới đây là lệnh xoá bỏ những cán bộ đến tuổi nghỉ hưu ra khỏi CSDL:
DoCmd.RunSQL "DELETE * FROM canbo " _
+ " WHERE (Year(Date())-Year([ngaysinh])>=60 AND gioitinh=Yes)"
_
+ " OR (Year(Date())-Year([ngaysinh])>=55 AND gioitinh=No)"
4. Chương trình con
Chương trình con là một đơn vị mã lệnh VBA, nó có thể chứa tập hợp các câu
lệnh nhằm thao tác, tính toán hoặc điều khiển mục đích hoặc dữ liệu nào đó. Trong
VBA có 2 loại chương trình con:
- Chương trình con dạng thủ tục, được khai báo bởi từ khoá Sub;
- Chương trình con dạng hàm, được khai báo bởi từ khoá Function.
Về bản chất, 2 loại chương trình con trên đều như nhau: khai báo, tham số và
truyền tham số. Tuy nhiên, điểm khác nhau cơ bản là:
- Function luôn trả về một giá trị kiểu vô hướng chuẩn, ví dụ: hàm Date() - trả về
giá trị ngày hiện tại kiểu Date. Trong Access đã sẵn có rất nhiều các hàm tính
toán (tham khảo ở trang …), chúng được gọi là các build-in fuction. Hơn nữa,
người dùng hoàn toàn có thể tạo ra các hàm để sử dụng cho các mục đích riêng
loại hàm này gọi là user-define function;
- Còn Sub thì không, nó chỉ thực hiện một số các công việc. Tất nhiên những
công việc này hoàn toàn có thể làm thay đổi dữ liệu theo mong muốn trong
chương trình. Cũng như Function, Access và VBA sẵn có một thư viện các thủ

Nguyễn Sơn Hải
Trang 144
tục; hơn nữa người dùng cũng có thể tự tạo thêm những thủ tục mới phục vụ
việc xử lý dữ liệu theo mục đích riêng. Đặc biệt, Access còn định nghĩa thủ tục
đáp ứng sự kiện. Thủ tục này sẽ được tự động gọi ra khi sự kiện đáp ứng bị ảnh
hưởng. Chúng ta sẽ trở lại nội dung này qua các ví dụ lập trình VBA.
Tuỳ từng tính huống cụ thể sẽ lựa chọn sử dụng Function hoặc Sub.
4.1 Chương trình con dạng hàm
Cú pháp
Function <tên hàm>([<danh sách các tham số>]) As <kiểu DL hàm>
<thủ tục>
End Function
Trong đó:
- Function, End Function là các từ khoá bắt buộc khai báo cấu trúc một
chương trình con dạng hàm;
- <tên hàm> là tên gọi hàm định khai báo. Tên không được chứa dấu cách
(space) và các ký tự đặc biệt;
- <danh sách các tham số> - danh sách các tham số cần thiết cho hàm. Có hay
không có danh sách này tuỳ thuộc vào hàm cần định nghĩa;
- <kiểu DL hàm> - kiểu dữ liệu mà hàm sẽ trả lại. Phần này bắt buộc phải được
khai báo với mỗi hàm;
- <thủ tục> - thân chương trình con. Trong đó câu lệnh <tên hàm> = <biểu
thức> phải xuất hiện ít nhất một lần trong thủ tục. Câu lệnh này có tác dụng
gán giá trị cho hàm.
Nếu không có từ khoá Public trước Function, hàm đó chỉ có tác dụng cục bộ:
trong một module, trong một report hoặc trong một form. Khi có từ khoá Public
trước Function, hàm sẽ có tác dụng toàn cục. Tức là có thể sử dụng bất kỳ nơi nào
trên tệp Access đó. Tất nhiên, tất cả những gì khai báo là Public phải được khai báo
trong phần Decralations của một Module nào đó.
Các ví dụ:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 145
Ví dụ 1: hàm tính tổng 2 số
Function Tong2So(a, b As Double) As Double
Tong2So = a + b
End Function
Ví dụ 2: hàm kiểm tra một số có phải là nguyên tố hay không?
Function laNguyenTo(so As Integer) As Boolean
Dim uoc As Integer
laNguyenTo = True
If so > 2 Then
For uoc = 2 To Int(Sqr(so))
If so Mod uoc = 0 Then
laNguyenTo = False
Exit For
End If
Next
End If
End Function
Ví dụ trên có sử dụng đến:
- hàm Int(number) – hàm lấy phần nguyên của một số;
- hàm Sqr(number) – hàm lấy căn bậc hai một số
Ví dụ 3: hàm tách tên trong xâu họ và tên.
Đây là một bài toán gặp phải rất nhiều trong thực tế. Cụ thể bài toán giải quyết
vấn đề sau:
Nếu biết họ tên là Nguyễn Sơn Hải, hàm sẽ tách ra được tên là Hải. Toàn bộ mã
lệnh hàm như sau:
Function GetTen(hoten As String) As String
Dim pos As Integer
pos = 1
If InStr(pos, Trim(hoten), " ") = 0 Then
GetTen = hoten
Exit Function
End If
While InStr(pos + 1, Trim(hoten), " ") > 0

Nguyễn Sơn Hải
Trang 146
pos = InStr(pos + 1, Trim(ten), " ")
Wend
GetTen = Mid(hoten, pos)
End Function
Ví dụ 4: Hàm dùng so sánh 2 xâu kiểu chữ TCVN3 chúng tôi đưa ra dưới đây là
một tham khảo rất tốt. Trong Word, Access cũng như các bảng dữ liệu tiếng Việt có
dấu trên máy tính, việc sắp xếp xâu ký tự là một bài toán mà người Việt phải giải
quyết. Ví dụ, dưới đây là một danh sách trên Word:
STT Tên
1 Quang
2 Đức
3 Đoàn
4 Băng
5 Bang
6 An
7 Ân
Sau khi sử dụng tính năng sắp xếp (Sort) của Word theo cột Tên theo thứ tự tăng
dần, được danh sách kết quả như sau:
STT Tên
7 ¢n
3 §oµn
2 §øc
6 An
4 B¨ng

Nguyễn Sơn Hải
Trang 147
5 Bang
1 Quang
Mà danh sách sắp xếp đúng phải là:
STT Tên
6 An
7 Ân
5 Bang
4 Băng
3 Đoàn
2 Đức
1 Quang
Hàm Mahoa dưới đây sẽ giúp qui đổi một xâu tiếng Việt chuẩn TCVN3 (bộ
phông ABC) về dạng không dấu. Muốn sắp xếp hay so sánh vị thứ các xâu, hãy so
sánh các xâu không dấu được chuyển đổi bởi hàm Mahoa này.
Private Function MahoaTCVN3(Ckt As String)
Dim kq, kti As String
Dim vt1, vt2, i As Integer
Dim Cgoc1, Cma1 As String, Cgoc2, xd, Cma2 As String
Cgoc1 =
"aµ¶·¸¹¨»¼½¾Æ©ÇÈÉÊËeÌÎÏÐÑªÒÓÔÕÖi×ØÜÝÞoßáâãä«åæçèé¬êëìíîuïñòóô−õö÷ø
ùyúûüýþ"
Cma1 = "abadafaparazblbnbpcbcdcl1b1c1d1e1f1a"
Cgoc2 =
"Aa¡¨¢©BbCcDd§®Ee£ªFfGgHhIiJjKkLlMmNnOo¤«¥¬PpQqRrSsTtUu¦−VvWwXxYyZ
z"
Cma2 =
"aaabacadaeafagahaiajakalamanaoapaqarasatauavawaxayazbabbbcbdbebfb
gbhbibjbkblbmbnbobpbqbrbsbtbubvbwbxbybzcccbcccdcecfcgchcicjckclcmc
n"

