Tutorial Aplikasi Keuangn BOS
Download as PPS, PDF0 likes676 views
Dokumen ini adalah tutorial aplikasi Alpeka BOS untuk mencatat data keuangan sekolah dan mencetak laporan pertanggungjawaban BOS. Aplikasi ini dapat menyimpan data dari berbagai sumber dana, namun pengguna harus membuat file baru setiap tahun anggaran dan memperhatikan pengaturan makro dalam Excel. Selain itu, terdapat tahapan rinci untuk pengisian data transaksi keuangan, laporan, dan pencadangan data.
Tutorial Aplikasi Keuangn BOS
- 1. APPLIKASI BOS 2013 TUTORIAL APLIKASI
- 2. ALPEKA BOS TS • Aplikasi Laporan Pertanggung-jawaban BOS Tingkat Sekolah • Aplikasi untuk mencatat data keuangan sekolah (perencanaan dan realisasi) dan mencetak laporan BOS. • Tidak dibatasi dari sumber dana BOS saja; sumber dana lainnya juga bisa dicatat dalam Aplikasi ini. • Satu buah File Aplikasi BOS dibatasi hanya untuk pencatatan data keuangan sekolah selama satu tahun anggaran saja. • Untuk pencatatan data keuangan sekolah untuk tahun anggaran lainnya, Anda dapat menggunakan file tersebut, tetapi pada data umum tahun anggaran dirubah sesuai dengan tahun anggaran yang dimaksud.
- 3. YANG HARUS DIPERHATIKAN • Buat folder khusus untuk menyimpan file aplikasi, file data dan file outputnya. • Sebaiknya satu tahun folder untuk satu tahun anggaran saja. • Selalu membuat file backup untuk aplikasi dan datanya • Jangan lupa untuk saving file selama mengisi data
- 4. TAHAPAN PENGGUNAAN SETTING PADA PROGRAM EXCEL PENGATURAN PADA APLIKASI
- 5. PENGISIAN DATA & LAPORAN Data Transakasi Laporan
- 7. Pengisian Data Awal DATA UMUM PROGRAM SEKOLAH GENERATE MEMBUAT FILE DATA
- 8. FILE DATA RENCANA PENERIMAAN Nama sheet: Rencana-terima RENCANA PENGELUARAN Nama sheet: Rencana-keluar REALISASI PENERIMAAN Nama sheet: Realisasi-terima REALISASI PENGELUARAN Nama sheet: Realisasi-keluar
- 9. BUAT LAPORAN & UPDATE DATA UMUM PROGRAM SEKOLAH RENCANA REALISASI UPDATEFILE DATA BUATLAPORAN LAPORAN KEUANGAN & BOS
- 10. KETIKA PERTAMA KALI MEMBUKA APLIKASI • Harus selalu mengaktifkan makro : – Pada excel 2007 – Pada excel 2010
- 11. SETELAH MAKRO DIAKTIFKAN Setelah makro diaktifkan, maka akan muncul tampilan seperti ini. Bila setelah membuka aplikasi ini, terus muncul tampilan ini berarti securit setting makro pada tingkat yang paling rendah Perhatikan kalimat ini: Apakah sudah merubah setting ‘Regional dan Language pada komputer ini? Untuk melihat sudah disesuaikan atau belum, silahkan klik tombol ini
- 12. TAMPILAN UNTUK SETING REGIONAL Akan muncul tampilan seperti ini, perhatikan tulisan dibawah Format. Apabila tertulis Indonesia, berari sudah benar dan langsung klik ‘OK’ atau ‘Cancel’. Bila bukan cari dan pilih Indonesia. Klik pada panah terbalik dikanan akan muncul daftar negara Kemudian klik ‘OK’.
