Tutorial Openoffice.org base

Tutorial de
OpenOffice.org Base
Creación y uso de bases de datos

Álvaro E. Prieto Ramos

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Autor
Álvaro E. Prieto Ramos

Editor
Ismael Fanlo Boj

Realimentación
Mantenedor de esta versión: Ismael Fanlo Boj
Por favor dirija cualquier comentario o sugerencia sobre este documento a:
ifanlo@superalumnos.net

Fecha de publicación y versión del software
Contenido publicado originalmente en Internet el 22 de noviembre de 2007.
Versión imprimible del 5 de marzo de 2009.
Basado en OpenOffice.org 2.0

Nota del editor
Este material está basado en el contenido publicado por el autor en su blog:
http://tutorialopenofficebase.wordpress.com.
Se ha tratado de adaptarlo a un documento imprimible para poder ser utilizado en cursos o
como manual de referencia.

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Índice del contenido

Índice del contenido
COPYRIGHT Y LICENCIAS....................................................................................................................I
ÍNDICE DEL CONTENIDO.....................................................................................................................II
INTRODUCCIÓN...............................................................................................................................1
UNIDAD 1. INSTALACIÓN Y ENTORNO DE OOO BASE. CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS..........................2
1. Descarga e instalación de OpenOffice.org 2.0...................................................................2
1.1. Descarga de OpenOffice.org 2.0................................................................................2
1.2. Instalación de OpenOffice.org 2.0.............................................................................4
2. Primera ejecución de OOo Base y creación de base de datos............................................7
3. Entorno de OpenOffice Base ..........................................................................................10
3.1. Menús de OpenOffice Base.....................................................................................11
UNIDAD 2. INTRODUCCIÓN Y CREACIÓN DE TABLAS...........................................................................15
1. ¿Qué es una tabla?...........................................................................................................15
2. Creación de tablas............................................................................................................16
3. Edición de datos...............................................................................................................20
3.1. Inserción de datos.....................................................................................................20
3.2. Navegación, ordenación y filtrado de datos.............................................................21
3.3. Modificación y eliminación de datos.......................................................................24
3.4. Ejercicios propuestos...............................................................................................24
UNIDAD 3. TIPOS DE DATOS Y EDICIÓN DE TABLAS.............................................................................26
1. Tipos de datos..................................................................................................................26
2. Edición de tablas..............................................................................................................28
2.1. Modificación de columnas existentes......................................................................30
3. Ejercicios propuestos.......................................................................................................35
UNIDAD 4. RELACIONES ENTRE TABLAS............................................................................................36
1. Relaciones entre tablas....................................................................................................36
2. Tipos de relaciones entre tablas.......................................................................................39
3. Establecer relaciones entre tablas....................................................................................40
3.1. Establecer relaciones uno a muchos.........................................................................40
3.2. Establecer relaciones muchos a muchos..................................................................43
UNIDAD 5. CONSULTAS SIMPLES.....................................................................................................47
1. Consultas.........................................................................................................................47

Tutorial de OpenOffice.org Base ii

Contents

2. Creación de consultas sobre una tabla utilizando el asistente.........................................47
3. Creación de consultas sobre varias tablas combinando el asistente con el modo Diseño...
51
UNIDAD 6. CONSULTAS AVANZADAS Y VISTAS...................................................................................59
1. Entorno de trabajo en vista Diseño..................................................................................59
2. Creación en vista Diseño de consulta sobre varias tablas................................................61
3. Creación de consultas que incluyen funciones................................................................64
4. Vistas. Consultas sobre vistas..........................................................................................67
UNIDAD 7. FORMULARIOS BÁSICOS..................................................................................................71
1. Formularios......................................................................................................................71
2. Entorno de creación de un formulario.............................................................................71
3. Creación de un formulario básico....................................................................................75
UNIDAD 8. FORMULARIOS AVANZADOS.............................................................................................84
1. Creación de formularios con múltiples tipos de campos de control................................84
2. Creación de formulario con subformularios....................................................................90
UNIDAD 9. INFORMES....................................................................................................................96
1. ¿Qué es un informe?........................................................................................................96
2. Creación de un informe simple........................................................................................97
3. Creación de informe agrupando por un campo..............................................................101
4. Creación de informe agrupando por más de un campo.................................................103
5. Ejercicios propuestos.....................................................................................................105
UNIDAD 10. MANEJO DE FUENTES DE DATOS EXTERNAS EN OOO BASE..............................................107
1. Fuentes de datos.............................................................................................................107
2. Trabajar con bases de datos de MS Access...................................................................108
3. Creación de base de datos a partir de archivos de texto................................................112
4. Ejercicios propuestos.....................................................................................................114
SOBRE EL AUTOR........................................................................................................................115

Tutorial de OpenOffice.org Base iii

Introducción

Introducción
Este es un tutorial creado con la intención de explicar el funcionamiento de OpenOffice
Base y con el objetivo de intentar hacer ver que en la mayoría de los casos es una
alternativa perfectamente válida a herramientas como Microsoft Access.
Las 10 únidades originales de las que consta el tutorial están realizadas sobre OpenOffice
2.0 y la mayoría de ellas se acompañan de un enlace a un pequeño video-tutorial sobre
algún contenido en particular de dicha unidad. En la medida de lo posible intentaré ir
creando entradas para indicar cambios significativos que hayan tenido lugar en versiones
posteriores.
Aunque el tutorial está creado para OpenOffice 2.0 sobre Microsoft WindowsXP creo que
es perfectamente extrapolable a sistemas Linux.
El por qué de crearlo sobre WindowsXP en lugar de sobre Linux es porque este tutorial
está especialmente dirigido a aquellos usuarios con poca experiencia en trabajar con
Linux o con miedo a dejar su Windows pero que al menos quieren probar alternativas
libres a Microsoft Office.
La realización de este tutorial no hubiera sido posible sin la ayuda de Roberto Rodríguez
Echeverría, Adolfo Lozano Tello, Fernando Sánchez Figueroa y Mayte Jiménez Almagro.
Espero que os sea útil.

Tutorial de OpenOffice.org Base 1

Unidad 1. Instalación y entorno de OOo Base. Creación de una base de datos

Unidad 1. Instalación y entorno de OOo Base.
Creación de una base de datos
En primer lugar, en esta unidad aprenderemos a descargar e instalar la suite OpenOffice
en español.
A continuación, crearemos nuestra primera base de datos después de ejecutar por primera
vez OOo Base.
Por último, veremos los elementos más importantes del entorno de esta herramienta.
Puedes ver el video-tutorial de instalación en la página personal del autor:
http://quercusseg.unex.es/alvaro/tutorial/Base_vid_01_v2.htm

1. Descarga e instalación de OpenOffice.org 2.0
En este punto vamos a ver cómo descargar e instalar la suite OpenOffice. En el primer
apartado veremos cómo conseguir los dos archivos necesarios para instalar OOo en
español y en el segundo los pasos a seguir en la instalación. Si ya dispones de los dos
archivos necesarios para la instalación puedes pasar directamente al apartado 1.2.
1.1. Descarga de OpenOffice.org 2.0
Para descargar OOo 2.0 abrimos una ventana de nuestro navegador favorito y tecleamos
la dirección http://www.openoffice.org. Entramos entonces en el sitio oficial de OOo que,
como podemos ver, está en inglés (Figura 1.1).

Figura 1.1 Sitio oficial de OpenOffice en inglés
Para irnos al sitio oficial en español y así poder instalarlo en este idioma, debemos hacer
clic con el ratón en el gráfico en forma de mapamundi donde pone “native language” y
elegir el idioma español (”Spanish”) a continuación. Se abre entonces el sitio oficial de
OOo en español (ver Figura 1.2) donde se nos presentan a la derecha tres opciones
(”Descarga”, “Instala” y “Configura”) de entre las que debemos elegir la primera de ellas.



Figura 1.2 Sitio oficial de OpenOffice en español
En la ventana de descarga debemos elegir siempre la versión estable disponible. Luego,
elegimos el sistema operativo donde instalaremos OOo y desde donde queremos
descargar el archivo instalable (Figura 1.3).

Figura 1.3 Elección de descarga de versión estable
Una vez descargado el archivo instalable de Ooo, necesitamos descargar el paquete con el
idioma español. Para ello, nos vamos a la parte inferior de la ventana, y elegimos el
mismo sistema operativo que hayamos elegido para el archivo que acabamos de bajarnos
(ver Figura 1.4).



Figura 1.4. Descarga del paquete de idioma español
Si hemos realizado bien estas operaciones debemos tener dos archivos en nuestra carpeta
habitual de descargas, uno para la instalación principal de OOo y otro con el paquete de
idioma español (Figura 1.5).

Figura 1.5. Archivos necesarios para la instalación de OOo.

1.2. Instalación de OpenOffice.org 2.0
Para instalar OpenOffice, nos situamos en la carpeta donde tengamos los dos archivos
necesarios para instalar OOo (ver Figura 1.5) y abrimos el archivo ejecutable principal
que se distingue del otro, por contener la palabra “Install” en el nombre de archivo.



Nos sale entonces una pantalla de agradecimiento y le damos a continuar para elegir el
directorio temporal donde queremos que se descompriman los archivos que se van a
utilizar durante la instalación. Una vez descomprimidos los archivos, se abrirá
automáticamente una ventana donde comienza la instalación propiamente dicha y donde
lo primero que tenemos que hacer es leer y aceptar la licencia de uso (Figura 1.6).

Figura 1.6. Aceptación de la licencia de uso
A continuación se nos presenta una pantalla (ver Figura 1.7) donde escribir nuestro
nombre de usuario al utilizar OOo y la empresa o la institución en la que trabajamos.
Además, en esta ventana podemos indicar si queremos que OOo esté disponible para
todos los usuarios del equipo o sólo para el usuario con el que estamos realizando la
instalación.

Figura 1.7. Elección de nombre, empresa y usuarios que utilizarán OOo



El siguiente paso es elegir entre la instalación completa de todas las herramientas
disponibles en OOo o sólo alguna de ellas. Esta última opción se recomienda sólo para
usuarios avanzados de OOo por lo que en este tema elegiremos la opción de instalación
completa (ver Figura 1.8) .

Figura 1.8. Elección de instalación completa de OOo
Por último, sólo nos queda decidir si alguno de los formatos de archivos más comunes de
la suite Microsoft Office queremos que se asocien a partir de ahora con OOo y por tanto
se abran de ahora en adelante con OOo (ver Figura 1.9).

Figura 1.9. Asociar formatos Microsoft Office a OOo



Una vez concluida la instalación principal sólo queda instalar el paquete de idioma
español. Para ello abrimos el otro archivo descargado, que debe incluir el texto
“langpack_es” en su nombre. Los pasos a seguir a continuación son muy parecidos a lo
que hemos hecho para instalar Ooo. Así, primero debemos elegir una carpeta temporal
donde guardar los archivos de instalación y a continuación leer y aceptar la licencia de
uso. Una vez hecho esto, el programa de instalación debería haber encontrado el lugar
donde está instalado OOo e indicarnos si queremos instalar en esa carpeta el paquete de
idioma español (ver Figura 1.10). Aceptamos y ya tendremos OpenOffice.org 2.0 en
español instalado en nuestro equipo.

Figura 1.10. Instalación del paquete de idioma español.

2. Primera ejecución de OOo Base y creación de base de
datos
Una vez tenemos instalado OOo, y, en el caso de estar en un sistema Microsoft Windows,
para lanzar OOo Base, debemos ir al botón “Inicio”, situar el cursor del ratón sobre
“Todos los programas” para que aparezcan todos los programas instalados en nuestro
equipo, a continuación ir a la carpeta “OpenOffice.org 2.0” y elegir de entre todas las
herramientas disponibles ”OpenOffice.org Base” (ver Figura 1.11).



Figura 1.11. Ejecución de OOo Base
Al entrar en OOo Base nos encontraremos la ventana “Asistente para base de datos” que
aparece en la figura 1.12 donde se nos da a elegir entre crear una nueva base de datos,
abrir una base de datos existente o conectar con una base de datos existente.
En esta unidad se va a crear la base de datos que se usará el resto del curso; por tanto, en
este caso, elegiremos la primera opción, pero una vez que esté creada y volvamos a entrar
a OOo Base tendremos que marcar la segunda opción y elegir nuestra base de datos. La
tercera opción (conexión con una base de datos existente) se estudia en la última unidad
de este curso.

Figura 1.12. Ventana inicial “Asistente para base de datos”
Si hemos elegido la opción de creación nos debe aparecer una ventana como la de la
figura 1.13 donde, por un lado, debemos elegir entre registrar o no la base de datos y, por
otro, entre abrir o no la base de datos para editarla y crear tablas usando el asistente.



Figura 1.13. Ventana “Guardar y continuar”
Registrar la base de datos sirve para indicar a OpenOffice dónde localizar los datos y
cómo se organizan. Es decir, debemos registrar nuestra base de datos si queremos que los
datos que guardemos sean localizables desde otras aplicaciones de OOo; por ejemplo, si
en OOo Writer quiero mostrar una tabla con datos guardados en mi base de datos debo
registrarla antes.
La opción “Abrir la base de datos para editar” es obligatoria tenerla marcada porque, si
no, después de crear la base de datos se cerraría OOo Base.
Por último, la opción “Crear tablas usando el Asistente para tablas” hay que marcarla si
queremos que un asistente de OOo Base nos ayude a crear nuestra primera tabla al
terminar la creación de la base de datos. Esta opción la dejaremos desmarcada porque
hasta la siguiente unidad no vamos a ver qué es una tabla y cómo crearlas y, además, crear
tablas usando el Asistente limita bastante las posibilidades de creación de tablas.
Para finalizar debemos elegir el directorio donde guardaremos nuestra base de datos y el
nombre de la misma (ver Figura 1.14). La base de datos que vamos a crear se llamará
Curso y la vamos a guardar en la subcarpeta Mis Bases de Datos, que tendremos dentro de
la carpeta Mis Documentos, del usuario de Windows. La casilla “Ampliación automática
de nombre de archivo”, que aparece en la parte baja de la ventana, sirve para indicar que
se añadirá o no al nombre de la base de datos la extensión que tienen los tipos de archivo
de base de datos en formato OpenOffice (extensión .odb, Open Document Base, Base de
datos en formato Open Document).



Figura 1.14. Ventana “Guardar como”

3. Entorno de OpenOffice Base
Una vez que tenemos creada nuestra base de datos o hemos abierto una ya existente, nos
aparece el entorno de trabajo de OOo Base (ver Figura 1.15) que se divide en 4 zonas:
En la zona de la izquierda tenemos para elegir el tipo de objeto de la base de datos con el
que queremos trabajar. En una base de datos OOo hay cuatro tipos principales de objetos:
tablas, consultas, formularios e informes. A lo largo de este curso vamos a ir viendo para
qué sirve cada uno de los objetos mencionados, cómo crearlos y mantenerlos .
En la zona central están las tareas que podemos realizar con el tipo de objeto
seleccionado. Por ejemplo, en el caso de la figura 1.15, el tipo de objeto seleccionado son
los formularios, y las tareas a realizar son las relacionadas con este tipo de objetos.

Figura 1.15. Ventana principal de OOo Base
En la zona inferior, aparecen los objetos creados del tipo seleccionado. En nuestro caso,
todavía aparece en blanco porque no tenemos creado ningún formulario.



En la zona superior se encuentran los distintos menús de opciones junto con los iconos
más importantes de acceso directo. En la siguiente sección vamos a ver el contenido de
los distintos menús.
3.1. Menús de OpenOffice Base
A continuación vamos a ver las opciones más importantes de cada menú:
• Ménu Archivo (ver Figura 1.16), es similar a menús de este tipo de cualquier otra
aplicación ofimática con opciones conocidas como crear nuevo archivo, guardar,
guardar como, etc.

Figura 1.16. Menú Archivo
• Menú Editar (ver Figura 1.17), donde nos encontramos opciones comunes a este
tipo de menús como son copiar, cortar y pegar objeto o cambiar nombre del objeto
entre otras.

Figura 1.17. Menú Editar



• Menú Ver (Figura 1.18). En este menú destacan la opción de elegir qué tipo de
objeto queremos ver y la posibilidad de que se muestre una vista previa del
contenido del objeto que tengamos seleccionado.

