Auditoria administrativa(2)

Auditoria de Operaciones Turísticas

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACION PORTUARIA INTEGRAL
DE BAJA CALIFORNIA SUR

INDICE

1. Carta de Presentación………………………………………………………………… 2
2. Introducción…………………………………………………………………………... 3
3. Justificación……………………………………………………………………………. 4
4. Objetivo General……………………………………………………………………... 5
5. Objetivos Específicos…………………………………………………………………. 5
6. Investigación Preliminar……………………………………………………………… 6
7. Alcance………………………………………………………………………………… 6
8. Limitaciones…………………………………………………………………………… 6
9. Plan de Trabajo……………………………………………………………………….. 6
10. Cronograma…………………………………………………………………………... 8
11. Técnicas y Herramientas……………………………………………………………... 9
12. Papeles de Trabajo…………………………………………………………………… 9
13. Análisis de la Competencia………………………………………………………….. 9
14. Antecedentes de la Empresa…………………………………………………………. 9
15. Datos de la Empresa………………………………………………………………….. 10
16. Organigrama del Área a Auditar……………………………………………………. 10
17. Marco Teórico………………………………………………………………………… 11

Lic. Adriana Figueroa Franco 1


1. Carta de Presentación

La Paz Baja California Sur a 03 de octubre del 2006

Lic. Mario Gutiérrez Lizarraga
Director de Comercialización y Operaciones de APIBCS S.A. de C.V.
PRESENTE

Atn. A Lic. Ruth Olachea Valencia
Coordinadora de Promoción

Las alumnas del Instituto Tecnológico de La Paz, C. Yajaira
Anais Amador de los Santos, C. Sac Nicthe Castro Ramírez y C.
Karla Angélica Hernández Delgado, le extienden un cordial saludo y
le comunican de la manera mas atenta su atención y autorización
para realizar una auditoria a la Dirección a su cargo con el propósito
de realizar practicas de la materia de Auditoria de Operaciones
Turísticas y así poder identificar contingencias que puedan surgir
durante la realización de las actividades diarias de su departamento.

Sin más por el momento nos despedimos de usted esperando
una respuesta afirmativa para poder comenzar con nuestras
actividades.

De antemano muchas gracias.

Atte.



C. Sac Nicthe Castro Ramírez C. Yajaira Anais Amador de los Santos

C. Karla Angélica Hernández Delgado



2. Introducción

La presente auditoria fue realizada en la Administración
Portuaria Integral de Baja California Sur S. A. de C. V. (APIBCS S.A.
de C.V.), empresa dedicada a lograr el desarrollo marítimo, turístico,
pesquero y comercial del Estado y las funciones de administración,
planeación, construcción y comercialización de los puertos de La
Paz, Pichilingue, San Juan de la Costa, San Carlos, Puerto
Escondido, Santa Rosalía, San Marcos y Santa María.

Dicha auditoria fue realizada por las alumnas del Instituto
Tecnológico de La Paz, C. Yajaira Anais Amador de los Santos, C.
Sac Nicthe Castro Ramírez y C. Karla Angélica Hernández Delgado,
con el fin de llevar a cabo los conocimientos adquiridos en la materia
de Auditoria de Operaciones Turísticas impartido por la catedrática
LAET. Adriana Figueroa Franco.



3. Justificación

La auditoria que fue elaborada en la Dirección de
Comercialización y Operaciones de APIBCS S.A. de C.V. resulta no
solo necesaria, sino imprescindible para analizar con detalle los
problemas que están dificultando el desarrollo de la empresa y, por
tanto, sus causas; es por eso que fue realizada con el propósito de
evaluar y verificar todas aquellas incontinencias que pudieran surgir
en el desarrollo de actividades diarias y que se deben de encontrar
impresas en los manuales de procedimientos y manuales de puesto
que la organización realizo previamente para que se desempeñara
la actividad.



4. Objetivo General

Evaluar los rubros en donde pueda existir peligro potencial que
surja en la Dirección de Comercialización y Operaciones de APIBCS
S. A. de C. V.; de igual manera encontrar las posibles oportunidades
de mejora en dicha área; así como verificar los manuales de
procedimientos de la misma, y si lo detallado en estos se esta
llevando a cabo adecuadamente.

5. Objetivos Específicos

 Analizar las actividades que se desempeñan dentro de la
Dirección de Comercialización y Operaciones de APIBCS S. A.
de C. V. a través de la observación directa de las diferentes
funciones.

 Verificar que lo estipulado en los manuales de operación y de
procedimiento se esta llevando a cabo, o bien si cuentan con
ellos.

 Dar soluciones a las diversas anomalías que se detecten
durante la realización de la auditoria.



 Proponer estrategias para las áreas en donde se encuentren
oportunidades de mejora.



