5 gestion-de-compras

GERENCIA DE LOGÍSTICA Y TECNOLOGÍASGERENCIA DE LOGÍSTICA Y TECNOLOGÍAS
M.Sc. NELSON RODRÍGUEZ MONTAÑA

GESTIÓN INTEGRALGESTIÓN INTEGRAL
DE COMPRASDE COMPRAS
Planificación del
abastecimiento
Manejo del abastecimiento

LA IMPORTANCIA DE LASLA IMPORTANCIA DE LAS
COMPRAS DENTRO DE LACOMPRAS DENTRO DE LA
COMPETITIVIDADCOMPETITIVIDAD
“Quien compra bien
vende bien”

LAS COMPRAS:LAS COMPRAS:
ESLABÓN CLAVE DENTRO DELESLABÓN CLAVE DENTRO DEL
MUNDO DE LA LOGÍSTICA E INSUMOMUNDO DE LA LOGÍSTICA E INSUMO
PARA LA COMPETITIVIDADPARA LA COMPETITIVIDAD

INSTRUMENTOS DE INFLUENCIAINSTRUMENTOS DE INFLUENCIA
SOBRE LOS MERCADOSSOBRE LOS MERCADOS
Instrumentos de
influencia
Instrumentos de
influencia
Política del
programa de
adquisición
Política del
programa de
adquisición
Política de
adquisición
Política de
adquisición
Política
de
calidad
Política
de
calidad
Política
de
cantidad
Política
de
cantidad
Política
de
fechas
Política
de
fechas
Política de
comunicación
Política de
comunicación
Política de
condiciones
Política de
condiciones
Política de
financiamiento
Política de
financiamiento
Marketing MixMarketing Mix

Mercadotecnia de ventas vs.
Mercadotecnia de compra
EstrategiadeventasEstrategiadeventas
PublicidadPublicidad
Promoción de ventasPromoción de ventas
EstrategiadeadquisiciónEstrategiadeadquisición
Relaciones PúblicasRelaciones Públicas
Investigación de
mercado
Investigación de
mercado
Política de precioPolítica de precio
Política de productosPolítica de productos
Política de distribuciónPolítica de distribución
MercadoMercado
Política de selecciónPolítica de selección
Política de
comunicación
Política de
comunicación
Investigación de
mercado
Investigación de
mercado
Política de precioPolítica de precio
Política de cantidadPolítica de cantidad
Política de calidadPolítica de calidad

FUNCIONES DE LA INVESTIGACIÓN DEFUNCIONES DE LA INVESTIGACIÓN DE
MERCADOSMERCADOS
EN EL RAMO DE LAS COMPRASEN EL RAMO DE LAS COMPRAS
• Disponibilidad de informaciones precisas sobre la estructura y los
cambios en los mercados de compras
• Apertura de fuentes de suministro favorables
• Pronósticos sobre probables interferencias en el mercado (cuellos
de botella en el suministro de materiales)
• Investigaciones sobre posibles materiales de sustitución favorables
en cuanto a sus costos
• Información sobre nuevas vías de suministro
• Apoyos argumentativos para negociaciones de compras
• Soluciones alternativas para la Administración
• Propuestas para el reciclaje de productos de desecho
• Disponibilidad de informaciones precisas sobre la estructura y los
cambios en los mercados de compras
• Apertura de fuentes de suministro favorables
• Pronósticos sobre probables interferencias en el mercado (cuellos
de botella en el suministro de materiales)
• Investigaciones sobre posibles materiales de sustitución favorables
en cuanto a sus costos
• Información sobre nuevas vías de suministro
• Apoyos argumentativos para negociaciones de compras
• Soluciones alternativas para la Administración
• Propuestas para el reciclaje de productos de desecho

SISTEMA DE COMPRAS EN LASISTEMA DE COMPRAS EN LA
ESTRATEGIA DE LA EMPRESAESTRATEGIA DE LA EMPRESA
• Propósito: apoyar los objetivos corporativos y
funcionales.
• Objeto: componente del plan estratégico y del
proceso operativo global de una empresa.
• Gestión: adquisición y entrega de bienes y servicios
necesarios.
• Acción: relaciones estables con proveedores.
• Propósito: apoyar los objetivos corporativos y
funcionales.
• Objeto: componente del plan estratégico y del
proceso operativo global de una empresa.
• Gestión: adquisición y entrega de bienes y servicios
necesarios.
• Acción: relaciones estables con proveedores.

RESPONSABILIDAD DE LARESPONSABILIDAD DE LA
PLANEACIÓN DELPLANEACIÓN DEL
ABASTECIMIENTOABASTECIMIENTO
Se fundamenta en el compromiso de la Dirección con
los objetivos corporativos y funcionales (formales e
informales), incluye:
•La asignación de los recursos.
•La infraestructura.
•El ambiente de trabajo.
•La satisfacción de las expectativas.
•Exigencias del mercado.
Se fundamenta en el compromiso de la Dirección con
los objetivos corporativos y funcionales (formales e
informales), incluye:
•La asignación de los recursos.
•La infraestructura.
•El ambiente de trabajo.
•La satisfacción de las expectativas.
•Exigencias del mercado.

