Manual de projet 2010
- 1. República Bolivariana de Venezuela. Ministerio del poder Popular para la Educación. I.U.P. Santiago Mariño. Extensión Barcelona Escuela: Ingeniería Mantenimiento Mecánico Materia: Informática Profesor (a): Alumno Algara, Diego CI 2730544 Manual de Projet 2010
- 2. índice • Definiciones de conceptos básicos • Conceptos básicos de Control y Seguimiento de un proyecto • Gestión del Valor Ganado • Interface de trabajo de MS Project 2010 • Crear un proyecto nuevo • Asignar un calendario nuevo a un proyecto • Tareas • Tipo de tareas de un proyecto • Recursos • Tipo de recursos • Sobreasignación de recursos • Agregar recursos a un proyecto • Asignación de recursos a tareas • Programación de un proyecto • Duración de las tareas • Diagrama de Gantt • Informes útiles para la programación • Análisis del estado del proyecto • Seguimiento de un proyecto sin recursos • Seguimiento de un proyecto con recursos • Pasos para introducir datos reales de un proyecto con recursos
- 3. Definiciones de conceptos básicos Proyecto: Planificación de un conjunto de tareas, durante un periodo de tiempo, a las cuales se puede asignar recursos. Tarea: Actividad planificada en un proyecto. Recursos: Persona, materia o coste, que se puede asignar a una tarea. La planificación de un proyecto se va ajustando en base a un calendario, donde se marcan los días laborales, y la jornada laboral, por defecto será de 8 horas diarias. Toda la información que maneja MS Project, se basa en tres elementos: Para visualizar la información en MS Project, existen numerosas vistas, compuestas por columnas denominadas campos. Existen muchísimos campos en MS Project, pero seis son los principales: Comienzo: Se trata de la fecha de comienzo de una tarea o proyecto Fin: Fecha de fin de una tarea o proyecto Duración: Tiempo hábil que trascurre, desde que comienza hasta que finaliza una tarea o proyecto. Por defecto se mide en días. Trabajo: Tiempo que los recursos invierten en una tarea o proyecto. Por defecto se mide en horas. Esfuerzo del recurso: cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.
- 4. Recursos: a efectos de programación, son personas o equipamiento asignados a la tarea y la cantidad de tiempo que son asignados a ella, tanto si trabajan a tiempo completo, a tiempo parcial u horas extra. Unidades: Porcentaje de la jornada laboral, que un recurso dedica a una tarea. (m minutos, h horas, d días, s semanas, ms meses) Costo: Coste de un recurso, tarea o proyecto. También es necesario conocer Planificación: Se planifican las diferentes tareas y se asignan recursos. Seguimiento: Se va dando avance al proyecto y si es necesario se modifica la planificación. La fase de seguimiento, se comienza cuando se guarda la Línea Base del proyecto Cierre: Se registra el avance de las tareas y se van cerrando Conceptos básicos de Control y Seguimiento de un proyecto Para poder realizar adecuadamente el seguimiento de un proyecto en términos de plazos y costes es necesario conocer ciertos conceptos básicos.
- 5. Gestión del Valor Ganado La gestión de Valor Ganado (Earned Value Management, EVM) es un conjunto de herramientas para controlar de forma integrada, el alcance, los costos y los tiempos del Proyecto. El análisis del Valor Ganado permite: Revisar si se ha sobrepasado o no el presupuesto del Proyecto y en qué medida. Revisar si se han producido adelantos o atrasos en el cronograma del Proyecto. Analizar la situación del Proyecto en términos de costo y tiempo. Analizar si los datos obtenidos son favorables o desfavorables para el Proyecto. Realizar proyecciones, basadas en hipótesis, según la situación del Proyecto. Decidir si se sigue adelante o no con el Proyecto, si es preciso solicitar más fondos o tomar cualquier decisión importante respecto al Proyecto.
- 6. Interface de trabajo de MS Project 2010
- 7. Ejercicio 0: Familiarizarse con la pantalla principal de MS Project Una vez activada la barra de vistas ir cambiando de selección en el lateral izquierdo para ver como varía la parte central de la pantalla principal. En la Tabla de tareas: • Ocultar las columnas “Modo de tarea”, “Predecesoras”, “Nombres de los recursos”. • Insertar un nueva columna “Costo” • Arrastrar campos para modificar el orden de las columnas si fuera necesario (ver figura resultado). Modificar la Escala Temporal (Botón derecho sobre Escala Temporal): • F1 (ayuda) buscar Escala temporal • Mostrar: Tres niveles • Nivel superior: Unidades (Meses) • Nivel intermedio: Unidades (Semanas); Contador (2) muestra etiqueta cada 2 semanas
- 10. Crear un proyecto nuevo Para empezar a programar un proyecto lo primero que se debe hacer es crearlo. Para ello es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Ir a la pestaña Archivo y seleccionar Nuevo con la opción Proyecto en blanco activada y clic en Crear en el panel derecho
- 11. 2. Ir a la pestaña Proyecto, en el grupo Propiedades, clic en Información del proyecto.
