Base de Datos. Microsoft Access 2007
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Este documento proporciona una introducción a Microsoft Access 2007, incluyendo cómo abrir y cerrar la aplicación, crear bases de datos mediante plantillas, trabajar con la interfaz de usuario, crear y modificar tablas, establecer relaciones entre tablas, e introducir y consultar datos.
Base de Datos. Microsoft Access 2007
- 1. Operaciones auxiliares con TIC
- 2. Contenidos ¿Qué es Microsoft Office Access 2007? Abrir y cerrar Microsoft Office Access 2007. Crear bases de datos con ayuda de las plantillas. La ventana de Microsoft Office Access 2007. Abrir y cerrar una base de datos. Trabajar con formularios. Mostrar informes. 2Microsoft Office Access 2007
- 3. Objetivos Describir las principales funciones de las bases de datos. Conocer los elementos principales de las bases de datos Microsoft Office Access. Crear bases de datos usando plantillas. Abrir y cerrar bases de datos existentes. Introducir datos a través de formularios. Mostrar datos a través de informes existentes. Imprimir informes. 3Microsoft Office Access 2007
- 4. Comenzamos diciendo que… Actualmente las empresas manejan gran cantidad de información y necesitan poder trabajar con ella de la forma más cómoda y eficiente posible. Las bases de datos no solo permiten almacenar información de forma eficiente y en poco espacio sino que además permiten recuperarla justo en el momento en que es requerida. Una base de datos es un conjunto de datos gestionados por un sistema gestor de base de datos, asociados a una misma aplicación. Se puede definir un sistema gestor de base de datos (SGBD) como el conjunto de programas que permiten insertar, modificar y recuperar datos concretos eficazmente dentro de una gran cantidad de información compartida por muchos usuarios. 4Microsoft Office Access 2007
- 5. ¿Qué es Microsoft Office Access 2007? Microsoft Office Access 2007 es una aplicación que se encuentra dentro del paquete Microsoft Office 2007 que ayuda a realizar seguimientos, elaborar informes y compartir informes de una forma rápida y sencilla. Access 2007 cuenta con las operaciones básicas que se pueden realizar con una base de datos, como abrir, cerrar, guardar, crear, etc. Además, se pueden crear automáticamente bases de datos completas, con ayuda de plantillas. Los principales elementos que se encuentran en una base de datos y que veremos a continuación son: tablas, relaciones, consultas, formularios e informes. 5Microsoft Office Access 2007
- 6. Tablas Las tablas son los elementos fundamentales y básicos de las bases de datos, en ellas se encuentra almacenada toda la información. Están formadas por registros que contienen la información referida a un elemento u objeto. Los registros están formados por campos, que son las unidades básicas de la base de datos y almacenan cada uno de los datos de los registros. Cada registro debe tener un campo que lo identifique de forma única. Campos Registros 6Microsoft Office Access 2007
- 7. Relaciones Como ya se ha indicado anteriormente los datos se almacenan en tablas y estas tablas están relacionadas unas con otras. De forma que reduce el tiempo y es más efectivo la buscada entre diferentes tablas que contienen poco datos que en una con muchísimos datos. Las relaciones entre tablas se establecen a través de un campo común entre las dos tablas a relacionar. El campo común en las dos tablas debe ser el mismo tipo, es decir, si en una tabla es un número, en la otra tabla también debe ser un número. Las bases de datos relacionales permiten tres tipos de relaciones: Uno a uno. Uno a muchos Muchos a muchos. 7Microsoft Office Access 2007
- 8. Consultas Se puede ver las consultas como preguntas que se formulan a la base de datos para obtener los datos deseados entre toda la información que se encuentra almacenada. Son objetos de la base de datos que permiten recuperar datos de una o varias tablas, modificándolos e incluso guardar el resultado de la consulta. Existen diversos tipos: Consultas de selección: muestra los datos almacenados en las tablas de la B.D. que cumple unos criterios establecidos. Consultas de acción: esta consulta realiza modificaciones en los registros, pudiendo ser de eliminación, actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Consultas específicas de SQL: se realiza directamente en lenguaje SQL. 8Microsoft Office Access 2007
