Working in distributed remote teams
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The document outlines strategies for effective remote teamwork within distributed teams, emphasizing the importance of hiring skilled individuals and fostering a culture that prioritizes work-life balance. It provides best practices such as defining clear processes, utilizing technology, and encouraging continuous improvement through feedback and personal interaction. Additionally, it suggests specific tools and methods like Kanban and agile practices to enhance collaboration and productivity.
Working in distributed remote teams
- 1. Working in distributed teams Workflows, Tools and methods for efficient remote team work.
- 2. About me 2 Dipl. Inf. Manuel Pistner Founder and CEO Bright Solutions GmbH Based in Darmstadt Founded in 2006 21 employees (9 remote) Web- and mobile applications to improve efficiency of business processes
- 3. https://www.flickr.com/photos/gerlos/3119891607 Why ? 3 Hire the best team possible
- 4. https://c1.staticflickr.com/5/4079/4930552641_10d06245a2_z.jpg Why ? 4 Create a culture for a better work life balance
- 5. https://a0.neupic.com/uploads/media/13582/medium_neupic_borrador_maryna_barcelona_24_03_2015_15_57_f8481f3e_d9f9_4c0 e_b303_6af24748f2e0.jpeg Why ? 5 Reduce costs of passive inventory
- 6. https://www.flickr.com/photos/fulgramz/3247140876/in/gallery-pottengermn-72157623211980987/ Why ? 6 Scalability becomes much easier
- 7. https://c2.staticflickr.com/4/3298/3266859324_fc1b2186f9_b.jpg 11 best practises 7 What really worked* *and what didn't
- 8. http://taka-rfora.com/wp-content/uploads/2014/12/medium_143325009561.jpg Create a vision 8 Your team should know how to win and why. Otherwise you will loose lots of money and motivation.
- 9. http://farm9.static.flickr.com/8574/16517962668_3ca6acd24e_m.jpg Involve your team 9
- 10. https://farm4.staticflickr.com/3507/3220961846_ebc1d908b2.jpg Define clear processes 10 Processes help your team to stay focused. They ensure that each work step contributes to the overall results.
- 11. http://www.bleckmannlabel.com/uploads/2/8/9/0/28905211/569522465.jpg Use technology 11 To support your processes and your team.
- 12. https://farm6.staticflickr.com/5538/9690512888_6cb8cd020d_h.jpg Automate 12 To release your team from administration work.
- 13. http://f.tqn.com/y/fleamarket/1/W/S/A/-/-/comedynose_13544741334_A.jpg Measure 13 Measure your work and team performance. Set SMART and objective goals.
- 14. http://valuesandframes.org/wp-content/uploads/Education.png Reward 14 Define incentives to let your team participate on success.
- 15. https://susanjeanstevens.files.wordpress.com/2012/02/small_127707517-2.jpg Work together 15 Its not the goal to work alone. Its the goal to work interactive together.
- 16. https://farm4.staticflickr.com/3900/15399906982_2ee1d506c1_o.jpg Meet personally 16 Personal contact can't, NEVER, be replaced. Create moments of team success.
- 17. http://farm6.static.flickr.com/5209/5201249023_1342447c1a.jpg Give Feedback 17 Feedback must become a part of your culture of continuous improvement.
- 18. https://c1.staticflickr.com/3/2809/9661913835_4d78d49746_b.jpg Foster agility 18 Improve continuously your processes, tools, methods
- 19. Tools 19 ● Code versioning (GIT, SVN) ● Task and project management (JIRA, Trello, Wrike, Basecamp, ERPAL ...) ● Chat / Message queue (Slack, Skype) ● Centrale platform for integrated business processes (Integration platform, ERPAL, custom solution) ● Avoid emails! Not transparent, not integrated, not accountable ● Video Chat (Google Hangout, Skype) ● Resource planning (Teambookapp, Resourceguru) ● Time tracking (Mite, Toggle. ERPAL) ● Google Apps (Calendar, File sharing, ATTENTION: respect privacy!)
- 20. Methods 20 Kanban: Start not more than 5 tasks in parallel. Get things done! Agile (Scrum): Plan, work, measure, improve. Open Innovation: Central pool for innovation and ideas. Everybody can join. Groups of interest: Allows the team to spend time on improvements. Result oriented: Reaching objectives is the goal, not the delivered working time. Communication: Rather over communicate then do less communication. Separate between synchronous and asynchronous communications as wells. => Support all methods by automation and digital tools accessible from anywhere.
- 21. Requirements 21 The company ● Trust in processes and team members ● See flexibility as a chance ● Build a solid communication structure ● Innovative ● Create a working culture in the team The team members ● Discipline ● Sense of responsibility ● Highly self-motivated ● Well structured work habits
- 22. Questions and answers? pistner@brightsolutions.de brightsolutions.de/newsletter brightsolutions.de @tweetsBS @ManuelPistner fb.me/brightsolutions.gmbh 22
Editor's Notes
- #3: Mein Name ist Manuel Pistner und ich möchte Ihnen heute zeigen, warum und wie Sie Ihre CM Systeme so in Ihre IT integrieren, dass Ihre Geschäftsprozesse effizienter und resourcenschonender durchgeführt werden können. Denn nur so entsteht Freiraum für Innovation.
- #4: Klare Prozesse sind der Schlüssel um heute Online Business mit internen Prozessen zu kombinieren. Schnelle, gezielte und Unternehmensweite Kommunikation ist die Vorraussetzung für Erfolgreiche Unternehmen.