Figura 1.18. Menú Ver
• Menú Insertar (Figura 1.19). En este menú aparecen las tareas de creación de los
distintos objetos en la forma más utilizada. Se verá cada opción con más
detenimiento en la unidad correspondiente a cada objeto de la base de datos.

Figura 1.19. Menú Insertar
• Menú Herramientas (Figura 1.20). En este menú destaca la opción “Relaciones”
que sirve para crear relaciones entre tablas (las relaciones se estudian con
detenimiento en la cuarta unidad) y “Opciones” que se utiliza para configurar la
suite OpenOffice completa (por supuesto incluyendo las opciones propias de OOo
Base).



Figura 1.20. Menú Herramientas
• Menú Ventana (Figura 1.21). Este menú permite movernos entre los distintos
documentos que tengamos abiertos en OOo.

Figura 1.21. Menú Ventana
• Menú Ayuda (Figura 1.22). En este menú nos aparecen las distintas opciones de
ayuda de OOo. De entre todas las opciones disponibles debemos destacar dos: por
un lado la opción “Ayuda de OpenOffice.org” que contiene una ayuda bastante
extensa de todas las herramientas de OOo clasificada por contenidos y con la
posibilidad de buscar ayuda recorriendo el índice de contenidos o en función de
una palabra clave. Y, por otro lado, la opción “¿Qué es esto?” permite que se
muestre una pequeña información sobre el objeto que tengamos situado el cursor.



Figura 1.22. Menú Ayuda


Unidad 2. Introducción y creación de Tablas

Este tema está dividido en tres apartados:
En el primer apartado se va a mostrar cómo la información se almacena en forma de
tablas en una base de datos.
En el segundo apartado vamos a crear nuestra primera tabla.
Por último, veremos cómo editar los datos en la tabla que acabamos de crear.
Puedes ver el video-tutorial de creación de tablas en la página personal del autor:

1. ¿Qué es una tabla?
Como ya vimos en la primera unidad, se puede definir una base de datos como un
colección de datos relacionados entre sí. Cada colección de datos relacionados se
almacena en una base de datos en forma de tablas, donde dichas tablas guardan
información sobre un grupo de cosas con las mismas características o atributos
Por ejemplo, en una base de datos puedes tener una tabla con información acerca de todos
tus libros (ver Figura 2.1) donde puedes almacenar el título, el nombre del autor, el año de
publicación, etc.; es decir, diferentes propiedades o atributos comunes a todos los libros,
y, también, puedes tener una tabla con toda la información de contacto de tus amigos, por
ejemplo, su nombre y apellidos, su número de móvil, su dirección de correo
electrónico,etc., pero nunca en una misma tabla se guardará información de cosas con
propiedades distintas. Es decir, no puedes mezclar información en una única tabla de tus
libros y tus amigos porque la información (los atributos de cada una de las cosas sobre las
que guardo información) no es la misma.

Figura 2.1. Tabla de libros
Cada uno de los atributos o propiedades de las cosas sobre las que se quiere guardar
información son las columnas de la tabla, mientras que cada fila de la tabla representa una
cosa real de la que se guarda información. En la figura 2.1 podemos ver una tabla con
libros donde se observa que las columnas representan propiedades o atributos de las cosas
sobre las que se va a guardar información, en este caso libros, y cómo las filas son los
registros que representan a cada uno de los libros concretos sobre los que se almacena
información.



2. Creación de tablas
En este apartado vamos a crear nuestra primera tabla. Para ello nos situamos en el entorno
de OpenOffice.org en el menú de tablas y, dentro de las tareas, pulsamos sobre Crear tabla
en vista Diseño… tal y como se muestra en la figura 2.2.
A continuación nos aparece una pantalla para definir las columnas que tendrá la tabla
(figura 2.3). Por cada columna de nuestra futura tabla podemos indicar el nombre, el tipo
de datos y una breve descripción sobre lo que almacenará dicha columna.

Figura 2.2. Crear tabla en Vista Diseño

Figura 2.3. Ventana de definición de las columnas de la tabla

Comenzamos a definir la primera columna: nos situamos en la primera fila de la rejilla y
en la columna Nombre del campo escribimos Id_pelicula como se refleja en la figura 2.4.

Figura 2.4. Introducción del nombre del campo



Para pasar a elegir el Tipo de campo, podemos hacerlo de tres maneras: pulsando la tecla
Intro, pulsando la tecla Tabulación o haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre
dicha columna. Al situarnos sobre dicha columna veremos que, por defecto, nos indica
Texto[VARCHAR] como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de campo, debemos
hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre la flecha de la lista desplegable de la
derecha y elegir otro tipo.
Los distintos tipos de campo o tipo de datos que pueden tener las columnas se verán con
más detenimiento en la siguiente unidad de este curso. Por ahora sólo indicaremos que
destacan los de tipo texto, numéricos y de fecha, con características propias para cada
tipo.
En nuestro caso, para este campo vamos a elegir uno de los de tipo numérico llamado
Número[Numeric] (figura2.5).

Figura 2.5. Elección del tipo de campo
A continuación, en la columna Descripción, sería aconsejable que se introdujese un
comentario acerca del campo que se acaba de insertar, como aparece en la figura 2.6.

Figura 2.6. Introducción del campo Descripción
Si nos fijamos con detenimiento en la parte inferior de dicha figura, veremos que hay una
ventana que nos va a permitir establecer algunas propiedades para el campo que estamos
creando de nuestra tabla. Dichas propiedades se exponen junto con los distintos tipos de
campo en la siguiente unidad.
Este primer campo introducido es el que identificará cada una de las películas que se
introduzcan en la base de datos; es decir, me va a servir para distinguir una película de
otra inequívocamente. Es imprescindible tener en la mayoría de las tablas de una base de
datos un campo cuyo valor sirva inequívocamente para diferenciar una fila de cualquier
otra.



Por ejemplo, si tenemos una tabla con los datos de contactos de nuestros amigos,
podríamos estar seguros que, usando su número del Documento Nacional de Identidad,
ninguno de ellos tendría el mismo valor en dicho campo. En cambio, el campo nombre
para nuestros amigos, aunque improbable, podría repetirse.
En el caso de nuestra tabla Peliculas, a priori, no hay ningún campo acerca de una película
que podamos utilizar para diferenciar una película de otra ya que, por ejemplo, podemos
tener dos películas con el mismo título o dos películas con el mismo director o dos
películas que se produjeron el mismo año. Para este tipo de tablas se suele definir un
campo de tipo numérico (como acabamos de hacer nosotros con nuestro Id_pelicula) que
debe cumplir dos condiciones: la primera, es que ese campo siempre tiene que tomar un
valor para cada fila de la tabla, y, la segunda, que dicho valor no puede repetirse en
ninguna fila. Cuando un campo cumple estas dos propiedades (sin nulos y sin repetidos)
se le llama Llave Primaria, Clave Primaria o simplemente Clave y toda tabla debe tener
una.
Para indicar que queremos que el campo Id_pelicula sea nuestra Llave Primaria seguimos
los siguientes pasos:
• Nos situamos en la parte izquierda del campo (figura 2.7).

Figura 2.7. Parte izquierda del campo
• Pulsamos botón derecho del ratón (figura 2.8).

Figura 2.8. Pulsamos botón derecho del ratón
• Seleccionamos la opción Llave primaria (figura 2.9).

Figura 2.9. Seleccionamos Llave primaria
• Quedando finalmente el campo como se muestra en la figura 2.10

Figura 2.10.Resultado tras definir el campo Id_pelicula como llave primaria
Una vez insertado este primer campo, insertaríamos el resto de los campos, que van a ser:



• Titulo, de tipo Texto
• Director, de tipo Texto
• Años, de tipo Fecha
• Formato, de tipo Texto
• Vista, de tipo Sí/No
Quedando la tabla como aparece en la figura 2.11:

Figura 2.11.Tabla de películas creada
Una vez creados todos los campos con sus propiedades, debemos guardar la tabla. Para
ello pulsamos sobre el icono en forma de disquete de la esquina superior izquierda (figura
2.12):

Figura 2.12.Guardar tabla
A continuación nos aparece una ventana que nos pide que introduzcamos el nombre de la
tabla (figura 2.13). En dicha ventana introducimos el nombre Peliculas y pulsamos el
botón Aceptar.

Figura 2.13.Introducir nombre de tabla
Si hemos seguido todos los pasos correctamente, nuestra tabla Peliculas debe aparecer
dentro del apartado Tablas en la parte inferior de la ventana principal de OOo Base (figura
2.14).



Figura 2.14.Ventana principal con la tabla Peliculas
Algo que nos puede resultar raro de los nombres de los campos y del nombre de la tabla
es que en ningún momento estamos utilizando tildes al escribirlo. Esto es debido a que las
tildes pueden producir problemas en OOo Base tanto en el nombre de los campos como
de las tablas por lo que es mejor evitar su uso en los nombres de OOo Base.

3. Edición de datos
Una vez que tenemos creada nuestra tabla Peliculas vamos a aprender a editar filas de
datos; es decir, en nuestro caso, vamos a editar los datos de cada una de las películas para
modificar su contenido. Podemos editar datos a través de lo que se conoce como hoja de
datos, mediante una consulta SQL o a través de un formulario. Por ahora vamos a
quedarnos con la primera opción, a través de la hoja de datos.
3.1. Inserción de datos
Para insertar datos a través de la hoja de datos tenemos que situarnos en la pantalla
principal de OOo Base en el apartado de Tablas (figura 2.14) y hacer doble clic con el
botón izquierdo del ratón sobre la tabla Peliculas o hacer un clic con el botón derecho del
ratón y seleccionar la opción Abrir; nos aparece entonces la pantalla de hoja de datos que
se muestra en la figura 2.15.

Figura 2.15.Hoja de Datos de la tabla Peliculas
En primer lugar, podemos ver que aparecen las seis columnas que definimos en el
apartado 2, y ninguna fila insertada (como es natural, pues acabamos de crear la tabla).
Podemos ver también que la columna Vista aparece con un cuadrado. Este cuadrado nos
indica que es un campo del tipo Sí/No y que aparezca con fondo verde significa que no
hay ninguna opción elegida por el momento.
También se puede ver que al principio de la fila aparece una pequeña estrella amarilla,
dicha estrella señala el lugar donde está la nueva fila a insertar, en nuestro caso, la
primera película.



Si introducimos una fila con todos los campos rellenos, podemos tener algo parecido a lo
que aparece en la figura 2.16. En dicha figura podemos ver un detalle que puede
sorprendernos: el valor para el campo Año aparece con el día y el mes, no sólo con el año.
Esto es debido a que hemos definido esta columna como de tipo Fecha y el formato por
defecto para este tipo de campo es día/mes/año lo que nos obliga a incluir por tanto el día
y el mes. Como no sabemos el día exacto en el que se estrenó cada una de las películas
que tenemos, vamos a indicar siempre el 1 de enero del año de producción de la película.

Figura 2.16.Primera fila insertada
Si continuamos insertando filas, hay que hacer un recordatorio: en el apartado 2 definimos
que la columna Id_pelicula iba a ser nuestra Llave Primaria; es decir, que los valores de
este campo, no podían repetirse para ninguna fila. En la figura 2.17 se plasma un intento
de insertar una fila repitiendo valor para esta columna y se muestra cómo OOo Base nos
devuelve un error.

Figura 2.17. Error al insertar fila

3.2. Navegación, ordenación y filtrado de datos
Vamos a estudiar ahora alguna de las diferentes opciones que nos ofrece la hoja de
inserción de datos y que aparecen resaltadas en la figura 2.18.
En la parte inferior de la ventana podemos ver la Barra de navegación entre registros. En
esta barra se nos muestra la fila en la que estamos sobre el total de filas existentes, así
como los botones, por este orden, para ir a la primera fila, a la anterior, a la siguiente, a la
última o crear una nueva.



Figura 2.18. Algunas de las opciones de la hoja de datos
Dentro de las opciones de ordenación tenemos tres posibilidades: especificar los criterios
de clasificación para visualizar los datos, ordenar de forma ascendente u ordenar de forma
descendente en función de la columna elegida. Sobre estas dos últimas opciones se debe
decir que simplemente hay que señalar sobre el nombre de la columna deseada y elegir si
queremos que ordene las filas ascendente o descendentemente. La primera opción, elegir
los criterios de clasificación, es la más completa ya que nos ofrece la posibilidad de
establecer hasta tres columnas diferentes para ordenar por prioridad las filas de manera
que, si en la primera columna elegida tenemos valores repetidos, se aplica el criterio de
ordenación establecido para la segunda columna y, en caso de que en esta segunda
columna ocurra alguna nueva repetición, se aplica el criterio de la tercera columna.
Para entender mejor esta última opción vamos a realizar un ejemplo: supongamos que
deseamos ordenar nuestra filas en primer lugar en función de la columna Formato de
forma ascendente; en el caso de que tengamos valores repetidos para esta columna,
queremos que aplique el orden alfabético de los nombres de los directores en el campo
Director, y; en caso de que el nombre del director aparezca repetido, que ordene de la
película más reciente a la más antigua usando el campo Año. Es decir, los criterios de
ordenación serían los que aparecen en la figura 2.19.

Figura 2.19. Criterios de ordenación
El resultado obtenido se muestra en la figura 2.20 y en él podemos ver cómo en primer
lugar las filas aparecen ordenadas en orden alfabético en función del campo Formato;
luego, como hay muchas filas con el mismo valor para esa columna, aplica el segundo
criterio, el del nombre del director y, como tenemos todavía alguna repetición (el director
Ridley Scott), nos los ordena descendentemente en función del año.



Figura 2.20. Filas ordenadas
Por último, las opciones de filtrado de datos nos permiten elegir de forma simple qué
datos queremos que se muestren. Las cuatro opciones, por el orden en que aparecen los
botones, son:
• Filtrado automático. Filtra las filas según el contenido del campo seleccionado (en
figura 2.21 se muestra el resultado tras haber seleccionado Ridley Scott en campo
Dirección).

Figura 2.21. Filtro automático
• Usar o no el filtro, es decir, conmuta entre las vistas con y sin filtro.
• Filtro predeterminado, que permite establecer las opciones del filtro de forma
parecida a como establecíamos los criterios de ordenación.
• Cancelar filtro, de manera que se muestran todas las filas.
La tercera opción, establecer varios criterio de filtrado, vamos a ilustrarla con un ejemplo:
supongamos que sólo queremos que se muestren aquellas películas que tengo en DVD y
realizadas en la década de los 80; es decir, entre el 1 de enero de 1980 y el 31 de
diciembre de 1989. Las opciones para establecer este filtro junto con el resultado obtenido
aparecen en la figura 2.22.

Figura 2.22. Filtro y resultado



3.3. Modificación y eliminación de datos
Los datos de una bases de datos normalmente no son estáticos, sino que pueden sufir
variaciones a lo largo del tiempo o incluso desaparecer por distintos motivos. Modificar y
eliminar datos de nuestras tablas es un proceso muy habitual y simple de realizar y que no
debería entrañar ningún problema.

Figura 2.23. Modificación del valor de un campo
Para modificar el valor para algún campo de alguna fila en particular, nos situamos con el
cursor en el valor a cambiar y lo reescribimos. En el caso de los campos Sí/No, basta con
marcar o desmarcar la casilla. Por ejemplo, la película En Busca del Arca Perdida al
editarla en DVD resulta que han cambiado el título y ahora se titula Indiana Jones en
Busca del Arca Perdida y nosotros no nos dimos cuenta al incluirla en nuestra base de
datos. Entonces, nos situamos en el campo, modificamos el título y guardamos los
cambios (figura 2.23).
Para borrar una fila entera, basta con situarse con el cursor al inicio de la fila y seleccionar
eliminar fila. Por ejemplo, imaginemos que la película Rocky que tenía en VHS se ha
estropeado y ya no se puede ver, entonces me sitúo al inicio de esa fila y selecciono
eliminarla (figura 2.24).

Figura 2.24. Eliminación de fila

3.4. Ejercicios propuestos.
1.Realizar la creación de la tabla Películas detallada en esta unidad.
2.Insertar todos los datos que aparecen en la figura 2.18
3.Mostrar sólo las películas vistas anteriores a 1990.
4.Realizar la creación de una tabla llamada Interpretes con los siguientes campos:
a.Id_interprete, de tipo entero. Llave Primaria.
b.Apellidos, de tipo texto.
c.Nombre, de tipo texto.
d.Nacionalidad, de tipo texto.



5.Insertar las siguientes filas en la tabla anterior:

6.Ordenar la tabla interpretes por el campo Apellidos de manera ascendente y por el
campo Nacionalidad de manera descendente.


Unidad 3. Tipos de datos y edición de tablas.

Este tema está dividido en dos apartados.
En el primero se van a mostrar los tipos de datos que pueden tener los atributos, además
de las opciones existentes dentro de cada tipo.
En el segundo apartado vamos a ver cómo editar tablas ya creadas, bien sea para añadir,
eliminar o modificar atributos representados en columnas.
Puedes ver el video-tutorial de modificación de columnas en la página personal del autor:

1. Tipos de datos
En el segundo apartado de la unidad anterior vimos cómo a cada columna de nuestra tabla
hay que asignarle el tipo de dato que va a almacenar, aunque simplemente enumeramos
los tipos más conocidos, sin explicar en profundidad qué es un tipo de dato y los distintos
tipos de datos que permite guardar OOo Base. En este primer apartado de esta unidad
vamos a ver por qué hay que elegir entre diferentes tipos de datos y cuáles son.

Figura 3.1.Tabla de películas y sus tipos de dato
En primer lugar, vamos a responder a la pregunta de por qué hay distintos tipos de datos.
Para ello basta con pensar en la tabla Peliculas que creamos en la unidad anterior. Cada
campo de dicha tabla estaba definido para almacenar un tipo de información concreta (ver
Figura 3.1); por ejemplo, la columna Director siempre va a almacenar el nombre del
director por lo que, si queremos introducir el nombre de un director, teclearemos un texto
que incluya su nombre y al menos el primer apellido; es decir, la naturaleza de los valores
introducidos es de tipo texto. En cambio, en la columna Año vimos que siempre
almacenábamos la fecha del estreno, por lo que al introducir un valor para este campo
necesitamos que, de alguna manera, nuestra base de datos sepa distinguir lo que es el día,
el mes y el año.
Es decir, ambos almacenan una información muy concreta en cada caso y para nosotros es
muy fácil ver la naturaleza de los valores que almacena cada uno de esos campos. Dicha
naturaleza es lo que se conoce como tipo de dato y lo ofrecen las bases de datos para,
entre otras cosas, facilitar el almacenamiento de los valores y por tanto la gestión de la
memoria lo que, entre otras cosas, influye en la rapidez de respuesta en la búsqueda de
valores. Además dentro de cada tipo de datos existen una serie de propiedades, por
ejemplo, el tamaño máximo permitido o el control de una flecha válida, que ayudan a
definir un campo con más concreción.
Dentro de OOo Base en particular podríamos clasificar los distintos tipos de datos en
cuatro grandes grupos:
• Alfanuméricos. (ver Tabla 3.1). Se utilizan para almacenar textos que pueden
contener letras y números, pero teniendo en cuenta que los números serán tratados
como un carácter más. El más utilizado es el tipo Texto [VARCHAR].



Tabla 3.1.Tipos de datos alfanuméricos
• Numéricos, enteros (ver Tabla 3.2) y reales (ver Tabla 3.3). Se utilizan para
almacenar valores numéricos sobre los que, al contrario que en los tipos
alfanuméricos, se podrán realizar operaciones aritméticas. En las propiedades de
los reales hay que indicar cuántas de las cifras del tamaño asignado serán
decimales (se conoce también como la escala). Los más utilizados son Integer
[INTEGER] y Número[NUMERIC].

Tabla 3.2.Tipos de datos enteros

Tabla 3.3.Tipos de datos reales
• Temporales (ver Tabla 3.4). Se utilizan para guardar fechas y/o horas.

Tabla 3.4.Tipos de datos temporales
• Especiales (Ver Tabla 3.5). Tipos de datos que no entran en ninguna de las
clasificaciones anteriores. El más utilziado es el tipo Sí/No [BOOLEAN]

Tabla 3.5.Tipos de datos especiales



Además, dependiendo del tipo de dato, podemos tener hasta seis propiedades (ver Figura
3.2) que se pueden configurar para mantener la consistencia y el formato de la
información introducida. Éstas son:

Figura 3.2. Propiedades de los campos
• Valor automático. Si se pone afirmativo permite que OOo Base dé
automáticamente un valor secuencial a este campo. Se suele utilizar cuando la
clave primaria de nuestra tabla va a ser un entero al que iríamos dando valores
consecutivos cada vez que introducimos una nueva fila (como en el caso de
nuestra tabla películas). Sólo está disponible con los tipos Integer y BigInt.
• Entrada requerida. Sirve para indicar si será obligatorio o no introducir un valor en
este campo para cada fila de la tabla. Cualquier campo que definamos como clave
primaria automáticamente exige la introducción de un valor siempre.
• Tamaño o longitud. Especifica la longitud máxima permitida.
• Decimales. Sirve para especificar cuántas cifras del tamaño asignado serán
decimales.
• Valor Predeterminado. Permite asignar un valor por defecto para este campo a
todas las filas que se vayan introduciendo. Es posible modificar posteriormente
este valor en cada fila.
• Ejemplo de formato. Permite especificar el formato del campo. Muy útil sobre
todo para los campos de tipo Fecha y Hora para indicar el formato de introducción
de los mismos y también para los campo de tipo real donde vayamos a guardar
valores monetarios indicando la moneda que se usará.

2. Edición de tablas
Antes de comenzar con este apartado ya debería estar clara la diferencia entre la ventana
de introducción de datos en la tabla (Figura 3.3) y la ventana de edición de la tabla (Figura
3.4).

Figura 3.3. Ventana de introducción de datos



La primera se utiliza para introducir datos en la tabla seleccionada tal y como vimos en el
tercer apartado de la unidad anterior.

Figura 3.4. Ventana de edición de tabla
La segunda ventana es la misma que utilizamos para crear una tabla pero, en este caso,
con el objetivo de añadir o eliminar columnas (atributos) de nuestra tabla, o bien, de
modificar alguna propiedad de las mismas.
En este apartado nos vamos a centrar en la edición de las columnas de una tabla ya creada,
en este caso nuestra tabla Peliculas. Para abrir esta tabla para editarla tenemos que
situarnos en la pantalla principal de OOo Base en el apartado de Tablas y hacer un clic
con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Editar (Figura 3.5).

Figura 3.5. Selección de edición de tabla
Para añadir nuevas columnas a nuestra tabla hay que seguir el mismo proceso que en la
creación de una tabla; es decir, introducir un valor para el nombre del campo, elegir un
tipo de campo y escribir una descripción de ese campo.
Para eliminar columnas de nuestra tabla nos situamos al inicio del campo y seleccionamos
la opción eliminar (Figura 3.6). Antes de eliminar una columna de nuestra tabla debemos
saber que al hacerlo se borrarán todos los valores que tuviéramos dados a esta columna en
nuestra filas por lo que, sobre todo en el caso de la columna que sea clave primaria, hay
que pensar muy bien si de verdad es conveniente eliminar esa columna.



Figura 3.6. Opción Eliminar columna de una tabla
En el caso de haber borrado una columna de la tabla accidentalmente siempre tenemos la
opción de cerrar la ventana de edición sin guardar los cambios realizados.
2.1. Modificación de columnas existentes
Las modificaciones que se pueden realizar sobre las columnas existentes pueden ser de
dos tipos:
• cambios de nombre del campo o de la descripción del mismo.
• cambio en las propiedades del campo, desde ser o no clave primaria, a cambiar el
tipo de campo y las propiedades asociadas a ese tipo de campo.

Figura 3.7. Cambio de nombre de campo
En el caso de las primeras, basta con situarse en el valor que queramos modificar y
cambiar el contenido del texto. Por ejemplo, podemos cambiar el nombre de la columna
Vista por el de Visionada como se muestra en la figura 3.7.
Más importantes para la integridad de la tabla, y en algún caso más complejas de realizar,
son las operaciones que contemplan el cambio de tipo de datos o el cambio de las
propiedades del campo.



El primero de este tipo de cambios es asignar que un campo es o no clave primaria. Hacer
este cambio es muy sencillo, tal y como vimos en la unidad anterior, cuando fijamos la
columna Id_pelicula como clave primaria de Peliculas. Pero las consecuencias que
conlleva dicho cambio para nuestra tabla pueden ser críticas. Para empezar, OOo Base no
nos va a permitir introducir datos en una tabla que no tenga clave primaria por lo que en
caso de desasignar una columna como clave primaria debemos asignarselo a otra, pero
con cuidado, ya que una vez que nuestra tabla ya tiene datos es muy difícil encontrar otra
columna que cumpla las condiciones necesarias para ser clave primaria (recordamos que
la primera es que ese campo siempre tiene que tomar valor para cada fila de la tabla, y, la
segunda, que dicho valor no puede repetirse entre ninguna fila) y nos podemos encontrar
un aviso como el que aparece en la figura 3.8: si por ejemplo intentamos fijar el campo
Director como clave primaria y damos a guardar la tabla.

Figura 3.8 Error al cambiar clave primaria
Este error se produce porque hemos incumplido la segunda condición de una clave
primaria (no repetir valor) porque el valor Ridley Scott aparece en más de una fila en esa
columna.
El siguiente tipo de cambio que vamos a estudiar es el cambio de tipo de dato. Para
realizar este tipo de cambio hay que tener en cuenta que habrá que elegir un tipo de dato
compatible con los valores ya introducidos.
Por ejemplo, si cambiamos el tipo de dato del campo Visionada a tipo Texto, en lugar de
Sí/No, OOo Base es capaz de realizarlo porque convierte las casillas marcadas al texto
true (verdadero en inglés) y las desmarcadas a false (falso en inglés) tal y como se
muestra en la figura 3.9.



Figura 3.9 Tabla Peliculas tras cambio en columna Visionada
Cuando cambiamos entre tipos de datos numéricos, por ejemplo, entre uno de tipo real y
otro de tipo entero hay que tener cuidado de que el tamaño del nuevo tipo sea lo
suficientemente grande y tener en cuenta que sólo se respetará la parte entera de los
valores previamente almacenados.
Este tipo de conversiones no siempre se pueden realizar. Así, por ejemplo, aunque sería
posible cambiar el campo Año de tipo Fecha a tipo Texto, no nos va a dejar convertirlo a
uno de tipo Integer, ya que aunque en el primer paso no es complicado para OOo Base
transformar una fecha a una cadena de texto, en el segundo caso no es capaz de convertir
una fecha a un número y nos muestra una pantalla como la que se ve en la figura 3.10.

Figura 3.10. Advertencia antes de cambiar columna a un tipo de dato no compatible con actual
Es decir, la solución que nos propone es eliminar por completo esa columna y crear una
nueva con el nombre que ya tenía y el nuevo tipo, pero perdiendo los valores que ya
teníamos introducidos en ese campo.



Un cambio muy útil que podemos realizar en nuestra tabla es hacer que nuestra clave
primaria tome valores automáticamente, por ejemplo para poner un código de referencia a
un producto. Para ello, para la tabla Peliculas, lo primero que debemos cambiar es el tipo
de dato de Id_Pelicula a Integer, ya que estaba definido como tipo Número. Este cambio
no nos debe causar problemas ya que los valores de Id_pelicula que estábamos dando eran
todos enteros. A continuación fijaríamos esta columna con la propiedad Valor
Automático a Sí y guardaríamos la tabla. La nueva estructura de la tabla se muestra en la
figura 3.11.

Figura 3.11. Campo Id_pelicula con valor automático
A partir de ahora, cada vez que introduzcamos una nueva fila en la tabla Peliculas al
campo Id_pelicula se le asignará el mayor valor asignado hasta ese momento
incrementado en 1.
El último tipo de modificación que vamos a ver es del Ejemplo del Formato. Esta
propiedad es importante en muchos campos pero, posiblemente, donde más cuidado hay
que tener con ella es en los campos de tipo temporal para no tener problemas cuando
introduzcamos fechas y horas.
Vamos a ver algún ejemplo de esta propiedad con nuestro campo Año. Para ello,
seleccionamos dicho campo y pinchamos en el botón que hay a la derecha de la propiedad
Ejemplo de Formato y que destaca además porque tiene 3 puntos suspensivos dentro (ver
Figura 3.12).

Figura 3.12. Selección de entrada a propiedad Ejemplo de Formato
Nos debe aparecer entonces una ventana como la de la figura 3.13.



Figura 3.13. Ventana de formato de campo
Como podemos ver, esta ventana tiene bastante información. Para empezar, en la parte
superior derecha podemos elegir el idioma. La elección de idioma no es un tema trivial ya
que, por ejemplo, los formatos de fecha predefinidos no serán los mismos para idiomas de
países anglosajones que para países europeos continentales. Una vez que hemos elegido el
idioma, el siguiente paso es escoger la categoría del formato que vamos a definir en la
ventana superior izquierda; en nuestro caso la categoría del formato es Fecha. Dentro de
la categoría fechas existen una serie de formatos predefinidos que se muestran en la
ventana superior central. Un ejemplo de cómo se vería el formato elegido se muestra en el
rectángulo que aparece en el centro de la ventana a la derecha. Además, todos los
formatos predefinidos pueden ser adaptados por el usuario y guardados para su uso
posterior en la parte inferior de la ventana llamada Código del formato.
Vamos a ver un ejemplo para ilustrar mejor este punto. Hasta ahora nuestro campo Año
estaba predefinido como DD/MM/AA; es decir, dos cifras para el día, dos para el mes y
dos para el año. Vamos a suponer que a partir de ahora queremos que el mes se introduzca
y se muestre con su nombre en lugar de con su número y separado por la preposición de
del día y del año. Elegimos la opción correspondiente en los formatos predefinidos de
fecha (ver figura 3.14) y damos al botón Aceptar.

Figura 3.14. Selección del nuevo formato



Si abrimos después de este cambio la tabla Peliculas el resultado obtenido debería ser el
que se muestra en la figura 3.15. Debido a que es más sencillo la introducción de fechas
con el formato original es recomendable dejar las fechas en dicho formato.

Figura 3.15. Tabla películas tras cambio de formato en campo Año

3. Ejercicios propuestos.
1.Modificar el nombre del campo Vista de la tabla Peliculas por el nombre Visionada.
2.Modificar la tabla Peliculas para que al campo Id_pelicula se le den valores
automáticamente con cada nueva fila.


Unidad 4. Relaciones entre tablas

Este tema está dedicado exclusivamente a definir las relaciones entre tablas y estudiar
cómo se establecen en OOo Base.
En el primer apartado se introduce el concepto de relaciones entre tablas.
En el segundo apartado se especifican los posibles tipos de relaciones existentes entre
tablas.
Por último, en el tercer apartado se explica cómo indicar relaciones en OOo Base.
Puedes ver el video-tutorial de creación de relaciones entre tablas en la página personal
del autor:

1. Relaciones entre tablas
Una de las grandes ventajas de las bases de datos es que podemos tener toda la
información que necesitamos almacenar en varias tablas, relacionadas entre ellas, en lugar
de una única tabla enorme con toda la información.
¿Qué conseguimos con esto? Para responder a esta pregunta mejor pongamos un ejemplo:
imaginemos que se quiere guardar el género cinematográfico de las películas que se van
almacenando. Se podría pensar en añadir una nueva columna a la tabla Peliculas que se
llamara Género, de manera que por cada película almacenada también tuviera su género.
Esta posible solución se muestra en la figura 4.1.

Figura 4.1 Tabla películas con el género de cada película
Si nos fijamos en esta solución podemos ver que se está repitiendo el mismo valor
muchas veces, por ejemplo, Ciencia-Ficción aparece en cuatro filas y Drama en otras
tantas. Es decir, se está obligando a teclear varias veces el mismo valor lo que, entre otras
cosas, puede provocar que en algún momento nos equivoquemos al teclear, y escribamos,
por ejemplo, Ciencia-Fusión, y ya tengamos un nuevo género que no corresponde a
ninguna película ya que ni siquiera existe (por lo menos, en el momento de escribir esto);
es decir, al introducir el mismo valor de forma redundante se está posibilitando que en
algún momento lo escribamos mal.
Puede pasarnos también que todos los críticos de cine se pongan de acuerdo y decidan que
el género Ciencia-Ficción no tiene un nombre adecuado y que es más adecuado llamarlo
Ficción-Científica. Entonces, si se tiene en la tabla Peliculas cuatro películas de ese
género, se debe ir una a una cambiando el nombre y con cuidado de no equivocarse al
teclear. Quizás si tenemos cuatro películas de este género no nos parezca un gran
problema hacer este cambio cuatro veces pero si resulta que se tiene en la colección
trescientas películas de este género puede que el problema parezca más importante.



