Optimización de procesos de negocios - Olga Baquero
1 recomendación484 vistas
El documento aborda la optimización de procesos empresariales, destacando la importancia de ser organizaciones más inteligentes y aprovechar datos para una gestión ágil y eficiente. Se presentan retos como la intensa competencia y el creciente volumen de información, así como las prioridades en la industria, que incluyen reconstruir la confianza y reducir riesgos. Se proponen soluciones de gestión empresarial y de contenido (ECM) que mejoran la productividad, reducen costos y transforman procesos manuales en procesos automáticos más rápidos y efectivos.
Optimización de procesos de negocios - Olga Baquero
- 1. Optimización de procesos de negocios cómo: Cuentas por pagar y contrato entre otros Olga Lucía Baquero Soluciones de Industria Gerente para la Región Países Habla Hispana 1
- 2. Todas las industrias necesitan convertirse en industrias más inteligentes… Las organizaciones Inteligentes, interconectadas, instrumendas pueden: Mejorar el desempeño de Optimizar costos y ser más Lograr una Gestión del negocio al enfocarse en el ágil al repensar los modelos Riesgo más inteligente al cliente de negocio y simplificar optimizar los procesos arquitecturas. críticos de negocio y apalancados en el análisis de la información Con la gran cantidad de contenido, necesitamos formas para capturar y convertirla en información accionable. 2
- 3. Pero para ser más inteligentes, las empresas tienen un conjunto de retos por resolver Competencia 80 % Intensa 10x Cantidad de información no Con un crecimiento del número La cifra que se proyecta de estructurada (emails, blogs, etc) de fusiones y adquisiciones, crecimiento de la cantidad de que es difícil de manejar y seguir. desinversiones y los información digital para el proveedores privados de 20112 servicios bancarios Aumento radical de 15 petabytes Rápido crecimiento de supervisión La cantidad de nueva las expectativas de los Está marcando el comienzo de una información que se crea diariamente—ocho veces más clientes nueva era de intervención del por ofertas y servicio de gobierno que la información de las bibliotecas en USA3 asesoramiento imparcial 3 1 Gartner/Forrester, 2, 3 Unknown
- 4. Prioridades más importantes de la industria… La prioridad es diferente para cada empresa 1. Reconstruir la confianza 2. Crecimiento y Rentabilidad 3. Reducir el riesgo de crédito y operacional. 4. Reducir costos
- 5. Enfocarse en una de las tres propuestas de valor y ser bueno en eso!!! Optimización y Ofertas de valor para la Nuevos e innovadores Consolidación línea de negocio (LOB) proyectos de ECM • Consolidatr las • Reducción de papel implemenntaciones de ECM • Consolidar la originación de préstamos • Mejoramiento de los • Aprovechar la información que Procesos está en el contenido • Consolidar la apertura de • Gestión de registros • Introducir los estándares de cuentas nuevas • Cumplimiento ECM • Consolidar los sistemas de • Optimizar el sistema de • Storage & archive gestión de casos captuar • Actualizar la automatización • Mejorar los procesos de los procesos de negocio decisión ad hoc • Aplicar las mejores prácticas • Facilitar los servicios de la de ECM cadena de suministro • Ofrecer los servicios electrónicos de seguridad 5
- 6. Las Soluciones de ECM proveen valor y beneficios para la línea de negocios en las empresas… BENEFICIOS: Mortgage lending Business lending • Reducción de papel y procesos Consumer Student manuales lending lending • Mejora de los procesos y refuerzo de reglas de negocio • Productividad en el procesamiento Wealth management ECM Trust Banking (STP) • Reducción en el tiempo de los ciclos • Gestión y captura de los documentos en la apertura de cuenta Consolidating Fraud and illegal case systems transactions • Gestión de todo el proceso de préstamos Wholesale Credit card • Captura y retención confiable de los banking Current account processing opening documentos • Gestión de los registros y cumplimiento • Archivado 6
- 7. ANTES – Unica Ubicación, prolongados tiempos de espera… Procesos basados en papel
