007 introducción al_workflow_en_gene_xus

Notas del editor

• #3: En general cuando estamos comenzando a embarcarnos en un proyecto nuevo cualquiera sea deberíamos preguntarnos por qué lo estamos haciendo cual es la motivación.Cuando hablamos de flujos de trabajo dentro de una empresa seguramente que lo primero que queremos es optimizar la forma en la cual trabajamos.
• #4: Entonces, debemos preguntarnos por qué es importante automatizar los procesos de la empresa.Para hacer este ejercicio mental debemos enfocarnos en cómo estamos haciendo las cosas hoy de forma de comprender como ocurren los diferentes procesos en nuestras empresas para cumplir determinados objetivos.El hecho de enfocarnos en los procesos nos dará una mejor visibilidad de los mismos y podremos identificar posibles mejoras además de comprender el alcance de los mismos para evaluar si es posible automatizarlos.Con esto lograremos formalizar dichos procesos más allá del conocimiento que en general esta distribuido entre los diferentes actores de un proceso, de esta forma vamos a lograr reproducir la película desde el inicio hasta el fin viendo claramente cuales son las tareas y quienes deben realizarlas.Teniendo formalizados y automatizados los procesos de la empresa vamos a lograr que las cosas se realicen según lo pautado logrando la consistencia que nos va a permitir ahorrar tiempos muertos que muchas veces se da cuando hay que realizar el pasaje de una tarea a otra etapa pues son las personas quienes tienen que decidir como sigue el trámite en curso.En cada caso encontraremos motivos diferentes para tener claro los beneficios que vamos a obtener sólo por el hecho de lograr formalizar en papel la forma en la cual se hacen las cosas en una organización para cumplir con los objetivos planteados.
• #5: Desde el punto de vista de la empresa u organización podemos afirmar que seguro vamos a mejorar un indicador que a lo mejor suena algo intangible como es el stress de las personas que participan de los procesos.El hecho de tener bien definido como se deben hacer las cosas y que cada uno tiene claro el rol que debe cumplir pero además conoce como se desarrolla todo mejora enormemente la comunicación entre los actores y agilita mucho el pasaje de información en las distintas etapas. Algo que ayuda mucho en todo esto es tener la posibilidad en todo momento de saber en qué estado esta un proceso y quienes tienen las tareas en un momento dato. Todo esto redunda en un aumento de la productividad dado que se ahorra mucho tiempo de gestión y operativa en determinar como se debe continuar con determinado proceso y obviamente esto trae como consecuencia un ahorro en dinero.Otro tema importante es que se gana en control pues en cualquier momento podemos saber el status de los procesos y actuar proactivamente por ejemplo para delegar trabajo o reasignar tareas que aún no se han procesado.El hecho de tener claro como están definidas todas las etapas de un proceso nos permite evaluar el impacto de cualquier cambio que se haga en el mismo ya sea un cambio para optimizar o un cambio obligado porque hay que agregar nuevas tareas por cambios en regulaciones. El hecho de poder medir este riesgo ante los cambios le da a la empresa mayor flexibilidad y de esta forma puede ir haciendo evolucionar sus procesos a los cambios que le dicten los mercados con los cuales interactúa.
• #6: Desde el punto de vista del desarrollo la ganancia viene por el lado de que vamos a “declarar” más y programar menos, vamos a separar toda la lógica del control de flujos de nuestra programación lo cual hará que sea mucho más entendible lo que hacemos y por lo tanto mucho más fácil de mantener.Las reglas del flujo de negocio queda plasmadas en un “dibujo” que cualquier persona puede entender lo cual hace que también sea mucho más fácil incorporar personas nuevas al equipo de desarrollo dado que se facilita la tarea de pasaje de conocimiento. Ayuda mucho en la documentación de lo qué hace el sistema y además nos ayuda en la reutilización de programas, dado que programas que usamos desde otras opciones del sistema también pueden ser usados embebidos en los procesos de negocio.
