0281 williams

Universidad Internacional de Andalucía, 2012
TÍTULO
PROPUESTA PARA LA DIGITALIZACIÓN DEL FONDO
DOCUMENTAL DEL DR. BELISARIO PORRAS
AUTORA
Elvia Leticia Williams Map
Esta edición electrónica ha sido realizada en 2012
Directora Fermina Santana
Tutoras María Centeno Jiménez y Remedios Rey de las Peñas
Curso Máster en Gestión Documental y Administración de Archivos
© Elvia Leticia Williams Map
© Para esta edición, la Universidad Internacional de Andalucía

Reconocimiento-No comercial-Sin obras derivadas
Usted es libre de:
• Copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra.
Bajo las condiciones siguientes:
• Reconocimiento. Debe reconocer los créditos de la obra de la manera.
especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera
que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra).
• No comercial. No puede utilizar esta obra para fines comerciales.
• Sin obras derivadas. No se puede alterar, transformar o generar una obra
derivada a partir de esta obra.
• Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de la
licencia de esta obra.
• Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del
titular de los derechos de autor.
• Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor.

UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA
IV MÁSTER EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN
DE ARCHIVOS
2009-2010
Título de la Tesis:
“PROPUESTA PARA LA DIGITALIZACIÓN DEL
FONDO DOCUMENTAL DEL DR. BELISARIO PORRAS"
PROYECTO PRESENTADO PARA LA SUPERACIÒN DE LA
MAESTRÌA EN GESTIÒN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÒN
DE ARCHIVOS
Autora: ELVIA LETICIA WILLIAMS
Directora de Tesis: Dra. FERMINA SANTANA
Tutores: Mgtr. MARÌA CENTENO JIMENÈZ
DOÑA REMEDIOS REY DE LAS PEÑAS
SEPTIEMBRE 2010

DEDICATORIA

Este proyecto final se lo dedico muy especialmente a
Dios todo poderoso por darme el regalo de la vida y las
fuerzas para enfrentar los desafíos de la vida de cada
día, ya que sin Dios jamás estuviera en el lugar que
hoy estoy. Además, agradezco por bendecir a mi familia,
ya que ellos son mi tesoro más valioso en este mundo.
A Doña Remedio Rey de Las Peñas, y el
distinguido, Dr., Gustavo García de Paredes, Rector
Magnifico de la Universidad de Panamá, quien confió en
mí, brindándome todo el apoyo necesario.

iv
AGRADECIMIENTO

v
A Dios y mi familia, por concederme la
oportunidad y la capacidad necesaria para continuar
con el estudio, alcanzando metas cada vez mas elevadas
en mi vida.
Además, a todos aquellos profesores que, de una
u otra manera, han contribuido en mi formación
académica en esta Maestría.
¡MUCHAS GRACIAS!

TABLA DE CONTENIDO
pág
RESUMEN EJECUTIVO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IX
INTRODUCCIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
CAPÍTULO I: PROBLEMA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.1. Antecedentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.2 Planteamiento del Problema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.3 Objetivos de Investigación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3.1. Objetivos Generales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.3.2. Objetivos Específicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.4 Justificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.5. Delimitaciones y Limitaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.1. Concepto de Digitalización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.1.1. ¿Qué es Digitalizar? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.1.2. Para que Digitalizar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.1.3. Factibilidad de la Digitalización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.2. Tecnología de la Digitalización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.2.1. Escaneo y la Producción de Imágenes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2.2.2. Tabla de Digitalización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2.2.3. Lápiz Óptico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2.2.4. Cámaras Digitales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
2.3. Ventajas de los Recursos Digitales de Información. . . . . . . . . . . . . . . 26
2.4. Los Documentos Digitales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.4.1. Definición. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.4.2. Características de los Documentos Digitales. . . . . . . . . . . . . .
2.4.2.1. Características Funcionales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
a1. Carácter Interactivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
a2. Carácter multi mediático de los Documentos Digitales. . . . 27
a3. Carácter hipertextual de los Documentos Digitales. . . . . . 29

x
a.4. Carácter “omniaccesible” de los Documentos Digitales. . . 30
2.2.2.2. Mutabilidad e Identidad en los Documentos Digitales. . . . . . 32
a1. Carácter “mutable” de los Documentos Digitales. . . . . . . . . 32
a2. “Volatilidad” de los Documentos Digitales. . . . . . . . . . . . . . . 33
2.4.3. Tipos de Documentos Digitales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
2.2.3.1. Impresos Digitalizados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
2.2.3.2. Digitales para Imprimir. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
2.2.3.3. Digitales Multimediáticos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.4.4. Formatos de los Documentos Digitales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.4.5. Importancia de la Preservación de los Documentos Históricos en
Formato Digital. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
3.1 Tipo y Diseño de Investigación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
3.2 Población y Muestra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . 58
3.2.1. Población. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
3.2.2. Muestra. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3.3 Los instrumentos de Recolección de Información. . . . . . . . . . . . . . . . . 58
3.3.1. Técnicas e Instrumento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
3.3.1.1. Observación Directa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
3.3.1.2. Análisis de los documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
3.3.1.3. Encuesta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
CAPITULO IV: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS
RESULTADOS DE LA ENCUESTA APLICADA EN EL FONDO
DOCUMENTAL BELISARIO PORRAS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
4.1. Dimensión: Prestación de Servicios del Archivo Belisario Porras. . . . 61
4.2.Dimensión: Controles de los Documentos del Fondo Documental
Belisario Porras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
4.3. Dimensión: Atención al Usuario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
63
4.4. Dimensión: Competencia Tecnológica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
65

xi
4.5. Dimensión: Condiciones de Trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.6. Dimensión: Calidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
4.7. Dimensión: Control de Seguridad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4.8. Dimensión: Inversión de Tiempo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
4.9. Dimensión: Recursos Tecnológicos de Digitalización. . . . . . . . . . . . . . 72
4.10. Dimensión: Infraestructura y Recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
CAPÍTULO V: PROPUESTA DE DIGITALIZACIÓN DEL FONDO
DOCUMENTAL DR. BELISARIO PORRAS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
5.1. Denominación del Proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
5.2. Fundamentación del Proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
5.2.1. Diagnóstico al Fondo Documental del Archivo Belisario
Porras.
79
5.3. Estrategia del Proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
5.3.1. Ventajas e Impacto Esperado. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.3.2. Objetivo de la Propuesta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.3.3. Componentes de Software Requeridos para la Digitalización
de Documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.3.3.1. Administración de Imágenes y Contenido de documentos
Digitales del Fondo Belisario Porras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.3.3.2. Ejemplo de las propuestas imágenes de consulta. . . . . . . . . 85
5.3.3.3. Ejemplo de la Interfase de Consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
5.3.4. Componentes de Hardware Requeridos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
5.3.5. Espacio de Almacenamiento Requerido. . . . . . . . . . . . . . . . . 90
5.3.6. Presupuesto Estimado para la Digitalización de
Documentos Belisario Porras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
5.3.7. Criterios de Validación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
5.3.8. Plazos y Cronograma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
5.3.9. Plazo de Realización. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CONCLUSIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
BIBLIOGRAFÍA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

xii
ANEXO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO
En la actualidad, se advierte un desarrollo vertiginoso de las Tecnologías
de la Información y la Comunicación TICs, lo que está afectando a todos los
segmentos de nuestra sociedad, y con ello no escapan las instituciones que se
dedican a archivar los documentos históricos. Como su introducción es cada vez
mayor en el contexto de la transferencia y difusión de información se convierte
en una exigencia permanente.
Este proyecto consiste en la publicación digital de los documentos
históricos que reposan en el Fondo Documental del Dr. Belisario Porras.
Mediante el proceso de digitalización, se busca almacenar, preservar y poner al
servicio de los usuarios el acceso de los documentos de gran valor histórico, que
perteneciera al ex presidente panameño Dr. Belisario Porras.
La publicación de estos documentos históricos en su forma digital será de
gran beneficio a los usuarios (estudiantes, profesores e investigadores), quienes
podrán tener acceso a la vida personal y a los documentos administrativos del
Dr. Belisario Porras, que se remontan a los inicios de la era republicana de
Panamá, además podrán abrir imágenes digitales de las fotos de esta figura
histórica panameña.
Para la implementación de este proyecto, se tomará en cuenta la variedad de
ofertas que ofrecen las empresas que se dedican a la digitalización de
documentos, el cual será un modelo para este tipo de procesos de digitalización
de documentos históricos en la institución y en el país.

INTRODUCCIÒN
Históricamente los medios por los cuales se transmiten la información han
sido variados, desde los más tradicionales o antiguos, en forma oral y escrita,
hasta los más actuales, como la informática y los audiovisuales; asimismo, los
soportes con el paso del tiempo han sufrido transformaciones en sus unidades
que han desarrollado técnicas específicas para manejar los datos. Desde las dos
últimas décadas del siglo XX, los centros que se dedican a la recolección,
organización, almacenamiento y difusión de los documentos, se presentaban de
diferentes maneras: Bibliotecas, Archivos, Museos, Centros de Registros
Estadísticos, Centros de Documentación, entre otros. Sin embargo, con el
advenimiento de nuevas tecnologías modernas se comenzó a transmitir y
conservar en nuevos soportes y muchos de los centros de archivos de
documentos tuvieron que adaptarse a los cambios del mundo de la informática y
la comunicación.
En la actualidad, los documentos digitales están sustituyendo poco a poco
a las tradicionales vías de comunicación y la reprografía tradicional, por la
introducción del Internet que ha simplificado el proceso de obtención de
información, por lo que se han multiplicado los canales de difusión. Esto trajo
como consecuencia la reducción del tiempo que transcurre entre la generación
de un dato y la difusión del mismo. Las expectativas que ofrecen los fondos
documentales que sólo son frecuentados por especialistas, investigadores y
estudiantes de historia, han cambiado por completo, debido a que han dejado de
ser centros de exhibición pasiva de documentos históricos para convertirse en
centros activos y participativos en todas las áreas del conocimiento. Se puede
afirmar que los centros de archivos constituyen en la actualidad, centros de
generación de conocimientos, no sólo a un núcleo reducido de especialistas,
sino a una masa ávida de obtener información sobre un acontecimiento o un
personaje histórico como Belisario Porras.

- 2 -
Con el convencimiento de su potencialidad informativa, las instituciones
que conservan los documentos históricos, en el ámbito mundial, comienzan a
crear sus propios servicios de información, así como también, mecanismos de
cooperación interinstitucional. La función educativa y comunicacional de
cualquier Fondo Documental es muy importante, debido a que los vincula
directamente con la historia de un país. Además, son entes generadores de
cultura, ya que estimulan a los visitantes y estudiosos a conocer más sobre la
temática o las fotografías que reposan en ellos.
El hecho de que las necesidades de los usuarios y el volumen de las
operaciones de tratamiento informativo aumentan con más rapidez que los
presupuestos y recursos de las unidades de información, llevaron a esas
unidades a organizarse en redes para la recolección, tratamiento y difusión de
datos documentales. La idea de constituirse en redes cibernéticas surge de la
necesidad que existe en el campo de la información, de la cual no escapan las
unidades de información documental, de realizar esfuerzos cooperativos que
permitan reunir y ordenar los recursos existentes en cada una de las unidades
temáticamente afines; a eliminar la duplicidad de actividades y materiales a fin
de racionalizar el trabajo, aprovechar mejor el personal y los recursos
financieros, establecer la adquisición coordinada y prestar un mejor servicio a los
usuarios.
En este orden de ideas, en Panamá existe un conjunto de instituciones
archivísticas estatales y privadas, con un desarrollo desigual, pero que sufren en
común la escasez de un tipo de recurso específico para su progreso y
desarrollo: la información. Esta escasez está determinada por la dispersión y las
dificultades de acceso a la misma. Al hacer una evaluación de la situación
planteada anteriormente, se pueden observar varios indicadores claves: el
primero, relacionado con el bajo número de visitantes al Centro Documental
Belisario Porras; el segundo indicador se refiere a la ausencia de uniformidad y

- 3 -
normalización en el tratamiento de la información, especialmente en la
automatización, lo cual no permite un intercambio eficaz y fluido del sistema; un
tercer indicador se refiere a la no existencia de un efectivo servicio de
información archivística en línea sobre los documentos legados por el Dr.
Belisario Porras.
También hay otro indicador físico: las condiciones del deterioro del documento y
la gran cantidad de ácaros, que hacen que los documentos no se pueden estar
manipulando, ya que las personas pueden enfermarse, como ya existen casos
de varios docentes que quedaron afectados por hongos en la piel por manipular
la documentación.
Por ello, el propósito de este trabajo de grado es digitalizar el Fondo
Documental del Dr. Belisario Porras, que busca modernizar la infraestructura y
los recursos tecnológicos de este centro. La reprografía digital ayudará a
conservar los documentos que están bien deteriorados y permitirá la facilidad de
acceso a los usuarios.
Para la organización de este trabajo, lo hemos dividido en cinco capítulos.
El primero corresponde a aspectos generales del estudio donde se describen los
antecedentes, el planteamiento del problema, la justificación, los objetivos, la
delimitación y la limitación del trabajo. En el segundo capítulo, se hace el marco
teórico, que hace una revisión de la literatura sobre conceptos relacionados con
los temas en estudio, como el concepto de digitalización y los documentos
digitales. El tercer capítulo trata del marco metodológico, donde se describen el
tipo y diseño de estudio, la población y muestra, los instrumentos de
investigación empleados. En el cuarto capítulo, se hace el análisis de los
resultados de la encuesta aplicada a los usuarios que frecuentan el Fondo
Documental Belisario Porras. Y el último capítulo es la propuesta de
digitalización del centro, objeto de estudio.

