Pg sgi-002 procedimiento-control_de_documentos_rev_5
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Este documento establece la metodología para administrar documentos internos y externos del Sistema Integrado de Gestión de Promet Servicios S.A. Detalla los procesos para aprobar, revisar, identificar versiones, distribuir, controlar, identificar documentos externos y documentos obsoletos. Asigna responsabilidades como la aprobación de documentos al Gerente General y Gerentes de área y la elaboración de documentos a los monitores SGI.
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- 1. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 1 de 11 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Cargo Asesor Calidad Gerente Calidad, Seguridad, Gerente Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Salud Ocupacional y Medio Ambiente Ambiente Nombre Rodrigo Pardo Q. Cristian Carreño P. Cristian Carreño P. Fecha 11/03/2011 11/03/2011 18/03/2010 La copia de este documento, tanto digital como impreso, constituye una copia no controlada. Para verificar su vigencia debe consultar Intranet Corporativa. www.prometservicios.cl
- 2. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 2 de 11 Índice 1. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 4 2. ALCANCE ............................................................................................................................................. 4 3. REFERENCIAS, LEGISLACIÓN ASOCIADA Y DEFINICIONES .......................................................... 4 3.1. Referencias y/o Legislación Asociada .......................................................................................... 4 3.2. Definiciones .................................................................................................................................. 4 4. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................ 5 4.1. Gerente General ........................................................................................................................... 5 4.2. Gerentes de Proyecto / Planta / Infraestructura / Área / Sub Gerentes Área ................................ 5 4.3. Monitor SGI .................................................................................................................................. 5 4.4. Integrantes de la Empresa............................................................................................................ 5 5. HERRAMIENTAS, MAQUINAS Y EQUIPOS ........................................................................................ 5 5.1. Herramientas ................................................................................................................................ 5 5.2. Maquinas ...................................................................................................................................... 5 5.3. Equipos......................................................................................................................................... 5 6. DESCRIPCION DEL PROCESO ........................................................................................................... 6 6.1. Matriz de Responsabilidades para el Control de Documentos Internos ....................................... 6 6.2. Difusión y Distribución de Documentos ........................................................................................ 7 6.3. Modificación y Emisión de Nueva Revisión .................................................................................. 7 6.4. Control de Documentos para Copia Física en Proyecto / Planta / Infraestructura ........................ 7 6.5. Control de Documentos de Origen Interno ................................................................................... 7 6.6. Control de Documentos de Origen Externo .................................................................................. 8 7. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL .............................................................................................. 8 7.1. Riesgos en Seguridad, Salud Ocupacional y Medidas de Control ................................................ 8 7.2. Elementos de Protección Personal ............................................................................................... 8 8. MEDIO AMBIENTE ............................................................................................................................... 8 8.1. Impactos Ambientales Significativos y Medidas de Mitigación .................................................... 8 9. CONTROL DE REGISTROS ................................................................................................................. 9
- 3. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 3 de 11 10. ANEXOS ......................................................................................................................................... 10 11. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 11
- 4. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 4 de 11 1. OBJETIVO Establece la metodología para la administración de documentos internos y externos del Sistema Integrado de Gestión de Promet Servicios S.A., a objeto de que ellos sean: - Aprobados antes de su emisión; - Revisados, actualizados y aprobados nuevamente; - Identificados sus cambios y su estado de versión vigente; - Distribuidos y controlados en los puntos de uso; - Legibles y facilmente identificables; - Identificados los documentos de origen externo y controlada su distribución; y - Identificados los documentos obsoletos para prevenir el uso no intencionado, en caos de mantenerlos. 2. ALCANCE Aplica a los documentos internos y externos del Sistema de Gestión Integrado de Promet Servicios S.A. 3. REFERENCIAS, LEGISLACIÓN ASOCIADA Y DEFINICIONES 3.1. Referencias y/o Legislación Asociada Código Nombre de la Referencia y/o Legislación Asociada Norma ISO 9001:2008 Punto 4.2.3 Control de Documentos Norma ISO 14001:2004 Punto 4.4.5 Control de Documentos Norma OHSAS 18001:2007 Punto 4.4.5 Control de Documentos M-SGI Manual Sistema de Gestión Integrado PG-SGI-001 Procedimiento Elaboración de Documentos 3.2. Definiciones 3.2.1. Documentos Internos: Documentos que se emiten en forma interna y que son necesarios para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado. Tales como: Manual Sistema de Gestión Integrado, Planes, Procedimientos Generales y Específicos, etc. 3.2.2. Documentos Externos: Documentos que no se emiten en forma interna que son necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado. Tales como: Documentos emitidos por el Cliente (Bases Administrativas,
