0108 gs3 comenzarconbase

Guía de inicio
Capítulo 8
Comenzar con Base
Componente de base de datos de
OpenOffice.org
Este PDF está diseñado para que su lectura se realice en
una pantalla, viendo dos páginas al mismo tiempo. Si
desea imprimir una copia, su visor de PDF deberá
brindarle la opción de imprimir dos páginas por cada hoja
de papel. Para imprimir correctamente las páginas
confrontadas, tendrá que comenzar la impresión desde la
página 2. También imprima esta cubierta por separado.

Derechos de autor
Este documento tiene derechos de autor © 2005–2010 por sus
colaboradores, tal como aparecen en la lista en la sección titulada
Autores. Puede distribuirse o modificarse bajo los términos de la GNU
General Public License, versión 3 o posterior, o la Creative Commons
Attribution License, versión 3.0 o posterior.
Todas las marcas registradas que aparecen dentro de esta guía
pertenecen a sus dueños legítimos.
Autores
Dan Lewis Iain Roberts Magnus Adielsson
Jean Hollis Weber JiHui Choi
Comentarios y sugerencias
Mantenedor: Dan Lewis. Por favor, dirija cualquier clase de comentario
o sugerencia acerca de este documento a: dev@es.openoffice.org
Agradecimientos
Como mantenedor de este documento me gustaría dar las gracias
personalmente a los otros autores. Sin ellos este documento no tendría
ni la calidad ni la cantidad de información que tiene. Iain Roberts y
Magnus Adielsson hicieron muchas sugerencias sobre el contenido y el
formato. Jean Hollis Weber, con muchos años de experiencia en la
escritura técnica, ha sugerido muchos cambios que han hecho que este
documento sea mucho más legible. Gracias también para aquellos que
han traducido este documento a otros idiomas para que la gente que
no habla inglés tenga acceso a esta información.
Traducción
Juan Carlos Sanz Óscar Manuel Gómez
Inma Barrios
Fecha de publicación y versión de software
Publicado el 30 de enero de 2010. Basado en OpenOffice.org
3.2.Versión en español publicada el 16 de febrero de 2011
Puede descargar
una versión editable de este documento desde
http://es.openoffice.org

Contenido
Derechos de autor....................................................................................2
Introducción.............................................................................................5
Planificar una base de datos....................................................................6
Crear una base de datos nueva...............................................................8
Crear tablas.............................................................................................9
Usar el asistente para crear una tabla.................................................9
Crear una tabla copiando una tabla existente...................................13
Crear tablas en la vista de diseño......................................................14
Crear tablas para los cuadros de lista................................................17
Añadir datos en la vista de edición....................................................18
Definir relaciones...................................................................................18
Crear un formulario de base de datos...................................................21
Usar el asistente para crear un formulario........................................22
Modificar un formulario.....................................................................25
Crear formularios y subformularios en modo diseño.........................39
Acceder a otras bases de datos.............................................................39
Acceder a una hoja de cálculo como fuente de datos........................40
Registrar bases de datos *.odb...........................................................40
Usar fuentes de datos en OpenOffice.org.............................................41
Ver fuentes de datos...........................................................................41
Editar fuentes de datos......................................................................42
Lanzar Base para trabajar en fuentes de datos.................................42
Usar fuentes de datos en Writer y Calc..............................................42
Documentos de Writer.....................................................................43
Hoja de cálculo Calc........................................................................45
Introducir datos en un formulario.........................................................47
Crear consultas......................................................................................50
Usar el asistente para crear una consulta.........................................50
Usar la vista diseño para crear una consulta.....................................53
Crear informes.......................................................................................59
Crear un informe estático...................................................................60
Comenzar con Base 3

Informe de la tabla Vacaciones.......................................................61
Informe Combustible vacaciones....................................................62
Crear un informe dinámico.................................................................64
Modificar un informe..........................................................................66
Otras formas de crear informes.........................................................69
4 Comenzar con Base

Introducción
Una fuente de datos, o base de datos, es una colección de trozos de
información a los que se puede acceder o que se pueden gestionar
desde OpenOffice.org (OOo). Por ejemplo, una lista de nombres y
direcciones es una base de datos que se puede usar para producir
correo mediante combinación de correspondencia. Una lista del
inventario de una tienda podría ser una fuente de datos manejada por
OOo.
Nota
OpenOffice.org usa los términos “base de datos” y “fuente de
datos” para referirse a lo mismo, lo que puede ser una base de
datos como MySQL o dBase o una hoja de cálculo o un documento
de texto que contenga datos.
Este capítulo cubre la forma de crear una base de datos, mostrar el
contenido de una base de datos y cómo se usan las distintas partes en
OOo. También cubre cómo usar el componente Base de OOo para
registrar otras fuentes de datos. Una fuente de datos puede ser una
base de datos, una hoja de cálculo o un documento de texto.
Nota
OOo Base utiliza el motor de base de datos HSQL. Todos los
archivos creados por este motor se guardan en un archivo
comprimido. Los formularios de la base de datos se incluyen en
dicho archivo comprimido.
Una base de datos consiste en un número de campos que contienen los
fragmentos individuales de datos. Cada tabla de la base de datos es un
grupo de campos. Al crear una base de datos, también se determinan
las características de cada campo de la tabla. Los formularios se usan
para introducir datos en los campos de una o más tablas asociadas con
el formulario. También se pueden usar para ver los campos de una o
más tablas asociadas con el formulario. Una consulta crea una tabla
nueva a partir de las tablas existentes dependiendo de la forma en que
se ha creado la consulta. Un informe organiza la información de los
campos de una consulta en un documento según sus necesidades.
Cuidado
La base de datos OOo necesita la máquina virtual de Java (Java
Runtime Environment,JRE). Si no está en su equipo, puede
descargarla de www.java.com e instalarla siguiendo las
instrucciones que encontrará en el sitio. Debe ser Java 5.0 o una
versión superior. En OOo, use Herramientas > Opciones >
OpenOffice.org > Java para registrar Java. La versión Java de
Windows no puede usarse, sin embargo, otras versiones sí.
Introducción 5

Base crea bases de datos relacionales. Esto hace mucho más fácil crear
una base de datos en la que los campos tienen relaciones unos con
otros.
Por ejemplo: considere una base de datos para una biblioteca. Tendrá
un campo para los nombres de los autores y otro campo para los
nombres de los libros. Obviamente, hay una relación entre los autores
y los libros que han escrito. La biblioteca puede tener más de un libro
para un mismo autor. Esto es lo que se conoce como una relación de
uno a varios: un autor y más de un libro. La mayoría, si no todas, las
relaciones en una base de datos son relaciones uno a varios.
Imagine una base de datos de empleados para la misma biblioteca.
Uno de los campos contendría los nombres de los empleados mientras
que otro contendría el número de la seguridad social y otros datos
personales. La relación entre los nombres y el número de la seguridad
social es una relación uno a uno: sólo un número de la seguridad social
para cada nombre.
Si está familiarizado con los conjuntos matemáticos, una base de datos
relacional puede explicarse fácilmente en términos de conjuntos:
elementos, subconjuntos, uniones e intersecciones. Los campos son los
elementos. Las tablas son los subconjuntos. Las relaciones se definen
en base a uniones e intersecciones de los subconjuntos (tablas).
Para explicar cómo se usa una base de datos, crearemos una para los
gastos del coche. En el proceso explicaremos cómo funciona una base
de datos.
Planificar una base de datos
El primer paso para crear una base de datos es hacerse algunas
preguntas y escribirlas, dejando espacio entre ellas para,
posteriormente, escribir las respuestas. Al menos algunas de las
respuestas deberían ser obvias tras haber pensado durante un tiempo.
Debe pasar por este proceso varias veces antes de que todo quede
claro en su cabeza y en el papel. Utilizar un documento de texto para
estas preguntas y respuestas facilita los cambios en las preguntas,
añadir nuevas preguntas o cambiar las respuestas.
Aquí tiene algunas de las preguntas y respuestas desarrolladas antes
de crear una base de datos para gastos del coche. Ya tenía una de lo
que quería antes de empezar, pero a medida que comencé a hacer
preguntas y responderlas, descubrí que necesitaba tablas y campos
adicionales.
6 Comenzar con Base

¿Para qué serán los campos? Mis gastos están divididos en tres áreas:
adquisición de combustible, mantenimiento y vacaciones. Los gastos
para los permisos de circulación y de conducir cada cuatro años no
encajan en ninguna de esas áreas. Tendremos una tabla para ellos:
gastos de permisos.
¿Qué campos encajan en el área de adquisición de combustible? Fecha
de adquisición, lectura del cuentakilómetros, importe, cantidad de
combustible y método de pago (el consumo puede calcularse con una
consulta).
¿Qué campos encajan en el área de mantenimiento? Fecha del servicio,
lectura del cuentakilómetros, tipo de servicio, coste del servicio y
próxima fecha del servicio de este tipo (por ejemplo, para cambio de
aceite indica cuándo debería ser el próximo cambio). Además, sería
fantástico si pudiéramos escribir algunas notas, por eso añadimos a la
lista un campo para notas.
¿Qué campos encajan en el área de vacaciones? Fecha, lectura del
cuentakilómetros, combustible (incluye todos los campos de la tabla
combustible), comidas (incluye comida y tapas), alojamiento, peajes y
otros. Puesto que estos gastos se pagan con una o dos tarjetas de
crédito o en efectivo, quiero un campo para registrar qué forma de
pago se usó en cada uno de ellos.
¿Qué campos encajan en la categoría comidas? Desayuno, comida,
cena y tapas parecen encajar. ¿Debo listar las tapas individualmente o
anotar el coste total de tapas de todo el día? Elijo dividir tapas en dos
campos: número de tapas y coste total. También necesito una forma de
pago para cada uno: desayuno, comida, cena y tapas.
¿Qué campos son comunes a más de un área? La fecha aparece en
todas las áreas y también lo hacen la lectura de cuentakilómetros y la
forma de pago.
¿Cómo usaré la información de estos tres campos? Mientras esté de
vacaciones querré tener cada día una lista completa de todos los
gastos. Los campos de fecha sugieren una relación entre la tabla
vacaciones y las fechas de cada una de estas tablas: combustible y
alimentación. Esto quiere decir que los campos de fecha de estas
tablas deben estar vinculados cuando creemos la base de datos.
El tipo de pago incluye dos tarjetas de crédito y efectivo. Entonces,
crearemos una tabla con un campo para el tipo de pago y la usaremos
en cajas de lista en los formularios.
Truco Además de los campos que hemos listado para crear en las tablas
Planificar una base de datos 7

de la base de datos, hay un campo más que podemos necesitar
en cada tabla: el campo para la clave primaria. En algunas tablas
ya se ha mencionado el campo para la clave primaria, pero en
otras tablas, como en tipo de pago, necesitaremos crear un
campo adicional para la clave primaria.
Crear una base de datos nueva
Para crear una base de datos nueva, en la barra de menús elija
Archivo > Nuevo > Base de datos, también puede pulsar la flecha
que hay junto al icono Nuevo y seleccionar Base de datos en el menú
desplegable. Ambos métodos abren el asistente para bases de datos.
En la primera página del asistente para bases de datos seleccione
Crear nueva base de datos y pulse Siguiente.
La segunda página tiene dos preguntas. Para la primera pregunta
seleccione la opción Sí, registrar la base de datos, y para la segunda
pregunta marque Abrir la base de datos para editar. Pulse
Finalizar.
Nota
Si no se registra la base de datos, no estará accesible para los
otros componentes de OOo, como Writer o Calc. Si se registra la
base de datos, los otros componentes podrán acceder a ella.
Guarde la base de datos nueva con el nombre Automovil. Se abrirá la
ventana Automovil.odb – OpenOffice.org Base. La Figura 1 muestra
parte de esta ventana.
Figura 1: Crear las tablas de la base de datos
8 Comenzar con Base