- 9. Formularios Una de las funcionalidades de los formularios es controlar el acceso a los datos. Mostrándose únicamente los campos que se desea que el usuario vea o modifique. Se pueden ver los formularios como ventanas a través de las cuales los usuarios ven y acceden a la base de datos. Los formularios de Access, permiten introducir, modificar o mostrar datos de una forma sencilla en la base de datos. Los formularios se pueden establecer sobre una tabla , varias tablas o sobre consultas. 9Microsoft Office Access 2007
- 10. Informes Los informes de Access permiten mostrar los datos de una tabla o consulta normalmente para imprimirlos. La diferencia principal entre los informes y los formularios es que los informes únicamente sirven para mostrar datos, es decir, desde ellos no se puede modificar el contenido de la base de datos. Los informes permiten agrupar la información más fácilmente y obtener totales por grupos. 10Microsoft Office Access 2007
- 11. Microsoft Office Access 2007 11Microsoft Office Access 2007
- 12. Abrir y cerrar Microsoft Office Access 2007 Para abrir Microsoft Office Access 2007 nos vamos a menú Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Access 2007. También desde un acceso directo Desde un archivo de base de datos Access. Para cerrar Microsoft Access 2007 se hace de la misma forma que cualquier aplicación Microsoft Office. 12Microsoft Office Access 2007
- 13. Crear bases de datos con ayuda de las plantillas Microsoft Office Access dispone de distintas bases de datos ya creadas. Para crear una base de datos nueva con ayuda de las plantillas locales. Pulsar botón Office Nuevo Plantillas locales. Elegir la plantilla deseada. 13Microsoft Office Access 2007
- 14. Abrir y cerrar una base de datos Pulsamos botón Office Abrir y seleccionar la base de datos directamente de la ventana, de lo contrario habrá que buscarla por el sistema. Para cerrar pulsamos el botón Office y seleccionamos Cerrar base de datos. 14Microsoft Office Access 2007
- 15. Pantalla inicial de Access Cuando entramos en Access 2007 sin especificar una base de datos, accedemos a la ventana principal de Microsoft Access 2007, seleccionamos Destacados y Base de Datos en blanco. En el marco derecho se asigna por defecto un nombre que podemos cambiar por otro. 15Microsoft Office Access 2007
- 16. La ventana de Microsoft Office Access 2007 Área de Trabajo Panel de exploración Barra de estado Barra de titulo Vistas Botón Office Cinta de opciones Barra de acceso rápido 16Microsoft Office Access 2007
- 17. La cinta de opciones La ficha Inicio permite todas las opciones de edición y formato de textos, cambiar entre las diferentes vistas que tienen los objetos de la base de datos, buscar, ordenar y filtrar información, operar con registros, etc. La ficha Crear permite el acceso a las múltiples opciones de creación de objetos de la base de datos: tablas, consultas, formularios e informes. 17Microsoft Office Access 2007
- 18. La ficha Datos externos permite comunicar Access con otras aplicaciones, tanto para importar datos, por ejemplo, de una hoja de cálculo, como para exportarlos, por ejemplo a un documento PDF. La ficha Herramientas de base de datos ofrece las utilidades necesarias para gestionar una base de datos. Permite el acceso al programa Visual Basic para crear macros o programas de gestión de los datos, facilita la posibilidad de cifrar la base de datos con una contraseña e incluye herramientas de análisis para buscar datos incoherentes, problemas de rendimiento, etc. Microsoft Office Access 2007 18 La cinta de opciones
- 19. Panel de exploración El panel de exploración de objetos es la herramienta de Access 2007 que nos muestra y que nos permite acceder a los diferentes objetos almacenados en la base de datos. Inicialmente se muestran las tablas, pero se puede cambiar la vista pulsando sobre el icono superior del panel para explorar el resto de objetos de la base de datos que se hayan creados, como Tablas, Consultas, Formularios, Informes. 19Microsoft Office Access 2007
- 20. En el momento de creación y trabajo con la base de datos, quizá la vista más cómoda sea la ordenación por Tipo de objeto. De esta forma, los elementos de la base de datos se organizan no conforme a su tabla o tablas relacionadas sino dependiendo del tipo de objeto al que pertenecen. Los elementos que se muestran en este panel aparecen divididos en cuatro grupos: Tablas, Consultas, Formularios e Informes, para que, mientras trabajamos sobre la base de datos, sea más sencillo encontrar un objeto que sabemos que pertenece a un tipo determinado. Microsoft Office Access 2007 20 Panel de exploración
- 21. Área de trabajo En el área de trabajo se muestran los distintos elementos de la base de datos, Tablas, Informes, Formularios o Consulta. Al hacer doble clic sobre cualquier elemento del panel de exploración se abre el elemento en una nueva pestaña en el área de trabajo. Para pasar de una pestaña a otra simplemente hay que hacer clic sobre la pestaña deseada. Para cerrar una pestaña se pulsa el botón derecho del ratón sobre la pestaña que se desea cerrar o seleccionar la opción cerrar. 21Microsoft Office Access 2007
