Optimización de procesos II_5_2.2015

CONTENIDO
Unidad 5:
Definición de procesos
futuros y condiciones de
implantación
26-09-2015 Ing. Carmen Elena Pérez 2

Determinar
las ligaciones
en la nueva
arquitectura
de la
organización.
Ejemplos
aplicados a un
proceso
transversal.
Selección
de la alternativa
óptima y
evaluación del
impacto del
rediseño de
procesos.
Cambios
organizativos
asociados al
rediseño de
procesos.
26-09-2015 Ing. Carmen Elena Pérez 3
Definición de procesos futuros y
condiciones de implantación

Determinar las ligaciones en la nueva
arquitectura de la organización.

Las Organizaciones:
Desde el inicio del mundo los seres humanos se comunican,
interrelacionan y conforman organizaciones a fin de
alcanzar objetivos comunes que permitan satisfacer
necesidades individuales y colectivas; son consideradas
entidades establecidas de acuerdo a un marco legal.
Una organización es un sistema de actividades conscientes
coordinadas, de dos o más personas. Chester Irving
Barnard (1886 – 1961)

Selección de la alternativa óptima y evaluación
del impacto del rediseño de procesos.

FIJACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La estructura organizativa establece las responsabilidades, autoridades y relaciones,
ordenadas según una estructura, a través de la cual una organización cumple sus
funciones.
La estructura organizativa, representada habitualmente bajo la forma de un
organigrama en conjunto con una matriz de responsabilidades, es la agrupación de los
actores, indicando cantidad, ubicación jerárquica e interrelaciones.
En la cúspide de dicha estructura se encuentra la dirección, que tiene la máxima
responsabilidad por la gestión eficaz de toda la organización, así como de los diversos
sistemas que operan en la misma y luego se encuentra los siguientes niveles
jerárquicos.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS
Los recursos son establecidos por la dirección e indican el con qué va la organización
hacia el cumplimiento de sus metas. Para que esto se cumpla los recursos deben ser
adecuados y suficientes.
Dichos recursos son necesarios tanto para la aplicación de las diversas políticas, como
para el logro de las metas y de los objetivos.
Todos estos recursos, que generalmente son escasos y, por lo tanto deben optimizarse,
cobrarán diferente importancia según el tipo de organización y la clase de productos
suministrados por ésta.

NECESIDAD DE COORDINACIÓN
Una coordinación adecuada de los factores esenciales que se encuentran dentro de
la organización, en particular las actividades y los recursos, es indispensable para
lograr que todas las acciones y las decisiones se realicen de acuerdo a lo establecido
en las diversas políticas de la organización.
La coordinación se lleva a cabo mediante diversas herramientas: es la estructura
organizativa para la gente, es la cadena de provisión para las relaciones entre
sectores, es el control permanente para asegurarse la ejecución de las actividades de
acuerdo a los planes, etc.
Y, por supuesto, toda organización se desplaza con el esfuerzo de todos, mediante la
conducción y la armonización de la más alta jerarquía.

NECESIDAD DEL CONTROL
Para alcanzar las metas, las organizaciones se deben estructurar de tal manera que la
gente, así como todos los recursos que afecten los resultados esté bajo control. El
término control aquí se debe entender como dominio o conducción.
Todos estos controles deben orientarse hacia la reducción, la eliminación y, lo que es
más importante, a la prevención de las deficiencias desde el punto de vista de la
gestión.

EL SISTEMA DE GESTIÓN Y EL CICLO PDCA
Toda actividad racional consta de cuatro etapas sucesivas: planificación, realización,
verificación y actuación.
Esto se representa esquemáticamente en la clásica ruta de Deming o ciclo PDCA, que
debe llevarse a cabo para que cualquier sistema de gestión se comporte en forma
eficaz y eficiente.
Todos los sistemas de gestión que se consideraron para este trabajo siguen una
sistemática basada en el ciclo PDCA.
El ciclo se debe girar continuamente, de modo que al final se alcance el objetivo
inicial establecido en la etapa 1. Se lo representa generalmente en un plano cuando
realmente debe verse como un espiral ascendente que conducirá a un mejoramiento
continuo en las metodologías de trabajo, particularmente en la integración de los
sistemas que nos ocupa.

Cambios organizativos asociados al
rediseño de procesos.