Truco
Cada vez que se abra la base de datos Automovil, se abre la
ventana Automovil.odb – OpenOffice.org Base, y entonces se
pueden hacer cambios en la base de datos. El título de esta
ventana es siempre <nombre de la base de datos> -
OpenOffice.org Base.
Cuidado
Cuando cree una base de datos, debe guardar el trabajo
regularmente. No sólo tiene que guardar el elemento que acaba
de crear, sino que también tiene que guardar la base de datos
completa.
Por ejemplo, cuando cree su primera tabla, debe guardarla antes
de poder cerrarla. Cuando la tabla se guarde por primera vez, ya
será parte de la base de datos.
Crear tablas
En una base de datos, una tabla almacena información de un grupo de
cosas que llamaremos campos. Por ejemplo, una tabla podría contener
una libreta de direcciones, un inventario de existencias, una guía
telefónica o una lista de precios. Una base de datos puede tener varias
tablas.
Para trabajar con tablas, pulse el icono Tablas en la lista de Base de
datos o pulse Alt+a. En la lista Tareas se muestran las tres tareas que
se pueden hacer con tablas (Figura 1).
Usar el asistente para crear una tabla
Los asistentes se han diseñado para hacer tareas básicas. A veces no
son suficiente para lo que queremos; en cuyo caso podemos utilizar el
asistente como punto de partida, y después trabajar sobre el contenido
generado.
El asistente para tablas en Base sugiere tablas de dos categorías:
negocios y personal. Cada categoría contiene ejemplos de tablas entre
las que escoger. Cada tabla tiene una lista de campos disponibles.
Podemos borrar algunos de estos campos y añadir otros.
Un campo de una tabla contiene una parte de la información. Por
ejemplo, una tabla con una lista de precios podría tener un campo para
el nombre del elemento, otro para la descripción y otro para el precio.
Como ninguno de los campos que necesitamos para nuestra base de
datos Automóvil aparece en las tablas de ejemplo del asistente,
Crear tablas 9

crearemos una tabla simple, y ésta no tiene nada que ver con nuestra
base de datos, usando el asistente. Esta sección es un ejercicio para
explicar cómo funciona el asistente.
El asistente permite que los campos de una tabla provengan de más de
una tabla de las sugeridas. Crearemos una tabla con campos de tres
tablas diferentes de las mostradas por el asistente.
Cuidado
Cada tabla necesita un campo Primary key (Clave primaria,
cuyo uso se explicará más adelante). Usaremos ese campo para
numerar nuestras entradas y queremos que ese número se
incremente automáticamente a medida que añadimos datos.
Según la zona geográfica, se usa “clave” o “llave” primaria. Se
intentará usar “clave”, salvo que se esté describiendo una
opción de la interfaz.
Pulse Usar el asistente para crear tabla. Se abre el asistente para
tablas (Figura 2)
Paso 1: seleccionar campos.
Usaremos la tabla de ejemplo ColecciónCD en la categoría Personal
para seleccionar los campos que necesitamos.
1) Categoría: seleccione Personal. La lista desplegable Tablas de
muestra cambia a una lista de tablas de ejemplo personal.
2) Tablas de ejemplo: seleccione ColecciónCD. El cuadro Campos
disponibles cambia a una lista de campos de esta tabla.
3) Campos seleccionados: mueva los siguientes campos desde la
ventana Campos disponibles a la ventana Campos seleccionados
usando el botón > y en este orden: IDColección, TítuloÁlbum,
Intérprete, FechaDeCompra, Formato, Notas y NúmDePistas.
4) Seleccionar campos de otra tabla de ejemplo. Pulse Negocios
como categoría. Seleccione Empleados en la lista de tablas de
ejemplo. Utilice el botón > para mover el campo Foto desde la
ventana Campos disponibles a la ventana Campos seleccionados.
Se colocará en la parte inferior de la lista, debajo del campo
NúmDePistas.
5) Si se equivoca al seleccionar campos, pulse el nombre del campo
en la lista Campos seleccionados y con el botón < muévalos desde
Campos seleccionados de nuevo a la lista Campos disponibles.
6) Si se equivoca en el orden de los campos seleccionados pulse el
nombre del campo cuyo orden es erróneo y use las flechas de
dirección Arriba y Abajo situadas a la derecha de Campos
seleccionados para mover el campo a su posición correcta.
10 Comenzar con Base

7) Pulse Siguiente.
Figura 2: Seleccionar campos para la tabla
Paso 2: establecer los tipos de campo y formatos.
En este paso establecerá las propiedades de los campos. Cuando pulse
en un campo, la información a la derecha cambia (vea la Figura 3).
Entonces, se pueden hacer cambios para ajustarlos a sus necesidades.
Pulse en cada campo, de uno en uno, y haga los cambios que se indican
abajo.
Figura 3: cambiar el tipo de los campos
Nota
Si alguno de estos campos requiere un valor, ajuste Entrada
requerida a Sí. Entonces no se permitirá una entrada con ese
campo en blanco. En general solamente se usa Entrada
requerida a Sí si siempre se tiene que poner algo en ese campo.
Por defecto Entrada requerida está ajustado a No.
• IDColección: cambie Valor automático de No a Sí.
Crear tablas 11

• TítuloÁlbum:
– Entrada requerida: deje Entrada requerida en No a menos que
toda su música esté en álbumes.
– Longitud: no cambie la longitud a menos que tenga un título
de álbum mayor de 100 caracteres, incluyendo los espacios.
Nota
En Base se debe especificar la longitud máxima para cada campo
en el momento de la creación. No es fácil cambiarla después, por
eso, en caso de duda, especifique una longitud mayor. Base usa
VARCHAR como formato para campos de texto. Este formato
utiliza solamente el número real de caracteres en un campo
hasta el límite marcado. Es decir, un campo que contiene 20
caracteres usará solamente espacio para 20 caracteres aunque
el límite este puesto en 100.
• Intérprete: use las opciones predeterminadas. Dado que la música
siempre tiene intérpretes, establezca Entrada requerida en Sí.
• FechaDeCompra: tipo de campo: opciones predeterminadas para
fechas. Entrada requerida debería ser No (puede que no sepa la
fecha).
• Formato: sólo cambie la opción de Entrada requerida: de No a Sí.
• Notas: no se requieren cambios.
• NúmDePistas: cambie Tipo de campo a Tiny Integer [TINYINT]. El
número de pistas permitido será de 999. Small Integer
[SMALLINT] podría admitir 99999 pistas si necesita más de 999.
• Foto: use las opciones predeterminadas.
Cuando haya terminado pulse Siguiente.
Nota
Cada campo tiene un Tipo de campo, y éste debe especificarse.
Los tipos incluyen texto, integer, fecha y decimal. Si el campo va a
contener información general (por ejemplo, un nombre o una
descripción), use texto. Si el campo va a contener siempre un
número (por ejemplo, un precio), el tipo debería ser decimal u
otro tipo de campo numérico. El asistente elige el tipo de campo
correcto, por lo que para hacerse una idea de cómo funciona esto,
vea lo que el asistente ha seleccionado para cada campo.
Paso 3: seleccionar la clave primaria.
1) Marque Crear una clave principal.
2) Seleccione Usar un campo existente como clave principal.
3) En la lista desplegable Nombre del campo seleccione
IDColección.

4) Marque Autovalor si no está marcado.
5) Pulse Siguiente.
Note
Una clave primaria identifica un ítem (o registro) de forma única
en la tabla. Por ejemplo, puede tener dos personas llamadas
“Antonio López” o tres personas que viven en la misma dirección
y la base de datos necesita distinguir entre ellas.
El método más sencillo es asignar un número único a cada uno:
asignamos a la primera persona el número 1, a la segunda 2, etc.
Cada entrada tiene un número y cada número es diferente, y por
eso es fácil decir “registro con ID 172”. Esta es la opción elegida
aquí: IDColección es simplemente un número asignado
automáticamente por Base a cada registro de esta tabla.
Paso 4: crear la tabla.
1) Si lo desea, cambie el nombre a la tabla en este punto. Si lo hace,
asigne un nombre significativo para usted. En este ejemplo no
haremos cambios.
2) Deje marcada la opción Insertar datos inmediatamente.
3) Pulse Finalizar para completar el asistente para tablas. Cierre la
ventana creada por el asistente. Ahora está de nuevo en la
ventana principal de la base de datos con la lista de tablas,
consultas, formularios e informes. Observe que ahora hay una
tabla con el nombre “ColecciónCD” en la ventana Tablas.
Crear una tabla copiando una tabla existente
Si tiene una colección de música muy amplia, puede querer crear una
tabla para cada tipo de música que tenga. Mejor que crear cada tabla
con el asistente, puede hacer copias de la tabla original, dando a cada
una un nombre de acuerdo con el tipo de música contenida.
1) Pulse el icono Tablas, en el panel base de datos, para ver las
tablas existentes.
2) Pulse con el botón derecho el icono de la tabla ColeccionCD y
seleccione Copiar en el menú emergente.
3) Mueva el puntero del ratón que hay debajo de esta tabla, pulse
con el botón derecho del ratón y seleccione Pegar. Aparecerá el
diálogo Copiar tabla.
4) Cambie el nombre de la tabla a Pop y pulse Siguiente.
5) Pulse el botón >> para mover todos los campos del cuadro de la
izquierda al cuadro de la derecha y haga clic en Siguiente.
Crear tablas 13

6) Puesto que todos los campos tienen su tipo adecuado, no debería
ser necesario hacer cambios. Si así fuera, éste es el lugar y el
momento para hacerlos (vea el cuadro Cuidado más abajo para
ver las razones). Pulse Crear, y se creará la nueva tabla.
Cuidado
Una vez que se han creado las tablas usando el asistente y se
han introducido datos, la edición de las tablas debería ser muy
limitada. Se pueden añadir o eliminar campos, pero añadir un
campo requiere tiempo para introducir los datos para ese
campo en cada registro que tenga una entrada para ese campo.
Eliminar un campo elimina todos los datos guardados en ese
campo. Cambiar el tipo de datos de un campo puede llevar a
una pérdida de datos parcial o completa. Al crear una tabla es
mejor crear los campos con el nombre, longitud y formato
correctos antes de introducir datos.
Eliminar una tabla elimina todos los datos contenidos en cada
campo de la tabla. Si no está seguro, nunca elimine una tabla.
Crear tablas en la vista de diseño
La vista de diseño es un método más avanzado para crear una tabla, en
el que se introduce directamente la información de cada campo.
Usaremos este método para las tablas de nuestra base de datos.
Nota
Aunque Tipo de campo y formato son diferentes en la vista de
diseño, los conceptos son los mismos que en el asistente.
La primera tabla que crearemos será Combustible. Sus campos son
IDCombustible, Fecha, CosteCombustible, CantidadCombustible,
Cuentakilometros y FormaPago.
1) Pulse Crear tabla en la vista de diseño.
2) En el campo IDCombustible:
a) Escriba IDCombustible en el primer nombre de campo. Pulse
la tecla Tabulador para moverse a la columna Tipo del campo.
b) Como tipo de campo seleccione Integer [INTEGER] en la lista
desplegable (el tipo predeterminado es Texto [VARCHAR]).
Tip
Un atajo para seleccionar en la lista desplegable Tipo de campo:
escriba la primera letra del tipo elegido. Puede alternar entre
todas las elecciones que comienzan por esa letra presionándola
repetidamente.
c) Cambie las propiedades del campo en la sección inferior.

Cambie Valor automático de No a Sí.
d) Marque IDCombustible como Llave primaria.
Haga clic con el botón secundario sobre el triángulo verde que
hay junto a IDCombustible, a la izquierda (Figura 4) y
seleccione Llave primaria en el menú. Se colocará un icono
con una llave delante del campo IDCombustible.
Figura 4: definir la clave primaria
Nota
La clave primaria tiene un único propósito: identificar el registro
de forma única. Se puede utilizar cualquier nombre para este
campo. Nosotros hemos utilizado IDCombustible por
conveniencia, así sabemos a qué tabla pertenece.
3) Para el resto de campos (Fecha, CosteCombustible,
CantidadCombustible, Cuentakilometros y FormaPago):
• Escriba el nombre del campo en la columna Nombre del
campo.
• Seleccione el Tipo del campo para cada campo.
– Para Fecha use Fecha[DATE] (pulse F para seleccionarlo).
– FormaPago usa Texto [VARCHAR], el predeterminado.
– Para los demás campos, elija Número [NUMERIC] (pulse
la tecla N una vez para seleccionarlo).
• CosteCombustible, CantidadCombustible y Cuentakilometros
necesitan algunos cambios en la sección Propiedades (Figura
5).
– CantidadCombustible: cambie Tamaño a 6 y Decimales a 3
(muchos surtidores miden el combustible en milésimas).
Crear tablas 15

– Cuentakilómetros: cambie Tamaño a 10 y Decimales a 1.
– CosteCombustible: cambie Tamaño a 5 y Decimales a 2.
Pulse Ejemplo de formato. Esto abre la ventana Formato
de campo (Figura 6). Seleccione Moneda como categoría y
su moneda como Formato. Mi moneda tiene dos decimales.
Seleccione la apropiada para su caso.
Figura 5: cambiar propiedades del campo
Figura 6: opciones de formato de campo
4) Para acceder a las opciones adicionales de formato, pulse el botón
que hay a la derecha del campo Ejemplo de formato.
5) Descripción puede ser cualquier cosa, o puede dejarse en blanco.

