Informe Final Auditoria II

Grupo Auditor

Auditoria del 22 de Diciembre de 2011 al 19 de Enero de 2012
Área Auditada: Oficina Informática
Proceso Auditado: Gestión de Recursos
Auditor responsable: Gustavo Adolfo Díaz Tovar

Titulo

“VERIFICACION Y EVALUACION DE LOS ESTUDIOS PREVIO
DESARROLLADOS AL PROCESO DE CONTRATACION FGN N 0017-
2011 SUSCRITO POR LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION
SECCIONAL FLORENCIA”

Objetivos General

Elaborar un dictamen de verificación y cumplimiento del decreto 2474 de
2008 en la planeación de los estudios previos adelantados por la OFICNA DE
INFORMATICA de la FISCALIA GENERAL DE LA NACION seccional Florencia en el
proceso de contratación FGN N 0017-2011, con el propósito de identificar
elementos que se deben mejorar, establecer o en su efecto construir para
contribuir al optimo cumplimiento de la Gestión de Publica.

Objetivos específicos
 Formalizar la planeación de la Auditoria a fin de coordinar las
estrategias, técnicas y metodológicas para la ejecución del
proceso auditor.
 Identificar la estructura organizacional de la FISCALIA GENERAL
DE LA NACION seccional Florencia como parte del ejercicio
documental de la auditoria.
 Recopilar información de los procesos y procedimientos ligadas
a la planeación de la gestión de recursos que están ajustados a
la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP:1000
para verificar su correcta implementación.
 Evaluar el uso y aprovechamiento de los equipos de
cómputo, sus periféricos, las instalaciones y mobiliario de las
sedes de la Fiscalía en Florencia, así como el uso de sus
recursos técnicos y materiales para el procesamiento de
información.
 Identificar los riesgos asociados al proceso de Gestión de
Recursos para sugerir los controles, mejoras o seguimientos.

 Elaborar y socializar un informe de auditoría que muestre los
hallazgos e incidencias identificadas en el proceso de la
auditoria y recomiende mejoras a los controles.

Tipos de Auditoria Aplicadas
LUGAR DE ORIGEN: Externa AREA DE APLICACIÓN: Sistemas computacionales.
TIPOS DESCRIPCION
Permitirá hacer una revisión sistemática y exhaustiva a la gestión de
recursos con el propósito de evaluar el desempeño administrativo de la
OFICINA INFORMATICA, como la planeación y control de los
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
procedimientos de las operaciones, y los métodos y técnicas de trabajo
establecidos por la institución, incluyendo la observación de las normas,
políticas y reglamentos que regulan el uso de todos sus recursos.
Permitirá la revisión técnica, especializada y exhaustiva de los recursos de
TI como de la gestión tecnológica de estos recursos en la organización y
planeación del desarrollo tecnológico, como también el óptimo
AUDITORIA INFORMATICA aprovechamiento de estos recursos para el correcto ingreso de los datos,
el procesamiento adecuado de la información y la emisión oportuna de los
resultados en la institución, incluyendo la evaluación en el cumplimiento de
las funciones, actividades y operaciones de funcionarios y usuarios
involucrados con los servicios que proporcionan los sistemas
computacionales de la Fiscalía.
Permitirá la revisión de las funciones y actividades de tipo administrativo
que se realiza dentro de la OFICINA INFORMATICA, tales como la
planeación, organización, dirección, estudios previos y control de dicha
AUDITORIA A LA GESTION oficina.
TECNOLOGICA
Esta auditoria se realiza también con el fin de verificar el cumplimiento de
las funciones y actividades asignadas a los funcionarios, empleados y
usuarios de esta dependencia, así como para revisar y evaluar las
operaciones, usos y protección de los recursos TI.

Puntos evaluados en la Auditoria

EVALUACION DE LOS OBJETIVOS MISIONALES.

EVALUACION DE LA PLANEACION EN LA CONTRATACION
PUBLICA

EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS
HUMANOS

EVALUACION DE LAS NORMAS, POLITICAS, METODOS Y
PROCEDIMIENTOS.

COBIT

Dominio: Planear y Organizar
Objetivo de
Control
Descripción
PO1 Definir un Plan Estratégico de TI
PO4 Definir los Procesos, Organización y Relaciones de TI

PO6 Comunicar las Aspiraciones y la Dirección de la Gerencia

PO9 Evaluar y Administrar los Riesgos de TI

Diseño Metodológico

IDENTIFICACION DEL AREA DE
LA AUDITORIA
2
CONOCIMIENTO GLOBAL DE LA
3. PLANEACION DE LA
ORGANIZACIÓN
1 AUDITORIA
3
IDENTIFICACION DEL PROCESO
2

5. ANALISIS DE LOS RESULTADOS 4. EJECUCION DE LA AUDITORIA
5 4

6. MEJORAS Y RESULTADOS DE AUDITORIA
6

Instrumentos de recolección de Información

Entrevista personales.

