Administración Informática de Proyectos

Administración Informática
de proyectos
Facilitadora: Lic. Yariela del C. Quiel
Estudiante: Jaime Ortiz

AGENDA
 Introducción
 Microsoft Project
 Caracteristicas
 Ventajas
 Que es un proyecto (Ejemplo)
 Información de un proyecto
 Escala Temporal
 Creación, Edición y Asignación de
Calendarios.
 Calendario Laboral
 Calendario no Laboral

AGENDA
 Definición de las tareas de un proyecto
 Agregar notas
 Agregar hipervínculos
 Vinculación de tareas
 Diagrama de gantt
 Asignación de Recursos
 Recursos de Trabajo
 Recursos de Material

INTRODUCCION
QUE ES MICROSOFT
PROJECT?
Es una herramienta
que permite planear
sistemáticamente las
fases y tareas de un
proyecto

Caracteristicas
 Nueva Interfaz Gráfica de Usuario
Project 2013 presenta cambios en la interfaz gráfica (Look & Feel), no tan radicales
como en la versión anterior (2010), pero que sin embargo busca ofrecer una
interacción similar al resto de las aplicaciones de Office 2013. Asimismo, Project
2013 permite a los usuarios darse de alta y el sistema recuerda sus preferencias de
servicios Microsoft que están en la nube, como por ejemplo SkyDrive, Office 365 y
Sharepoint.
 Nuevas plantillas de proyectos
Microsoft Office Professional 2013 incluye una libreria aún más grande de Plantillas
de Planes de Proyectos, disponibles en Office.com, una base de recursos de
Microsoft disponible online.
 Herramientas de reporte
Project 2013 presenta nuevas funcionalidades que le permiten al usuario construir
reportes estilo Tablero de control (Dashboard) de forma rápida y facíl. Incluye una
serie de reportes estilo tablero predefinidos, incluyendo reportes de trabajo, visión
general del proyecto e inclusive reportes de tipo "burn down" aplicables a proyectos
de tipo Ágil. Asimismo, permite la construcción de reportes personalizados. Los
reportes proporcionados por Project 2013 mantienen una experiencia consecuente
con Office.

Ventajas
 Organizar la lista de actividades en una
estructura jerárquica.
 Asignar recursos y costos a las diferentes
actividades.
 Obtener la gráfica de red del proyecto.
 Imprimir una gran variedad de informes.

¿Qué es un proyecto?
Un proyecto puede definirse como un
conjunto de actividades interrelacionadas
que se coordinan en busca de la
consecución de uno o varios objetivos en
un plazo de tiempo determinado.

DEFINIR UN NUEVO PROYECTO
Ingrese el título de su proyecto
y defina el responsable o el autor
Click en File…
1
2

Información del Proyecto
 Vista de Diagrama de red Puede agrupar tareas y
mostrar indicadores gráficos.
 Vistas de usos Puede agrupar asignaciones, resumir
información agrupada de fase temporal en las vistas de
usos e incluir los totales cuando imprima las vistas de
usos.

DISTINTAS VISUALIZACIONES DEL
PROYECTO
Haga un click en
View>>View Bar
1
Aparece la barra de
Herramientas en la
parte izquierda de la
pantalla
2

Escala Temporal
 La escala temporal es la banda gris que contiene la leyenda de la escala
temporal en la parte superior de las vistas Diagrama de Gantt, Gráfico de
recursos, Uso de tareas y Uso de recursos. El área bajo la escala temporal
presenta, de una forma gráfica, la información de las tareas o los recursos.
Cada vista muestra de manera diferente dicha información.
 La escala temporal consta de un nivel superior, uno medio y uno inferior. De
manera predeterminada, sólo se muestran los niveles medio e inferior. Para
mostrar el nivel superior, en el menú

Creación, Edición y
Asignación de Calendarios
Lo más recomendable es cada que se vaya a crear un
nuevo proyecto, crear un calendario donde se defina los
días que se van a trabajar, días que tiene un mes, horas
a la semana, etc.
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
Clic en Herramientas – Opciones
 Clic en Calendario. En el cuadro de diálogo que
aparece defina las condiciones para el proyecto.
Cuando haya terminado, dé clic en Aceptar.
Abra nuevamente el menú Herramientas – Cambiar
calendario Laboral.
Haga clic en Crear Calendario

Administración Informática de Proyectos

 En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del
proyecto.
 Seleccione la opción Crear nuevo calendario base o active la
 opción hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente.
 Clic en Aceptar
 En la pestaña Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la
duración
 Clic en Detalles
 Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto.
 Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un día (ejemplo: lunes,
domingo) debe dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la información
 Cuando toda la información haya sido ingresada, el calendario aparecerá con otro color
diferente al que tenía inicialmente.
 Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error más
frecuente es generar los cambios en una sola semana. En la pestaña Semana laborales
escriba un nombre que identifique el calendario y la duración

Definición de las tareas de un
proyecto.
 Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el
diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Ver –
Diagrama de Gantt
 Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en
el campo Nombre
 Pulse Enter para continuar con la siguiente
 El programa le mostrará una duración de 1día?. Con el fin de
recordarle que debe ingresar el periodo de duración de la
actividad. El signo de interrogación significa que la duración de
las actividades es ESTIMADA

