Clase 2 - Eventos - IC

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Planeamiento en eventos
Lic. Guillermo J. Pedrotti

Veamos qué vamos a ver
Video trabajo en equipo
Lic. Guillermo José Pedrotti ©

Qué es planificar
Antonio Federico Moreno, definió que
planear o planificar, en términos
generales podría concebirse como el
desarrollo de un proceso de toma de
decisiones anticipadas y coordinadas
entre si, con vistas a alcanzar un objetivo
predeterminado.

O es lo mismo afirmar que…
…el planeamiento es, en la práctica, "un
curso de acción propulsado por una
cadena de decisiones" y responde a la
formulación común de: qué hacer; cómo
hacerlo; cuándo hacerlo; quién debe
hacerlo; qué medios utilizar para hacerlo.

Características
• Comprensible, concreto y sencillo.
• Flexible y adaptable para poder ajustarse
rápidamente a los cambios que puedan surgir
antes, durante y después del evento.
• Preparado y redactado de forma tal que
personas que no hayan participado de su
elaboración lo puedan comprender
fácilmente, o sea que tenga secuencias
lógicas.

Ventajas
• Se tienen objetivos claros y definidos.
• Se establecen programas que permiten medir
su alcance.
• Estimula la creatividad para hacer mejor uso
de los recursos disponibles.
• Facilita el alcance progresivo de las metas
planteadas y las revisiones prácticas y
objetivas.
• Coordina y unifica esfuerzos.

Planeamiento en comunicación
Presentado en:
Blanco, Lorenzo. EL
PLANEAMIENTO:
PRACTICA DE LAS
RELACIONES
PÚBLICAS. Ugerman
Editor. 2000.

Recordar al plantear objetivos
• Proposición que tiene:
– Intención: qué quiero realizar. Debe ser posible,
creíble y realizable.
– Proporción o medida: cuánto, se cuantifica la
intención.
– Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto,
mediano o largo plazo.

Recordar al planificar un evento
• Definición de los objetivos generales y específicos.
• Las políticas generales.
• La temática del evento.
• El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y
participantes.
• La estructura de organización y la definición de
funciones.
• La formación, organización y programa del grupo de
trabajo.
• Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de
dinero.
• La contratación de lugares y servicios.

• Los programas de actividades varias.
• La asignación de responsabilidades y tiempos
de ejecución.
• Las proyecciones de ventas y beneficios,
estrategias de comercialización y de difusión.
• Las alternativas de acción en caso de posibles
contingencias y soluciones.
• La capacitación de los organizadores y
personal de apoyo.
• La elaboración y fijación de mecanismos de
supervisión, control y evaluación.

Trabajo por coordinaciones
• Coordinación General.
• Técnica.
• Administrativa.
• Comercialización y Difusión.
• Operaciones.
• Información y Relaciones Públicas.
• Finanzas.
• Soporte.

Calendarización
Definir la tarea, responsable, tiempo de inicio y fin,
asignación de recursos, precedentes y control.

Principales factores a evaluar
• El grado de cumplimiento del objetivo
general.
• El nivel de ejecución de los programas.
• El funcionamiento de las estrategias
planteadas.
• Ponderación entre resultados finales y
planificados.

Fases del proceso investigación-evaluación
• Investigación-diseño.
• Toma de la muestra.
• Análisis de resultados.
• Toma de decisiones.

Dimensiones – Variables – Indicadores
• Dimensión: se refiere al conjunto de elementos macro a
evaluar dentro de una categoría. Ej: Proceso de
invitaciones.
• Variable: supone el estudio de los elementos
trascendentes y relevantes, desagregados de ese
conjunto macro planteado en la dimensión. Ej: Nivel de
los asistentes.
• Indicador: se trata del elemento final que produce la
“bajada” de nuestra variable a un elemento susceptible
de medición, que se traducirá en una pregunta en
nuestra herramienta de recolección de datos. Ej:
Ocupación y nivel social de los asistentes.

Dimensión Variable Indicador
Asistencia. Satisfacción
de los
asistentes.
Grado y
calidad de la
satisfacción.

Tipos de estudios
• Estudios cualitativos: son aquellos que nos permiten identificar
atributos, cualidades, adjetivos, etc. Sobre nuestra acción de
comunicación. Generalmente surgen del cruce de resultados de
preguntas abiertas con cerradas. Son mucho más difíciles de tabular
que las variantes cuantitativas, pero su importancia es infinitamente
mayor. Su método de graficación es variado, yendo desde un simple
esquema de barras a un grillado o “tela de araña” de variables.
• Estudios cuantitativos: son aquellos que nos permiten medir en
cantidades los resultados. Su resultado se obtiene de la aplicación de
preguntas cerradas. La forma más común de graficarlo es con
esquemas de torta. Ej: 84% de los participantes manifestó estar de
acuerdo con la temática desarrollada en el curso del evento.

Algunos ejemplos de indicadores
• Invitados vs asistentes.
• Cumplimiento de horario vs retrasos.
• Ventas proyectadas vs ventas reales.
• Difusión planeada vs impactos efectivos.
• Asistentes satisfechos vs insatisfechos.
• Ganancia presunta vs ganancia real.

Métodos de Evaluación
Invasivos o no invasivos
• La Observación.
• La Entrevista.
• La Encuesta.
• Grillado evaluativo.
• Lista de seguimiento.
• Analogía creativa.

Muchas gracias
Hasta la próxima clase.
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