La solución a los problemas anteriores está en separar la información que aparece repetida
continuamente en una nueva tabla (ver figuras 4.2 y 4.3) e indicar de alguna forma en
nuestra base de datos que hay filas de la tabla Peliculas y de la tabla Generos que están
relacionadas (figura 4.4).

Figura 4.2. Diseño de la tabla Generos

Figura 4.3. Posible contenido de la tabla Generos

Figura 4.4. Filas relacionadas entre tabla Peliculas y tabla Generos
Antes de entrar en detalle en las relaciones entre tablas vamos a ver otro ejemplo que nos
ayude a comprender aún mejor la necesidad de poder establecer relaciones entre tablas.
Vamos a suponer que quisiéramos almacenar información (apellidos, nombre y
nacionalidad) acerca de los principales interpretes con cada una de nuestra películas. A
pesar de haber creado una tabla Interpretes en la segunda unidad de este curso y, con el
conocimiento de bases de datos que tenemos hasta ahora, no nos quedaría otra opción que
añadir nuevas columnas a nuestra tabla Peliculas donde guardar la información acerca de
sus protagonistas. Es decir, podríamos pensar en una solución como la de la figura 4.5.

Figura 4.5. Diseño de la tabla Peliculas junto con información de interpretes



Pero esta solución nos deja muchas incógnitas sin resolver. Por ejemplo, si no se conoce
el nombre de ninguno de los interpretes de una película se va a tener que dejar en blanco
esos tres campos para cada una de las películas para las que no se conocen sus interpretes.
O, por ejemplo, si de una película se conoce más de un interprete se tendrá que optar entre
sólo almacenar uno de ellos (con lo cual estaríamos perdiendo información y perder
información es algo que, en general, hay que desechar). O bien, repetir en nuevas filas
toda la información de las películas para las que se conoce más de un protagonista junto
con cada uno de los intérpretes de dicha película. Para entender mejor los problemas
expuestos tenemos la figura 4.6 que muestra un posible contenido de la tabla Peliculas
que acabamos de modificar.

Figura 4.6. Tabla Peliculas con posibles datos
Con el ejemplo de la figura 4.6 que tan solo contiene diez películas ya podemos ver los
problemas a que hacíamos referencia en el párrafo anterior. Así, podemos ver que hemos
tenido que repetir información de dos películas (La Comunidad del Anillo y Million
Dollar Baby) porque conocíamos dos intérpretes de las mismas y que hay intérpretes
(Harrison Ford, Liv Tyler y Javier Bardem) que nos aparecen varias veces por ser
protagonistas en varias de nuestras películas.
Los problemas que teníamos al incluir el campo Generos se hacen en este caso más
críticos. Si un intérprete decide cambiar de nombre, ya tenemos dos campos a modificar
en cada fila de las que aparezca. Pensemos además un supuesto que no nos habíamos
planteado con los géneros cinematográficos, como podría ser, si le dejamos alguna
película a alguien que no nos la devuelve nunca (un ejemplo bastante real), y, al cabo del
tiempo, decidimos borrar esa película de nuestra base de datos nos podemos enfrentar a
varios problemas. Uno de ellos es que, si esa era la única película que tenía de un
intérprete voy a perder toda la información de ese intérprete (en la figura 4.6 si tuviera
que borrar Gladiator perdería la información de Russell Crowe) y el otro problema es que
si de esa película tenemos guardados varios de sus protagonistas, tendremos que borrar
varias filas de la tabla.
Por tanto, parece más recomendable dejar la tabla Peliculas como estaba al inicio de esta
unidad y tener por otro lado la tabla Interpretes (Figuras 4.7 y 4.8) que creamos en la
segunda unidad, intentando indicar de alguna manera que van a existir relaciones entre
filas de la tabla Peliculas con filas de la tabla Interpretes (Figura 4.9).

Figura 4.7. Diseño de la tabla Interpretes



Figura 4.8. Contenido de la tabla Interpretes

Figura 4.9 Filas relacionadas entre tabla Peliculas y tabla Interpretes
Una vez que ya tenemos claro que algunas veces vamos a necesitar indicar que tenemos
tablas que están relacionadas vamos en primer lugar, a ver qué tipo de relaciones pueden
existir y, segundo, cómo indicar las relaciones en OOo Base cada uno de esos tipos de
relaciones.

2. Tipos de relaciones entre tablas
Para ver la forma de establecer la relación es necesario decidir, previamente, qué tipo de
relación existe entre las tablas. Existen tres tipos básicos de relaciones entre tablas:
• Uno a muchos. Este tipo se da cuando una fila de la primera tabla puede estar
relacionada con muchas filas de la segunda tabla, pero una fila de la segunda sólo
está relacionada con una de la primera. Es decir, si consideramos que una película
sólo puede tener un único género, éste sería el tipo de relación que existe entre la
tabla Genero y la tabla Peliculas (ver Figura 4.4) ya que, por ejemplo, el género
Drama tiene varias películas relacionadas que son de dicho género pero dada una
película sólo está relacionada con un género.
• Muchos a muchos. Esta clase de relación ocurre cuando una fila de la primera
tabla puede estar relacionada con muchas filas de la segunda tabla y una fila de la
segunda tabla puede estarlo con muchas filas de la primera. Un ejemplo de este
tipo lo tenemos en la relación entre la tabla Peliculas y la tabla Interpretes (ver
Figura 4.9) porque, dada una película en particular, puede tener muchos
intérpretes, y, viceversa, dado un intérprete, este puede haber intervenido en
muchas películas.
• Uno a uno. Este tipo de relación aparece con menos frecuencia y sucede cuando
una fila de la primera tabla sólo puede estar relacionada con una fila de la segunda
y una fila de la segunda tabla sólo puede estar relacionada con una de la primera.
Un ejemplo de este tipo de relaciones podría ser entre una tabla con países y otra
con jefes de gobierno, dado que, normalmente, un país sólo tiene un jefe de
gobierno y un jefe de gobierno lo es sólo de un país.



Si estamos seguros de cuál es el tipo de relación que existe entre nuestras tablas el
siguiente paso es ver cómo podemos indicarlo en OOo Base.

3. Establecer relaciones entre tablas
En función del tipo de relación, los pasos a realizar para indicarlas en OOo Base son
distintos. A continuación se explica al detalle las reglas básicas para los tipos uno a
muchos y muchos a muchos.
3.1. Establecer relaciones uno a muchos
Para este tipo de relaciones la solución siempre es crear una nueva columna en la tabla del
lado del muchos, es decir, debemos crear una nueva columna en la tabla cuyas filas sólo
pueden estar relacionadas con una fila de la otra tabla, de manera que el valor de ese
campo me indique sin lugar a dudas con qué fila está relacionada de la otra tabla.
En el caso de Generos y Peliculas, esto supone que tenemos que crear en Peliculas un
nuevo campo que para cada película mantenga un valor que me indique sin error al género
al que pertenece. Por tanto, la columna debe ser del mismo tipo de dato que la columna
que sea clave primaria en la otra tabla y los valores que podrá contener será cualquiera de
los valores que tome la clave primaria en dicha tabla. Es decir, en la tabla Peliculas
tendremos que crear una columna del mismo tipo que Id_genero (Integer), a la que
llamaremos Genero (ver Figura 4.10), y los valores que pondremos en esa columna
estarán comprendidos entre el 1 y el 9, que son los distintos valores que toma ese valor en
la tabla Generos (ver Figura 4.3).

Figura 4.10 Tabla Peliculas con nuevo campo Genero
Una pregunta que seguro surge después de leer esto es ¿por qué la nueva columna Genero
en Peliculas sólo puede tomar valores entre 1 y 9? La respuesta es muy simple: esta nueva
columna la estamos creando para poder referenciar en cada película a la fila en Generos
con la que está relacionada; es decir, no tiene sentido que la película Rocky tenga como
género el 12 si dicho género no existe en la tabla Generos.



4.11. Apertura de ventana Relaciones
Pero con la creación de esta columna no hemos terminado. Falta indicarle a OOo Base
explícitamente que las dos tablas están relacionadas y que vamos a utilizar para mantener
dicha relación la nueva columna Genero que hemos creado en Peliculas. Para realizar esta
operación tenemos que abrir la herramienta Relaciones de OOo Base. Para ello nos
situamos en la ventana principal, pinchamos en la pestaña Herramientas y dentro del
menú que se despliega seleccionamos Relaciones (ver Figura 4.11).
Lo primero que nos ocurre nada más entrar en la ventana Relaciones es que se despliega
una ventana donde debemos seleccionar las tablas sobre las que vamos a establecer la
relación (ver Figura 4.12), en nuestro caso, elegimos las tablas Peliculas y Generos y
cerramos dicha ventana.

Figura 4.12. Selección de tablas a relacionar
A continuación ya podemos establecer la relación que queremos indicar. Para ello
pinchamos en el icono que aparece a la derecha en la ventana Relaciones (el icono que
contiene tres tablas con una estrella encima, ver Figura 4.13).



Figura 4.13. Icono para añadir nueva relación
Entonces, nos debe aparecer una ventana (ver Figura 4.14) donde primero debemos
indicar las tablas que queremos relacionar para, a continuación, elegir en función de qué
columna vamos a establecer la relación; es decir, en nuestro caso será entre el campo
Genero de Peliculas e Id_genero de Generos.
En la parte inferior de esta ventana veremos que OOo Base nos pide que indiquemos dos
opciones: la de actualización y la de eliminación; y que nos ofrece cuatro posibilidades
para cada una de ellas. Estas opciones sirven para indicar qué hacer si algún valor del
campo de clave primaria que está siendo referenciada (en nuestro caso Id_genero) sufre
alguna modificación o si esa fila es eliminada. Las posibilidades son:
• no realizar ninguna acción.
• actualizar o borrar en cascada: es decir, si cambiamos en Generos de 5 a 17 el
valor de Id_genero de Drama, entonces, todas las filas de Peliculas cuyo género
sea Drama pasarán a tener el valor 17. O en el caso de borrado, si borramos el
género Drama en Generos todas las filas de Peliculas de ese género se borrarán por
lo que, esta opción debe elegirse con mucho cuidado.
• poner a null: es decir, si cambiamos o borramos el género Drama, el campo
Genero de esas películas se queda en blanco.
• predeterminar: es decir, podemos fijar un valor por defecto en el campo Genero de
Peliculas si el género al que referencian en la tabla Generos es modificado o
borrado.
Para la actualización, lo normal suele ser elegir la posibilidad de actualizar en cascada, y
para el borrado no existe una opción preferida sino que dependerá bastante del contexto,
en nuestro caso, para esta relación, indicaremos poner a nulos.



Figura 4.14. Indicación de relación entre tabla Generos y Peliculas
Una vez hemos terminado de indicar la relación, ésta debe aparecer indicada en la ventana
Relaciones tal y como se muestra en la figura 4.15. Así, podemos observar que ahora
aparece una línea uniendo ambas tablas y que en el extremo de esa línea en el lado de la
tabla Generos aparece el valor 1, y que, en el otro extremo, el de la tabla Peliculas, nos
aparece el valor n. Estos valores nos están indicando que el tipo de relación es de uno (1)
a muchos (n).

Figura 4.15. Relación uno a muchos entre Generos y Peliculas

3.2. Establecer relaciones muchos a muchos
En este tipo de relaciones no sirve la solución anterior de crear una columna en la tabla
del lado del muchos apuntando a la otra tabla porque, como cualquier fila de cada una de
las dos tablas puede apuntar a varias filas de la otra tabla, ¿a cuál de las filas de la otra
tabla apuntaríamos?.
La solución en este caso es crear una nueva tabla (a la que llamaremos Protagonistas, ver
Figura 4.16) con, al menos, dos columnas, cada una de ellas para apuntar a cada una de
las claves primarias respectivas de las tablas que queremos relacionar, de manera que
cada fila de esta tabla va a representar las relaciones que existen entre las filas de ambas
tablas; es decir, cada una de las relaciones que veíamos representadas en la figura 4.9 en
forma de flecha van a ser una fila de esta nueva tabla como se puede apreciar en la figura
4.17.



Figura 4.16. Diseño de la tabla Protagonistas

Figura 4.17. Contenido de la tabla Protagonistas
De la tabla que acabamos de crear falta puntualizar dos cosas. La primera, que es posible
añadir nuevas columnas a esta tabla para guardar más información, es decir, no habría
ningún problema, por ejemplo, en añadir una nueva columna llamada Papel donde
guardáramos el nombre del personaje que el intérprete realiza en dicha película. Lo
segundo, que para fijar la clave primaria debemos seleccionar juntas las dos columnas que
apuntan a las otras tablas e indicar que ambas juntas son claves primarias. Esto último se
puede apreciar también en la figura 4.16 donde se ve que ambas figuran con el símbolo de
la llave que significa que son clave primaria.
Una vez que tenemos creada esta tabla nos falta indicar en OOo Base las relaciones
existentes, siguiendo la misma mecánica que hemos visto en el anterior apartado.
Así, una vez que nos hemos situado de nuevo en la ventana Relaciones y hemos añadido
las tablas que queremos relacionar a dicha ventana, debemos indicar que existe una
relación entre la tabla Peliculas y Protagonistas por un lado (Figura 4.18) y la tabla
Protagonistas e Interpretes por otro (Figura 4.).

Figura 4.18. Relación entre Peliculas y Protagonistas



Figura 4.19. Relación entre Protagonistas e Interpretes
Como podemos observar en el diagrama resultante (Figura 4.20), al añadir la tabla
Protagonistas, la relación muchos a muchos que existía entre Peliculas e Interpretes se ha
convertido en una relación uno a muchos de Peliculas a Protagonistas y en otra relación
uno a muchos de Interpretes a Protagonistas. Esto es debido a que, dada una fila de
Protagonistas, va a estar relacionada con una de Interpretes y una de Peliculas pero, dada
una fila de Interpretes y Peliculas, pueden estar relacionadas con muchas de protagonistas.
Por ejemplo, la fila de Protagonistas con los valores [5,10] sólo va a estar relacionada con
la película La Comunidad del Anillo por un lado y la interprete Liv Tyler por otro, pero,
La Comunidad del Anillo está y puede estar relacionada con muchas filas de
Protagonistas (tantas como protagonistas guardemos de esa película) y la intérprete Liv
Tyler también está y puede estar relacionada con muchas filas de Protagonistas (tantas
como en películas haya participado).
Esto ocurre siempre con las relaciones muchos a muchos: primero se crea una tabla
intermedia para relacionar ambas tablas y luego la relación que pasan a tener las dos
tablas originales con la recién creada es de uno a muchos, respectivamente. Además, en
este caso, es recomendable fijar las opciones de actualización y borrado a “en cascada”.

Figura 4.20. Diagrama de relaciones final

4. Ejercicios propuestos.
1.Realizar la creación de la tabla Generos con los tipos de columna y las filas que
aparecen en las figuras 4.2 y 4.3



2.Realizar la creación de la tabla Protagonistas con los tipos de columna y las filas que
aparecen en las figuras 4.16 y 4.17
3.Establecer las relaciones que aparecen en la Figura 4.20.