6) Para guardar y cerrar la tabla seleccione Archivo > Guardar.
Llame a la tabla Combustible. Cierre la tabla Combustible.
Siga los mismos pasos para crear la tabla Vacaciones. Los campos y su
tipo se indican en la Figura 7. Asegúrese de que el campo Fecha sea la
clave principal antes de cerrar (pulse con el botón derecho en el
cuadro gris a la izquierda de Fecha y seleccione Llave primaria en el
menú emergente. Guarde la tabla con el nombre Vacaciones y ciérrela.
Figura 7: campos de la tabla Vacaciones
Crear tablas para los cuadros de lista
Si se puede usar la misma información en varios campos, intente
diseñar una tabla para cada tipo de información. Cada tabla contendrá
dos campos: el campo de información y el ID, en ese orden.
Cuidado
Debe crear estas tablas con el campo de información en
primer lugar y el campo ID en último lugar. Si no lo hace así
se producirán resultados incorrectos. Para la tabla de pagos he
usado Nombre e ID como campos, con Dan, Kevin y Efectivo en
los datos de Nombre. Los datos correspondientes a ID son 0, 1,
2. Si el campo Nombre se muestra primero en la tabla,
aparecerá uno de los tres nombres en el campo pago de la tabla
Combustible. Si el campo ID se muestra primero, en el campo
de pago aparecerán 1, 2 o 3.
1) Siga las instrucciones vistas en “Crear tablas en la vista de
diseño” en la página 14. En la tabla, los dos campos pueden ser
Tipo e IDPago. En las propiedades del campo establezca Valor
Crear tablas 17

automático a Sí en el campo IDPago. Establezca el campo IDPago
como Llave principal (vea Figura 8)
2) Guarde la tabla con el nombre Tipo pago.
Figura 8: tabla en vista diseño
Nota
Si tiene que crear varias tablas con los mismos campos, diseñe
una tabla y cree las demás mediante copiar y pegar (vea Crear
una tabla copiando una tabla existente en la página 13).
Añadir datos en la vista de edición
En la vista de edición no es necesario un formulario. En su lugar, añada
los datos directamente en la tabla. En este ejemplo uso los nombres de
dos personas con tarjeta bancaria y Efectivo para pagos en efectivo.
1) En la ventana principal de la base de datos, pulse el icono Tablas
(Figura 1). En la vista de edición pulse con el botón derecho del
ratón en la tabla Tipo Pago y seleccione Abrir en el menú
emergente.
a) Introduzca Dan en la columna Tipo de la primera fila. Pulse la
tecla Tabulador para moverse a la segunda columna. Fíjese
que el valor de IDPago para esta fila cambia de <Campo
automático> a 0.
b) Introduzca Kevin en la segunda fila. El IDPago cambia a 1.
c) Introduzca Efectivo en la tercera fila. El IDPago cambia a 2.
2) Guarde y cierre la ventana de la tabla.
Consejo
Puede usar la tecla Enter para moverse de campo en campo, o
puede usar la tecla flecha abajo para moverse de fila en fila.
Definir relaciones
Ahora que hemos creado las tablas, ¿cuál son las relaciones entre
ellas? Es el momento de definirlas, basándonos en las preguntas y
respuesta del principio.
Cuando estamos de vacaciones, queremos introducir todos los gastos
de una sola vez cada día. La mayoría de estos gastos están en la tabla

Vacaciones, pero el combustible que gastamos no lo está. Por eso
relacionaremos estas dos tablas usando el campo Fecha. Puesto que la
tabla Combustible puede tener más de una entrada por fecha, esta
relación entre las tablas Vacaciones y Combustible es una relación uno
a muchos (se designa 1:n).
La tabla Vacaciones también contiene varios campos para el tipo de
pago usado. Por cada campo de tipo de pago hay sólo una entrada de la
tabla Tipo Pago. Esta es una relación uno a uno: un campo en una tabla
con un campo de la otra tabla (se designa 1:1). Hay otras tablas que
también contienen campos del tipo de pago. La relación entre los
campos de esas tablas y Tipo Pago es también una relación 1:1.
Puesto que la tabla Tipo Pago solamente proporciona un lista estática,
no necesitamos definir una relación entre la tabla Tipo Pago y los
campos de las otras tablas que usan las entradas de la tabla Tipo Pago.
Esto se hará cuando creemos los formularios.
Las tablas Combustible y Mantenimiento realmente no tienen ninguna
relación aunque tengan campos similares: Fecha y Cuentakilómetros.
Consejo
A medida que cree sus propias bases de datos, también tendrá
que determinar en qué y cómo están relacionadas las tablas.
1) Para empezar a definir relaciones elija Herramientas >
Relaciones. Se abre la ventana Automóvil – OpenOffice.org Base:
Diseño de relación y se muestra el diálogo Agregar tablas
(también puede abrirlo pulsando el icono en la ventana Diseño de
relaciones.
2) En el diálogo Agregar tablas, use uno de los siguientes métodos
para añadir una tabla a la ventana Diseño de relaciones:
• Haga doble clic sobre el nombre de la tabla. En nuestro caso,
hágalo en las tablas Vacaciones y Combustible.
• O pulse en el nombre de la tabla y luego Añadir para cada
una de las tablas.
3) Haga clic en Cerrar para cerrar el diálogo cuando haya añadido
las tablas que desee.
4) Puede definir la relación entre las tablas Vacaciones y
Combustible de dos modos:
• Seleccione y arrastre el campo Fecha en la tabla Combustible
hasta el campo Fecha en la tabla Vacaciones. Cuando suelte el
botón del ratón, se formará una línea de conexión entre los
dos campos (Figura 9).
Definir relaciones 19

Figura 9: diseño de una relación 1:n
• O haga clic sobre el icono Nueva relación. Esto abrirá la
ventana Relaciones (Figura 10). Nuestras dos tablas
aparecerán en la sección Tablas implicadas.
– En la sección Campos implicados, pulse la lista
desplegable que se encuentra bajo la etiqueta
Combustible.
– Seleccione Fecha en la lista de la tabla Combustible.
– Haga clic sobre la celda que se encuentra a la derecha de
esta lista desplegable. Esto abrirá una lista desplegable
para la tabla Vacaciones.
– Seleccione Fecha en la lista de la tabla Vacaciones. Ahora
todo debería parecerse a lo mostrado en la Figura 10.
– Pulse Aceptar.
Figura 10: campos seleccionados en una relación
5) Modificar las Opciones de actualización y Opciones de
eliminación de la ventana Relaciones.
a) Haga clic con el botón secundario sobre la línea que conecta
los campos Fecha de las dos tablas para abrir el menú
contextual.
b) Seleccione Editar para abrir el diálogo Relaciones (Figura 11)
c) Seleccione Actualizar cascada.
d) Seleccione Eliminar cascada.
e) Pulse Aceptar para cerrar la ventana Relaciones y seleccione
Archivo > Guardar para guardar la ventana Diseño de
relaciones.

Aunque estas opciones no son estrictamente necesarias, sirven de
ayuda. Tenerlas seleccionadas permite actualizar una tabla que
tenga una relación definida con otra tabla, así como eliminar un
campo de una tabla.
Figura 11: sección Opciones de
actualización y Opciones de eliminación
Crear un formulario de base de datos
Las bases de datos se usan para almacenar datos. Pero, ¿cómo se
añaden los datos a la base de datos? Para eso se usan los formularios.
En el lenguaje de bases de datos, un formulario es una interfaz para
introducir y editar datos.
Figura 12: campos de un
formulario simple
Figura 13: formulario simple con
añadidos
Un formulario simple consiste en una serie de campos de una tabla
(Figura 12). Otros formularios más complejos pueden contener muchas
más cosas, incluyendo texto adicional, gráficos, cajas de selección y
muchos otros elementos. La Figura 13 está hecha a partir de la misma
tabla con una etiqueta (Gastos de combustible), una lista de selección
colocada en la forma de pago y un gráfico de fondo.
Crear un formulario de base de datos 21

Usar el asistente para crear un formulario
Usaremos el Asistente para formularios para crear un formulario
Vacaciones, el cuál contendrá un formulario y un subformulario.
En la ventana principal de la base de datos (Figura 1), pulse el icono
Formularios en la columna de la izquierda. En la lista de tareas, haga
doble clic en Usar el asistente para crear formulario para abrir el
Asistente para formularios (Figura 14). Los formularios simples
necesitan solo algunos de estos pasos, mientras que los formularios
más complejos puede que usen todos.
Paso 1: seleccione campos.
1) En Tabla o consulta seleccione Tabla: Vacaciones. La sección
Campos disponibles muestra una lista de los campos de la tabla
Vacaciones.
2) Pulse la doble flecha de la derecha para mover todos los campos
hacia la lista Campos del formulario. Haga clic en Siguiente.
Figura 14: pasos del Asistente para formularios
Paso 2: configurar un subformulario.
Dado que ya hemos creado una relación entre las tablas Combustible y
Vacaciones, usaremos esa relación. Si no se hubieran definido
relaciones se podría hacer en el paso 4.
1) Haga clic en la caja etiquetada Agregar subformulario.
2) Pulse en Subformulario basado en relación existente.
3) El campo Combustible aparece en la lista de relaciones para
agregar, así que pulse en el nombre para resaltarlo, como en la
Figura 15. Haga clic en Siguiente.

Figura 15: añadir un subformulario
Paso 3: añadir campos a un subformulario.
Este paso es exactamente igual que el paso 1. La única diferencia es
que en el subformulario no se usan todos los campos.
1) Combustible aparece preseleccionado en Tabla o consulta.
2) Utilice el botón >> para mover todos los campos a la derecha.
3) Pulse en el campo IdCombustible para resaltarlo.
4) Utilice el botón < para mover el campo IdCombustible hacia la
izquierda (Figura 16).
5) Pulse Siguiente.
Figura 16: seleccionar campos de un subformulario
Paso 4: obtener campos combinados.
Este paso es para tablas o consultas en las que no se ha definido una
relación. Como nosotros ya habíamos definido la relación, el asistente
ignora este paso.

Nota
Es posible crear una relación entre dos tablas basada en más
de un par de campos. En la Guía de Base.Cómo se explica cómo
y por qué se hace.
Cuidado
Cuando se seleccionan un par de campos de dos tablas para
usarlos en una relación, éstos tienen que ser del mismo tipo. Por
eso utilizamos el campo Fecha de ambas tablas: ambos son del
tipo Fecha[DATE].
Independientemente de que se seleccione uno, dos o más pares
de campos de dos tablas para la relación, es necesario que
cumplan algunos requisitos para que el formulario funcione.
• Ningún campo del subformulario debe ser la clave primaria
de su tabla (no se puede usar IDCombustible).
• Cada par de campos combinado debe ser del mismo tipo.
• Uno de los campos del formulario principal debe ser la
clave primaria (se debe usar Fecha).
Paso 5: organizar los campos de control.
Cada control en un formulario consiste en dos partes: etiqueta y
campo. En este paso de la creación del formulario se determina dónde
se colocan las etiquetas en relación con los campos. Las cuatro
posibilidades, de izquierda a derecha son En columnas–Etiquetas a la
izquierda, En columnas–Etiquetas arriba, Como hoja de datos y En
bloques-Etiquetas arriba.
1) Disposición del formulario
principal: pulse el segundo icono
(En columnas – Etiquetas
arriba). Las etiquetas se
colocarán encima de sus campos
2) Disposición del subformulario.
Pulse el tercer icono Como hoja
de datos (las etiquetas son las
cabeceras de columna y los
datos de los campos están en
formato de hoja de cálculo).
Pulse Siguiente.
Paso 6: control de los datos introducidos.
A menos que necesite activar alguna de estas opciones, acepte los
ajustes por defecto. Haga clic en Siguiente.

Paso 7: aplicar estilos.
1) Seleccione el color que desee en la lista Aplicar estilos (He
elegido el beige, que es Naranja 4 en la Tabla de colores).
2) Seleccione el borde de campo que prefiera (He elegido 3D. Quizá
usted podría experimentar con los diferentes ajustes posibles).
3) Pulse Siguiente.
Paso 8: establezca un nombre.
1) Introduzca el nombre para el formulario. En este caso, es
Combustible.
2) Pulse Modificar el formulario.
3) Haga clic en Finalizar. El formulario se abre en modo de Edición.
Modificar un formulario
Vamos a mover los controles a lugares diferente en el formulario y a
cambiar el fondo por una imagen. También modificaremos la etiqueta
del campo FormaPago y también cambiaremos el campo a cuadro de
lista.
Primero tenemos que decidir qué es lo que vamos a cambiar. La
explicación seguirá este esquema de los diez puntos que planeamos
cambiar.
1) Proporcionar la funcionalidad de lista desplegable para el campo
Fecha del formulario principal y alargarlo para que muestre el día
de la semana, el día, el mes y el año.
2) Acortar la longitud de los campos de pago (todos los campos que
contienen la palabra Pago).
3) Colocar los controles en grupos: comida, subformulario de
combustible y misceláneos.
4) Cambiar las palabras de algunas etiquetas. Algunas palabras se
convertirán en dos. Si es posible, use algunas abreviaturas (misc.
por misceláneos).
5) Cambiar la longitud de varios campos y etiquetas. Solamente
algunos campos tienen una longitud aceptable, pero para
conseguir mejor aspecto, también se la modificaremos.
6) Sustituir todos los campos cuya etiqueta termine en Pago por un
cuadro de lista que contenga las entradas de la tabla Tipo pago.
7) Aumentar verticalmente el tamaño del campo Notas, añadirle una
barra deslizante y moverlo.