Decisiones “HACER O COMPRAR”:Decisiones “HACER O COMPRAR”:
ventajas de cada alternativaventajas de cada alternativa
•Menos inversiones necesarias en maquinaria.
•Una adecuada amplitud de oferentes, puede
eliminar riesgos y conducir a adecuados
procesos de selección.
•Si la imagen de calidad del proveedor es
buena, esto puede ser un argumento de compra
para el producto final.
•Por mayores cantidades el proveedor puede
emplear máquinas muy buenas para producir
mejor calidad a bajo costo
•Reducción de costos de almacenamiento
(especialmente cuando se compra “Justo-a-
tiempo”)
•Por mayores cantidades el proveedor puede
llegar a precios de producción más bajos que
pueden llevar a precios bajos de compra
(especialmente cuando estandariza los
productos)
Posibles ventajas
“COMPRAR”
•Es necesario invertir en Activos Fijos
(maquinaria, instalaciones, etc). RIESGO
Necesidades de
capital
•Los proveedores de materias primas e
insumos condicionan la elaboración de
nuestros productos. RIESGO
Riesgos y
dependencias
•Los residuos y subproductos pueden
ser vendidos rentablemente si su calidad es
adecuada.
Consecuencias
para las ventas
•La “fabricación en casa” puede garantizar
una mejor calidad.
Calidad
•Reducción de costos de distribución
•Posibles economías de escala
•Eliminación de márgenes de intermediarios
innecesarios
•Oportunidades de financiamiento
Costos
Posibles ventajas
“HACER”
Criterio

DECISIÓN DEDECISIÓN DE HACERHACER OO COMPRARCOMPRAR
Factor: Método:
• Costo de
oportunidad.
• Capacidad e
Idoneidad propias.
• Costo diferencial.
• Disponibilidad de
proveedores.
• Impacto general.
• EvaluarEvaluar el costo de oportunidad
• PresentarPresentar especificación precisa
• AnalizarAnalizar capacidad existente
• CalcularCalcular el costo de compra
• AnalizarAnalizar ofertas de proveedores
• CalcularCalcular el comportamiento de los
costos
• PonderarPonderar la capacidad propia y de
proveedor y costos diferenciales

MAQUILASMAQUILAS
Se denomina MAQUILA a la
empresa que se encarga de
hacerle la producción a otra.
Ejemplo:
Levi´s: Expofaro
Abercombrie & Fitch, Patagonia, Liz
Clairbone, Lands´ End, Hanes, Nautica,
Levi´s, Adidas, Arena, Structure, Tommy
Hilfiger, Polo-Ralph Lauren, Nike, Perry
Ellis, Andrew Fezza, Kenneth Cole, Hush
Puppies, Kickers, Green Dog.
Se denomina MAQUILA a la
empresa que se encarga de
hacerle la producción a otra.
Ejemplo:
Levi´s: Expofaro
Abercombrie & Fitch, Patagonia, Liz
Clairbone, Lands´ End, Hanes, Nautica,
Levi´s, Adidas, Arena, Structure, Tommy
Hilfiger, Polo-Ralph Lauren, Nike, Perry
Ellis, Andrew Fezza, Kenneth Cole, Hush
Puppies, Kickers, Green Dog.

OFERTA DE MAQUILASOFERTA DE MAQUILAS
• C.I. MAQUILA Y EMPAQUES
LTDA.
• LOGIPACK S.A.
• CONSORCIO DE MAQUILA
S.A.
• SERVICIOS INDUSTRIALES
DE MAQUILA
• CAFE UNIVERSAL S.A.
• AVICOLA QUILICHAO S.A.
• PHARMALACTEOS S.A
• TEXTILES MALIBÚ LTDA.
• GOTEX UNIFORMES
• CONFECCIONES MARIA
PAULA
• CONFECCIONES MAQUILA
LTDA
• NECOLEX LTDA.
• FRAMERIK
PHARMACEUTICAL &
COSMETICS LTDA.
• LABORATORIOS ROBBIN
• LABORATORIOS LINCOLN
S.A.
• COSMETICOS FAWY
• PRODUCTOS PARA EL
ASEO LIMPIA-MAX

COMPONENTES DEL PROCESOCOMPONENTES DEL PROCESO

PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓNPRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN
1. Definición de los criterios para la selección, evaluación y
re-evaluación de proveedores.
2. Cumplimiento de especificaciones y requisitos de compra .
3. Relación del tipo y alcance del control aplicado al
proveedor con el impacto en el producto.
4. Evaluación de la capacidad de los proveedores para
cumplir los requerimientos.
5. Elaborar y mantener Documentación formal de los
resultados de las evaluaciones.
1. Definición de los criterios para la selección, evaluación y
re-evaluación de proveedores.
2. Cumplimiento de especificaciones y requisitos de compra .
3. Relación del tipo y alcance del control aplicado al
proveedor con el impacto en el producto.
4. Evaluación de la capacidad de los proveedores para
cumplir los requerimientos.
5. Elaborar y mantener Documentación formal de los
resultados de las evaluaciones.

