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Este documento describe la implementación de un sistema de Business Intelligence (BI) para la empresa Distribuidora Veterinaria OKAPI. El sistema de BI ayudará a la empresa a tomar mejores decisiones estratégicas y operativas mediante el análisis de datos sobre ventas, inventario, clientes y pronósticos. El documento explica el proceso de implementación, incluyendo el modelado de datos, el proceso ETL, la herramienta Pentaho y el diseño de dashboards e informes.
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- 1. IMPLEMENTACIÓN DE BUSINESS INTELLIGENCE PARA EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA " DISTRIBUIDORA VETERINARIA OKAPI"
- 2. Distribuidora Veterinaria OKAPI es una empresa enfocada a la venta y distribución de productos veterinarios multimarca, así como al asesoramiento en la aplicación de productos a las diferentes especies de ganado de producción y pequeñas especies. Misión. Ser una empresa dedicada a satisfacer las necesidades de nuestros clientes con productos de alta calidad, siendo líderes en el mercado, logrando ser parte de un desarrollo y crecimiento de nuestros clientes Visión Ser líderes en la comercialización de productos veterinarios de alta calidad, brindando asesoría y respaldo para el crecimiento de nuestros clientes.
- 3. Antecedente Actualmente Distribuidora Veterinaria OKAPI concentra su problemática en el área de abastecimiento y ventas, ya que su sistema de información actual, no les proporciona la información necesaria para manejar un inventario óptimo de productos y de esta manera satisfacer las necesidades de los clientes actuales y nuevos prospectos. Problemática La falta de información ordenada y filtrada para toma de decisiones, ha generado que la empresa tenga sobre inventario de productos, que implican un capital estancado que es costoso para la empresa.
- 4. La implementación de este sistema de Inteligencia de Negocios tiene como objetivo innovar en la toma de decisiones estratégicas y operacionales, cubriendo las necesidades de falta de información para los directivos que deben visualizar y analizar la información en cualquier momento, pretendiendo centralizar información que les permita analizar rentabilidad de productos, rutas de venta rentables, optimización de inventario, mejores clientes y pronósticos de ventas.
- 5. ¿Por qué se decidió implementar un BI • Se tenia Rigidez a la hora de extraer datos • Largos tiempos de respuesta para tomar decisiones • Falta de integración de la información • Datos incompletos • Problemas para adecuar la información a cargo del usuario
- 6. Fases de un proceso de implementación de BI Dirigir y Planear Recolección de Información Procesamiento de Datos Análisis y Producción Difusión
- 7. Análisis jerárquico de datos Una de las fases mas importantes de una implementación de sistema BI es definir que datos nos proporcionarán la información que necesitamos, Curto Diaz (2010) menciona que “El modelo conceptual de datos se basa en identificar que tipo de procesos y vistas de negocio proporcionan las respuestas a las preguntas que tienen los usuarios.”
- 8. Análisis y diseño del modelo conceptual En nuestro modelo consideramos como tabla de hechos las ventas que es la tabla primaria de la empresa y contiene los valores que se quieren analizar como las ventas por cliente, ventas por vendedor, rentabilidad.
- 9. Procesamiento de datos, elección del modelo ETL Para poder extraer todos los datos de un sistema OLTP (On line Transaction Processing) es necesario contar con un sistema de Integración de Datos. La Integración de Datos agrupa una serie de técnicas y subprocesos que se encargan de llevar a cabo todas las tareas relacionadas con la extracción, Transformación y Carga (ETL) desde las tablas relacionales del OLTP para actualizar del Data Warehouse En este proceso consideraremos la lógica y restricciones para la extracción de información, la transformación de los datos para unificar y evitar inconsistencias, y la carga de datos desde un almacén intermedio al Data Warehouse. Uno de los puntos a tener en cuenta para el proceso ETL es la periodicidad, la cual de acuerdo a las necesidades de la empresa se establece que se realice en periodos cada 5 días por la madrugada, ya que se considera que este periodo es suficiente para un ciclo comercial completo (compra-venta)
- 10. Procesamiento de datos, elección del modelo ETL El proceso ETL genera un almacén principal DWH y tres Data Mart que nos proporcionarán la información necesaria para responde a las preguntas como Rentabilidad, Pronósticos, Clientes principales, Inventario óptimo de productos.
- 11. Proceso de extracción, transformación y carga ETL Aspectos importantes de cada fase del proceso ETL: Proceso de extracción: Para que el proceso obtengo resultados correctos es necesario seguir los siguientes pasos: • Extraer los datos • Analizar los datos extraídos obteniendo un chequeo • Interpretar este chequeo para verificar que los datos cumplan con la estructura esperada • Convertir los datos a un formato preparado.
- 12. Proceso de extracción, transformación y carga ETL Aspectos importantes de cada fase del proceso ETL: Proceso de transformación: El proceso de transformación aplica ciertas reglas de negocio para convertir los datos que serán cargados como las siguientes: • Seleccionar ciertas columnas de datos. • Traducir códigos (Ej. H = Hombre, M=Mujer) • Calcular totales (Ej. Total_Venta=Cantidad * Precio • Trasponer filas o columnas
- 13. Proceso de extracción, transformación y carga ETL Aspectos importantes de cada fase del proceso ETL: Proceso de carga: En esta fase los datos procesados dela fase anterior (Transformación) son cargados al sistema destino, dependiendo de los requerimientos de la empresa este proceso puede sobrescribir información antigua con nuevos datos o en otros casos almacenar un promedio de la magnitud considerada.
- 14. . Criterios o factores de evaluación de la tecnología de BI • Para la elección de la herramienta de este proyecto se considerarón las necesidades de la empresa, dedicada a la comercialización de productos. Se eligió Pentaho porque se define a si mismo como una plataforma orientada a la solución y centrada en procesos e incluye todos los principales componentes requeridos para implementar soluciones por procesos. • Pentaho ofrece toda una infraestructura de herramientas de análisis e informes, integrada con un WorkFlow de procesos de negocio. • Su modelo es una solución basada en software libre que esta actualizándose constantemente por una comunidad de desarrolladores e implementadores de BI, lo cual proporciona un soporte constante
- 15. Modelamiento dimensional El modelamiento dimensional (DM) es un conjunto de técnicas y conceptos utilizados en el diseño de almacenes de datos Según el consultor de almacenamiento de datos Ralph Kimball, el modelado dimensional es una técnica de diseño de bases de datos destinadas a apoyar a las consultas de los usuarios finales en un almacén de datos. Se orienta en torno a la comprensibilidad y rendimiento. Según él, aunque el modelo entidad relacional orientado a transacciones es muy útil para la captura de transacción, se debe evitar en la entrega al usuario final.
- 16. Modelamiento dimensional El modelamiento dimensional distingue tres elementos básicos: • Hechos : algo que ocurre en el tiempo (operación o actividad) • Métrica: Valores numéricos que describen el hecho que se está analizando • Dimensión: Son categorías que describen el contexto en el cual se analizan las medidas
- 17. Según la Wikipedia, OLAP : (On-Line Analytical Processing). Es una solución utilizada en el campo de la llamada inteligencia empresarial (o Business Intelligence) cuyo objetivo es agilizar la consulta de grandes cantidades de datos. Para ello utiliza estructuras multidimensionales (o cubos OLAP) que contienen datos resumidos de grandes bases de datos o Sistemas Transaccionales (OLTP). Se usa en informes de negocios de ventas, marketing, informes de dirección, minería de datos y áreas similares. OLAP
- 18. OLAP Los sistemas OLAP son bases de datos enfocadas al procesamiento analítico que implican normalmente la lectura de grandes cantidades de información. Las distintas tecnologías que lo implementan son ROLAP, MOLAP y HOLAP
- 19. Para el proyecto a implementar de BI se usara Kettle, anteriormente Mondrian, ahora rebautizado como Pentaho Analysis Services, es el motor OLAP integrado en la suite de Business Intelligence Open Source Pentaho.