Nguyễn Sơn Hải
Trang 148
kq = ""
xd = ""
For i = 1 To Len(Ckt)
kti = Mid(Ckt, i, 1)
vt1 = InStr(Cgoc1, kti)
If vt1 <> 0 Then
kq = kq & Mid(Cma1, 1 + ((vt1 - 1) 6) * 2, 2)
xd = xd & Mid(Cma1, 25 + ((4 + vt1) Mod 6) * 2, 2)
Else
vt2 = InStr(Cgoc2, kti)
If vt2 <> 0 Then
kq = kq & Mid(Cma2, (vt2) * 2 - 1, 2)
Else
kq = kq + kti
End If
End If
Next i
MahoaTCVN3 = kq & xd
End Function
Function Mahoa(Ckt As String) As String
Dim vt1 As Integer
Dim kq, Ctam As String
Ckt = Ckt & " "
kq = ""
vt1 = InStr(Ckt, " ")
Do While vt1 <> 0
Ctam = Trim(Left(Ckt, vt1 - 1))
Ckt = Right(Ckt, Len(Ckt) - vt1)
kq = MahoaTCVN3(Ctam) & " " & kq
vt1 = InStr(Ckt, " ")
Loop
Mahoa = kq
End Function
4.2 Chương trình con dạng thủ tục
Cú pháp
[Public] [Private] Sub <tên CTC>([<danh sách các tham số>])
<thủ tục>
End Sub
Trong đó:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 149
- Sub, End Sub là các từ khoá bắt buộc khai báo cấu trúc một chương trình con
dạng thủ tục;
- <tên CTC> là tên gọi thủ tục định khai báo. Tên không được chứa dấu cách
(space) và các ký tự đặc biệt;
- <danh sách các tham số> - danh sách các tham số cần thiết cho thủ tục. Có
hay không có danh sách này tuỳ thuộc vào thủ tục cần tạo
- <thủ tục> - thân chương trình con.
Nếu không có từ khoá Public trước Sub, thủ tục đó chỉ có tác dụng cục bộ: trong
một module, trong một report hoặc trong một form. Khi có từ khoá Public trước
Sub, thủ tục sẽ có tác dụng toàn cục. Tức là có thể sử dụng bất kỳ nơi nào trên tệp
Access đó. Tất nhiên, tất cả những gì khai báo là Public phải được khai báo trong
phần Decralations của một Module nào đó.
Các ví dụ:
Ví dụ 1: Thủ tục tính tổng hai số
Sub tong2so(a, b As Double)
tong = a + b
‘chú ý: tong- là biến được khai báo toàn cục
End Sub
Ví dụ 2: Cũng là tính tổng, nhưng thủ tục sau đây không có ý nghĩa gì!
Sub tong2so(a, b As Double)
Dim tong As Double
tong = a + b
‘chú ý: tong- là biến được khai báo toàn cục
End Sub
Vì sao? Vì biến tong được khai báo cục bộ trong CTC tong2so, nên khi CTC này
kết thúc, biến tong cũng bị giải thoát khỏi bộ nhớ luôn. Không gây ảnh hưởng gì
đến dữ liệu cũng như thể hiện của chương trình.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 150
5. Kỹ thuật xử lý lỗi
Xử lý lỗi là kỹ thuật rất quan trọng trong lập trình. Đã lập trình thì khó tránh khỏi
lỗi (Errors). Có rất nhiều nguyên nhân gây ra lỗi; các nguyên nhân này có thể được
lường trước hoặc không được lường trước. Kỹ thuật xử lý lỗi bao gồm các kỹ năng
phát hiện và xử lý các tình huống khi chương trình gây lỗi.
5.1 Xử lý lỗi
Là việc xử lý khi đang lập trình gặp phải lỗi. Thông thường khi chạy thử chương
trình trong lúc đang xây dựng phần mềm nếu gặp phải lỗi, sẽ xuất hiện hộp thoại
thông báo lỗi có dạng:
Thông thường một hộp thoại thông báo lỗi gồm 2 thành phần:
- Thành phần báo lỗi bao gồm:
+ Mã số lỗi - Mỗi lỗi mà VBA có thể kiểm tra được đều có một mã số, được
hiển thị ở dòng thông báo: Run-time error 'mã số lỗi': Ví dụ trên là : Run-time error
'11':
+ Tên lỗi. Ở ví dụ trên tên lỗi là: Division by zero - lỗi sai kiểu dữ liệu.
- Thành phần xử lý lỗi gồm 2 nút lệnh:
+ Nút - để dừng ngay chương trình, chuyển về chế độ Design - thiết
kế bình thường;
+ Nút - để dừng chương trình chuyển về chế độ Break - sửa lỗi trực
tiếp. Khi đó câu lệnh lỗi sẽ được tô bởi màu nền vàng cho phép người lập trình có
thể sử được mã chương trình:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 151
Khi dịch chuột lên một biến nào đó, giá trị biến sẽ được hiển thị dưới dạng Tool
tip.
Hình trên khi di chuột lên biến b, giá trị biến b xuất hiện dưới dạng Tool tip (giá
trị b = 0).
Sau khi chọn nút Debug, bạn hoàn toàn có thể thực hiện sửa mã lệnh trong
chương trình. Tuy nhiên, trong một số trường hợp khi sửa mã lệnh VBA sẽ hỏi:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 152
Điều này có nghĩa: việc sửa đổi mã lệnh vừa rồi, VBA yêu cầu phải trở về chế độ
thiết kế bình thường nếu nhấn Ok; trái lại nhấn Cancel- việc thay đổi mã lệnh sẽ
không được chấp nhận.
Sau khi thực hiện sửa mã lệnh, bạn có thể yêu cầu VBA thực thi tiếp chương
trình.
Việc thực thi sẽ được tiến hành tiếp tục tại vị trí vệt sáng đang trỏ. Bạn có thể
dùng chuột để dịch chuyển vệt sáng về lệnh cần thực thi (chỉ trong cùng một
chương trình con). Để thực thi tiếp nhấn phím F5 hoặc nút Continue trên thanh
công cụ; hoặc nhấn nút Stop nếu muốn dừng việc sửa mã lệnh trong chế độ
Break, chuyển về chế độ Design.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 153
Cửa sổ Immediate
Là công cụ hữu hiệu hỗ trợ việc dò lỗi bởi: hộp thoại này cho phép thực thi từng
câu lệnh trên chế độ hội thoại.
Giả sử ví dụ trên sau khi gõ lệnh:
? b
Xem giá trị của biến b. Sau khi nhấn Enter sẽ nhận được kết quả
0
Hoặc nếu gõ:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 154
? a / b
Sẽ nhận được thông báo lỗi:
Vì b = 0.
5.2 Bẫy lỗi
Mục 5.1 đã trình bày những kỹ năng để xử lý lỗi khi đang soạn thảo chương
trình. Các thao tác đó chỉ được thực hiện trong lúc đang xây dựng phần mềm (VBA
IDE), do người lập trình xử lý. Khi phần mềm đã được đóng gói để chuyển đến
người dùng nếu gặp lỗi, nó sẽ hiển thị một hộp tthoại thông báo lỗi (Error Dialog)
cho biết lý do vắn tắt về lỗi. Sau khi bạn nhấn OK, chương trình sẽ ngừng hoạt
động, bị thoát.
Để xử lý lỗi trong tình huống này, có 2 phương pháp bẫy lỗi mà chúng tôi đưa ra
dưới đây để tham khảo; hy vọng bạn sẽ chọn lựa được tình huống phù hợp để sủ
dụng một trong các phương pháp này đảm bảo chương trình viết ra chạy được đúng
theo mục đích.
Sử dụng lệnh On Error Resume Next
Khi đó từ chỗ đó trở đi, nếu chương trình gặp lỗi, nó sẽ bỏ qua (ignore) hoàn
toàn. Điểm này tiện ở chỗ giúp chương trình EXE của ta tránh gặp lỗi thoát khỏi
đột ngột như phân tích ở trên. Nhưng nó cũng bất lợi là khi khách hàng cho hay họ
gặp những trường hợp lạ, không giải thích được (vì lỗi đã bị bỏ qua mà không ai để
ý), thì ta cũng bí luôn, có thể không biết bắt đầu từ đâu để gỡ lỗi. Do đó, trong lúc
gỡ lỗi ta không nên dùng nó, nhưng trước khi giao cho khách hàng bạn nên cân
nhắc kỹ có nên sử dụng trong các đoạn mã lệnh hay không.
Ví dụ sử dụng On Error Resume Next để bỏ qua lỗi:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 155
Function A_chia_B(a, b As Double) As Double
On Error Resume Next
A_chia_B = Null
A_chia_B = a / b
End Function
Trong chương trình con trên, nếu b = 0, lệnh A_chia_B = a / b sẽ gặp phải lỗi.
Do có lời khai báo On Error Resume Next nên lệnh lỗi này được bỏ qua (không
thực hiện). Tức là giá trị hàm là Null.
Sử dụng câu lệnh On Error Goto <nhãn>
Khi một thủ tục được đặt câu lệnh này, nếu gặp phải một lỗi nào đó, VBA sẽ
chuyển thẳng việc thực hiện đến <nhãn> đã chỉ định. Thông thường các lệnh tiếp
theo của <nhãn> là xử lý các tính huống lỗi.
Sau đây là ví dụ sử dụng phưưong pháp On Error Goto <nhãn> để bẫy lỗi:
Function A_chia_B(a, b As Double) As Double
On Error GoTo Loi
A_chia_B = a / b
Msgbox “ Ok! “
Loi:
If Err.Number = 11 Then
MsgBox "Lỗi chia cho 0 !"
End If
End Function
Trong chương trình con trên, trong trường hợp b = 0 câu lệnh A_chia_B = a / b
sẽ gây ra lỗi. Theo như khai báo On Error Goto Loi ban đầu, VBA sẽ bỏ qua tất cả
các lệnh sau lệnh lỗi và chuyển thẳng tới các lệnh sau nhãn Loi: Ở đây là lệnh kiểm
tra lỗi. Nếu Mã lỗi = 11 kết luận ngay một thông báo lỗi tiếng Việt. Lỗi chia cho
0 !
Phương pháp này cũng được dùng phổ biến cả trong quá trình xây dựng để phát
hiện lỗi, cũng như trong phần mềm đã đóng gói gửi đến khách hàng. Mỗi khi gặp
lỗi sẽ được thông báo nguyên nhân gây ra lỗi bằng tiếng Việt (chẳng hạn) mà vẫn
không ảnh hưởng đến hoạt động khác của phần mềm.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 156
Trong phương pháp này, người lập trình nên khai thác tối đa đối tượng Err - đối
tượng mang những thông tin về lỗi đang xảy ra, cụ thể:
Hành động Kết quả
Err.Description Mô tả tên lỗi
Err.Number Đưa ra mã lỗi
Err.Number Xoá bỏ các giá trị của đối tượng Err
6. Một số ví dụ
Phần này trình bày một số ví dụ sử dụng Form, một số đối tượng điều khiển
(Control), các khai báo, các cấu trúc lệnh và những kỹ thuật liên quan để giải quyết
một số bài toán thực tế đơn giản.
Bài toán 1: Nhập vào một số nguyên và kiểm tra số đó là chẵn hay số lẻ?
Thiết kế form như sau:
Thiết lập thuộc tính cho các đối tượng như sau:
Form
Caption: Kiểm tra số chẵn - lẻ
Default view: Single Form
Scroll bar: Neither
Record selector: No

