Actade constitucion
- 1. Acta de Constitución del Proyecto Implantar OpenERP en Servicios de Call Center Peru Fecha: 21/06/2014
- 2. Tabla de contenido Información del Proyecto......................................................................................... 3 Datos.................................................................................................................... 3 Patrocinador / Patrocinadores.............................................................................. 3 Propósito Proyecto.................................................................................................. 3 Justificación del Proyecto....................................................................................... 3 Descripción del Producto......................................................................................... 4 Descripción del Proyecto y Entregables.................................................................. 4 Requerimientos de alto nivel ................................................................................... 5 Requerimientos del producto ............................................................................... 5 Requerimientos del proyecto ............................................................................... 6 Alcance ................................................................................................................... 6 Objetivos ................................................................................................................. 7 Riesgos iniciales de alto nivel (Principales Amenazas)........................................... 7 Oportunidades iniciales de alto nivel....................................................................... 8 Cronograma de hitos principales............................................................................. 8 Presupuesto estimado............................................................................................. 8 Lista de Interesados (stakeholders) ........................................................................ 9 Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad ....................................... 9 Gerente de Proyecto............................................................................................ 9 Niveles de autoridad ............................................................................................ 9 Aprobaciones ........................................................................................................ 10 Cristhian Donayre .............................................................................................. 10
- 3. Información del Proyecto Datos Empresa / Organización Servicios de Call Center Perú Proyecto Implantación de OpenERP Fecha de preparación 21/06/2014 Cliente Servicios de Call Center Perú Patrocinador principal Jefe de Finanzas Cristhian Donayre Gerente de Proyecto Tec. Huauya Leuyacc Raul. Patrocinador / Patrocinadores Nombre Cargo Departamento / División Cristhian Donayre Jefe de Finanzas Finanzas Propósito Proyecto El objetivo del proyecto es la implantación de un sistema de Gestión Empresarial (OpenERP) que integre y automatice los procesos de Finanzas de la empresa Servicios de Call Center del Peru (SCCP). Justificación del Proyecto Actualmente la empresa cuenta con el sistema INFOR para la contabilidad y otro sistema desarrollado por el área de IT para la facturación, el almacén de abastecimiento tiene un control basado en Libros Excel. Los sistemas de contabilidad y facturación no están integrados sus bases de datos no son compatibles. El sistema INFOR es muy lento al procesar la información contable y en reiteradas ocasiones el servicio se satura y solo permite el acceso a 5 usuarios concurrentes, todo esto genera demoras en la gestión del área de Finanzas.
- 4. Descripción del Producto La implantación de OpenERP en SCCP se realizara de la siguiente manera: 1. Análisis de los procesos del área de Finanzas Esta etapa tiene la finalidad de identificar cómo funciona el área finanzas, para identificar si sus procesos de negocio pueden integrarse dentro de los propuestos por OpenERP o si la empresa puede adecuarse al modelo propuesto por el sistema. 2. Instalación de Servidor En esta etapa se configura el servidor de pruebas y el servidor de producción. Esta etapa concluye con el servidor de producción configurado con todos los módulos que se acordó implantar. 3. Capacitación y soporte En esta etapa se realiza la capacitación funcional al personal de finanzas. También se tiene en cuenta la atención de casos reales, configuraciones adicionales o fallos que no fueron considerados en las pruebas Descripción del Proyecto y Entregables El proyecto tendrá una duración de 109 días. Se iniciara el día1 de Julio de 2014 y la puesta en marcha del proyecto será el 2 de diciembre 2014 El proyecto estará a cargo de: Huauya Leuyacc Raul Albert Sanchez Moreno Roque Anthony Mori Ocampo Javier Jhoan Tintaya La gestión del proyecto se realizara en las oficinas de la TI de SCCP.