PRINCIPIOS DE ADQUISICIÓNPRINCIPIOS DE ADQUISICIÓN
6. Información estructurada con respecto a requisitos para la
aprobación de materiales, procedimientos, procesos y
equipos.
7. Inspección y actividades afines necesarias establecidas e
implementadas.
8. Aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de
los procesos de compras.
9. Medición y evaluación de la capacidad de los procesos.
10. Decisión y ejecución de acciones correctivas y
preventivas.
6. Información estructurada con respecto a requisitos para la
aprobación de materiales, procedimientos, procesos y
equipos.
7. Inspección y actividades afines necesarias establecidas e
implementadas.
8. Aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de
los procesos de compras.
9. Medición y evaluación de la capacidad de los procesos.
10. Decisión y ejecución de acciones correctivas y
preventivas.

¿QUÉ COMPRAN LAS¿QUÉ COMPRAN LAS
EMPRESAS?EMPRESAS?
¿QUÉ COMPRAN LAS¿QUÉ COMPRAN LAS
EMPRESAS?EMPRESAS?
•COMPRAS PRODUCCIÓN:
•MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS
PARA LA FABRICACIÓN.
•VERTICAL: SUMINISTROS ESPECÍFICOS PARA CADA
SECTOR INDUSTRIAL
•COMPRAS NO PRODUCCIÓN
•PRODUCTOS INDIRECTOS.
•COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y
OPERACIONES.
•SERVICIOS.
• PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES
EMPRESARIALES.
•HORIZONTAL Y COMÚN A TODOS LOS SECTORES
DE ACTIVIDAD.

COMPRAS PARA FINES
DIFERENTES A LA PRODUCCIÓN
COMPRAS PARA FINES
DIFERENTES A LA PRODUCCIÓN
TRANSPORTE
(mercancías)
Aéreo
Marítimo
Camión
Auto-tren
Correo urgente
Proveed. Logístico
Embalajes
HARD/SOFTWARE
PC
Mantenimiento
Licencias Software
Software desarrollo
Consultoría
EQUIPOS
Instrumentación
Medida
Herramientas
Maquinaria
Repuestos de maquinaria y
equipo
SERVICIOS DE
OFICINA
Flota coches
Copiadoras
Impresos
Procesos/documentos/Catálog.
Traducciones
Suministros de oficina
Papel
Muebles
Libros y suscripciones
Obras/reparaciones
SERVICIOS DE
FABRICA
Electricidad
Gas
Gases industriales
Prod. Petrolíferos
Agua
Equipo Almacén
Estructuras
Obras/instalaciones
COMUNICACIÓN
Publicidad
Agencia Publicidad
Agencia publicaciones
Impresos
Servicios Multimedia
Regalos
Ferias
Seminarios/conferencias
TRABAJO (Servicios)
Consultoría
Bases de datos
Control
Educación/formación
Trabajo especializado
Estudios/ Análisis
Trabajo temporal
TRANSPORTE
(personal)
Autobús
Otros
VIAJES
Agencia de viajes
Líneas Aéreas
Hotel
Alquiler coche
Tren
Taxis
EDIFICIO
Comedor
Limpieza
Jardinería
Mantenimiento
Seguridad
M₫dicos
Correo
Aire Acondicionado
Ascensores
Recogida desperdicios
Mudanza oficinas

MATRIZ DE KRALJICMATRIZ DE KRALJIC
Complejidad del Mercado
Bajo
Alto
AltaBaja
Materiales
Especializados
Materiales
No Críticos
Materiales
Cuello de Botella
Impacto en el
negocio ($)

Modelo bidimensional utilizado para clasificar los
productos comprados por una empresa y los efectos
que estos tienen sobre las compras y las finanzas de
la empresa.
Permite clasificar el proceso logístico de compras en
cuatro categorías definidas a partir del criterio ABC.
Modelo bidimensional utilizado para clasificar los
productos comprados por una empresa y los efectos
que estos tienen sobre las compras y las finanzas de
la empresa.
Permite clasificar el proceso logístico de compras en
cuatro categorías definidas a partir del criterio ABC.
Categorías:
1.Materiales Especializados.
2.Materiales Estratégicos.
3.Materiales no Críticos.
4.Materiales Cuello de Botella.
Categorías:
1.Materiales Especializados.
2.Materiales Estratégicos.
3.Materiales no Críticos.
4.Materiales Cuello de Botella.
Complejidad del Mercado
Impacto en el
negocio ($)

Análisis de Escenarios:
1.Materiales Especializados: Se utiliza el poder de compra,
cuya estrategia es el objetivo del precio para reducir
costos, pues no son productos críticos y la negociación
mediante contratos corporativos . Ejemplo: El acero.
2.Materiales Estratégicos: Son los más importantes en el
proceso de compra y a la vez los de mayor complejidad y
riesgo en el proceso del suministro, se deben manejar
planes de contingencia, Logística y control de Inventarios.
Ejemplo: Las turbinas.
Análisis de Escenarios:
1.Materiales Especializados: Se utiliza el poder de compra,
cuya estrategia es el objetivo del precio para reducir
costos, pues no son productos críticos y la negociación
mediante contratos corporativos . Ejemplo: El acero.
2.Materiales Estratégicos: Son los más importantes en el
proceso de compra y a la vez los de mayor complejidad y
riesgo en el proceso del suministro, se deben manejar
planes de contingencia, Logística y control de Inventarios.
Ejemplo: Las turbinas.