Nguyễn Sơn Hải
Trang 157
Navigation Buttons: No
Diving line: No
Ô nhập số cần kiểm tra
Name: Text0
Nút Kiểm tra chẵn lẻ
Name: cmdChanLe
Caption: Kiểm tra chẵn lẻ
Nút Đóng
Name: cmdClose
Caption: Đóng
Và mã lệnh cho form như sau:
'--------------------------------------
'Lệnh cho nút Kiểm tra chẵn lẻ
'
Private Sub cmdChanLe_Click()
If Text0 Mod 2 = 0 Then
MsgBox Text0 + " Là số chẵn !"
Else
MsgBox Text0 + " Là số lẻ !"
End If
End Sub
'----------------------------------------
'Lệnh cho nút Đóng
'
Private Sub cmdClose_Click()
DoCmd.Close
End Sub
Bài toán 2: Nhập vào 2 số nguyên và tính USC và BCS của 2 số đó

Nguyễn Sơn Hải
Trang 158
Form
Caption: Tìm USC và BSC
Scroll bar: Neither
Record selector: No
Diving line: No
Ô Thuộc tính Name
A: txtA
B: txtB
USC: txtUSC
BSC: txtBSC
Nút Tính toán
Name: cmdTinhToan
Caption: Tính toán
Nút Đóng
Name: cmdClose
Caption: Đóng

Nguyễn Sơn Hải
Trang 159
'---------------------------------------------------------
'Hàm xác định USCNN của 2 số nguyên (thuật toán Ơ-cơ-lít)
'
Function usc(a, b As Integer) As Integer
Dim a1, b1 As Integer
a1 = a
b1 = b
While a1 <> b1
If a1 > b1 Then
a1 = a1 - b1
Else
b1 = b1 - a1
End If
Wend
usc = a1
End Function
'-------------------------------
'Mã lệnh cho nút Tính toán
'
Private Sub cmdTinhToan_Click()
txtUSC = usc(txtA, txtB)
txtBSC = txtA * txtB / usc(txtA, txtB)
End Sub
'------------------------------
'Mã lệnh cho nút ĐÓng
'
DoCmd.Close
End Sub
Bài toán 3: Nhập vào 3 hệ số A, B, C của phương trình bậc hai Ax2
+ Bx+C =0
và cho biết nghiệm phương trình đó:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 160
Form
Caption: Giải phương trình bậc 2
Scroll bar: Neither
Record selector: No
Diving line: No
Ô Thuộc tính Name
A: txtA
B: txtB
C: txtC
Nút Tính toán
Name: cmdGPTB2
Caption: Giải phương trình
Nút Đóng
Name: cmdClose
Caption: Đóng

Nguyễn Sơn Hải
Trang 161
'--------------------------------------
'Mã lệnh cho nút Giải phương trình
'
Private Sub cmdChanLe_Click()
Dim delta, x, x1, x2 As Double
Dim kqua As String
delta = txtB * txtB - 4 * txtA * txtC
If delta = 0 Then
x = -txtB / (2 * txtA)
kq = "Nghiệm kép: x1 = x2 = " + Trim(Str(x))
Else
If dleta > 0 Then
x1 = (-txtB + Sqr(delta)) / (2 * txtA)
x1 = (-txtB - Sqr(delta)) / (2 * txtA)
kqua = "Có 2 nghiệm phân biệt:" + Chr(13) _
+ " X1 = " + Trim(Str(x1)) + Chr(13) _
+ " X2 = " + Trim(Str(x2))
Else
kqua = "Phương trình vô nghiệm"
End If
End If
MsgBox kqua
End Sub
'------------------------------------------
'Lệnh cho nút Đóng
'
DoCmd.Close
End Sub

Nguyễn Sơn Hải
Trang 162
CHƯƠNG 7
LẬP TRÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU
Access không những là một hệ quản trị CSDL mạnh mà còn cung cấp những
công cụ mạnh cho phép phát triển một CSDL đơn thuần thành một sản phẩm đóng
gói thương mại. Chúng ta đã được học Queries, Forms, Report – đó là những công
cụ khá mạnh và dễ học dùng để xây dựng các truy vấn, biểu mẫu và báo cáo in ấn
trong Access. Chương 7 đã được làm quen với ngôn ngữ VBA- một ngôn ngữ lập
trình trực quan, hướng đối tượng trong các ứng dụng Microsoft Office nói chung
cũng như trên Access. Đó là cơ sở quan trọng để trong chương này chúng ta tìm
hiểu những kỹ thuật lập trình CSDL bằng VBA- có thể nói là một mức chuyên sâu
tiếp theo những gì đã học VBA căn bản.
Các chủ đề sẽ được bàn đến trong chương này bao gồm:
Lớp đối tượng truy cập dữ liệu (DAO- Data Access Objects);
Bài toán tìm kiếm;
Bài toán đặt lọc;
Một số bài toán khác.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 163
1. Kỹ thuật DAO
DAO (Data Access Objects – Các đối tượng truy xuất dữ liệu) là tập hợp bao
gồm lớp các đối tượng có thể dùng để lập trình truy cập và xử lý dữ liệu trong các
hệ CSDL. Ở đây CSDL Access, ngôn ngữ lập trình VBA.
DAO được phát triển khá sớm, gần đây nhất là phiên bản DAO 3.5 và 3.51- nó
có thể thực hiện tốt được trên các phiên bản Access từ 97 trở về trước. Với Access
2000, XP phải dùng phiên bản DAO 3.6. Với phiên bản mới này, DAO 3.6 sử dụng
nền Microsoft Jet 4.0. Vì vậy, có thể làm việc được trên nền Unicode dễ dàng.
Để nạp thư viện DAO3.6 vào làm việc, hãy thực hiện như sau:
Bước 1: Mở cửa sổ lập trình VBA;
Bước 2: Chọn thực đơn Tools | References .. Hộp thoại sau xuất hiện:
Hãy chọn (tích) mục Microsoft DAO 3.6 Object Libraly trên danh sách
Available References; chọn xong, nhấn OK để đóng lại.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 164
Trước khi bước vào học lập trình CSDL, các bạn hãy xem cách thức làm việc
như thế nào?
Trong đó:
- Tầng ứng dụng: bao gồm những giao diện người sử dụng cũng như những công
cụ đơn giản mà người lập trình có thể dùng để xử lý dữ liệu theo các bài toán;
- Tầng Kết nối dữ liệu: bao gồm tập hợp các công cụ, phương thức để kết nối tới
những dữ liệu cần làm việc trong CSDL. Ở đây, tầng kết nối bao gồm các
chuẩn Microsoft Jet 4.0 và các lớp đối tượng DAO;
- Tầng Cơ sở dữ liệu: bao gồm các bảng, các query trong cơ sở dữ liệu thực tại.
Như vậy để lập trình trên một CSDL phải sử dụng các đối tượng, các phương
thức ở tầng kết nối như là những công cụ để có thể truy cập được vào CSDL tác
nghiệp xử lý. Tầng kết nối đó chính là Jet 4.0 và DAO 3.6 mà chúng ta sẽ được tìm
hiểu dưới đây.
1.1 Lớp đối tượng DAO
Cấu trúc một CSDL bao gồm nhiều thành phần, đòi hỏi lập trình cũng cần có
những thành phần tương ứng để làm việc. Lớp các thành phần tương ứng để có thể
lập trình được trên toàn bộ cấu trúc CSDL là lớp các đối tượng DAO. Chúng có tên
gọi, có những tập thuộc tính, các phương thức làm việc và có quan hệ mật thiết với
nhau. Cây phân cấp lớp các đối tượng DAO sau đây thể hiện điều đó:
Cơ sở dữ liệu
Các kết nối dữ liệu
Ứng dụng