Cuestionario general inicial.

Encuestas.

Observación.

Fotografías.

Consultas al portal Web www.contratos.gov.co - www.fiscalia.gov.co

Alcances

El proyecto de auditoria está orientado a verificar y evaluar los procedimientos realizados por la Fiscalía
General de la Nación en la construcción de los estudios previos para la contratación de los recursos
tecnológicos, como la identifica de los riesgos a los que se está expuesto por el incumplimiento o mal
ejercicio de estos estudios basados en la norma NTC-GP 1000, como la identificación y evaluación del
cumplimiento de políticas asociadas al seguimiento y evaluación de estos procesos, sin entrar en
especificaciones técnicas y especializadas.

También, se pretende alcanzar los siguientes puntos:

 Evaluación de la planificación de la OFICINA INFORMATICA en la construcción de los estudios previos.

 Evaluación de la efectividad de los controles definidos por la organización que mitigan el riesgo.

 Identificación de mejoras a las medidas de control implementadas en la actualidad.

 Cumplimiento de la norma NTC-GP 1000

Limitaciones

El impacto de este proyecto está limitado por el tiempo con el que cuenta el grupo auditor
para ejercer en detalle el ejercicio de la auditoria que se describen en los siguientes
aspectos:

 La auditoría no se enfocara al estudio detallado, exhaustivo, ni particular de los
controles implementados por la OFICINA INFORMATICA.

 No se evaluaran elementos técnicos que influyen en la planificación de medidas de
control por parte de la organización.

 El dictamen de la auditoria arrojara un estudio general y no técnico de los hallazgos
encontrados.

 No se realizara seguimiento o monitoreo a las recomendaciones, mejoras y
sugerencias que surjan como resultado del proceso de esta auditoria.

IDENTIFICACION Y ANALISIS
DEL RIESGO

RESPONSABLES

Proceso /Subproceso Responsable
Proceso Gestión de Recursos Director Nacional Administrativo y Financiero.
Subproceso Gestión Financiera Jefe de la División Financiera
Subproceso Administración de Bienes
Jefe de la División Administrativa.
Subproceso Adquisición de Bienes y Servicios
Subproceso Informática y Telemática Jefe de Oficina de Informática
Subproceso de Administración Personal Jefe de la Oficina de Personal

Controles

• Efectividad: Actúa para determinar el grado de cumplimiento dentro de los tiempos
y parámetros establecidos por los acuerdos, planes o políticas de mejora continua
del riesgo.

• Disponibilidad: Permite determinar el grado de accesibilidad y conocimiento de la
situación por parte de los involucrados en el proceso.

• Cumplimiento: Grado de cumplimiento a los acuerdos, planes y políticas.

Identificación del riesgo
• Sintaxsis: MACRO PROCESOS- PROCESOS – DOMINIO COBIT- NUMERO DE RIESGO
(PA-GT-PO-R1)

N IDENTIFICACION RIESGO
Incumplimiento del artículo 3 del
1 PA-GT-PO-R1
decreto 2474 de 2008
Falta de planeación en el objeto de la
2 PA-GT-PO-R2
contratación.
Mala previsión de los riesgos
3 PA-Gt-PO-R3
involucrados en la contratación.
Incumplimiento al Manual de
4 PA-GT-PO-R4 Contratación adoptado por la Fiscalía
General de la nación
Incumplimiento a los procedimientos
5 PA-GT-PO-R5 definidos para el SIGC

Situaciones Encontradas

Situación N 1: Certificación

El Sistema Integrado de Gestión de la Calidad en la Fiscalía General de la Nación, articula y
armoniza la implementación de modelos de gestión institucional, entre los que se destacan el
Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la norma NTC GP1000:2009 y NTC-ISO 9001:2008, el
Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 y la norma NTC-ISO/IEC 17025.
Este SIGC determina los procesos que le permiten cumplir su función institucional, los cuales
se encuentran documentados en el Mapa de Procesos, agrupados en cuatro niveles
denominados: Nivel Estratégico, Nivel Misional, Nivel de Apoyo y Nivel de Seguimiento y
Medición
Ir al Mapa de Procesos

Situación N 2: Nivel de Seguimiento

Determina los criterios y métodos necesarios para asegurar que tanto la operación como el
control de los procesos y subprocesos sean eficaces y eficientes, mediante:

• Revisiones por la alta dirección
• Auditorías internas y externas del SIGC
• Encuestas de satisfacción del cliente o usuario
• Tratamiento de quejas y reclamos
• Seguimiento a las acciones de mejora de los mapas de riesgos por proceso y subproceso
• Tratamiento para el control del servicio o trabajo de ensayo no
Conforme
• Análisis de los indicadores de gestión y la tendencia observada

Situación N 3: Recursos

La entidad asegura la disponibilidad de recursos a través del presupuesto general de la
nación que cada año es aprobado por el Congreso de la República gestionado a través del
proceso de Planeación de Recursos. A su vez, asegura la disponibilidad de la información
mediante la documentación necesaria para soportar la operación de los procesos y
subprocesos e identifica las fuentes de información en la Matriz y flujos de información y
comunicación que se encuentran para consulta en el vínculo del SIGC.