- 13. TAMPILAN APLIKASI Pengisian data transaksi dilakukan pada file data yang dibuat melalui menu Generate
- 14. PERNJELASAN RINCI • Menjalankan Aplikasi • Menu “DEFINISI” – Data Umum – Progam Sekolah • File Data – Generate – Update • Data transaksi • Contoh Transaksi Realisasi • Laporan • Merubah Setting
- 15. TERIMA KASIH
- 17. Menjalankan Aplikasi Dobel klik pada file ini, tekan ‘Enter’ untuk membuka aplikasi
- 18. AKTIFKAN MAKRO KETIKA PERTAMA KALI MEMBUKA APLIKASI • Harus selalu mengaktifkan makro : – Pada excel 2007 – Pada excel 2010
- 19. PERHATIAN • Setiap kali membuka aplikasi jangan lupa untuk mengaktifkan makro • Bila makro sudah aktif, maka akan muncul splash screen, bila splash screen tidak muncul berarti makro masih belum aktif (masih di blokir) • Bila tombol yang ada tidak bisa diklik, bearti makro masih belum aktif (masih di blokir)
- 20. Menu DEFINISI • Untuk menset-up data umum sekolah • Untuk memilih kegiatan yang dilaksanakan di sekolah sesuai RKAS.
- 21. DATA UMUM Data umum yang diisi adalah informasi nama sekolah dan nama yang tandatangan di laporan BOS
- 22. PROGRAM SEKOLAH • Pada aplikasi sudah ada daftar kegiatan sekolah yang terkait dengan program dan sub program sekolah. • Untuk mencari kegiatan bisa dengan dua cara, yaitu, Mencari dengan fasilitas ‘Find’ pada excel dengan ikon berbentuk teropong. Mencari dari seleksi Program, kemudian pilih Sub Program dan baru dicari kegiatannya • Bila nama kegiatan cocok dengan RKAS/ RKT sekolah, maka pada kolom sebelah kanan di pilih ‘Ya’ Program Sub Program Kegiatan Pilih ‘Ya’ bila ada dalam RKAS/RKT
- 23. MENCARI DENGAN KATA KUNCI Klik icon teropong, kemudian pada drop down menu klik pada ‘Find’ Kemudian akan muncul form ‘Find and Replace’, ketikan kata kunci, kemudian klik pada ‘Find Next’
- 24. KATA KUNCI DITEMUKAN Salah satu kegiatan yang mengandung kata kunci yang ditemukan Bila yang ditemukan masih belum cocok, klik lagi pada ‘Find Next’, untuk mencari yang lain
- 25. MENAMBAH KEGIATAN • Bila kegiatan belum ada pada daftar kegiatan, maka bisa menambahkan kegiatan tersebut. • Setiap kegiatan yang baru harus tahu masuk dalam subprogram apa dan program apa. • Setelah menambah kegiatan, lalu petakan komponen BOS mana yang bisa membiayai kegiatan ini, pilih “Ya” pada kolom komponen BOS yang bisa membiayai dan lainnya pilih “Tidak”. • Pilih ‘Ya’ pada kolom di sebelah kanan kegiatan • Untuk mengetahui penjelasan komponen, arah kursor pada judul kolom setiap komponen.