8) Hacer cambios en las columnas Fecha y FormaPago del
subformulario de modo similar a los cambios realizados en el
formulario principal.
9) Añadir encabezados a cada grupo del formulario principal.
10) Cambiar el fondo por una imagen, para luego modificar algunas
etiquetas para que se puedan leer claramente. Cambiar el color
del tipo de letra (fuente) de las cabeceras.
Vamos a ver ahora algunos métodos que usaremos en estos pasos. Los
controles en el formulario principal están formados por un campo y su
etiqueta. Unas veces querremos trabajar con el control completo, otras
sólo con la etiqueta o con el campo, y otras, con un grupo de controles.
• Al pulsar un campo o una etiqueta, el control completo queda
seleccionado. Aparece un borde alrededor del control con ocho
puntos de control verde (Figura 17). Ahora puede arrastrarlo a
donde quiera.
Figura 17: un control seleccionado
• Al hacer clic sobre una etiqueta manteniendo pulsada la tecla
Control, sólo se selecciona la etiqueta o el campo (Figura 18).
Puede pulsar la tecla Tab para cambiar la selección del campo a
la etiqueta o de la etiqueta al campo.
Figura 18: seleccionar un campo de un control
• Mover un grupo de controles es casi tan fácil como mover uno
solo.
1) Pulse el punto de control superior izquierdo de los campos
que desea mover para seleccionarlo.
2) Mueva el cursor un poco por encima y a la izquierda del
campo seleccionado.
3) Arrastre el cursor hasta la parte inferior derecha del grupo de
controles y suelte el botón del ratón.
A medida que arrastre el cursor, un rectángulo con borde de
líneas indicará qué partes están incluidas en la selección.
Asegúrese de que es lo suficientemente grande como para
incluir totalmente todos los controles.

Cuando suelte el botón del ratón, aparecerá alrededor de los
controles seleccionados un borde con los puntos de control
verdes (Figura 19).
Figura 19: seleccionar múltiples controles
Mueva el cursor por encima de uno de los campos. El puntero
cambiará a un icono de arrastrar. Mueva el grupo de controles
a donde quiera.
Consejo
Al cambiar el tamaño o mover un control, debería seleccionar
dos propiedades de la barra de herramientas Diseño de
formulario: Usar cuadrícula y Guías al desplazar. Podrá alinear
los controles mejor y las líneas guía de lo que está moviendo se
moverán a medida que mueva el cursor. Debería tener también
las dos reglas activas (Ver > Regla).
Paso 1: cambiar el campo Fecha.
1) Haga clic sobre el campo Fecha mientras mantiene pulsada la
tecla Control para seleccionarlo.
2) Mueva el cursor sobre el punto de control verde central del lado
derecho. El cursor cambiará a la forma de una doble flecha.
3) Mantenga pulsado el ratón mientras arrastra el cursor hacia la
derecha hasta que la longitud sea de 6 cm. La línea vertical de
puntos queda alineada con el 6. Suelte el botón del ratón.
4) Pulse el icono Control de la barra de herramientas Controles de
formulario (Figura 20). Aparecerá la ventana Propiedades: Campo
de fecha. Cada línea contiene una propiedad del campo.
Figura 20: barra de herramientas Controles de formulario
• Desplácese hasta Formato de fecha. Verá una lista
desplegable con el valor predeterminado Estándar (corto).
Pulse para desplegar la lista y seleccione Estándar (largo).
• Desplácese hasta Desplegable y haga clic. Se abrirá otra lista
desplegable cuyo valor predeterminado es No. Seleccione Sí.
Consejo Para ver el aspecto del campo Fecha, pulse el icono Modo

diseño On/Off (el segundo icono por la izquierda en la Figura
20). Puede hacer esto en cualquier momento para ver el
formulario con los cambios que haya realizado.
Paso 2: reducir el ancho de algunos campos.
Todos los campos cuya etiqueta contenga la palabra Pago son
demasiado anchos. Hace falta estrecharlos antes de mover el control.
1) Pulse y mantenga la tecla Control en el campo APago (Figura 21).
Figura 21: seleccionar un campo
2) Mueva el cursor sobre el punto de control central de la derecha.
El cursor se convertirá en una flecha doble.
3) Arrastre el cursor hasta que el campo tenga 2,5 cm de ancho.
Consejo
Si ha seleccionado los iconos Usar cuadrícula y Guías al
desplazar en la barra de herramientas Diseño de formulario,
verá el tamaño del campo a medida que lo acorte.
4) Repita estos pasos para acortar los siguientes campos: TPago,
DPago, CPago,TPago, MPago y MiscPago.
Paso 3: mover los controles para agruparlos por categorías.
Queremos que los controles aparezcan como en la Figura 22.
Figura 22: posición de los controles
1) Pulse en el primer control que quiera mover. Alrededor del
control aparece un borde con ocho puntos de control verdes.

2) Mueva el cursor sobre la etiqueta o el campo del control. El
cursor cambia a la forma de icono de arrastrar.
3) Arrastre el control y suéltelo donde quiera.
Cuidado No pulse la tecla Control mientras mueve un campo, ya que sólo
moverá el campo o la etiqueta, pero no ambos a la vez. Para
mover ambos pulse una vez y arrástrelos al punto deseado.
4) Utilice el mismo procedimiento para mover el resto de los
controles a su sitio.
Paso 4: cambiar el texto de las etiquetas.
Los nombres de los campos suelen estar compuestos por una sola
palabra. Sin embargo, las etiquetas de un campo de un formulario
pueden tener más de una palabra, por lo que las modificaremos
editando su texto.
Nota
El asistente para tablas en Base sugiere nombres de campos de
una sola palabra formada por la composición de dos términos
independientes. Los nombres de las tablas a veces también se
construyen de ese modo. De cualquier forma usted puede usar
varias palabras en el nombre de un campo, en una etiqueta o en
una tabla. Eso es lo que haremos cuando creemos unos cuadros
de lista para cada control tipo de pago.
1) Mantenga pulsada la tecla Control y haga clic sobre la etiqueta
NúmTapas. Después, elija una de estas acciones:
• Pulse con el botón derecho del ratón y seleccione Campo de
control en el menú contextual.
• O pulse el icono Control en la barra de herramientas
Controles de formulario (Figura 20).
2) El diálogo que aparece tiene la etiqueta Propiedades: Campo de
etiqueta y contiene todas las propiedades de la etiqueta
seleccionada.
• En el campo Título edite el contenido y cámbielo a Núm. Tapas.
• Cierre el diálogo de Propiedades.
3) Utilice el mismo procedimiento para cambiar también las
siguientes etiquetas: DPago por Pago, APago por Pago, CPago por
Pago, Misceláneos por Misc., CosteTapas por Coste Tapas, MPago
por Pago, MiscPago por Misc. Pago, MiscNotas por Misc. Notas.
Consejo Puede modificar todos los campos de la lista de la ventana

Propiedades. Por ejemplo, si cambia la alineación de izquierda a
centro, las palabras que haya se centran en la etiqueta. Cuando
tenga tiempo, quizá quiera experimentar con las diferentes
propiedades simplemente para ver los resultados que obtiene.
Paso 5: cambiar el ancho de las etiquetas y de los campos.
Queremos que los siguientes controles tengan 2 cm de ancho:
Desayuno, Almuerzo, Cena, Cuentakilómetros, Núm. Tapas, Peaje,
Coste Tapas, Motel y Misc. En el paso 2 se modificaron todos los
campos de pago, pero necesitamos cambiar el tamaño del campo Misc.
Pago a 3 cm.
1) Pulse con el botón derecho en Desayuno y seleccione Posición y
tamaño. En la ventana Posición y tamaño, cambie Ancho a 2 cm.
2) Repita esto mismo para los otros campos mencionados, usando 3
cm para Misc. Pago.
Cuidado
Al cambiar la posición o tamaño de un control completo, use el
diálogo Posición y tamaño o el método de arrastrar y soltar.
Cuando trabaje con el campo o con la etiqueta (pero no con los
dos al mismo tiempo), puede usar el diálogo Propiedades para
hacer estos cambios si necesita precisión. Sin embargo, tiene
que tener cuidado de no seleccionar accidentalmente el control
entero si va a usar el diálogo Propiedades ya que aplicaría
exactamente los mismos valores para la etiqueta y para el
campo. Por ejemplo, si introduce los valores para una nueva
posición, tanto el campo como la etiqueta se moverán
exactamente a la misma posición y el campo estará encima de
la etiqueta. Entonces tendrá que mover cada uno de ellos a su
posición correcta.
Nota
Para abrir la ventana Propiedades, pulse con el botón derecho
sobre un control y seleccione Control en el menú contextual. O
puede pulsar el icono Control de la barra de herramientas
Controles de formulario. Tenga cuidado y use Control+Z para
deshacer los errores que haya podido cometer. En la Guía de
Base tendrá instrucciones detalladas sobre cómo utilizar la
ventana Propiedades.
Paso 6: sustituir campos con otros campos.
Queremos sustituir el campo TipoPago por una Lista desplegable. De
este modo podemos escoger el tipo de pago de la tabla Tipo Pago en
vez de tener que escribirlo manualmente. En mi caso cada tipo de pago

comienza por una letra diferente. Si yo escribo la primera letra del tipo
de pago, el resto de la palabra aparece automáticamente. Entonces
puedo cambiar al campo siguiente.
1) Mantenga pulsada la tecla Control mientras hace clic sobre el
campo Pago de Desayuno. Los puntos de control verde aparecen
alrededor del campo pero no alrededor de la etiqueta (Figura 23).
Figura 23: seleccionar un campo de un control
2) Pulse con el botón derecho dentro de los puntos de control verdes
y seleccione Reemplazar por > Campo combinado.
3) Pulse el icono Control en la barra de herramientas Controles de
formulario para abrir la ventana Propiedades: Campo combinado.
4) En la pestaña General, desplácese hacia abajo hasta seleccionar
Desplegable y cambie el valor No por Sí (Figura 24).
Figura 24: lista desplegada para
mostrar las opciones
5) Pulse sobre la pestaña Datos.
• Tipo de contenido de lista es una lista desplegable. Cámbielo a
Sql.

Figura 25: lista desplegable Tipo del contenido de la lista
• En Contenido de lista escriba exactamente lo siguiente:
SELECT "Tipo" "Tipo" FROM "Tipo pago"
Figura 26: contenido de la lista para campos Pago
Nota
Lo que acaba de escribir se llama un comando SQL. Las palabras
SELECT y FROM están escritas en mayúsculas porque son
comandos. Cuando se usa el comando SELECT se requiere un
nombre de campo entre comillas y el alias del campo, también
entre comillas. En este caso el campo y su alias son iguales. El
comando FROM requiere el nombre de la tabla que contiene el
campo. No es necesario poner comillas en nombres de tabla de
una sola palabra, pero hay que ponerlas si el nombre tiene más
de una palabra.
• Repita estos pasos para los campos pago de Almuerzo, Cena,
Motel, Tapas y Misc. El formulario debería quedar como se ve
en la Figura 27, una vez colocados los controles. También se
ve cómo queda el control Nota con los cambios que
explicaremos en el paso siguiente.
• Cierre la ventana Propiedades.

Figura 27: posición de los controles en el formulario principal
Paso 7: cambiar el campo Misc. Notas.
Queremos que el control Misc. Notas, que es un campo de tipo memo,
tenga una barra de desplazamiento vertical, para tener espacio
adicional para el texto si lo deseamos.
1) Mantenga pulsada la tecla Control y haga clic sobre el campo
Misc. Notas . Los puntos de control verdes rodearán el campo
pero no su etiqueta.
2) Pulse sobre el icono Control para abrir la ventana Propiedades
(Figura 28).
3) Desplácese hasta la configuración de Barras de desplazamiento.
Cambie el valor de Ninguna a Vertical en el cuadro combinado. El
valor Tipo de texto debería esta en Múltiples líneas.
Figura 28: selección de la barra de
desplazamiento en la ventana Propiedades

4) Cierre la ventana Propiedades.
5) Agrande el campo Misc. Notas moviendo el cursor sobre el punto
de control central en la parte inferior del campo y arrastrándolo
hacia abajo hasta que su tamaño sea de 4 cm.
Paso 8: cambiar las etiquetas y los campos en el subformulario.
El subformulario está situado en la parte inferior del formulario.
Queremos ensanchar la columna Fecha, cambiar el campo en la
columna FormaPago a un Campo combinado y cambiar la etiqueta de
la columna FormaPago a dos palabras.
Mueva el cursor sobre la línea divisoria entre las columnas Fecha y
CosteCombustible para ensanchar la columna Fecha. Cuando el cursor
cambie, pulse y arrástrelo para mover la línea divisoria a la derecha.
Para cambiar la columna FormaPago:
1) Haga clic con el botón secundario en la etiqueta FormaPago y en
el menú seleccione Reemplazar por > Campo combinado.
2) Vuelva a hacer clic con el botón secundario sobre la etiqueta
FormaPago para abrir el menú y seleccione Columna para abrir
la ventana Propiedades (Figura 29)
3) En la caja Título, cambie FormaPago a Forma Pago.
4) Pulse la pestaña Datos.
5) En el campo Tipo del contenido de lista, seleccione Sql.
6) Escriba exactamente lo siguiente:
SELECT "Tipo", "Tipo" FROM "Tipo pago"
7) Cierre la ventana Propiedades.