3.Materiales no Críticos: Son menos complejos en el
suministro y la estrategia utilizada es reducir costes, ya
sea comprándole más a un proveedor o haciendo más
competitiva la lucha entre ellos, se debe diseñar una
línea-base de costes a la cual se debe de llegar en cada
negociación. Algunas empresas determinan un precio
objetivo el cual deben alcanzar los proveedores para
calificar y poder vincularse a competir bajo otras variables
como financiamientos, estandarización de productos,
reducir la logística, volúmenes de entrega, uso de
herramientas y e.commerce; etc. Ejemplo: Materias
Primas.
3.Materiales no Críticos: Son menos complejos en el
suministro y la estrategia utilizada es reducir costes, ya
sea comprándole más a un proveedor o haciendo más
competitiva la lucha entre ellos, se debe diseñar una
línea-base de costes a la cual se debe de llegar en cada
negociación. Algunas empresas determinan un precio
objetivo el cual deben alcanzar los proveedores para
calificar y poder vincularse a competir bajo otras variables
como financiamientos, estandarización de productos,
reducir la logística, volúmenes de entrega, uso de
herramientas y e.commerce; etc. Ejemplo: Materias
Primas.

4.Materiales Cuello de Botella: Se debe garantizar la
continuidad en el suministro, analizando el riego y la
seguridad de los inventarios, así como el diseño de
planes de contingencia, igualmente investigando
productos alternos. Reduciendo la dependencia de
muchos proveedores a algunos proveedores únicos, ya
sea haciendo contratos a largo plazo o aumentando el
portafolio de proveedores seleccionados. Ejemplo:
Partes Electrónicas.
4.Materiales Cuello de Botella: Se debe garantizar la
continuidad en el suministro, analizando el riego y la
seguridad de los inventarios, así como el diseño de
planes de contingencia, igualmente investigando
productos alternos. Reduciendo la dependencia de
muchos proveedores a algunos proveedores únicos, ya
sea haciendo contratos a largo plazo o aumentando el
portafolio de proveedores seleccionados. Ejemplo:
Partes Electrónicas.

Principio de Pareto
•Los artículos Estratégicos y los
Especializados representan
usualmente el 80% del
presupuesto de compras.
•Los artículos No Críticos
representan usualmente el 20%
del presupuesto de compras y
utilizan el 80% de los recursos.

Diversidad
Proveedores
Valores Compra
Tiempo de Compra
Costos Operativos
20%20% 80% 20% 20%
80% 80% 20% 80% 80%
Materiales
Estratégicos
Materiales
No Estratégicos
RELACIÓN ENTRE MATERIALESRELACIÓN ENTRE MATERIALES
ESTRATÉGICOS Y NOESTRATÉGICOS Y NO
ESTRATÉGICOSESTRATÉGICOS

RELACIÓN ENTRERELACIÓN ENTRE
COMPRAS Y EL COSTOCOMPRAS Y EL COSTO
TOTALTOTAL
FarmacéuticaAutomotriz Contratación
Ingeniería
Consumo
Masivo
Valor Agregado
+ Margen
Compras
Externas
100% 100% 100% 100%
60-70% ~75% 40-50% 30-40%
• Aproximadamente entre el 30-75% del costo total de
las empresas lo controlan proveedores externos...

Proveer y dar seguimiento a los procesos de compra
(nacionales e internacionales), desde el momento en que
un departamento de la empresa (usuario) realiza una
solicitud de compra, hasta que el producto ha sido
recibido por éste.
Se tendrán en cuenta los siguientes factores:
•Recepción de bodegas en inventario
•Evaluación de costos
•Proveedores
•Tiempos de entrega de pedidos
•Necesidades del usuario
OBJETIVO DE UN SISTEMAOBJETIVO DE UN SISTEMA

OBJETIVOS ESPECìFICOS DEOBJETIVOS ESPECìFICOS DE
COMPRASCOMPRAS
1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO.
2. INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON:
 SEGURIDAD.
 PROVECHO ECONOMICO.
1. EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS,
INUTILIZACIONES
2. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y
SERVICIO
3. MANTENER NIVELES DE CALIDAD
4. MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA

1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.
2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.
3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y
encargados de otros departamentos
4.Elaboración de cotizaciones por proveedor, para la actualización de
tiempos de entrega y costos de los artículos.
5.Generar y dar seguimiento a las órdenes de compra.
6.Generar las órdenes de compra.
FUNCIONES DE UN SISTEMA DEFUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRASCOMPRAS

FUNCIONES DE UN SISTEMA DEFUNCIONES DE UN SISTEMA DE
COMPRASCOMPRAS
7.Realizar órdenes de compras utilizando múltiples monedas.
8.Agilizar la recepción de la mercadería,
9.Realizar los procedimientos de Costeo de las órdenes de compras
(costeo estimado y costeo real).
10.Realizar la planeación de compras para un período dado.
11.Permitir la elaboración de un plan de compras.

COMPONENTES DELCOMPONENTES DEL
PROCESO DE COMPRASPROCESO DE COMPRAS
Procesos de
Direccionamiento
Procesos de
Gestión
Procesos de
Apoyo
Estrategia
de
Aprovisionamiento
Organización y personal
Búsqueda de
mercados/
proveedores
Gestión y
desarrollo de
proveedores
Día-a-Día
Gestión de desempeño Informática

Inicio
Reconocimiento
de
una necesidad
Determinación y
análisis Fuentes
de Abastecimiento
Determinación de
precios y términos
Preparación y
asignación de la
Orden de Compra
Seguimiento y/o
expedición de la
Orden de Compra
Descripción de
la necesidad
Recepción e
inspección de
los artículos
Liquidación de la
factura y pago
al proveedor
Mantenimiento
de registros
Fin
ETAPAS BÁSICAS EN ELETAPAS BÁSICAS EN EL
SISTEMA DE COMPRASSISTEMA DE COMPRAS

ETAPAS DEL PROCESO DEETAPAS DEL PROCESO DE
COMPRACOMPRA
1. Inicio
El origen del proceso de compra en las empresas está determinado
por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área
productiva o la que desarrolla la actividad económica de la
empresa), ya sea de bienes o servicios.
Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las
políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un
nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En
este caso las empresas deben contar con una Programación de
Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.

2. Formalización de la solicitud
Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos
formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.
Específicamente, se puede considerar un formato de requisición,
en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la
cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones
correspondientes.
En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes
cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con
la debida autorización
COMPRACOMPRA

La requisición de la compra es el formato o registro en el cual el
cliente interno identifica y define las características y
especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos del
proceso y/o el producto
La requisición de la compra es el formato o registro en el cual el
cliente interno identifica y define las características y
especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos del
proceso y/o el producto
REQUISICIÓN DE COMPRAREQUISICIÓN DE COMPRA

Requisición de compra Fecha elaboración:___________ N°_______
Dependencia solicitante: Cuenta Presupuesto:_________
Cantidad requerida Unidad Descripción y especificaciones
Fecha requerida:_________
Notifíquese en caso de problema a________________________________
Instrucciones especiales de envío:_________________________________
Elaboró:________________________Aprobó________________________
REQUISICIÓN DE COMPRAREQUISICIÓN DE COMPRA

3. Análisis de Proveedores
Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras se
refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.
COMPRACOMPRA

4. Solicitud de Cotizaciones
Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los
requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se
hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios
requeridos.
Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con
el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o
abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de
venta, términos de negociación y condiciones de despacho
aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso,
no se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un
pedido con cargo al convenio o contrato establecido.
COMPRACOMPRA

5. Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma
Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la
factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas
adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se
formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una
Orden de Compra, que debe conservar las características y
condiciones de la cotización o la factura pro forma.
Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para
detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades,
firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de
negociación y de entrega.
COMPRACOMPRA

6. Procesamiento de la Orden de Compra y
Despacho
El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos
preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.
Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la
calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentación permanente).
COMPRACOMPRA

COMPONENTES DE LA ORDENCOMPONENTES DE LA ORDEN
DE COMPRADE COMPRA
• Precio
• Cantidades
• Número de orden de
compra
• Fechas de entrega
• Sitio o lugar de entrega
• Empaque
• Términos comerciales
• Pago
• Garantía de inspección
• Devolución
• Calificación y
certificación de
proveedores
• Facturación
• Códigos EAN
• Número de entregas
• Reclamos
• Firmas Responsables

7. Gestión Logística
El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el
éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en
el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas.
La empresas pueden optar por la creación de un área interna que
asuma ésta función, o por utilizar los servicios de intermediarios
especializados.
COMPRACOMPRA

8. Aspecto Financiero
En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y
comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos
comerciales.
Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados,
contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos que
soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas,
descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la
negociación, que deben estar contemplados previamente en las
políticas de las empresas.
COMPRACOMPRA

PROCESO TRADICIONAL DE COMPRASPROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS
DE MATERIALESDE MATERIALES NONO ESTRATÉGICOSESTRATÉGICOS
Usuario
Supervisor
Comprador
Proveedores
Almacenes
Cuentas x Pagar
Materiales
Solicitud del Pedido
Autorización de Compra
Pedido
Solicitud de Ofertas
Ofertas
Pagos
Factura
Req. de Compra

Envío
Recepción
Almacén
Ciclo de
aprobación
Atención del
proveedor
Elabora
requisición Orden de
compra
Necesidad
Pago y
conciliación
Entrega al
usuario
Procedimientos
de
Compra
Catálogo
Productos y
Servicios
Catálogo
Autorizadores
Áreas Técnicas
Compras Corp.
Contratos
Marco
Proveedores
Certificados
Información
Destinatario
Pago en Línea Recepción en Línea
PROCESO IDEAL: COMPRASPROCESO IDEAL: COMPRAS

• Las ofertas de proveedores no
seleccionados previamente deben
evaluarse y calificarse previamente para
participar en el proceso de adquisiciones
• Las ofertas de proveedores no
seleccionados previamente deben
evaluarse y calificarse previamente para
participar en el proceso de adquisiciones
EVALUACIÓN DE OFERTASEVALUACIÓN DE OFERTAS
• Participación en Preparación de ofertas:
Ingeniería, Calidad, Ventas,
Administrativa, Compras y Financiera
• Aspectos que debe contemplar:
Especificaciones, dibujos, hojas de datos,
requisitos de entrega, planes de
inspección y prueba
• Participación en Preparación de ofertas:
Ingeniería, Calidad, Ventas,
Administrativa, Compras y Financiera
• Aspectos que debe contemplar:
Especificaciones, dibujos, hojas de datos,
requisitos de entrega, planes de
inspección y prueba

