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Este documento establece el proceso para elaborar, modificar, distribuir y controlar la documentación del Sistema Integrado de Gestión de CEBA S.A.C., incluyendo manuales, procedimientos, registros e instrucciones. Define las responsabilidades del Coordinador del SIG y establece los pasos para la aprobación, codificación, distribución y control de cambios de los documentos. También describe cómo se conservan los documentos internos y externos, así como los registros y formatos relacionados.
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- 1. Este Documento espropiedad de CEBA S.A.C. Prohibidasu reproducción total o parcial sin autorización CÓDIGO: MC : REVISION: 05 EMISIÓN: 2010- 04-23 PROCEDIMIENTO: “Control de Documentos y Registros” CÓDIGO: P-001-C-SIG : EMISIÓN: 2015-04-20 VER: 04 PAG. 1 de 9 (**) 1. OBJETIVO Definir el proceso mediante el cual se elabora, modifica, revisa, aprueba, distribuye y controla la documentación base del Sistema Integrado de Gestión de CEBA S.A.C., se controla los registros y la documentación de origen externo. 2. ALCANCE Se aplica a toda la documentación base del Sistema Integrado de Gestión: Manuales, Matrices, Procedimientos e Instrucciones, Registros, Formatos, Documentos Internos y Externos. 3. DEFINICIONES o Documentos de Calidad: Documentos de integran el Sistema Integrado de Gestión (SIG): Manual del SIG, Procedimientos e Instrucciones, Planes, Programas, Registros y Formatos, Documentos Internos y Externos. o Manual del SIG: Documento central que anuncia la estructura de la organización, los procesos que conforman el SIG y hace referencia a los procedimientos de la organización. o Procedimiento documentado: Procedimiento establecido, documentado, implementado y mantenido. o Procedimiento: Forma establecida para llevar a cabo una actividad o procesos, cuyo fin principal es organizar. o Instrucción: Forma de desarrollar una actividad realizadas o de los resultados alcanzados. Pueden tener un formato definido o carecer del mismo. o Registro: Evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados alcanzados. Pueden tener un formato definido o carecer del mismo. o Formato: Documento ya establecido para registrar información de una actividad o de un resultado. o Impresión controlada: Copia de los documentos vigentes del SIG, identificados y asignados a un cargo o persona, para su uso y aplicación correspondiente. o Impresión o copia No Controlada: Copia de los documentos del SIG, son impresos con fines didácticos o de revisión. 4. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Coordinador del SIG, el cumplimiento de las pautas establecidas en el presente procedimiento. 5. DOCUMENTO A CONSULTAR ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos. ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental – Requisitos.
- 2. Este Documento espropiedad de CEBA S.A.C. Prohibidasu reproducción total o parcial sin autorización CÓDIGO: MC : REVISION: 05 EMISIÓN: 2010- 04-23 PROCEDIMIENTO: “Control de Documentos y Registros” CÓDIGO: P-001-C-SIG : EMISIÓN: 2015-04-20 VER: 04 PAG. 2 de 9 OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. ISO 9000 Sistema de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario. I-001-C-SIG BACKUP. 6. DESARROLLO 6.1. Presentación y contenido de los documentos Todos los documentos de la organización deben conservar una estructura uniforme de acuerdo a su aplicación y funcionalidad e incluir en su presentación el nombre y el código del documento (cuando aplique), así como su estado de revisión, fecha de emisión y el cargo de las personas que han elaborado (en caso aplique), revisado (en caso aplique) y aprobado. El tipo y tamaño de letra para toda la documentación será de preferencia “Arial 10” (no impidiendo el uso de otro tipo de letra). Las pautas adicionales se detallan en el anexo 1 y anexo 3. 6.2. Elaboración La necesidad de elaborar o desarrollar un documento del SIG, se puede generar en cualquier área de la organización a iniciativa de cualquier integrante de la misma. Esta persona elaborará un borrador del documento y lo entregará al Coordinador del SIG para que facilite la revisión y aprobación respectiva. 6.3. Aprobación y Codificación o Una vez revisado el documento, el coordinador SIG asignará el código y demás información de carácter general que identifique el documento. o El Coordinador del SIG formalizará la aprobación del documento, imprimiendo el documento y enviando a las firmas correspondientes de revisión y aprobación según anexo 2, para esto utilizará el formato R-040-C-SIG Aprobación de documentos o Los códigos de los documentos se asignarán de acuerdo al tipo y al área que aplique. Por tipo: Siglas Documento D Manual M Plan PLN Procedimiento P Registros R Instructivos I
- 3. Este Documento espropiedad de CEBA S.A.C. Prohibidasu reproducción total o parcial sin autorización CÓDIGO: MC : REVISION: 05 EMISIÓN: 2010- 04-23 PROCEDIMIENTO: “Control de Documentos y Registros” CÓDIGO: P-001-C-SIG : EMISIÓN: 2015-04-20 VER: 04 PAG. 3 de 9 Por Área / Proceso: Área Siglas Sistema Integrado de Gestión SIG Operaciones OPE Recursos Humanos RH Por Sistema de Gestión al que aplica: Área Siglas Calidad C Ambiente MA Seguridad y Salud en el Trabajo SEG Ejemplo: P-001-SEG-SIG = Procedimiento N° 01 de Seguridad y Salud en el Trabajo. I-001-MA-SIG = Instructivo N° 01 de Ambiente. P-015-OPE-SIG = Procedimiento N° 15 de Operaciones. R-027-C-SIG = Registro N° 27 de Calidad. o Se asegurará la legibilidad de la documentación y el acceso adecuado del personal de la organización a los documentos que les competen por su labor, haciendo entrega de copia del documento a los responsables de los procesos al cual el documento esté relacionado.