Figura 29: ventana Propiedades de un
control en un subformulario
Paso 9: añadir encabezados a los grupos.
Este paso es más fácil de hacer si tiene visibles los marcadores de fin
de párrafo. Seleccione Ver > Caracteres no imprimibles para
mostrarlos.
1) Asegúrese de que el cursor está en la esquina superior izquierda.
Si no, pulse esa esquina para moverlo.
2) Pulse la tecla Enter para mover el cursor hacia abajo hasta el
espacio entre los campos Fecha y Desayuno.
3) En el campo combinado Cambiar estilo cambie Predeterminado
por Encabezado 2.
Figura 30: lista desplegable Cambiar estilo
4) Utilice la barra espaciadora para mover el cursor a donde desee
que comience el encabezado.
5) Escriba el encabezado Comidas.
6) Use la barra espaciadora para mover el cursor al centro del área
tapas.
7) Escriba el encabezado Tapas.
8) Utilice la tecla Enter para mover el cursor entre el control Cena y
el subformulario.

9) Utilice la barra espaciadora para mover el cursor al centro del
formulario.
10) Escriba Datos de combustible.
Nota
Si sabe cómo usar estilos, puede abrir la ventana Estilo y
formato pulsando la tecla F11. Al hacer clic con el botón
secundario sobre Encabezado 2, se puede modificar el aspecto
de los tres encabezados. Vea el capítulo 6 de la Guía de Writer
para más detalles.
Paso 10: cambiar el fondo del formulario.
El fondo del formulario puede ser un color o un gráfico (imagen).
Puede usar cualquier color de la Tabla de colores en Herramientas >
Opciones > OpenOffice.org > Colores. Si sabe cómo crear colores
personalizados, puede usarlos. También puede utilizar una imagen
como fondo.
Si elige un fondo oscuro, puede necesitar cambiar muchas de las
etiquetas y encabezados para que puedan verse.
1) Seleccione las etiquetas de la fila superior de controles.
a) Mantenga pulsada la tecla Control y haga clic en la etiqueta
Fecha.
b) Mientras mantiene pulsadas las teclas Mayúsculas y Control,
haga clic en el resto de las etiquetas de la fila superior. El
borde va aumentando hacia la derecha hasta que incluye
todas las etiquetas.
Figura 31: seleccionar múltiples etiquetas a la vez
c) Pulse el icono Control en la barra de herramientas Diseño de
formulario para abrir el diálogo Propiedades.
d) Cambie la selección Color de fondo de Predeterminado a
Turquesa claro. Cierre el diálogo Propiedades.
2) Seleccione las otras etiquetas del mismo modo y cambie su color
de fondo.
3) Para cambiar el color del tipo de letra (fuente) de los
encabezados:
a) Abra Estilo y formatos usando la tecla F11. Asegúrese de que
está seleccionado el icono Párrafo en el extremo izquierdo de
los iconos de la Figura 32.

Figura 32: ventana de estilos y formato
b) Pulse con el botón derecho en el estilo Encabezado 2 para
abrir el menú contextual y elija Modificar en este menú.
c) En la ventana Estilo de párrafo: Encabezado 2 pulse la
pestaña Efectos de fuente. Cambie Color de la fuente de
Automático a Turquesa claro.
d) Pulse Aceptar para cerrar la ventana.
Consejo
A veces puede ser muy útil aprender a usar los estilos. Mediante
el uso de estilos hemos cambiado el color del tipo de letra
(fuente) de los tres encabezados al mismo tiempo. Hay otros
métodos para cambiar el color, pero requieren repetir el mismo
paso para cada uno de los encabezados.
4) Para añadir un gráfico de fondo:
a) Pulse en el fondo y seleccione Página en el menú contextual.
b) En la ventana Estilo de página, pulse la pestaña Fondo, cambie
de Color a Gráfico en la lista desplegable Como.
c) Haga clic en Navegar para buscar y seleccionar el archivo
gráfico que quiera usar y pulse Abrir.
d) En la sección Tipo de la pestaña Fondo, seleccione Área.
e) Seleccione Aceptar para cerrar la ventana.
El formulario debería parecerse al de la Figura 33.

Figura 33: el formulario terminado
Paso 11: cambiar el orden de tabulación.
La tecla Tabulador mueve el cursor de un campo a otro. Esto es mucho
más fácil que pulsar en cada campo para introducir los datos. También
nos permite agrupar nuestros gastos en áreas antes de comenzar a
introducir datos. Por ejemplo, todos nuestros recibos de comidas
pueden agruparse, así como nuestras tapas y nuestros gastos en
combustible.
1) Mantenga pulsada la tecla Control y haga clic en el campo fecha.
2) Pulse el icono Diseño de formularios en la barra de
herramientas Controles de formulario para abrir la barra de
herramientas Diseño de formulario (Figura 34), o seleccione Ver
> Barras de herramientas > Diseño de formulario para
abrirla.
3) Pulse el icono Secuencia de activación (rodeado en rojo).
Figura 34: barra de herramientas Diseño de formulario
con el icono Secuencia de activación marcado
4) Reorganice los campos en la ventana Orden de tabuladores.
a) Busque fmtMisceláneos y púlselo.
b) Pulse el botón Desplazar hacia arriba hasta que esté justo
debajo de fmtPeaje.

c) Repita los pasos para poner los campos en el mismo orden que
se muestra en la figura Figura 35. Pulse Aceptar.
Figura 35: orden de tabuladores del formulario principal
5) Guarde y cierre el formulario.
6) Guarde la base de datos.
Crear formularios y subformularios en modo diseño
Este método requiere el uso extendido de las barras de herramientas
Controles de formulario y Diseño de formulario. Estas técnicas van más
allá del alcance de este documento. Las instrucciones para crear
formularios usando la vista diseño se describen en la Guía de Bases de
datos.
Acceder a otras bases de datos
OpenOffice.org permite acceder a otras bases de datos y enlazarlas en
documentos de OOo. Por ejemplo, combinar correspondencia enlaza un
documento que contiene una lista de nombres y direcciones con una
carta, generando una copia de la carta para cada entrada.
Para acceder a una fuente de datos que no es un archivo *.odb:
Acceder a otras bases de datos 39

1) Archivo > Nuevo > Base de datos abre la ventana Asistente
para bases de datos.
2) Seleccione Conectar con una base de datos existente. Pulse la
flecha del campo Tipo de base de datos y seleccione el tipo de
base base de datos en el cuadro combinado. Pulse Siguiente.
3) Pulse Examinar y seleccione la base de datos. Haga clic en
Siguiente.
4) Acepte las opciones predeterminadas: Sí, registrar la base de
datos y Abrir la base de datos para editar. Pulse Finalizar.
Indique un nombre para la base de datos y guárdela donde desee.
Acceder a una hoja de cálculo como fuente de datos
Acceder a una hoja de cálculo es similar a acceder a otras bases de
datos:
1) Seleccione Archivo > Nuevo > Base de datos.
2) Seleccione Conectar a una base de datos existente. Seleccione
Hoja de cálculo como Tipo de base de datos.
3) Pulse Examinar para localizar la hoja de cálculo a la que quiere
acceder. Si la hoja de cálculo está protegida con una contraseña,
marque la casilla Se requiere una contraseña. Pulse Siguiente.
4) Si la hoja de cálculo necesita un nombre de usuario, introdúzcalo.
Si se requiere también una contraseña, escríbala. Marque
Recordar contraseña hasta el final de la sesión si así lo desea.
Pulse Siguiente.
Nota
Si usa este método de acceso a una hoja de cálculo, no puede
cambiar nada en ella. Solamente puede ver el contenido de la
hoja de cálculo, ejecutar consultas y crear informes basados en
los datos que ya habían sido introducidos.
Todos los cambios en la hoja de cálculo deben hacerse en la
hoja misma, usando Calc. Después de modificar una hoja y
guardarla podrá ver los cambios en la base de datos. Si crea y
guarda una hoja adicional en la hoja de cálculo la base de datos
tendrá un tabla nueva la próxima vez que acceda a ella.
Registrar bases de datos *.odb
Las bases de datos creadas por OOo2.x o versiones posteriores están
en formato *.odb (OpenDocument Base). Otros programas también
pueden crear bases de datos en este formato. Registrar una base de
datos *.odb es sencillo:

1) Seleccione Herramientas > OpenOffice.org Base > Base de
datos.
2) Bajo Bases de datos registradas haga clic en Nueva.
3) Navegue hasta donde se encuentre la base de datos.
4) Asegúrese de que el nombre es el correcto.
5) Pulse Aceptar.
Nota
A veces, cuando se actualiza OOo a una nueva versión, la lista de
bases de datos registradas desaparece. Si esto ocurre, necesita
hacer los pasos anteriores para registrar sus archivos de base de
datos con la última versión de OOo.
Usar fuentes de datos en OpenOffice.org
Tras registrar una fuente de datos, bien sea una hoja de cálculo, un
documento de texto, una base de datos externa u otra fuente de datos
admitida, puede usarla en otro componente de OpenOffice.org,
incluyendo Writer y Calc.
Ver fuentes de datos
Abra un documento en Writer o Calc. Para ver las fuentes de datos
disponibles, pulse F4 o seleccione Ver > Fuente de datos en el menú.
Esto nos mostrará una lista de bases de datos registradas, incluyendo
Bibliography y cualquier otra base de datos registrada, como la base
de datos Automovil creada anteriormente en este capítulo.
Para ver las bases de datos, pulse en el signo + que hay a la izquierda
de los nombres de la base de datos (ver Figura 36). Esto nos mostrará
Tablas y Consultas. Pulse el signo + que hay junto a Tablas para ver las
tablas existentes. Ahora pulse en una tabla para ver sus registros.
Figura 36: bases de datos
Usar fuentes de datos en OpenOffice.org 41

Editar fuentes de datos
Algunas fuentes de datos pueden ser editadas en el diálogo Ver
fuentes de datos. Las hojas de cálculo no se pueden editar. Un registro
se puede modificar, añadir o eliminar.
Bajo los registros hay cinco botones pequeños. Los cuatro primeros se
mueven hacia adelante o hacia atrás por los registros, o al principio y
final de los mismos. El quinto botón, con una pequeña estrella, inserta
un registro nuevo (Figura 37).
Figura 37: botones de navegación de Ver fuente de datos
Para eliminar un registro, pulse con el botón derecho en la zona gris
que hay a la izquierda de una fila para resaltarla y seleccione Eliminar
filas para eliminar la fila seleccionada.
Figura 38: eliminar una fila en la ventana Fuente de datos
Lanzar Base para trabajar en fuentes de datos
Puede lanzar OOo Base en cualquier momento desde el panel Fuente
de datos. Simplemente haga clic con el botón secundario en una base
de datos o en el icono de la tabla o consulta, y seleccione Editar
archivo de la base de datos. Una vez esté en Base, puede modificar,
añadir o eliminar tablas, consultas, formularios o informes.
Usar fuentes de datos en Writer y Calc
Se pueden colocar los datos de las tablas en la ventana Fuentes de
datos en documentos de Writer y Calc. En Writer se pueden insertar
valores de campos individuales o se puede crear una tabla completa en
el documento de Writer. Un modo común de usar una fuente de datos
es combinar correspondencia.