• Elaboración y entrega del paquete
de propuestas, pliegos o licitaciones
• Revisión para verificar integralidad y
exactitud
• Presentación uniforme con un índice
estándar
• Elaboración y entrega del paquete
de propuestas, pliegos o licitaciones
• Revisión para verificar integralidad y
exactitud
• Presentación uniforme con un índice
estándar
SUMINISTRO DE PLIEGOS DESUMINISTRO DE PLIEGOS DE
OFERTASOFERTAS

• Asignación de personal idóneo
de las áreas administrativa,
jurídica, ingeniería, compras y
calidad
• Supervisión por el área de
aseguramiento de la calidad
o los auditores internos
correspondientes
• Asignación de personal idóneo
de las áreas administrativa,
jurídica, ingeniería, compras y
calidad
• Supervisión por el área de
aseguramiento de la calidad
o los auditores internos
correspondientes

• Revisar y calificar las propuestas de conformidad con los
criterios, factores
• Características y especificaciones definidas en las
condiciones de las requisiciones de la compra y los
paquetes de oferta
• Revisar y calificar las propuestas de conformidad con los
criterios, factores
• Características y especificaciones definidas en las
condiciones de las requisiciones de la compra y los
paquetes de oferta

ISO 9000: Proveedores de Industria,
comercio y servicios:
- Sistema de gestión de Calidad
- Responsabilidad de la Dirección
- Gestión de los recursos
- Realización del producto
- Medición, análisis y mejora
ISO 9000: Proveedores de Industria,
comercio y servicios:
- Sistema de gestión de Calidad
- Responsabilidad de la Dirección
- Gestión de los recursos
- Realización del producto
- Medición, análisis y mejora
EVALUACIÓN TÉCNICAEVALUACIÓN TÉCNICA

Requisitos generales para la competencia
técnica de laboratorios de inspección y
ensayo:
- Equipos y métodos de inspección para
determinar características del material
- Organización, Sistema de Calidad
- Personal administrativo
- Equipos, métodos y procedimientos de
medición, ensayo, manejo de muestras
- Gestión ambiental
Requisitos generales para la competencia
técnica de laboratorios de inspección y
ensayo:
- Equipos y métodos de inspección para
determinar características del material
- Organización, Sistema de Calidad
- Personal administrativo
- Equipos, métodos y procedimientos de
medición, ensayo, manejo de muestras
- Gestión ambiental

AFNOR (Association Francaise de Normalisation) -
NF- X50-102: aptitud potencial y cualitativa
de un proveedor:
- Información sobre la empresa, organización,
personal y productos.
- Operaciones previas como proveedores y
trámite de pedidos.
- Fabricación y aspectos relacionados.
- Operaciones complementarias.
- Aseguramiento de la calidad y su
organización.
AFNOR (Association Francaise de Normalisation) -
NF- X50-102: aptitud potencial y cualitativa
de un proveedor:
- Información sobre la empresa, organización,
personal y productos.
- Operaciones previas como proveedores y
trámite de pedidos.
- Fabricación y aspectos relacionados.
- Operaciones complementarias.
- Aseguramiento de la calidad y su
organización.

SELECCIÓN DESELECCIÓN DE
PROVEEDORESPROVEEDORES

CANALES DE ADQUISICIÓNCANALES DE ADQUISICIÓN
1. Selección1. Selección
2. Calificación2. Calificación

CANALES DE ADQUISICIÓNCANALES DE ADQUISICIÓN
1. Selección1. Selección
1.1. Listado de proveedores potenciales1.1. Listado de proveedores potenciales
1.2. Información de proveedores / productos o
servicios: datos administrativos, financieros y
técnicos.
1.2. Información de proveedores / productos o
servicios: datos administrativos, financieros y
técnicos.
1.3. Identificación de los factores de evaluación en
comité compuesto por Mercadeo, Ventas,
Logística, Ingeniería, Administración, Calidad,
Finanzas y Compras.
1.3. Identificación de los factores de evaluación en
comité compuesto por Mercadeo, Ventas,
Logística, Ingeniería, Administración, Calidad,
Finanzas y Compras.

ÁREAS DE ACCIÓNÁREAS DE ACCIÓN
PARA LAPARA LA
PRE-SELECCIÓN DEPRE-SELECCIÓN DE

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-
SELECCIÓN DE PROVEEDORESSELECCIÓN DE PROVEEDORES
1.1. ÁREA DE CALIDADÁREA DE CALIDAD
A. Características de la calidad
(Especificaciones)
B. Certificaciones de Calidad (Respaldo)
C. Garantías de Calidad (Responsabilidades)
D. Especificaciones Técnicas (Normas
Técnicas)

2.2. ÁREA FINANCIERAÁREA FINANCIERA
A. Fortaleza Financiera
(Manejo económico y estabilidad financiera)
B. Fluidez Financiera (Razón
Corriente, Capital de Trabajo)

3.3. ÀREA TECNOLÓGICAÀREA TECNOLÓGICA
A. Manejo de la Tecnología
(tiempos y calidad)