Nguyễn Sơn Hải
Trang 165
Trong đó:
• Workspaces – định nghĩa tập hợp các vùng làm việc. Đây có thể coi là lớp
làm việc cao nhất. Về lý thuyết có thể khai báo một vài vùng làm việc
(Workspace), những trên thực tế chỉ cần khai báo một vùng làm việc và
vùng này luôn được khai báo ngầm định cho CSDL hiện tại. Nên sẽ không
cần bàn nhiều đến lớp các WorkSpace này;
• Databases - định nghĩa tập hợp các CSDL Access cần làm việc trên một dự
án;
• RecordSets- định nghĩa các tập hợp bản ghi (Records) cần làm việc;
• QueryDefs - định nghĩa tập hợp các Query để làm việc. Querydefs và
Recordsets là khả năng truy xuất, xử lý dữ liệu (Data Manipulation) của
DAO;
• TableDefs - định nghĩa tập hợp các bảng (Table) cần làm việc. Đây là khả
năng định nghĩ dữ liệu (Data-Definition Language);
• Relations - định nghĩa tập hợp các quan hệ (Relationship) cần làm việc;
Mỗi lớp các đối tượng trên sẽ bao gồm tất cả các đối tượng đối tượng cùng loại
trong một đối tượng mẹ đang mở. Ví dụ:
Workspaces
Databases
RecordSets
QueryDefs
TableDefs
Relations

Nguyễn Sơn Hải
Trang 166
- Databases sẽ bao gồm tất cả các CSDL đang đựoc mở trong vùng làm việc hiện
tại;
- RecordSets sẽ bao gồm tập hợp tất cả các Recordset đang được mở trên CSDL
hiện tại.
Khi đó, để tham chiếu đến một đối tượng cụ thể cần làm việc, có thể dùng chỉ số
(số thứ tự của đối tượng đó trên tập hợp tất cả các đối tượng đó) hoặc dùng tên gọi
đối tượng đó để tham chiếu. Ví dụ sau liệt kê tên của tất cả các Recordset đang sử
dụng trong CSDL db.
Dim db As DAO.Database
'------------------------------------
'các câu lệnh tiếp theo ở đây..
'
For i = 0 To db.Recordsets.Count
MsgBox db.Recordsets(i).Name
Next
Để làm việc tới một đối tượng cụ thể, cần phải tham chiếu từ lớp các đối tượng mẹ
của nó.
Ví dụ: Để hiển thị giá trị của trường (Field) hoten trên tập hợp các bản ghi
(Recordset) rs1 làm như sau:
MsgBox rs1.Fields("hoten").Value
' hoặc
MsgBox rs1.Fields![hoten].Value
1.2 Đối tượng Database
Database là đối tượng dùng làm việc với một CSDL (trong trường hợp này có
thể hiểu một CSDL như một tệp Access .MDB).
Lớp các đối tượng con của Database được thể hiện qua sơ đồ sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 167
Khai báo
' Gán db cho một CSDL cụ thể
Set db = OpenDatabase(“C:Baitapqlbh.mdb”)
'Đặc biệt, lệnh gán db cho CSDL hiện tại như sau:
Set db = CurrentDb
Khi không làm việc với CSDL nào đó, có thể ra lệnh đóng để giải phóngd bộ
nhớ bằng cách:
db.Close
Sau khi lệnh này thực thi, tất cả các đối tượng con của db nếu đang mở sẽ được
đóng lại để giải phóng bộ nhớ. Bản thân db cũng được giải phóng bộ nhớ (bằng
Nothing), tất nhiên tệp CSDL và dữ liệu vẫn còn nguyên trên đĩa.
1.3 Đối tượng RecordSet
Recordset là đối tượng dùng để miêu tả tập hợp các bản ghi của một bảng, của
một query hoặc tập các bản ghi kết quả của việc thi hành một câu lệnh SQL nào đó.
Lớp các đối tượng con của Recordset được thể hiện qua sơ đồ sau:
Khai báo
Set rs=db.OpenRecordset(<Name>)
Trong đó:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 168
- Set rs = db.OpenRecordset là lệnh để tạo ra tập hợp các bản ghi từ CSDL db
gán vào biến kiểu recordset rs;
- <Name> là một xâu ký tự chỉ ra nguồn dữ liệu sẽ trả về cho Recordset. Xâu
này có thể là tên một bảng, một Query hoặc một câu lệnh SQL;
Mỗi biến Recordset khi làm việc, phải được chỉ ra Database xuất xứ của nó (phải
được tham chiếu từ một biến kiểu Database đã được khai báo). Sau đây là các ví dụ:
Ví dụ 1:
Gán tập hợp các bản ghi từ một bảng vào biến Recordset (ở đây là bảng canbo).
Dim rs As DAO.Recordset
Set rs = db.OpenRecordset("canbo")
Ví dụ 2:
Gán tập hợp các bản ghi từ một câu lệnh chọn dữ liệu SQL vào biến Recordset
(ở đây là các thông tin hoten, ngaysinh của tất cả các cán bộ nữ từ bảng canbo).
Set rs = db.OpenRecordset("SELECT hoten, ngaysinh FROM canbo
WHERE gioitinh = False")
Một số thuộc tính của Recordset
Thuộc tính Name
Trả về xâu ký tự trong tham số <name> của lệnh gọi Recordset. Ví dụ: lệnh sau
sẽ cho biết xâu ký tự tạo nguồn dữ liệu cho Recordset là gì?
MsgBox rs.Name
Thuộc tính AbsolutePosition

Nguyễn Sơn Hải
Trang 169
Cho biết vị trí bản ghi hiện tại (được tính từ 0). Trong trường hợp không có bản
ghi nào trên recordset hoặc con trỏ bản ghi đang nằm ở EOF- sẽ không thể lấy được
giá trị thuộc tính này. Do vậy để sử dụng thuộc tính này thường phải đi kèm thuộc
tính kiểm tra có tồn tại bản ghi nào hay không (RecordCount > 0) và con trỏ bản
ghi có ở cuối tệp chưa (EOF = False).
Thuộc tính RecordCount
Cho biết tổng số bản ghi trả về trên Recordset
Thuộc tính EOF
Cho biết con trỏ bản ghi hiện tại có nằm ở EOF hay không? Nếu có giá trị thuộc
tính này là True, trái lại là False.
Thuộc tính Fields
Dùng tham chiếu tới các trường (Fields) trên tập hợp các bản ghi mà Recordset
trả về. Thực tế Field cũng là một đối tượng và cũng có bộ thuộc tính và các phương
thức của nó. Với Field của Recordset thông thường người ta hay sử dụng thuộc tính
Value. Nếu không chỉ định thuộc tính cụ thể nào cho Field, VBA vẫn hiểu ngầm
định đó là Value.
Ví dụ: Hiển thị giá trị trường hoten trong Recordset rs
Msgbox rs.Fields("hoten").Value
'hoặc
Msgbox rs.Fields("hoten")
Một số phương thức của Recordset
Phương thức Close
Để đóng Recordset, giải phóng bộ nhớ. Chỉ thực hiện hành động này khi không
làm việc với Recordset nào đó.
Các phương thức di chuyển bản ghi của Recorset
Phương thức MoveFirts
Để chuyển con trỏ về bản ghi đầu tiên

Nguyễn Sơn Hải
Trang 170
Phương thức MoveLast
Để di chuyển con trỏ về bản ghi cuối cùng
Phương thức MoveNext
Dịch đến bản ghi kề sau
Phương thức MovePrevious
Dịch đến bản ghi kề trước
Ví dụ 3:
Ví dụ sau duyệt và hiển thị toàn bộ Hoten của bảng canbo
Set db = CurrentDb
If rs.RecordCount > 0 Then
rs.MoveFirst
While rs.EOF = False
MsgBox rs.Fields("hoten").Value
rs.MoveNext
Wend
End If
Phương thức AddNew, Update
Để thêm mới một bản ghi vào Recordset. Qui trình thêm một bản ghi mới như
sau:
1. Ra lệnh Addnew
2. Gán giá trị cho các trường của bản ghi mới
3. Ra lệnh Update
Dưới đây là ví dụ thêm mới một hồ sơ cán bộ mới vào bảng canbo.
Ví dụ 4:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 171
Set db = CurrentDb
'----------------------
'Ra lệnh thêm mới bản ghi
'
rs.AddNew
'--------
'Gán giá trị cho các trường của bản ghi mới
'
rs.Fields("canboID") = "CB00565"
rs.Fields("hoten") = "Nguyễn Sơn Hải"
rs.Fields("ngaysinh") = #2/11/1975#
rs.Fields("gioitinh") = True
rs.Fields("chucvuID") = "CV002"
'--------
'Ra lệnh ghi lại dữ liệu
'
rs.Update
Phương thức Edit, Update
Phương thức Edit để sửa dữ liệu một bản ghi nào đó trên recordset. Qui trình để
sửa một bản ghi như sau:
1. Định vị tới bản ghi cần sử trên recordset
2. Ra lệnh Edit
3. Gán giá trị mới cho các trường cần sửa
4. Ra lệnh Update
Dưới đây là ví dụ về sửa hồ sơ cán bộ có mã CB000565
Ví dụ 5:
Set db = CurrentDb
'-------------------------------------
'Định vị tới bản ghi cần sửa
'
Set rs = db.OpenRecordset("SELECT * FROM canbo WHERE
canboID='CB000565'")
If rs.RecordCount > 0 Then