- 22. Tipos de vistas En la barra de estado existen botones que permiten acceder a distintas vistas según estemos trabajando con tablas, consultas, formularios o informes, entre las que encontramos: Vista hoja de datos Vista Tabla dinámica Vista Gráfico dinámico Vista SQL Vista Diseño. 22Microsoft Office Access 2007
- 23. Creación y edición de tablas Para crear una tabla pulsamos el botón “Tabla” de la ficha “Crear”, que nos abre una vista de la nueva tabla, con un campo creado llamado por defecto “Id”, que será la clave principal. 23Microsoft Office Access 2007
- 24. Desde la vista Diseño, pulsando el botón “Diseño de tabla” de la ficha “Crear”. En este caso, se abre una pantalla en la que escribiremos en cada fila un nombre de campo, el tipo de datos del mismo y una descripción especificando para qué se va a usar el campo (opcional). 24Microsoft Office Access 2007 Creación y edición de tablas
- 25. Una vez creada una tabla, si queremos editar su estructura en el panel de trabajo para añadir, modificar o eliminar campos, hay que solicitar la vista diseño de la tabla, pulsando con el botón derecho del ratón, menú contextual, sobre el nombre de la tabla ya creada, en el panel de exploración de objetos y seleccionando “Vista Diseño”. Microsoft Office Access 2007 25 Modificación de una tabla
- 26. Inserción de datos en tabla Una vez creada la estructura de la tabla y definida la forma en la que se van a organizar los datos (campos o columnas de la tabla), introduciremos los datos en la tabla, en forma de registros o filas. Para ello, hay que pulsar dos veces sobre el nombre de la tabla en el panel de exploración de objetos. Entonces, se abrirá en el panel de trabajo una ventana con todos los registros que contiene la tabla. Microsoft Office Access 2007 26
- 27. Añadir nuevo registro Para añadir un nuevo registro a una tabla estando ésta abierta, podemos seleccionar el botón “Nuevo” dentro del grupo “Registros” en la pestaña “Inicio” de la ficha de opciones, o sencillamente vamos al final de la tabla y agregamos directamente una nueva fila rellenando todos los campos con los valores correspondientes. Microsoft Office Access 2007 27
- 28. Modificar un registro Para modificar un registro, con la tabla abierta, sólo tenemos que situarnos en el registro deseado y cambiar el valor del campo o campos que queramos. Por ejemplo, para modificar la dirección de un paciente, nos colocamos en el registro correspondiente y hacemos el cambio: Microsoft Office Access 2007 28
- 29. Eliminar un registro Para eliminar un registro de una tabla, tenemos que abrirla previamente y colocarnos en la fila que queremos suprimir. Después sólo tenemos que seleccionar el botón “Eliminar” del grupo “Registros” de la ficha de opciones “Inicio” o simplemente, hacer clic con el botón derecho del ratón y en el menú desplegable que aparece, elegir “Eliminar registro”. Microsoft Office Access 2007 29
- 30. Relaciones Para crear y ver las relaciones entre las tablas de nuestra base de datos, seleccionaremos el icono “Relaciones” de la ficha “Herramientas de la base de datos”. Generalmente, la información que contienen las tablas de la base de datos está relacionada entre sí. Para entender el concepto de relación, vamos a examinar cuatro tablas relacionadas como las de la figura siguiente, donde se puede ver, para cada tabla, todos sus campos. Microsoft Office Access 2007 30
- 31. Crear Relación Para crear Relación tiene que existir más de una tabla, para realizar la interconexión entre ellas. Tiene que tener en común un campo para realizar la relación. Microsoft Office Access 2007 31
- 32. Consulta Una consulta se genera mediante el editor de consultas a través de las relaciones entre las tablas. Este editor de consultas puede activarse en vista diseño o en vista SQL La vista diseño de la consulta, permite mediante una interfaz de usuario muy sencilla, seleccionar los campos que queremos incorporar a la consulta, filtrar la información extraída de las tablas y ordenarla. La vista SQL permite escribir código en lenguaje SQL para crear consultas más complejas. Microsoft Office Access 2007 32 SQL o Lenguaje de Consultas Estructurado es un lenguaje de acceso a bases de datos relacionales que permite especificar diversos tipos de operaciones en éstas. Fue introducido por la empresa Oracle en 1979 y en la actualidad es el estándar de facto de la inmensa mayoría de los SGBD comerciales.