4.4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTAÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA
A. Tiempos y Movimientos
(a mayor tiempo menor eficiencia)
B. Tiempos Pactados
(relación de tiempo de cubrimiento y tiempo
comprometido)

5.5. ÁREA DE PRECIOSÁREA DE PRECIOS
A. Precios Pactados
B. Precios Competitivos

6.6. ÁREA ADMINISTRATIVAÁREA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislación
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicación
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyección a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones

7.7. ÁREA DE INVENTARIOSÁREA DE INVENTARIOS
A. Establecimiento de parámetros de
control de inventarios
B. Especificaciones de manipulación de los
inventarios

8.8. ÁREA DE MERCADEOÁREA DE MERCADEO
A. Tradición e imagen de la marca
B. Tradición e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓNCRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (I)DE PROVEEDORES (I)
Grupo de criterios Criterios
Nivel de precios
Desarrollo de precios (fidelidad de precios)
Créditos de proveedores
Aceptación de costos de flete y transporte
Posibilidad de negocios recíprocos
Calidad técnica
Normas
Garantías de calidad
Plazos de entrega
Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos)
Periodicidad de las entregas
Notificación en la demora / suspensión de entregas
Asesoría
Disposición de cooperación / Facultad comunicativa
Elaboración de reclamos
Ofertas de capacitación de los proveedores
Gama de productos
1. Criterios de
precios y
condiciones
2. Criterios de
calidad de
materiales
3. Criterios de
tiempo
4. Criterios de
servicio

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓNCRITERIOS PARA LA SELECCIÓN
DE PROVEEDORES (II)DE PROVEEDORES (II)
Grupo de criterios Criterios
Política de medio ambiente del proveedor
Transporte y Manipulación
Empaque
Desechos
Retiro de la ubicación del proveedor
Conexiones de transporte
Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor)
Fuentes de compra del proveedor
Investigación y Desarrollo (know-how técnico)
Capacidades productivas y financieras
Participación en análisis de valores
Encargarse del almacenaje y control de calidad
Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)
5. Criterios sobre el
Medio Ambiente
6. Criterios de
ubicación
7. Criterios relativos
a la empresa

2. Calificación2. Calificación
2.1. Calidad: Especificación, lotes recibidos -
rechazados, % de aceptación, índice de calidad
2.1. Calidad: Especificación, lotes recibidos -
rechazados, % de aceptación, índice de calidad
2.3. Servicio: Cantidad pedida - entregada, porcentaje
de cumplimiento, índice de servicio.
2.3. Servicio: Cantidad pedida - entregada, porcentaje
de cumplimiento, índice de servicio.
2.2. Precio: Unitario, descuentos, transporte, costos /
defectos, costo total, índice de precio.
2.2. Precio: Unitario, descuentos, transporte, costos /
defectos, costo total, índice de precio.
2.4. Atención: Número de visitas, esperadas, porcentaje
de cumplimiento, índice de atención
2.4. Atención: Número de visitas, esperadas, porcentaje
de cumplimiento, índice de atención
2.5. Calidad consolidada: total de índices.2.5. Calidad consolidada: total de índices.
EVALUACIÓNEVALUACIÓN DE OFERTASDE OFERTAS

Criterios
Peso del
grupo
1. Criterios de precios y condiciones 0,20
1.1. Nivel de precios 25 5,0
1.2. Desarrollo de precios (fidelidad de precios) 20 4,0
1.3. Créditos de proveedores 20 4,0
1.4. Aceptación de costos de flete y transporte 15 3,0
1.5 Posibilidad de negocios recíprocos 20 4,0
Suma 100
2. Criterios de calidad de materiales 0,25
2.1. Calidad técnica 40 10,0
2.2. Normas 20 5,0
2.3. Garantías de calidad 40 10,0
Suma 100
3. Criterios de tiempo 0,20
3.1. Plazos de entrega 20 4,0
3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos) 30 6,0
3.3. Disposición de entregas 20 4,0
3.4. Notificación en la demora / suspensión de entregas 30 6,0
Suma 100
Peso del
criterio
absoluto
Peso del
criterio
relativo
4. Criterios de servicio 0,10
4.1. Asesoría 25 2,5
4.2. Disposición de cooperación / Facultad comunicativa 30 3,0
4.3. Elaboración de reclamos 20 2,0
4.4. Ofertas de capacitación de los proveedores 10 1,0
4.5. Gama de productos 15 1,5
Suma 100
PONDERACIÓN DE CRITERIOSPONDERACIÓN DE CRITERIOS
(I)(I)

Criterios
Peso del
grupo
5. Criterios sobre el Medio Ambiente 0,15
5.1. Política de medio ambiente del proveedor 30 4,5
5.2. Transporte 10 1,5
5.3. Empaque 40 6,0
5.4. Desechos 20 3,0
Suma 100
6. Criterios de ubicación 0,05
6.1. Retiro de la ubicación del proveedor 20 1,0
6.2. Conexiones de transporte 20 1,0
6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor) 40 2,0
6.4. Fuentes de compra del proveedor 20 1,0
Suma 100
7. Criterios relativos a la empresa 0,05
7.1. Investigación y Desarrollo 10 0,5
7.2. Capacidades 20 1,0
7.3. Participación en análisis de valores 20 1,0
7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad 20 1,0
7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.) 30 1,5
Suma 100
Peso del
criterio
absoluto
Peso del
criterio
relativo
PONDERACIÓN DE CRITERIOSPONDERACIÓN DE CRITERIOS
(II)(II)