NUEVA ARQUITECTURA DE LA ORGANIZACIÓN
DEFINICION DE LOS PROCESOS FUTUROS DE LA ORGANIZACIÓN
PARA LA IMPLANTACION DEL SISTEMA DE GESTION
DE CALIDAD Y AMBIENTE
Cambio Organizacional asociado al rediseño del proceso para la implantación de los
requisitos del sistema de Gestión de Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental,
REINGENIERIA DE LA ORGANIZACIÓN
1.- ESTRATEGIA : * implantación del sistema de Gestión de Calidad basado en la
norma ISO-9001.2008
* implantación del sistema de Gestión Ambiental basado en la
norma ISO-14001.2005
2.-COMITÉ GUIA del SGC/SGA
Equipo Natural de Administración (ENA)
Representante de la Dirección
3.-COMITE DE FACILITADORES
Especialistas por Departamento
4.- COMITÉ DE MEJORA CONTINUA (ENT)
Equipo Natural de Trabajo
5.- Matriz de responsabilidades del plan de implantación del SGC/SGA

Sistema organizacional
ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD
ENA
ENT
EMP
ENA: EQUIPO
NATURAL
DE
ADMINIST
RACION
ENT: EQUIPO
NATURAL
DE
TRABAJO
EMP: EQUIPO
DE
MEJORA
DE
PROCESO

Organización para DirecciónOrganización para la Calidad
Organización para Dirección

Organización de la función Calidad

Optimización de procesos II_5_2.2015

ISO 9001:2008: Sistemas de gestión de la calidad —
Requisitos
5 Responsabilidad de la dirección
5.1 Compromiso de la dirección
La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e
implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua
de su eficacia
a) comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del
cliente como los legales y reglamentarios,
b) estableciendo la política de la calidad,
c) asegurando que se establecen los objetivos de la calidad,
d) llevando a cabo las revisiones por la dirección, y
e) asegurando la disponibilidad de recursos.

Requisitos
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades están
definidas y son comunicadas dentro de la organización.

Requisitos
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.5.2 Representante de la dirección
La alta dirección debe designar un miembro de la dirección quien, con independencia
de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya
a) asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios
para el sistema de gestión de la calidad,
b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la
calidad y de cualquier necesidad de mejora, y
c) asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente
en todos los niveles de la organización.
NOTA La responsabilidad del representante de la dirección puede incluir relaciones
con partes externas sobre asuntos relacionados con el sistema de gestión de la
calidad.

ISO 14001:2004 :SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL.
REQUISITOS CON ORIENTACIÓN
PARA SU USO
4.6 Revisión por la dirección
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización, a
intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia
continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de mejora y
la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión ambiental, incluyendo la
política ambiental, los objetivos y las metas ambientales. Se deben conservar los
registros de las revisiones por la dirección.
Los resultados de las revisiones por la dirección deben incluir todas las decisiones y
acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la política ambiental,
objetivos, metas y otros elementos del sistema de gestión ambiental, coherentes con
el compromiso de mejora continua.

Comité Guia:
▫ Representante de la
dirección
▫ Puntos focales por
departamento
▫ Auditores Internos.
▫ Controlador de
Documentos
5 Responsabilidad de la Dirección

Definición de procesos futuros y condiciones
de implantación.
5.5 Responsabilidad, autoridad y
comunicación
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
La alta dirección debe
asegurarse de que las
responsabilidades y
autoridades están definidas y
son comunicadas dentro de la
organización.
5
Responsabilidad de la Dirección

Definición de procesos futuros y condiciones
de implantación.
• Cambios organizativos asociados al rediseño de
procesos.

EQUIPOS DE TRABAJO EFECTIVOS
Una vez identificados los procesos que se desean mejorar, debe definirse
quienes deben integrar el equipo que trabajará en el análisis y la mejora.
En primer lugar se clarifica quien es el “dueño del proceso” o el “propietario
del proceso”, es decir quien es el responsable del desempeño global del
mismo, lo que supone su efectividad, control y adaptabilidad.
En muchas ocasiones, el “dueño del proceso” no tiene autoridad sobre todas
las actividades ya que el proceso abarca diferentes áreas funcionales de la
empresa.
En general, en estos casos, es el gerente que está más involucrado en el
proceso, ya sea por los recursos o el grado en que es afectado cuando hay
problemas.
(Juran y Gryna, 1995).

EQUIPOS DE TRABAJO EFECTIVOS
El “dueño del proceso” debe elegir a los miembros del equipo atendiendo a
que:
•Tengan experiencia en el proceso.
•Puedan contribuir más (conocimientos, creatividad).
• Puedan asistir a las reuniones del equipo (disponibilidad de tiempo,
motivación).
Para que el equipo trabaje de manera efectiva debieran estar claros el
objetivo, los diferentes roles (coordinador, responsable de los registros,
participantes) y la metodología de trabajo.
Si bien el funcionamiento de un equipo no se define sólo por las reuniones
que el mismo realiza, éstas son un ámbito muy importante de comunicación y
trabajo. Que se realicen en un clima adecuado, de participación y búsqueda de
consenso; con un buen manejo del tiempo, en un lugar propicio, son también
claves para el logro del objetivo plantead o

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