- 12. 3. Programar el proyecto en el cuadro de diálogo Información del proyecto a partir de la fecha de comienzo. En esta opción las tareas empiezan lo antes posible. Si se programase indicando Fecha de finalización del proyecto en el campo Programar a partir de se debe indicar la Fecha de finalización. Esta opción permite averiguar la fecha límite en la que se puede comenzar un proyecto ya que las tareas se programan lo más tarde posible 4. Visualizar Estadísticas del proyecto clic Estadísticas Comprobar que como no hay tareas creadas la fecha de Actual de comienzo y fin coinciden. Y las fechas previstas y real aparecen con la etiqueta NOD que significa NO Disponible (NA = Not Avaliable, en inglés) 5. Guardar el proyecto Archivo/Guardar
- 13. Asignar un calendario nuevo a un proyecto Una vez creado un calendario nuevo es necesario asignarlo al proyecto, para ello: 1. Clic en la pestaña Proyecto, y clic en Información del proyecto. 2. En el campo Calendario indicar el nombre del calendario nuevo 3. Para que el nuevo calendario se muestre en la pantalla principal en la parte de visualización del diagrama de Gantt es necesario actualizar la Escala temporal. Botón derecho sobre escala temporal y seleccionar Escala temporal. En el cuadro de diálogo, pestaña Periodo no laborable y en el campo Calendario seleccionar el nuevo calendario.
- 14. Ejercicio : Asignar un calendario a un proyecto Asignar el calendario ##_####_C1 al ##_####_PY01. Observar que con el cambio los días no laborales que se muestran en la escala temporal de la pantalla principal pasan de 3 (Viernes, Sábado, Domingo) a 2 (Sábado y Domingo).
- 15. Tareas Existe diversas acciones relacionada con la planificación de tareas en un proyecto, tales como: Crear las tareas del proyecto Indicar la duración de las tareas Establecer las relaciones entre tareas o vínculos Establecer delimitadores o restricciones de inicio o fin de tareas Indicar fecha límite de finalización de una tarea importante o hitos Asignar un calendario a una tarea distinto del proyecto Dividir una tarea en subtareas Identificar el Camino Crítico, en Project Ruta crítica (serie de tareas (o incluso una única tarea) que dicta la fecha de inicio o la fecha de fin del proyecto). Tipo de tareas de un proyecto En MS Project se pueden definir varios tipos de tareas: • Normal: es una actividad con una duración distinta a 0 días. • Hito: es una actividad normal con duración 0 días. • Resumen: es una tarea que engloba un conjunto de tareas (normales y/o hitos y/o repetitivas) • Repetitivas: es una tarea que tiene un ciclo de repetición
- 16. Ejercicio: Crear tareas normales Crear dos tareas normales para el proyecto ##_####_PY01 siguiendo los siguientes pasos: 1. Situarse en la vista Diagrama de Gantt 2. Seleccionar la pestaña Tareas 3. En la tabla escribir en el campo Nombre de la tarea las tareas Tarea 1 y Tarea 2. 4. También se pueden crear haciendo clic Tarea del grupo de botones Insertar
- 17. 5. Indicar en el campo Duración de cada tarea el tiempo que dura la tarea (en días (d), minutos (min), horas (h), meses (ms), año (a)). Si aparece un signo de interrogación junto a la duración, éste indica que es una duración estimada. Editar el campo y escribir la duración para pasarla a firme. Indicar para la Tarea 1 una duración de 1 día, y para la Tarea 2 una duración de 2 días. 6. En el campo Comienzo, indicar para la Tarea 1 la fecha de comienzo del proyecto, 03/10/13 (ver en la barra temporal de la pantalla principal). La Tarea 2 comienza en 04/10/13.
- 18. Recursos Generalmente, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén o no asignadas a tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier elemento que sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo, cemento o servidores web). Tipo de recursos En Project es posible definir tres tipos de recursos: Recurso de trabajo recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo (horas o días) para completar las tareas. Recursos materiales materiales o suministros consumibles, como hormigón, madera o clavos. En etiqueta del material se puede indicar las unidades. Recursos costo son recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea o de sus duración. Por ejemplo los costes de dietas de los empleados. Grupo de recursos conjunto de recursos que comparte algunas características y se clasifica con un nombre de grupo. Por ejemplo, puede clasificar los recursos según la función del trabajo y utilizar nombres de grupo del tipo fontaneros. O bien, puede clasificar por categorías los recursos según el estado del empleo.