Situación N 4: Infraestructura

La entidad determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para la prestación
del servicio y lograr la conformidad con los requisitos del mismo, de la siguiente manera:

a. En relación con la infraestructura física, se cuenta con el Plan Maestro para el Desarrollo
de la Infraestructura Física, el cual es gestionado por el subproceso de Adquisición de Bienes
y Servicios.

b. En relación con la infraestructura tecnológica y telemática, se cuenta con el Plan Maestro
de Tecnología, el cual es gestionado por el subproceso de Informática y Telemática.

c. En relación con los servicios de apoyo (tales como transporte o comunicación) son
gestionados por el subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios.

Situación N 5: Macro Proceso gestión de Recursos

De conformidad con los recursos asignados a la Entidad en la Ley de Presupuesto General de
la Nación para cada vigencia fiscal, el proceso de Gestión de Recursos, específicamente el
subproceso de Adquisición de Bienes y Servicios, consolida las necesidades de bienes y
servicios en el Plan de Compras de cada vigencia y coordina su ejecución siguiendo los
lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás leyes y decretos
vigentes que reglamentan la contratación.
Aquí se definen los pliegos de condiciones, estudios de conveniencia y oportunidad, los
requisitos mínimos técnicos, jurídicos y financieros para la adquisición de los bienes o
servicios y los parámetros necesarios para la calificación del personal, dependiendo de la
modalidad de contratación.

Situación N 6: Auditorias Anteriores

La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el
artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental en el 2009 con
Enfoque Integral modalidad Regular a la Fiscalía General de la Nación, Nivel Central a través
de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia y eficacia, con que
administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas,
actividades o procesos examinados.
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el
artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque
Integral modalidad Especial al Sistema Penal Oral Acusatorio - Fiscalía General de la Nación, a
través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia en el manejo de los recursos
destinados para el cumplimiento de los objetivos, metas y proyectos previstos para la
consolidación del Sistema Penal Oral Acusatorio Vigencia 2010.

Hallazgos Encontrados

Hallazgo: H001 Descripción: Naturaleza jurídica del contrato
La contratación en grupo adoptada por la Fiscalía General de la
Nación no permite un nivel de especificidad de los requerimientos
Descripción jurídicos del contrato, de igual forma no se ve una clara definición
del objetivo del contrato al orientar recursos destinados a la
mejoramiento tecnológico en la reestructuración de plantas físicas.
Se recomienda que la entidad tenga mayor cuidado al establecer el
procedimiento de selección que será utilizado en atención a la
naturaleza jurídica del contrato y a las necesidades particulares de
Recomendaciones las sedes involucradas en la contratación, para lo cual se
recomienda al establecimiento de la obligación de revisar y dar el
aval correspondiente al proceso seleccionado por parte de la oficina
jurídica de la entidad.

Hallazgo: H002 Descripción: Planeación de la contratación
La falta de planeación en la contratación ocasiono sobre-
costos de la misma, dada la realización de obras no previstas
en el contrato, que son consecuencia de la precariedad de los
estudios previos que ordinariamente se presentaron para la
Descripción
adjudicación del contrato. Lo que originó la reestructuración
física del predio de la sede administrativa BARU lo que conllevo
a la trasferencia de recursos destinados para otras sedes
aledañas al municipio de Florencia a la de este municipio.
Se recomienda hacer seguimiento al manual de contratación
Recomendaciones
publica adoptado por la Fiscalía General de la Nación.

Hallazgo:H003 Descripción: Estudio de Necesidades (Plan de Necesidades)
La fiscalía general de la nación en cumplimiento de lo estipulado por la ley 80
de 1993 y en base al manual de buenas prácticas para la gestión contractual
publica adoptado por esta entidad, no verifico con certeza que el contrato
FGN N 0017-2011 adjudicado por un costo de $522,832,226 pesos
Colombianos, se ajustaba a las necesidades reales de la entidad para el
cumplimiento del servicio público y de su destinatario, incurriendo en
detrimento patrimonial a razón un mal diseño de requerimientos
tecnológicos en la contratación y adjudicación. Dicha contratación carece de
Descripción
estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances técnicos y
jurídicos del contrato.