- 4. Este Documento espropiedad de CEBA S.A.C. Prohibidasu reproducción total o parcial sin autorización CÓDIGO: MC : REVISION: 05 EMISIÓN: 2010- 04-23 PROCEDIMIENTO: “Control de Documentos y Registros” CÓDIGO: P-001-C-SIG : EMISIÓN: 2015-04-20 VER: 04 PAG. 4 de 9 6.4. Distribución o El Coordinador del SIG se asegurará de efectuar la distribución de las copias controladas impresas de las nuevas revisiones al personal, las mismas que llevará el fondo de “Copia Controlada”, y registrando los datos de esta copia en el R-032- C-SIG Control de envío de documentos (**) asegurándose previamente de recabar y eliminar las copias obsoletas (según sea el caso) o Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión serán incluidos en la Lista Maestra de Documentos (R-001-C-SIG). 6.5. Modificación y Cambios o Los documentos serán revisados y modificados por las mismas personas o los responsables de cada área que los elabora; luego serán entregados para que coordine su revisión y aprobación.
- 5. Este Documento espropiedad de CEBA S.A.C. Prohibidasu reproducción total o parcial sin autorización CÓDIGO: MC : REVISION: 05 EMISIÓN: 2010- 04-23 PROCEDIMIENTO: “Control de Documentos y Registros” CÓDIGO: P-001-C-SIG : EMISIÓN: 2015-04-20 VER: 04 PAG. 5 de 9 o Los documentos serán revisados por los usuarios cada año después de su emisión, última modificación o menos en caso sea necesario. o La actualización de los documentos de Seguridad, Salud ocupacional y ambiente se realizará cuando los resultados de la evaluación de riesgos lo sugiera o en caso que la normativa legal implique la modificación de los documentos del Sistemas de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente. o Al actualizarse un documento se identificará claramente cuáles son los cambios que se han producido. Para el efecto, el párrafo que ha sido modificado se mostrará en letra cursiva y negrita, manteniéndose así, hasta la siguiente revisión. En caso de eliminación de un párrafo se insertará en el lugar donde estaba, la siguiente señal (**), igualmente en cursiva y negrita. o Con respecto a los formatos, no se identificarán las modificaciones, solo cambiaran de revisión una vez aprobados. o Cada responsable de área se encargará de informar a su personal sobre los documentos que hayan modificado o eliminados, procediendo de esta manera a la implementación del mismo.
- 6. Este Documento espropiedad de CEBA S.A.C. Prohibidasu reproducción total o parcial sin autorización CÓDIGO: MC : REVISION: 05 EMISIÓN: 2010- 04-23 PROCEDIMIENTO: “Control de Documentos y Registros” CÓDIGO: P-001-C-SIG : EMISIÓN: 2015-04-20 VER: 04 PAG. 6 de 9 6.6. Conservación Una copia electrónica de seguridad (backup) de todos los documentos se almacenará y conservará en la empresa, el Coordinador del SIG hará las gestiones necesarias para realizar el backup. Los responsables de las diversas áreas tienen acceso al servidor de CEBA (usuario y contraseña) con lo que los mencionados suben su información a su carpeta en RED para actualizarla, al igual que el personal de los diversos proyectos de campo, esta práctica se realiza como mínimo de forma bimensual. La responsabilidad de la custodia y gestionar el mantenimiento del servidor recae en el Coordinador del SIG. 6.7. Documentos de Procedencia Externa Todos los documentos de origen que sean obligatorios de aplicar o se utilicen con fines de consulta, se integrará al SIG y para un mejor control, se inscribirán en la “Lista Maestra de Documentos (R-001-C-SIG)”. La conservación de estos documentos se realizará en cada área que le compete. 6.8. Control de Registros Los responsables de las diferentes áreas son los encargados de tener los registros actualizados y de garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro. Consultar el “Lista Maestra de Documentos (R-001-C- SIG)” para ver los temas de Acceso a Documentación, Custodia, Tiempo de Retención y Disposición Final. 6.9. Control de Formatos o Los Formatos se mantendrán y completaran en sus talonarios en forma legible, siendo identificable y recuperables; y serán controlados mediante “Lista Maestra de Documentos (R-001-C-SIG)” o Los responsables de las diferentes áreas son los encargados de tener los formatos actualizados y de garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro. 7. REGISTROS RELACIONADOS o R-001-C-SIG Lista Maestra de Documentos
