Asistente administrativo.pptx
- 2. ¿QUE ES UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO? DEFINICIÓN • El asistente administrativo, también llamado auxiliar administrativo, se encarga de trabajar como facilitador y mediador de las tareas administrativas en una empresa, ejerciendo su trabajo en la oficina y realizando tareas como atención al cliente, registro y archivo de documentos, fotocopiados, actualización de información, gestión pública y de documentación, etc.. GASES DEL OFICIO
- 3. A LA HORA DE PREGUNTARNOS LO QUÉ ES ASISTENTE ADMINISTRATIVO, ES NECESARIO SACAR A RELUCIR LAS HABILIDADES Y DESTREZAS NECESARIAS PARA CUMPLIR CON TODAS LAS OBLIGACIONES Y FUNCIONES DEL CARGO. Perfil de un buen asistente administrativo
- 4. FUNCIONES LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS SE ENCARGAN DE ASEGURAR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE UNA OFICINA O EMPRESA REALIZANDO LABORES ADMINISTRATIVAS, TALES COMO ARCHIVAR, PLANIFICAR Y COORDINAR LAS ACTIVIDADES GENERALES DE LA OFICINA, ADEMÁS DE REDACTAR LOS REPORTES CORRESPONDIENTES. EN CIERTOS CASOS, ESPECIALMENTE AL TRATARSE DE COMPAÑÍAS PEQUEÑAS, LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS PUEDEN LLEGAR A HACERSE CARGO DE TAREAS RELACIONADAS CON RECURSOS HUMANOS, TALES COMO ENCARGARSE DE LA NÓMINA, EL RECLUTAMIENTO Y LA LOGÍSTICA
- 5. EJEMPLO DE ALGUNAS FUNCIONES 1- LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: ES UNA DE LAS PRINCIPALES TAREAS DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO. CONSISTE EN MANTENER LA BUENA ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS MANEJADOS POR LAS PERSONAS QUE TRABAJAN EN LA OFICINA. INCLUSO EN OCASIONES SE ENCARGA DE REALIZAR REDACCIONES, REVISAR Y EDITAR DOCUMENTOS, ASÍ COMO LLEVAR ACTAS Y MINUTAS DE LAS REUNIONES REALIZADAS. 2- LA PLANEACIÓN DE EVENTOS: ES UNA TAREA QUE PUEDE SER SIMPLE, COMO PLANEAR UN ALMUERZO O UNA REUNIÓN DE TRABAJO; O COMPLEJA COMO ORGANIZAR UN CONGRESO O FIESTA EMPRESARIAL. EN TODO CASO, EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEBERÁ OCUPARSE DE GESTIONAR Y PLANIFICAR TODAS LAS TAREAS NECESARIAS PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO O ACTIVIDAD. 3- LA ATENCIÓN PRESENCIAL A USUARIOS Y VISITANTES: YA SEAN CLIENTES, PROVEEDORES O SOCIOS COMERCIALES; EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO ES LA GUÍA, ES QUIEN ORGANIZA LAS AGENDAS Y QUIEN SIRVE DE APOYO A LAS PERSONAS QUE POR UNA U OTRA RAZÓN VISITAN LA EMPRESA, INSTITUCIÓN U ORGANIZACIÓN. 4- LA ATENCIÓN TELEFÓNICA Y VIRTUAL: NO SIEMPRE ES UNA TAREA DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO. SOBRE TODO, LAS GRANDES EMPRESAS TIENEN PERSONAS ENFOCADAS SOLO EN ESTA ACTIVIDAD. SIN EMBARGO, EN OCASIONES EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEBE CONTESTAR LLAMADAS Y GESTIONAR CORREOS ELECTRÓNICOS. 5- LA ADMINISTRACIÓN DE AGENDAS: UNA DE LAS TAREAS DE MAYOR IMPORTANCIA. ESTO ES LO QUE HACE QUE LA EMPRESA FLUYA SIN CONTRATIEMPOS Y QUE LAS ACTIVIDADES DE LOS DISTINTOS MIEMBROS Y GERENTES ESTÉN COORDINADAS. POR LO GENERAL TIENE QUE VER CON LA PROGRAMACIÓN DE EVENTOS, CITAS, REUNIONES DE TRABAJO Y VIAJES DE NEGOCIOS. 6- LA CONTABILIDAD: AUNQUE POR LO GENERAL LAS EMPRESAS CUENTAN CON PERSONAL ESPECIALIZADO EN EL ÁREA CONTABLE, EN OCASIONES EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEBE PRESENTAR INFORMES DE GASTOS Y LLEVAR LA CONTABILIDAD EN SITUACIONES PARTICULARES. 7- LA GESTIÓN TECNOLÓGICA: EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEBE VELAR POR QUE LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS DE LA EMPRESA ESTÉN EN ESTADO DE ÓPTIMO FUNCIONAMIENTO. EN TAL SENTIDO ES SU TAREA GESTIONAR ADECUADAMENTE EL SOPORTE TÉCNICO NECESARIO PARA TAL FIN.
- 6. ¿COMO ES EL PUESTO DE TRABAJO DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO? POR LO GENERAL, EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO PUEDE TRABAJAR EN CUALQUIER SECTOR, ASÍ COMO EN ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO. ESTE DEBE SER UN PROFESIONAL CAPACITADO PARA LLEVAR A CABO DIFERENTES OPERACIONES DENTRO DE LA OFICINA, INCLUSO, PUEDEN SER LOS ENCARGADOS DE GESTIONAR DE FORMA ADMINISTRATIVA UNA OFICINA.
- 7. PERFIL DE UN BUEN ASISTENTE ADMINISTRATIVO • Buena organización • Facilidad entre las relaciones interpersonales • Confidencialidad de la información • Dinámico y proactivo: dispuesto a aprender