Nguyễn Sơn Hải
Trang 172
rs.MoveFirst
'---------------------------------
'Ra lệnh sửa bản ghi
'
rs.Edit
'---------------------------------
'Thực hiện sửa các trường dữ liệu cần thiết
'
rs.Fields("hoten") = "Nguyễn Văn Hải"
rs.Fields("ngaysinh") = #22/11/1975#
'-----------------------
'Ra lệnh ghi lại dữ liệu vừa sửa
'
rs.Update
End If
Phương thức Delete
Để xoá bản ghi hiện tại ra khỏi Recordset. Khi đó bản ghi hiện tại sẽ bị xoá bỏ
khỏi CSDL. Cần thận trọng mỗi khi ra lệnh này. Thông thường các lệnh một nút
Xoá bản ghi của một mẫu nhập liệu (nhập vào biến Recordset rs) như sau:
Ví dụ 6:
Private Sub cmDelete_Click()
Dim tbao
tbao = MsgBox("Đã chắc chắn xoá chưa?", vbYesNo + vbCritical)
If tbao = vbYes Then
rs.Delete
rs.MoveNext
End If
End Sub
1.4 Đối tượng QueryDef
Đối tượng Querydef dùng để tham chiếu tới các Query có sẵn (Buil-in) trên
CSDL Access, hoặc cũng có thể lập trình tạo các Query từ các câu lệnh SQL.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 173
Để tạo và kích hoạt một query trên VBA bằng cách thực thi câu lệnh SQL bạn
làm theo hướng dẫn sau:
'------------------
'Khai báo một biến kiểu Database và một biến kiểu QueryDef
Dim qr As DAO.QueryDef
'---------------------------
'Ra lệnh tạo một Query mới, có tên rỗng (chỉ ở trong bộ nhớ)
Set qr = db.CreateQueryDef(<tên query>)
'-------------------------------
'Gán chuỗi lệnh SQL vào thuộc tính SQL của query
'
qr.SQL = "Gõ lệnh SQL cần thi hành vào đây"
'--------------------------
'Ra lệnh thi hành query
'
qr.Execute
'---------------------------
'giải phóng bộ nhớ
qr.Close
Trong đó:
- Bắt buộc phải khai báo một biến kiểu QueryDef để làm việc (biến qr);
- Phải có một biến Database đã được khai báo sẵn (biến db);
- Lệnh Set qr = db.CreatQueryDef(<tên query>) để tạo một query mới lên
CSDL. <tên query> sẽ được hiển thị trên danh sách trong thẻ Queries trên
cửa sổ Database. Nếu <tên query>="", query này sẽ chỉ tồn tại trong bộ nhớ.
Tuỳ thuộc vào mục đích công việc mà có đặt tên query hay không, nếu chỉ
đơn thuần tạo một query để xử lý công việ nào đó rồi giải phóng, nên đặt <tên
query>="";

Nguyễn Sơn Hải
Trang 174
- Lệnh qr.SQL=<câu lệnh SQL> để gán lệnh SQL cần thực thi vào Query. Tuỳ
thuộc vào câu lệnh SQL này mà query sẽ thực hiện những gì. Ví dụ: qr.SQL =
"DELETE * FROM canbo" lệnh này sẽ xoá tất cả các bản ghi trên bảng cán bộ;
- Lệnh qr.Excute để thi hành câu lệnh SQL đã được thiết lập. Lệnh này tương
đương nhấn nút Run đối với một query trên chế độ thiết kế;
- Lệnh qr.Close để đóng query hiện tại và giải phóng bộ nhỡ khi không cần làm
việc đến nữa.
Sau đây là một số ví dụng về sử dụng biến QueryDef để tạo ra một số loại query
xử lý dữ liệu trong môi trường VBA.
Ví dụ 1: Tạo DELETE query để xoá danh sách những cán bộ có tuổi lớn hơn 60
ra khỏi bảng canbo (cán bộ đã nghỉ hưu)
Set db = CurrentDb
Set qr = db.CreateQueryDef("")
qr.SQL="DELETE * FROM canbo WHERE Year(Date())- " _
& " Year(Ngaysinh)>=60"
qr.Execute
qr.Close
Ví dụ 2: Giả sử đã thêm một trường mới trên bảng cán bộ có tên luongchinh.
Tạo UPDATE query để tính giá trị cho trường này = hesoluong * 290000.
Set db = CurrentDb
Set qr = db.CreateQueryDef("")
qr.SQL = "UPDATE canbo SET canbo.luongchinh = hesoluong * 290000"
qr.Execute
qr.Close

Nguyễn Sơn Hải
Trang 175
1.5 Đối tượng TableDef
Đối tượng TableDef được dùng để tham chiếu tới các bảng dữ liệu (Table) trên
CSDL. Thông qua đối tượng này có thể thiết kế, chỉnh sửa được cấu trúc các bảng
dữ liệu trong chế độ Run-time của VBA như trên chế độ thiết kế bảng Design
View.
Một số thuộc tính quan trọng của TableDef
Thuộc tính Name
Cho biết tên bảng được gán vào biến kiểu TableDef
Thuộc tính RecordCount
Cho biết tổng số bản ghi hiện có trên bảng được gán bởi biến TableDef
Thuộc tính DateCreated
Cho biết thời gian tạo ra bảng được gán vào biển kiểu TableDef
Thuộc tính Fields
Để tham chiếu tới các trường của bảng. Đây là thuộc tính hay được sử dụng nhất
đối với TableDef. Thực chất, Field ở đây là một đối tượng, do đó cũng có tập các
thuộc tính và phương thức riêng cho thuộc tính này.
Dưới đây là thủ tục hiển thị tên của tất các các trường trong một bảng nào đó
(ngầm định trên một CSDL đã được khai báo và gán biến db - kiểu Database).
Ví dụ 1:
Sub LietKeTenTruong(tenbang As String)
Dim tbl As DAO.TableDef

Nguyễn Sơn Hải
Trang 176
Set tbl = db.TableDefs(tenbang)
For i = 0 To tbl.Fields.Count - 1
MsgBox tbl.Fields(i).Name
Next
End Sub
Một số phương thức của TableDef
Phương thức CreateTableDef
Để tạo ra một bảng mới bằng VBA. Cú pháp tạo bảng mới như sau:
Set tbl = db.CreateTableDef(<Tên bảng mới>)
‘-------------------------------------------
‘....Các thủ tục tạo trường mới cho bảng
‘-------------------------------------------
db.TableDefs.Append tbl
Trong đó:
- db – là biến kiểu Database đã được gán bởi CSDL cần làm việc (bảng mới sẽ
được tạo ra trên CSDL này);
- <Tên bảng mới> là tên bảng cần tạo.
- Lệnh db.TableDefs.Append tbl là lệnh ghi cấu trúc bảng đang khai báo lên
CSDL đã chỉ định.
Phương thức CreateField
Để tạo ra các trường cho một bảng kiểu TableDef nào đó. Để thêm một trường
mới lên bảng, sử dụng cú pháp sau:
tbl.Fields.Append tbl.CreateField(<tên trường>,<KiểuDL>,<độlớn>)
Trong đó:
- <tên trường> - tên trường mới cần tạo;
- <KiểuDL> - là một tuỳ chọn để khai báo kiểu dữ liệu của trường cần tạo. Kiểu
dữ liệu được khai báo theo các hằng số như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 177
Giá trị: Tương ứng với kiểu
dbBoolean Boolean
dbByte Byte
dbChar Char
dbCurrency Currency
dbDate Date/Time
dbDecimal Decimal
dbDouble Double
dbFloat Float
dbGUID GUID
dbInteger Integer
dbLong Long
dbMemo Memo
dbNumeric Numeric
dbSingle Single
dbText Text
dbTime Time
- <Độ lớn> là một tuỳ chọn để khai báo độ lớn dữ liệu nếu cần.
Tiếp theo là ví dụ minh hoạ cách tạo cấu trúc một bảng dữ liệu tổng hợp những
hướng dẫn đã trình bày trên.
Ví dụ 2:
Sub TaoBangMoi()
On Error GoTo Loi
Dim tbl As DAO.TableDef
Set tbl = db.CreateTableDef("NewTable")
tbl.Fields.Append tbl.CreateField("ID", dbInteger)
tbl.Fields.Append tbl.CreateField("Name", dbText)
tbl.Fields.Append tbl.CreateField("Age", dbByte)
tbl.Fields.Append tbl.CreateField("DateBirth", dbDate)
tbl.Fields.Append tbl.CreateField("Comment", dbMemo)
db.TableDefs.Append tbl
Exit Sub