- 7. Este Documento espropiedad de CEBA S.A.C. Prohibidasu reproducción total o parcial sin autorización CÓDIGO: MC : REVISION: 05 EMISIÓN: 2010- 04-23 PROCEDIMIENTO: “Control de Documentos y Registros” CÓDIGO: P-001-C-SIG : EMISIÓN: 2015-04-20 VER: 04 PAG. 7 de 9 ANEXO 1 DISEÑO DE DOCUMENTOS 1. MANUAL DE CALIDAD o Patrón de presentación: Se realizará en Word haciendo uso de preferencia del tipo de letra "Arial 10" en formato de impresión A4. (referencial) o Estructura: El Manual comprenderá los siguientes puntos: Presentación de la empresa, Política Integrada de Gestión, alcance del Sistema, Exclusiones y requisitos de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, NTP ISO/IEC 17020:2008 2. PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS o Patrón de presentación: Se realizará en Word haciendo uso de preferencia del tipo de letra "Arial 10" en formato de impresión A4. (referencial) o Plantilla: Consta de 2 partes: Encabezado y Pie de Página. Encabezado: El encabezado debe de ir en todas las páginas de los documentos de CEBA S.A.C. Sólo en la primera página del documento figurarán los cargos de las personas que elaboraron, revisaron y aprobaron dicho documento. El diseño se presenta a continuación: Encabezado: Pie de Página: Se indicará únicamente la condición de propiedad de CEBA S.A.C. y la numeración correlativa de páginas, de acuerdo al siguiente esquema: Estructura: Comprenderá: Objetivos, Alcance, Definiciones, Documentos a consultar, Responsabilidades, Desarrollo y Registros. Pudiéndose incorporar o retirar algún componente de acuerdo a la particularidad. 3. FORMATOS Patrón de presentación: Propios de acuerdo a la particularidad de los talonarios impresos. Se encuentran agrupados siguiendo una seria de numeración referente al área o productos en los cuales se utilizan.
- 8. Este Documento espropiedad de CEBA S.A.C. Prohibidasu reproducción total o parcial sin autorización CÓDIGO: MC : REVISION: 05 EMISIÓN: 2010- 04-23 PROCEDIMIENTO: “Control de Documentos y Registros” CÓDIGO: P-001-C-SIG : EMISIÓN: 2015-04-20 VER: 04 PAG. 8 de 9 ANEXO 2 NIVELES DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN ANEXO 3 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS 1. OBJETIVO Define el propósito del documento. 2. ALCANCE Define él o los sectores de aplicación del documento (las restricciones deben colocarse enunciando los casos y/o variaciones del proceso para los cuales no aplica) 3. DEFINICIONES Se debe colocar definiciones claves que complementen la comprensión del documento 4. RESPONSABILIDADES Define la responsabilidad de una o más personas para el desarrollo y aplicación del documento (colocar el puesto laboral de los involucrados en el proceso, por ejemplo: Inspector, Auxiliar, etc.). 5. DOCUMENTO A CONSULTAR Documento Elabora Revisa Aprueba Manual del Sistema de Gestión Coordinador del SIG Staff de Gerentes Gerente General Política Integrada de Gestión Coordinador del SIG Staff de Gerentes Gerente General Objetivos de Gestión Coordinador del SIG Gerente Administrativo Financiero Gerente General Procedimientos Generales del Sistema de Gestión Coordinador del SIG Staff de Gerentes Gerente General Procedimientos de áreas de apoyo y Operativos Personal del Área Coordinador del SIG (**) Jefe de Proc esos, responsableso Gerente de Área. Instrucciones Operativas Personal del Área Coordinador del SIG (**) Jefe de Proc eso, responsableso Gerente de Área. Formatos / Registros Personal del Área Coordinador del SIG (**) Jefe de Proc eso, responsableso Gerente de Área. Otros documentos Personal del Área Coordinador del SIG (**) Jefe de Proc eso, responsableso Gerente de Área.
- 9. Este Documento espropiedad de CEBA S.A.C. Prohibidasu reproducción total o parcial sin autorización CÓDIGO: MC : REVISION: 05 EMISIÓN: 2010- 04-23 PROCEDIMIENTO: “Control de Documentos y Registros” CÓDIGO: P-001-C-SIG : EMISIÓN: 2015-04-20 VER: 04 PAG. 9 de 9 Se debe mencionar las normativas, procedimientos u otra bibliografía que se usó como soporte para el desarrollo del documento. 6. DESARROLLO Describe los pasos a seguir para el desarrollo del documento (de acuerdo con la secuencia del proceso y mostrando las actividades de cada uno de los responsables de este). 7. SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE Aplicable para aquellos procesos en donde exista una afectación a la integridad, salud de las personas así como los aspectos e impactos ambientales asociados al proceso. 8. REGISTROS RELACIONADOS Los registros que se apliquen 9. ANEXOS Si aplican