- 4 -
Esperamos que esta propuesta sirva de guía para la modernización de otros
fondos documentales.

CAPÍTULO I
EL PROBLEMA

6
1.1 Antecedentes
El Centro Documental del Instituto del Canal y Estudios Internacionales surge
en el seno de un Proyecto Bolivariano de la Organización de los estados
Americanos (OEA) en el año 1976. Allí reposan archivos con valiosa información
sobre política, sociología, jurídica, historia y cultura del país, en forma de
documentos, índices, catálogos, mapas, guías, bibliografías, revistas, etc.
Este valioso material de apoyo académico e investigativo forma parte del
soporte científico que, en materia de investigación documental y bibliográfica, se
brinda a los estudiantes, profesores, investigadores y público en general.
Este archivo contiene 426 rollos microfilmados, los cuales contienen temas
variados de Historia de Panamá, cuyo contenido documental exceden las
500,000 hojas. Una colección de 129 ejemplares de la Revista lotería, de las
cuales 63 están empastadas. Asimismo, se encuentra la Biblioteca de la
Nacionalidad, conformada por 29 libros, donde hay diversidad de libros de
consulta de historia, entre otros, la colección de Fray Bartolomé de las Casas,
Obispo de Chiapas, de Historia de Panamá y sus relaciones con los Estados
Unidos. Una colección de mapas, los cuales proceden de los archivos otrora
administración de la Zona del Canal y la valiosa colección de la Biblioteca
personal del Dr. Belisario Porras, ex presidente de la República de Panamá.
La esposa del Dr. Belisario Porras, doña Alicia de Porras, a la muerte del
mismo, donó toda la documentación que reposaba en su casa, a la Facultad de

7
Humanidades, estando en ese entonces, el Dr. Manuel Octavio Sisnett como
Decano de la Facultad de Humanidades , manteniéndose allí por mucho tiempo
como Fondo Documental Dr. Belisario Porras. Durante la gestión del Dr.
Carlos Iván Zúñiga, quien en ese entonces fungía como rector de la Universidad
de Panamá, se presenta la idea de crear un centro documental. Al fundarse el
Instituto del Canal y Estudios Internacionales de la Universidad de Panamá
(ICUP), como un organismo de investigación, docencia y extensión, creado
mediante la resolución N° 14-92 de 18 de marzo de 1992 del Consejo
Académico, los documentos históricos del Dr. Belisario Porras pasan a formar
parte de este Instituto y se crea el Fondo Documental Dr. Belisario Porras en ese
mismo año, quedando de esta manera bajo la custodia del Instituto del Canal de
la Universidad de Panamá, dejándonos así uno de los legados históricos
importantes para la nación, para que sirva de consulta a estudiantes, profesores
e investigadores.

8
GRÁFICA Nº 1
ESQUEMA DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL FONDO
DOCUMENTAL BELISARIO PORRAS
1.2. Planteamiento del Problema
La existencia de documentos empastados y sueltos de los diferentes
periodos de la administración del Doctor Belisario Porras comprendidos entre los
años 1900-1936, clasificados en 12 series: Correspondencia General,
Secretaria de Hacienda y Tesoro, Banco Nacional, Secretaría de Relaciones
Exteriores, Secretaria de Gobierno y Justicia, Poder Judicial, Poder Legislativo,
Poder Ejecutivo, Secretaría de Instrucción Pública, Secretaría de Fomento y
Obras Públicas, Misceláneas y Compañías Políticas, constituyen parte
SECCIÓN A
SECCIÓN B
Serie 1
Correspondencia,
General
Serie 2
C. General
Presidencial
Serie 3
Se. Hacienda
y Tesoro
Serie 4
Relaciones
Exteriores
Serie 5
Sec. Gobierno y
Justicia
Serie 6
Poder
Judicial
Serie 7
Poder
Legislativo
Serie 8
Poder
Ejecutivo
Serie 9
Instrucción
pública
Serie 10
Fomento y
O. Públicas
Serie 11
Instituciones
de Servicio
Serie 12
Campañas
Políticas
Serie 13
Vida
Personal
Serie 14
Personajes
Ilustres
Serie 15
Doc. Inéditos
de Panamá

9
significativa de esta documentación histórica, que se encuentran en estado
avanzado de deterioro por las condiciones del entorno muy dañinas del Fondo ,
por lo que es difícil mantener en buen estado toda la documentación. También
se debe señalar que, en el área del fondo documental, sólo trabaja un personal
idóneo en el campo de la archivología, además no se dispone de un equipo
adecuado y el mobiliario para el resguardo de los documentos.
Se debe destacar que, en este fondo, también reposa otra documentación
de años anteriores y con origen diverso, la misma se remonta de 1900 a 1936.
El procedimiento de manipulación de estos documentos mediante el uso de
viejas carpetas que se guardan secuencialmente en seis anaqueles, tanto de
los servidores activos como los inactivos es manual. Además, estos viejos
anaqueles que se encuentran deterioradas, pueden afectar estos documentos.
Por esta organización, la localización de un documento resulta muy difícil
si consideramos el tiempo en que se tarda el usuario en lograrlo. También son
comunes las reacciones alérgicas y la presencia de ácaros y hongos que sufre el
operador de archivos cuando maneja los documentos. Por ello, cabría hacer la
siguiente interrogante: ¿Cómo pueden las herramientas tecnológicas modernas
de digitalización de documentos aminorar el deterioro de estas informaciones
valiosas del Fondo Documental Belisario Porras? y ¿qué beneficios ofrece a los
usuarios?

10
1.3. Objetivos de la Investigación
Esta investigación busca alcanzar los siguientes objetivos:
1.3.1. Objetivos Generales
- Diagnosticar las condiciones actuales del Fondo Documental del Dr.
Belisario Porras.
- Medir el nivel de percepción de los usuarios sobre los servicios que presta
el Fondo Documental del Dr. Belisario Porras y la necesidad de digitalizar
los documentos Históricos que reposan allí.
- Elaborar una propuesta para crear un sistema de archivo moderno
mediante la digitalización de documentos que reposan en el fondo del Dr.
Belisario Porras correspondiente a los años 1900- 1936.
1.3.2. Objetivos Específicos
- Describir los problemas que enfrenta en la actualidad el Fondo del Dr.
Belisario Porras.
- Analizar los resultados de la encuesta aplicada a los usuarios del Fondo
del Dr. Belisario Porras.
- Identificar y prevenir todas las posibles complicaciones al momento de
migrar la base de datos de un soporte convencional a un soporte digital

11
- Elaborar un proyecto con una infraestructura funcional, tecnológica y un
ambiente de trabajo que estimule la investigación y la prestación de los
servicios de manera eficiente y efectiva a los usuarios a través de la
digitalización de documentos del Fondo Documental Dr. Belisario Porras.
1.4 Justificación
Durante las últimas décadas, el mundo ha venido observando un avance
vertiginoso de la tecnología de la comunicación e información, lo que ha
ocasionado la interconexión de informaciones a nivel global, produciendo con
ello el desfase del sistema de comunicación tradicional, en especial de los
documentos históricos que reposan en instituciones públicas. Además, ―la
anunciada revolución digital todavía se encuentra en estado embrionario. Sin
dudar de las bondades de los proyectos emprendidos todavía no han llegado a
cambiar en lo sustancial los modos y las formas de acceder y usar los
documentos de archivo.‖ (1)
Por ello, ―el reto que la sociedad de la Información impone a la escritura
no es sencillamente un (revolucionario) cambio de soporte, del analógico al
digital, del físico al virtual. La palabra, la escritura, ha pasado a alojarse en un
nuevo espacio, un nuevo soporte, el digital.‖(2)
(1)
CERDÁ DÍAZ, Palabra y espacio, el documento en la migración digital 2008: 48
(2)
Ibid. p.111

12
La aseveración que hace Rodríguez de las Heras Ballel se sustenta en
que la naturaleza de los documentos históricos conservados en un Fondo
Documental se degradan con el tiempo y resultan por ello, muy difícil de
manipularlos, lo que exige la digitalización de los documentos convencionales,
especialmente los históricos, no sólo porque los nuevos procedimientos digitales
se ajustan a la realidad tecnológica del entorno, sino porque ayuda a la
preservación de los documentos cuyos soportes, por ser convencionales son
vulnerables por la acción corrosiva del tiempo y por su manipulación manual, lo
que pone en peligro el patrimonio histórico-cultural, en primera instancia, del
Fondo documental del Dr. Belisario Porras, el cual representa uno de los
mejores ejemplos de deterioró documental.
El proceso de migración de los documentos convencionales que reposan
en el Fondo documental del Dr. Belisario Porras a un soporte digital ofrece
muchas ventajas entre ellas:
- Ayuda a conservar los documentos históricos de 90 a 100 años cuyo
deterioro ya no permite el manejo manual.
- Agrega un valor añadido a los servicios que presta el Fondo
Documental del Dr. Belisario Porras, ya que, a través de la
digitalización de documentos, potencia la eficacia y competitividad a
nivel global.
- Belisario Porras, ya que, a través de la digitalización de
documentos, potencia la eficacia y competitividad a nivel global.

13
- Permite ahorrar tiempo a los usuarios, debido a que, mediante la
visita virtual, pueden obtener la misma información original del archivo
y de sus fondos documentales, las veinticuatros horas.
- Uno de los indicadores de calidad en la prestación de servicios
públicos, incluyendo los archivos, es su pro actividad; es decir, la
capacidad de anticipación o adaptación a las demandas de los
usuarios. Por ello, incrementar la oferta significa mejorar la calidad al
incorporar nuevos soportes digitales.
Aparte de estas ventajas e importancia, también permite acortar y
facilitar el acceso a los archivos. Según Julio Cerda Díaz:
“A través de los servicios on line, las distancias entre los
archivos se reducen sensiblemente. Si trasladáramos
esta estadística a las consultas presenciales las
diferencias entre ambos archivos sería muchísimo
mayor. Ese es parte del espíritu con que nació Internet,
los servicios que se ofertan en la red van a ser valorados
no por lo que son sino por la calidad y accesibilidad de
los recursos que ofertan. Ahí tienen mucho que ganar
aquellos archivos con un equilibrado volumen de gestión
y una notable capacidad de actuación con los archivos
de medianos municipios, o los archivos y colecciones
privadas. Suelen disponer de unos ricos fondos
documentales, pero insuficientemente explotados por el
obligado desplazamiento o lo limitado de sus horarios, es
el espacio natural donde mejor se va a reflejar el efecto
multiplicador del acceso telemático.”(2)
Por ello esta investigación resulta de gran importancia debido al impacto
positivo que va a tener en la modernización del Fondo Documental Belisario
Porras. Esta necesaria digitalización facilitaría el acceso y uso de los
(2)
CERDÂ, op. cit. ág. 54
Ibid pag 54

14
documentos no sólo al reducido grupo de investigadores, sino a estudiantes,
docentes e investigadores de cualquier parte del país. Además, permitiría la
conservación de los documentos históricos y la optimización de los recursos
humanos como financieros. Aparte conservar esta fuente en óptimas
condiciones es de suma importancia, porque representa una gran parte del
patrimonio cultural e histórico de Panamá, y permitiría que dicha documentación
esté al alcance de todos los investigadores que desean investigar sobre el
periodo y la figura de Belisario Porras.
La digitalización de documentos es la solución óptima cuando deseamos
preservar la integridad física de fondos documentales. La ventaja del acceso a
los documentos digitalizados a través de sistemas de información brinda la
oportunidad de que:
Se evita el desgaste o rotura de documentos originales
No hay riesgo de robo o destrucción de papeles
Los originales pueden almacenarse en tesoros
Los documentos originales no circulan ni interna ni externamente
Se pueden consultar los documentos en diferentes ubicaciones geográficas.
Los documentos pueden consultarse simultáneamente
Se evita el costo y el tiempo de traslado de documentación
No ocupan lugar en los escritorios.
Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia

15
Oficia copia de seguridad de los documentos.‖
(3)
El aporte de esta propuesta pretende mejorar el funcionamiento del
archivo del Fondo documental Dr. Belisario Porras, para ofrecer un mejor
tratamiento de los documentos; de manera que se pueda recuperar la
información y ser difundida a un mayor número de usuarios a nivel universitario,
nacional e internacional. Además, necesita adaptarse a los cambios del entorno.
1.5 Delimitaciones y Limitaciones
El área de estudio corresponde al Fondo Documental del Dr. Belisario
Porras, ubicado dentro de la sección del Departamento del Instituto del
Canal en el sótano de la Biblioteca Simón Bolívar de la Universidad de
Panamá. Y este estudio tuvo las siguientes limitaciones:
 El bajo presupuesto económico asignado no permite cubrir la
digitalización total del fondo.
 No se cuenta con personal calificado en digitalización, para ello se
necesita una persona especializada que desempeñe está función. En otro
caso contratar una empresa que pueda ejercer el rescate digital de la
documentación sin que la misma sufra alteración.
(3)
http://www.sgd.com.ar/digitalizacion/digitaliz-05.htm (consultado 28 de junio de 2010)

CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO

- 17 -
2.1. Concepto de digitalización
2.1.1. ¿Qué es Digitalizar?
Digitalizar del inglés to digitize es la ―acción de convertir en digital información
analógica. En otras palabras, es convertir cualquier señal de entrada continua en
una serie de valores numéricos.‖(8)
Una imagen en papel puede digitalizarse
para que pueda ser procesada en una computadora (u otro dispositivo digital
similar). La información digital es la única información que puede procesar una
computadora, generalmente en el sistema binario, es decir unos (1) y ceros (0).
Digitalizar un documento va a depender del tipo de información. Si es una
imagen fotográfica en papel, por ejemplo, puede digitalizarse a través de un
escáner. Pero si el sonido o la voz de una persona se puede digitalizar por
medio de un micrófono, que lo transmite a la placa de sonido, donde se
digitaliza.
En cuanto a documentos de texto en papeles, suelen digitalizarse empleando
sistemas OCR, ((Optical Character Recognition), que reconocen los símbolos
escritos y los convierten en caracteres editables en la computadora.
Estos ejemplos, nos permitirán realizar la digitalización del Fondo del Archivo
Belisario Porras, que se utilizará la técnica de reprografía- digitalización para la
conservación de documentos.
2.1.2. ¿Para que Digitalizar?
Según Ana M. Llorente en Digitalización y preservación digital, puede
hablarse de dos razones principales:
(8)
http://www.alegsa.com.ar/Dic/digitalizar.php (consultado el 25 de junio de 2010)

- 18 -
 ―Mejorar las condiciones de accesibilidad, ya que un documento
digital puede estar disponible para varios usuarios simultáneos en
cualquier parte del mundo y en cualquier horario.
 Preservar las obras originales de los de la manipulación física.‖(9)
De esta manera, se pueden conservar los originales de las cartas del Presidente
Belisario Porras durante su gestión presidencial y mirar desde el Internet las
copias de éstas. Además, el objetivo de la conservación y promoción de
documento histórico va asociada al programa ―Memoria del Mundo‖ de la
UNESCO que ―ha propuesto proteger y promover el patrimonio cultural mundial
a través de diversas iniciativas, entre las cuales el apoyo de la digitalización y la
conservación de colecciones de patrimonio documental de importancia mundial,
así como la preparación de diversas bases de datos que recojan colecciones en
peligro o amenazadas. El programa ―Memoria del Mundo‖ tiene cuatro objetivos
según la UNESCO:
 ―Conservación: Conservar, mediante los instrumentos más adecuados, el
patrimonio documental de importancia universal, así como estimular la
conservación del patrimonio documental de alcance nacional y regional.
 Acceso: Conseguir que el patrimonio documental sea accesible al mayor
número de personas posible, utilizando la tecnología más adecuada, tanto
dentro como fuera de los países en los que están físicamente situada. La
conservación del patrimonio documental y las medidas para un acceso de
mayores proporciones a dicho patrimonio son complementarias, puesto que
el acceso facilita la protección y la conservación segura.
 Toma de conciencia: Otro de los elementos del programa consiste en
potenciar la toma de conciencia entre los Estados Miembros de su
patrimonio documental, especialmente en los aspectos de ese patrimonio
que son trascendentes como expresión de una memoria mundial común.
(9)
SANLLORENTI, Ana M. Digitalización y preservación digital, UBA: Documento de base VI Encuentro
de Bibliotecas Universitarias, 2001, pág. 2.

- 19 -
 Comercialización: El programa también propone elaborar productos basados
en este patrimonio documental y facilitar su amplia distribución, a la vez que
asegura que los originales se preservan en las mejores condiciones de
conservación y seguridad posibles. ―(10)
La propuesta de la digitalización del Fondo Belisario Porras va encaminada a
estos propósitos de conservar y generar vías de acceso a nivel mundial.
2.1.3. Factibilidad de la Digitalización
La digitalización de documentos requiere estudios de factibilidad que determinen
los siguientes factores:
―Definición de la principal razón para digitalizar (acceso, preservación o
ambas)
Selección del material (calidad y cantidad)
Uso actual y potencial de esos materiales.
Disponibilidad de recursos humanos, institucionales o externos para
conducir y ejecutar el proyecto.
Situación de propiedad intelectual de los materiales seleccionados.
Formato de archivo para la guarda de la colección digitalizada.
Formato de archivo para la distribución.‖
Mecanismo de distribución (CD-ROM, Web, etc.
Tecnología de la digitalización: imagen, OCR.
Costos de producción.
(10)
PROGRAMA MEMORIA DEL MUNDO: Estudio IFLA/UNESCO sobre digitalización y conservación
pág. 3.

- 20 -
Costos y modelo de mantenimiento.
Financiamiento para la producción y el mantenimiento.
Relaciones con otros esfuerzos similares.
Ejecución institucional o mercadeada del proyecto.‖ (11)
La factibilidad es de vital importancia a la hora de llevar a efecto el proyecto de
digitalización del Fondo Documental Belisario Porras.
2.2. Tecnología de la Digitalización
El término digitalización se puede asociar a la forma como una imagen ya sea
texto, fotos, formas, sonido, movimiento, se pueden convertir en idioma
reprensible para los computadores. Esto se logra mediante las señales
exteriores que hacen posible la identificación en su estado natural, se transforma
en código binario ( o‖s y ªs) mediante el uso de programas de acuerdo con
requerimientos. Veamos las herramientas tecnológicas que se utilizan en el
proceso de digitalización.
2.2.1. Escaneo y Producción de Imágenes
Los escáneres son periféricos diseñados para registrar caracteres escritos
o gráficos, en forma de fotografías o dibujos, convirtiéndolos en información
binaria comprensible para ésta. El funcionamiento para un escáner es similar al
de una fotocopiadora, ya que se coloca una hoja de papel que contiene una
imagen sobre una superficie de cristal transparente; bajo el cristal existe un lente
(11)
Ibid. pág. 3

- 21 -
especial que realiza un barrido de la imagen existente en el papel; al realizar el
barrido, la información existente en el documento se transfiere a la pantalla del
computador. ―La digitalización de recursos de información que se encuentran
soportados en papel, puede realizarse a través del escaneo de las páginas, lo
que genera imágenes que reproducen las páginas de un modo facsimilar,
contengan éstas textos o ilustraciones.‖(12)
La hoja de papel es convertida en una sucesión de información en forma
de unos y ceros que se introducen en la computadora. Un caso particular de la
utilización de un escáner, aunque representa una de sus principales ventajas, es
la velocidad de la lectura e introducción de la información en el sistema
informativo, con respecto al de introducción manual de datos por medio del
teclado llegándose a alcanzar los 1.200 caracteres por segundo.
En el caso de nuestro proyecto esta es la técnica que podría ser aplicada a la
documentación que reposa en el Centro Documental del Dr. Belisario Porras.
Sin embargo, por falta de recursos y por lo costoso de esta tecnología para la
Institución, se compraría por lo menos de cinco a seis escáneres.
Se pediría de seis a siete estudiantes de práctica, de la escuela de archivo y
se buscaría la aprobación de diferentes unidades administrativas que nos
faciliten los recursos necesarios, para la práctica de la misma, ya que esto nos
representaría menos costos y se haría un convenio con la Escuela de Archivo
(12)
SANLLORENTI, Ana M. op. cit. pág. 4

- 22 -
para que hagan su práctica profesional. Además, se utilizarán todos los recursos
de la Institución. Esto nos tomará de cinco a seis años aproximadamente. En
vista de que no se consiga el apoyo económico Internacional que se esta
pidiendo.
2.2.2. Tabla de digitalización.
Es una tableta compacta generalmente de 127x 102mm que incorpora un
lápiz sin cables. Esta excelente herramienta de trabajos permite emular una
pizarra electrónica de la para los ordenadores portátiles. Además de la
pantalla del sistema informático, facilita una ayuda en el tratamiento de los
comandos de ordenes en aplicaciones de CAD/ CAM (diseño asistido por
computadora).
―Una tableta digitalizadora o tableta gráfica es un periférico que permite al
usuario introducir gráficos o dibujos a mano, tal como lo haría con lápiz y papel.
También permite apuntar y señalar los objetos que se encuentran en la pantalla.
Consiste en una superficie plana sobre la que el usuario puede dibujar una
imagen utilizando el estilete (lapicero) que viene junto a la tableta. La imagen no
aparece en la tableta sino que se muestra en la pantalla de la computadora.
Algunas tabletas digitalizadoras están diseñadas para ser utilizadas
reemplazando al ratón como el dispositivo apuntador principal.‖(12)
Las tabletas digitalizadoras convierten una serie de coordenadas
especiales en un código binario que se introduce en la computadora. Y poseen
(12)
http://es.wikipedia.org/wiki/Tableta_digitalizadora (coinsultado 3l 25 de junio de 2010)

- 23 -
una solución de alrededor de una décima de milímetro y pueden manejar
gráficos en dos y otros dimensiones.
2.2.3. Lápiz Óptico
Es un instrumento en forma de lápiz que, por medio de un sistema óptico
ubicado en su extremo, permite directamente la entrada de datos a la pantalla.
Para elaborar dibujos, se requiere mover el lápiz frente a la pantalla y, en ella va
apareciendo una línea que describe dicho movimiento; igualmente, se pueden
mover líneas de un sitio a otro, cuando se coloca la punta de la pluma en la
pantalla y se presiona un botón y un dispositivo se enciende dentro de la pluma
activada. También sirve para señalar ítems de los menús, al igual que el Mouse.
Los Lápices ópticos son dispositivos de datos que trabajan directamente con la
pantalla de la computadora señalando puntos en ella y realizando operación de
manejo de software.
Para operar con el lápiz óptico, se debe colocarlo sobre la pantalla del
sistema informativo. El microprocesador puede calcular cuál es la poción sobre
la pantalla de la computadora, lo que permite manipular la información
representada en ella. Además, ayudan en la introducción de datos y el manejo
del cursor en la pantalla de la computadora. Son una asistencia para las
limitaciones de los teclados en alguna aplicaciones, sobre todo los que son de
gestión pura. Sin embargo, estas herramientas tecnológicas no serán por el
momento aptas para la digitalización del Fondo Documental Belisario Porras por
sus costos.

- 24 -
2.2.4. Cámaras Digitales
Una cámara digital permite tomar fotos que se puedan visualizar e
imprimir utilizando una computadora. La mayoría incluye una pantalla de cristal
líquido tipo visualizado, que puede usar una vista preliminar y visualizar las,
fotografías. Una cámara digital es una cámara fotográfica que, en vez de
capturar y almacenar fotografías en películas fotográficas como las cámaras
fotográficas convencionales, lo hace digitalmente mediante un dispositivo
electrónico, o en cinta magnética usando un formato analógico como muchas
cámaras de video. Las cámaras digitales compactas modernas generalmente
son multifuncionales y contienen algunos dispositivos capaces de grabar sonido
y/o video además de fotografías. En este caso, al aparato también se lo
denomina cámara filmadora digital. Actualmente se venden más cámaras
fotográficas digitales que cámaras con película de 35 mm.‖(13)
Estos incluyen un cable que conecta la cámara a una puerta, permitiendo
transferir las fotografías. Almacenan fotografías hasta que los transfiera a una
computadora. La mayoría tiene una memoria integrada o removible. La
memoria removible almacena fotografías en una tarjeta de memorias. Le
pueden reemplazar una tarjeta de memoria o disquete cuando esté lleno.
Memoria Incorporada: almacena al menos 20 fotografías. Una vez que
está llena se transfieren a la computadora. Los filmadores son unos aparatos
periféricos altamente especializados que convierten información que se les
(13)
http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%A1mara_digital (consultado el 25 de junio de 2010)

- 25 -
introduce en código binario, en imágenes con una calidad similar a la de una
imprenta (1.600 puntos por pulgadas como mínimo) o fotogramas similares a las
de cinematografías.
Las filmadoras se pueden conectar a una computadora o trabajar con
ellas remotamente, llevando la información hasta el punto donde está, por medio
de un soporte.
Se usan para grabar conversaciones y otros sonidos, empleando
programas de conferencia para comunicarse por medio del Internet, con los
programas de control de voz, se puede conversar en un micrófono y emplear los
comandos de voz para controlar la computadora.
Estos se emplearían en la digitalización de documentos históricos del
Fondo documental Belisario Porras para captar imágenes fotográficas que se
encuentran deterioradas por el tiempo. Sin embargo, por lo costoso que
resultaría comprar la cámara digital no podría ser utilizado en el proceso de
digitalización de los documentos históricos del Fondo Documental Belisario
Porras.
2.3. Ventajas de los Recursos Digitales de Información.
Debido a los riesgos que conlleva manejar manualmente los documentos
históricos que datan del siglo pasado, como es el caso de los documentos

- 26 -
históricos que se pretende digitalizar, el uso de estos recursos es de suma
importancia para poder ser manejado por un mayor número de usuarios.
Según el Dr. Francesco Matozza, las ventajas de la digitalización de
documentos son:
―- Supone un cambio total en el tratamiento de la información, porque
permite su almacenamiento en grandes cantidades en objetos de tamaño
reducido o, lo que es más revolucionario, liberarla de los propios objetos y de
sus características materiales y hacerla residir en redes informáticas.
- Son accesibles desde cualquier lugar del mundo en tiempo real.
- Cambia nuestros hábitos y costumbres en relación al conocimiento y la
comunicación.
- Elimina el extravío de documentos
- Permite un rápido y fácil acceso a la información.
- Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.
- Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas
digitales.
- Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos
- Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color,
etc.).
- Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo
pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina.
- Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
- Agiliza y hace eficiente el servicio a clientes
- Ordena de manera lógica los expedientes.
- Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet

- 27 -
- Protege los documentos contra la acción de agentes externos y
deterioro de los mismos
- Reduce costos de operación.
- Incrementa la productividad.
- Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.
- Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos
digitales.
Bajo costo de almacenamiento
- Elimina costos de impresión, fotocopiado de documentos.‖ (14)
Al digitalizar los documentos se apoya la investigación de muchas
formas, ya que facilita el proceso de almacenamiento, transportación, y permite
maniobrar los textos en el espacio y el tiempo. Además, ayuda a bajar costos,
porque ayuda a mantener gran cantidad de documentos dentro de un espacio
físico, mientras que almacenarlos de forma electrónica economiza su precio, ya
que reduce el espacio físico, no se emplea papeles, copias, etc. Con esto se
cambia el procedimiento técnico de recuperación, clasificación y catalogación
tradicionales de un archivo, ya que en él intervienen distintos investigadores de
computación, ciencias de la información y expertos en cada área de
conocimiento.
La información digital permite organizar en diferentes niveles de texto
hipertexto, hipervínculos, lo que un documento impreso distribuye en forma
secuencial, así como combinar de forma integrada distintos tipos de información:
texto, video, sonido imágenes.
(14)
http://www.hispanoargentinos.com/editoriales/Matozza/Digitalizacion-Documentos-2.htm (consultado el
27 de junio de 2010)

- 28 -
La disponibilidad de la información digital, multiplica las posibilidades de
acceso remoto y simultaneo. Además, puede prescindir de la manipulación, y
tener la existencia de esa misma información en papel a otra forma física.
Se acredita la potencialidad que brindan estos recursos, unida a las
posibilidades de la comunicación en Internet para las actividades que requieren
información, para la enseñanza aprendizaje, la investigación y la elaboración de
conocimiento individual y colectivo.
2.4. Documentos Digitales
2.4.1. Definición
Antes de definir el concepto de documento digital es necesario partir del
concepto de documento tradicional, que, según René Armando Santos Vargas
en su artículo Archivística, Información y Conocimiento, ―es la representación
de los hechos vitales de un individuo o de una colectividad, representación
hecha perceptible por cualquier medio expresivo para el intelecto y sobre
cualquier medio (soporte) material.‖ (15)
Mientras que María Pilar Sánchez, lo define como“…la memoria de
cualquiera institución, y como tal, habrá que cuidarlo y atenderlo. Es una labor que
necesita realizarse en todas las oficinas. Esta labor se organiza de acuerdo con el tipo
de actividad, naturaleza y necesidades de cada negocio.” (16)
(15)
SANTOS VARGAS, René. Archivística: Información y conocimiento
(http://www.asocarchi.cl/DOCS/108.pdf.) consultado el 3 de junio de 2010.
(16)
SÁNCHEZ, María Pilar: COMUNICACIÓN Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN. España: Editorial
Editext, S.A., 2002, p.5.

- 29 -
Tomando ambas definiciones, un documento constituye toda aquella
información contenida y registrada sobre cualquier soporte material o electrónico
y que se produce, se recibe y se conserva en las instituciones, organizaciones o
personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, pues, unidad significativa
de información registrada en un soporte donde se produce su almacenamiento y
su posterior recuperación. Cualquier soporte que permita, simultáneamente,
multiplicar ilimitadamente la consulta de la información en él registrada y
postergarla indefinidamente. Por consiguiente, un documento es un testimonio
de la actividad humana en una determinada época.
Por lo tanto, para conceptualizar un documento archivístico tradicional
debemos tener en cuenta si éste es producido, recibido y conservado por una
institución y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades
y competencias que esta institución desarrolla. Sin embargo, por efectos de los
cambios tecnológicos del mundo actual su concepto ha variado, porque la
noción de documentos se nos presenta tan condicionada por su histórica
imbricación con el soporte y en particular, por su inseparable confusión con el
papel que su propia definición parece entrever una unidad imposible entre
escritura y soporte. De modo que tal que el soporte definía todo el documento y
la escritura sin soporte carecía de sentido.‖(17)
Asimismo, está el fondo
documental, que es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos
(17)
RODRÍGUEZ DE LAS HERAS BALLEL, Teresa. Palabra y espacio, el documento en la migración
digital 2008, p.12

- 30 -
por una institución pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos:
La Contraloría General de la República. El Fondo Documental Belisario Porras.
Actualmente hay otro concepto que es documento digital que hace
referencia al que tiene su soporte electrónico. Es decir, toda información que
cabe en un espacio digital.
Los documentos digitales también llamados electrónicos ―son aquellos
documentos que están en formato electrónico, creados, almacenados y
difundidos por un sistema informático.‖ (18)
Y se distinguen de los documentos tradicionales, ya que pueden leerse
saltándose las páginas y no linealmente, como los impresos. Esta es una
característica relacionada con la forma en que funciona el documento. A un
documento digital puede cambiársele el contenido de una línea, de un párrafo o
una página, sin que por ello haya que cambiar el documento entero. Esta es una
característica relacionada con la “identidad” del documento; con la condición de
documento único, de “testigo” científico o académico que corresponde a un
documento tradicional, cuando se utiliza como apoyo para la discusión,
demostración o ilustración de una tesis, hipótesis o teoría. Por otro lado tenemos
el documento digital. ―Una información es digital cuando está codificada en el
formato que puede interpretar un ordenador y suele decirse que consiste en
(18)
http://biblioteca.ulpgc.es/citar_electronicos (consultado el 24 de junio de 2010)

- 31 -
series de ceros y de unos (0, 1).‖ Es decir, el soporte ya no será el papel, sino u
un soporte electrónico como el CD o un disco duro. Pueden ser de Cuatro tipos:
Impresos digitalizados, como resultado de escanear un documento
impreso, es decir, tradicional.
Una memoria USB (de Universal Serial Bus; en inglés pendrive, USB
flash drive) es un dispositivo de almacenamiento que emplea memoria
flash para guardar la información y no necesita baterías (pilas). Y son
resistentes a los rasguños (externos), al polvo, y algunos al agua —que
han afectado a las formas previas de almacenamiento portátil—, como los
disquetes, discos compactos y los DVD.
Digitales para imprimir.
Digitales multimediáticos, concebidos desde el principio para ser
consultados en un ordenador y que aprovechan las posibilidades
electrónicas como puede ser el hipertexto.(19)
Distinguimos en consecuencia, dos tipos de características en estos
documentos: funcionales y de identidad.
2.4.2. Características de los Documentos Digitales
Los documentos digitales, a diferencia de los documentos tradicionales, poseen
las siguientes características.
(19)
http://fennicienta.wordpress.com/2009/11/01/documento-tradicional-versus-documento-digital/
consultado el 25 de junio de 2010.

- 32 -
2.4.2.1. Características Funcionales
Este implica el carácter funcional que caracteriza a los documentos digitales, ya
que no permanecen estáticos como los tradicionales, por lo que tiene los
siguientes caracteres:
a.1. Carácter Interactivo
La lectura de un texto impreso resulta un acto pasivo, porque el documento dice
y el lector elabora a partir de lo que percibe. El lector no está en capacidad de
preguntar sobre el contenido, debe preguntárselo a sí mismo y continuar con la
lectura para saber si la respuesta existe. Además, el lector es incapaz de poder
agregar nuevos contenidos a los ya establecidos en el documento. Incapaz de
incorporar a él las ideas que genera la lectura, enriqueciendo con las propias, las
del autor y las de futuros lectores.
La Interactividad del documento digital permite que el usuario pregunte por los
contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos, cambiar el
aspecto del formato, etc. mientras que el documento tradicional obliga a realizar
una lectura pasiva, exenta de cualquier comunicación entre lector y texto.(14)
Los editores, en un intento por superar esa pasividad, esa inercia del documento
tradicional, han inventado los llamados puntos de acceso a los contenidos de los
documentos impresos: tablas de contenido, índices cronológicos, onomásticos y
(14)
http://fennicienta.wordpress.com/2009/11/01/documento-tradicional-versus-documento-digital/

- 33 -
geográficos. Han inventado atajos como los resúmenes y las reseñas;
señalizaciones, como los títulos, subtítulos e indicaciones al margen.
Los lectores, por su parte, elaboran notas al margen, hacen llamadas que envíen
a otras partes o páginas del documento, comentan con su puño y letra en los
espacios que deja libre el diseño editorial.
El documento electrónico, por el contrario, permite que el usuario pregunte por
contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos al documento.
El documento digital puede, además, reaccionar ante exigencias del lector.
Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién consulta,
presentar parte de la información que contienen como respuesta a preguntas, o
hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario
manipule lugares, señales o aspectos del documento. (15)
Gracias a las posibilidades antes descritas, el usuario puede establecer un cierto
grado de comunicación con el documento electrónico: éste le transmite
mensajes y el documento responde; el mismo transmite mensajes al usuario y el
mismo responde. El lector actúa sobre el documento y el documento reacciona;
el documento actúa sobre el lector y el lector reacciona. En eso consiste la
interactividad
(15)
http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html (consultado el 1 de agosto de
2010)

- 34 -
a.2. Carácter multimediático de los documentos digitales
Para informar, los documentos tradicionales sufren limitaciones por el carácter
mono mediático de su condición: Un texto informa a través de la palabra; una
foto con la imagen; una grabación con el sonido. Ciertamente, un texto se puede
ilustrar con una imagen y una foto puede explicarse con un texto adyacente,
pero el mensaje se transmite por un medio principal al que los otros
complementan De hecho, la complementación mediática parece ser una
necesidad de cada forma comunicacional.
Los documentos impresos, por ejemplo, no pudieron nunca suplir
plenamente a la palabra hablada en el proceso comunicacional. El pastor que
comenta el libro sagrado, el conferencista que interpreta textos académicos o
científicos, e incluso el lector circunstancial en voz alta, nunca desaparecieron
como compañeros de la lectura individual. Ni la palabra hablada pudo prescindir
de la ilustración para complementar su mensaje –gráficos en una conferencia;
música y efectos que recuerdan imágenes en la radio-. (16)
Los documentos digitales, por el contrario, como se ha señalado antes permiten
integrar en un sólo ambiente, información registrada en forma de texto, de
imágenes fijas o en movimiento, y de sonido.
(16)
http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html(consultado el 1 de agosto de
2010)

- 35 -
Quien diseña o elabora los documentos digitales puede combinar distintas
formas de presentar información en un sólo documento. El documento digital
puede, así, combinar texto con sonido; sonido con imágenes; imágenes con
texto, o las tres cosas simultáneamente. También puede describir
conceptualmente un proceso, ilustrarlo con animaciones en video, presentar sus
consecuencias con fotografías y narrarlo paralelamente a la lectura del texto. Y
el lector -o consultante- puede acceder por separado a cada presentación
mediática, o percibirlas simultáneamente en el Fondo Documental Belisario
Porras. Es a esta posibilidad de utilizar "múltiples" medios informativos, lo que
denomino "carácter multimediático‖ de los documentos digitales.
Esa condición de los documentos electrónicos trae como resultado la
capacidad de concebir nuevos géneros. El documento electrónico permite
combinar en un sólo ambiente las posibilidades del cuento o la poesía, con la
ilustración de esos géneros con audiovisuales. O viceversa, combinar
documentos audiovisuales con textos ampliamente explicativos o sugestivos o
simplemente combinar los medios expresivos de nuevas maneras para crear
nuevos géneros. (17)
(17)
http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html(consultado el 1 de agosto de
2010)

- 36 -
a.3. Carácter Hipertextual de los Documentos Digitales
Los documentos manuales obligan a los lectores a leer de forma lineal. Un libro,
por ejemplo, puede leerse linealmente desde la primera página hasta la última;
una película se ve desde el principio hasta el fin. Pero la linealidad, sin embargo,
parece ser una limitación más sentida por los autores que por los usuarios del
documento tradicional. El lector que lee un libro puede optar por abandonar y
retomar el orden del discurso que lee, puede empezar por el capítulo del medio
o saltarse páginas. El autor, por el contrario, permanentemente siente la
necesidad de apoyar sus planteamientos; de complementarlos con los
elaborados por otros; de referirse a datos que no caben en la estructura de su
discurso; de hablar por intermedio de terceros. De allí las notas a pie de página,
las citas, las referencias y bibliografías muchas veces son escollos, que con la
nueva tecnología salen beneficiados el Fondo Documental Belisario Porras al
digitalizar sus documentos.
En un documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una
palabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con
otra palabra o frase en otro lugar del documento. Al pulsar la palabra con "el
ratón", el cursor y con él la pantalla, se traslada hacia el lugar de la relación
establecida. Esto permite "saltar" de un lugar a otro del documento y recorrerlo,
consultarlo o leerlo de manera no "lineal” como se hacía en el documento
tradicional. El lector o consultante navega por un documento que construye en el
acto mismo de consultarlo, pero, bajo la condición de que el autor –o los

- 37 -
múltiples autores- prescindan de su visón lineal del discurso y establezcan
relaciones que rompan la secuencia tradicional de la consulta.‖(18)
De hecho en un documento digital, es posible establecer relaciones entre
palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento, e
información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al
cual se pueda acceder electrónicamente, es decir, con tal que se encuentre en el
mismo disco, computadora o red. Es esta característica la que permite navegar
de una "Página Web" a otra a través de Internet. Cuando la relación se
establece entre medios diferentes, texto, imágenes y sonido, se habla de
relaciones "hipermediales" en lugar de relaciones "hipertextuales". (19)
a.4. Carácter “Omniaccesible” de los Documentos Digitales
Señalé antes la necesidad de los autores de documentos tradicionales de
extender sus discursos por medios de recursos diversos que lo relacionen con
otros discursos y otros autores. Para el lector resulta imposible, por si mismo,
llegar hasta las fuentes que los autores utilizan, refieren o citan. Las bibliotecas,
teóricamente, permitirían que los lectores de documentos tradicionales pudieran
seguirle la pista al discurso de los autores, en la medida en que cada biblioteca
debiera tender a ofrecer la gama más amplia posible de materiales sobre los
(18)
2010)
(19)
Ibíd.

- 38 -
temas de su especialidad. Pero, en la realidad las bibliotecas aisladas, no se
bastan por sí mismas y hubo entonces que inventar los sistemas bibliotecarios,
las redes y los servicios cooperativos. Y aún así, las barreras geográficas se
imponen. El documento tradicional, físicamente considerado, siempre tendrá
obstáculos para su accesibilidad total. (20)
Con los documentos digitales esta limitación es superada. La posibilidad de
establecer "hiperrelaciones" entre documentos ubicados en distintos sitios Web,
no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos
electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red
con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Son en
consecuencia, accesibles desde todas partes, son "omniaccesibles". Es lo que
se pretende al digitalizar el Fondo Documental Belisario Porras.
Esta característica es básica en la construcción de la llamada World Wide Web
(WWW o "telaraña mundial"). Cada Página Web que alguna persona,
organización o institución coloca en una computadora conectada con Internet,
puede ser accedida desde cualquier otro lugar del mundo.
2.4.2.2. Mutabilidad e Identidad en los Documentos Digitales
a1. Carácter “mutable” de los documentos digitales
(20)
Ibid.

- 39 -
El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica: un medio
electrónico. Esto facilita enormemente efectuar cambios en el documento
histórico. No es necesario reproducirlo por entero una vez que se le hayan
efectuado cambios al documento, como es el caso en un documento impreso o
audiovisual tradicional.
Como consecuencia de lo anterior, los documentos electrónicos, especialmente
los que se construyen para ser publicados y consultados en línea, son
cambiados a menudo; tienen en consecuencia, una gran mutabilidad.
Esta característica es muy ventajosa para producir y corregir documentos, por
ejemplo: un procesador de palabras; pero para documentos que se ofrecen a
través de Internet, es un obstáculo: el documento que consultamos hoy, a lo
mejor mañana ya no es el mismo; a lo mejor mañana ya no contiene la misma
información. El documento que consultamos hoy en línea, a lo mejor mañana ya,
por definición ya es otro documento; no obstante, hay que destacar que, para los
documentos históricos, se requiere la inmutabilidad de los contenidos, que se
logra por medio de otros mecanismos de digitalización.

- 40 -
a.2. Volatilidad” de los Documentos Digitales
Un documento electrónico se caracteriza por ser fácilmente publicable; sin
embargo, puede ser sacado fácilmente de circulación. Esto puede traer como
resultado que el documento que aparezca hoy no aparezca mañana. De ahí que
los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados para
hacerlos permanentemente recuperables, pueden tener una vida muy corta y
contingente; una vida "volátil".
Esta característica es especialmente importante a la hora de utilizar
documentos electrónicos accesibles en línea, como apoyo documental en
artículos u otro tipo de trabajo académico o científico. Al citarlos es necesario
dejar claro en que fecha se consultó; incluso, a que hora se consultó.
2.4.3. Tipos de Documentos Digitales
―Los documentos electrónicos pueden tener un origen diverso: pueden ser
originalmente impresos o audiovisuales no digitales, o pueden haber sido
creados directamente en medio electrónico.‖ (21)
Por otra parte, la condición electrónica del documento en cuestión genera
características relacionadas con el espacio que ocupa y con la versatilidad en
las formas mediáticas que el documento puede contener. De acuerdo a estas
(21)
2010)

- 41 -
características de origen y de uso previsto para el documento electrónico, se
distinguen aquí los tres tipos que se describen a continuación: digitalizados,
digitales para imprimir y multimediáticos.
2.4.3.1. Impresos Digitalizados
Un documento digital puede ser el resultado de haber procesado con un
"scanner" un documento originalmente impreso. El resultado, en primer lugar es
una imagen (fotografía digital) del documento tirado. Tal imagen sirve para
guardar en un medio electrónico el manuscrito o para volverlo a imprimir tal cual
era originalmente. Pero en tanto, la imagen no tiene las capacidades de
hipertexto de un documento "textual" digital; como imagen ocupa mucho
espacio, lo que hace ineficiente la digitalización, sobre todo, si el documento
tiene varias páginas. Es el procedimiento que se recomienda en el proyecto de
digitalización del Centro Documental Belisario Porras.
Para obtener de un documento impreso, un documento digital con todas sus
características (ver "Características de los Documentos Digitales") es necesario,
una vez procesado con el "scanner", volverlo a procesar con un programa que
transforme el código que presenta en forma de imagen las letras y las palabras,
en código que represente, electrónicamente, letras y palabras. Los programas
que cumplen esta función son llamados de ―Reconocimiento Optico de

- 42 -
Caracteres‖ u OCR, por las siglas que identifican en inglés al tipo de
programa.(22)
Finalmente, el resultado será una copia digital del documento impreso, no como
imagen, sino cual documento textual con todas las posibilidades que su
condición digital le otorga.
3.4.3.2. Digitales para Imprimir
Un documento digital puede ser elaborado directamente en medio electrónico,
con programas del tipo "procesador de palabras", como "Word" de Microsoft,
pero con el objetivo de imprimirlo luego.
De hecho, un documento elaborado con un programa del tipo "procesador de
palabras" tiene las características de un documento digital y podría también ser
consultado en línea. Sin embargo, históricamente, estos programas fueron
concebidos para substituir a las máquinas de escribir y a las máquinas
tipográficas tradicionales; fueron concebidos para facilitar la producción de
documentos impresos, que en nuestro caso sería factible para nuestro proyecto.
En la actualidad se utiliza este tipo de documento para guardarlo en un medio
electrónico y para distribuir información que finalmente se imprimirá, utilizando
las capacidades de comunicación global que ofrece Internet.
(22)
2010)

- 43 -
2.4.3.2. Digitales Multimediáticos
Además de documentos digitales elaborados a partir de documentos impresos y
creados para ser impresos, existen documentos concebidos desde el principio
para ser consultados en una computadora, que aprovechan plenamente las
características que les otorga su condición electrónica, especialmente las de
"hipertexto" y "multimedia" para dar forma a una nueva manera de comunicarse.
Estos son elaborados con programas especialmente concebidos, tales como
"Power Point", del paquete "Office" de "Microsoft", ―Director‖ o ―Flash‖, de
―Macromedia‖. Especialmente importantes son los documentos electrónicos
creados utilizando un lenguaje que permite crear directamente vínculos de
hipertexto, llamado HTML por las siglas de su nombre en inglés. Los
documentos creados con HTML son mejor conocidos como "Páginas Web",
gracias a los cuales existe hoy la W.W.W. (23)
No obstante, este tipo de
documentos se puede emplear para futuros proyectos de expansión digital.
2.4.4. Formatos de los Documentos Digitales
La bibliotecología tradicional contempla varias categorías para distinguir los
tipos de documentos: documentos administrativos, documentos bibliográficos y
documentos no bibliográficos. Al referirse a aquéllos se distinguieron libros,
publicaciones periódicas, artículos en publicaciones periódicas, folletos y
(23)
2010)

- 44 -
“literatura gris”. Mientras que los documentos no bibliográficos, se referían a
mapas, modelos y audiovisuales. (23)
En este último se clasificaría el Fondo
Documental Belisario Porras.
Cada tipo de documento correspondía a una forma de registro de
información –a un formato- . Y para cada formato generó sistemas de archivo,
de clasificación y de descripción en catálogos, los cuales, en conjunto,
permitieron, a su vez, concebir sistemas de recuperación de la información
registrada en los documentos. Almacenados de manera organizada de acuerdo
a estos sistemas, los documentos tradicionales pueden consultarse y
manipularse físicamente de manera directa, cuando al utilizar los sistemas
basados en formatos, se pueda localizar y recuperar el que cada usuario
necesite en cada situación particular.
Los documentos electrónicos, por su parte, conformados por textos,
imágenes o sonidos, registrados en forma de señales eléctricas positivas y
negativas en “diskettes”, discos compactos o discos duros, pueden consultarse
sólo cuando en primera instancia, pueden verse en una pantalla de computadora
u oírse en un sistema de sonido adjunto a la misma. Las señales eléctricas
deben ser transformadas en otro código que permita darles forma en una
pantalla o en una corneta. (24)
(23)
Ibid.
(24)
2010)

- 45 -
Las pantallas de computadora –como las de televisión- están
conformadas por múltiples puntos de luz llamados “pixels”. En las pantallas
monocromáticas, los puntos de luz adquieren tonalidades intermedias entre el
oscuro total y la máxima claridad. En las de color, a la tonalidad se suma la
superposición de los colores básicos –azul, amarillo y rojo- en cada punto,
dándole una tonalidad coloreada. Cada “pixel”, en este caso, tiene entonces, un
color. Como en el papel fotográfico, las imágenes se conforman, se dibujan, con
puntos de diversa tonalidad y diversa superposición de colores básicos. En las
pantallas se aplica así, electrónicamente, la técnica de los impresionistas y
puntillistas que a finales del siglo XIX, revolucionó la manera de reproducir la
naturaleza percibida.
Las señales positivas y negativas que representan sonidos, son
expresados en formas de ondas de diversa longitud y frecuencia, legibles por los
componentes sensibles de las cornetas en el equipo de sonido.
En el caso del texto, lo que se ve en la pantalla es una imagen de letras
conformadas también por ―“pixels”. El texto, en consecuencia, puede
reproducirse en distintos tipos de letras, en distintos tamaños y en variados
colores, en la medida en que cada letra es dibujada, como he dicho, con puntos
de distinto color y diferente tono.
Los códigos que permiten transformar los conjuntos de señales positivas y
negativas con las que se registra la información digital, en “pixels” u ondas que

- 46 -
construyan letras o imágenes o sonido, es lo que llamo formatos de los
documentos digitales.(25)
Los formatos, por supuesto, son distintos según el tipo de información de
que se trate. Hay formatos para texto, para imágenes fijas, para imágenes en
movimiento y para sonido.
Para cada tipo de información existen múltiples formatos, creados por
entidades diferentes: formatos, algunos, inventados por los productores de los
programas con los que se crean los documentos; formatos, otros, ideados por
los productores de las computadoras mismas; formatos, en fin, creados por
profesionales que buscan mejorar la calidad de la reproducción de los códigos
registrados o hacer más eficiente –más información en menos espacio- el
registro mismo de la información.
En realidad, cada vez que se guarda una unidad significativa de
información en medio electrónica, el conjunto de señales positivas y negativas
que lo representa se archiva en un formato determinado que permita su futura
decodificación y representación en pantalla o sistema de sonido.
Los instrumentos por medio de los cuales se crean documentos
electrónicos o por medio de los cuales se digitalizan documentos tradicionales,
al guardar la información utilizan un formato para hacerlo y crean un “archivo” al
(25)
2010)

- 47 -
cual se le asigna un nombre que lo identifique y el cual lleva una “extensión” que
identifica a su vez el formato en el que se guardó. Por ejemplo, cuando se crea
un documento con el procesador de palabras ―Word‖ de ―Microsoft‖, al
documento, antes de guardarlo, quién lo escribe le asigna un nombre:
“documento1” por ejemplo. Y el programa le asigna una extensión al nombre,
“doc”, en este caso, que identifica al formato que ese procesador de palabra
utiliza. La extensión se separa del nombre por medio de un punto. El resultado
es que en el “diskette”, en el disco duro o en disco compacto, el archivo
electrónico que contiene los códigos que representan al documento ejemplo
escrito con “Word”, queda identificado con el nombre ―documento1.doc”. (26)
El procedimiento antes descrito para un documento de texto escrito con
“Word” se aplica para cualquier otro documento digital. Cada documento es
guardado en un archivo con un nombre que lo identifica y con una extensión,
separada por un punto del nombre, que identifica al formato en el cual se
guardó.
La utilización normalizada de este procedimiento permite saber qué tipo
de documento es el guardado en un archivo cualquiera, a partir de la extensión,
ya que cada formato tiene la que lo identifica y cada formato se corresponde con
una forma particular de información: texto, imagen fija, imagen en movimiento o
sonido.
(26)
2010)