- 19. Sobreasignación de recursos Si un recurso es asignado más horas de su capacidad máxima el sistema indica que está sobreasignado. Un ejemplo serían dos tareas A y B que comparten un recurso en el mismo día, con jornada de 8 horas, y dicho recurso tiene una capacidad del 100%. En ese caso se está utilizando el recurso al 200% y por tanto debería ser reasignado. 1. Ir a la Vistas de recursos, clic en Hoja de recursos. 2. En el campo Nombre del recurso, escribir el nombre de un trabajo, material o recurso genérico. 3. Si se desea agrupar los recursos en grupos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escribir el nombre del grupo. 4. Especificar el tipo de recurso: Para especificar que se trata de un recurso de trabajo, en el campo Tipo, clic en Trabajo. Para especificar que se trata de un recurso material, en el campo Tipo, clic en Material. En el campo Etiqueta de material, especificar la etiqueta (por ejemplo, metros, toneladas o cajas) del recurso. Para especificar que se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, clic en Costo. 5. En el campo Capacidad máxima del recurso, si son recurso de tipo trabajo, escribir el número total de unidades de disponibilidad de este recurso para este proyecto. Agregar recursos a un proyecto
- 20. Asignación de recursos a tareas Una vez creados los recursos es necesario asignarlos a las tareas. En Project es posible asignar los recursos a las tareas de diferentes formas: 1. Situado sobre la tarea en la Vista de Diagrama de Gantt ir a la Pestaña Recursos y clic Asignar Recursos. 2. Usando la columna Nombre de recursos en la tabla de tareas en la Vista de Diagrama de Gantt. 3. Doble clic sobre la tarea en la Vista de Diagrama de Gantt y seleccionar la pestaña Recursos. 4. Dividiendo la pantalla (Visa Detalle) en la parte interior Formulario de Tarea Ejercicio: creación y asignación de recursos 1. Crear un proyecto nuevo denominado ##_####_PY5 que comience el 14/10/2013. 2. En la vista Hoja de Recursos crear los recursos que se muestran en la siguiente tabla:
- 21. 3. En la vista Diagrama de Gantt crear las tareas que se indican en la siguiente tabla y asignarles los recursos que se indican en la columna Nombre de recursos. 4. Dividir la pantalla en dos vistas, para ello hacer clic en la pestaña Vistas, grupo Vista en dos paneles, seleccionan Detalles y seleccionar de la lista la vista Uso de tareas. 5. Analizar los costes, ver su imputación al comienzo, final o prorrateo según el recurso
- 22. 6. Analizar los costes, ver su imputación al comienzo, final o prorrateo según el recurso. 7. Para poder analizar un ejemplo de sobreasignación realizar los siguientes pasos: adelantar la fecha de inicio de la tarea Programación un día (15/10/13), asignar a dicha tarea también el consultor con una capacidad del 50% (4 horas). Visualizar doble panel y en el panel inferior seleccionar la vista Grafico de Recursos. 8. Hacer doble clic sobre icono de recurso sobre asignado y analizar las alternativas de solución indicadas por Project.