- 26. CARA MENAMBAH KEGIATAN Arahkan kursor ke sudut kanan bawah dari tabel. Arahkan kursor pada pojok kanan bawah tabel, sehingga kursor berubah menjadi tanda panah diagonal Drag kursor tersebut ke bawah sesuai dengan jumlah baris yang akan ditambahkan Geser kearah bawah
- 27. CARA MENAMBAH KEGIATAN • Hasilnya seperti diatas. • Selanjutnya yang harus dilakukan adalah mengetikan kegiatan yang belum ada pada kolom N • Kemudian pilih masuk ke sub program pada pada kolom M • Pilih masuk dalam komponen ke berapa dalam dana BOS, dipilih pada kolom P sampai AB • Pilih ‘Ya’ pada kolom O
- 28. CARA MENAMBAH KEGIATAN Ketikan kegiatan baru pada sel yang sudah tersedia Pilih sub program dari drop down list (combo box) Sesuaikan termasuk dalam komponen mana untuk sumber dana BOS, pilih ya atau tidak. Dari komponen 1 sampai komponen 13 Pilih ‘Ya’ di kolom ini
- 29. DATA FILE
- 30. GENERATE • Generate: Berfungsi untuk membuat file data baru untuk pencatatan transaksi keuangan Klik ‘Generate’ -> Pilih folder -> beri nama file data -> Save • Semua data transaksi disimpan pada file data, yang terpisah dari file utama (Aplikasi), usahkan keduanya dalam satu folder • Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun angaran dan disimpan pada folder yang berbeda
- 31. PILIH DIREKTORI DAN NAMA FILE DATASetalah klik ‘Generate’ pada menu ‘DATA FILE’, maka akan muncul tampilan seperti gamba dibawah ini yang menampil nama file data yang default pada folder default dari excel. Pillih lokasi folder yang diinginkan dan bila perlu merubah nama file Nama file dan folder tempat penyimpanan file data ini harus diingat
- 32. TAMPILAN FILE DATA Setelah file data terbentuk, maka akan muncul tampilan seperti gambar ini, yang menginformasikan file data sudah terbentuk, selanjutnya Klik ‘OK’. Pengisian data dilakukan pada file ini
- 33. UPDATE • Update: Berfungsi untuk mengupdate data umum dan kegiatan sekolah, bila terjadi perubahan pada data umum dan kegiatan sekolah, perubahan data umum seperti penggantian kepala sekolah, bendahara, atau komite sekolah Klik ‘Update, -> Pilih file -> Save • Data file selalu dibuat baru untuk setiap tahun angaran dan disimpan pada folder yang berbeda
- 34. PILIH NAMA FILE DATA SETELAH KLIK UPDATE, AKAN MUNCUL TAMPILAN INI YANG MEMINTA NAMA FILE YANG AKAN DI UPDATE FILE YANG AKAN DI UPDATE HARUS DITUTUP TERLEBIH DAHULU JANGAN SALAH MEMILIH FILE YANG AKAN DIUPDATE, FILE YANG DIPILIH ADALAH YANG DI GENERATE OLEH APLIKASI INI
- 35. PESAN SETELAH UPDATE SETELAH PROSES UPDATE SELESAI, MAKA AKAN MUNCUL TAMPILAN SEPERTI INI. SELANJUTNYA KLIK ‘OK’ UNTUK MELANJUTKAN PENGISIAN DATA, BUKA FILE DATA YANG BARU DI-UPDATE, KEMUDIAN LAKUKAN PENGISIAN SEPERTI BIASA. DATA YANG DIISIKAN SEBELUMNYA TIDAK HILANG, KECUALI BELUM DI SAVE
- 36. DATA TRANSAKSI Satu file Aplikasi dan file data transaksi hanya untuk transaksi satu tahun anggaran saja! Data transaksi terdiri dari: • Rencana: (pada sheets yang berwarna biru) – Rencana penerimaan – Rencana pengeluaran, sesuai dengan RKAS • Realisasi: (pada sheets yang berwarna merah) – Realisasi penerimaan – Realisasi peng Jangan lupa untuk memasukan transaksi pajak pada realisasi penerimaan dan pengeluaran Jangan lupa saving file data setiap saat dan di akhir pencatatan transaksi Jangan lupa melakukan back up data secara periodik
