4.4.4 , 4.4.5 proc.doc 006-sst
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Este documento establece el procedimiento para la documentación y control de documentos de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Detalla los requisitos para la codificación, elaboración, revisión, distribución, modificación y control de documentos, así como la evaluación del cumplimiento y prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos. También presenta formatos para el control de documentos, lista maestra de documentos y entrega de documentos.
4.4.4 , 4.4.5 proc.doc 006-sst
- 1. LOGO 4.4.4 DOCUMENTACIÓN Y 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO: PROC.7-4.4.4-001 VERSION: 01 Pág. 1 de 6 PROCEDIMIENTO PARA DOCUMENTACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO: Definir y establecer un sistema para el control de: La documentación y los datos que afecten al sistema de gestión de SST, para asegurar de este modo el circuito o flujo que debe seguir la documentación, su cumplimiento, puesta al día, realización, revisión, aprobación, así como, la unificación de los documentos e impresión utilizados para un mismo fin. La identificación, realización, revisión, archivo y control de los registros de SST generados en nuestra empresa. 2. ALCANCE: Están comprendidos en el campo de aplicación de este procedimiento todos los procesos de la empresa. 3. NORMATIVIDAD Manual de SST. MAN-SST-OO1 Programa Anual de SST: PRG-SST-001 OHSAS 18001:2007 - Requisito 4.4.4. Documentación. OHSAS 18001:2007 - Requisito 4.4.5. Control de Documentos. 4. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS La codificación de los documentos es la siguiente: El Manual de GSST: MAN-SST-000 Plan de SST PLA-SST-000 El Programa de GSST: PRG-SST-000 Los Procedimientos de SGSST: PRO-SST-000 Registros de SST: REG-SST-000 Instructivos de SST: INS-SST-000 Otros documentos: DOC-SST-000(LEG-SST-001) Siendo “000” la numeración en el SGSST. 5. REQUISITOS DE LOS RESPONSABLES DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Se definen los requisitos para que los responsables específicos en gestión en todos los documentos y registros que conforman el SGSST y aseguren el establecimiento de los controles necesarios: Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. Asegurarse de que se identifican los cambios y se actualiza la edición de los documentos. ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
- 2. LOGO 4.4.4 DOCUMENTACIÓN Y 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO: PROC.7-4.4.4-001 VERSION: 01 Pág. 2 de 6 Asegurarse de que las versiones en vigor de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en aquellos casos en que se mantengan por cualquier razón Identificar, mantener, proteger y archivar los registros del sistema de gestión. 6. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN En cada documento del SGSST se identifican las responsabilidades para su elaboración, revisión y aprobación, quedando constancia de cada acción mediante firma. Previo a la distribución de la documentación, el responsable se encargará de la recepción, filtrado y archivado de la misma. 7. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Todos los documentos se almacenarán en soporte informático dentro del servidor de archivos virtual de la Empresa, alojados en una carpeta denominada “SISTEMA DE GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO”. El acceso será para los miembros del Comité y responsables implicados con acceso a la totalidad de la documentación, se realizará por código de máquina informática asignada. Para aquellos responsables sin acceso a la totalidad de la documentación, la distribución se hará en soporte informático mediante correo electrónico o accediendo directamente al enlace web correspondiente. 8. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Las propuestas deben realizarse al Responsable de la Elaboración del documento correspondiente. Éste evaluará la necesidad de realizar los cambios oportunos procediéndose a su revisión y aprobación por las mismas personas que lo hicieron inicialmente, a menos que se especifique lo contrario. La revisión, aprobación, distribución y archivo de la nueva revisión del documento se regirá, derivando en un documento con nueva fecha y/o edición, procediéndose a la actualización de la edición vigente en el servidor de archivos. Además, el Responsable de SGSST enviará un correo electrónico a los miembros incluidos en el registro “LISTA DE DISTRIBUCIÓN”, comunicando los cambios de cada uno de los documentos y procedimientos que conforman el SGSST que hayan sido modificados. Las revisiones anteriores de los documentos se almacenarán en la carpeta GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO OHSAS 18001_2007, dentro del servidor de archivos, con acceso exclusivo para dicho responsable. 9. EVALUACIÓN DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO El responsable de SGSST será el encargado de evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos legales y otros, junto con los responsables que este requiera en base al conocimiento o competencia de cada actividad, proceso o instalación. ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
- 3. LOGO 4.4.4 DOCUMENTACIÓN Y 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO: PROC.7-4.4.4-001 VERSION: 01 Pág. 3 de 6 10. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS, LEGIBILIDAD Y PREVENCIÓN NO INTENCIONADA DE DOCUMENTOS Los cambios en los documentos se señalarán con la aplicación de letra negrita cursiva, asimismo cada área se encargará de que los documentos se encuentren legibles (que no presenten manchas, que no estén deteriorados, u otros que impidan leer el documento), de la misma manera la identificación de los documentos será fácil ya que los documentos relacionados al SGSST se encontrarán en cada área dentro de un folder amarillo. Asimismo los documentos obsoletos serán sellados con las palabras “Documento obsoleto” con la finalidad de evitar desviaciones en el SGSST. ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
- 4. LOGO 4.4.4 DOCUMENTACIÓN Y 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO: PROC.7-4.4.4-001 VERSION: 01 Pág. 4 de 6 11. FORMATO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS: FOR-SST-034 ELABORADO: REVISADO: APROBADO: LOGO CONTROL DE DOCUMENTO DOCUMENTO INTERNO……. EXTERNO…….. FECHA APROBADO REVISADO FOR-SST-034 ……………… ………………. ……………….. ITEM DATOS DEL DOCUMENTO DISTRIBUCION DE COPIAS CONTROLADAS EVALUACION DE CUMPLIMIENTO COD. TITULO VERSION (VIGENTE , CAMBIADO O CADUCADO) ELBORADO, REVISADO, APROBADO Y ADMINISTRADO POR NUMERO DE COPIA AREA Y RESPONSABLE FECHA DE ENTREGA FECHA DE EVALUACION EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO Y ACCIONES QUE SE TOMARON
- 5. LOGO 4.4.4 DOCUMENTACIÓN Y 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO: PROC.7-4.4.4-001 VERSION: 01 Pág. 5 de 6 12. FORMATO DE LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS: FOR-SST-035 ELABORADO: REVISADO: APROBADO: LOGO LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS DOCUMENTO FOR-SST-035 FECHA APROBADO REVISADO ……………… ………………. ……………….. ITEM DOCUMENTO ORIGEN INTERNO (I) EXTERNO (E) FECHA DE APROBACION Y CÓDIGO VERSION Y (VIGENTE , CAMBIADO O CADUCADO) ELBORADO, REVISADO, APROBADO Y ADMINISTRADO POR AREA RESPONSABLE DE APLICACIÓN AREA DE APLICACION
- 6. LOGO 4.4.4 DOCUMENTACIÓN Y 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO: PROC.7-4.4.4-001 VERSION: 01 Pág. 6 de 6 13. FORMATO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS ITEM NOMBRE Y APELLIDO DEL TRABAJADOR FECHA DE ENTREGA DEL DOCUMENTO DOCUMENTO EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO FIRMA Y HUELLA DIGITAL ELABORADO: REVISADO: APROBADO:
- 7. LOGO 4.4.4 DOCUMENTACIÓN Y 4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS CODIGO: PROC.7-4.4.4-001 VERSION: 01 Pág. 6 de 6 13. FORMATO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS ITEM NOMBRE Y APELLIDO DEL TRABAJADOR FECHA DE ENTREGA DEL DOCUMENTO DOCUMENTO EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO FIRMA Y HUELLA DIGITAL ELABORADO: REVISADO: APROBADO: