Caracterizacion Gestión Documental
- 1. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Código: C09-9544-001-06-08 Centro de Biotecnología Industrial Sistema de Versión: 2.0 Gestión de la Calidad CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL GESTIÓN DOCUMENTAL RESPONSABLE TÉCNICO ADMINISTRATIVO PROCESO: DEL PROCESO: Administrar los documentos del Centro de Biotecnología Este proceso inicia con el recibo de las comunicaciones oficiales, Industrial, aplicando la normatividad Vigente y las documentos contractuales, otros documentos y envíos; para OBJETIVO DEL normas institucionales para la gestión documental. posteriormente radicarlos, digitalizarlos, indexarlos y asignar el ALCANCE: PROCESO: respectivo recorrido, a través del aplicativo On Base y así finalmente hacer la entrega a la dependencia que corresponda. REQUISITOS LEGALES Y REQUISITOS POR CUMPLIR DE LA NORMA REQUISITOS DEL CLIENTE REGLAMENTARIOS TÉCNICA DE CALIDAD VIGENTE Ley 594/2000 - Regula la funcion 4.1 Requisitos generales. Oportunidad. archivística del Estado. 4.2 Requisitos de la documentacion. Pertinencia. 5.5.3 Comunicación interna Eficacia. 8. Medición, análisis y mejora Transparencia RECURSOS HUMANOS Instructivo para la elaboracion y codificacion de documentos. Técnico Grado 01 . Procedimiento control de documentos. RECURSOS Procedimiento control de registros. REQUERIDOS RECURSOS FÍSICOS: DOCUMENTOS Listado Maestro de documentos. PARA EL Espacio e infraestructura fisica para la organizacion y RELACIONADOS: Tabla de Retención Documental PROCESO: conservación de los archivos. Aplicativo para la gestión documental, equipo de cómputo, scanner, impresora tipo cajero Incumplir con las Politicas archivisticas Documentos digitalizados a través del Aplicativo On Base del estado para la adecuada organizacion, uso, Ficha Control de Préstamo de Documentos RIESGOS DEL manejo y conservación de los archivos de la PUNTOS DE Inventario Único Documental PROCESO: entidad. CONTROL: Cronograma de Transferencia Documental ftp del SENA, Subcarpeta del Centro de Biotecnología Industrial INDICADORES DE PROCESO Número de Comunicaciones tramitadas en el periodo Eficacia en la radicación y entrega de documentos Porcentaje de atención a las solicitudes de información y préstamo de documentos Página 1 de 4
- 2. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Código: C09-9544-001-06-08 Centro de Biotecnología Industrial Sistema de Versión: 2.0 Gestión de la Calidad CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL INSUMO PRODUCTO PROCESO PROVEEDOR ACTIVIDADES RESPONSABLE PROCESO CLIENTE (ENTRADA) (SALIDA) Ley 594 de 2000 Presidencia de la P Planificar las actividades requeridas para la Técnico Plan de trabajo Centro de Disposiciones República, Digeneral, adecuada administración de los documentos para revision de Biotecnología legales, Archivo General de la de acuerdo con las disposiciones legales y su documentación, Industrial Documentos, Nación, todos los ciclo vital control y comunicaciones procesos, clientes transferencia al producidas y externos archivo central e recibidas histórico Comunicaciones Direcciones de Area de H Radicar, digitalizar, indexar y asignar el Técnico Comunicaciones Digeneral, oficiales la Digeneral. recorrido, a través del aplicativo On Base en recibidas, y Direcciones producidas y Direcciones Regionales el Centro de Biotecnología Industrial y producidas; Regionales, Centros recibidas Centro de Formación. entregar a quien corresponda Radicadas, de Formación, todos Funcionarios y Registradas, los procesos y clientes externos controladas y clientes externos Distribuidas Documentos Entes Gubernamentales. H Registrar documentos normativos (acuerdos y Técnico Documentos Entes normativos Dirección General, resoluciones) y contractuales (Contratos y normativos y gubernamentales, (acuerdos y Direcciones Regionales, convenios) contractuales Dirección General, resoluciones) y Todos los procesos de registrados. Direcciones documentos centro Regionales, contractuales todos los procesos (contratos y del Centro y clientes convenios). externos. Solicitudes de Digeneral, Direcciones H Prestar servicios de informaciòn y consulta de Técnico Grado 01 Copia de Digeneral, información o Regionales y Centros de documentos de archivo documentos y Direcciones préstamo de Formación. préstamo de Regionales, Centros documentos. expedientes de Formación y siempre y cuando clientes externos no tengan carácter reservado, conforme a la constitución o a la ley Página 2 de 4
- 3. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Código: C09-9544-001-06-08 Centro de Biotecnología Industrial Sistema de Versión: 2.0 Gestión de la Calidad CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL INSUMO PRODUCTO PROCESO PROVEEDOR ACTIVIDADES RESPONSABLE PROCESO CLIENTE (ENTRADA) (SALIDA) Documentos Direcciones de área de la H Clasificar, ordenar, archivar y transferir al Subdirector de Centro Documentos Archivo Central del producidos y Digeneral, Direcciones archivo central e histórico los documentos de organizados y Centro de B. I. recibidos, tablas Regionales, Centros de archivo. consevados por de retención Formación, todos los series documental e procesos y documentales de Inventario Único clientes externos. acuerdo con las Documental. tablas de retención documental Documentos Dirección General. Publicar documentos normativos y Técnico Información Todos los procesos, normativos y Dirección Regional, contractuales en formato electrónico a través entregada funcionarios y Cliente contractuales Centro de Formación H de ftp en la sub caperta del Centro de externo Biotecnología Industrial o correo institucional Documentos Dirección General. Confrontar los documentos transferidos de las Técnico Documentos Archivo Central del producidos y Dirección Regional, diferentes dependencias con el inventario organizados por Centro de B. I. y el recibidos por las Centros de Formación, documental series Todos los procesos diferentes Todos los Procesos y documentales de V dependencias Clientes Externos acuerdo con tablas de retención documental Resultados de Todos los procesos A Realizar seguimiento al proceso e Técnico Acciones de Todos los procesos auditorías, implementar acciones preventivas y mejora definidas e del centro y Clientes revisiones correctivas. implementadas externos seguimiento al proceso documental Página 3 de 4
- 4. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Código: C09-9544-001-06-08 Centro de Biotecnología Industrial Sistema de Versión: 2.0 Gestión de la Calidad CARACTERIZACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Control de Documento. Nombre Cargo Dependencia Fecha Firma Autor Luis Carlos arciniegas Técnico Administrativo Gesión Documental Junio de 2008 Representante de la Coordinador Grupo de Formación Profesional, Revisión Luis Mario Osorio Valor Junio de 2008 Dirección Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas. Aprobación Milton Martin Restrepo Garcés Subdirector de Centro Subdirección de Centro Junio de 2008 Control de Cambios Versión No Fecha de Aprobación Descripción de los Cambios Solicito Firma Subdirector de 2 Junio de 2008 Cambio al nombre del centro de Formación Centro Página 4 de 4