ACL | Implementación de la gestión documental
Descargar como PPTX, PDF0 recomendaciones1,395 vistas
El documento detalla la importancia de la gestión documental para mejorar la eficiencia y reducir costos en procesos organizacionales. Se analizan los requerimientos de diferentes procesos dentro de una entidad, destacando la necesidad de digitalización, trazabilidad y motores de búsqueda. Además, se comparan herramientas de gestión documental como Alfresco, Nuxeo, Docflow y VCGlock, evaluando sus beneficios, riesgos y características técnicas mediante un método de toma de decisiones AHP.
ACL | Implementación de la gestión documental
- 1. C o n s u l t o r í a e I n g e n i e r í a T I D e s a r r o l l o , M a n t e n c i ó n y S o p o r t e P r o c e s a m i e n t o M i c r o i n f o r m á t i c a Gestión Documental
- 2. Page 2 Temario • Introducción • Análisis de los requerimientos de los procesos • Gestión documental • Herramientas de GD • Comparativo de herramientas de GD • Metodología AHP • Conclusiones
- 3. Page 3 Introducción “Ningún proyecto es aprobado sin que tenga una real justificación de negocios”
- 4. Page 4 Gestión documental Por qué es importante la gestión documental? Reduce costos a través de la eficiencia. Mejora la capacidad de respuesta y flexibilidad de la organización. Mantiene ventajas competitivas. -Gartner Bussiness Executive Survey 2009 (UK & USA)
- 5. Page 5 Objetivos Mejorar la productividad: Disponer de un repositorio que concentre las distintas experiencias de ACL Mejorar la creación de propuestas y desarrollo, mediante la reutilización de la información.
- 6. Page 6 Objetivos Reducir costos: Eliminando la impresión de documentos internos de ACL. Asociados a tareas poco automatizadas. Reutilizando y no reinventando la información.
- 7. Page 7 Método para el levantamiento de requerimientos El levantamiento de los requerimientos se llevo a cabo mediante dos etapas: • Un estudio de toda la información documentada de los procesos de ACL, considerando los procedimientos e instructivos. • Entrevistas no estructuradas con los dueños de procesos, con el fin de tener una mejor noción de como funcionan los distintos procesos y que problemas se pudiesen solucionar con una herramienta de GD.
- 8. Page 8 Mapa de procesos
- 9. Page 9 Requerimientos de procesos Proceso de Administración Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación Proceso Administración Requerimientos generales
- 10. Page 10 Requerimientos de procesos Proceso de Calidad Se requiere un metodo de trazabilidad Se requiere optimizar algunas tareas del proceso Se requiere el uso de workflows Se requiere un repositorio de documentos Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación Proceso Calidad Requerimientos generales Se requiere una herramienta con un motor de busqueda que contenga OCR
- 11. Page 11 Requerimientos de procesos Proceso Soporte y CAC Se requiere un metodo de trazabilidad Requerimientos generales Proceso Soporte y CAC Se requieren notificaciones ante la llegada de nuevos documentos al sistema Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación
- 12. Page 12 Requerimientos de procesos Proceso de Contabilidad Proceso Contabilidad Requerimientos generales Serequiereel uso de"backups" Serequiereoptimizaralgunas tareas del proceso Serequiereun metodo detrazabilidad
- 13. Page 13 Requerimientos de procesos Proceso de RRHH Proceso RRHH Requerimientos generales Se necesita un motor de busqueda que permita un acceso expedito a la documentación Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso Se requiere optimizar algunas tareas del proceso
- 14. Page 14 Requerimientos de procesos Procesos de negocios Se requiere la funcionalidad de generar "backups" Se requiere el uso de workflows Se requiere un repositorio de documentos Integración con otras herramientas de gestión Procesos de Negocio Se requiere un metodo de trazabilidad Requerimientos generales Necesidad de contar con acceso externo a la documentación de ACL Se requiere contar con una total disponibilidad de los documentos de ACL
- 15. Page 15 Requerimientos generales de ACL 3.- 4.- 5.- 6.- 7.- 12.- 8.- 9.- 10.- 11.- Se requiere contar con una total disponibilidad de los documentos de ACL Necesidad de contar con acceso externo a la documentación de ACL Se requieren notificaciones ante la llegada de nuevos documentos al sistema Se requiere optimizar algunas tareas del proceso Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la documentación Se requiere un metodo de trazabilidad Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso Se requiere una herramienta con un motor de busqueda que contenga OCR Se requiere el uso de workflows Se requiere un repositorio de documentos Integración con otras herramientas de gestión Se requiere la funcionalidad de generar "backups" 2.- Requerimientos de ACL 1.-
- 16. Page 16 Ejemplo: Pago de impuestos ITO 0502-F01 Calculo de impuestos mensual Notificación Gerencia General Notificación SII •Los correos entrantes podrían generar notificaciones, y ser Almacenados dentro de la base de datos. •El ITO 0502-F01 se almacena de forma física en una carpeta del departamento de contabilidad. •Este documento podría ser digitalizado y almacenado en un repositorio, ahorrando costos de impresión y tiempos de búsqueda.