- 24. Programación de un proyecto La programación es la medición del tiempo y la secuencia de las tareas dentro de un proyecto. Una programación se compone principalmente de tareas, dependencias entre tareas, duraciones, restricciones e información del proyecto en función del tiempo. Duración de las tareas MS Project calcula la duración de las tareas utilizando la fórmula: Duración = Trabajo / Recursos Dónde: Duración: Tiempo hábil que trascurre, desde que comienza hasta que finaliza una tarea o proyecto. Por defecto se mide en días. Trabajo: Esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. Por defecto se mide en horas. Esfuerzo del recurso: cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la
- 25. Además de la fórmula a la hora de programar Project tiene en cuenta el tipo de tarea a programar, existen 3 tipos de tareas: • Trabajo fijo (horas): si hay cambios en el esfuerzo (%) o en la duración de la tarea (días) o se modifica la duración o el esfuerzo, respectivamente. 32 horas= 2 días * 8 horas*2 trabajadores al (100%) 32 horas= 4 días *4 horas*2 trabajadores (50%) • Duración fija (días): ante un cambio en el esfuerzo (%) o en el trabajo (horas) de la tarea se modifica el trabajo o el esfuerzo respectivamente. 2 días = 32 horas/8 horas*2 trabajadores (100%) 2 días= 32 horas/2 horas*8 trabajadores (25%) 2 días= 32 horas/4 horas*4 trabajadores (50%) • Unidades fijas (nº de recursos): si hay cambios en la duración de la tarea (días) o en el trabajo (horas) se modifica el trabajo o la duración, respectivamente. 2 trabajadores= 32 horas/8 horas*2 días 2 trabajadores= 64 horas/8 horas*4 días 2 trabajadores= 32 horas/4 horas*4 días
- 26. Uno de los primeros pasos en la administración de proyectos es descubrir la forma en que cambia la fecha de finalización del proyecto a medida que cambian los requisitos de las tareas y los recursos. Se denomina Ruta crítica. La ruta crítica es la serie de tareas (o incluso una única tarea) que dicta la fecha de inicio o la fecha de finalización calculadas del proyecto. Si una sola tarea presenta un retraso en la ruta crítica, la fecha de finalización del proyecto completo también sufrirá un retraso. Ver la información del proyecto de este modo también se conoce como el método de ruta crítica para la administración del proyecto. Diagrama de Gantt Visualizar la ruta crítica Existen diferentes opciones para visualizar la ruta crítica de un proyecto En vista de Diagrama de Gantt ir a pestaña Formato y seleccionar Tareas críticas para que aparezcan en rojo las tareas que constituyen la ruta o camino crítico. 1. En la pestaña Vistas ir a “Más vistas…” y seleccionar la vista Gantt detallado
- 27. 2. En la vista de Diagrama de Gantt ir a la pestaña Vista y en el grupo Datos clic en la lista Filtro y, a continuación, seleccionar Tareas Críticas. Se mostrarán sólo las tareas críticas. 3. En la vista de Diagrama de Gantt ir a la pestaña Vista y en el grupo Datos, clic en la lista Grupo y, a continuación, seleccionar Crítico. Las tareas de la ruta crítica se muestran juntas bajo el encabezado Crítico
- 28. Informes útiles para la programación Para la etapa de programación de un proyecto se recomiendan los siguientes informes: • Generales: Resumen del proyecto y Tareas críticas • Actividades actuales: Sólo el informe Tareas sin comenzar que permite obtener un listado de todas las tareas del proyecto. • Costos: Flujo de caja y Presupuestos • Asignaciones: Tareas, recursos y fechas, Recursos sobreasignados • Cargas de trabajo: Uso de Tareas y Uso de Recursos
- 29. Análisis del estado del proyecto Para poder analizar el estado de un proyecto en un momento determinado de su ejecución o al final del mismo, se debe indicar la fecha de estado o fecha de control. Para ello ir a la pestaña Proyecto, seleccionar el comando Información del Proyecto y en el cuadro de diálogo indicar la Fecha de estado.
- 30. Seguimiento de un proyecto sin recursos Los datos que se pueden controlar en este tipo de proyectos son los siguientes: Fechas reales de comienzo y de fin de cada tarea. Porcentaje completado de la tarea. Duración real y duración restante de cada tarea. Costos reales y costos restantes de las tareas. En un proyecto con recursos las variables a controlar son: Fechas reales de comienzo y de fin de cada tarea. Porcentaje completado de la tarea. Duración real y duración restante de cada tarea. Trabajo real y trabajo restante de los recursos y de las tareas. Costos reales y costos restantes de las tareas y de los recursos Los campos a modificar en este tipo de proyectos para introducir datos reales sería los siguientes: costo, costo real, costo fijo, costo restante, trabajo, trabajo real, trabajo restante. Seguimiento de un proyecto con recursos
- 31. Los pasos de seguimiento iniciales son iguales a los proyectos sin recursos 1. En primer lugar establecer la línea base. Proyectos/Programación/establecer línea base. 2. Indicar la Fecha de estado (fecha de control). Proyecto/ Información del proyecto 3. Mostrar Vista Gantt de Seguimiento. En Vistas, grupo Datos, en Tabla seleccionar seguimiento. 4. En los campos comienzo real, fin real, y duración real, se introducen los datos reales sobre la duración inicio y fin de la tarea. Además del % completado. 5. Mostrar doble panel, Vista/vista en dos paneles/Detalles/Uso de tareas. Añadir en la tabla el campo Trabajo real. Aquí se indica el trabajo real de la tarea. 6. Nota: hay que recordar que según el tipo de tarea (duración fija, trabajo fijo o unidades fijas) Project irá actualizando unos campos en función de otros según corresponda. 7. El costo de la tarea se modificarán al introducir el Trabajo real o la duración real de la tarea. Y se calculará el costo real. Pasos para introducir datos reales de un proyecto con recursos