- 48 -
2.4.4. Importancia de la preservación de los documentos
históricos en formato digital en un fondo documental
Antes de señalar la importancia de la preservación de los documentos históricos
es importante conocer el significado del fondo documental.
2.4.4.1. ¿Qué es un Fondo Documental?
Pedro López Gómez señala que un fondo documental es el conjunto o colección
de documentos existentes en un sitio determinado, con una organización y unos
procedimientos definidos para su utilización y aprovechamiento.‖(27)
Según Pedro López Gómez, es ―toda la documentación producida o recibida por
una institución o persona física o jurídica en el curso de sus actividades y que ésta
guarda por necesidades de información y testimonio.‖(28)
Por lo que un fondo
documental no sólo es una colección de documentos organizados en un espacio
determinado, sino que cumple un papel fundamental en la conservación o
preservación de éstos a fin de ofrecer a los usuarios la información.
De acuerdo al principio de procedencia de los documentos, éstos son
evidencias, en especial si son documentos históricos, de la presencia de una
acción ocurrida en un tiempo determinado, como es el caso de los documentos
legados por el Dr. Belisario Porras; por lo que es una obligación del archivero
proteger la integridad física de éstos como muestra de su evidencia por medio
de métodos de conservación o preservación. De esto surge el principio de
(27)
http://www.ingeominas.gov.co/content/view/103/240/lang,es/ (consultado el 2 de agosto de 2010)
(28)
LÓPEZ GÓMEZ, Pedro: La representación de las agrupaciones documentales
http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo5601.PDF (consultado el 12 de agosto de 2010)

- 49 -
respeto de los fondos que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con
otros, los documentos provenientes de una administración, de un
establecimiento, o de una persona natural o moral determinados. Esto es, lo que
se denomina fondos de los archivos de esa administración, de ese
establecimiento, o de esa persona. ―(29)
Michel Duchein señala cinco dificultades sobre la conceptualización de
fondo en función de la jerarquía de los organismos productores de archivo: la
repercusión sobre la composición de los fondos, de las variaciones de
competencias de los organismos productores; la definición de la noción de
―proveniencia‖ de los fondos; la definición de la noción de ―fondos cerrados‖ y
―fondos abiertos‖, así como los problemas que plantea la clasificación de fondos
abiertos; y la extensión del respeto ―externo‖ de los fondos (respeto de la
integridad de los fondos) a su respeto ―interno‖ (respeto de las clasificaciones
dadas por los organismos productores y respeto de las divisiones internas de los
fondos) (30)
(29)
DUCHEIN, Michel. ―El respecto de los fondos en Archivística. Principios teóricos y problemas
prácticos‖. En: Walne P. (editor): La administración moderna de archivos y la gestión de documentos.-
Paris: UNESCO, 1985, p. 69.
(30)
Ibíd. pág.12

- 50 -
2.4.4.2. Tipos de Fondos Documentales
De acuerdo con la naturaleza, el manejo y organización, los fondos
documentales se clasifican en:
Mapoteca: Son colecciones de mapas, cortes geológicos, esquemas y columnas
estratigráficas.
Fotografías: En este fondo se compilan, clasifican y se analizan las fotografías.
Videoteca: Este fondo lo constituyen los videos realizados.
Ciditeca: La Ciditeca es el fondo documental constituida por todos los discos
compactos con información técnica, avance del conocimiento y mejoramiento
institucional en el ámbito nacional como internacional.
Fondos documentales históricos: son colecciones de documentos antiguos
conservados en un espacio determinado a fin de preservarlos.
2.4.4.3. Importancia de su preservación
Con los cambios tecnológicos del mundo moderno, nuevos soportes vienen
sustituyendo a las formas tradicionales de conservación de documentos, lo que
ha generado una serie de problemas de investigación para miles de usuarios
que frecuentan los fondos documentales en búsqueda de fuentes primeras,
Según Gloria Cienfuegos Suárez,
Uno de los problemas que enfrentan estudiantes,
académicos, investigadores o simplemente curiosos, al
consultar fuentes históricas primarias, es la dificultad para

- 51 -
el acceso, debido a que éstas se encuentran
resguardadas en fondos reservados. El acceso a estos
fondos no siempre se facilita, por la presencia de barreras
administrativas o porque los acervos no se encuentran
disponibles en las ciudades o países. Debido a esto, en
ciertos temas la investigación y la profundización del
conocimiento se ven limitados en gran medida. A esta
situación se suma el tiempo de vida de un documento
impreso, que se reduce considerablemente si no se tienen
los cuidados suficientes, la temperatura adecuada y una
frecuente restauración. En el deterioro de los documentos
también contribuye el usuario, porque en cada consulta los
maltrata. Incluso hay quienes los mutilan o rayan,
ignorando su importancia o si se trata de un ejemplar
único en el mundo. El robo de libros de los fondos
reservados es otro problema que no debe soslayarse.” (27)
Para esta autora, por consiguiente resulta vital el traspaso de los documentos
originales a formatos digitales, porque ayuda a minimizar los daños que pueden
ocasionar su manejo manual. La enumeración de las desventajas del manejo
manual de documentos en soportes tradicionales se conjuga con las ventajas
que ofrece la tecnología actual. Un aspecto importante destaca esta autora al
considerar que ―al aplicar las nuevas tecnologías para hacer una copia fiel de un
documento impreso, en un formato digital, podrían resolverse los problemas
arriba mencionados, porque:
Se reducen los costos, al no requerirse una constante restauración
No hay riesgo de mutilar un documento
Al emplearse un soporte electrónico como servidores, CD-ROM, DVD y discos
ópticos, entre otros medios, se asegura una mayor transportabilidad y acceso
para los usuarios.
(27)
CIENFUEGOS SUÁREZ, Gloria: Importancia de la preservación de las fuentes históricas en formato
digital, (pág. www.: http://www.mati.unam.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=70&Itemid=47)

- 52 -
Si se publica en la Web, eliminando la barrera de la distancia y los
impedimentos administrativos.
Con una mayor accesibilidad se pueden generar más investigaciones.‖ (28)
Además, la conservación del formato digital de los documentos históricos puede
ser transportable con los nuevos dispositivos electrónicos como teléfonos
celulares, las Palm y los e-Books, entre otros, en los que se pueden almacenar
grandes cantidades de información en un mínimo de espacio físico. También la
digitalización de los Fondos documentales puede reservarse en un CD-ROM,
con el fin de evitar que las fuentes primarias originales sean maltratadas o
deterioradas. Asimismo, pueden ser publicadas en el sitio web del internet.
Por ello, para Gloria Cienfuegos Suárez, ―la digitalización podría beneficiar no
sólo a los documentos antiguos en cuanto a calidad y conservación, sino
también al usuario en su consulta. En primera instancia, es un gran avance que
un documento impreso se digitalice en CD-ROM, pero pensar en su alojamiento
en un servidor Web, es un logro mayor para la investigación y la difusión del
gran acervo bibliográfico, con el que cuentan las diferentes culturas.‖ (29)
Los planteamientos que hace esa autora muestran la importancia que trae
consigo la digitalización de documentos históricos como los conservados en el
Fondo Documental Dr. Belisario Porras, porque permiten traspasar el
conocimiento archivado en espacio reducido y puede eliminar las barreras
(28)
CIENFUEGOS SUÁREZ, Gloria Ibid.
(29)
Ibid.

- 53 -
tempo-espaciales, beneficiando a los usuarios. Por lo tanto, es indispensable
considerar la incorporación de la digitalización de los documentos como una
opción para preservar las Fuentes Históricas del Fondo Documental Dr. Belisario
Porras y a su vez facilitar la consulta del mismo.
3.4. Definición de Variables Relacionados con el Fondo Documental
Fondo documental: medición de las diversas opiniones de los usuarios que
utilizan el Fondo Documental Belisario Porras, las quejas y sugerencias que
tienen a raíz del uso del archivo.
Controles: constituye la efectividad de los controles de los documentos que
usan los usuarios.
Inversión de tiempo: el tiempo que trascurren el personal que labora en el
Fondo Documental Belisario Porras para buscar el documento solicitado por los
usuarios.
Condiciones de fondo documental: constituyen las comodidades del
ambiente, el uso de equipos y otros aspectos ergonómicos que rodean a los
usuarios.
Beneficios de la digitalización del fondo documental: Se busca precisar qué
beneficios traería la digitalización de los documentos que reposan en el fondo
Belisario Porras.

- 54 -
Documentos históricos: importancia del orden cronológico de los Documentos
Históricos y el debido acceso que cada usuario tiene para consultar.
Atención al usuario: La calificación final que los usuarios le brindan a la
archivista por la agilidad al darle la respuesta y el servicio brindado, que a pesar
de ser obsoleto, no debe dejar de ser una herramienta esencial en el área del
Recurso Humano.

CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO

- 56 -
En este capítulo se presenta la metodología que permitió desarrollar el presente
Trabajo Especial de Grado. Se muestran aspectos como el tipo de investigación,
las técnicas y procedimientos que fueron utilizados para llevar a cabo dicha
investigación.
3.1 Tipo y diseño de investigación
De acuerdo con el problema referido, la investigación fue de tipo proyecto
factible. Para UPEL (1998) ―el proyecto factible consiste en la investigación,
elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para
solucionar problemas requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos
Sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnológicas,
métodos o procesos‖.
También es descriptivo, ya que ―busca especificar las propiedades
importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que
sea sometido análisis. De ahí que analiza cómo es y se manifiesta un fenómeno
y sus componentes. Permiten detallar el fenómeno estudiado básicamente a
través de la medición de uno o más de sus atributos.‖ En este caso, se pretende
describir la percepción de los usuarios con respecto a las condiciones actuales
del Fondo Documental Belisario Porras.
En atención a esta modalidad de investigación, se introdujeron dos fases
en el estudio, a fin de cumplir con los requisitos involucrados en un proyecto

- 57 -
factible. En la primera de ellas inicialmente se desarrolló un diagnóstico del
problema del Fondo documental Archivo Belisario Porras. En la segunda fase
del proyecto y atendiendo a los resultados del diagnóstico, se hizo una
propuesta a fin de buscar la solución al problema.
El estudio propuesto se adecuó a los propósitos de la investigación no
experimental. En función de los objetivos definidos en el presente estudio, hubo
que cumplir con una serie de instrumentos y técnicas de recolección de
información. Para ello se pasó tres etapas: la primera está referida con la
delimitación del objeto de estudio y la elaboración del marco teórico, la segunda
implicó la realización del diagnóstico y la tercera correspondió a proponer
mejoras administrativas y la propuesta para la digitalización del Fondo
Documental del Dr. Belisario Porras.
3.2 Población y Muestra
3.2.1. Población
El universo del presente abarca todos los usuarios (profesores, estudiantes,
investigadores), que frecuentan el Fondo Documental del Dr. Belisario Porras.
3.2.2. Muestra
De la totalidad de la población se tomaron, por azar, cincuenta usuarios que
llegaron al Fondo Documental Belisario Porras. Para ello se hizo un cálculo

- 58 -
aproximado de la cantidad de usuarios que visitan el Fondo Documental Dr.
Belisario Porras por espacio de un año.
3.3 Los instrumentos de recolección de información
Para el desarrollo de esta investigación fue necesario utilizar herramientas
que permitieron recolectar el mayor número de información necesaria, con el fin
de obtener un conocimiento más amplio de la realidad de la problemática. Por la
naturaleza del estudio se requirió la recopilación documental, que se trata del
acopio de los antecedentes relacionados con la investigación. Para tal fin se
consultaron documentos escritos, formales e informales, también se usó la
observación directa y las encuestas, las cuales complementarán las dos
evaluaciones que se utilizaron.
3.3.1. Técnicas e instrumento
Las técnicas e instrumentos utilizados en nuestra investigación son las
siguientes:
3.3.1.1. Observación Directa
Mediante esta técnica, se pudo hacer un inventario de los problemas de
infraestructura y de tecnología de la información y comunicación que padece el
Fondo Documental Belisario Porras.

- 59 -
3.3.1.2. Análisis de Documentos
La documentación que reposa en el Fondo Documental Belisario Porras
constituye una de las fuentes que nos sirvió para determinar los proyectos,
planes y situación actual del Fondo Belisario Porras. Con ello, analizaremos la
información que considero necesaria.
3.3.1.3. Encuesta
Este instrumento fue importante para determinar la percepción de los
usuarios con respecto a la calidad de servicio que presta el Fondo Documental
Belisario Porras.

CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA
ENCUESTA APLICADA EN EL FONDO DOCUMENTAL
BELISARIO PORRAS

- 61 -
4.1. Dimensión: Prestación de servicios del Archivo Belisario Porras
CUADRO Nº 1
¿Usted considera que la calidad de servicio que presta el Fondo
Documental Belisario Porras es?
Fuente: la autora
En este cuadro, se puede apreciar que el 70% de los usuarios que fueron
encuestados señalaron que la calidad de servicio que presta el Fondo
Documental Belisario Porras era regular; mientras que el 20% manifestaron mala
y el 6% respondieron muy mala. Estos resultados evidencian que los
informantes determinaron que varios son los factores que impiden que la calidad
de servicio sea óptima, como el tiempo de consulta, la agilización en la
búsqueda de documentos, el nivel de deterioro de los documentos históricos, la
falta de personal especializado y la carencia de tecnologías actuales. Además,
de las dificultades para localizar la ubicación del Fondo Documental Belisario
Porras.
Nº porcentaje
Muy mala 3 6%
Mala 10 20%
Regular 35 70%
Buena 2 4%
Muy buena -
total 50 100%

- 62 -
Gráfica Nº 1
¿Usted considera que la calidad de servicio que presta el Fondo
4.2. Dimensión: Controles de los documentos del Fondo Documental
Belisario Porras
CUADRO Nº 2
¿Los controles empleados para archivar los documentos son?
Fuente: la autora
Nº porcentaje
Muy mala 1 2%
Mala 8 16%
Regular 40 80%
Buena 1 2%
Muy buena
total 50 100%

- 63 -
En cuanto a los controles empleados para archivar los documentos, el 80 %
consideró regular; 16% manifestaron mala y 2% contestaron que muy mala.
Estos resultados también muestran que los controles, a pesar de que la mayoría
señalaron que eran regulares, no son los óptimos, debido a que el manejo de los
documentos es totalmente manual, lo que con el tiempo puede afectar más su
control.
Gráfica Nº 2
¿Los controles empleados para archivar los documentos son?
4.3. Dimensión: atención al usuario
CUADRO Nº 3
¿La eficiencia en la atención del usuario es?
Nº porcentaje
Muy mala - -
Mala 1 2%
Regular 48 96%
Buena 1 2%
Muy buena -
total 50 100%

- 64 -
En el cuadro 3, el 96 % consideraron muy regular, y el 2% señalaron mala la
eficiencia en la atención del usuario cada vez que la especialista del tema se
encuentra de vacaciones, no queda un especialista en el fondo documental
Belisario Porras para atender debidamente al usuario. La eficiencia se
relaciona en la rápida tramitación de los documentos que se quieran consultar.
Ese carácter regular que señalan los informantes es muestra de que el Fondo
Documental no tramita el proceso de consulta con eficiencia.
Gráfica Nº 3
¿La eficiencia en la atención del usuario es?

- 65 -
4.4. Dimensión: Competencia Tecnológica
CUADRO Nº 4
¿El nivel de competencia del archivista en cuanto al manejo de la
tecnología digital es?
Este cuadro muestra que el 48% de los informantes consideraron que el nivel de
competencia del archivista en cuanto al manejo de la tecnología digital es
regular y sólo el 4% señaló buena. Esto evidencia que en la propuesta de
nuestro proyecto se debe involucrar la actualización del personal que labora en
el Fondo Documental Belisario Porras en el manejo de la tecnología digital.
Nº porcentaje
Muy mala - -
Mala - -
Regular 48 96%
Buena 2 4%
Muy buena -
total 50 100%

- 66 -
Gráfica N º 4
¿El nivel de competencia del archivista en cuanto al manejo de la
tecnología digital es?
4.5. Dimensión: Condiciones de trabajo
CUADRO Nº 5
¿Las comunidades actuales del Fondo Belisario Porras para realizar
investigaciones es?
En estos resultados, el 24 % consideraron regular las comunidades actuales del
Fondo Belisario Porras para realizar investigaciones, mientras que el 52%
Nº porcentaje
Muy mala - -
Mala 26 52%
Regular 24 48%
Buena -
Muy buena -
total 50 100%

- 67 -
señalaron mala. Estos resultados evidencian que se necesitan crear una
organizada comunidad del Fondo Documental Belisario Porras a fin de mejorar
la calidad de servicio.
Gráfica Nº 5
¿Las comunidades actuales del Fondo Belisario Porras para realizar
investigaciones es?
4.6.
4.6. Dimensión: Condiciones de trabajo
CUADRO Nº 6
¿La accesibilidad a los documentos que reposan en el Fondo Belisario
Porras es?
Fuente: la autora
En cuanto a la accesibilidad a los documentos que reposan en el Fondo
Belisario Porras, el 96 % consideraron regular; el 1 % señaló mala y el otro 1 %
también consideró muy mala. Estos resultados evidencian que son varios los
Nº porcentaje
Muy mala 1 2%
Mala 1 2%
Regular 48 96%
Buena - -
Muy buena - -
total 50 100%

- 68 -
factores que hacen que la accesibilidad sea regular. Hay mucha información
pero las condiciones son inadecuadas, ya que muchas personas se han
enfermado, debido a la humedad y cada vez que llueve se llena de agua y esto
ha ocasionado que los documentos se hayan deteriorado. Y al consultarlo las
personas quedan con una fuerte picazón y se van llenando de hongos. Esto es
lo que ocasiona que los usuarios al momento de consultar este archivo, no se
le permite manipular la información por el cuidado de la documentación del
Gráfica Nº 6
¿La accesibilidad a los documentos que reposan en el Fondo Belisario
Porras es?

- 69 -
4.7. Dimensión: Control de seguridad
CUADRO Nº 7
Las medidas de seguridad para evitar la pérdida y deterioro de los
documentos del Fondo Documental Belisario Porras son:
Fuente: la autora
El 58 % de los usuarios respondieron a este ítem que regular; mientras que el
40% lo consideró mala y el 2% señaló muy mala. No obstante, el 42% que
señalaron mala y muy mala consideró que hay factores ambientales y manejos
que pueden acelerar el proceso de deterioro de los documentos que reposan en
el Fondo Documental Belisario Porras.
Nº porcentaje
Muy mala 1 2%
Mala 20 40%
Regular 29 58%
Buena - -
Muy buena - -
total 50 100%

- 70 -
Gráfica Nº 7
Las medidas de seguridad para evitar la pérdida y deterioro de los
documentos del Fondo Documental Belisario Porras son
4.8. Dimensión: Inversión de tiempo
CUADRO Nº 8
¿El tiempo de consulta de los documentos que reposan en el Fondo
Nº porcentaje
Muy mala 1 2%
Mala 4 8%
Regular 45 90%
Buena - -
Muy buena - -
total 50 100%

- 71 -
El 90 % de los usuarios encuestados respondieron que regular, el 8% señaló
mala y el 2% manifestó muy mala. Si bien la mayoría señaló regular también se
evidencia que el 10% de los informantes que contestaron mala y muy mala
atribuyen a la lentitud en el manejo o el proceso de búsqueda de documentos
que reposan en el Fondo Documental Belisario Porras. Hay que destacar que,
además, el nivel de deterioro de estos documentos también retrasa el rápido
acceso y manejo de estos documentos.
Gráfica Nº 8
¿El tiempo de consulta de los documentos que reposan en el Fondo

- 72 -
4.9. Dimensión: Recursos tecnológicos de digitalización:
CUADRO Nº 9
Los Recursos Tecnológicos de información y comunicación del Fondo
Documental Belisario Porras son:
El 90 % de los usuarios encuestados manifestaron que los Recursos
Tecnológicos de información y comunicación del Fondo Documental Belisario
Porras son malos; sólo 4% señaló regular y 6% manifestó muy mala. Esto se
evidencia por la falta de computadoras que sirvan de acceso directo a los
documentos, ya que todos no están digitalizados. La única computadora que
existe sólo sirve para fines administrativos del personal.
Nº porcentaje
Muy mala 3 6%
Mala 45 90%
Regular 2 4%
Buena - -
Muy buena - -
total 50 100%

- 73 -
Gráfica Nº 9
Los Recursos Tecnológicos de Información y Comunicación del Fondo
Documental Belisario Porras son:
4.10. Dimensión: Infraestructura y Recursos
CUADRO Nº 10
¿Considera usted que la infraestructura y los recursos actuales son?
En este cuadro, los resultados nos muestran que el 84% de los usuarios
señalaron mala la infraestructura y los recursos actuales del Fondo Documental
Nº porcentaje
Muy mala 3 6%
Mala 42 84%
Regular 5 10%
Buena - -
Muy buena -
total 50 100%

- 74 -
Belisario Porras; el 10 % consideró regular y el 6% manifestó muy mala. Estos
resultados confirman las derivaciones del cuadro anterior, porque el Fondo
Documental Belisario Porras no dispone en la actualidad de infraestructuras
modernas para digitalizar sus documentos y mejorar la calidad de servicio a los
beneficiarios. Por ello la propuesta que sigue en el siguiente capítulo va dirigida
a buscar las tentativas de solucionar este inconveniente.
Gráfica Nº 10
¿Considera usted que la infraestructura y los recursos actuales son?

CAPÍTULO V
PROPUESTA DE DIGITALIZACIÓN

- 76 -
5.1. Denominación del Proyecto: Propuesta para la modernización del
Fondo Documental Belisario Porras, mediante la digitalización de sus
documentos históricos.
5.2. Fundamentación del Proyecto
5.2.1. Diagnóstico al Fondo Documental Belisario Porras.
Luego del resultado de la encuesta realizada a los usuarios del Fondo
Documental Belisario Porras, se evidenció, mediante la percepción de éstos y
mediante el instrumento de la observación, la falta de seguridad de los archivos
físicos y la agilidad en la buena atención y eficacia al momento de solicitar
información de los mismos.
Imagen Nº 1
Vista del estado físico del Fondo Documental Dr. Belisario Porras. (2010)
Foto: Elvia Williams

- 77 -
Ante estos resultados y con el fin de corregir los factores arriba descritos, el
Fondo Documental Belisario Porras debe contar con un mecanismo más
eficiente para brindar una mejor respuesta a los usuarios internos. Se
recomienda para ello, la implementación de un sistema de digitalización que
facilite el acceso y las diferentes consultas que se realizaron diariamente en el
fondo Dr. Belisario Porras. Además sea capaz de brindar resguardo,
protección, optimización y simultaneidad de consultas a los usuarios.
Imagen Nº 2
Fotografía de los documentos rescatados
Una de las molestias que manifestaron los usuarios es el sistema de archivo
manual, ya que la utilización de archivadores esmaltados y la demora que ello
involucra al momento de buscar documentos, que en muchas ocasiones están

- 78 -
deteriorados, ocasionan la ineficiencia. Además, el Fondo Documental
Belisario Porras no cuenta con alarmas o extintores, que prevengan cualquier
caso de incendio o inundación. También la contaminación generada por hongos
y archivadores desgastados por los años, están causando grandes perjuicios no
sólo al personal que maneja el archivo manual, sino a los documentos históricos
que reposan en ellos y a los usuarios que diariamente llegan a consultar al
Para evitar estas incomodidades, surge nuestra propuesta que busca
implementar el sistema de documentación digitalizado que cuente con las
herramientas necesarias que permita una búsqueda rápida de los documentos y
sea capaz de registrar o controlar de forma automática a los usuarios que
consultan estos documentos del Dr. Belisario Porras y que además cuente con
un archivo de seguridad en caso de accidente o deterioro, con el fin de ahorrar
espacio y dinero, permitiendo acceder a la información por medio de cualquier
equipo de informática mediante la red, con una clave de acceso personal.
5.3. Estrategia del proyecto
5.3.1. Ventajas e Impacto esperado
La solución propuesta consiste en la implementación de un repositorio
centralizado de información, manejado por el Sistema Administrador de
Contenido e Imágenes, el cual permitirá el almacenamiento de todos los
documentos que se procesan en el Archivo Dr. Belisario Porras y su rápida
consulta.

- 79 -
Con la puesta en marcha del Plan de Modernización de la documentación digital
del Fondo Documental Belisario Porras se inicia con un proceso de
trasformación digital que redundará en diferentes ventajas para los usuarios
(profesores, estudiantes e investigadores), para la mejora del sistema de
comunicaciones e informaciones con el resto de las instituciones que ya
disponen de esa tecnología como la Revista Cultural Lotería. Del mismo modo
que la implantación del proceso de digitalización ha sido uno de los medios de
herramienta tecnológica imparable y más rápida de la historia de la humanidad.
Por ello, la incorporación de las nuevas tecnologías de la información al Fondo
Documental Belisario Porras es hoy día un proceso necesario que los usuarios
demandan.
Podemos hablar de las ventajas de digitalizar el Fondo Documental Belisario
Porras desde la óptica de los usuarios:
1. Prescindir definitivamente de la exigencia de presentar fotocopia de los
documentos que reposan en el Fondo Documental Belisario Porras.
2. Agilizar el tiempo de búsqueda de información en cuanto a atención al
usuario, control, y sustituirlos a través de la inclusión de procesos y tiempos
propios de la administración electrónica.
3. Mejorar la accesibilidad de los usuarios al conjunto de servicios que dispone,
el Fondo Documental Belisario Porras mediante accesos remotos seguros y
disponibles las 24 horas al día.