Unidad 5. Consultas simples

En este tema, en primer lugar, vamos a ver qué es una consulta y para qué se utiliza.
En el segundo punto veremos cómo realizar una consulta básica utilizando el asistente.
Por último, veremos cómo realizar una consulta sobre varias tablas combinando el
asistente con el modo Diseño.
Puedes ver el video-tutorial de creación de consultas utilizando el asistente en la página
personal del autor:

1. Consultas
Las consultas son objetos que vamos a utilizar para visualizar parte de la información
contenida en nuestras bases de datos desde una perspectiva más detallada y más adaptada
a las necesidades concretas a una situación puntual, en contraposición al contenido total
de las tablas de nuestra base de datos.
Se pueden realizar sobre una o varias tablas relacionadas y el resultado que devuelven se
muestran también en forma de tabla.
Las consultas son muy útiles a la hora de construir formularios y, sobre todo, informes,
como ya veremos en próximas unidades.
En OOo Base las consultas se pueden crear en modo Diseño, utilizando el asistente o
utilizando SQL. SQL es el lenguaje estándar de creación y manipulación de bases de
datos pero su aprendizaje queda fuera de los objetivos de este curso, por lo que nosotros
vamos a aprender a realizar consultas, primero, de forma básica, utilizando el asistente y,
luego, más complejas, en modo Diseño.

2. Creación de consultas sobre una tabla utilizando el
asistente
Vamos a comenzar realizando una consulta que nos devuelva de la tabla Interpretes (ver
Figura 5.1 ), que recordamos contenía intérpretes de distintas nacionalidades (ver Figura
5.2), el nombre, los apellidos y la nacionalidad de los que no son españoles. Para ello,
teniendo seleccionada la sección “Consultas”, nos situamos sobre el apartado de tareas y
elegimos “Usar el asistente para crear consulta…”. Nos aparece entonces la primera
ventana del asistente donde debemos elegir qué campos queremos que se muestren, y
seleccionamos entonces los campos Nombre, Apellidos,y Nacionalidad de la tabla
Interpretes (ver Figura 5.3).

Figura 5.1. Diseño de la tabla Interpretes



Figura 5.2. Contenido de la tabla Interpretes

Figura 5.3. Selección de campos a mostrar en la consulta
A continuación, podemos elegir si queremos que se muestren ordenados en función de los
valores de uno o varios campos. Nosotros vamos a seleccionar que se ordenen
alfabéticamente por los apellidos del intérprete como aparece reflejado en la Figura 5.4.

Figura 5.4. Criterios de ordenación del resultado de la consulta.



En el siguiente paso podemos elegir si queremos indicar uno o varios criterios de
búsqueda; es decir, si queremos que las filas que se muestren cumplan alguna condición
en particular. Como en nuestro caso el objetivo es mostrar sólo los intérpretes no
españoles, debemos indicar que para el campo Nacionalidad no deseamos aquellos que
contengan el valor “Español” (ver Figura 5.5).

Figura 5.5. Criterios de búsqueda de la consulta.
A continuación, podemos elegir con qué nombre (alias), se mostrarán las cabeceras de las
columnas de los campos que hemos elegido al mostrar el resultado de la consulta. En este
caso, como los nombres de los campos son bastante claros simplemente les quitamos el
nombre de la tabla que figura delante del nombre (ver Figura 5.6).

Figura 5.6. Nombre de las cabeceras de columnas al presentar datos



Para finalizar, en la última ventana (ver Figura 5.7) se nos muestra un resumen con todas
las opciones elegidas y es donde debemos indicar el nombre con el cuál se guardará la
consulta, en nuestro caso, Consulta_Interpretes. Además podemos elegir si al finalizar
queremos que se muestre el resultado de la consulta o se abra la consulta en modo Diseño
para afinar y detallar mejor la consulta. Nosotros vamos a elegir que muestre el resultado
ya que el modo Diseño lo veremos en el siguiente apartado y en la próxima unidad.

Figura 5.7. Resumen de la consulta y nombre de la consulta
Se muestra entonces el resultado de la consulta (ver Figura 5.8) donde podemos
comprobar qué intérpretes tenemos almacenados que no son españoles.

Figura 5.8. Resultado de Consulta_Interpretes
Una vez cerramos la consulta, esta ya queda almacenada en la sección consultas y
podemos hacer uso de ella en cualquier momento.



3. Creación de consultas sobre varias tablas combinando el
asistente con el modo Diseño
Ahora vamos a realizar una consulta que nos muestre las películas junto con el nombre
del género al que pertenecen. Gracias a esta consulta vamos a empezar a comprobar el
gran potencial que tiene guardar la información distribuida en varias tablas estableciendo
relaciones entre ellas.
Para realizar esta consulta primero vamos a utilizar el asistente para conseguir un primer
“borrador” de la consulta que queremos realizar para, finalmente, acabar de concretarla en
modo Diseño. Por tanto, empezamos de nuevo yendo a la sección tareas del tipo de objeto
consulta y elegimos “Usar el asistente para crear consulta…”.
Ahora, en la ventana inicial del asistente, elegimos los campos Titulo, Director, Año y
Formato de la tabla Peliculas (ver Figura 5.9)

Figura 5.9. Selección de campo de tabla Peliculas
En la siguiente ventana (Figura 5.10) vamos a indicar que queremos que el resultado se
ordene, en primer lugar, en función del campo Director, y, en caso de coincidir el director
entre distintas películas, en función del campo Titulo.



Figura 5.10. Criterios de ordenación para la consulta
En esta consulta no vamos a poner ninguna condición por la que filtrar los datos, por lo
que nos vamos directamente a la ventana “Alias” (Figura 5.11), donde vamos a
aprovechar para “maquillar” que el campo Titulo no tuviera tilde al crear dicho campo y
ahora sí se la incluimos. Además, para que el campo Año quede más concreto lo vamos a
presentar como Fecha de estreno.
Antes de finalizar con el asistente, en la ventana “Información general” del mismo,
debemos incluir el nombre de la consulta, que en este caso va a ser
Consulta_Peliculas_Generos, y vamos a indicar también que no queremos que se muestre
el resultado de la consulta, sino que queremos seguir trabajando con ella en modo Diseño.
Para esto último debemos activar la casilla “Modificar consulta” en dicha ventana (ver
Figura 5.12).

Figura 5.11. Modificación de los alias de los campos



Figura 5.12. Nombre de la consulta e indicación de seguir modificándola
Nos debe aparecer entonces una ventana como la de la Figura 5.13. que es la ventana que
permite crear consultas en modo Diseño. El entorno de trabajo en modo Diseño lo vamos
a ver con más detenimiento en la siguiente unidad y en esta sólo nos vamos a centrar en
los elementos específicos para conseguir la consulta que queremos realizar. En primer
lugar, podemos ver que la ventana aparece dividida en dos partes bien diferenciadas: una
que contiene la tablas que estamos utilizando en la consulta y otra con los campos que ya
habíamos seleccionado en el asistente junto con una serie de opciones que podemos
indicar para cada uno de ellos. Así, podemos ver que aparecen los campos Titulo,
Director, Año y Formato junto con los alias que indicamos en el asistente y la opción de
que se ordene la consulta en función del campo Director.

Figura 5.13. Ventana de diseño de consultas



Algo que seguro nos ha llamado la atención es por qué aparece el campo Titulo dos veces.
La respuesta es que, debido a que en el orden en que queremos que se muestren los
campos es: primero el campo Titulo, y luego el Director, y en el asistente hemos indicado
que primero queremos la ordenación en función del nombre del director, y, en caso de
repetirse dicho nombre, ordenar por el título de la película. La única forma de indicar esto
es poniendo de nuevo el campo Titulo detrás de los otros cuatro, indicando que se ordene
de manera ascendente pero desmarcando la casilla “Visible” para que no aparezca dos
veces este campo en el resultado de la consulta.
Ya hemos visto entonces que en el modo Diseño nos aparecen los campos de Peliculas
que deseamos pero aún no hemos hecho nada para ver el nombre del género de la
película. Como el nombre del género es un campo de la tabla Generos lo primero que
tenemos que hacer es indicar que queremos incluir dicha tabla en la consulta. Para ello,
debemos seleccionar el icono “Añadir tablas” (ver Figura 5.14), que es el primero por la
izquierda de los iconos de la fila inferior y elegir la tabla Generos.

Figura 5.14. Añadir tablas a una consulta
Podemos observar que automáticamente OOo Base detecta que estas dos tablas están
relacionadas. ¿Qué hubiera pasado si no hubieramos indicado en la unidad anterior que
existe una relación? Pues lo mismo que si hubieramos intentado elegir los campos de
ambas tablas directamente en el asistente, que la respuesta a la consulta (ver Figura 5.15)
hubiera sido que cada fila de la primera tabla aparecería unida a cada una de las filas de la
otra tabla sin ningún criterio, es decir, en nuestro caso tendríamos 90 filas (resultado del
producto cartesiano de 10 filas de Peliculas por 9 que tenemos en Generos) de las cuales
80 no significan nada. Pero al haber indicado que existe la relación y detectarse en el
modo Diseño conseguimos, sin necesidad de indicarlo explícitamente, que a la hora de
mostrar todas las filas de Peliculas y Generos, sólo nos muestre aquellas donde el valor
para el campo por el que están relacionadas (Genero e Id_genero respectivamente) sea el
mismo, es decir, que sólo nos muestre juntas las filas de ambas tablas que realmente están
relacionadas.



Figura 5.15. Parte del resultado de consultar Generos y Peliculas sin indicar que están relacionadas
Una vez hemos añadido la tabla Generos, elegimos qué campos queremos mostrar de ella.
En este caso, nos basta con el campo Nombre (ver Figura 5.16)

Figura 5.16. Añadimos campos de segunda tabla
Una vez que hemos elegido el campo, no debemos olvidar comprobar que la opción
“Visible” está marcada para que se muestre este campo en el resultado de la consulta (ver
Figura 5.17).



Figura 5.17. Opción visible del campo añadido marcada
En la opción “Alias” del campo Nombre de la tabla Generos vamos a mostrar la palabra
“Género” para que cualquier usuario entienda mejor lo que mostrará esta columna (ver
Figura 5.18).

Figura 5.18. Cambio de Alias del campo Nombre de Generos
Dentro del modo Diseño podemos comprobar si la consulta devuelve lo que queremos sin
necesidad de cerrar esta ventana y lanzar la consulta desde el menú principal. Para ello,
basta con seleccionar el icono de ejecución de la consulta que se encuentra situado el
segundo por la derecha en la fila de iconos superiores. Así, nos aparece entonces en la
parte superior de la ventana el resultado de la consulta (ver Figura 5.19).



Figura 5.19. Resultado de la consulta dentro del modo Diseño
Si estamos conformes con el resultado, guardamos la consulta y podemos ver en la
ventana principal (ver Figura 5.20) que las dos consultas de esta unidad aparecen ya
almacenadas.

Figura 5.20. Consultas disponibles



4. Ejercicios propuestos
1.Crear la consulta Consulta_Interpretes del segundo apartado de esta unidad.
2.Crear la consulta Consulta_Peliculas_Generos del tercer apartado de esta unidad.


Unidad 6. Consultas avanzadas y vistas

En esta unidad, en primer lugar vamos a ver el entorno de trabajo en vista Diseño para
creación de consultas.
A continuación, vamos a crear una consulta que incluye todas las tablas de nuestra base
de datos.
Después, veremos un ejemplo de cómo utilizar funciones dentro de una consulta.
Por último, veremos qué son las vistas y para qué se utilizan.
Puedes ver el video-tutorial de creación de consultas en vista diseño en la página personal
del autor:

1. Entorno de trabajo en vista Diseño
En la unidad anterior ya trabajamos en modo Diseño (ver Figura 6.1), pero ahora vamos a
ver en detalle todos los elementos de esta forma de realizar consultas.
Primero, podemos observar que la vista Diseño está dividida horizontalemente en tres
partes: la parte superior, con la barra de herramientas, la central, donde se muestran las
tablas seleccionadas para la consulta, y la inferior, donde cada columna representa cada
uno de los campos a mostrar junto con una serie de opciones relacionadas para el filtrado
de los resultados.

Figura 6.1. Ventana de creación de consultas en modo Diseño
Los botones específicos para consultas de la barra de herramientas que tenemos
disponibles son:

• Modo Diseño: activar/desactivar el modo Diseño.



• Ejecutar: muestra el resultado de la consulta sin necesidad de salir del modo de
edición. Hay que tener en cuenta que no guarda la consulta.

• Borrar: borra la consulta y quita todas las tablas de la vista Diseño.

• Añadir tablas: permite agregar más tablas a la consulta.

• Funciones: activa/desactiva la posibilidad de asociar funciones a los campos.

• Tabla: activa/desactiva en la ventana inferior la fila donde se muestra el
nombre de la tabla a la que pertenece el campo.

• Alias: activa/desactiva en la ventana inferior la fila donde se puede introducir
el alias de un campo.

• Valores unívocos: si se activa, aquellas filas que aparecen repetidas varias
veces en el resultado de una consulta sólo se mostrarían una vez. Por ejemplo, si
hicieramos una consulta que devuelva los géneros de nuestras películas, la fila con
el valor “Ciencia-Ficción” aparecería varias veces a menos que activaramos esta
casilla y ya sólo aparecería una vez.
En cuanto a los campos y sus distintas opciones tenemos:
• Campo: muestra los nombres de los campos que se desean visualizar. En el caso
de querer mostrar todos los campos de una tabla, tenemos la posibilidad de poner
“Nombre de tabla.*” en lugar de poner uno a uno cada uno de los campos.
• Alias: el valor que se escriba se mostrará en la cabecera de la columna de
resultados en lugar del nombre del campo que tiene la tabla.
• Tabla: muestra la tabla a la que pertenece al campo.
• Orden: podemos elegir entre ordenar los resultados por los valores de ese campo
de forma ascendente o descendente.
• Visible: si queremos que se muestre ese campo en el resultado estará marcada. Los
campos con esta opción desmarcada se utilizan para fijar condiciones de filtrado
de los resultados.
• Función: permiten realizar distintas operaciones sobre los resultados. Hay que
tener en cuenta que, una vez que a un campo se le incluye alguna función, el resto
de los campos también deben llevar asociada alguna de las funciones disponibles.
Concretamente, OOo Base ofrece las siguientes funciones:
• Agrupar: permite agrupar los resultados a mostrar en función de uno o
varios campos.

• Cantidad: devuelve el número total de filas devueltas que contengan algún
valor para ese campo.

• Promedio: para campos de tipo númerico devuelve la media de los
resultados para ese campo.

• Suma: para campos de tipo númerico devuelve la suma de los resultados



para ese campo.

• Máximo: para campos de tipo númerico devuelve el valor máximo de los

• Mínimo: para campos de tipo númerico devuelve el mínimo de los

• Criterio: Especifica criterios de filtro (que un campo contenga un valor mayor,
menor, igual, etc..) para el campo. Se pueden incluir varios criterios de filtrado
para un campo utilizando las filas “o”. Debido al espacio limitado de cada unidad
de este curso, se recomienda, a aquellos alumnos que quieran más información
acerca de los criterios de filtrado, examinar el apartado de la Ayuda de
OpenOffice.org llamada “Diseñar consulta” donde en el apartado “Formular
condiciones de filtrado” aparecen explicadas al detalle.

2. Creación en vista Diseño de consulta sobre varias tablas
Vamos a crear nuestra primera consulta completamente en vista Diseño. En particular,
vamos a crear una consulta que nos muestre todos los actores que protagonizan películas
junto con los datos de la película, incluido el nombre del género. Es decir, vamos a
construir una consulta que utiliza las cuatro tablas de nuestra base de datos.
Para empezar, nos vamos a la ventana principal de OOo Base, a la sección “Consultas” y
seleccionamos la tarea “Crear consulta en vista Diseño…”.
Nada más entrar en el modo Diseño, nos mostrará una ventana donde indicar las tablas
que queremos incluir en la consulta que se va a crear. En nuestro caso, vamos a añadir las
cuatro disponibles y veremos como OOo Base nos muestra las relaciones existentes
automáticamente (ver Figura 6.2).

Figura 6.2. Selección de tablas de la consulta



Los primeros cuatro campos que vamos a incluir son los de la tabla Interpretes como se
muestra en la Figura 6.3.

Figura 6.3. Inclusión de campos de la tabla Interpretes
A continuación vamos a especificar que queremos que los resultados de la consulta se
muestren ordenados por los apellidos y el nombre de los intérpretes (ver Figura 6.4).

Figura 6.4. Ordenación de resultados por apellidos y nombre
Para incluir los campos de la tabla Peliculas vamos a seleccionar “Peliculas:*” y así no
tenemos que incluir los campos uno a uno (ver Figura 6.5).



Figura 6.5. Inclusión de todos los campos de la tabla Interpretes
Para seleccionar los campos de la tabla Interpretes no hemos utilizado la posibilidad
“Interpretes.*” porque es necesario seleccionar cada campo individualmente, ya que
vamos a establecer algún criterio de ordenación en función de alguno de los campos de la
tabla. Como en nuestro caso vamos a mostrar los resultados ordenados en función de los
apellidos y el nombre de los intérpretes (ver Figura 6.4) necesitamos seleccionar uno a
uno cada campo de Interpretes.
Para terminar, vamos a seleccionar el campo Nombre de la tabla Generos y, en el alias,
vamos a poner “NombreGenero”, para distinguirlo de los campos ya seleccionados,
Nombre de la tabla Interpretes y Genero de la tabla Peliculas. (ver Figura 6.6.).



Figura 6.6. Inclusión del campo Nombre de Generos
Salvamos la consulta como “ConsultaTotal” y al ejecutarla el resultado es el de la Figura
6.7.

Figura 6.7. Resultado de la consulta ConsultaTotal

3. Creación de consultas que incluyen funciones
Vamos a crear una consulta que realiza operaciones sobre los resultados. Así, vamos a
crear una consulta que muestre el nombre de cada género almacenado y el total de
películas que tenemos de cada género. Es decir, el objetivo es realizar una consulta sobre
Generos y Peliculas de manera que agrupemos las filas devueltas en función de cada
género para así poder contarlas y poder saber el número de películas asociadas a cada uno
de ellos. El resultado de nuestra consulta, con las filas que tenemos actualmente en
Generos y Peliculas, debe ser como el de la Figura 6.8.

Figura 6.8 Generos y total de películas de cada género
Para empezar, elegimos las tablas sobre las que vamos a realizar la consulta, Generos y
Peliculas (ver Figura 6.9).



Figura 6.9. Tablas de la consulta
Los campos que necesitamos son, por una lado Nombre de Generos, que es sobre el que
agruparemos los resultados devueltos y, por otro, un campo de la tabla Peliculas que
estemos seguros que siempre tendrá un valor (no estará vacío) para cada fila de Peliculas.
Por ejemplo, podemos elegir el campo Id_pelicula que siempre va a tener valor para cada
película. Los campos seleccionados se muestran en la figura 6.10.

Figura 6.10. Campos seleccionados de ambas tablas



A continuación, debemos asociar la función correspondiente a cada uno de los dos
campos. En primer lugar, hemos dicho que queremos agrupar los resultados en función de
cada género, para ello vamos a incluirle la función “Agrupar” asociada al campo Nombre
de Generos. Y, en segundo lugar, lo que queremos es contar las películas relacionadas con
cada género. Esto último lo conseguimos asociando la función “Cantidad” al campo
Id_pelicula de Peliculas (ver Figura 6.11).

Figura 6.11. Inclusión de funciones necesarias en cada campo
Guardamos entonces la consulta como “Peliculas de cada Genero” y al lanzarla nos
encontramos una pantalla como la de la Figura 6.12.

Figura 6.12. Resultado de la consulta Peliculas de cada Genero
Como vemos, la cabecera con el total de películas está mostrando la función que estamos
utilizando junto con el nombre del campo. Si queremos que el resultado aparezca como el
que mostrabamos en la Figura 6.8., es decir, con una cabecera significativa, debemos
añadir el alias “Total de Peliculas” (ver Figura 6.13).



Figura 6.13. Inclusión de alias para el total de películas

4. Vistas. Consultas sobre vistas
Las vistas son un tipo especial de consultas almacenadas que, a nivel de bases de datos, se
tratan como una tabla más. Es decir, hasta ahora hemos visto que sólo podemos realizar
consultas sobre nuestras tablas de la base de datos pero ¿qué ocurre si necesitamos
realizar una consulta no sobre una tabla sino sobre los resultados de otra consulta? La
respuesta es que debemos convertir la consulta en una vista para que se pueda manejar
como si de una tabla se tratara.
Para ver las beneficios de usar vistas, vamos a realizar una consulta que nos devuelva el
valor medio de las películas asociadas a cada género. Esta consulta no se puede realizar
directamente sobre las tablas Generos y Peliculas sino sobre la consulta Peliculas de cada
Genero una vez convertida en vista.
Para convertir una consulta en una vista nos situamos en la ventana principal de OOo
Base en la sección “Consultas” y seleccionamos la consulta que queramos convertir con el
botón derecho del ratón. Del menú que se despliega seleccionamos la opción “Crear como
vista” (ver Figura 6.14).



Figura 6.14. Convertir una consulta en una vista

Figura 6.15. Vista creada en la sección Tablas
Se nos despliega entonces una ventana donde tenemos que poner un nombre a la vista,
escribimos “PeliculasCadaGenero” y aceptamos. Ya hemos convertido la consulta en una
vista y podemos ver que ya es así si nos situamos en la sección “Tablas” de la ventana
principal (ver Figura 6.15). Podemos observar que se usa un icono distinto para
representar vistas y distinguirlas de las tablas.



Una vez que ya tenemos la vista, vamos a crear una consulta sobre ella. Para empezar,
vemos que al entrar en vista Diseño para crear una nueva consulta ya nos aparece
PeliculasCadaGenero como si de una tabla más se tratara y la elegimos como única tabla
de la consulta (ver Figura 6.16).

Figura 6.16. Inclusión de la vista PeliculasCadaGenero en la consulta a crear
Como sólo queremos que nos devuelva el valor medio de las películas de cada género
seleccionamos el campo Total de Peliculas y le asociamos la función “Promedio” junto
con el alias “Media de cada género” (ver Figura 6.17).

Figura 6.17. Inclusión del valor medio del campo Total de Peliculas



Para ver que la consulta hace lo que esperamos en la propia vista Diseño (ver Figura
6.18), la lanzamos antes de guardarla utilizando el botón “Ejecutar” y, si devuelve el valor
esperado, ya hemos terminado.

Figura 6.18. Resultado del valor medio de películas por cada género

1.Crear la consulta “ConsultaTotal” del apartado 2.
2.Crear la consulta “Peliculas de cada Genero” del apartado 3.
3.Crear la vista “PeliculasCadaGenero” del apartado 4.
4.Crear una consulta que devuelva la media del número de películas de cada género.


Unidad 7. Formularios básicos

En esta unidad, en primer lugar vamos a ver qué es un formulario y para qué se utiliza.
En el segundo punto veremos el entorno de creación de formularios.
Por último, veremos cómo crear un formulario básico.
Puedes ver el video-tutorial de creación de un formulario en la página personal del autor:

1. Formularios
Los formularios son un tipo de objeto que van a permitir la introducción de datos en las
tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos
directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios.
En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. Un
formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos; incluso puede tomar campos
de diferentes tablas o consultas.
Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Las tablas
deben estar cerradas para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios. Al
cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan. Todos estos conceptos los
trataremos en las siguientes secciones.

2. Entorno de creación de un formulario
Para crear un formulario nos vamos a encontrar dos posibilidades dentro del apartado de
tareas disponibles en la sección formularios de OOo Base (Figura 7.1):
• Creación de formularios en vista Diseño: seleccionando esta opción se puede crear
un formulario totalmente personalizado.
• Usar el asistente para crear formulario: crea automáticamente un formulario con
los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear
formularios de formatos muy distintos.



Figura 7.1. Sección de formularios en OOo Base
Nosotros vamos a crear formularios en la vista Diseño porque nos permite configurarlos
con más detalles. Para ello nos vamos a la sección “Tareas” dentro de formularios y
pulsamos sobre “Crear formulario en vista Diseño…”. Nos aparece entonces la ventana
de diseño de formularios (ver Figura 7.2).

Figura 7.2. Ventana de creación de fomularios
Antes de empezar a diseñar nuestro formulario necesitamos conocer los distintos tipos de
controles de que vamos a disponer y para qué sirven.



2.1 Controles de formularios
Toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los controles son
objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario.
Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados:
• Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles
dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos
de la base de datos.
• Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles
independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e
imágenes, independientemente de que estos existan en la tabla creada de
antemano.
• Control calculado: el origen de los datos es una expresión, no un campo. Una
expresión es una combinación de operadores (=,+,-,* y /), nombres de controles,
nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes.
La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario
o datos de otro control del formulario.
Los distintos campos de control se encuentran repartidos en las dos barras de
herramientas que aparecen resaltadas en la Figura 7.2; por un lado, la barra “Diseño de
Formularios” y, por otro, la barra “Campos de control de formulario”. Si esta última barra
no nos apareciera por cualquier motivo, se puede acceder a ella a través del menú “Ver”,
eligiendo la opción “Barra de Herramientas” y activando la casilla “Campos de control de
formulario”.
Antes de conocer los controles más importantes de ambas barras es recomendable, para
hacer más comodo el diseño de formularios, incrustar la barra “Campo de Control…” con
el resto de barras de herramientas; para ello, basta con hacer doble clic con el ratón sobre
la cabecera de esta barra y la ventana de diseño de formularios nos quedará como aparece
en la Figura 7.3.

Figura 7.3. Barra “Campos de control de formularios” incrustada



En esta última barra, por defecto, no aparecen todos los controles disponibles; si
queremos que aparezcan todos, debemos pulsar el icono que abre la barra de herramientas
“Más campos de control” (ver Figura 7.3) y nuestra ventana de trabajo debería quedar
como la que aparece en la Figura 7.4.

Figura 7.4. Ventana de edición de formularios con todas las barras de herramientas necesarias
Los campos de control más importantes son los siguientes:

• Modo Diseño: activa y desactiva el modo Diseño. Nos permite alternar entre el
modo de Usuario (introducción de datos a través de los campos) y el modo Diseño
(edición de los campos de control).

• Navegador de formulario: muestra todos los formularios y subformularios del
documento actual con sus respectivos campos de control.

• Abrir en modo diseño: si está activo, el formulario siempre se abre en modo
Diseño.

• Casilla de verificación: para valores Sí/No. Se puede utilizar dentro de un
grupo de opciones.

• Campo de texto: sirve para mostrar o introducir datos.

• Campo formateado: es un cuadro de texto en el que se define el formato de las
entradas y salidas, así como los valores limitadores que las afectan.

• Botón de comando: inserta un botón que al ser pulsado ejecuta instrucciones.

• Campo de opción: permiten al usuario elegir entre diversas opciones.

• Cuadro de lista: permite seleccionar un elemento de una lista.



• Cuadro combinado: permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el
dato directamente.

• Campo de visualización de texto: sirven para mostrar texto predefinido.
También se le conoce como campo etiqueta.

• Asistente: especifica si se debe o no activar el asistente al insertar un campo de
control nuevo. Estos asistentes ayudan a introducir las propiedades de los cuadros
de listas, los campos de control de tablas y otros campos de control.

• Cuadro de grupo: sirve para crear marcos donde agrupar campos de control.

• Control de tablas: se utiliza para crear un campo de control con una tabla de la
base de datos.

• Fuente de datos: enumera las tablas y consultas de la base de datos desde las
que estamos creando el fomulario y permite ver su contenido en la barra de
herramientas. Es muy útil para conocer cuáles van a ser las tablas en las que se
insertarán los datos a través del formulario que vamos a crear.

3. Creación de un formulario básico.
El primer fomulario que vamos a crear en vista Diseño es uno para la tabla Interpretes que
nos va a permitir introducir los intérpretes de una película.
Lo primero que vamos a hacer dentro de la ventana de edición de formularios (Figura 7.4)
es indicar cómo se va a llamar el formulario y con qué tabla va a estar conectado. Para
ello, pulsamos sobre el icono “Navegador de formulario” y hacemos clic con el botón
derecho sobre el campo “Formulario”, elegimos la opción “Nuevo” y, dentro de ésta,
“Formulario” (ver Figura 7.5).

Figura 7.5. Creación de nuevo formulario



Por defecto, al nuevo formulario lo llama Standard pero nosotros lo vamos a renombrar
como Form_Interpretes (Figura 7.6).

Figura 7.6 Creación de Form_Interpretes
Para indicar que el formulario va a estar conectado con la tabla Interpretes hacemos clic
con el botón derecho del ratón en el navegador de formulario sobre Form_Interpretes y
elegimos “Propiedades” (Figura 7.7).

Figura 7.7. Elección de propiedades del formulario creado
En el cuadro resultante, vamos a la ficha “Datos”, y seleccionamos dentro “Contenido”.
Abrimos el menú desplegable y seleccionamos la tabla sobre la que vamos a contruir el
formulario, en nuestro caso Interpretes (Figura 7.8).



Figura 7.8. Eleccion de tabla Interpretes
Cerramos las ventanas “Propiedades del formulario” y “Navegador de formulario” y,
antes de continuar, guardamos el formulario pulsando en la pestaña “Archivo” y dentro
“Guardar”, y también aquí le nombramos como Form_Interpretes (Figura 7.9).

Figura 7.9. Guardado de Form_Interpretes



Ahora ya podemos continuar con la creación del formulario. En primer lugar, vamos a
crear un campo de texto. Para ello, seleccionamos “Campo de texto” de entre todos los
controles disponibles. Veremos que el cursor cambia de forma, y es cuando podemos
insertar dicho campo. Llevamos el cursor a la posición de la zona de trabajo y lo
arrastramos hasta que el campo de texto alcance el tamaño deseado (ver Figura 7.10).

Figura 7.10. Inclusión de un campo de texto
Ahora tenemos que dar unas propiedades al campo de texto y asignarle la tabla en la que
se insertarán los datos introducidos desde este formulario. Seleccionamos dicho cuadro
con el botón derecho y nos sale un cuadro emergente, y dentro de él escogemos “Campo
de Control” (ver Figura 7.11).

Figura 7.11. Propiedades del campo de control
En el cuadro resultante, vamos a la ficha “Datos”, y seleccionamos dentro de “Campo de
datos” el nombre del campo al cual se va a enlazar, en este caso, al campo Id_Interprete
(ver Figura 7.12).



Figura 7.12. Propiedad “Campo de Datos”
Dentro de esta misma ventana de propiedades del campo, nos vamos a la ficha “General”
al campo “Nombre” y escribimos CampoId_Interprete (Figura 7.13). Una buena práctica
es dar un nombre significativo a cada campo que creemos, sobre todo cuando tengamos
formularios con muchos campos. Así, podremos distinguir bien cada campo dentro de la
ventana “Navegador de Formularios”.

Figura 7.13. Indicación de nombre del campo
Delante del campo de texto creado vamos a poner un “Campo etiqueta” (ver Figura 7.14)
para que cualquier usuario que utilice el formulario conozca lo que debe introducir.



Figura 7.14. Inclusión de campo etiqueta
Si hacemos doble clic sobre la etiqueta aparecerá una ventana (ver Figura 7.15) donde
podremos indicar las diferentes propiedades de la etiqueta (nombre que aparecerá en la
etiqueta, color de fondo, tipo de letra, tamaño, color,…). El formato de los formularios
puede tener más colorido y distintas fuentes de texto pero el conocer y cambiar los
distintos formatos entra dentro de los contenidos del curso de OOo Writer y no de éste por
lo que se remite al alumno a dicho curso para aprender más sobre este tema.

Figura 7.15. Propiedades del Campo de Etiqueta
Dentro de estas propiedades vemos que hay algunas que nos abren una nueva ventana
como, por ejemplo, la propiedad “Fuente” (Ver Figura 7.16) donde podemos variar el
tamaño y el tipo de la fuente del texto.



Figura 7.16. Propiedad Fuente del Campo de etiqueta
Una vez que hemos cambiado las propiedades de la etiqueta, nuestro formulario debería
parecerse al de la figura 7.17.

Figura 7.17. Formulario tras cambio de propiedades de etiqueta
Si repetimos los pasos realizados para el resto de los campos de la tabla Interpretes
podríamos obtener un formulario parecido al de la Figura 7.18.



Figura 7.18. Formulario Form_Interpretes con todos los campos incluidos
Si salvamos los cambios realizados y cerramos la ventana de edición de formularios, en la
ventana de objetos ya debe aparecer el formulario que acabamos de crear (Figura 7.19).

Figura 7.19. Ventana de objetos con nuevo formulario
Si queremos realizar algún cambio en el formato del formulario, pulsamos sobre el
formulario con el botón derecho del ratón y elegimos la opción ‘Editar’ (Figura 7.20).