- 5. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 5 de 11 Especificaciones Técnicas, Manuales de Operación, Planos, Procedimientos, Reglamentos o Normativa Interna), Documentos emitidos por Organismos Fiscalizadores ( Leyes, Decretos, Reglamentos, Normas, Ordenanzas), etc. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Gerente General Encargado de la aprobación del Manual Sistema de Gestión Integrado y de los Procedimientos de su responsabilidad. 4.2. Gerentes de Proyecto / Planta / Infraestructura / Área / Sub Gerentes Área Responsable de designar al especialista y al monitor SGI para la elaboración de los documentos de proyecto, planta, infraestructura y/o área. Aprobar la documentación internos de proyecto, planta, infraestructura y/o área. 4.3. Monitor SGI Liderar el proceso de elaboración de documentos internos en el proyecto, plantas, infraestructura y/o área. Mantener el Listado Maestro de Documentos Internos de proyecto, plantas, infraestructura y/o área. Mantener el Listado Maestro de Documentos Externos de proyecto, plantas, infraestructura y/o área. 4.4. Integrantes de la Empresa. Apoyar como especialista en el proceso de elaboración de documentos al monitor SGI, de ser requerido por el Gerente de Proyecto, Planta, Infraestructura y/o Área. 5. HERRAMIENTAS, MAQUINAS Y EQUIPOS 5.1. Herramientas a) No Aplica 5.2. Maquinas a) No Aplica 5.3. Equipos a) No Aplica
- 6. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 6 de 11 6. DESCRIPCION DEL PROCESO 6.1. Matriz de Responsabilidades para el Control de Documentos Internos La generación, revisión, aprobación y control de los documentos internos del SGI que se encuentra definida en la siguiente matriz de responsabilidades: Cargo que Cargo que Documentos internos Cargo que genera/ modifica revisa aprueba Política SGI Representante de la Gerencia Gerente General Gerente General Objetivos y Metas Representante de la Gerencia Gerente General Gerente General Manual SGI Representante de la Gerencia Gerente General Gerente General Gerente Administrador de Gerente Planta / Plan SGI Proyecto/ Planta / Contrato / Gerente de Gerente de Proyecto Monitor SGI y Especialista Infraestructura Planta / Gerente de / Gerente de Infraestructura Infraestrcutura Procedimientos / Instructivos Gerente de Área o Sub Monitor SGI y Especialista Gerente de Área Generales de Àreas Gerente de Área Procedimientos / Instructivos Generales y Especificos de Gerente Planta / Administrador de Proyecto / Plantas / Monitor SGI y Especialista Gerencia Ingenieria Contrato / Gerencia Infraestructura Infraestructura (Procesos de Operacion) Procedimientos / Instructivos Gerente Planta / Generales y Especificos de Gerente Administrador de Administrador de Proyecto / Plantas / Contrato / Gerente de Contrato o Gerente Monitor SGI y Especialista Infraestructura Planta / Gerente de de Proyecto / (Procesos No Operacionales - Infraestructura Gerencia Administrativos) Infraestructura Gerencia Proyecto o Matrices de Identificación y Administrador de Evaluación de Seguridad, Salud Contrato/ Gerente Jefe SSOMA No Aplica Ocupacional y Medio Ambiente de Planta / Gerente (IPER - IEAA) de Infraestructura / Gerente de Àrea Gerencia Proyecto o Administrador de Matriz Identificación y Evaluación Monitor SGI o Jefe SSOMA o Contrato/ Gerente de los Requisitos Legales y Asesor de Medio Ambiente No Aplica de Planta / Gerente Otros Suscritos de Infraestructura / Gerente de Àrea
- 7. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 7 de 11 6.2. Difusión y Distribución de Documentos Una vez aprobado el documento se debe informar al Administrador de la Intranet para la creación de la estructura de carpetas que contendrá dicho documento y de los permisos de acceso requeridos. La persona que genera un documento debe incorporar el archivo creado a la Intranet y asignar a las personas que serán notificadas de la nueva versión. 6.3. Modificación y Emisión de Nueva Revisión Las modificaciones a los documentos del SGI se deben realizar según la matriz de responsabilidades definida en el procedimiento y su difusión se deberá realizar mediante la Intranet. Toda modificación, incorporación o eliminación de uno o más puntos del procedimiento, debe ser registrada en el ítem “Control de Cambios” de cada documento. 6.4. Control de Documentos para Copia Física en Proyecto / Planta / Infraestructura En aquellos puntos de trabajo de proyecto, planta, infraestructura en donde no se tenga acceso a la Intranet, el control de documentos se realizara según lo siguiente: Identificado con timbre de color azul que contenga la siguiente lectura: DOCUMENTO CONTROLADO El Monitor SGI debe controlar que los documentos obsoletos sean eliminados para evitar su uso indebido. Los documentos obsoletos que sean retenidos serán identificados con timbre de color rojo que contenga la siguiente lectura DOCUMENTO OBSOLETO Todo documento, con el timbre “Documento Obsoleto” no podrá ser utilizado como copia vigente. 6.5. Control de Documentos de Origen Interno Corresponde al Monitor SGI de cada proyecto, planta, infraestructura y área el control de los documentos internos, para lo cual debe mantener una lista actualizada de éstos de acuerdo al formato “Listado Maestro Documentos Internos SGI”, adjunto en el Anexo Nº 1 de este procedimiento.