- 20. Reportes Las herramientas de consulta y análisis son sistemas que permiten al usuario realizar una exploración de datos del DWH, ofrecen al usuario la posibilidad de generar informes avanzados y detallados del tema de interés que se esta detallando. Actualmente las herramientas permiten variadas formas y formatos de presentación de información, los mas comunes son: • Selección de formatos de salida (html, pdf, xls) • Inclusión de gráficos • Formatos de fondo • Formatos Tipográficos
- 21. Continuando con la implementación de BI de la empresa, se selecciono como parte de la suite de Pentaho, la herramienta Pentaho Report Designer es una herramienta de reportes flexibles y con clase empresarial, de escritorios o basados en Web. La herramienta de reportes PENTAHO permite comenzar desde sencillos reportes iníciales hasta formar complejos reportes ajustados a tus necesidades de negocio.
- 22. Dashboards Un dashboard es una colección de reportes, consultas y análisis interactivos que hacen referencia a un tema en particular y que están relacionados entre si. Como características principales de un dashboard se puede mencionar: • Presenta la información altamente resumida. • Se compone de consultas, análisis interactivos, reportes, gráficos, semáforos e indicadores. • Posee un formato visual muy llamativo.
- 23. El Diseñador de Dashboards de Pentaho es una Herramienta de la suite Pentaho que permite diseñar poca o ninguna capacitación. Un Dashboard contiene varios informes diferentes reunidos dentro de una pantalla.
- 24. Definición de estrategias de aplicación de la información para la toma de decisiones La información es un recurso esencial para cualquier empresa, si una empresa utiliza su información para desempeñar sus operaciones diarias de manera estratégica obtendrá un crecimiento constante. El uso de las tecnologías de información son una herramienta muy poderosa para aplicar la información en la toma de decisiones, algunas de las estrategias de apoyo en la toma de decisiones son: 1. Explora tu toma de decisiones - ¿Qué influye en la toma de decisiones? 2. Examina todo el panorama – Considera que información falta 3. Buscar información opuesta –Busca información que se contraponga
- 25. Conclusiones • El sistema de inteligencia e negocios implementado en la empresa Distribuidora Veterinaria OKAPI, ha proporcionado las herramientas necesarias para un crecimiento a futuro de la empresa, considerando que cuenta con reportes analíticos y de toma de decisiones necesarios para lograr sus objetivos, perfilándose como una empresa líder en su ramo. • En el desarrollo del presente proyecto se considera que el implementar un sistema de inteligencia de negocios puede cambiar el rumbo de una empresa, si se realiza de manera adecuada, o puede convertirse en un reporteador mas de la empresa. Es necesario realizar un estudio muy detallado de los procesos de negocio que actualmente se ejecutan en la empresa, así como realizar los cambios necesarios en los procedimientos de información, que generen valor a la información que se procesa dentro de la empresa. • De acuerdo con la literatura consultada, uno de los procesos de implantación de un BI mas laboriosos e importantes es el proceso ETL , ya que de ese punto depende si la información que se consultará en el DWH es útil y suficiente para tomar las decisiones de la empresa • La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio: entrada a nuevos mercados, promociones u ofertas de productos, eliminación de islas de información, control financiero, optimización de costes, planificación de la producción, análisis de perfiles de clientes, rentabilidad de un producto concreto, etc.
- 26. Referencias Howson, Cindi. (2013) Business Intelligence, “Estrategias para una implementación exitosa” McGraw-Hill, USA Curto, Josep; Conesa, Jordi. (2014) “Introducción al Business Inteligence Editorial UOC. Edison Medina La Plata. (2012). Business Intelligence: Una guía práctica. Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) PÉREZ MARQUÉS, María. (2015). Business Intelligence. Técnicas, herramientas y aplicaciones . Madrid: RC Libros. Wikipedia- Modelado Dimensional https://es.wikipedia.org/wiki/Modelado_dimensional Wikipedia- OLAP https://es.wikipedia.org/wiki/OLAP