Consejo
Si se selecciona Herramientas > Asistente para combinar
correspondencia o el icono Combinar correspondencia en el
panel Fuentes de datos, se inicia el Asistente para combinar
correspondencia para guiarle paso a paso y crear un documento
de correspondencia combinada. Vea el capítulo 11 en la Guía de
Writer.
Documentos de Writer
Para insertar un campo de una tabla abierta en la ventana Fuentes de
datos en un documento de Writer pulse en el nombre del campo (el
cuadrado gris en la parte superior de la lista de campos) y,
manteniendo el botón izquierdo del ratón presionado, arrastre el
campo sobre el documento. En un documento de Writer aparecerá
como <CAMPO> (donde <CAMPO> es el nombre del campo que ha
arrastrado).
Por ejemplo, para introducir el coste de las comidas y quien las pagó
en una fecha determinada de las vacaciones:
1) Abra la lista de fuentes de datos (F4) y seleccione la tabla
Vacaciones en la base de datos Automóvil.
2) Use esta frase: “El día (fecha), nuestro desayuno costó (cantidad),
que pagó (nombre), nuestro almuerzo costó (cantidad) que pagó
(nombre) y nuestra cena costó (cantidad) que pagó (nombre)”
pero escriba solo “El día , nuestro desayuno costó que pagó ,
nuestro almuerzo costó que pagó y nuestra cena costó que pagó ”
3) Para sustituir (fecha), pulse en el nombre del campo Fecha, en la
ventana Fuentes de datos, y arrástrelo a la derecha de la palabra
El. El resultado: El día <Fecha>. Si tiene Marcas activado (Ver >
Marcas), <Fecha> tendrá un fondo gris; si no, no.
4) Para sustituir la primera (cantidad), pulse en el nombre del
campo Desayuno y arrástrelo a la derecha de nuestro desayuno
costó. Asegúrese de tener el espacio adecuado entre los nombres
de los campos y las palabras anteriores y posteriores. Resultado:
desayuno costó <Desayuno>.
5) Para reemplazar el primer (nombre), haga clic en el nombre de
campo DPago y arrástrelo a la derecha de pagado por. Resultado:
pagado por <DPago>.
6) Rellene el resto de los campos en la frase del mismo modo.
• Utilice <Almuerzo> y <APago> para el segundo grupo de
(cantidad) y (nombre) en la frase.

• Utilice <Cena> y <CPago> para el tercer grupo de (cantidad)
y (nombre) en la frase.
7) Resultado final: El día <Fecha>, nuestro desayuno costó
<Desayuno> que pagó <DPago>, nuestro almuerzo costó
<Almuerzo> que pago <APago> y nuestra cena costó <Cena>
que pagó <CPago>.
8) Añada datos a los campos de la frase:
• Pulse en el cuadro gris que hay a la izquierda de la fila de
datos que desee añadir. Esa fila quedará resaltada de la
misma forma que la segunda fila de la Figura 39.
• Pulse el icono Datos en campos (marcado con un círculo). Esto
rellenará los campos con los datos de la fila que eligió.
• Pulse en otra fila y luego otra vez en el icono. Los datos de la
frase cambiaran por los de esta fila de datos.
• Guarde el documento si lo quiere usar como ejemplo más
adelante.
Figura 39: fila seleccionada en la ventana Fuentes de datos
Añadir datos en formato de tabla es un poco más fácil y se hace en
menos pasos. Algunos pasos son bastante similares.
1) Navegue hasta el lugar donde quiera colocar la tabla y haga clic
en esa posición.
2) Cuando las filas no sean consecutivas, mantenga pulsada la tecla
Control mientras hace clic en el cuadro gris situado a la izquierda
de cada fila de datos que desea convertir en una fila de su tabla.
Para seleccionar filas consecutivas, pulse en el cuadro gris
situado a la izquierda de la fila superior y, mientras mantiene
pulsada la tecla Mayúsculas, haga clic en la última fila deseada.
3) Pulse el icono Datos en texto para abrir el diálogo Insertar
columnas de la base de datos (Figura 40). El icono Datos en texto
es el icono que está a la izquierda del icono Datos en campo de la
Figura 39.

Figura 40: diálogo Insertar columnas de la base de datos
4) Mueva los campos que desee de la lista Columnas de la base de
datos a la lista Columna(s) de la tabla.
• Para colocar los campos en orden, pulse en el campo y utilice
la flecha simple para mover el campo en el orden deseado.
Puede también limitar el número de campos no utilizando
todos los campos disponibles.
• Si desea utilizar todos los campos utilice la flecha doble
apuntando hacia la derecha para moverlos todos a la vez. El
orden de los campos en la tabla que ha creado será el mismo
que en la tabla de la fuente de datos.
• Para eliminar un único campo de la lista Columna(s) de la
tabla pulse en el campo y use la flecha simple que apunta a la
izquierda.
• Para volver a empezar pulse la flecha doble que apunta a la
izquierda.
5) Seleccione las opciones para su tabla. Utilice las opciones por
defecto como se muestra en la Figura 40.
6) Pulse Aceptar y guarde el documento.
Hoja de cálculo Calc
Hay dos formas de introducir datos en una hoja de cálculo Calc. Una
introduce los datos en las celdas de la hoja de cálculo. La otra crea
registros en la hoja de cálculo, como se ha hecho antes al crear un
formulario en la base de datos. En una hoja de cálculo, puede acceder
directamente a los datos de las celdas, pero solamente puede ver los
datos en los registros creados en ella.

Para introducir datos directamente en la hoja de cálculo se usa el icono
Datos en texto, tal como hicimos al crear una tabla en un documento
de Writer. Pero hay diferencias en estos dos casos.
Los pasos son sencillos.
1) Haga clic en la celda de la hoja de cálculo que quiera que sea la
celda superior izquierda, incluyendo los nombres de columna.
2) Utilice F4 para abrir la ventana Fuentes de datos y seleccione la
tabla cuyos datos quiere usar.
3) Seleccione las filas de datos que desee añadir a la hoja de cálculo:
• Pulse el cuadro gris que hay a la izquierda de la fila que
quiera seleccionar si sólo quiere una fila. La fila se resalta.
• Para seleccionar varias filas, mantenga pulsada la tecla
Control mientras hace clic en los cuadrados grises de las filas
que necesite. Esas filas quedarán resaltadas.
• Para seleccionar todas las filas, pulse el cuadro gris situado en
la esquina superior izquierda. Se resaltarán todas las filas.
4) Haga clic el icono Datos en texto para insertar los datos en las
celdas de la hoja de cálculo.
5) Guarde la hoja de cálculo.
Añadir registros a una hoja de cálculo es bastante fácil. Necesita tener
la ventana Fuentes de datos abierta, su hoja de cálculo abierta y la
tabla que quiere utilizar seleccionada.
1) Pulse en el cuadro gris que hay encima del nombre del campo
para seleccionar el campo ID de la tabla.
2) Arrastre y suelte el cuadro del campo ID de la tabla donde quiera
que aparezca el campo en la hoja.
3) Repita los pasos anteriores hasta que haya movido todos los
campos que necesite a donde desee.
4) Indique un nombre para la hoja de cálculo y guárdela.
5) Pulse en una fila de la tabla de la ventana Fuente de datos.
6) Arrastre los datos del campo ID de la fila seleccionada sobre el
campo ID en la hoja de cálculo. Se activará el icono Guardar.
7) Pulse el botón Editar archivo para hacer que la hoja de cálculo
sea sólo para lectura. Haga clic en Guardar cuando se le
pregunte si quiere guardar el archivo.
8) La ventana Fuente de datos se queda en blanco, los campos de la
hoja de cálculo se rellenan con los datos de la fila seleccionada y
aparece la barra de herramientas Navegación de formularios en
la parte inferior de la hoja de cálculo. (Figura 41)

Figura 41: flechas de navegación de un formulario
9) Haga clic en las flechas de la barra de herramientas Navegación
de formularios (en la figura, las flechas están marcadas en rojo)
para ver los diferentes registros de la tabla. El número del cuadro
cambia según lo hace el número de registro al pulsar una flecha.
Los datos de los campos cambian según los datos que tenga ese
número de registro en particular.
Introducir datos en un formulario
Los registros se usan para organizar los datos que introducimos en un
formulario. También organizan los datos que introducimos en un
subformulario.
Cada tipo de campo permite un método diferente de introducir datos.
En muchos, si no en todos los casos, se puede usar más de un método.
El primer paso para introducir datos en un formulario es abrirlo en la
ventana principal de la base de datos. (Figura 1).
1) Pulse el icono Formularios en la lista Base de datos.
2) Busque el nombre del formulario en la lista Formularios
(Vacaciones)
3) Haga doble clic en el nombre del formulario.
La manera más rápida de introducir una fecha en el campo Fecha es
pulsar la flecha que abre el calendario desplegable. A continuación,
haga clic en el día deseado (Figura 42). Después pulse la tecla
Tabulador para ir al campo Cuentakilómetros.
Figura 42: calendario desplegado
Introducir datos en un formulario 47

Los campos Cuentakilómetros, Peaje y Motel son campos numéricos.
Introduzca los datos directamente en ellos o use las flechas arriba y
abajo. Cuando haya introducido los valores, use la tecla Tabulador para
ir al campo siguiente.
• Al pulsar flecha arriba, se incrementa el valor, y al hacerlo sobre
flecha abajo, se disminuye el valor en una unidad.
• Estas dos flechas solamente cambian los números que hay a la
izquierda de la coma decimal.
• Los números que hay a la derecha del decimal deben cambiarse,
borrándolos primero y luego escribiendo el valor deseado.
El campo Pago de Motel es una lista desplegable. Si, como en mi caso,
todos los elementos de la lista comienzan por letras diferentes, al
escribir la primera letra se selecciona el valor deseado.
• Si dos o más elementos de la lista comienzan por la misma letra,
escribiendo la letra repetidamente se moverá cíclicamente a
través de los elementos que comienzan por esa letra.
• Cuando la selección sea la correcta, utilice la tecla Tabulador
para ir al campo Misc.
El resto de los campos del formulario principal son campos numéricos
o listas desplegables, hasta que llegamos al campo Misc. Notas. Éste
es un campo de texto. Escriba cualquier cosa que desee en este campo,
como si fuera un simple editor de texto.
Nota
Puesto que la tecla Tabulador se usa para moverse entre
campos, no se puede usar en un campo de texto. Todos los
espacios deben hacerse con la Barra espaciadora. Por último, la
tecla Enter sólo actúa como salto de línea para mover el cursor
a la siguiente línea. A diferencia del movimiento entre campos
que no son de texto, la tecla Enter, no funcionará igual desde un
campo de texto. Use la tecla Tabulador en su lugar.
Si no tuviéramos un subformulario para los datos de
combustible, al pulsar la tecla Tabulador en el último campo, se
guardarían todos los campos, se limpiarían y se pondría el
formulario listo para introducir los datos en el segundo registro.
Puesto que tenemos un subformulario, la tecla Tabulador coloca el
cursor en el primer campo Fecha del subformulario, con la fecha
rellenada automáticamente para que coincida con el campo Fecha del
formulario principal.
Los campos CosteCombustible, CantidadCombustible y
Cuentakilómetros son campos numéricos. El campo FormaPago es una

lista desplegable. Introduzca los datos como hizo en el formulario
principal y utilice la tecla Tabulador para ir al campo siguiente.
Cuando utilice la tecla Tabulador para dejar el campo FormaPago, el
cursor irá al campo Fecha de la siguiente línea e introducirá
automáticamente la fecha. Ahora puede introducir el segundo conjunto
de datos de combustible para este día.
Para moverse a otro registro cuando un formulario tiene un
subformulario, pulse en cualquier campo del formulario principal. En
este caso, pulse en el campo Fecha del formulario principal. Ahora
utilice las flechas de dirección de la parte inferior. Hay cuatro y de
izquierda a derecha son: Primer registro, Registro anterior, Registro
siguiente y Último registro (Figura 41). A la derecha de estas flechas
está el icono Nuevo registro.
Para crear un registro nuevo mientras que está en otro registro del
formulario principal, pulse el icono Siguiente registro o bien en el
icono Nuevo registro.
Consejo
El número que hay en el cuadro Registro es el número del
registro cuyos datos se muestran en el formulario.
Si sabe el número del registro que quiere, escríbalo en el cuadro
registro y presione la tecla Enter para ir a ese registro.
La Figura 43 muestra un registro con datos insertados en sus campos.
Figura 43: registro de ejemplo del Formulario y subformulario
Vacaciones
Introducir datos en un formulario 49

Crear consultas
Las consultas se usan para obtener información específica de una base
de datos. Las consultas son tablas especiales dentro de la base de
datos.
Para demostrar el uso de las consultas, usaremos dos métodos
diferentes:
• Usando nuestra tabla ColecciónCD, crearemos una lista de
álbumes de un autor en particular. Haremos esto utilizando el
asistente.
• La información que queramos extraer de la tabla Combustible
incluye realizar cálculos sobre los resultados. Esto se hará usando
la vista de diseño. Es mejor utilizar la vista de diseño para las
consultas que necesitan realizar cálculos.
Usar el asistente para crear una consulta
Las consultas creadas por el asistente proporcionan listas de
información basadas en lo que uno quiere conocer. Es posible obtener
una o varias respuestas dependiendo de las circunstancias.
En la ventana principal de bases de datos (Figura 1), pulse el icono
Consultas de la sección Bases de datos, y a continuación, en la sección
tareas, haga clic en Utilizar el asistente para crear consulta. Se abre el
Asistente para consultas (Figura 44). La información que queremos es
qué álbumes son de un determinado grupo o individuo (el autor del
álbum). Podemos incluir cuándo se compró cada álbum.
Nota
Cuando se trabaja con una consulta, se puede usar más de una
tabla. Puesto que tablas diferentes pueden contener los mismos
nombres de campo, el formato para denominar los campos en
una consulta es Nombre de la tabla.nombre del campo, con un
punto (.) entre el nombre de la tabla y el nombre del campo. Por
ejemplo, el campo Desayuno en la tabla Vacaciones utilizado en
una consulta tendrá el nombre Vacaciones.Desayuno.
Paso 1: seleccione los campos.
1) Seleccione la tabla ColecciónCD en la lista del cuadro combinado
de tablas.
2) Seleccione los campos de la tabla ColecciónCD en la lista Campos
disponibles.

a) Pulse en Interprete y utilice el botón > para moverlo a la lista
Campos de la consulta
b) Mueva los campos TítuloÁlbum y FechaDeCompra de la misma
manera.
c) Pulse Siguiente.
Consejo
Para mover el orden de los campos, seleccione el campo que
quiera mover y pulse las fechas hacia arriba o hacia abajo.
Figura 44: primera página del Asistente para consultas
Paso 2: seleccionar el orden.
Se pueden usar hasta cuatro campos para ordenar la información de
una consulta. Aplicar en este punto una lógica muy simple es de gran
ayuda. ¿Cuál es el campo más importante?
En nuestra consulta, el más importante es el intérprete. El título del
álbum es menos importante y la fecha de compra no tiene ninguna
importancia. Por supuesto, si estamos interesados en la música que
compramos en un día determinado, la fecha será lo más importante.
Figura 45: página de ordenación
Crear consultas 51

1) Haga clic en el primer cuadro combinado Ordenar por.
• Pulse en ColecciónCD.Intérprete para seleccionarlo.
• Para ordenar los intérpretes en orden alfabético (a-z),
seleccione Ascendente en el lado derecho.
2) Haga clic en el segundo cuadro combinado Ordenar por.
• Pulse en ColecciónCD.TítuloÁlbum y seleccione Ascendente.
3) Repita el proceso para ColecciónCD.FechaDeCompra.
4) Haga clic en Siguiente.
Paso 3: seleccione las condiciones de búsqueda.
Las condiciones de búsqueda permiten comparar el nombre
introducido con los nombres de los intérpretes de nuestra base de
datos y decidir si se incluye o no a un intérprete particular en nuestra
consulta.
• es igual a: lo mismo que
• no es igual a: distinto
• es menor que: está delante
• es mayor que: está detrás
• es menor o igual que: está delante o es lo mimo
• es mayor o igual que: está detrás o es lo mimo
• como: similar en algo
Nota
Estas condiciones se aplican a números, letras (utilizando el
orden alfabético) y fechas.
1) Puesto que estamos buscando solo una cosa, dejaremos las
opciones predeterminadas de Coincidencia con todos los
siguientes.
2) Estamos buscando un intérprete en particular, por lo que
seleccionamos ColecciónCD.Intérprete en la lista de campos y es
igual a en la condición.
3) Escriba el nombre del intérprete en el cuadro Valor. Haga clic en
Siguiente.
Paso 4: seleccione el tipo de consulta.
Queremos información simple, por lo que la selección por defecto
Consulta detallada es lo que necesitamos. Pulse Siguiente en la parte
inferior de la ventana.

Note
Puesto que tenemos una consulta simple, no necesitamos
Agrupación y Condiciones de agrupación. Se omiten los pasos 5
y 6 del asistente en nuestra consulta.
Paso 7: asigne un alias si lo desea.
Queremos las opciones predeterminadas. Pulse Siguiente.
Paso 8: resumen.
Ponga un nombre a la consulta (sugerencia: Consulta Intérpretes). A la
derecha tiene dos opciones. Seleccione Mostrar consulta. Pulse
Finalizar.
Usar la vista diseño para crear una consulta
Crear una consulta usando la Vista diseño no es tan difícil como puede
parecer en un primer momento. Se hace en varios pasos, pero cada
paso es bastante simple.
¿Cuál es el consumo de combustible de nuestro vehículo? Esta
pregunta requiere crear dos consultas, usando la primera consulta
como parte de la segunda consulta.
Paso 1: abra la primera consulta en Vista diseño.
Haga clic en Crear consulta en vista Diseño.
Paso 2: añada las tablas.
Figura 46: ventana agregar tabla o consulta
1) Pulse en Combustible para resaltarlo.
2) Haga clic en Añadir y, a continuación, Cerrar.
Consejo
Mueva el cursor sobre la parte inferior de la tabla Combustible
(Figura 47) y arrástrelo para hacerlo más grande y para que sea
más fácil ver todos los campos de la tabla.
Crear consultas 53

Figura 47: tabla Combustible en la consulta
Paso 3: añada campos a la tabla en la parte inferior.
1) Haga doble clic en el campo IdCombustible en la tabla
Combustible.
2) Haga doble clic en el campo Cuentakilómetros.
3) Haga doble clic en el campo CantidadCombustible.
La tabla en la parte inferior de la ventana de consulta debería mostrar
tres columnas (Figura 48).
Figura 48: tabla de la consulta
Paso 4: establezca los criterios de la consulta.
Queremos que IDCombustible en la consulta empiece por el número 1
1) Escriba >0 en la celda Criterio de la tabla de la consulta.
2) Haga clic el icono Ejecutar consulta en la barra de herramientas
Diseño de consulta (Figura 49).
Figura 49: barra de herramientas Diseño de consulta
La Figura 50 muestra la tabla Combustible con mis entradas y el
resultado de la consulta basada en la tabla Combustible. La consulta
resultante está en la tabla de la derecha.

Figura 50: tabla Combustible y consulta de la tabla Combustible
Paso 5: guarde y cierre la consulta.
Ya que esta consulta contiene las lecturas finales del cuentakilómetros
para nuestros cálculos, llámela Lecturas-finales cuando la guarde.
Luego cierre la consulta.
Paso 6: cree la consulta para calcular el consumo.
1) Pulse Crear consulta en vista diseño para abrir una consulta
nueva.
2) Añada la tabla Combustible a la consulta como hizo en el paso 2:
añada las tablas, pero no cierre la ventana Añadir tablas.
3) Añada la consulta Lecturas-finales a esta consulta.
a) Pulse Consultas para obtener la lista de consultas de la base
de datos.
Figura 51: seleccionar consultas para añadir a otra consulta
b) Pulse en Lecturas-finales.
c) Haga clic en Añadir y , a continuación, en Cerrar.
Paso 7: añadir campos a la tabla en la parte baja de la consulta.
Vamos a calcular el consumo de combustible. Para ello necesitamos la
CantidadCombustible y la distancia recorrida. Puesto que la
CantidadCombustible que queremos usar es a la lectura final del
cuentakilómetros, usaremos la consulta Lecturas-finales para
obtenerla. Usaremos también el campo Cuentakilómetros de la tabla
Combustible y de la consulta Lecturas-finales.
Crear consultas 55

Figura 52: tablas en esta consulta
1) Haga doble clic en CantidadCombustible en la consulta Lecturas-
finales.
2) Haga doble clic en Cuentakilómetros en la consulta Lecturas-
finales
3) Haga doble clic en Cuentakilómetros en la tabla Combustible.
Figura 53: campos añadidos a la consulta
Paso 8: introducir el campo de diferencia IDCombustible.
Queremos que la diferencia entre el valor IDCombustible de la tabla
Combustible y el valor IDCombustible de la consulta Lecturas-finales
sea igual a uno (“1”).
1) Escriba "Lecturas-finales"."IdCombustible" -
"Combustible"."IdCombustible" en el campo que hay a la
derecha del campo Cuentakilómetros de la tabla Combustible
(Figura 54). Escriba el número 1 (uno) en la celda Criterio de esta
columna.
Figura 54: escribir cálculos de campos

2) Calcular la distancia viajada (Figura 55):
• Escriba "Lecturas-finales"."Cuentakilómetros" –
"Combustible"."Cuentakilómetros" en la celda Campo
• Escriba >0 en la celda Criterio
Figura 55: campo para cálculo de distancias viajadas
3) Calcule el consumo (Figura 56):
Escriba ("Lecturas-finales"."Cuentakilómetros" -
"Combustible"."Cuentakilómetros") / "Lecturas-
finales"."CantidadCombustible" en la siguiente columna a la
derecha de la palabra Campo.
Figura 56: campo de cálculo de consumo
Nota
Cuando introduzca campos para estos cálculos, debe seguir el
siguiente formato: nombre de la tabla o consulta seguido por
un punto y seguido por un nombre de campo. Para nombres
con guiones, espacios, acentos y ñ (tablas o consultas), use el
nombre de la tabla o consulta entre comillas dobles. La
consulta añadirá el resto de las comillas como en la Figura 54.
Utilice símbolos aritméticos entre los dos. Se puede hacer más
de un cálculo utilizando paréntesis para agrupar las
operaciones aritméticas.
Paso 9: ejecutar la consulta y realizar alguna modificación.
Crear consultas 57

Después de ejecutar la consulta para asegurarnos de que funciona
correctamente, se pueden ocultar todas las columnas que no se
necesiten.
1) Pulse el icono Ejecutar consulta en la barra de herramientas
Diseño de consulta (Figura 49). Los resultados se muestran en la
Figura 57.
Figura 57: resultado de ejecutar la consulta consumo de combustible
Fíjese que la etiqueta de la última columna no está totalmente
porque algunas de las etiquetas son largas. Podemos arreglar este
problema usando un alias para algunos campos. Las etiquetas se
sustituyen por sus alias.
2) Añadir alias:
Rellene los alias como se muestra en la Figura 58.
Figura 58: tabla de la consulta con alias
3) Ejecute la consulta nuevamente. Los resultados se muestran en la
Figura 59.
Figura 59: consulta ejecutada con alias
No se necesita la columna que muestra la diferencia entre los
campos IDCombustible de la tabla y la consulta, por eso la
ocultamos. Aunque no esté visible se seguirá usando en los
cálculos.
4) Ocultar un campo que no es necesario que se vea.
Elimine la marca en la casilla de la celda Visible como en la
Figura 60

Figura 60: hacer un campo invisible
5) Vuelva a ejecutar la consulta (Figura 61):
Figura 61: consulta ejecutándose con alias
Paso 10: cierre, guarde y nombre la consulta.
Sugiero el nombre Consumo combustible.
Obviamente se pueden hacer otros cálculos en esta consulta, como por
ejemplo, el gasto por distancia viajada y cuántos gastos corresponden
a cada tipo de pago.
Nota
El uso completo de las consultas requiere un conocimiento de un
conjunto de operaciones (complementos, uniones, intersecciones, y,
o, y cualquier combinación de éstos). Para esto, es muy útil que
tenga una copia de Hsqldb User Guide, en http://hsqldb.org/.
Crear informes
Los informes proporcionan de forma útil la información que se
encuentra en la base de datos, de forma similar a las consultas. Los
informes se generan desde las tablas o consultas de la base de datos.
Pueden contener todos los campos de la tabla o consulta, o solamente
un grupo seleccionado de campos. Los informes pueden ser estáticos o
dinámicos. Los informes estáticos contienen los datos de los campos
seleccionados en el momento de generar el informe mientras que los
dinámicos se pueden actualizar para que muestren los últimos datos.
Por ejemplo, un informe de gastos de unas vacaciones en el pasado
podría ser un informe estático porque está basado en datos específicos
que no cambian. Sin embargo, un informe de datos de combustible
sería probablemente un informe dinámico porque depende de datos
que cambian.
Crear informes 59

Atención
Los informes dinámicos actualizan sólo los datos que se cargan
o añaden a la tabla o consulta. No muestran ningún cambio
hecho a la tabla o la consulta en sí. Por ejemplo, después de
crear el ejemplo siguiente, abra la consulta Consumo
combustible creada antes. Cambie el número 1 por el número 3
en la columna “Lecturas-finales”.”Cuentakilómetros” –
“Combustible”.Cuentakilómetros”. El informe será idéntico
antes y después de que haga los cambios.
Todos los informes se basan en una tabla o consulta única. Por eso,
debe decidir qué campos quiere usar en el informe. Si quiere usar
campos de diferentes tablas, antes debe combinar esos campos en una
única consulta, después puede crear un informe basado en esa
consulta.
Por ejemplo, un informe de gastos de vacaciones incluye gastos de
combustible y gastos de comida. Estos campos están contenidos en dos
tablas diferentes: Vacaciones y Combustible y, por lo tanto, se necesita
crear una consulta.
Crear un informe estático
Crearemos un informe de gastos de vacaciones. Es necesario contestar
algunas preguntas antes de crear el informe.
• ¿Qué información queremos en el informe?
• ¿Cómo queremos ordenar la información?
• ¿Qué campos se necesitan para proporcionar esta información?
• ¿Es necesario crear una consulta porque estos campos están en
tablas diferentes?
• ¿Se necesita algún cálculo en los datos antes de añadirlos al
informe?
Los gastos de nuestras vacaciones son motel, peajes, misceláneos,
desayuno, almuerzo, cena, tapas y combustible. Un posible informe
simplemente mostraría una lista con los totales de cada uno de estos
grupos de gastos. Otro informe posible mostraría los gastos totales
para cada día de las vacaciones. Un tercer informe mostraría los
totales para cada grupo de gastos por tipo de pago (esto nos permitiría
saber de dónde vino el dinero para pagar los gastos). La mejor manera
de crear informes como éstos es crear las consultas necesarias para
obtener los datos que se requieren, insertar los datos en una hoja de
cálculo y utilizar las funciones de Calc que se necesiten en estos datos.
Crearemos dos informes, uno con la lista de gastos distintos de cada
día del combustible y otro con los gastos de combustible de cada día.