- 8. DESPUES – Sin papel, Reducción del tiempo de los ciclos
- 9. 9 Si tuviera que elegir uno sería el de préstamos más inteligentes… Préstamos más inteligentes se anticipa a las necesidades de los clientes y entrega una decisión mucho más rápido – servicios y prodcuctos innovadores, más coherente y ágil que las demás ofertas del mercado. LOGRAR una GESTION Puntos de ENTREGAR una INTEGRAL e EXPERIENCIA más INTELIGENTE del contacto ATRACTIVA PARA EL RIESGO PRESTAMO CLIENTE ¿Es posible optimizar el riesgo ¿Podemos aprovechar la financiero y operativo para llegar información de los clientes para tener a una visión totalmente integrada nuevas ideas, romper los silos para del riesgo, comprender y una integración entre los canales, gestionar la exposición al riesgo y líneas de productos y así crear una recompensa y colaborar en la experiencia más atractiva, y más promoción de reglamentos y conveniente, permitiendo a los sistemas de gobernabilidad a clientes crecer y proteger su capital nivel mundial? de forma más eficaz? CONSTRUIR PROCESOS Y SISTEMAS INTELIGENTES Y FLEXIBLES ¿Podemos simplificar y racionalizar el back- office para reducir en general su complejidad operativa, llevar rápidamente nuevos productos y servicios al mercado, reducir costos y riesgos significativamente, y cumplir mejor con las regulaciones?
- 10. EJEMPLO: Reducción sustancial de costos por la racionalización del proceso de préstamos ... IMPROVEMENT OPPORTUNITY $150.00 $950.00 $350.00 $200.00 $750.00 $75.00 Collect Data once $(10.00) $(15.00) $(50.00) (Change Process) Auto-distribute product/price $(20.00) (Implement Model) Automated eligibility , price lock $(15.00) $(50.00) $(25.00) (Integrate Sof tware) Automated task completion $(150.00) $(75.00) $(100.00) (Rules Based Workf low) Automated v endor integrations $(100.00) (Integrate Sof tware) Auto data v alidations $(150.00) $(100.00) $(100.00) $(100.00) $(50.00) (Implement Smart Docs) Electronic transport of docs/data $(5.00) $(75.00) $(75.00) $(50.00) $(100.00) $(20.00) (Implementation Imaging) Electronic f unds management $(5.00) $(25.00) $(50.00) (Use wire transf er) Projected Savings $ $545.00 $275.00 $175.00 $400.00 $70.00
- 11. Procesamiento de Facturas de Proveedores Estado del Pago P R Fax O Excepción ERP V E Ingreso E CLIENTE Manual Papel D de los O ERP Datos R Factura E Proceso Electrónica S Pago
- 12. Fundamentos del Flujo de trabajo de las imágenes • Los "Documentos“ de papel pueden ser formularios (las solicitudes de empleo, hipoteca ó préstamo), facturas ó declaraciones, impresiones, etc • Todos necesitan ser escaneadas para digitalizarlas (convirtiéndolos en papel a imágenes digitales) "Todos” excepto por los formularios electrónicos (e-forms) y otros documentos nacen en formato digital • Todos necesitan el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) ó el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) con el fin de extraer información que puede utilizar como metadata y para el enrutamiento ó flujo de trabajo del contenido. Template Documentation 12
- 13. ANTES de PIE (Production Imaging Edition) Cuentas Por Pagar Proveedor Facturas Procesador revisa Facturas listas envía factura al Asistente enrutadas a La precisión de Para procesar cliente Ordena Facturas procesadores las facturas Aprobadores revisan Las facturas y resuelve Facturas aprobadas Factura se regresa Se enrutan facturas Cualquier discrepancia Facturas se publican Para pago Al procesador Al aprobador para pago Documentos Disponibles para Proceso de Pago Documentos de pago Búsqueda y Basado en los Pago realizado a Enrutados para Documentos Recuperación Términos Los proveedores ser diligenciados diligenciados Tiempo Promedio del ciclo de Recibo y Pago de la Factura: : 4 – 8 semanas Template Documentation 13