6. Investigación Preliminar

APIBCS S.A. de C.V. cuenta con manuales de procedimientos y
manuales de operación bajo la norma ISO9001:2000, pero existe
una coordinación la cual es la de Promoción que aun no cuenta con
las bases administrativas necesarias para llevar a cabo sus
actividades diarias, por lo que se diagnostica que en este
departamento pueden surgir problemas como lo son el de
ejecución, entre otros.

7. Alcance

La auditoria se realizo en la Dirección de Comercialización y de
Operaciones, así como en las funciones administrativas que se
realizan en ella y sus manuales de procedimientos y operaciones
únicamente.

8. Limitaciones

La presente auditoria se realizara únicamente en la Dirección
de Comercialización y Operaciones para apreciar el panorama y
determinar de manera correcta los problemas potenciales, áreas de
oportunidad, entre otras, así como la revisión de los manuales de
operación y procedimientos, además de las funciones
administrativas.

9. Plan de Trabajo

• Carta de Presentación: se presento ante la Dirección de
Comercialización y Operaciones de APIBCS, una carta en la
cual se redacto el motivo por el cual se llevara la auditoria a las
funciones administrativas, manuales de procedimientos y
operaciones de la misma.



• Autorización de la Auditoria Administrativa: en este rubro se confirmo la
autorización para poder realizar la auditoria en dicha empresa,
específicamente en la ya mencionada dirección.

• Investigación Preliminar: dicho apartado trata acerca de la
obtención de información sobre el campo de trabajo,
organigrama y funciones de la Dirección.

• Análisis de Datos: se realizara las entrevistas correspondientes con
el director y personal de la Dirección para la obtención de
información y así poder llevar a cabo el análisis de la misma.

• Técnicas y Herramientas: esta actividad se refiere a la forma en la
que obtendremos los datos para poder evaluar y realizar la
auditoria, las cuales serán la implementación de entrevistas
con el personal, a través de la observación directa.

• Elementos administrativos: se analizara los objetivos, misión,
antecedentes de la empresa y su competencia.

• Entrega del primer informe: se le proporcionara a los interesados de
dicha auditoria, la información recopilada durante las primeras
actividades de la ya mencionada auditoria.

• Realización de las entrevistas: se llevara a cabo las entrevistas al
personal de la Dirección para la obtención de la información
necesaria para proporcionarnos los datos que serán de utilidad
para el seguimiento de la auditoria.

• Verificación de los Datos: una vez obtenida la información a través
de las entrevistas ya aplicadas, se procederá a verificar la
información para que así se confirme la veracidad de los datos
proporcionados por los entrevistados.

• Cedula de Análisis: se procederá a representar gráficamente lo ya
mencionado en el rubro anterior.



• Informe Final: como resultado de la aplicación de los puntos
anteriormente señalados se finalizara con la entrega de un
informe final que será proporcionado a los directivos de la
empresa para que así conozcan las diferentes conclusiones y
recomendaciones a las que se llegaron después del desarrollo
de la auditoria administrativa, para que de manera
consecuente los directivos decidan aplicar o no los
requerimientos solicitados.



10. Cronograma

NOMBRE DE LA EMPRESA: Administración Portuaria Integral de FECHA DE INICIO: 09 de octubre
Baja California Sur, S.A. de C.V. del 2006
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comercialización y Operaciones.
OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
DESCRIPCIÓN 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Carta de
Presentación
Autorización de la
Auditoria
Administrativa
Investigación
Preliminar
Análisis de Datos
Técnicas y
Herramientas
Elementos
Administrativos
Entrega del primer
Informe
Realización de
Entrevista
Verificación de
Datos
Cedula de Análisis



Informe Final



11. Técnicas y Herramientas

Las técnicas que serán utilizadas durante el desarrollo de la
auditoria administrativa serán las siguientes:

• Entrevistas con el personal
• Observación directa
• Verificación practica de todos los puestos que integran la
dirección

12. Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo que serán utilizados por nosotros los
auditores para poder desempeñar nuestro trabajo adecuadamente y
poder eficientar lo serán las hojas de análisis, entrevistas
contestadas por el personal, entre otros.

13. Análisis de la Competencia

Debido a que APIBCS es una empresa paraestatal, una de las
ventajas con que cuenta este tipo de organización es que no tiene
competencia, debido principalmente a que es una concesión del
gobierno para manejar la infraestructura portuaria en el Estado, es
decir, que se ceden los derechos para coordinar todo lo referente a
los puertos a solo unas cuantas empresas y en este caso se le
otorgo solo a esta.

14. Antecedentes de la Empresa

En marzo de 1996, se crea Administración Portuaria Integral de
Baja California Sur, S.A. de C.V. - APIBCS -, una empresa del
Gobierno del Estado, en un esfuerzo más para lograr el desarrollo
marítimo, turístico, pesquero y comercial del Estado y las funciones
de administración, planeación, construcción y comercialización de
los puertos de La Paz, Pichilingue, San Juan de la Costa, San Carlos,
Puerto Escondido, Santa Rosalia, San Marcos y Santa María.