Los datos que necesitamos para el primer informe de la tabla
Vacaciones son: Fecha, Motel, Peaje, Desayuno, Almuerzo, Cena,
CosteTapas y Misceláneos. Este informe no requiere una consulta
adicional.
El segundo informe utiliza la tabla Combustible. Puesto que esta tabla
contiene gastos de combustible de otros momentos diferentes a las
vacaciones, necesitamos crear una consulta que contenga sólo gastos
de combustible realizados en las vacaciones.
Informe de la tabla Vacaciones
Para crear un informe nuevo:
1) Pulse el icono Informes en la lista Base de datos en la ventana
Automóvil – OpenOffice.org (Figura 1).
2) En la lista Tareas pulse Usar el asistente para crear informe.
Se abre el Asistente para informes.
Paso 1: selección de campos
1) Seleccione Tabla:Vacaciones en la lista desplegable Tabla o
consulta.
2) Utilice > para mover estos campos desde la lista Campos
disponibles a la lista Campos del informe: Fecha, Motel, Peajes,
Misceláneos, Desayuno, Almuerzo, Cena y CosteTapas (Figura
62). Haga clic en Siguiente.
Figura 62: añadir campos a un informe
Paso 2: poner etiquetas a los campos
Cambie las etiquetas de los campos que desee. Acortaremos
Misceláneos a Misc. Haga clic en Siguiente.
Paso 3: agrupar
Puesto que estamos agrupando por fecha, utilice el botón > para
mover el campo Fecha a la lista Agrupaciones. Pulse Siguiente.
Crear informes 61

Figura 63: seleccionar campos para agrupar datos
Paso 4: opciones para ordenar
No queremos ordenar nada más. Haga clic en Siguiente.
Paso 5: selección del diseño
Utilice las opciones predeterminadas para el diseño. Pulse Siguiente.
Paso 6: crear el informe
• Ponga el título del informe: Gastos vacaciones.
• Seleccione Informe estático.
• Haga clic en Finalizar.
Nota
Si se siente con espíritu aventurero, pruebe a seleccionar algún
otro diseño. Después de seleccionar una opción, arrastre la
ventana asistente para formularios para quitarla de en medio y
poder ver lo que ha seleccionado. Para mover la ventana, ponga
el cursor sobre la barra de título y arrástrela.
Informe Combustible vacaciones
1) Cree una consulta que contenga sólo el combustible comprado en
los días de vacaciones.
a) Abra una consulta en vista diseño.
b) Siga los pasos para añadir tablas en “añada las tablas“ en la
página 53 para añadir la tabla Combustible.
c) En la tabla Combustible, haga doble clic en Fecha y
CosteCombustible para añadirlos en la tabla que hay debajo
de la consulta.
d) En la celda Criterio del campo Fecha, escriba lo siguiente:
ENTRE #25/05/2007# Y #26/05/2007#

Figura 64: configurar el criterio para una consulta
2) Guarde la consulta indicando un nombre y ciérrela (sugerencia:
Gastos combustible vacaciones).
Consejo
Cuando use fechas en una consulta, introdúzcalas en forma
numérica MM/DD/AAAA o DD/MM/AAAA dependiendo de la
configuración por defecto para las fechas de su idioma (mi
configuración por defecto es DD/MM/AAAA).
Cada fecha debe tener una # delante y otra detrás. Por lo tanto
25 de mayo de 2007 se escribe #25/05/2007# o #05/25/2007#
dependiendo de la configuración para fechas de su idioma.
3) Abra un informe nuevo:
• Haga clic con el botón secundario sobre la consulta Gastos
combustible vacaciones.
• Seleccione Asistente para informes en el menú contextual.
Nota
Cuando se abre un informe de este modo, la consulta utilizada
para abrirlo se selecciona automáticamente en la lista del
cuadro combinado Tabla o consulta del Asistente para informes.
4) Cree el informe.
Utilice >> para mover ambos campos de la lista Campos
disponibles a la lista Campos del informe. Haga clic en
Siguiente.
5) Ponga etiquetas a los campos.
Añada un espacio a CosteCombustible para hacerlo Coste
Combustible (dos palabras). Pulse Siguiente.
6) Agrupe campos.
Pulse en Fecha para resaltarlo. Utilice > para mover el campo
Fecha a la lista Agrupaciones. Pulse Siguiente.
7) Selección del diseño.
No haremos cambios en el diseño. Haga clic en Siguiente.
8) Cree el informe (ajustes finales).
Crear informes 63

• Utilice el nombre sugerido, que es el mismo que el de la
consulta.
• Seleccione Informe estático. Haga clic en Finalizar.
Crear un informe dinámico
Ahora crearemos un informe con algunas estadísticas de consumo de
combustible. Para hacer esto tenemos que modificar dos consultas:
Lecturas-finales y Consumo combustible. Añadiremos el campo
CosteCombustible a la consulta Lecturas-finales. Posteriormente
añadiremos el campo CosteCombustible desde la consulta
Lecturas-finales a la consulta Consumo combustible.
Consejo
Si abre una consulta para editarla, podría aparecer como en la
Figura 65. Si mueve el cursor sobre la línea negra (rodeada en
rojo), se convierte en una doble flecha. Arrástrela a una
posición inferior.
Figura 65: aspecto de una consulta al abrirla para editarla
1) Añada el campo CosteCombustible a la consulta Lecturas-finales:
a) Haga clic con el botón secundario sobre la consulta
Lecturas-finales y seleccione Editar en el menú contextual.
b) En la lista de la tabla Combustible, haga doble clic para añadir
CosteCombustible a la tabla de la parte inferior (Figura 66).
c) Guarde y cierre la consulta.

Figura 66: añadir un campo a la consulta
2) Añada el campo CosteCombustible desde la consulta
Lecturas-finales a la consulta Consumo combustible:
• Haga clic con el botón secundario sobre la consulta Consumo
combustible y seleccione Editar en el menú contextual.
• Haga doble clic sobre el campo CosteCombustible en la lista
de la consulta Lecturas-finales para añadirlo a la tabla de la
consulta en la parte inferior.
3) Añada un campo calculado a la derecha del campo
CosteCombustible.
• Escriba lo siguiente en la celda Campo de la tabla inferior:
"Lecturas-finales"."CosteCombustible" /
( "Lecturas-finales"."Cuentakilómetros" -
"Combustible"."Cuentakilómetros" )
• Escriba lo siguiente en su celda Alias: coste por milla
Nota Si usa el sistema métrico, el alias apropiado es coste por km
4) Guarde y cierre la consulta.
5) Abra un informe nuevo.
Haga clic con el botón secundario en la consulta Consumo
combustible y seleccione Asistente para informes.
6) Seleccione los campos.
Mueva todos los campos desde Campos disponibles a la lista
Campos del informe. Use >> para hacerlo. Pulse Siguiente.
7) Ponga etiquetas a los campos.
Cambie CosteCombustible a Coste Combustible escribiendo un
espacio entre las palabras. Haga clic en Siguiente.
8) Agrupe los campos.
Utilice > para mover el campo Fecha a la lista Agrupaciones.
Pulse Siguiente.
Crear informes 65

9) Opciones de ordenación: saltar esta opción.
10) Selección del diseño: acepte el predeterminado. Hacer clic en
Siguiente.
11) Cree el informe.
• Cambie el nombre del informe a Estadísticas combustible.
• La opción predeterminada es Informe dinámico, por lo que no
se requieren cambios.
• Seleccione Modificar diseño de informe.
• Haga clic en Finalizar.
Modificar un informe
Al final de la sección anterior, dejamos el informe Estadísticas
combustible abierto en modo edición (Figura 67). Trabajaremos en
este informe. Estos mismos pasos se puede usar con cualquier informe
que abra para editar.
Figura 67: un informe en modo edición
El autor es el nombre que puso en Herramientas >Opciones >
OpenOffice.org > Datos de usuario. La fecha no es correcta. Es
necesario mover las columnas hacia la izquierda para que tengan un
aspecto mejor. Ninguno de los números son correctos, pero su único
propósito es mostrar el número de decimales.
Paso 1: cambiar la fecha.
1) Pulse a la derecha de la fecha (17/12/10), de modo que el cursor
esté a continuación del campo. Utilice la tecla Retroceso para
borrar la fecha.
2) Insertar > Campos > Fecha. Esto pone la fecha de hoy donde
estaba la fecha original.
3) Cambie el formato de la fecha:
a) Haga doble clic en el campo de fecha que acaba de insertar.
Se abre la ventana Editar campo:Documento (Figura 68).

Figura 68: modificar un campo de fecha
b) Puesto que es un informe dinámico, cambie el campo
Selección de Fecha (fija) a Fecha.
c) Cambie el Formato al que desee (yo he usado la opción
viernes, 31 de diciembre de 1999). Haga clic en Aceptar.
Paso 2: cambie el ancho de las columnas.
Se puede cambiar el ancho de las columnas moviendo el cursor sobre
el borde derecho de cada columna para que se convierta en una flecha
doble. Entonces arrástrelo y suéltelo donde quiera. Esto hay que
hacerlo con cada columna en cada tabla del informe. También se puede
hacer con la última columna de la derecha, aunque no tenga borde
negro. Ahora debería parecerse al de la Figura 69.
Figura 69: volver a alinear columna en un informe
Paso 3: cambie el formato numérico de las celdas.
La cantidad de combustible debería tener tres lugares decimales. El
Principio, Fin y Distancia deberían tener un lugar decimal. El Coste
combustible debería ser moneda y tener 2 decimales y Coste por
kilómetro debería tener tres lugares decimales.
1) Haga clic con el botón secundario en la celda de debajo de
Cantidad y seleccione Formato numérico (la celda está marcada
con un círculo rojo en la Figura 69)
2) En la sección Opciones (Figura 70),
a) Cambie el número de decimales a 3.
Crear informes 67

b) Haga clic en la marca de verificación verde. Haga clic en
Aceptar.
Figura 70: sección Opciones de la ventana de Formato de número
3) Cambie el campo Coste combustible.
a) Haga clic con el botón secundario en la celda que hay debajo
de Coste combustible.
b) Seleccione Formato numérico.
c) En la lista Categoría, seleccione Moneda y haga clic en
Aceptar.
4) Cambie el campo Coste por kilómetro.
a) Pulse con el botón derecho en la celda que hay debajo de
Coste por kilómetro.
b) Seleccione Formato numérico.
c) En la lista Categoría, seleccione Moneda.
d) En la sección Opciones:
• Ponga 3 en Decimales.
• Pulse la marca de verificación verde.
e) Haga clic en Aceptar.
Paso 4: guarde y cierre el informe.
Haga doble clic en el informe. Ahora debería parecerse al de la Figura
71.
Figura 71: informe final

Otras formas de crear informes
Hay disponible una extensión para ayudar en la creación de informes.
Sun Report Builder crea informes elegantes y complejos. Se pueden
definir grupos y cabeceras de página, grupos y pies de página y
campos calculados. Lo puede obtener en
http://extensions.services.openoffice.org/.
Para instalar esta extensión, siga estos pasos:
1) Seleccione Herramientas > Administrador de extensiones en
la barra de menú. En el diálogo Administrador de extensiones,
haga clic en Descargar más extensiones aquí...
2) Se abrirá la página de extensiones de OOo en su navegador.
Busque y seleccione la extensión que desee y siga los pasos para
instalarla. Durante la instalación se le preguntará si acepta el
acuerdo de licencia.
3) Cuando la instalación se haya completado, la extensión se
mostrará en la lista del diálogo Administrador de extensiones.
Para saber más acerca de las extensiones, vea el capítulo 14
(Personalizar OpenOffice.org).
Crear informes 69

0108 gs3 comenzarconbase

Más contenido relacionado

La actualidad más candente (20)

Destacado (20)

Similar a 0108 gs3 comenzarconbase (20)

Más de claseintrevol (18)

Último (20)

0108 gs3 comenzarconbase