- 14. DESPUES de PIE (Production Imaging Edition) Cuentas Por Pagar Almacena la imgen de la La factura es Procesador Proveedor envía Asistente factura y se hace Enrutada revisa la factura factura escanea facturas metadata online automáticamente online Se publican Automaticamente Aprobador automaticamente Proveedor enruta autoriza facturas las facturas al Envía pago al ingresa al portal discrepancias online ERP proveedor por preguntas Tiempo Promedio del ciclo de Recibo y Pago de la Factura: : 1 – 4 días!!! Template Documentation 14
- 15. Cómo PIE mejora el proceso de cuentas por pagar y cualquier otro proceso basado en papel Drásticamente reduce los recursos necesarios para la gestión del proceso Drásticamente reduce el tiempo necesario para avanzar el proceso Mejora la comunicación con el proveedor (ó cliente) Mejora el servicio con el proveedor (ó cliente) Mejore el flujo de caja y el crecimiento del negocio Reduce el costo de la transacción Reduce los costos por el almacenamiento de papel Hacer más con menos recursos Template Documentation 15
- 16. ANTES de PIE (Production Imaging Edition) Solicitud de un Préstamo Generate Underwriter Deliver to C. Reject Fileroom Generate Outbox File Room Barcode Letters and Inbox Docs Fax them FAXed out Possible Sort for 10 Deliver File Order Generate Mailroom Regional Manager Underwriter Underwrite Registration Regions Designated Inbox Flood & Fax Outbox Inbox Distribute Loans A. B. Regions Insurance Approval Sort Mail Letter Underwriter Generate Outbox to Deliver to Underwriter Reject Portfolio Outbox Portfolio Inbox Letter Department Department and fax out Deliver to Deliver to Manager Underwriter A. M ortgage Insurance • Requiere la Manager Manager Mortgage 1008 fax to Fileroom File the File intervención umana Inbox Outbox Outbox to Deliver Generate Insurance Mortgage file to Inbox Barcode Fileroom Inbox Insurance Fileroom Company • Actividad parcialmente Manager Review automática B. Conditions Processing Manager Manager • Latencia en el proceso Change Match Deliver Outbox Outbox Wait for Conditions Conditions Conditions Underwriter Conditions faxed Condition Outbox Conditions Inbox Status in With File To C. Bravura Underwriter • Actividad Deliver to Manager Deliver to Committee Review completamente Conditions automatizada Committee Committee Outbox Inbox File the Fileroom Outbox to Restatus Deliver to File Inbox Fileroom Fileroom Loan & fax Disposition Letter Committee Review • Este es un ejemplo real de un cliente de IBM, This is a real example from an IBM customer, compañía de procesamiento de hipotecas. • En gran parte un proceso manual, alto involucramiento de los empleados y con una amplia latencia. • Muchos pasos en el procesoTemplate Documentation de solicitud principal y secundario 16
- 17. Loan Origination – After PIE Review Process Generate Start of C. Reject Letter Route to Review & fax to Customer Release to Possible LP Order Flood Gener ate & Gener ate Auto Transfer B. FAX Possible QC & Index Underwr iter Under wr ite Auto Index IDM Route to & DU Other Internal Route to Audit Loan Received Registr ation Documents Inbox Loan & Mor tgage fax Appr oval Fr om Loan Documents Underwr iter Insurance Letter Documents Origination Auditing Queue System • Requiere la intervención umana Route to Underwr iter Route to Manager B. Conditions Processing • Actividad parcialmente Manager Queue B. automática Fax Received Index Assistant Restatus Loan Docum ents reviews & Letter , Fax Route to conditions disposition Assistant Done. • Latencia en el proceso • Actividad completamente automatizada • Muestra un claro valor al implementar PIE para ampliar ECM, específicamente BPM. Template Documentation 17
- 18. La Nueva Ruta, Procesamiento Directo RESULTADOS El proceso de redujo de 7 días a 48 horas o menos. Se redujeron los pasos y se eliminaron los sub-procesos Soporta un incremento de 400% del volumen de préstamos Se redujo el costo por préstamo de $250 a $60 76% de ahorro en costos No se perdieron mas documentos Menor esfuerzo en las transferencias de los documentos Casi que se eliminaron por completo las tareas manuales Mínima interacción humana Todas las partes, incluyendo los clientes, ahora tienen acceso inmediato a la información y son parte de la solucón. Template Documentation 18
- 19. Gracias 19