- 8. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 8 de 11 6.6. Control de Documentos de Origen Externo Corresponde al Monitor SGI de cada proyecto, planta, infraestructura y área el control de los documentos externos, para lo cual debe mantener una lista actualizada de éstos de acuerdo al formato “Listado Maestro Documentos Externos SGI”, adjunto en el Anexo Nº 2 de este procedimiento. 7. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 7.1. Riesgos en Seguridad, Salud Ocupacional y Medidas de Control Actividad Sub Actividad Riesgos Medidas de Control 1.- ( * ) 1.1.- ( * ) 1.1.- ( * ) 1.1.- ( * ) ( * )Ver Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos y Determinación de las Medidas de Control asociadas a las actividades administrativas. 7.2. Elementos de Protección Personal 7.2.1. Elementos de Protección Personal Básicos a) No Aplica 7.2.2. Elementos de Protección Personal Específicos a) No Aplica 8. MEDIO AMBIENTE 8.1. Impactos Ambientales Significativos y Medidas de Mitigación Actividad Sub Actividad Impactos Ambientales Medidas de Mitigación 1.- ( * ) 1.1.- ( * ) 1.1.- ( * ) 1.1.- ( * ) ( * ) Ver Matriz de Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales Significativos y Medidas de Mitigación asociadas a las actividades administrativas.
- 9. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 9 de 11 9. CONTROL DE REGISTROS Responsable Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición Almacenamiento Según actualización Listado Maestro del listado Documentos Monitor SGI Digital - Intranet Respaldo Por Fecha Archivo Internos SGI Termino de contrato o servicio Según actualización Listado Maestro del listado Documentos Monitor SGI Digital - Intranet Respaldo Por Fecha Archivo Externos SGI Termino de contrato o servicio
- 10. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 10 de 11 10. ANEXOS Nº Nombre del Anexo 01 Listado Maestro Documentos Interno SGI 02 Listado Maestro Documentos Externos SGI
- 11. Revisión 5 Procedimiento General PG-SGI-002 Control de Documentos Página 11 de 11 11. CONTROL DE CAMBIOS Revisión Nº Descripción del Cambio / Observaciones Fecha - Creación 0 07/04/2008 - Se modifica el número de registros asociados al punto Nº7, “Anexo”. Se definen los 1 registros listado maestro de documentos SGI y de Contrato. Se incorpora viñeta toma de 21/05/2008 conocimiento de cliente - Se modifica punto 4.6) cargo Encargado de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y 2 Medio Ambiente Contrato por Jefe de Calidad o Seguridad, Salud Ocupacional y Medio 26/05/2008 Ambiente Contrato y sus responsabilidades. - Se actualiza el cargo de Sub – Gerente a Gerente CASSOMA. 3 - Se actualiza el procedimiento según nuevo formato. 29/01/2010 - Se incorpora nuevo anexo 4 - Se actualiza procedimiento según nuevo formato. 15/03/2010 - Se actualiza el logo corporativo. - Se modifica el punto 1 Objetivo - Se modifica el punto 2 Alcance - Se modifica el punto 3.1 Referencia y/o Legislación Asociada - Se modifica el punto 3.2 Definiciones - Se eliminan el punto 4 Responsabilidades los cargos Asistente Calidad o Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Gerencia CASSOMA y el Jefe Calidad - Jefe Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente Planta Fabricación, Contrato - Montaje / Servicio, además se agregan las responsabilidades del Monitor SGI. - Se modifica el punto 6.1 Matriz de Responsabilidades para el Control de Documentos Internos, se agregan los Objetivos y Metas, se eliminan los documentos Documento de Planificación Objetivos y Documento de Planificación de Procesos 5 - Se modifica el nombre del punto 6.4 Control de Documentos en Planta de 18/03/2011 Fabricación / Contrato - Montaje / Servicios por 6.4 Control de Documentos para Copia Física en Proyecto / Planta / Infraestructura - Se modifica el punto 6.5 Control de Documentos de Origen Interno en cuanto a que Corresponde al Monitor SGI de cada proyecto, planta, infraestructura y área el control de los documentos internos - Se elimina el punto 6.6 Control de Documentos de Origen Interno en Planta de Fabricación / Contrato - Montaje / Servicios - Se modifica el punto 6.7 Control de Documentos de Origen Externo en cuanto a que corresponde al Monitor SGI de cada proyecto, planta, infraestructura y área el control de los documentos externos. - Se modifica punto 9 Control de Registros. - Se modifica punto 10 Anexos.