P001 04 procedimiento control documentos
- 1. Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI PROCESO: MEJORA CONTINUA PROCEDIMIENTO: Control de Documentos y Registros Objetivo: Establecer los parámetros para la creación, revisión, actualización, eliminación y divulgación, de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional así como el control y la administración de los registros del SENA Responsable: Lideres de procesos de la entidad, Alcance: Desde la identificación de la Directores Regionales, Subdirectores de centro y necesidad de la creación, modificación o Dirección de Planeación y Direccionamiento anulación de documentos, hasta su disposición Corporativo. final. Generalidades: Control de Documentos • La elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional varía según el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este procedimiento. • La codificación de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento. • Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbología establecida en el Anexo 3 de este procedimiento. • La descripción o caracterización de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo 4 de este procedimiento. • Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5. de este procedimiento. • Los Anexos 4 y 5 son formatos únicos, la codificación se realiza de acuerdo con el proceso. • El control de los documentos del SIMCI se realiza a través del Listado Maestro de Documentos (ver Anexo 6) el cual será manejado exclusivamente por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo. (VER NOTA 1) • La solicitud, creación modificación y anulación de documentos del SIMCI se debe realizar en el Anexo 7 de este procedimiento. • Para el SlMCI, los documentos externos se refieren a la normatividad que le aplica a cada proceso. El control, la actualización y la divulgación del Normograma institucional, corresponde a la Dirección Jurídica de acuerdo con lo establecido en el articulo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004. • Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotación en el pie de página. “Este documento impreso se considera copia no controlada” • Para la identificación de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientes características: Versión 3 P001- 04 Pág. 1 Este documento impreso se considera copia no controlada
- 2. Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI. El encabezado de la caracterización de proceso: Fecha: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Versión: NOMBRE DEL DOCUMENTO Página__de__ Los procedimientos tendrán encabezado solo en su primera pagina Servicio Nacional de Aprendizaje SENA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO En las demás páginas solo aparecerá el nombre del procedimiento Los formatos tendrán el siguiente encabezado NOMBRE FORMATO Código y versión Nombre proceso al que está asociado Nombre procedimiento al que está asociado - Pie de página: Todas las hojas de los procedimientos llevarán en el pie de página la siguiente tabla alineada a la derecha, Indicando el número de versión, el código y la página: Versión # Código Página Todo documento del sistema contará con un código único que se asigna según lo establecido en este procedimiento. Todos los documentos deben tener los siguientes cuadros en la última página. Control de Documentos Nombre Cargo Fecha Elaboró Revisó Aprobó Control de Cambios versión Fecha de Descripción del cambio Aprobó Aprobación Versión 3 P001-04 Pág. 2 Este documento impreso se considera copia no controlada
- 3. Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI. El control de documentos y control de cambios para los formatos solo se aplica en el original que reposa en la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo NOTA 1: Las Regionales solo podrán generar instructivos, formatos, Guías y fichas técnicas adicionales para aplicar de manera específica y conforme a la naturaleza de los Centros de Formación adscritos a está. Estos documentos formaran parte del Listado Maestro de Documentos de la entidad; por tanto es responsabilidad de la Regional realizar el trámite ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo para su revisión y la posterior inclusión en el Listado Maestro de Documentos. NOTA 2: Para cumplir con lo establecido en la normatividad referente a los temas de Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestión Ambiental, entre otros y con el fin de no generar interferencia con lo establecido en la Cadena de Valor de la entidad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se contempla que los centros deberán elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimiento de dicha normatividad vigente, teniendo como parámetros las características del SIMCI . Control de Registros • El SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a través de las Tablas de Retención Documental la entidad realizará el control de sus registros. • En las TRD se determinará las condiciones para la identificación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y la disposición final de los registros. • La identificación: Se establece a través de series, sub-series y las series documentales. • El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradición Documental; en ella se establece si los registros se almacenan en soporte físico (original o copia) o si es en soporte electrónico. • La protección: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestión de cada proceso. • La recuperación: La consulta de los registros, se solicitará ante la persona encargada de dirigir el archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la respectiva dependencia. • La retención: Corresponde al tiempo en archivo de gestión como en archivo central. • La disposición final, en las TDR se establece si la eliminación o conservación, si este es el caso se determina este si es en soporte físico o soporte electrónico, así como la tecnología usada para la misma. Digitalizado o microfilmado. Versión 3 P001-04 Pág. 3 Este documento impreso se considera copia no controlada