- 17. Page 17 Ejemplo: Carpeta de proyectos Proceso Comercial Lista de chequeo de cotizaciones Proceso Desarrollo Informe de pruebas de programa Proceso Delivery Indicadores cierre de proyecto
- 18. Page 18 Herramientas de gestión documental • Definición • Funcionalidades básicas • Funcionalidades avanzadas
- 19. Page 19 Método de búsqueda de las herramientas El medio de búsqueda de herramientas de gestión documental se baso en dos tareas: • Investigación a través de foros especializados, partners consultores y búsqueda dentro del mercado de gestores documentales. Luego de llevar a cabo esta tarea se determinó que las soluciones a comparar serían Alfresco, Nuxeo, Docflow y VCGLOCK. • Revisión de tutoriales, webinars y especificaciones técnicas de las herramientas de gestión documental.
- 20. Page 20 Alfresco Beneficios • La herramienta otorga mucha movilidad al negocio. • Es intuitiva y fácil de usar. • Esta orientada al entorno web. • El programa business trial permite evaluar si realmente es lo que se necesita en la organización. Riesgos • Tiempos de implementación variables. • Información de “fixes” se da a conocer a la comunidad Business primero.
- 21. Page 21 Nuxeo Beneficios • La comunidad que utiliza la herramienta es activa y va creciendo • La herramienta tiene el mas alto nivel de integración con otras herramientas empresariales. • Es fácil de usar e intuitiva. Riesgos • El servicio soporte y el uso de la nube consideran un pago sustancial. • Tiempos de implementación variables.
- 22. Page 22 Docflow Beneficios • La mantención de la herramienta puede ser a costo 0. • La empresa es local. Riesgos • Aun no se desarrolla la firma digital. • No se tiene certeza si se puede integrar con una herramienta BPM.
- 23. Page 23 VCGLock Beneficios • La herramienta permite automatizar todas las tareas • Posee un poderoso motor de búsqueda • Es una herramienta a medida Riesgos • Presenta costos considerables • No se puede integrar con otras herramientas de gestión
- 24. Page 24 Tabla Comparativa Se determino que los criterios de comparación de las herramientas de gestión documental serían: • Precio • Requerimientos de HW/SW • Inserción en el mercado nacional • Interfaz de usuario • Compatibilidad • Soporte técnico • Tiempos de implementación • Nivel de la solución
- 25. Page 25 Tabla Comparativa Mantenimiento $1.302.552 50 dolares mensuales (5 usuarios) mas 9 dolares por usuario adicional, precio para 25 usuarios por un año Nuxeo support $5.688.000 licencia anual 24% de valor de la licencia ANUAL $1.764.720 0 Servicio nube 0 Nuxeo Cloud service 350Gb $687.300 al año 0 0 Total $ 1.302.552 $ 6.375.300 $ 9.118.000 $ 1.415.646 Licencia 0 0 Nuxeo VCGLock DocflowCriterio $7.353.000 = 430 U.F - 25% descuento Costos de instalacion y capacitacion $1.415.646 Condiciones de pago Pagos mensuales de $108.546 pago unico anual con fecha de inicio a convenir con 30 dias de marcha blanca - - Subcriterio Alfresco Costos
- 26. Page 26 Tabla Comparativa Procesador Sobre 2,5 GHz Intel core 2, equivalente o superior 2 GHz o superior Intel core 2, equivalente o superior Memoria 2 Gb 2 Gb 2Gb 2 Gb Perifericos No No No No Procesador del Servidor 2x Server CPU ó un DualCore Intel core 2, equivalente o superior 4 nucleos (2,5 GHz) Intel core 2, equivalente o superior Memoria del Servidor 1024Mb Ram libres para la JVM 2 Gb 8Gb 2 Gb SO Linux Microsoft Max OS Linux Microsoft Windows 2008 SP1 o 2008 R2 SP1 Linux Microsoft BD Oracle Microsoft SQL PostgresSql MySql H2 PostgreSQL MySQL Oracle Microsoft SQL SQL server 2008 estandar ó superior 64 bit Oracle Microsoft SQL PostgresSql MySql DocflowCriterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock Requerimientos de HW/SW