Nguyễn Sơn Hải
Trang 178
Loi:
MsgBox "Đã tồn tại bảng có tên " + tbl.Name
End If
End Sub
1.6 Đối tượng Relation
Đối tượng Relation dùng để tạo kết nối (RelationShip) giữa 2 bảng trong CSDL
Access. Dưới đây là một ví dụ tạo kết nối giữa 2 bảng hoadon và khach trong
CSDL Quản lý bán hàng.
Sub CreatRelationShip()
On Error GoTo Loi
Dim rls As DAO.Relation
Set db = CurrentDb
Set rls = db.CreateRelation("TaoQuanHe", "khach", "hoadon",
dbRelationUpdateCascade)
rls.Fields.Append rls.CreateField("khachID")
rls.Fields("khachID").ForeignName = "khachID"
db.Relations.Append rls
Loi:
MsgBox "Đã tồn tại quan hệ này !"
End If
End Sub
Trong truờng hợp đã tồn tại kết nối này, một thông báo lỗi tiếng Việt "Đã tồn tại
quan hệ này !" xuất hiện.
2. Bài toán đặt lọc dữ liệu
Đặt lọc là lớp bài toán phổ dụng trong thực tế. Với bài toán này phải có những
yêu cầu cụ thể về lọc dữ liệu (điều kiện lọc). Kết quả trả về sẽ là một tập hợp các
bản ghi, có thể được kết xuất trên form hoặc được in ra máy in dưới dạng report.
Dưới đây là minh hoạ một bài toán đặt lọc sau khi đã được xây dựng và đang
hoạt động:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 179
Qui trình xây dựng một bài toán đặt lọc có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Xây dựng form con - form sẽ chứa những kết quả lọc được;
Bước 2: Xây dựng form mẹ - form chứa những thiết lập điều kiện để lọc;
Bước 3: Thực hiện lọc ra các bản ghi thoả mãn các điều kiện trên form mẹ và
hiển thị kết quả lên form con.
Với bài toán trên, cách giải quyết như sau:
Bước 1: Xây dựng Form con
Sử dụng các kỹ năng thông thường để tạo một form con đáp ứng được các kết
quả theo như bài toán. Cụ thể từng bước như sau:
- Tạo mới form ở chế độ Design view;
- Thiết lập thuộc tính Record Source cho form là một Total Query như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 180
- Thiết lập thuộc tính Defaul View cho form con là Datasheets;
- Mở cửa sổ FieldList và thiết kế form như sau:
- Đóng thiết kế form con lại và ghi ten là frm_formcon.
Bước 2: Xây dựng form mẹ
- Tạo mới form ở chế độ Design view;
- Đưa hộp Combobox từ thành công cụ Toolbox lên form mẹ (giả sử tên (Name)
của Combo này là Combo0). Sử dụng tính năng Combobox Wizard của Access
để làm việc này. Mục đích là đưa danh sách các khách hàng từ bảng khach vào
hộp Combo để chọn, phục vụ nhu cầu lọc dữ liệu;
- Sử dụng đối tượng Sub-form/Sub-report trên thanh công cụ Toolbox để đưa
form con vừa tạo lên form mẹ. Ngầm định tên của sub-form này là

Nguyễn Sơn Hải
Trang 181
frm_formcon. Chú ý đến tên gọi này vì phần tiếp sau sẽ sử dụng nó để lập
trình.
Cuối cùng, giao diện thiết kế form mẹ như sau:
Bước 3: Thiết lập lệnh lọc dữ liệu trên form mẹ
Công việc của bước này là làm sao để sau khi chọn tên một khách hàng ở hộp
Combobox, danh sách các hoá đơn mua hàng của khách đó sẽ được hiển thị lên
form con. Muốn thế, việc lập trình lọc dữ liệu ở đây phải được thực hiện trong thủ
tục đáp ứng sự kiện Combo0_Click. Giải thuật sẽ là:
- Tạo một biến Recordset để thi hành câu lệnh SQL đưa ra danh sách kết quả
thoả mãn điều kiện đặt lọc. Câu lệnh SQL trong trường hợp này là:
"SELECT hoadonID, khachID, ngayban, Sum([soluong]*[dongia]) “ _
+ ” AS tongtien FROM " _
+ " hoadon INNER JOIN (hang INNER JOIN hangban ON " _
+ " hang.hangID = hangban.hangID) ON hoadon.hoadonID =" _
+ " hangban.hoadonID WHERE Trim(khachID)='"+Trim(Combo0)" _
+ " GROUP BY hoadonID, khachID, ngayban "
- Gán thuộc tính Recorset của form con là biến kiểu recordset vừa tạo ra (chứa
kết quả đã lọc);
- Ra lệnh làm tươi dữ liệu cho form con.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 182
Tất nhiên, trước đó phải khai báo một biến kiểu Database toàn cục trong form và
định nghĩa nó ở thủ tục Form_Load()
Toàn bộ mã lệnh cho bài toán trên như sau:
Private Sub Form_Load()
Set db = CurrentDb
End Sub
Private Sub Combo0_Click()
Set rs = db.OpenRecordset("SELECT hoadonID, khachID, " _
+ " ngayban, Sum([soluong]*[dongia]) AS tongtien FROM" _
+ " hoadon INNER JOIN (hang INNER JOIN hangban ON " _
+ " hang.hangID = hangban.hangID) ON hoadon.hoadonID =" _
+ " hangban.hoadonID WHERE Trim(khachID)='"+Trim(Combo0)" _
+ " GROUP BY hoadonID, khachID, ngayban ")
Set frm_formcon.Form.Recordset = rs
frm_formcon.Requery
End Sub
Tóm lại, với mỗi bài toán đặt lọc áp dụng theo phương pháp kể trên đều giống
nhau về cách làm việc, điểm khác nhau duy nhất là câu lệnh SQL. Có thể kết luận
mấu chốt của bài toán này là tạo ra được lệnh SQL đúng để đáp ứng mọi điều kiện
đặt lọc từ form mẹ.
Chú ý
Việc viết ra câu lệnh SQL đúng là rất khó, đòi hỏi lập trình viên phải có nhiều kinh
nghiệm. Để làm tốt được việc này, nên thiết kế một query ở chế độ design view; rồi sử
dụng tính năng Copy, Paste để dán câu lệnh SQL mà query đã tạo lên nơi soạn thảo lệnh
VBA và chỉnh sửa cho phù hợp. Thông thường sửa mệnh đề WHERE của câu lệnh.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 183
CHƯƠNG 7
MENU & TOOLBAR
Chương này trình bày những kỹ thuật tạo menu và toolbar nhằm liên kết toàn bộ
những gì đã làm được thành một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh. Bao gồm các
mảng kiến thức:
Tạo Menu;
Tạo Toolbar;
Tạo form chính phần mềm

Nguyễn Sơn Hải
Trang 184
1. Tạo Menu
Menu là đối tượng được thiết kế có cấu trúc nhằm gắn kết các chức năng phần
mềm lại để người dùng thuận tiện trong việc khai thác các tính năng cũng như
CSDL.
Có nhiều cách tạo menu trong Access, dưới đây chúng tôi trình bày cách đơn
giản, dễ tạo và hiệu quả, đó là: sử dụng khả năng Customize của thanh công cụ.
Trước khi tạo menu, bạn phải đảm bảo đã xây dựng xong đầy đủ các tính năng
cần thiết của phần mềm; bước này sẽ là cuối cùng, mang tính chất gắn kết các chức
năng lại thành phần mềm hoàn chỉnh.
Giả sử trong CSDL Quản lý lương cán bộ đã làm được những việc sau:
1. Đã tạo xong CSDL
2. Đã tạo form nhập dữ liệu cho bảng chucvu, form nhập dữ liệu cho bảng
phongban, form nhập dữ liệu cho bảng canbo;
3. Đã tạo xong report để in ra Danh sách chức vụ, Danh sách phòng ban;
4. Đã tạo xong form tìm kiếm cán bộ theo tên, in danh sách cán bộ một phòng
ban
5. Đã tạo xong form để giới thiệu phần mềm (frmAbout)
Dưới đây là hướng dẫn để tạo ra hệ thống menu có cấu trúc như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 185
(các mục chọn của menu Hệ thống)
(Các mục chọn của menu Dữ liệu)
(Các mục chọn của menu In ấn)
Các bước để tọ hệ thống menu trên như sau:
Bước 1: Tạo một Toolbar mới
Nhấn chuột phải lên thanh công cụ của Access, chọn Customize
Hộp thoại Customize xuất hiện:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 186
Để tạo mới một thanh công cụ, nhấn nút New. Hộp thoại sau xuất hiện, yêu cầu
gõ vào tên cho thanh công cụ:
Hãy gõ tên cho thanh công cụ, giả sử Quản lý lương. Gõ xong nhấn OK. Khi đó
mà hình làm việc xuất hiện một thanh công cụ trắng. Công việc tiếp theo là xây
dựng hệ thống Menu trên thanh công cụ này.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 187
Bước 2: Xây dựng các mục cấp 1
Các mục cấp 1 là: Hệ thống, Dữ liệu và In ấn. Để xây dựng các mục này, trên
hộp thoại Customize mở thẻ Commands. Ở danh sách Categories chọn New
Menu và lần lượt kéo mục New Menu trên danh sách Commands thả lên Toolbar
đang thiết kế:
Hãy lần lượt kéo thả đủ số menu cấp 1 (3 menu cấp 1). Tiếp theo lần lượt thay
đổi tiêu đề cho 3 menu này bằng cách:
- Nhấn chuột phải lên menu cần thay đổi;
- Gõ tiêu đề mới vào hộp Name (hình dưới):