APIBCS y el Gobierno del Estado viendo la necesidad de
modernizar y eficientar los servicios de los puertos, promueven
activamente la colaboración de la iniciativa privada y del sector
social para que participen y aprovechen los servicios marítimos y
portuarios existentes, desarrollen nuevas marinas, puertos de
abrigo y comerciales, así como otros servicios náuticos y formar
parte de la cadena logística del transporte, lo que traerá como
resultado un comercio más competitivo en el ámbito nacional e
internacional.

En APIBCS, están conscientes de la importancia que tienen nuestros
puertos para el turismo, el comercio y la pesca, por lo que buscan
ser más eficientes día con día y estar seguros de que pueden
satisfacer los requerimientos portuarios.

15. Datos de la Empresa

Administración Portuaria Integral de Baja California Sur, S.A. de
C.V., se localiza en Puerto Comercial Pichilingue, Km 17, en La Paz
B. C. S.
APIBCS cuenta con 350 personas aproximadamente que
conforma su equipo de trabajo, los cuales están bajo diversas
direcciones que se mencionan a continuación:
 Dirección General
 Dirección de Administración y Finanzas
 Dirección de Comercialización y Operaciones
 Dirección de Contraloría y Seguimiento Administrativo
 Dirección de Ingeniería e Infraestructura Portuaria

MISIÓN

Facilitar la efectiva transferencia de bienes y servicios en sus
puertos, garantizando la satisfacción de las necesidades de la
industria pesquera, turística y el comercio, con seguridad,
honestidad y sustentabilidad; para lograr el desarrollo integral de la
empresa y contribuir al progreso socioeconómico del estado.

16. Organigrama del Área a Auditar



DIRECCIÓN DE
COMERCIALIZACIÓN Y
OPERACIONES
Lic. Mario Gutiérrez

COORDINACION DE
PROMOCION
Lic. Ruth Olachea

JEFE DE JEFE DE JEFE DE
JEFE DE TERMINAL
DESARROLLO OPERACION DEPARTAMENTO
DE TRASBORDAROES
PORTUARIO PORTUARIA DE CONTRATOS
C. Sergio Falcón
C. Rene Escobedo c. Oscar Cárdenas Lic. Marco Flores

AUXILIARE AUXILIARE AUXILIARE AUXILIARE
S S S S



17. Marco Teórico

BOSQUEJO DE ENTREVISTA

1. Conoce el objetivo principal de la organización a la que
pertenece?

2. Están estipulados claramente los objetivos?

3. Se cuenta con un organigrama actualizado?

4. Se encuentran estipulados por escrito los procedimientos de
su puesto?

5. Tiene noción de las obligaciones de su puesto?

6. Conoce detalladamente las operaciones que debe realizar?

7. Cuenta el departamento con planes estratégicos?

8. Existen programas de evaluación para el desempeño del
personal?

9. Cada cuanto se realiza la evaluación?

10. Que deficiencias encuentras en tu área de trabajo?

11. Que propones para solucionarlas dichas deficiencias?



12. Consideras que existe algún área de oportunidad, menciónala?



GLOSARIO

Auditoria de Calidad: Es un instrumento necesario para mejorar
continuamente el sistema de calidad.

Cliente: Es el usuario de los productos o servicios de la organización.

Control de calidad: Es el conjunto de técnicas y actividades que
monitorear los procesos productivos de la organización y eliminan
las causas de desempeño insatisfactorio en todas las etapas
relevantes del proceso.

Desperdicio: Es todo aquel recurso o actividad que no contribuye a las
ganancias de la organización, solo le agrega costo.

Manual: Es un libro que contiene lo más sustancial de una materia.

Manual de procedimientos y operaciones: Es un libro que contiene todas las
políticas, procedimientos y formatos relacionados con el
funcionamiento y operación del área correspondiente.

Normas ISO 9000: Son un conjunto de normas internacionales que
permiten desarrollar un sistema de calidad documentado.

Objetivos de un Sistema de Calidad: Son los objetivos que tienen que ver
directamente con la satisfacción y cumplimiento de los
requerimientos de los clientes, con los resultados del negocio y con
el incremento de posición competitiva de la organización dentro del
mercado en que participa.

Organización: Es una institución pública o privada, nacional o
transnacional, con fines o no de lucro.



Política de calidad: Es el conjunto de intenciones formalmente
expresadas por parte de la dirección de la organización hacia la
calidad.

Procedimiento: Es la guía detallada que muestra secuencialmente como
dos o más personas realizan un trabajo.

Producto: Es un bien o servicio que suministra una organización al
cliente.

Sistema de calidad: Es el conjunto de elementos y recursos necesarios
para la implantación adecuada de la administración de la calidad.


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