- 37. TAHUN ANGGARAN • Setiap tahun anggaran meliputi 2 tahun ajaran. Contoh untuk tahun anggaran 2013 • Triwulan Jan-Mar tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013 • Triwulan Mei-Jun tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2012/2013 • Triwulan Jul-Sep tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014 • Triwulan Okt-Nov tahun anggaran 2013 -> Triwulan yang sama tapi untuk tahun ajaran 2013/2014 Tahun Anggaran 2013 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des Tahun Ajaran 2012/2013 Tahun Ajaran 2013/2014 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
- 38. PENGISIAN RENCANA PENERIMAAN Rencana penerimaan dicatat pada sheet “rencana-terima” Transaksi rencana terima terdiri dari: •Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada •Sumber dana •Besaran uang yang rencana diterima , ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan turun ( Tahun pelajaran dan sumber dana tidak perlu diketik, silahkan memilih langsung dari daftar yang ada, klik tanda panah yang ada disebelah kanan sel)
- 39. PENGISIAN RENCANA PENGELUARAN Rencana penerimaan dicatat pada sheet “rencana-terima” Transaksi rencana terima terdiri dari: •Tahun pelajaran, dipilih dari list yang ada •Sumber dana •Subprogram peruntukan dana •Komponen dana BOS Pusat •Besaran uang yang rencana pengeluaran , ditulis pada kolom triwulan kapan dana direncanakan akan dikeluarkan ( Kecuali angka dan keterangan, yang lain tinggal pilih dari list yang ada)
- 40. REALISASI PENERIMAAN Realisai penerimaan dicatat pada sheet “realisai-terima” Transaksi penerimaan terima terdiri dari: •ID, terisi otomatis •Tanggal transaksi dengan format: tgl/bln/thn •Transakasi pada buku kas atau rekening bang •No bukti transakai •Uraian transaksi •Sumber dana •Bila pemotongan pajak, pilih jenis pajak. •Jumlah realisasi penerimaan •Keterangan
- 41. REALISASI PENGELUARAN Realisai pengeluaran dicatat pada sheet “realisai-keluar” Transaksi penerimaan terima terdiri dari: •ID, terisi otomatis •Tanggal transaksi dengan format: tgl/bln/thn •Transakasi pada buku kas atau rekening bang •No bukti transaksi •Uraian transaksi •Sumber dana •Sub program peruntukan •Komponen BOS •Jumlah realisasi penerimaan •Keterangan
- 42. Contoh Pengisian Realisasi Data keuangan sebagai berikut: •Saldo tahun lalu di Bank Rp. 500.000,- •Saldo tahun lalu di Kas Rp. 1.500.000,- •Terima Dana BOS Pusat pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal 15 Januari 2013 Rp.33.000.000,- •Terima dana BOSDA Kabupaten pada triwulan I melalui transfer Bank tanggal 14 Februari 2013 Rp 3.000.000,- •Pengambilan uang BOS pusat untuk Bulan Januari 2013 pada tanggal 16 Januari 2013 sebesar Rp 11.000.000,- •Pembayaran Honor Tenaga Eskul PMR bulan Januari 2013 tgl 17 Januari 2013 Rp 200.000,- •Pemotongan PPh 21 Rp 20.000,- •Pembayaran rekening listrik tanggal 17 Januari 2013 Rp 135.650,- •Setor pajak Rp 20.000,- pada tanggal 31 Januari 2013
- 43. Pencatatan Realisasi Penerimaan • Saldo tahun lalu di Bank, dicatat sebagai saldo pada tanggal 31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di Bank dengan sumber dana BOS Pusat • Saldo tahun lalu di Kas, dicatat sebagai saldo pada tanggal 31 Desember tahun anggaran yang lalu. Transaksi berada di Kas. dengan sumber dana BOS Pusat • Dana BOS Pusat yang ditransfer dari Provinsi dicatat sebagai realisasi penerimaan dengan sumber dana BOS Pusat dan transaksi berada di Bank. • Tanggal terima sesuai dengan tanggal masuk uang tersebut di Bank