Nguyễn Sơn Hải
Trang 188
Bước 3: Xây dựng các mục cấp con
3 mục tạo trên là cấp 1, các mục còn lại nằm trong 3 mục đó đều là mục con,
cháu. Bước này sẽ xây dựng toàn bộ các mục con như vậy.
Mỗi mục con có thể là lời gọi một Form, một Report, một bảng,.. (gọi tắt là đối
tượng) ra để làm việc. Muốn mở đối tượng nào, hãy xác định chủng loại đối tượng
đó bên danh sách Categories; tiếp theo dùng chuột kéo-thả đối tượng cần đưa lên
menu từ danh sách Commands lên vị trí xác định trên menu đang thiết kế.
Hình trên minh hoạ cách đưa lời gọi đến form frmAbout lên menu Hệ thống.
Tương tự hãy đưa các form và report còn lại lên vị trí thích hợp trên menu Quản
lý lương. Cách đặt tên cho các menu này thực hiện tương tự như cách đặt tên cho 3
menu mẹ đã trình bày.
Đặc biệt mục Exit lấy ở File | Exit.
Bước 4: Quyết định là Menu hay ToolBar
Với các bước làm việc như trên, Access ngầm hiểu là đang tạo một ToolBar.
Bước này hướng dẫn cách tuỳ chọn lại là menu hay toolbar? Cách làm như sau:
Trở về thẻ ToolBars của hộp thoại Customize, chọn tên toolbar cần làm việc
(Quản lý lương) và nhấn nút Properties:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 189
Hộp thoại Toolbar Properties xuất hiện cho phép thiết lập các thuộc tính cho
Toolbar đang chọn:
- Toolbar Name - để thiết lập tên cho ToolBar;
- Type - để xác định kiểu là ToolBar hay Menu?
- Docking - để tuỳ chọn các kiểu khoá Menu: không cho phép thay đổi lại (Can't
Change); cho phép thay đổi lại Any Allow);
- Show on Toolbars Menu – cho phép hiển thị trên hệ thống thanh công cụ và
menu;
- Allow Customizing – cho phép định nghĩa lại các mục;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 190
- Allow Resizing – cho phép thay đổi kích cỡ hiển thị;
- Allow Moving – cho phép di chuyển được;
Thiết lập xong nhấn Close.
2. Gắn kết Menu, Toolbar
Một Menu hay Toolbar sau khi đã tạo ra, muốn đi kèm với đối tượng nào phải
thực hiện gắn kết vào đối tượng đó bằng cách thiết lập thuộc tính Toolbar - nếu
muốn gắn Toolbar hoặc Menu Bar – nêu muốn gắn menu bar. Cách làm như sau:
Bước 1: Mở đối tượng cần gắn kết Menu hoặc ToolBar (ví dụ một form) ra chế
độ Design View:
Bước 2: Chọn Menu Bar hoặc ToolBar cần gắn kết bằng cách thiết lập thuộc
tính ToolBar hoặc Menu Bar (hình trên chọn Menu Bar Quản lý lương).
3. Tạo form chính
Form chính là form chứa hệ thống menu (hoặc toolbar) của phần mềm, nó xuất
hiện ngay sau khi khởi động (Start-Up Object). Với mỗi phần mềm đóng gói hầu
hết phải tạo form chính. Để từ đây có thể mở đến các chức năng phần mềm cần làm
việc.
Trong một tệp Access, form chính là một form được thiết kế ở chế độ Design
view; có gắn Menu (hoặc ToolBar) và được thiết lập khởi động đầu tiên mỗi khi tệp
này được mở.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 191
Dưới đây là hướng dẫn cách tạo form chính cho CSDL Quản lý lương như thể
hiện ở mục 1. Tạo menu
Bước 1: Tạo frmMain
- Tạo một form mới ở chế độ Design View;
- Đặt tên form này là frmMain;
- Thiết lập một số thuộc tính cho form như sau:
Menu Bar Quản lý lương
Caption Quản lý lương
Record Seletor No
Navigation Button No
Diving Line No
Để mỗi khi form này khởi động sẽ tự động phóng cực đại cửa sổ, hãy mở cửa sổ
VBA và viết lệnh cho sự kiện Form_Open như sau:
Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)
DoCmd.Maximize
End Sub
Ý nghĩa lệnh DoCmd.Maximize là phóng to (Maximize) form đang làm việc.
Bước 2: Thiết lập các thông tin về ứng dụng
Mở thực đơn Tools | Startup.., hộp thoại Startup xuất hiện:
- Gõ tiêu đề phần mềm vào ô Application Title;

Nguyễn Sơn Hải
Trang 192
- Chọn form chính ở hộp Display Form/Page (chọn frmMain);
- Chọn Menu cho ứng dụng ở hộp Menu Bar (chọn menu Quản lý lương);
- Hộp Application Icon để chọn một biểu tượng cho ứng dụng (loại tệp *.ico);
- Cho phép hiển thị cửa sổ Database hay không?;
- Cho phép hiển thị thanh trạng thái?
- Cho phép thay đổi menu bar và toolbar?
- …
Thiết lập xong nhấn OK để đóng lại. Lần sau khi mở tệp CSDL này, màn hình
đầu tiên bạn gặp là form frmMain:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 193
Bài tập
Bài số 1: Xây dựng trên CSDL Quản lý bán hàng
1. Xây dựng CSDL theo cấu trúc như sau :
Yêu cầu :
hệ;
2. Tạo các form làm giao diện nhập dữ liệu cho các bảng :

Nguyễn Sơn Hải
Trang 194
Yêu cầu chi tiết:
- Các nút Tiến, Lùi để định vị hoá đơn cần làm việc;
- Nút Thêm mới để bắt đầu tạo mới một hoá đơn;
- Nút Xoá HĐ để xoá hoá đơn hiện tại. Yêu cầu phải có xác nhận trước khi xoá;
- Nút In HĐ để in chi tiết hoá đơn bán hàng ra report.
3. Thiết kế form tổng hợp thông tin bán hàng theo ngày như sau:
Sau khi nhập xong giá trị từ ngày và đến ngày, thông tin chi tiết về các mặt hàng
bán ra trong phạm vi ngày đó được tổng hợp theo như giao diện trên.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 195
4. Thiết kế form tổng hợp thông tin bán hàng cho khác hàng theo ngày như sau:
Yêu cầu: Sau khi chọn một khách hàng, nhập vào khoảng ngày cần tổng hợp.
Thông tin tổng hợp về từng mặt hàng của khách đó mua sẽ được liệt kê.
5. Tạo form để theo dõi thông tin chi tiết bán hàng theo ngày như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 196
6. Tạo form để theo dõi hoá đơn mua hàng các khách hàng như sau:
Sau khi chọn tên một khách, thông tin về các hoá đơn mua hàng được hiển thị.
7. Tạo form frmAbout đưa những thông tin giới thiệu về phần mềm này.
8. Thiết kế form chính và menu bar để liên kết toàn bộ các chức năng đã làm được
ở trên CSDL Quản lý bán hàng như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 197
Bài số 2: Xây dựng trên CSDL Quản lý lương cán bộ
1. Xây dựng CSDL như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 198
Yêu cầu :
hệ;
2. Thiết kế form làm giao diện nhập dữ liệu cho các bảng:
frmPhongban - cập nhật dữ liệu danh sách phòng ban;
frmChucvu - cập nhật danh mục chức vụ.
3. Thiết kế form để cập nhật hồ sơ cán bộ như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 199
3. Tạo form cho phép xem và in danh sách cán bộ từng phòng ban như sau:
4. Tạo form cho phép tìm kiếm cán bộ theo tên như sau:
Sau khi gõ một tên (có thể là đệm + Tên hoặc đầy đủ họ và tên), danh sách các
kết quả tìm thấy sẽ được liệt kê lên Subform.
5. Tạo report in ra báo cáo tổng hợp tổng số cán bộ theo chức vụ của từng phòng
ban.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 200
6. Tạo form frmAbout để giới thiệu các thông tin về phần mềm.
7. Tạo form chính cùng hệ thống menu gọi tới tất cả các chức năng đã làm đwocj
như sau:

Nguyễn Sơn Hải
Trang 201
THUẬT NGỮ TIN HỌC
Dưới đây là danh sách một số các thuật ngữ tin học hay gặp phải trong khi học
và sử dụng Microsoft Access được xếp theo thứ tự từ điển để bạn đọc tham khảo.
Append Chỉ hành động chèn thêm các bản ghi lên các bảng trong cơ sở dữ
liệu
Child Quan hệ con. Thuật ngữ này thường đi với Master – quan hệ cha
Column Cột trong bảng dữ liệu
Data Dữ liệu, dữ kiện, số liệu
Data integrity Tính toàn vẹn dữ liệu. Một yếu tố rất quan trong khi thiết kế một cơ
sở dữ liệu.
Data source Nguồn cung cấp dữ liệu, có thể là cung cấp cho một Form, cung cấp
dữ liệu cho một Report.
Data Table Bảng dữ liệu- nơi chứa dữ liệu vật lý của cơ sở dữ liệu
Data type Kiểu dữ liệu. Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu phải được định kiểu: kiểu
số, kiểu chữ, kiểu lô gíc, …- đó là các kiểu dữ liệu
Database Cơ sở dữ liệu. Nơi chứa toàn bộ dự liệu cho một mục đích quản lý
nào đó, ở đó dữ liệu được thiết kế và lưu trữ theo các cấu trúc tối ưu.
Datasheet Bảng dữ liệu- nơi dữ liệu hiển thị dưới dạng bảng bao gồm các cột
và các dòng dữ liệu.
Design View Môi trường thiết kế, có thể là thiết kế Form, thiết kế report, query,…
Detete Chỉ hành động xóa các bản ghi ra khỏi cơ sở dữ liệu
EOF End Of File – một dấu hiệu cho biết con trỏ bản ghi đã nằm ở vị trí
cối cùng của một recorset.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 202
Field Trường dữ liệu
Field size Độ lớn của trường dữ liệu
Form Đối tượng dùng thiết kế giao diện trong phát triển phần mềm. Kết
quả của form khi sử dụng sẽ là các cửa sổ, hộp thoại- nơi mà người
dùng có thể sử dụng để thao tác trên phần mềm.
Form wizard Một trình điều khiển giúp đơn giản tạo một form nhập dữ liệu
Formating Chỉ việc định khuôn dạng dữ liệu khi hiển thị
Group By Một mệnh đề trong câu lệnh SQL dùng nhóm các bản ghi phục vụ
các việc tổng hợp dữ liệu nào đó.
Input mark Mặt nạ để nhập dữ liệu hay khuôn nhập dữ liệu
Insert Chỉ hành động chèn thêm các bản ghi lên các bảng trong cơ sở dữ
liệu
Master Quan hệ cha. Thuật ngữ này thường đi với Child – quan hệ con
Order By Một mệnh đề trong câu lệnh SQL dùng sắp xếp các bản ghi
Query Một đối tượng dùng truy xuất, xử lý dữ liệu trên các hệ cơ sở dữ liệu
Record Bản ghi
Recordset Tập hợp các bản ghi
Relationship Chỉ quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu
Report
wizard
Một trình điều khiển giúp đơn giản tạo một report để hiển thị và in
ấn dữ liệu
Row Dòng trong một bảng dữ liệu
Select Chỉ hành động chọn các bản ghi từ cơ sở dữ liệu
SQL Structured Query Laguage – ngôn ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc.
Một ngôn ngữ xử lý dữ liệu khá phổ dụng trên các hệ cơ sở dữ liệu.
Với Access, Query Design chính là nơi để thiết kế tạo ra các câu
lệnh SQL thi hành các phép xử lý dữ liệu.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 203
Sub-form Form con- một form nằm trong một form khác. Khi đó form chứa
sub-form gọi là form mẹ (form cha) thuật ngữ tiếng Anh là Master
form.
Table wizard Một trình điều khiển giúp đơn giản tạo một bảng dữ liệu
Update Chỉ hành động cập nhật dữ liệu các bản ghi trong cơ sở dữ liệu
Validation Một khái niệm chỉ sự đúng đắn của dữ liệu
Where Một mệnh đề trong câu lệnh SQL để thiết lập điều kiện xử lý dữ liệu
Wizard Là trình điều khiển giúp người lập trình đơn giản trong việc xây
dựng ứng dụng. Có rất nhiều trình Wizard trong Acces như: Form
wizard, report wizard, table wizard, database wizard, control
wizard,…

Nguyễn Sơn Hải
Trang 204
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Microsoft Access 2000 Bible Quick Start; Cary N.Prague, Michael R. Iruin;
Pulished by Hungry Minds, Inc, 2002.
2. Microsoft Access 2000 with VBA – Advanced; Al Napier, Phil Judd, H.
Albert Napier, Philip J. Judd; Pulished by Kris Oxford, 2000.
3. Mastering Microsoft Office 2000 Professional Edition; Gini Courter and
Annette Marquis; Pulished by Oxford Express, 1999.
4. Tài liệu từ Mạng Giáo dục Việt Nam
http://www.edu.net.vn/Default.aspx?tabindex=1&tabid=6&mid=18
5. Thông tin sản phẩm và các tài liệu học tập liên quan tại Website của Công ty
Microsoft http://office.microsoft.com/en-ca/FX010857911033.aspx.

Nguyễn Sơn Hải
Trang 205
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU ............................................................................................................ 1
BÀI MỞ ĐẦU........................................................................................................... 3
1. Giới thiệu Access 2000...................................................................................... 4
2. Khởi động........................................................................................................... 5
3. Tạo mới tệp Access............................................................................................ 6
4. Môi trường làm việc........................................................................................... 8
5. Mở tệp đã tồn tại ................................................................................................ 8
6. Thoát khỏi Access.............................................................................................. 9
CHƯƠNG 1: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU..................................................... 10
1. Các khái niệm về CSDL Access...................................................................... 11
1.1 CSDL Access ....................................................................................................... 11
1.2 Bảng dữ liệu ......................................................................................................... 12
1.3 Liên kết các bảng dữ liệu ..................................................................................... 15
2. Xây dựng cấu trúc bảng ................................................................................... 17
3. Thiết lập quan hệ.............................................................................................. 23
4. Nhập dữ liệu..................................................................................................... 26
4.1 Cách nhập dữ liệu................................................................................................. 26
4.2 Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng................................................................ 28
a. Xoá bản ghi........................................................................................................ 28
b. Sắp xếp dữ liệu................................................................................................... 29
c. Lọc dữ liệu.......................................................................................................... 29
5. Thuộc tính LOOKUP....................................................................................... 30
6. Qui trình xây dựng CSDL Access ................................................................... 35
Bài tập .................................................................................................................. 36
CHƯƠNG 2: TRUY VẤN DỮ LIỆU................................................................... 40
1. SELECT queries .............................................................................................. 41
1.1 Cách tạo................................................................................................................ 41
1.2 Lọc dữ liệu ........................................................................................................... 46
2. TOTAL queries................................................................................................ 50
3. CROSSTAB queries ........................................................................................ 52
4. MAKE TABLE queries ................................................................................... 55
5. DELETE queries.............................................................................................. 58
6. UPDATE queries ............................................................................................. 59
Bài tập .................................................................................................................. 62

Nguyễn Sơn Hải
Trang 206
CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ GIAO DIỆN................................................................ 66
1. Khái niệm Forms.............................................................................................. 67
2. Sử dụng FORM WIZARD............................................................................... 67
3. Sử dụng FORM DESIGN VIEW..................................................................... 72
3.1 Thiết kế Form nhập dữ liệu đơn giản................................................................... 72
3.2 Tinh chỉnh cấu trúc Form..................................................................................... 76
4. Kỹ thuật Sub-form ........................................................................................... 81
Bài tập .................................................................................................................. 93
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ BÁO CÁO................................................................... 98
1. Các khái niệm về Report.................................................................................. 99
1.1 Cấu trúc Report .................................................................................................... 99
1.2 Môi trường làm việc........................................................................................... 100
2. Sử dụng Report wizard .................................................................................. 101
3. Thiết kế report................................................................................................ 107
4. Report chứa tham số ...................................................................................... 115
Bài tập ................................................................................................................ 121
CHƯƠNG 5: LẬP TRÌNH VBA CĂN BẢN ..................................................... 123
1. Môi trường lập trình VBA ............................................................................. 124
2. Các kiểu dữ liệu và khai báo.......................................................................... 126
2.1 Các kiểu dữ liệu cơ bản...................................................................................... 126
2.2 Biến và cách sử dụng biến.................................................................................. 128
a. Biến – khai báo biến đơn giản......................................................................... 128
b. Phạm vi biến .................................................................................................... 130
2.3 Hằng và cách sử dụng hằng................................................................................ 131
a. Khai báo hằng.................................................................................................. 131
b. Phạm vi hằng ................................................................................................... 132
3. Các cấu trúc lệnh VBA .................................................................................. 132
3.1 Cấu trúc IF… END IF........................................................................................ 133
3.2 Cấu trúc SELECT CASE .. END SELECT ....................................................... 134
3.3 Cấu trúc FOR … NEXT..................................................................................... 137
3.4 Cấu trúc WHILE … WEND .............................................................................. 139
3.5 Lệnh DoCmd...................................................................................................... 140
4. Chương trình con ........................................................................................... 143
4.1 Chương trình con dạng hàm............................................................................... 144
4.2 Chương trình con dạng thủ tục........................................................................... 148
5. Kỹ thuật xử lý lỗi ........................................................................................... 150
5.1 Xử lý lỗi ............................................................................................................. 150
5.2 Bẫy lỗi ................................................................................................................ 154
6. Một số ví dụ ................................................................................................... 156

Nguyễn Sơn Hải
Trang 207
CHƯƠNG 6: LẬP TRÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU................................................... 162
1. Kỹ thuật DAO................................................................................................ 163
1.1 Lớp đối tượng DAO........................................................................................... 164
1.2 Đối tượng Database............................................................................................ 166
1.3 Đối tượng RecordSet.......................................................................................... 167
1.4 Đối tượng QueryDef .......................................................................................... 172
1.5 Đối tượng TableDef ........................................................................................... 175
1.6 Đối tượng Relation............................................................................................. 178
2. Bài toán đặt lọc dữ liệu .................................................................................. 178
CHƯƠNG 7: MENU & TOOLBAR .................................................................. 183
1. Tạo Menu....................................................................................................... 184
2. Gắn kết Menu, Toolbar.................................................................................. 190
3. Tạo form chính............................................................................................... 190
Bài tập ................................................................................................................ 193
THUẬT NGỮ TIN HỌC..................................................................................... 202
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................... 204

Access2000

More Related Content

What's hot (14)

Viewers also liked (15)

Similar to Access2000 (20)

Access2000