Figura 7.20. Editar formulario creado
En cambio, si lo que queremos es ejecutar el formulario para empezar a insertar datos (ver
Figura 7.21) hacemos doble clic sobre él .

Figura 7.21. Ver e insertar datos en formulario
Para movernos entre los diferentes registros y realizar distintas operaciones sobre ellos,
usaremos la barra “Navegación de Formularios” que nos aparece en la parte inferior
(Figura 7.21) en la que destacan los siguientes elementos:

• búsqueda de registros

• desplazamiento entre registros

• inserción de nuevo registro

• guardar cambios registro

• deshacer entrada de datos

• eliminación del registro actual.

1.Crear el formulario Form_Interpretes.


Unidad 8. Formularios avanzados

En este tema, para empezar, vamos a crear un formulario con varios campos de control de
distintos tipos.
A continuación, vamos a crear un formulario que contiene subformularios.
Puedes ver el video-tutorial de creación de un formulario con subformularios en la página
personal del autor:

1. Creación de formularios con múltiples tipos de campos
de control
En la unidad anterior creamos el formulario Form_Interpretes que sólo contenía campos
de texto, pero vimos que existían muchos más campos de control disponibles. En este
apartado vamos a crear un formulario llamado Form_Peliculas en el que vamos a incluir
más variedad de campos.
El formulario Form_Peliculas va a contener cuatro campos de texto para las columnas
Id_pelicula, Titulo, Año y Director. Para insertar estos campos, repetimos todos los pasos
que realizamos en la unidad anterior hasta llegar a obtener un formulario que contenga los
campos de texto mencionados tal y como se muestran en la figura 8.1.

Figura 8.1 Form_Peliculas con cuatro campos de texto
A partir de aquí vamos a empezar a añadir campos que hasta ahora no hemos utilizado. El
primero que vamos a incluir es del tipo “Casilla de verificación” para indicar si hemos
visto o no la película. Para ello, seleccionamos este tipo de campo y, dentro de la opción
“Campo de datos” de la ficha “Datos” de las propiedades, lo asociamos a la columna
Visionada de Peliculas. Una vez que lo hayamos añadido y modificado usando las
propiedades de la ficha “General” de propiedades, como se muestra en la figura 8.2,
deberíamos tener nuestro formulario como el de la figura 8.3.



Figura 8.2. Propiedades de casilla de verificación

Figura 8.3. Form_Peliculas con casilla de verificación
Para el campo Formato vamos a utilizar un “Cuadro de Grupo” para establecer por
anticipado las diferentes opciones y para que el usuario no tenga que escribir tantas veces
lo mismo. Elegimos entonces dicho campo y al incluirlo en el formulario nos debe
aparecer un asistente (ver Figura 8.4) que nos va a guiar para indicarnos cómo asignar el
valor seleccionado en el campo Formato.



Figura 8.4. Asistente Cuadro de Grupo
En primer lugar debemos incluir los nombres de las posibles opciones que queremos que
aparezcan para el campo Formato, en nuestro caso, “DVD”, “VHS” y “CD”. En la
siguiente ventana (ver Figura 8.5) del asistente podemos elegir si alguna de las tres
opciones debe aparecer por defecto

Figura 8.5. Opción por defecto en Cuadro de Grupo



Dejamos por defecto “DVD” y en la siguiente ventana (ver Figura 8.6) tenemos que
asociar a cada uno de los nombres de opción fijados en la primera ventana del asistente el
valor real que se almacenará en dicho campo. En nuestro caso, el valor a almacenar es el
mismo que el nombre de opción y así debemos indicarlo para cada uno de los tres
campos.

Figura 8.6. Valor asociado a cada nombre de opción.
La siguiente ventana del asistente (ver Figura 8.7) sirve para asociar el “Cuadro de
Grupo” a un campo de la tabla. En nuestro caso al campo Formato.

Figura 8.7.Campo asociado al cuadro de grupo



Para finalizar, la última ventana del asistente (ver Figura 8.8) permite ponerle un nombre
al cuadro.

Figura 8.8. Nombre del cuadro de grupo
Si hemos realizado todos los pasos correctamente, nuestro formulario debe tener un
aspecto similar al de la Figura 8.9.

Figura 8.9. Form_Peliculas con cuadro de grupo
Para el campo Genero vamos a aprovecharnos de las ventajas de haber utilizado
relaciones entre tablas de forma que sólo se puedan incluir los géneros que estén en la
tabla Generos. Para ello vamos a utilizar la opción “Campo de lista” que, nada más
elegirla, nos abre un asistente como el que se muestra en la Figura 8.10.



Figura 8.10. Selección de la tabla para el contenido del cuadro de lista.
En dicho asistente se nos va a permitir elegir el contenido del cuadro de lista a partir del
contenido de alguna tabla, en nuestro caso Generos, y, dentro de la tabla elegida, debemos
seleccionar el campo que queremos que se muestre, en este caso el campo Nombre (ver
Figura 8.11).

Figura 8.11. Selección del campo a mostrar en cuadro de lista.
Por último, debemos indicar qué campo tienen en común la tabla principal del formulario
Peliculas con la tabla del cuadro de lista Generos; es decir, debemos especificar el campo
a partir del cuál hemos construido la relación entre ambas tablas. Dicho campo era
Genero en Peliculas e Id_genero en Generos (ver unidad 4 del curso) y así hay que
indicarlo en la última ventana del asistente (ver Figura 8.12).



Figura 8.12. Selección del campo común entre tabla del formulario y tabla del cuadro de lista
Para finalizar este formulario le añadimos una etiqueta descriptiva delante del cuadro de
lista creado para el género. Nuestro formulario en ejecución debe verse como el de la
figura 8.13.

Figura 8.13. Vista de Form_Peliculas en ejecución

2. Creación de formulario con subformularios
En este apartado vamos a crear un formulario que permita relacionar los intérpretes con
las películas en las que ha participado y al que llamaremos Form_Protagonistas.

Figura 8.14. Creación de Form_Protagonistas asociado a tabla Protagonistas
Para comenzar, seguimos los pasos iniciales que vimos en la unidad anterior. Así, primero
seleccionamos “Crear un nuevo formulario en vista Diseño…”, luego abrir el “Navegador
de formularios” y, por último, crear un nuevo formulario llamado Form_Protagonistas
asociado a la tabla Protagonistas (ver Figura 8.14).
Como sabemos, la tabla Protagonistas sólo contiene los identificadores de los intérpretes
y los identificadores de las películas que están relacionadas. Por tanto, sería un poco
complicado, al utilizar este formulario, tener que recordar el identificador de cada uno en
el momento de ver los protagonistas o insertar nuevas interpretaciones.



Para solucionar esto nos vamos a valer de nuevo de los cuadros de lista para poder ver el
título de las películas y los apellidos y el nombre de cada interpretación en lugar de
simplemente los identificadores.
Vamos a empezar introduciendo en nuestro formulario el título de las películas; para ello,
seleccionamos un nuevo cuadro de lista, donde debemos indicar que el contenido es el de
la tabla Peliculas, que el campo que queremos que se muestre es el título y que las tablas
Peliculas e Interpretes tienen en común el campo Id_pelicula y Pelicula, respectivamente.
Junto con este cuadro debemos incluir una etiqueta delante llamada Título.
Debajo del título vamos a incluir el nombre y apellidos de los intérpretes. Debido a que
son dos campos diferentes, necesitamos dos cuadros de lista distintos, uno para el campo
Nombre y otro para el campo Apellidos, y en ambos casos se utilizarán los campos
Id_Interprete de Interpretes e Interprete de Protagonistas como enlace entre ambas tablas.
Si además activamos el Navegador de formulario, Form_Protagonistas debe verse como
en la Figura 8.15.

Figura 8.15. Form_Protagonistas con título, apellidos y nombre
En ejecución, podemos ver que este formulario (ver Figura 8.16) nos muestra y nos
permite insertar las distintas interpretaciones de una forma mucho más amigable que a
través de la tabla Protagonistas directamente.

Figura 8.16. Form_Protagonistas en ejecución
Vamos a hacer aún más intuitivo este formulario haciendo que, cada vez que nos
movemos entre los distintos registros, nos muestre todos los intérpretes asociados a esa
película y todas las películas del intérprete seleccionado. Para ello, vamos a necesitar
utilizar subformularios, que no son más que formularios construidos sobre otras tablas o
consultas distintas a la asociada al formulario principal.
Vamos a empezar creando un subformulario que nos muestre todos los intérpretes de la
película seleccionada. Para empezar, abrimos el navegador de formulario y teniendo
seleccionado Form_Protagonistas le indicamos que queremos crear un nuevo formulario
llamado Subform_Interpretes (ver Figura 8.17).



Figura 8.17. Subformulario Subform_Interpretes creado
A continuación, en las pestaña “Datos” de las propiedades del subformulario debemos
indicar varias opciones. Primero, en “Tipo de contenido” vamos a poner “Consulta” y en
“Contenido” indicaremos la consulta ConsultaTotal (ver Figura 8.18) que creamos en la
unidad 6. ¿Por qué utilizamos esta consulta en lugar de la tabla Interpretes? Porque dada
la película seleccionada en Form_Protagonistas se quiere ver todos sus intérpretes; es
decir, se necesita “algo” que contenga tanto la información de las películas como la de los
intérpretes de una sola vez y dicha información sólo la tiene la consulta ConsultaTotal.

Figura 8.18. Subfomulario con el contenido de ConsultaTotal
Con esto no hemos terminado, sino que tenemos que indicar el vínculo que existe entre el
formulario principal y el subfomulario creado. Para ello, sin salir de la pestaña “Datos”,
nos vamos a cualquiera de los iconos en forma de puntos suspensivos que aparece a la
derecha de las opciones “Vinculación de …” o “Vinculación con …” y hacemos clic con
el ratón. Se nos despliega una ventana como la de la Figura 8.19 donde debemos indicar
por qué campos vamos a relacionar ambos formularios.
Nosotros queremos conseguir que, dada una película seleccionada en el formulario
principal, se muestren sus intérpretes en un subformulario. Es decir, si, por ejemplo,
tenemos seleccionada la película “La Comunidad del Anillo”, cuyo identificador es el
valor “5″, entonces, sólo nos interesarán aquellos intérpretes de ConsultaTotal cuyo valor
para Id_pelicula sea “5″ (”Viggo Mortensen” y “Liv Tyler”), lo que podemos obtener
vinculando ambos formularios utilizando el campo Pelicula de Protagonistas junto con el
campo Id_pelicula de ConsultaTotal. De esta manera, en el subformulario sólo aparecerán
aquellas filas de ConsultaTotal cuyo valor para Id_pelicula sea el mismo que el valor
Pelicula en Protagonistas.



Figura 8.19. Vinculación entre el formulario y el subformulario
Ahora sólo nos falta elegir un campo de control que permita mostrar en el subformulario
los datos que queramos de los intérpretes. El más adecuado para mostrar toda la
información de una vez es el campo “Control de tablas”. Lo seleccionamos y lo incluimos
en nuestro formulario, de forma que nos aparece un asistente (ver Figura 8.20) donde
podemos elegir los campos de ConsultaTotal que queremos que se muestren, en este caso,
Apellidos, Nombre y Nacionalidad.

Figura 8.20. Selección de campos a mostrar en la tabla
Si añadimos una etiqueta descriptiva al subformulario y lanzamos el formulario
deberíamos ver algo parecido a lo que muestra la Figura 8.21.

Figura 8.21. Form_Protagonitas con todos los intérpretes de una película



Para finalizar, vamos a añadir un segundo subformulario que permita que se muestren las
películas en las que aparece el intérprete que figura en el formulario principal.
Como para el primer subformulario, de nuevo abrimos el navegador de formulario y
teniendo seleccionado Form_Protagonistas le indicamos que queremos crear un nuevo
formulario llamado Subform_Peliculas.
Ahora, en las pestaña “Datos” de las propiedades del subformulario, volvemos a indicar
en el tipo de contenido la opción “Consulta” y en contenido indicaremos la consulta
ConsultaTotal, pero ahora el vínculo entre ambos formulario lo vamos a establecer entre
el campo Interprete de Protagonistas junto con el campo Id_interprete de ConsultaTotal
(ver Figura 8.22). Es decir, en este subformulario sólo queremos que aparezcan aquellas
filas de ConsultaTotal cuyo valor para Id_interprete sea el mismo que el valor Interprete
en Protagonistas.

Figura 8.22. Propiedades del subformulario Subform_Peliculas
También esta vez, para mostrar las películas del intérprete seleccionado, vamos a incluir
un campo “Control de Tabla” en el nuevo subformulario con los campos Titulo, Director,
Año, Formato, Visionada y NombreGenero (ver Figura 8.23).

Figura 8.23. Campos a incluir en tabla de subformulario Subform_Peliculas
Para terminar, añadimos la etiqueta que describe el subformulario y una vez lanzado el
formulario que acabamos de construir debería ser parecido al de la Figura.8.24.



Figura 8.24. Form_Protagonistas en funcionamiento.

1.Crear el formulario Form_Peliculas siguiendo los pasos del apartado 1.
2.Crear el formulario Form_Protagonistas siguiendo los pasos del apartado 2.


Unidad 9. Informes

Unidad 9. Informes
En este tema, en primer lugar vamos a ver qué es un informe.
A continuación vamos a crear un informe simple sobre los interpretes y las películas.
Después crearemos un informe que muestre las películas agrupadas por géneros.
Para finalizar, crearemos un informe que muestre, para cada intérprete, su nombre y
apellidos y las películas que ha protagonizado.
Puedes ver el video-tutorial de creación de un informe en la página personal del autor:

1. ¿Qué es un informe?
Los informes son documentos que se utilizan para presentar los datos de una forma más
amigable. Es decir, su objetivo es recuperar información de la base de datos, igual que las
consultas, pero con un formato que facilita su presentación e impresión en papel. Es más,
los informes y las consultas suelen complementarse ya que los informes suelen
construirse a partir de consultas almacenadas y no a partir de las tablas. Por ejemplo, en
esta unidad, vamos a construir tres informes a partir de la consulta ConsultaTotal que
realizamos en la unidad 6 del curso.
Los informes en OOo Base 2.0 sólo se pueden crear utilizando el asistente y, aunque se
nos ofrece la posibilidad de editarlos posteriormente, no se recomienda a los alumnos
hacerlo para variar el contenido y sí, sólamente, para variar algún detalle del formato
final. Es decir, si un informe no muestra la información que deseamos, es más sencillo
crear un nuevo informe desde el principio que editar uno existente.
Para empezar a crear informes basta con seleccionar la tarea “Usar el asistente para crear
informe…” de la sección “Informes” en la ventana principal de OOo Base (ver Figura
9.1).


Unidad 9. Informes

Figura 9.1. Tarea “Usar el asistente para crear informe..”

2. Creación de un informe simple
Vamos a empezar creando un informe que nos muestre un listado de las películas y los
actores protagonistas.
En primer lugar, nos aparece una ventana (ver Figura 9.2) donde seleccionar los campos
que mostraremos en el informe. Elegimos de ConsultaTotal los campos Titulo, Director,
NombreGenero, Apellidos, Nombre y Nacionalidad.

Figura 9.2. Selección de campos del informe
A continuación, tenemos la posibilidad de cambiar el nombre bajo el que se mostrarán los
campos. En nuestro caso, vamos a cambiar en este, y en el resto de informes que
hagamos, la etiqueta “Género” para el campo NombreGenero (ver Figura 9.3).


Unidad 9. Informes

Figura 9.3. Etiquetas de los campos
En la siguiente ventana (ver Figura 9.4) se nos presenta la posibilidad de agrupar los
resultados en función de uno o varios campos. Esta opción ya veremos en los siguientes
informes que es muy útil, pero al ser el primer informe que realizamos vamos a dejar los
campos sin agrupar.

Figura 9.4. Agrupación de campos
En la siguiente ventana (ver Figura 9.5) podemos elegir diferentes opciones de diseño. Por
un lado, de presentación de los datos y, por otra, de los encabezados y pies de página.
También podemos elegir si los datos se presentarán orientados vertical u horizontalmente
para su impresión. Estas opciones que afectan al formato de la presentación de los datos
son las únicas que se aconseja variar, si fuera necesario, a posteriori. Para este primer
informe vamos a elegir la opción “Predeterminado” en ambos casos.