INTRODUCIR LAS TAREAS DEL
PROYECTO
Asígnele un nombre a su
proyecto (Primer renglón) si
no lo hizo en los pasos
anteriores.
1
Liste todas las tareas y
subtareas necesarias de su
proyecto, sin preocuparse
por la duración de cada
tarea.
2

INSERTAR UNA NUEVA TAREA
Click derecho en el
número de la fila
(ROW) de la tarea,
donde va a insertar la
nueva
1
Click en la opción
Nueva tarea (New
Task)
2

CREAR UNA NOTA A UNA TAREA (2)
Click en el cuadro
notas
3
Escriba la nota correspondiente
y cuando termine Click en OK
4
Cada vez que se pase el
cursor sobre la tarea se
observará el contenido de la
nota
5

Hipervínculos
 Desde el archivo de proyecto, es posible acceder a otros archivos del equipo, la
red o la intranet o bien del World Wide Web creando hipervínculos. Al hacer clic en
un hipervínculo en el archivo de proyecto, se el explorador Web, que busca el
archivo de destino y lo muestra. Éste puede ser otro archivo de Microsoft Office
Project, un documento de Microsoft Office Word 2003, una hoja de cálculo de
Microsoft Office Excel 2003, una base de datos de Office Access 2003, una
presentación de Microsoft Office PowerPoint 2003 o cualquier sitio Web.
 Dependiendo de la ubicación del archivo de destino, se precisa usar diferentes
formatos y tipos de dirección al especificar un destino para el hipervínculo.
 Hipervínculos a carpetas de destino en servidores de red
 Hipervínculos a carpetas de destino en servidores de una intranet o del World
Wide Web

Hipervínculos
 Insertar un hipervínculo
 Cuando se inserta un vínculo, se puede hacer que la dirección o la URL del hipervínculo se
muestre en el archivo, o bien hacer que se muestre un nombre más descriptivo.
 En una vista de hoja, seleccione una tarea, recurso o asignación.
 Haga clic en Insertar hipervínculo .
 En el cuadro Texto, escriba el texto que desea que aparezca con el indicador del hipervínculo
en el campo Indicadores.
 En el cuadro Dirección, escriba la dirección correspondiente del archivo de destino del
hipervínculo.
 Si el archivo de destino está ubicado en su equipo o red, utilice el cuadro Buscar en para
explorar y encontrarlo.
 Si el archivo de destino se encuentra en Internet, haga clic en Buscar en el Web para
iniciar el explorador Web, con el que puede explorar el sitio Web. A continuación, puede
copiar la dirección URL del cuadro Dirección del sitio Web y pegarla en el
cuadro Dirección del cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.
 Si el archivo de destino se encuentra en un sitio Web que ha visitado recientemente,
puede hacer clic en Páginas consultadas o en Archivos recientes en el cuadro de
diálogo Insertar hipervínculo y, a continuación, seleccionar el archivo o la página Web
en la lista.
 Para mostrar texto adicional con el indicador del hipervínculo, haga clic en Sugerencia y
escriba el texto en el cuadro Sugerencia.

Vinculación de Tareas
 Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo
de vínculo predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un
vínculo de tipo Fin a comienzo no funciona en todas las
situaciones. Project proporciona los siguientes tipos adicionales de
vínculos de tareas de modo que pueda diseñar su proyecto de
forma realista:

DIAGRAMA DE GANTT
 Creador Henry L. Gantt
 Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las
actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

VER EL DIAGRAMA DE GANTT
 Al introducir la duración observará que a la derecha va
modicando Diagrama de la derecha de la pantalla
(Diagrama de Grantt)

Recursos de Trabajo –
Recursos de material
 Los recursos en un proyectos se refieren a personas, material y
equipo necesario para completar las tareas en un proyecto. Hay dos
factores importantes que manejar con Project; la disponibilidad de
los recursos, que se refiere a cuando puede puede un recurso
trabajar en una tarea y cuanto tiempo le toma en hacerla y los
costos, que se refiere a cuanto dinero se necesita para pagar esos
recursos.
 Project maneja dos tipos de recursos.
 Trabajo: Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea,
los cuales no se consumen durante el transcurso de ésta; para
nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos personas y equipos
como computadoras, scanners, camaras digitales, entre otros.
 Material: Se refiere a los materiales asignados a una tareas los
cuales son los consumibles, para nuestro ejemplo del Sitio Web,
utilizaremos materiales como impresiones y papelería.

Columnas en la hoja de recursos
 Resource name
Nombre del recurso
 Type
Especifica si es recuso material o humano
 Material label
Unidad de medida. (solo en recursos materiales)
 Initials
Iniciales para el recurso

 Group
Asigna recursos con características similares, a un
grupo específico.
 Max. Units. Capacidad de uso del recurso en %
 Std Rate. Precio normal por unidad de tiempo trabajada
 Ovt. Rate. Precio pagado por unidad de tiempo extra
trabajada.
 Cost/Use Costo cargado a un recurso, por unidad de
tiempo empleada.

 Accrue At. Especifica cuando MsProject cargará los
costos de los recursos al proyecto.
 Base Calendar. Especifica el calendario base que usará
el recurso.
 Code. Abreviación para alguna busqueda

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