- 4. Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI. Flujograma Versión 3 P001-04 Pág. 4 Este documento impreso se considera copia no controlada
- 5. Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO Detectar las necesidades de crear, anular o modificar un documento de su proceso. o retirar o incorporar un documento externo que afecte su proceso. Líder de procesos y/o 1 En el caso que el documento sea solicitado por responsable asignado un Centro de Formación, esta solicitud debe nacional o regional ser diligenciada por el responsable Regional y este enviarla a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo Diligenciar y Enviar el formato F002-P001-04 Líder de procesos y/o Formato F002- 2 “formato de creación, modificación y anulación de responsable asignado documentos” , debidamente diligenciado P001-04 Revisar y analizar la viabilidad de la solicitud Dirección de Planeación 3 y Direccionamiento Corporativo Si es anulación del documento, se procede a la 4 actividad 12 de lo contrario continua con la actividad 5 Versión 3 P001-04 Pág. 5 Este documento impreso se considera copia no controlada
- 6. Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO Verificar si el documento cumple con los Dirección de Planeación Formato F002- 5 referentes de este procedimiento y del SIMCI. y Direccionamiento P001-04 Corporativo Si es viable se continua con la actividad 6 numero 9 de lo contrario con la actividad 7 Enviar comunicación al responsable del Dirección de Planeación proceso informando acerca de la no viabilidad y Direccionamiento Formato F002- 7 solicitando los ajustes que se deben realizar al Corporativo P001-04 documento, en el formato F002-P001-04. Realizar los ajustes del documento y remitirlo Líder de procesos y/o nuevamente a la Dirección de Planeación y responsable asignado Formato F002- 8 Direccionamiento Corporativo para continuar P001-04 con la actividad 5. Enviar el documento para su aprobación. Dirección de Planeación 9 y Direccionamiento Corporativo. Devolver el documento, confirmando su Designado en la tabla de Documento en 10 aprobación y continuar con el proceso niveles de autoridad tramite Asignar código y versión al documento según Dirección de Planeación Documento en 11 el control documental y el Listado Maestro de y Direccionamiento tramite Documentos Corporativo Actualizar el listado maestro de documentos y Dirección de Planeación Listado Maestro 12 las TRD si es necesario y Direccionamiento de Documentos y Corporativo TRD Identificar la versión anterior del documento y Dirección de Planeación marcarlo según el caso documento obsoleto Versión anterior 13 y Direccionamiento si es una modificación o documento anulado del documento Corporativo si es una eliminación. Divulgar en los medios establecidos para tal fin. Dirección de Planeación 14 El nuevo documento con el apoyo de y Direccionamiento Medios digitales Comunicaciones. Corporativo Socializar e implementar el documento en las Líder de procesos 15 actividades diarias. Archivar los documentos y registros Funcionarios y 16 TRD contratistas SENA Conservar, proteger y recuperar los Funcionarios y 17 TRD documentos y registros contratistas SENA Velar por la Disposiciones final de los registros Funcionarios y 18 TRD contratistas SENA Documentos asociados: Tablas de Retención Documental, vigentes a la fecha. Anexo 1 “Niveles de autoridad para los documentos del SIMCI” Anexo 2 “Codificación de documentos” Anexo 3 “Simbología para los flujogramas” Anexo 4 “Identificación de caracterización de procesos” Anexo 5 “Identificación de procedimientos” Anexo 6 “Listado Maestro de Documentos” Anexo 7 “ Formato Solicitud de creación, anulación o modificación de documentos Versión 3 P001-04 Pág. 6 Este documento impreso se considera copia no controlada
- 7. Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI. Control de Documentos Nombre Cargo Fecha Elaboró Oscar A. Rojas Grupo de Gestión Presupuestal y Mejoramiento Junio2010 Continuo Revisó Rosario Ramos Coordinadora Grupo de Gestión Presupuestal y Julio 2010 Mejoramiento Continuo Aprobó Juana Pérez Martinez Directora de Planeación y Direccionamiento Corporativo Agosto 2010 Control de Cambios versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó Resolución 01 Junio 2005 Versión Inicial del sistema 001156 del 2005 Actualización nueva versión del procesos y Resolución 02 Diciembre 2008 procedimientos y paso de la interrelación de procesos 003751 del identificada en un mapa a una cadena de valor. 2008 Resolución Ajuste del procedimiento de control de documentos y 02613 del 9 de 03 Agosto 2010 registros para que el SIMCI de Calidad sea dinámico y se septiembre del ajuste a las nuevas tecnologías. 2010 Versión 3 P001-04 Pág. 7 Este documento impreso se considera copia no controlada