- 5. Entregables: Servidor OpenERP en producción con los módulos de Gestión de Contabilidad y Finanzas Gestión de Clientes y Proveedores Gestión de Ventas Gestión de Compras Gestión de seguimiento de Documentación Gestión de Almacén Gestión de Control de Inventarios Gestión de Informes Cliente Open ERP (para 10 sesiones) Manual Funcional de Servidor OpenERP para SCCP Manual de Capacitación de OpenERP para el personal de Finanzas e IT Requerimientos de alto nivel Requerimientos del producto Servidor Windows para la instalación del servidor OpenERP Requerimiento de los stakeholders: Para el usuario (asistentes contables, asistente administrativo, operario de almacén): Facilidad de uso Para Jefe de Finanzas: Permita el control del proceso contable Permita el control de la información de Clientes y Proveedores Permita el control de Ventas y Compras Permita el seguimiento y aprobación de documentos Permita el control del Almacén y control de Inventarios Continuidad del servicio Que el sistema no se cuelgue cuando trabaja con más de 10000 registros Permita trabajar a 10 usuarios concurrentes Para el jefatura de IT: Que la Implementación y el soporte no sea complicado Que no consuma muchos recursos de las PCS que son asignadas a los empleados del área de finanzas Que no vulnera la seguridad de la red
- 6. Requerimientos del proyecto Se debe realizaran reuniones semanales con el equipo de trabajo para coordinar labores. Se deberá tener reuniones con el Jefe de Finanzas Cristhian Donayre a lo menos 2 veces por mes para verificar avances del proyecto. Se entregaran mediante correo un resumen de los avances a los principales interesados del proyecto. Se deberá tener acceso al dominio SCCP para realizar los trabajos de implantación. Se utilizaran las instalaciones de SCCP para la implantación del sistema ERP. Alcance El proyecto contempla realizar solo las siguientes tareas: Se realizara un análisis de los procesos de facturación, contabilidad y almacén de la empresa SCCP Instalación de OpenERP en un servidor Windows Instalación de Cliente OpenERP en 10 estaciones Instalación de cliente GTK Instalación de cliente Web Creación y configuración de la base de datos basado en PostgreSQL Instalación de los Módulos requeridos por el cliente al menú principal Gestión de Contabilidad y Finanzas Gestión de Clientes y Proveedores Gestión de Ventas Gestión de Compras Gestión de seguimiento de Documentación
- 7. Gestión de Almacén Gestión de Control de Inventarios Gestión de Informes Capacitación funcional para el personal del área de Finanzas sobre el uso de OpenERP Objetivos Objetivo Indicador de éxito Alcance Recopilación de información de procesos del área de finanzas: Facturación, Contabilidad, Almacén. Aprobación del informe de análisis de procesos Dejar en Producción al servidor OpenERP Aprobación del área de TI y Finanzas Dejar en producción los clientes OpenERP Aprobación del área de TI y Finanzas Capacitacion del personal de Finanzas y 1 persona del area de TI Aprobación del área de TI y Finanzas Cronograma (Tiempo) Realizar el proyecto en el plazo establecido para efectuar la implementación del sistema. Termino de la implantación de acuerdo a cronograma Costo Realizar el proyecto dentro del presupuesto establecido No exceder el presupuesto del proyecto Riesgos iniciales de alto nivel (Principales Amenazas) Falta de experiencia en la realización de este proyecto Estimación de plazos de entrega mal realizado Posibilidad de pérdida de información Análisis deficiente de requerimientos Análisis deficiente de procesos de la empresa Errores al activar módulos de OpenERP
- 8. Oportunidades iniciales de alto nivel Buena expectativa del personal de Finanzas sobre el proyecto. Colaboración del área de TI en la implantación de OpenERP. Buena disposición del Personal de finanzas para realizar el análisis de procesos. Cronograma de hitos principales Hito Fecha tope Presentación de Informe de procesos de finanzas 14/07/2014 Presentación de Informe de aprobación de configuraciones y funcionamiento de Servidor de pruebas 02/09/2014 Presentación de Informe de implementación de Servidor OpenERP 20/10/2014 Elaborar y presentar Informe de Capacitación 20/11/2014 Presupuesto estimado PAQUETES DE TRABAJO TOTAL Informe de análisis de los procesos de Finanzas 8,000.00 Informe de configuración de servidor de pruebas 18,000.00 Informe de configuración de Servidor de producción 18,000.00 Informe de configuración de Cliente OpenERP 400.00 Informe funcionamiento con información real 1,600.00 Informe de levantamiento de observaciones 1,200.00 Informe de Capacitación 1,400.00 Informe de Despliegue 1,800.00 Línea Base Reserva de Gestión Presupuesto 50,400.00 15,120.00 65,520.00
- 9. Lista de Interesados (stakeholders) Nombre Cargo Departamento / División Cristhian Donayre Jefe de Finanzas Finanzas Luis Diaz Encargado de Facturación Finanzas Ercilio Arango Encargado de Almacén Finanzas Alex Cruz Jefe de Tecnología de la Información Tecnología de la Información Lissette Galindo Encargada de Servidores Tecnología de la información Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad Gerente de Proyecto Nombre Cargo Raul Huauya Leuyacc Jefe de Proyecto Niveles de autoridad Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad Decisiones de personal Puede designar a los miembros del equipo y Exigir el cumplimiento de los entregables del proyecto. Gestión de presupuesto y de sus variaciones Debe consultarlo con el Sponsor y el Jefe de Finanzas de SCP Decisiones técnicas Debe coordinarlo con el Jefe de Finanzas y jefe tecnología Resolución de conflictos Tiene autoridad con el grupo de trabajo
- 10. Aprobaciones Patrocinador Fecha Firma Cristhian Donayre Interesado principal Alex Cruz