Lo anterior ocasiono daños antijuridos que surgieron durante la definición de
los requerimientos del contrato. Específicamente en lo que se refiere a la
identificación de la necesidad del contrato por la entidad y en el ajuste al plan
de necesidades, así como en la elaboración y alcance de los estudios y
diseños previos (técnicos, económicos y jurídico).

Incluir dentro del objeto del contrato la obligación o
responsabilidad del contratista, además de la ejecución o
entrega de la obra, bien o servicio, la elaboración del diseño
de detalle o del estudio de factibilidad, advirtiendo además que
presentados esos estudios y diseños al interventor, sin
perjuicio de que sean los mismos que la entidad puso a
Recomendaciones disposición de los proponentes, el contratista los adapte y/o
modifique.

En tal sentido se sugiere a la entidad, al momento de
contratar los estudios previos que estos se definan con el
mayor grado de especificidad del alcance, de forma que
tengan certeza de la pre factibilidad o factibilidad de la
actividad a contratar.

Hallazgo: H004 Descripción: Seguimiento y Control
Dentro del contrato objeto de la auditoria, no se estableció un
esquema de seguimiento y control a la actividad del contratista, lo
que deja en el limbo el personal responsable para la interventoría
y la verificación de las adendas que surgieron luego de la
Descripción
adjudicación. Las prórrogas de los términos definidos en los
pliegos para las diversas etapas del procedimiento de la
contratación abrió espacio para el oportunismo del proponente
para reclamar sobre-costos originados por el retardo.
Se recomienda que al señalar los plazos, la entidad no se
comprometa con oferentes que no especifican las tiempos que
podrán requerir medidas de contingencia, lo cual podría ocurrir en
el desarrollo del proceso de la entrega o instalación y, en
Recomendaciones
consecuencia, se establezca la posibilidad de prorrogar los plazos
inicialmente provistos en forma motivada y consultando los
parámetros establecidos en el artículo 30 de 1993 para el caso de
las licitaciones públicas.

Hallazgo H005 Descripción: Procedimientos de planeación
La OFICINA DE INFORMATICA de la Fiscalía general de la
Descripción Nación no ha definido un procedimiento claro para la
planeación de los elementos de la contratación, para lo cual
se desconoce un plan de contratación que este ajustado al
documento rector del manual de contratación publica.
Recomendaciones Es recomendable que las entidades establezcan, de forma
clara, tanto los procedimientos internos de planeación de la
contratación, en consonancia con las normas citadas (ley
80, decret0 2474), como los responsables de ejecutarlos,
con el fin de garantizar no sólo el éxito de los procesos de
selección, sino el resultado satisfactorio de los contratos.
Esto no sólo permite que el Estado cumpla con sus fines
esenciales, sino que garantiza que lo haga de forma
oportuna y sin mayores costos.

Descripción: Plan Maestro para el Desarrollo de la
Hallazgo H006 Infraestructura Física
La OFICINA INFORMATICA desconoce del Plan Maestro para el
Descripción desarrollo de la infraestructura tecnológica desarrollado
para el periodo 2010-2011 lo que ocasiono la mala previsión
de la contratación, para efecto de la reestructuración del
edificio sede BARU.

Recomendaciones Se recomienda la actualización y conocimiento del Plan
Maestro para el desarrollo de la Infraestructura Física por
parte del personal de la OFICINA INFORMATICA

Recomendaciones Finales

Es recomendable que las labores de control del estado y avance del contrato sean
ejercidas por dos instancias distintas y por dos responsables diferentes: el
interventor, que puede ser externo o vinculado por contrato, y el supervisor. Este
control permitiría básicamente verificar que las obligaciones del contratista se cumplan
en los plazos pactados en el contrato e informar sobre el estado y avance, información
que podrá ser relevante pero sobre todo en situaciones de incumplimiento.

Por otro lado, el fortalecimiento en el contenido y alcance de los estudios previos debe
contribuir a disminuir el daño al patrimonio de la entidad, como también se recomienda
la adopción de políticas en la entidad que obliguen a los responsables del manejo y
supervisión de los contratos a mantener permanentemente informadas y actualizadas a
las compañías de seguros, respecto del desarrollo el contrato, de forma que estas se
encuentren prevenidas frente a posibles incumplimientos.

Por último, es preciso tener en cuenta que la contratación, entendida como un
instrumento para alcanzar los fines estatales y satisfacer el interés público, hace que la
administración se encuentre facultada para modificar los diseños y estudios previos
establecidos en la planeación, cuando estos adolezcan errores o sean insuficientes o
inadecuados, independientemente de la responsabilidad que ello pueda generar.

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