- #5: Klare Prozesse sind der Schlüssel um heute Online Business mit internen Prozessen zu kombinieren. Schnelle, gezielte und Unternehmensweite Kommunikation ist die Vorraussetzung für Erfolgreiche Unternehmen.
- #6: Klare Prozesse sind der Schlüssel um heute Online Business mit internen Prozessen zu kombinieren. Schnelle, gezielte und Unternehmensweite Kommunikation ist die Vorraussetzung für Erfolgreiche Unternehmen.
- #7: Klare Prozesse sind der Schlüssel um heute Online Business mit internen Prozessen zu kombinieren. Schnelle, gezielte und Unternehmensweite Kommunikation ist die Vorraussetzung für Erfolgreiche Unternehmen.
- #8: Klare Prozesse sind der Schlüssel um heute Online Business mit internen Prozessen zu kombinieren. Schnelle, gezielte und Unternehmensweite Kommunikation ist die Vorraussetzung für Erfolgreiche Unternehmen.
- #9: Klare Prozesse sind der Schlüssel um heute Online Business mit internen Prozessen zu kombinieren. Schnelle, gezielte und Unternehmensweite Kommunikation ist die Vorraussetzung für Erfolgreiche Unternehmen.
- #10: Sorgen Sie für hohe Transparenz in allen Prozessen. (Auch die Unternehmensentwicklung ist ein Prozess. Company Reports!)
- #11: Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Prozesse. Prozesse sind in verteilten Teams besonders wichtig.Jeder muss genau wissen, was wann von wem wie zu tun ist und an wen das Ergebnis es zu liefern ist. Prozesse sind die Basis für Transparenz und Kontrolle Je klarer der Prozesse, desto einfacher für das Team, die Aufgaben zu erledigen "I can predict the long termin outcome of your success if you show me your daily habits." - John Maxwell Außerdem geben standadisierte Prozesse den Mitarbeitern halt und stabilität. In Ihren Informationssystemen muss klar werden, wer wann, was bis wann zu tun hat
- #12: Unterstützt Ihre Teams in Ihrer Arbeit. Eines der wichtigsten Punkte um Administration zu reduzieren, prozesse Zu automatisieren. Natürlich muss man seine prozesse kennen.
- #13: Klar definierte Prozesse sollten automatisiert werden. Das spart wertvolle Zeit im Team und hilft dabei, gerade administrative Vorgänge automatisch abzuwickeln. Das sorgt dafür, dass Ihr Team sich auf die wesentliche Arbeiten konzentrieren kann. Nichts ist unmotivierender als wegen ständiger Störung durch verwaltende Aufgaben seine Ziele nicht zu erreichen.
- #14: Ziele müssen Objektiv messbar sein. Metriken für Entwicklungsteams.Das spielt nicht nur der Transparenz in die Karten sondern auch der Motivation. (Nicht, was das Team macht sondern was es erreicht hat sollte als Leistung in IhrerUnternehmenskultur gewertet werden) Micromanagement beeinfluss die Produktiviät erheblich! Sonst falsches Team Schlimm ist wenn zielorientiertes Arbeiten gepredigt wird, aber jeder Arbeitsschritt kontrolliert wird
- #15: Belohnen – Belohne das objektive Erreichen von Zielen kann durch beteiligung, inzentivierung etc erfolgen. Belohnung nach Objektiven Kriterien ist gerade in verteilten Teams umso wichtiger um Vertrauen aufzubauen.
- #16: Ziel ist es, nicht alleine zu arbeiten sonder interaktiv gemeinsam Ziele zu erreichen. Wenn Sie etwas gemeinsam erreicht haben, feiern Sie auch Gemeinsam. Das geht auch sehr gut per Remote :-)
- #17: Persönlicher Kontakt kann nicht ersetzt werden. Er bildet die Basis für Vertrauen und Teamgeist und schafft persönliche verbindung. Das ist nicht für die eigentliche Arbeit nötig, für die Kultur jedoch sehr wohl. Auch das sollte Gewohnheit werden und regelmäßig passieren. Feierabend-Bier per Hangout, Regelmäßige Treffen, Weihnachtsfeier per Hangoutintegration
- #18: Ständiges Feedback ist essentiell. Es muss eine Kultur geben in der Kritik als etwas gutes Angesehen wird. Als etwas, das einem hilft besser zu werden. Nur wenn Kritik positiv Aufgefasst wird und teil der Kultur ist, kann sie in verteilten Teams zu verbesserung Führen.
- #19: Kontinuierliches Feedback und ständige Verbesserung. Optimieren Sie Ihre der Prozesse und deren Untermauerung durch Tools ständig. Es gibt kein „fertig“. Innovation muss im Team verankert und Teil der Kultur werden. Wer aufhört, besser zu werden, hat aufgehört, gut zu sein. (Philip Rosenthal)
- #20: Klare Prozesse sind der Schlüssel um heute Online Business mit internen Prozessen zu kombinieren. Schnelle, gezielte und Unternehmensweite Kommunikation ist die Vorraussetzung für Erfolgreiche Unternehmen.
- #21: Klare Prozesse sind der Schlüssel um heute Online Business mit internen Prozessen zu kombinieren. Schnelle, gezielte und Unternehmensweite Kommunikation ist die Vorraussetzung für Erfolgreiche Unternehmen.
- #22: Klare Prozesse sind der Schlüssel um heute Online Business mit internen Prozessen zu kombinieren. Schnelle, gezielte und Unternehmensweite Kommunikation ist die Vorraussetzung für Erfolgreiche Unternehmen.
- #23: Fragen?