MATRIZ DE CRITICIDAD DEMATRIZ DE CRITICIDAD DE
PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
CRITERIO 1 40%
Precio 0.5 15 20 12
Crédito 0.4 12 15 16
Negocios Recíprocos 0.1 4 3 2
TOTAL 31 38 30
CRITERIO 2 35%
Calidad 0.4 14 12 8
Normas 0.3 9.5 6 10
Garantía 0.3 10.5 8 8
TOTAL 34 26 26
CRITERIO 6 25%
Ubicación 0.35 7.5 8.75 6.5
Conexiones de Transp. 0.15 3.75 2.5 3
Riesgos de suministro 0.20 4 2 5
Fuentes de compra 0.30 2 4 6
TOTAL 17.25 17.25 20.5
PUNTAJE TOTALPUNTAJE TOTAL 82.2582.25 81.2581.25 76.576.5

Criterios
Categoría 1
Excelente
n = 20
MEDICIÓN DEL ALCANCE DEMEDICIÓN DEL ALCANCE DE
OBJETIVOSOBJETIVOS
1.1. Nivel de precios
2.3. Garantías de calidad
3.3. Disposición de entregas
4.4. Ofertas de capacitación
de los proveedores
5.4. Desechos
6.2. Conexiones de
transporte
7.2. Capacidades
7.5. Flexibilidad (suministros
al detal, cambios, etc.)
abajo de todos
los competidores
absoluto
muy bien
muy bien
se pueden regre-
sar los desechos,
reciclaje completo
muy bien (tren,
avión, bus)
muy alto
adaptación muy
rápida
Categoría 2
Bueno
n = 15
Categoría 3
Aceptable
n = 10
Categoría 4
Deficiente
n = 5
Categoría 5
Muy mal
n = 0
abajo de algunos
competidores
con pequeñas
restricciones
bien
bien
la mayoría de las
veces
bien (casi todos
los medios de
transporte)
alto
sin problemas
igual que los de-
más
competidores
normal
satisfactorio
satisfactorio
parcialmente
no todos
suficiente
con dificultades
arriba de algunos
competidores
insignificante
mal
existe se puede
desarrollar
de vez en
cuando
muy pocos
poco
pesado
arriba de todos
los competidores
apenas
muy mal
no existe
ninguno
solo uno
muy escasas
ninguna
adaptación

PROCEDIMIENTO PARA REALIZARPROCEDIMIENTO PARA REALIZAR
EL ANÁLISIS DEL VALOR ÚTILEL ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL
Pasos fundamentales Descripción global de medidas
1. Definición y
estructuración de
criterios definidos
2. Importancia de los
criterios definidos
3. Determinación de las
ventajas parciales
4. Emisión del valor útil
para cada alternativa
5. Juicio de los
beneficios
Selección de los criterios tomados como base para el juicio.
Los criterios definidos se derivan del sistema objetivo, bajo
cuya base está el problema
Con ayuda de factores de peso correspondiente se evalúan
los criterios definidos. La importancia muestra el significado
de los criterios individuales
Para cada alternativa se examina en qué medida ésta
satisface los criterios. Gráfica de las alternativas en el sistema
de valores
Para cada alternativa se indaga el valor útil; a esto sigue un
resumen de las utilidades parciales emitidas (síntesis de
valores)
Selección de la alternativa con el máximo valor útil

1.1. Nivel de
precios
3.3. Disposición
de
entregas
5.3. Empaque
Alternativa A1 Alternativa A2
Puntos según
evaluación (ver
categoría)
Valores útiles
ponderado
Puntos según
evaluación (ver
categoría)
Valores útiles
ponderadoCriterio Peso
Puntos totales
5
4
6
15
10
5
75
40
30
145
20
5
5
100
20
30
150
ESQUEMA DE CÁLCULO DELESQUEMA DE CÁLCULO DEL
ANÁLISIS DEL VALOR ÚTILANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL

¿CUANTO DEBO¿CUANTO DEBO
COMPRAR?COMPRAR?

ESTADO DE RESULTADOSESTADO DE RESULTADOS
• VENTAS TOTALES 100
– Bienes y servicios adquiridos 50
– Costos de M.O.D. 30
– Gastos Generales 15
Beneficios antes de impuestos 5
¿SI USTED DESEA DUPLUCAR LAS UTILIDADES
DE ESTA EMPRESA, QUE PODRÍA HACER?

SOLUCIONESSOLUCIONES
• AUMENTAR LAS VENTAS TOTALES EN UN
100%
• AUMENTAR LOS PRECIOS EN UN 5%
• DISMINUIR LOS SALARIOS EN UN 16,6%
• DISMINUIR LOS COSTOS GENERALES EN
UN 33,3%
• DISMINUIR EL COSTO DE LOS BIENES Y
SERVICIOS ADQUIRIDOS EN UN 10%

Taller Selección de Proveedores:
Comercializadora de Calzado La Huella
S.A.
http://us.cdn2.123rf.com/168nwm/dimdimich/dimdimich1205/dimdimich120500030/13803476-
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TALLER 4TALLER 4

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