- 44. Pengisian Realisasi Terima: Saldo dan Terima transfer di Bank Pencatatan Saldo tahun anggaran lalu Pencatatan Penerimaan BOS Pusat Tw 1
- 45. PENGAMBILAN UANG DARI BANK Ambil Uang BOS Pusat dari Bank Sebagai Realiasai Keluar Tanggal pengambilan Transaksi di Bank Sumber Dana: BOS Pusat Jumlah Uraian Transaksi Uang Masuk Kas Sebagai Realiasai Terima Tanggal pengisian Transaksi di Kas Sumber Dana: BOS Pusat Jumlah Uraian Transaksi
- 46. Pencatatan Pengambilan dari Bank dan Pengisian Kas Pengambilan sebagai realisasi pengeluaran dari Bank Juga sebagai realisasi terima pada Buku Kas
- 47. Realsasi Keluar • Semua pengeluaran dari Kas, dicatat sebagai transaksi di kas. • Setiap transaksi keluar dari kas harus ditulis: Tanggal transaksi, jenis transaksi di Kas, kode bukti, uraian transaksi, sumber dana, nama kegiatan sekolah, komponen BOS yang membiayai, dan jumlahnya
- 48. Pemotongan Pajak • Setiap pengeluaran yang dipotong pajak, maka potongan pajak dicatat pada realisasi masuk. • Nilai yang tertulis pada pengeluaran adalah nilai total plus pajak • Pencatatan pajak yang dipotong sebagi realisasi masuk dengan sumber dana pajak dan sebutkan jenis pajaknya apakah itu PPN, PPh21, PPh22, atau PPh23 • Ketika melakukan setoran pajak, maka dicatat pada realiasi keluar, tetapi dengan sumber dana pajak
- 49. Realisasi Keluar dari Kas • Semua transaksi pengeluaran dari kas harus dicatat pada transaksi realisasi keluar pada buku kas
- 50. Transaksi Yang Menimbulkan Pajak • Setiap transaksi yang menimbulkan pajak, pajak yang dipotong dan sebagai realisasi masuk tetapi sumber dana adalah Pajak dan jenis pajak harus dipilih
- 51. Setoran Pajak • Pajak yang disetorkan ke kantor pajak merupakan pengeluaran dari Kas dengan sumber dana ‘Pajak’
- 52. Transaksi Lengkap Pencatatan transaksi realisai terima Pencatatan transaksi realisai keluar
- 53. LAPORAN KEUANGAN • Laporan keuangan BOS yang bisa dibuat sesuai dengan Petunjuk Teknis pada Permendikbud nomor 76 tahun 2012 • Laporan akan otomatis dibuat setelah tahapan dikerjakan • Laporan Keuangan yang bisa dibuat adalah: BOS-K1, K2, K3, K4, K5, K6, K7 dan K7a
- 54. Tahapan Pembuatan Laporan Keuangan Pastikan Jenis laporan sesuai yang diinginkan Bila kotak ini berwarna gelap, tidak perlu dipilih Pilih periode laporan, bila kotak berwarna gelap tidak perlu dipillih Pilih file data transaksi. Klik tombol “Browse” -> Pilih file data -> Klik ‘Open’ Terakhir Klik pada tombol ‘ cetak laporan’
- 55. CETAK LAPORAN • Setelah klik ‘cetak laporan’ maka laporan akan dibuat dalam bentuk file excel, dengan format sesuai dengan petunjuk teknis. • File laporan bisa disimpan dalam hard disk dengan memberi nama terlebih dahulu ( pilih Save as) • Pencetakan laporan seperti mencetak file excel biasa.
- 56. TERIMA KASIH
- 57. SECURITY SETTING PADA EXCEL Pada Option -> Trust Center -> Macro Settings Pastingkan pilihan Macro Setting pada bullet no dua dari atas
- 58. SETTING REGIONAL Klik tombol bersamaan Window ( )+ R ( ) Akan muncul : Ketikan pada kolom yang tersedia: Intl.cpl kemudian klik OK
- 59. SETTING REGIONAL (2) Pada kolom Format pilih: Indonesian (Indonesia) Kemudian Klik OK Jika pilihan sudah Indonesia, maka regional setting di komputer sudah berlaku Indonesia