• #7: Una vez que tenemos claro cuales son las motivaciones para formalizar y automatizar los flujos de trabajo la siguiente pregunta que debemos responder es qué debemos hacer para llevar esto adelante.
• #10: Veamos ahora cual es nuestra propuesta para ayudarlos en este proceso de mejora continua.
• #13: Veamos algunos ejemplos de aplicaciones reales que se han desarrollado con nuestra suite para bajar a tierra el tipo de aplicaciones en el cual podemos aplicarlo.
• #14: La Oficina Nacional de Servicio Civil se encarga de la gestión de recursos humanos de la administración central del gobierno que abarca Presidencia y todos los Ministerios. Son unos 90000 funcionarios en total.Vienen desarrollando un nuevo sistema web con GeneXus X Evolution 1 y Gxflow el cual les facilita la gestión desde el momento que tienen que asignar un funcionario a su nuevo puesto de trabajo, donde a través de la automatización de este proceso le definen su oficina, horario de trabajo y beneficios que le aplican por ejemplo para el manejo de su licencia según el lugar que le haya tocado trabajar. Además gestionan lo que llaman Presentismo del funcionario, es decir, justificar todas las salidas en horario de trabajo y también le dan opciones de auteogestión al funcionar para que él mismo sea quien pueda solicitar una licencia o pedir la autorización a su jefe de una salida en horario de trabajo.
• #15: Si bien los flujos que automatizaron son más bien simples, se trata de procesos que tienen un alto impacto en la gestión de la autorización de licencias y salidas en horarios de trabajo. Dado que todo esto hoy se hace llenando un formulario a puño y letra que luego su jefe debe revisar para autorizar y de esta forma no se le descuente a fin de mes de su sueldo.La automatización de esto
• #16: Proceso principal del Flow que arranca con un Funcionario justificando, por ejemplo, una falta sin aviso. Hace click en el intervalo y elige la Incidencia “Salida en Comisión”El sistema chequea que tiene saldo en la cuenta corriente correspondiente para que el funcionario pueda usufructuarla. El funcionario puede aclarar a dónde sale.Una vez confirmada se dispara el proceso de flow y la Incidencia queda “Pendientede Autorización”
• #17: El Jefe recibe en su bandeja de entrada y por mail la tarea de “Autorizar Incidencia” y la ejecuta.
• #18: El Jefe ve toda la información asociada a la solicitud y puede autorizarla o rechazarla.En caso de rechazarla envía una tarea de notificación a la bandeja del solicitante.
• #19: Una vez confirmada el funcionario puede ver como autorizada su solicitud.
• #20: El foco principal de la empresa es vender y renovar seguros. El proyecto además incluyo la integración a través de WS con la discadora de AVAYA para la comunicación con el cliente.Una vez que se tiene la lista de clientes a contactar por teléfono se pasa esto a la discadora y al momento de establecer la comunicación se entrega el control al Workflow. En este momento el proceso de venta o renovación es iniciado el operador realiza su trabajo.Durante la conversación el sistema dispara el calculo a través de WS para un sistema Multi Calculo que es capaz de procesar en 1 minuto el calculo simultáneo de hasta 5 empresas. Después de obtener el resultado el operador puede comparar su precio con la competencia y encontrar así la forma de reducir su precio para conseguir la venta.En caso de que no consiga vender su seguro entonces le vende la mejor opción de la competencia para ganar la comisión.Por lo tanto el foco es no perder la comunicación con el cliente y así garantizar la venta.
• #21: La primer tarea del proceso operador es realizar el discado automático con el cliente a través de la integración con AVAYA por WS.En cuanto el cliente atiende el operador cuenta con toda la información necesaria para iniciar la renovación del seguro.Este proceso también es usado para la venta de nuevos seguros porque el cliente que está en linea está solicitando un presupuesto.Aquí es donde ocurre el cierre de la venta o renovación.Después de esto la propuesta es transmitida para la asegurado y se inicia el proceso de Backoffice.
• #22: Este es el proceso para emitir la poliza de seguro.