- 80 -
4. Generar procesos de formación dirigidos a los usuarios para favorecer el
acceso a las nuevas tecnologías de la información y reducir los efectos de la
llamada brecha digital.
En fin, las ventajas de digitalizar el Fondo Documental Belisario Porras radican
en que se obtienen beneficios inmediatos al tener acceso expedito a una copia
digital de los documentos históricos relacionados a la gestión que se está
consultando, sin tener que depender al 100% de la llegada o búsqueda de los
documentos físicos. Adicionalmente, y como valor agregado, se provee de un
repositorio histórico de información, el cual puede ser consultado en cualquier
momento por los usuarios o por cualquier usuario con los privilegios de
seguridad necesarios.
5.3.2. Objetivo de la propuesta
El objetivo de esta propuesta es proveer al Fondo Documental del Dr.
Belisario Porras de una versión digitalizada de todos los documentos históricos
que reposan en él.
5.3.3. Componentes de software requeridos para la digitalización de
documentos
Para proveer estas funcionalidades, se implementará una solución de diferentes
componentes de software, alrededor de la plataforma tecnológica actual, los
cuales brindarán al Fondo Documental del Dr. Belisario Porras una solución

- 81 -
completa, de acuerdo a sus requerimientos. Dentro de los componentes de
software a ofrecer se encuentran detallados a continuación:
5.3.3.1. Administración de Imágenes y Contenido de documentos
digitales del Fondo Documental Belisario Porras
Este es el componente principal de la aplicación. Es un poderoso sistema de
administración de contenido e imágenes, que por sus características de
construcción y tecnología de desarrollo ofrece ventajas al Fondo Documental
del Dr. Belisario Porras, ya que está totalmente construido en tecnología
orientada al Internet bajo una arquitectura abierta, lo cual permite que pueda
interactuar con otras aplicaciones, utilizando diferentes métodos de conexión,
como APIs, Web Services y otros. La plataforma tecnológica construida en Java,
permite su migración entre diferentes infraestructuras de software y hardware.
Esta versatilidad hace que la herramienta se convierta en un motor óptimo de
almacenamiento y administración de documentos para diferentes soluciones.
Otra de las ventajas es que puede ser utilizado por un cliente nativo para
realizar las consultas directas de los documentos que han sido almacenados en
el mismo directamente mediante su interfase Web. Esto ofrece la posibilidad de
maximizar el potencial de control de los expedientes manejados por el usuario.
También permite el manejo de todo tipo de documentación electrónica, y se
restringe sólo a imágenes. Otra de sus características importantes es que
permite el manejo de diferentes áreas de almacenamiento controladas por
privilegios de seguridad; con esto, se pueden manejar diferentes departamentos

- 82 -
de una organización, sin requerir de múltiples implementaciones de la
herramienta.
5.3.3.2. Ejemplo de las propuestas imágenes de consulta
CLASIFICACIÓN DE LAS FOTOS
ARCHIVO DIGITAL
TEMAS
FAMILIARESGESTIÓN
PRESIDENCIAL

FOTOS

- 84 -
FOTO FAMILIAR

- 85 -

- 86 -
5.3.4. Ejemplo de la Interfase de Consulta
El diagrama a continuación es una muestra que se invoca al accesar al sitio
donde se pueden ubicar los documentos del Fondo Documental del Dr. Belisario
Porras. En esta interfase, se pueden visualizar los documentos que han sido
almacenados bajo un índice específico.
5.3.5. Componentes de Hardware Requeridos
Para la implementación de la digitalización se requiere exclusivamente de un
servidor con las características suficientes para soportar el nivel de consultas y
accesos que se requiera. Adicionalmente, se requiere del acceso a la
infraestructura de redes y comunicaciones de Archivo Dr. Belisario Porras. Sin
embargo, si desea iniciar con un servidor compartido, deberá tomar en cuenta
que conforme crezcan en acceso de usuarios e información, será conveniente
migrar a un servidor dedicado. A nivel de las estaciones de los usuarios, se

- 87 -
requiere de la implementación de los dispositivos de digitalización, pero esto es
únicamente en los puntos de recepción física de expedientes, para la
actualización de los nuevos documentos. Recomendamos la adquisición de por
lo menos un (1) escáner de documentos, que permite mayor agilidad en el
proceso de digitalización.
5.3.6. Espacio de Almacenamiento Requerido
Es importante resaltar que según el estudio de volúmenes realizados en el
mercado, nos arrojó como resultado un total estimado de 53,440 hojas, lo que
significan unos 5 Gb de información aproximadamente.
5.3.7. Presupuesto estimado para la digitalización de documentos del
Fondo Belisario Porras según el mercado
Tipo de documentos Documentos históricos del Fondo
Documental Dr. Belisario Porras
Cantidad estimada de documentos 850 cajas
Cantidad promedio de pàginas por expedientes 650 páginas
Cantidad promedio de imágenes por convertir 552,500 imágenes
Tiempo estimado de conversiòn Once meses (12 meses)
Cantidad de turnos de trabajo: Un (1) turno de trabajo
Precio por imagen: US $ 0.21 (centavos de dòlar)
Precio total del proyecto US $ 110, 5000.00
Itbms US $ 5,525.00
Total US $ 116,025.00

- 88 -
5.3.8. Criterios de Valoración.
Los criterios que servirán de base para la valoración de las ofertas presentadas
por las empresas en el procedimiento de adjudicación del contrato serán:
CRITERIO DE SELECCIÓN Valor puntos
Precio del mercado 30
Propuesta tecnológica 30
Metodología 10
Adecuación a los objetivos del Fondo Documental Belisario Porras 10
Garantías 10
Total 10
100
5.4. Plazos y Cronograma.
5.4.1. Plazo de Realización.
El plazo máximo de ejecución del proceso de digitalización será de once meses,
contando a partir de 2011.
TAREAS MESES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Reunión previa de coordinación
Instalación de servidor de
imágenes
Instalación de centro de
conversión
Pruebas del sistema
Capacitación y educación
Servicios de digitalización

- 89 -
5.4.2. Indicadores de avance en el Desarrollo por fases.
5.4.3. Indicadores de Éxito del Proyecto.
Consideramos indicadores válidos para la evaluación del proyecto los siguientes:
• Servicios públicos básicos totalmente disponibles en línea.
• Servicios públicos básicos, disponibles en línea, que precisan certificado digital.
De forma complementaria, consideramos evaluable mediante un indicador
cualitativo de opinión, abierto a través del método de encuesta Web, la
estimación del nivel de satisfacción ciudadana por los servicios, así como
particularmente respecto a los servicios específicos que el Fondo Documental
Belisario Porras ponga a su servicio bajo la modalidad de administración
electrónica.
Adjudicación del Contrato Hito 1 enero - 2011
Aprobación de requisitos Hito 2 febrero - 2011
Diseño de Sistema Hito 3 abril – 2011
Modelo Tipo Hito 4 junio 2011
Finalización Proyecto Hito 5 Noviembre 2011

CONCLUSIONES

- 91 -
En el campo de la comunicación y sus herramientas más modernas, los fondos
documentales han encontrado su mejor soporte. Las nuevas tecnologías operan
en un contexto informativo y de comunicación supeditado al papel que juegan
las necesidades, los objetivos, contenidos y actividades de los usuarios que
frecuentan los archivos. Esto deja claro que los medios por si solos, no mejoran
el entorno archivístico. Lo harán en la medida en que se hayan ajustado
adecuadamente la tecnología de la digitalización de documentos y tomando en
cuenta sus posibilidades.
Los resultados de la encuesta aplicada a los usuarios que frecuentan el Fondo
Documental Belisario Porras, evidencian que el nivel de prestación de servicios
no es óptimo dado que la mayoría advierten que falta mucho por modernizar los
archivos para evitar su deterioro; además, enfatizaron en la necesidad de
digitalizar los documentos a fin de evitar su pérdida y además, contribuye a la
modernización del sistema de archivo del Fondo Documental del Dr. Belisario
Porras.
Esto nos indica que, con la implementación de la tecnología digital de los
documentos que reposan en este fondo no sólo se ajustaría a la realidad del
mundo digital, sino que favorecía la calidad de servicio y con ello se evitaría el
deterioro de los documentos, ya que el ambiente del Fondo Documental del Dr.
Belisario Porras no permite el constante manejo manual por la humedad y los
hongos que afectan a los usuarios. La llegada de la tecnología digital y con ella
la informatización y el mundo de los ordenadores personales, así como la
aportación de las telecomunicaciones para el tratamiento de la información ha
variado substancialmente los procesos de comunicación. Aunque esto no
supone una ruptura con los anteriores soportes tradicionales, se trata de un
proceso evolutivo con pasos cuantitativos y cualitativos, lo que trae amplias
repercusiones en el sistema expresivo y en su aplicación. La competitividad de
los medios lleva al Fondo Documental del Dr. Belisario Porras a modificar sus

- 92 -
prestaciones de servicios no sólo para adaptarse a la realidad tecnológica
actual, sino para mejorar su calidad de servicio a los usuarios y evitar el
deterioro de los documentos valiosos que los legara el Doctor Belisario Porras a
las futuras generaciones.
La vertiginosa relación de la tecnología y la educación ha logrado el
acomodamiento para cambiar la relación humano-medio, y más aún, las
primeras se empiezan a convertir en componentes de la cultura. Por ello, la
digitalización también contribuiría a la enseñanza de los estudiantes de historia y
de archivología por medio de esta propuesta.
El nuevo entorno de la innovación tecnológica con aplicación a la archivística
tendrá que tomar en cuenta un diseño integral bajo las siguientes circunstancias:
Los equipos de trabajo de las instituciones universitarias a distancia tendrán que
dar un uso pedagógico a las nuevas tecnologías para que representen un pilar
importante en su promoción y desarrollo para potenciar un aprendizaje de más
calidad.
La ejecución del proceso de digitalización de los documentos históricos del
Fondo Belisario Porras puede lograr despertar el interés en los estudiantes y
profesores por la investigación científica y posibilitar el mejoramiento de las
habilidades creativas, la imaginación, habilidades comunicativas y colaborativas
pudiendo acceder a mayor cantidad de información, proporcionando los medios
para un mejor desarrollo integral de los individuos.

BIBLIOGRAFÍA
ANDER-EGG, Ezequiel, Técnicas de Investigación Social, Humanitas, Bs.As.,
1990.
ARAÚZ ROVIRA, José N. Metodología de la investigación para desarrollar
Investigaciones científicas y trabajos de grados, Panamá, 1994. —236 pp.
CURRAS, Emilia. Las ciencias de la documentación, archivología e información
Barcelona: Editorial Mitre, 1982. 240pp.
DITTEL DE URIBE, Marta Términos modernos de archivos Bogota: Mc Graw-Hill,
1982. 135pp
.
DOMÍNGUEZ CORONA, María Thalia (etal) Archivología: teoría y práctica 2ed.
México, D.F. Mc Graw-Hill, 1994. 150pp.
GUINCHAT, Claire. Introducción general a las ciencias y técnicas de la
Información y de la documentación y de la documentación. París: Unesco, 1983.
480. pp.
RESE, César. Archivos, organización y procedimientos. México, P.F: Computec,
1993. 227 pp.
RODRÍGUEZ DE LAS HERAS, Teresa. ―Palabra y espacio, el documento en la
migración digital‖ La validación de los documentos: pasado, presente y futuro. 7 a
10 de marzo de 2006, San Lúcar de Guadiana (Huelva)
SALGADO DE JARAMILLO, Lilia. Taller para archivos y control de documentos /
Lilia Jaramillo de Salgado. Bogotá: Mc Grauu Hill, 1992, 104 pp.

94
SABINO, Carlos, El proceso de investigación, Lumen-Humanitas, Bs.As., 1996...
TORRE VILLAR, Ernesto. Metodología de la investigación: bibliografía Archivística
Y documental México: Mc Graw-Hill, 1995, 298 pp.
HERNÁNDEZ SAMPIER, Roberto (et al) Metodología de la Investigación, 2ª ed.
México, D. F.: Mc Graw Hill, 2000, 501 pp.
JOAMIS, Mary. Estructura de datos y organización de archivos 2ª ed. México D.F.:
Prentice Hall, 1991.516.pp.
KAHN, Gilbert Yenian (et al) Sistema de archivos y manejo de documentos
Bogotá: Mc Graw- Hill, 1983. 230 pp.
SÁNCHEZ, María Pilar (2002) Comunicación y archivo de la información.
España: Editorial Editext, S.A. 37 págs.
TAMAYO, L. y TAMAYO, M., El proceso de la investigación científica, Limusa S.A.,
México, 1998
SITIO VIRTUAL
http://www.sgd.com.ar/digitalizacion/digitaliz-05.htm

95
ANEXO

96
COLECCIÓN DE FOTOS DEL EDIFICIO DONDE ESTA UBICADO EL FONDO
DOCUMENTAL del Dr. BELISARIO PORRAS

97
Edificio de la Biblioteca Simón Bolívar, de la Universidad de
Panamá, donde esta ubicado el Fondo Documental del Dr.
Belisario Porras.

98
Entrada de la Biblioteca Simón Bolívar, por donde se llega al

99
Lobby de la Biblioteca.

100
Este el Fondo Documental del Dr. Belisario Porras y Tesis
realizadas por la misma.

101
Colección de Documentos en Anaqueles.

0281 williams

Más contenido relacionado

La actualidad más candente (19)

Destacado (8)

Similar a 0281 williams (20)

Último (20)

0281 williams