- 33. Crear una consulta Hay dos formas para crear una consulta, seleccionamos la ficha “Crear” y en el grupo “Otros”, podemos elegir entre “Asistente para consultas” o “Diseño de consulta”. El primero es un asistente que nos guiará por una serie de cuadros de diálogo que nos irán pidiendo información para crear la consulta. Microsoft Office Access 2007 33 Asistente para consultas sencillas
- 34. Al entrar en la vista “Diseño de consulta” primero tenemos que seleccionar la tabla o tablas de las que la consulta extraerá los datos: Microsoft Office Access 2007 34 Diseño de consulta
- 35. Después de agregar la tabla o tablas sobre las que vamos a hacer la consulta y tras pulsar el botón “Cerrar”, se nos muestra una pantalla, en la que, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta. Microsoft Office Access 2007 35 Diseño de consulta
- 36. Definición de la consulta En la cuadricula QBE, definimos los diferentes parámetros de consulta: Campo: Tabla: Orden: Mostrar: Criterios: o: En Campo se añade el campo de una lista de las tablas relacionadas. En tabla se añade la tabla a ala que corresponda el campo. En Orden permite seleccionar Ascendente o Descendente. En Mostrar activamos esta opción y podemos ver la consulta de este parámetro, de lo contrario no se vería. En Criterios se podrá añadir operaciones aritméticas para ejecutar una operación deseada En “o” permite realizar otro valor sin el anterior no se cumple. Microsoft Office Access 2007 36
- 37. Ejecutar una consulta Finalmente, para ejecutar una consulta basta con pulsar en el botón Ejecutar en Diseño del grupo de Resultados y se mostrará el resultado de su ejecución, mostrándonos los datos en formato de tabla. Microsoft Office Access 2007 37
- 38. Trabajar con formularios Los formularios sirven para definir pantallas, generalmente para mostrar los datos de una tabla o consulta de manera más agradable y atractiva y también constituyen la forma más cómoda de introducir datos en las tablas. Pueden contener campos de texto, gráficos realizados a partir de los datos, imágenes, etc. 38Microsoft Office Access 2007
- 39. Crear un formulario Para crear un formulario tenemos varias opciones y podemos acceder a todas ellas desde la pestaña “Crear” de las fichas de opciones Formularios: Microsoft Office Access 2007 39
- 40. Informes Los informes son otro de los mecanismos que proporciona Access para el tratamiento de la información de la base de datos. Permiten abrir los resultados de las consultas o los contenidos de las tablas de una manera ordenada y con el formato que más nos guste. Microsoft Office Access 2007 40
- 41. Creación de informes Para crear un informe utilizaremos los botones del grupo “Informes” en la pestaña “Crear” de las fichas de opciones: Para poder ver las distintas vistas Pulsamos en la cinta de opciones Inicio Ver: Microsoft Office Access 2007 41
- 42. Asistente de Informes La primera pantalla del asistente para informes nos pedirá seleccionar el origen del informe, es decir, la tabla o consulta de donde se capturarán los datos e introducir los campos a incluir (podemos seleccionarlos todos o sólo los que nos interesen). Si queremos mostrar datos de varias tablas, lo más conveniente es crear antes una consulta para obtener dichos datos y luego elegir esa consulta como origen del informe. Microsoft Office Access 2007 42
- 43. Diseño del informe Si queremos editar la estructura del informe, por ejemplo, para modificarlo, pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre el nombre del informe en el panel de objetos y seleccionaremos la opción “Vista Diseño” en el menú contextual que aparece. Microsoft Office Access 2007 43
- 44. Imprimir un informe desde la vista preliminar Cuando creamos un informe lo podemos visualizar desde la Vista preliminar y después pulsando el botón Imprimir accedemos a las características de impresión que se quiere realizar. Microsoft Office Access 2007 44
- 45. Fin del tutorial Microsoft Office Access 2007 45