Asistente administrativo slide share
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Un asistente administrativo es fundamental para el funcionamiento de una oficina. Sus tareas incluyen asistir en el desarrollo de programas, participar en la elaboración de presupuestos, elaborar proyectos de compromiso, realizar pagos, controlar recursos financieros, recibir facturas y elaborar informes. Un asistente administrativo debe tener habilidades como tratar al público de forma cortés, analizar declaraciones de impuestos, comprender y procesar información, y destrezas en el manejo de máquinas de escribir, computadoras,
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- 2. ¿QUÉ ES UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO? Los auxiliares administrativos son fundamentales para el buen funcionamiento de una oficina o espacio de trabajo. Si bien gran parte de su descripción laboral no se han modificado a lo largo de los años, algunas de las tareas han cambiado drásticamente debido a la presencia de la tecnología moderna y los computadores en las oficinas. Además, los asistentes administrativos han tomando cada vez más trabajos y tareas que antes estaban reservadas para los miembros de la dirección de la empresa. Existen ciertos requisitos de formación para ocupar exitosamente un puesto de trabajo como asistente o auxiliar administrativo.
- 3. CUALES SON LAS TAREAS DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias. Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
- 4. Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc. Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar. Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica. Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria. creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica. Controla los incrementos y Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
- 5. HABILIDADES DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO Tratar en forma cortés al personal de la Institución y público en general. Analizar declaraciones de impuestos. Comprender la información que va a procesar. Manejar los diferentes formatos de compras. Tener iniciativa. Expresarse claramente en forma oral y escrita. Realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión.
- 6. DESTREZAS DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO El manejo de máquinas de escribir. El manejo de microcomputador. El manejo de calculadoras. Material de oficina.