Unidad 9. Informes

Figura 9.5. Aspecto del informe
En la última ventana del asistente (ver Figura 9.6) podemos elegir el título que tendrá el
informe y una opción muy importante: si queremos que el informe sea estático o
dinámico. En el primer caso, los datos que mostrará siempre el informe serán los que
tuviera la consulta realizada en el momento de la creación; es decir, una vez creado el
informe, los datos que muestra siempre serán los mismos, mientras que en el segundo
caso, cada vez que llamemos al informe, los datos que se van a mostrar son los que
tuviera la base de datos en el momento de la llamada.
Además en esta última ventana podemos indicar también si queremos que se muestre el
contenido del informe o queremos modificarlo.

Figura 9.6. Título y más opciones del informe
Si elegimos las opciones que se muestran en la Figura 9.6, OOo Base nos va a abrir el
informe en modo Diseño (ver Figura 9.7) por si queremos realizar alguna modificación.


Unidad 9. Informes

Figura 9.7. Vista Diseño del Informe
Podemos observar que OOo Base en la parte que corresponde al contenido de los campos
incluye texto en latín. Este texto aparece sólo en modo Diseño y no aparece reflejado
posteriormente en el informe. Sirve para facilitarnos una visión de cómo se va a mostrar
el contenido de los campos en el informe final.
Para finalizar, antes de ver el contenido del informe, vamos a incluir el título en negrita en
el encabezamiento de la página y quitar el autor del mismo. Además, vamos a ensanchar
el tamaño del campo Titulo para que el título no se muestre en varias líneas. Todos estos
cambios aparecen reflejados en la Figura 9.8.

Figura 9.8. Diseño final de Informe de películas y actores.
Una vez guardado y cerrado el informe ya podemos hacer uso de él en cualquier
momento, bien para mostrarlo por pantalla o bien para imprimirlo. Un ejemplo de
ejecución del informe con el contenido actual de nuestra tablas sería el que se muestra en
la Figura 4.9.


Unidad 9. Informes

Figura 9.9. Resultado de Informe de películas y actores.

3. Creación de informe agrupando por un campo
En el siguiente informe que vamos a realizar vamos a ver qué conseguimos con la
agrupación en función de un campo. Para ello, vamos a contruir un informe que nos
muestre los datos más significativos de cada película agrupadas por el género al que
pertenecen; es decir, el objetivo es mostrar el nombre de cada género y las películas que
pertenecen a dicho género tal y como se muestra en la Figura 9.10.

Figura 9.10. Resultado de Informe de géneros y películas
Para crear el informe iniciamos el asistente y elegimos los campos NombreGenero,
Titulo, Director, Año y Formato de ConsultaTotal y, a continuación, vamos a cambiar las
etiquetas de los campos NombreGenero y Año por “Género” y “Fecha de estreno”,
respectivamente. Llegamos entonces a la ventana “Agrupación” (Figura 9.11), donde
vamos a indicar que queremos agrupar los resultados a mostrar en función del campo
Género (NombreGenero).


Unidad 9. Informes

Figura 9.11. Agrupación por Género
En las opciones de diseño dejamos la mismas que teníamos para el informe anterior (ver
Figura 9.5) y en las opciones de clase de informe también (ver Figura 9.6) con la salvedad
de que ahora vamos a titularlo “Informe de géneros y películas”. Al finalizar el asistente
nos aparece la vista Diseño del informe que acabamos de crear. En esta ocasión vamos a
mostrar el informe sin ningún tipo de encabezamiento. Para ello, nos vamos a la pestaña
“Insertar” y desmarcamos las casillas de la opción “Encabezamiento” (Figura 9.12).

Figura 9.12. Seleccionamos mostrar el informe sin encabezamientos
Para conseguir un resultado similar al de la Figura 9.10. ya sólo nos falta modificar el
tamaño asignado a cada campo (Figura 9.13).


Unidad 9. Informes

Figura 9.13. Vista Diseño definitiva de Informe de géneros y películas

4. Creación de informe agrupando por más de un campo
Para terminar, vamos a realizar un informe donde agruparemos los resultados en función
de varios campos. En concreto, el informe que vamos a crear va a mostrarnos el nombre y
los apellidos de cada intérprete seguido de las películas que ha protagonizado. Además,
para este informe vamos a variar el diseño de la presentación de los datos.
En primer lugar, comenzamos, como siempre, eligiendo los campos que mostrará el
informe, que en este caso son Nombre, Apellidos, Titulo, Director, Año y NombreGenero
de ConsultaTotal. A continuación, en la siguiente ventana el único cambio en las etiquetas
que vamos a realizar es el de “Género” en el campo NombreGenero y pasamos a la
ventana “Agrupación” (figura 9.14).
Ahora, en esta ventana debemos indicar que queremos agrupar por los campos Nombre y
Apellidos si queremos que nos muestre agrupados los resultados en función de cada
intérprete. La diferencia entre agrupar por un campo o más de uno estriba en que, cuando
se elige por más de un campo, los resultados se agrupan en función de las diferentes
combinaciones de esos campos. Es decir, si tuvieramos varios intérpretes con el mismo
apellido (por ejemplo, “Kirk Douglas” y “Michael Douglas”) y, simplemente
agruparamos por ese campo, nos aparecerían juntas todas las películas de aquellos
intérpretes que se apellidan igual (se mostrarían las películas de ambos “Douglas” como
de un único intérprete); pero, al incluir también en la agrupación el campo Nombre,
estamos indicando que sólo se van a agrupar juntas las películas cuyo valor para ambos
campos sea el mismo (aunque el valor “Douglas” en el campo Apellidos sea igual para
ambos intérpretes, su valor para el campo Nombre es distinto por lo que diferencia entre
las películas de padre e hijo).


Unidad 9. Informes

Figura 9.14. Agrupación de resultados por más de un campo
A continuación, vamos a la ventana “Selección del diseño” (Figura 9.15) donde vamos a
cambiar el diseño de los datos y el de la página.

Figura 9.15. Cambios en el diseño del informe
En cuanto a los datos, vamos a elegir la primera opción “Azul y rojo -alineado a la
izquierda” y, en los encabezados y pies de página, vamos a elegir “Mapamundi” para que
nos muestre de fondo en cada página del informe la imagen de un mapamundi.
Una vez que en la última ventana del asistente indiquemos que el informe será dinámico y
que el título será “Informe de intérpretes y películas” nos debe aparecer el diseño del
informe tal y como se muestra en la figura 9.16.


Unidad 9. Informes

9.16. Diseño inicial de Informe de intérpretes y películas.
Antes de finalizar, vamos a modificar la cabecera del informe para que simplemente
aparezca el título del mismo, y vamos a modificar también el tamaño de los campos para
evitar en lo posible que algún campo ocupe más de una línea (ver Figura 9.17).

Figura 9.17. Diseño final de Informe de intérpretes y películas
Una vez hemos realizados los cambios mencionados y guardados los cambios, podemos
ejecutar el informe, del que una parte se muestra en la Figura 9.18.

Figura 9.18. Parte del contenido del Informe de intérpretes y películas

1.Crear el informe “Informe de películas e intérpretes” del apartado 2.


Unidad 9. Informes

2.Crear el informe “Informe de géneros y películas” del apartado 3.
3.Crear el informe “Informe de intérpretes y películas” del apartado 4.


Unidad 10. Manejo de fuentes de datos externas en OOo Base

Unidad 10. Manejo de fuentes de datos externas en
OOo Base
En esta unidad, en primer lugar, se va a explicar el concepto de fuentes de datos.
A continuación, se va a crear una base de datos en OOo Base que va a trabajar con una
base de datos de Microsoft Office.
Por último, se va a crear una base de datos con tablas creadas a partir de archivos de texto.
Puedes ver el video-tutorial de ejemplo de conexión a base de datos MS Access en la
página personal del autor:

1. Fuentes de datos
Existen una gran variedad de Sistemas de Bases de Datos en el mercado, entre los que
podemos citar ORACLE, SQL Server, dBase, PostgreSQL, MySQL o Microsoft Access
(en adelante MS Access). Cada uno de estos sistemas se caracteriza porque tienen su
propio formato de archivo de datos para almacenar las bases de datos que mantienen.
Cualquier base de datos gestionada por estos sistemas puede ser registrada como fuente
de datos en OOo Base; es decir, se puede considerar una fuente de datos a cualquier base
de datos externa susceptible de ser manejada desde OOo Base. El acceso a dichas fuentes
de datos puede hacerse tratando directamente con los archivos correspondientes de
fuentes de datos, por ejemplo, los archivos planos de dBase o los archivos con extensión
“mdb” de MS Access, o, puede hacerse a través de lo que se conoce como manejadores de
conexión con bases de datos.
Los manejadores de conexión se caracterizan porque son capaces de ejecutar operaciones
de bases de datos de manera transparente al usuario; es decir, actúan como intermediarios
entre el usuario y un sistema de bases de datos en particular, de manera que, una vez
establecidos los parámetros de conexión con un sistema de bases de datos, el usuario no
tiene que preocuparse, al realizar operaciones, de las particularidades del sistema al que
está conectado.
Entre los manejadores de conexión destacan especialmente ODBC y JDBC. ODBC es el
estándar de conectividad con bases de datos de Microsoft mientras que JDBC está basado
en la plataforma Java.
Además, OOo Base también soporta como fuentes de datos hojas de cálculo, libretas de
direcciones de diversos clientes de correo como Microsoft Outlook o Mozilla
Thunderbird e, incluso, archivos de texto.
La instalación y configuración de manejadores de conexión como ODBC y JDBC queda
fuera de los objetivos de un curso de iniciación a OOo Base como este, por lo que en esta
unidad vamos a ver cómo trabajar en OOo Base con una base de datos existente en MS
Access y cómo crear otra base de datos con tablas construidas a partir de archivos de
texto.



2. Trabajar con bases de datos de MS Access
En este apartado se va a ver cómo manejar una base de datos de MS Access desde OOo
Base. Para empezar, hay que tener en cuenta que OOo Base sólo reconoce las tablas y
consultas de MS Access; es decir, los informes y formularios que se tengan en MS Access
no van a estar disponibles en OOo Base e, incluso, las consultas no van a ser reconocidas
como tales sino que van a ser tratadas como vistas.
En el ejemplo que se va a mostrar, se va a partir de que se tiene una base de datos de MS
Access que contiene tres tablas llamadas Empresas, Subvenciones e
HistorialSubvenciones y una consulta llamada ConsultaTotales. Todos estos objetos y su
contenido junto con las relaciones existentes entre las tablas se muestran en la Figura
10.1.

Figura 10.1. Contenido de la base de datos de MS Access
A continuación, se va a trabajar con esta base de datos a través de OOo Base. Lo primero
que se debe hacer en OOo es seleccionar la pestaña Archivo, el submenú Nuevo y dentro
de él la opción Base de Datos. A continuación aparece la pantalla “Asistente para bases de
datos” donde se debe seleccionar “Conectar con una base de datos existente”. De entre
todas las opciones de conexión que se presentan (dBase, Hoja de Cálculo, JDBC,
ODBC,etc..) se debe elegir “Microsoft Access” (ver Figura 10.2).



Figura 10.2. Conectar con una base de datos Microsoft Access
En la siguiente ventana se debe indicar la ruta y el archivo con la base de datos en
Microsoft Access tal y como se muestra en la figura 10.3

Figura 10.3. Selección de base de datos de Microsoft Access
En la ventana siguiente (Figura 10.4) se puede indicar si quiere registrar o no la base de
datos y si una vez guardada la base de datos se quiere abrir.



Figura 10.4 Opciones de guardado de la nueva base de datos
Por último, debemos indicar un nombre para la nueva base de datos creada (Figura 10.5).

Figura 10.5. Guardado de la nueva base de datos
Antes de continuar hay que tener en cuenta que la nueva base de datos creada no es una
base de datos nueva e independiente sino que realmente en el archivo creado sólo se está
guardando la información que necesita OOo Base para conectarse con la base de datos de
MS Access.
Esto supone que los cambios que se hagan sobre las tablas y las vistas de la base de datos
en OOo Base también se van a ver reflejados automáticamente en la base de datos original
de MS Access.



Como ya se ha expuesto anteriormente, al abrir la base de datos y situarse en la sección
“Tablas” (Figura 10.6) se puede ver que están todas las tablas que tiene la base de datos
de MS Access y que la consulta que existía aparece como una vista. Además, aparecen
una serie de tablas propias de MS Access (todas las que comienzan por “MSys”) que
almacenan diferentes características internas de la base de datos y que no son legibles ni
modificables en OOo Base.

Figura 10.6. Tablas y vistas en OOo Base
Además, en la Figura 10.6 puede observarse también que en la barra de estado aparece
que realmente la base de datos abierta está enlazando con una base de datos MS Access y
aparece la ruta y el nombre del archivo original de dicha base de datos
Las relaciones que existían entre las tablas y que se mostraban en la Figura 10.1 también
se mantienen automáticamente en OOo Base como puede verse en la Figura 10.7.

Figura 10.7. Relaciones de la base de datos



3. Creación de base de datos a partir de archivos de texto
En este apartado se va a ver cómo, a partir de archivos de texto que contengan
información de un modo homogéneo, se puede crear una base de datos donde cada tabla
se forma a partir de dichos archivos.
En primer lugar, se va a suponer que se tiene una carpeta llamada “Listas” que almacena
un par de archivos de texto, uno llamado “Libros leidos” y otro llamado “Libros
pendientes”. El contenido de estos dos archivos se muestra en los Cuadros de Texto 10.1
y 10.2

Cuadro de Texto 10.1. Libros leidos

Cuadro de Texto 10.2. Libros pendientes
En ambos archivos puede verse que se está almacenado información sobre libros, en
concreto, cada línea de estos archivos contiene el título, el autor y el año de publicación
de distintos libros.
Para tener estas listas de libros en forma de tablas en OOo Base se debe indicar, como en
el apartado anterior, que se quiere crear una nueva base de datos conectando con una base
de datos existente, pero en este caso, eligiendo “Texto” como fuente de datos (Figura
10.8).

Figura 10.8. Conectar con una base de datos de texto



En la siguiente ventana (Figura 10.9) se debe indicar la carpeta donde se encuentran los
archivos y, la extensión de dichos archivos (en este ejemplo .txt). Además, se debe indicar
también qué caracteres se están utilizando para distinguir un campo de otro en cada fila
(en este ejemplo los campos están separados por ; ) y, en caso de tener datos numéricos,
cuáles van a ser los separadores de decimales y de miles.

Figura 10.9. Ubicación y configuración de los archivos de texto
Al igual que en el apartado anterior, se debe indicar si al terminar (Figura 10.10) se desea
registrar la base de datos y abrirla.

Figura 10.10. Opciones de finalización
Por último, hay que darle un nombre a la nueva base de datos e indicar dónde se quiere
almacenar (Figura 10.11).



Figura 10.11. Nombre de la nueva base de datos
Si se examina la sección “Tablas” de la nueva base de datos puede verse que las dos listas
que estaban en la carpeta indicada se han convertido en dos tablas en OOo Base (Figura
10.12).

Figura 10.12. Nueva base de datos y contenido de las tablas

1.Crear los archivos de texto “Libros leidos” y “Libros Pendientes” detallados en esta
unidad.
2.Crear la base de datos “Libros” a partir de los dos archivos del ejercicio anterior


Sobre el autor

Sobre el autor
Me llamo Álvaro E. Prieto Ramos y soy Profesor Colaborador del Área de Lenguajes y
Sistemas Informáticos del Departamento de Ingeniería de Sistemas Informáticos y
Telemáticos de la Universidad de Extremadura en la Escuela Politécnica de Cáceres y
miembro del QUERCUS Software Engineering Group.
Principalmente he impartido las asignaturas de Bases de Datos y Administración de Bases
de Datos en Ingeniería Informática, Ingeniería Técnica en Informática de Sistemas e
Ingeniería Técnica en Informática de Gestión.
Actualmente también soy coordinador y profesor en el módulo Sistemas Gestores de
Bases de Datos del Máster en Software Libre de la Universidad de Extremadura. En este
módulo el objetivo es aprender a manejar MySQL y PostgreSQL.
Espero que este tutorial os haya sido de utilidad.


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