- 27. Page 27 Tabla Comparativa Criterio Subcriterio Alfresco Inserción en el mercado nacional Empresas RSA LAN BhpBilliton Angloamerican Codelco Claro D&S Entel Santander Banco de Chile Davis s.a Corpbanca Cuprum Indeterminado Nuxeo VCGLock Docflow Alrededor de 85 clientes nacionales Armada de Chile Servicio nacional de pesca Escuela Militar Bernardo O`Higgins Corporación del Poder Judicial Fundación para la Innovación Agraria Pro Chile I Municipalidad de Zapallar I Municipalidad de Peñalolen ASMAR
- 28. Page 28 Tabla Comparativa ¿Es amigable? si, tiene similitud con el explorador de windows si, tiene similitud con el explorador de windows Si, usa la intefaz grafica de sharepoint Si, tiene similitud con un navegador (explorer, mozilla, chrome) Criterios de seguridad Controles de acceso Controles de acceso Controles de acceso Controles de acceso Nuxeo VCGLock Docflow Interfaz de usuario Posibilidad de cambio de apariencia del programa Criterio Subcriterio Alfresco Si NoSI No
- 29. Page 29 Tabla Comparativa Ms Office Si Si Si Si Otros Si, alfresco cuenta con una serie de conectores que lo hacen compatible con varías herramientas (Bonita Soft) Si, Nuxeo cuenta con una serie de conectores que lo hacen compatible con varías herramientas ( Bonita soft) No No Permite trabajar con distintos formatos de documentos? Office, Pdf, Imágenes si, Archivos, Notas, Carpetas e Imagen Si, Office, AutoCAD, Pdf Si, se puede adjuntar cualquier tipo de archivo Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo DocflowVCGLock Compatibilidad
- 30. Page 30 Tabla Comparativa Instalación Archivo Archivo Tecnico en la empresa Tecnico en la empresa Posventa 9:00 am a 5:00 pm, Online si, pagado Si, horario de oficina si, horario de oficina Existencia de grupos de usuarios Si, pero existe un desface con los reportes entregados a los usuarios ENTERPRISE Si SI (Sharepoint) No Soporte tecnico Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock Docflow
- 31. Page 31 Tabla Comparativa Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock Docflow Tiempos de implementación Implementación del Software Indeterminados Indeterminados 2 Semanas, dependiendo del workflow de documentos 5 Dias a contar de la instalación de los servidores Capacitación Indeterminados Indeterminados 2 Dias 20 horas lectivas, se realizan 2
- 32. Page 32 Tabla Comparativa Motor de busqueda x x x x Trazabilidad x x x x Digitalización - - x x Acceso externo x x x x OCR - - x o Flujos de trabajo x x x x Repositorio x x x x DocflowCriterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock Nivel de solución
- 33. Page 33 Metodología AHP La metodología AHP fue desarrollada por Thomas L. Saaty como una herramienta para resolver problemas complejos de criterios múltiples.
- 34. Page 34 Metodología AHP El desarrollo de la metodología se inicia con el establecimiento de prioridades de los criterios de decisión
- 35. Page 35 Metodología AHP Matriz pareada de criterios y de alternativas en función de los criterios Se debe realizar una matriz cuadrada de comparación entre todos los criterios, estableciendo las distintas preferencias entre ellos y luego una matriz de la ponderación de las alternativas en función de cada criterio identificado. Sintetización La sintetización es una metodología para poder calcular la ponderación real de los distintos criterios o las distintas alternativas en función a un criterio determinado.
- 36. Page 36 Metodología AHP Relación de consistencia La relación de consistencia es un método de revisión para probar que la ponderación de los criterios se realizo de manera informada y consiente. Evaluación de las alternativas En este paso se obtiene como resultado la valoración de cada solución respecto a todos los criterios identificados en el problema, mediante la resolución de:
- 37. Page 37 Metodología AHP El método • Determinar la importancia relativa de los criterios y sub criterios • Determinar la ponderación de cada subcriterio con respecto al criterio anterior • Determinar la relación de consistencia de los criterios • Desarrollar la matriz de valores de las alternativas • Determinar las evaluaciones totales de las alternativas
- 38. Page 38 Árbol de decisión Requerimiento de hardware Inserción en el mercado nacional Tiempo de impleme ntación Interfaz de usuario Soporte técnico Compati bilidad Gestor Documental Costos Nivel de solución VCGLockDocflowNuxeoAlfresco
- 39. Page 39 Tabla de criterios Nivel de solución Requerimientos de hardware Compatibilidad Soporte técnico Amigable Tiempos de implementacion Precio inserecion en el mercado nacional Nivel de solución 1,00 0,20 0,33 0,33 0,25 0,50 0,25 0,20 Requerimientos de hardware 5,00 1,00 5,00 4,00 4,00 5,00 1,00 1,00 Compatibilidad 3,00 0,20 1,00 5,00 1,00 5,00 0,20 0,50 Soporte técnico 3,00 0,25 0,20 1,00 0,20 2,00 0,20 0,25 Interfaz de usuario 4,00 0,25 1,00 5,00 1,00 5,00 0,20 1,00 Tiempos de implementacion 2,00 0,20 0,20 0,50 0,20 1,00 0,20 0,33 Precio 4,00 1,00 5,00 5,00 5,00 5,00 1,00 5,00 Inserción en el mercado nacional 5,00 1,00 2,00 4,00 1,00 3,00 0,20 1,00 Criterios de decisión
- 40. Page 40 Ponderación relativa de los criterios Precio 0,30 Requerimientos de hardware 0,23 Inserción en el mercado nacional 0,14 Interfaz de usuario 0,11 Compatibilidad 0,10 Soporte técnico 0,05 Tiempos de implementacion 0,04 Nivel de solución 0,03 Importancia relativa de los criterios
- 41. Page 41 Ponderación relativa de los criterios Requerimiento de hardware Inserción en el mercado nacional Tiempo de implementaciónInterfaz de usuario Soporte técnico Compatibilidad Gestor Documental Costos Nivel de solución 0,03 0,23 0,10 0,05 0,11 0,04 0,14 0,30
- 42. Page 42 Ponderación relativa de las alternativas Alfresco 0,52 Docflow 0,32 VCGLock 0,09 Nuxeo 0,07 Precio Costos VCGLock Docflow Nuxeo Alfresco 0,32 0,07 0,52 0,09
- 43. Page 43 Ponderación relativa de las alternativas Nuxeo 0,52 Alfresco 0,21 Docflow 0,20 VCGLock 0,07 Requerimientos de HW/SW Requerimientos de hardware VCGLock Docflow Nuxeo Alfresco 0,20 0,52 0,21 0,07
- 44. Page 44 Ponderación relativa de las alternativas VCGLock 0,54 Alfresco 0,23 Docflow 0,16 Nuxeo 0,08 Inserción en el mercado Inserción en el mercado nacional VCGLock Docflow Nuxeo Alfresco 0,16 0,08 0,23 0,54
- 45. Page 45 Ponderación relativa de las alternativas Alfresco 0,35 Nuxeo 0,35 Docflow 0,18 VCGLock 0,13 Interfaz de usuario Interfaz de usuario VCGLock Docflow Nuxeo Alfresco 0,18 0,35 0,35 0,13
- 46. Page 46 Ponderación relativa de las alternativas Alfresco 0,41 Nuxeo 0,41 Docflow 0,12 VCGLock 0,07 Compatibilidad Compatibilidad VCGLock Docflow Nuxeo Alfresco 0,12 0,41 0,41 0,07
- 47. Page 47 Ponderación relativa de las alternativas VCGLock 0,57 Docflow 0,27 Alfresco 0,08 Nuxeo 0,08 Soporte técnico Soporte Técnico VCGLock Docflow Nuxeo Alfresco 0,27 0,08 0,08 0,57
- 48. Page 48 Ponderación relativa de las alternativas Docflow 0,62 VCGLock 0,21 Alfresco 0,09 Nuxeo 0,09 Tiempo de implementación Tiempos de implementación VCGLock Docflow Nuxeo Alfresco 0,62 0,09 0,09 0,21
- 49. Page 49 Ponderación relativa de las alternativas VCGLock 0,57 Alfresco 0,18 Nuxeo 0,18 Docflow 0,06 Nivel de Solución Nivel de la solución VCGLock Docflow Nuxeo Alfresco 0,06 0,18 0,18 0,57
- 50. Page 50 Solución de las alternativas Requerimiento de hardware Inserción en el mercado nacional Tiempo de impleme ntación Interfaz de usuario Soporte técnico Compati bilidad Gestor Documental Costos Nivel de solución Alfresco 0,03 0,23 0,10 0,05 0,11 0,04 0,14 0,30 0,520,230,090,350,080,410,210,18
- 51. Page 51 Solución de las alternativas Alfresco 0,33 Nuxeo 0,24 Docflow 0,24 VCGLock 0,19 Solución ACL
- 52. Page 52 ¿Preguntas? …Muchas Gracias ww.acl.cl Valparaíso , Pudeto 351 Oficina 16 5to piso · Fono (32) 2541100 · Fax (32) 2541107 Viña del Mar 8 norte 310, of 15 · Fono (32) 2541170 · Fax (32) 2541173 Providencia-Santiago, Coyancura 2241, Oficina 112 · Fono(2) 5971710 · ax(2) 5971711